Excel 2010 Training Book pdf

Upload by http://diendanbaclieu.net Mục lục Excel 2010 Thêm tính Sparkline Tính Slicers Định dạng liệu có điều kiện 10 PivotTables PivotCharts .12 Share Workbook .13 I.Nội dung 13 Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel .13 I.1Giới thiệu Excel .13 Excel gì: 13 Ribbon gì? 18 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 19 I.2.Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 20 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 21 Thu nhỏ cửa sổ Excel 21 Phóng to cửa sổ Excel 21 Thoát khỏi Excel 21 1.3 Thao tác với ô vùng 21 Nhận dạng ô vùng (cells, range) 21 Chọn vùng 22 Sao chép di chuyển vùng 23 Dán đặc biệt (Paste Special) 23 Đặt tên vùng 25 Thêm thích cho 26 Upload by http://diendanbaclieu.net Chèn, xóa ơ, dịng cột 27 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 29 Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) .31 Chuyển ô nối lại nhiều ô 32 1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt 32 Thanh dọc, ngang .32 Thanh Sheet tab 33 Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển 33 1.5 Thao tác với workbook .35 Tạo workbook 35 Lưu workbook 37 Đóng workbook 39 Sắp xếp workbook 39 1.6 Thao tác với worksheet .40 Chèn thêm worksheet vào workbook 40 Đổi tên worksheet .41 Xóa worksheet .41 Sắp xếp thứ tự worksheet .41 Sao chép worksheet .42 Chọn màu cho sheet tab 43 Ẩn/ Hiện worksheet .43 1.7 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác 44 Sử dụng Zoom 44 Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 44 Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề 45 Upload by http://diendanbaclieu.net Sử dụng Watch Window 47 Chương 2: Làm việc với liệu Excel .47 2.1 Nhập liệu, hiệu chỉnh 47 Nhập liệu 47 Nhập ký tự đặc biệt 49 Hiệu chỉnh nội dung .50 Nhập đè lên có sẵn nội dung .51 Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 51 2.2 Định dạng 56 Định dạng chung 56 Bảng định dạng bảng (table) 66 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 68 2.3 Tìm thay liệu .69 2.4 Sắp xếp lọc liệu 70 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 74 3.1 Giới thiệu công thức hàm: .74 Giới thiệu công thức (Formula) 74 Giới thiệu hàm (Function) .76 Nhập công thức hàm .77 Tham chiếu công thức 80 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 82 3.2 Các hàm excel 83 a Nhóm hàm thống kê 83 b Nhóm hàm phân phối xác suất 86 c Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính .89 Upload by http://diendanbaclieu.net d Các hàm tài - financian functions 90 e Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách 95 f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 116 g HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU 133 Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 153 4.1 Sort (sắp xếp) Filter (lọc) 153 Sắp xếp .153 Lọc liệu 155 4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart 156 Tạo báo cáo PivotTable đơn giản 156 4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable 172 4.2.3 Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable 189 Chương 5: Đồ Thị Trong Excel 204 5.1 Giới thiệu đồ thị 204 5.2 Vẽ đồ thị 205 5.3 Các thao tác đồ thị 210 a Nhận biết các thành phần đồ thị .210 Các thành phần thông dụng .210 Một số thành phần chỉ có đồ thị 3-D 211 b Các thao tác với đồ thị 211 Chọn thành phần đồ thị .211 Di chuyển đồ thị 212 Sao chép đồ thị 212 Xóa đờ thị 213 Thêm các thành phần đồ thị 213 Upload by http://diendanbaclieu.net Sắp xếp và xóa các thành phần đờ thị 213 In đồ thị .213 c Hiệu chỉnh định dạng đồ thị 214 Hiệu chỉnh Chart Area 214 Hiệu chỉnh Flot Area 216 Hiệu chỉnh tiêu đề đờ thị, thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,… .216 Hiệu chỉnh đường lưới ngang và dọc 218 d Các thao tác với chuỗi số liệu đồ thị 223 Xóa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị 223 Thêm chuỗi mới vào đồ thị 223 Thay đổi chuỗi số liệu 224 Thêm đường xu hướng vào đồ thị .226 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính 227 6.1 Các chế độ hiển thị trang Excel .227 6.2 Thiết lập thông số cho trang in .228 6.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 235 6.4 Các lưu ý khác 237 Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates 237 7.1 Macro 237 Ghi Macro 238 Thực thi Macro 239 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật 240 8.1 Phím Tắt 240 a Truy cập Ribbon bàn phím 240 b Phím tắt .241 Upload by http://diendanbaclieu.net 8.2 Thủ thuật 244 1.Dịch số tiền chữ (Chuyển số thành chữ) 244 2.Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp 251 4.Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 258 5.Điều khiển Conditional Formating checkbox 262 6.Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting .271 7.Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 273 8.Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 274 9.Tăng thêm số lần Undo cho Excel 277 10.Tách họ tên cột bảng tính Excel 281 11.Tạo mục lục Excel 283 Upload by http://diendanbaclieu.net I Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010 Cơng cụ Backstage View truy cập qua phím Office (góc bên trái), hỗ trợ sử dụng tác vụ lưu tài liệu in ấn Thanh định hướng bên trái Backstage View chứa nhiều lệnh, cho phép sửa tài liệu, kích cỡ file Upload by http://diendanbaclieu.net Thêm tính Sparkline Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong phú để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính Sparklines Tính cho phép người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng ô (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell Upload by http://diendanbaclieu.net Sparkline cách hữu ích để thêm yếu tố trực quan nhanh gọn Tính Slicers Slicers tính Excel 2010 giúp bạn giải thích liệu bạn dễ dàng Một cách nhanh chóng, bạn có nhình trực quan sâu thơng qua số lượng lớn liệu Ví dụ, bạn sử dụng Slicers để lọc thơng qua liệu bạn nhanh chóng tìm thấy thơng tin có liên quan Khi liệu bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer tự động cập nhật Upload by http://diendanbaclieu.net Định dạng liệu có điều kiện Chức conditional format bao gồm nhiề kiểu định dạng icons khả tô sáng mục định giá trị lớn nhất, nhỏ với cú click chuột Đây chức hay Excel 2010 Nếu bạn có bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá liệu, thường dùng hàm rút trích lọc liệu Tuy nhiên, với chức này, bạn không cần dùng hàm, không cần lấy liệu khỏi bảng mà đánh giá xác liệu qua cách làm bật ô theo điều kiện định sẵn Thực sau: quét chọn cột dòng liệu cần đánh giá, sau bấm nút Conditional Formatting, menu với tùy chọn: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá sàng lọc liệu bạn bảng khơng phải trích riêng ngồi phiên Excel trước Chương trình thực “sàng lọc chỗ” cách làm bật lên ô với điều kiện quy luật bạn quy định Sau hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm bật ô theo điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) giá trị so sánh đó, Between (giữa giá trị), Text that Contains (ơ chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô liệu trùng nhau) Khi bạn chọn xong điều kiện làm bật, xuất hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh màu tô bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi bảng tính Upload by http://diendanbaclieu.net Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Công thức trả mã ký tự khơng mong muốn Chọn tồn liệu bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên trước Excel 2010: chọn Edit ➝ Replace…), khung Find what: nhấn phim Alt gõ số kèm theo code đưa công thức Nếu mã số 163 nhấn Alt nhấn 0163 (Hoặc bạn để trỏ chuột có ký tự khơng mong muốn, chép ký tự dán vào Find what được) Bỏ trống khung Replace With nhấn Replace all Việc làm xóa bỏ tất ký tự khơng mong muốn nhanh qua việc dị tìm mã ký tự Lặp lại bước cho ký tự không mong muốn Chuyển đổi số dạng văn sang số thực Các giá trị số (number) Excel mặc định canh lề phải văn (text) canh lế trái Do vậy, cách đơn giản để nhận biết giá trị số văn cột bảng tính bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại Upload by http://diendanbaclieu.net Bạn kéo cột rộng để đễ phân biệt việc canh lề, bạn thấy giá trị số, ngày tháng canh lề phải văn canh lề trái Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn sang số thực Đây cách nhanh dễ dàng để chuyển giá trị số dang văn sang số thực Các bước thực sau: Chọn trống nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn định chuyển đổi (ví dụ vùng A1:A9 hình trên) ➝ nhấp phải chuột chọn Paste Special… ➝ chọn Add nhóm Operation ➝ nhấn OK để hồn tất Upload by http://diendanbaclieu.net Việc làm giúp chuyển toàn số số dạng văn sang số thực, rỗng có giá trị bạn cộng số vào số lưu dạng văn Excel bạn làm cho số dạng văn chuyển thành số thực Dùng hàm TEXT để chuyển đổi Bạn áp dụng nguyên tắc cách vào số hàm có sẵn Excel để thực việc chuyển đổi Thông thường, bạn dùng hàm thuộc nhóm TEXT kết trả dạng số Excel xem số giá trị dạng văn Giả sử bạn có vùng liệu A1:A7 hình sau: Upload by http://diendanbaclieu.net Bạn dùng hai hàm nhóm TEXT LEFT FIND để tách giá trị khỏi chuỗi văn sau: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) Sau dùng hàm để tách phần giá trị kết trả Excel xem văn chúng canh lề trái hình sau: Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi để kết trả số thực cách cộng thêm số vào sau công thức trên: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + Tăng thêm số lần Undo cho Excel Tất quen thuộc với chức Undo Excel, cho phép làm lại sai lầm Tuy nhiên, mặc định, Undo 16 lần Chiêu giúp bạn tăng số lần Undo lên nhiều hơn, đến 100 lần Khi bạn sử dụng chức Undo Excel, bạn thực Undo 16 lần, nút Undo bị mờ đi, khơng thể Undo Ngoài ra, bạn nhấn nút Save để lưu bảng tính, nút Undo bị mờ đi, danh sách tác vụ (những hành Upload by http://diendanbaclieu.net động thực bảng tính) mà bạn thực bị Đó bạn lưu bảng tính, Excel cho bạn hài lịng với bảng tính (thì nhấn Save), thấy khơng cần thiết phải giữ lại danh sách tác vụ trước lưu Bạn thấy rằng, quay lui lại 16 lần không đủ, làm cách để tăng số lần lên? Nghĩa làm cách để tăng danh sách tác vụ bạn lên? Thưa rằng, có cách, bạn tăng số lên đến 100 lần Để làm điều này, trước hết, bạn khỏi Excel Sau bạn chạy lệnh Run Windows (Start | Run, nhấn phím Window + R), gõ vào Regedit.exe nhấn OK Khi bạn mở chương trình Regedit, tìm đến khóa: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Excel \ Options Con số 11.0 khác, ví dụ với Excel2000 10.0, với Excel 2010 12.0 Upload by http://diendanbaclieu.net Nhấn Edit | New | DWORD Value (xem hình) Một mục New Value #1 tạo khung bên phải, bạn nhập vào chữ UndoHistory, nhấn Enter Upload by http://diendanbaclieu.net Nhấn đúp (double-click) vào mục UndoHistory tạo, gõ vào hộp thoại mở số bất kỳ, miễn lớn 16 nhỏ 100 Nhấn OK, thoát Regedit Upload by http://diendanbaclieu.net Bạn khởi động lại Excel thử làm đó, nhấn vào nút Undo xem bạn Undo lần Hy vọng Undo 100 lần, đủ cho bạn Tuy nhiên, bạn nhấn lưu bảng tính, danh sách tác vụ Undo 10 Tách họ tên cột bảng tính Excel Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập họ tên vào Tuy nhiên, có sau ta cần phải tách riêng tên khỏi họ tên đệm, làm thủ công thao tác chép dán qua khác bất tiện Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với vài hàm khác cho kết bạn muốn, số trường hợp cho kết khơng xác Có phương pháp tối ưu giúp bạn hồn thành tốt cơng việc này, cách thực đơn giản sau: Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, nhấn Alt+F11 Bước 3: - Tiếp theo, bạn nhấn menu Insert chọn Module xuất cửa sổ soạn thảo Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) Upload by http://diendanbaclieu.net Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) Else Tachten = Left(Name, j) End If Exit For End If Next End Function Bước 5:- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại quay trở bảng tính Excel Bước 6:- Bây để tiến hành tách riêng họ tên đệm vào ô mới, bạn đặt trỏ ô chứa họ tên đệm nhập vào công thức =TachTen(B3,0) nhấn Enter thấy kết - Để tách riêng tên vào ô mới, bạn đặt trỏ ô chứa tên cần tách nhập vào công thức =TachTen(B3,1) nhấn Enter xong Ghi chú: B3 địa ô ban đầu chứa họ, tên đệm tên Upload by http://diendanbaclieu.net 11 Tạo mục lục Excel Nếu bạn tốn nhiều thời gian workbook (bảng tính) với nhiều worksheet (trang tính), bạn cảm thơng khó khăn việc tìm kiếm trang tính Khi đó, có lẽ ta nên lập mục trang tính có để thuận tiện cho việc điều hướng bảng tính Bằng cách sử dụng mục trang tính cho phép bạn nhanh chóng dễ dàng điều hướng bảng tính, cú nhấp chuột đưa bạn đến xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn Bạn tạo mục vài cách: tay, tự động tạo mã VBA, sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí dùng hàm Macro4 – khơng trình bày đây) Tạo mục thủ công Cách dễ làm, bạn cần chèn worksheet đăt cho tên, ví dụ tên Index Sau đó, bạn nhận vào tên worksheet có workbook tạo siêu liên kết (hyperlink) đến worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập Để tạo hyperlink bạn chọn tên sheet, sau vào Insert | chọn Hyperlink nhóm Links | Insert | Hyperlinks] nhấn phím tắt Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink Upload by http://diendanbaclieu.net Chọn Place in This Document chọn tên Sheet muốn kết nối tới Nhấn nút OK để hoàn tất Phương pháp phù hợp bảng tính khơng có q nhiều worksheet tên worksheet khơng có thay đổi thường xuyên, không gây nhiều khó khăn cho cơng tác bảo trì trang mục Tạo mục tự động cách sử dụng VBA Một cách thay khác sử dụng VBA để tự động tạo mục Đoạn mã sau tự động tạo bảng mục liên kết đến tất worksheet mà bạn có workbook Bảng mục tạo lại worksheet lưu mục chọn Đoạn mã phải đặt private module Sheet chứa Chèn worksheet vào workbook đặt tên cho Index chẳng hạn Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa tạo chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh nhấn tổ hợp phím Alt+F11 Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: Upload by http://diendanbaclieu.net Private Sub Worksheet_Activate() Dim wSheet As Worksheet Dim lCount As Long lCount = With Me Columns(1).ClearContents Cells(1, 1) = "INDEX" End With For Each wSheet In Worksheets If wSheet.Name Me.Name Then lCount = lCount + With wSheet Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ "Index", TextToDisplay:="Back to Index" End With Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name End If Next wSheet End Sub Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để VBE trở cửa sổ bảng tính, sau lưu bảng tính lại Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác Upload by http://diendanbaclieu.net workbook sau chọn lại worksheet Index để kích hoạt kiện Worksheet_Activate Lưu ý rằng, đoạn mã đặt tên (Name) cho ô A1 worksheet kèm theo số mục worksheet bảng tính (worksheet có mục 1, kế 2, 3… n) Điều bảo đảm A1 trang tính có tên khác Nếu ô A1 worksheet bạn đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 đoạn mã sang địa khác phù hợp Lưu ý, bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết sở) workbook hyperlink tạo từ đoạn mã hoạt động được, chúng liên kết đến Name workbook hành Khi thuộc tính hyperlink base thiết lập siêu liên kết trỏ đến hyperlink base kết hợp với Name ... với workbook Tạo workbook Chọn nút Office New, hộp thoại (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa workbook có... nhiều sheet sang workbook khác, bạn mỡ workbook lên sau thực lệnh Move or Copy… nhớ chọn tên workbook đích To book (nếu chọn workbook đích (new book) chép sheet đến workbook mới) Chọn màu cho... Office Excel 2010 dừng lại B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel Upload by http://diendanbaclieu.net Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel