Thông tin tài liệu
i ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ¯ BÀI TIỂU LUẬN MƠN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: Thực trạng giải pháp nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long GVHD: Nguyễn Thị Hương Ly Lớp: D21KETO01 Danh Sách nhóm: Phan Tấn Lộc 2123401011592 Đào Duy Khánh 2123401010812 Nguyễn Thị Lan Thảo 2123401011995 Nguyễn Thị Thanh Phương 2123402010462 Nguyễn Tự Linh 2123401011561 Nguyễn Thị Hoài Thương 2123401012098 Phan Quỳnh Như 2123401010406 Đặng Phan Trà My 2123403011156 BÌNH DƯƠNG, tháng 10 năm 2022 0 ii ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ¯ BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: Thực trạng giải pháp nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long GVHD: Nguyễn Thị Hương Ly Lớp: D21KETO01 Danh Sách nhóm: Phan Tấn Lộc 2123401011592 Đào Duy Khánh 2123401010812 Nguyễn Thị Lan Thảo 2123401011995 Nguyễn Thị Thanh Phương 2123402010462 Nguyễn Tự Linh 2123401011561 Nguyễn Thị Hoài Thương 2123401012098 Phan Quỳnh Như 2123401010406 Đặng Phan Trà My 2123403011156 BÌNH DƯƠNG, tháng 10 năm 2022 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 iii MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lời nói đầu Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng & phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu & nguồn liệu Ý nghĩa đề tài Kết cấu đề tài B PHẦN NỘI DUNG Chương Cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài 1.1 Khái niệm văn phòng 1.2 Khái niệm hoạt động Lễ tân, Lễ tân văn phòng 1.3 Vai trò Lễ tân văn phòng doanh nghiệp 1.4 Nguyên tắc hoạt động lễ tân Chương Thực trạng kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long 2.1 Về kỹ Lễ tân văn phòng 2.1.1 Tác phong lịch sự, trang phục chỉnh chu 2.1.2 Giao tiếp – ứng xử phù hợp với khách hàng đối tác 2.1.3 Sử dụng thành thạo cơng cụ văn phịng .8 2.1.4 Phản ứng nhanh, xử lý tốt tình 2.2 Về nghiệp vụ Lễ tân văn phòng 2.2.1 Giao tiếp trực tiếp với khách hàng 2.2.2 Tiếp khách qua điện thoại 10 2.2.3 Xử lý công văn – văn .10 2.2.4 Chuẩn bị phòng họp tài liệu họp .10 Chương Đề xuất giải pháp kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long 12 3.1 Về kỹ Lễ tân văn phòng 12 3.1.1 Nâng cao trình độ tiếng anh kỹ giao tiếp 12 3.1.2 Trau dồi thêm kỹ mềm 12 3.1.3 Đề cao kỹ lắng nghe thấu hiểu giao tiếp với khách .13 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 iv 3.2 Về nghiệp vụ Lễ tân văn phòng 13 3.2.1 Đầu tư sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác lễ tân .13 3.2.2 Thường xuyên tổ chức chương trình huấn luyện, đào tạo nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ .14 3.2.3 Lập đường dây tư vấn trực tuyến với khách đối tác 14 C KẾT LUẬN 15 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 A PHẦN MỞ ĐẦU Lời nói đầu Thành lập từ năm 1970, tính đến cơng ty TNHH Minh Long trải qua nửa kỷ hình thành phát triển Trong năm tháng qua công ty ln bước chuyển để theo kịp thời đại Vốn hoạt động lĩnh vực thủ công cổ truyền nghề gốm, Minh Long bước đưa sản phẩm đạt đến trình độ đỉnh cao Khơng cịn lọ hoa, bát, ấm trà, đơn suy nghĩ nhiều người gốm sứ Với Minh Long gốm thở, động lực để tồn trụ vững công ty Khác với sở làm gốm, hay làng nghề truyền thống Minh Long biết đến với hệ thống nhà xưởng quy mô, thiết bị máy móc đại, đầu tư cơng nghệ tiên tiến giới (Đức, Nhật) gần 3.000 công nhân viên Thực tế, địi hỏi cơng ty xây dựng hệ thống quản trị hành văn phịng hợp lí với đội ngũ nhân viên văn phòng tài giỏi để đáp ứng cho hoạt động hành cơng ty lớn có hoạt động lĩnh vực xuất sản phẩm Để cơng việc hành văn phịng diễn sn sẻ địi hỏi người nhân viên đảm bảo tốt kỹ cần thiết môi trường làm việc thuận lợi Nhân viên văn phòng nguồn nhân lực nồng cốt cho hoạt động công sở, người nhân viên có kỹ chun mơn nghiệp vụ khiến cho công việc trở nên nhanh chóng có hiệu Mơi trường cơng sở với quy tắc hợp lí, quan cảnh tạo cảm giác thư giãn, thoải mái tạo cho người nhân viên động lực hoàn thành tốt nhiệm vụ giao phó Điều quan trọng trước tiên việc xây dựng tốt hệ thống quản trị hành văn phịng tìm kiếm đào tạo đội ngũ nhân viên Lễ tân chuyên nghiệp, ứng xử khéo léo Bởi lẽ, Lễ tân văn phòng phận đặt ấn tượng cho khách hàng tác phong làm việc khả lao động văn phòng cơng ty Trong q trình tìm hiểu thực tế cơng ty TNHH Minh Long 1, nhóm học viên nhận thấy tiến hành phát triển đề tài: “Thực trạng giải pháp nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long 1” để phục vụ nghiêng cứu học tập có mong muốn ứng dụng thực tế giải pháp đặt doanh nghiệp tương lai 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 2 Tính cấp thiết đề tài Công ty TNHH Minh Long hoạt động bối cảnh nước ta hội nhập sâu rộng vào kinh giới với hàng loạt hiệp định thương mại đa phương, song phương ký kết Đòi hỏi doanh nghiệp phải đối mặt với hội thách thức lớn Cơ hội lớn mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu, nâng cao sức cạnh tranh, giá trị sản phẩm, giảm rào cản mặt thuế quan Nhưng bên cạnh đó, thách thức khơng nhỏ, việc phải cạnh tranh với sản phẩm doanh nghiệp nước sân nhà Từ nhiều khía cạnh khác nhau, có giải pháp đưa nâng cao vị doanh nghiệp Xét từ góc độ quản trị văn phịng, cơng tác lễ tân có vai trị quan trọng việc nâng cao vị thế, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển Bởi công tác lễ tân tốt, tạo cho dối tác ấn tượng tốt đẹp công ty, tạo điều kiện để trì phát triển, hợp tác đối tác doanh nghiệp Nếu có vấn đề sơ sót cơng tác Lễ tân văn phịng tiếp đón khách hàng có ảnh hưởng lớn đến cơng ty Nhận thấy, tầm quan trọng công tác lễ tân, nhóm thực đề tài: “Thực trạng giải pháp nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long 1” nhằm góp phần sức nhỏ nêu lên số ý tưởng kiến nghị để cải thiện, phát triển công tác Lễ tân công ty Minh Long Mục tiêu nghiên cứu Trong công ty hay doanh nghiệp, Lễ tân đóng vai trị quan trọng họ người tạo nên hình ảnh đại diện cho cơng ty khách hàng Vì cần hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ tầm quan trọng phận lễ tân Công Ty Minh Long 1, để từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ phận lễ tân Đối tượng & phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Hành vi hoạt động phận lễ tân văn phòng công ty TNHH Minh Long Phạm vi nghiên cứu: 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Không gian: Tại công ty TNHH Minh Long 1, địa chỉ: 333 Đại lộ Bình Dương, Hưng Định, Thuận An, Bình Dương Thời gian: Hiện Nội dung: Tìm hiểu kỹ nghiệp vụ hoạt động phận lễ tân văn phịng cơng ty Minh Long từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng Phương pháp nghiên cứu & nguồn liệu Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp tổng hợp Phương pháp so sánh Diễn giải quy nạp Nguồn liệu: Dữ liệu sơ cấp: Nhóm thực việc thu thập thông tin từ việc vấn trực tiếp nhân viên phận lễ tân văn phịng tiền sảnh cơng ty TNHH Minh Long Dữ liệu thứ cấp: Các thông tin tổng hợp sẵn trang website công ty Minh Long https://minhlong.com/ Ý nghĩa đề tài Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài viết với tư cách khách quan thảo luận ý kiên stừ thành viên nhóm nhằm đánh giá chất lượng khâu nghiệp vụ cơng tác lễ tân, tìm ưu điểm, khuyết điểm nghiệp vụ Bên cạnh đó, đề xuất số giải pháp, gợi ý cho doanh nghiệp để nâng cao chất lượng cơng tác tiếp đón khác nói riêng cơng tác lễ tân nói chung Đồng thời xây dựng hình ảnh người lễ tân có lực, đam mê với công việc Ý nghĩa lý luận: Đề tài hệ thống lại kiến thức quản trị hành văn phịng, giao tiếp hành cơng tác lễ tân văn phịng Đây cà cơng trình tiếp tục nghiên cứu, 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 hoàn thiện hệ thống kiến thức công tác lễ tân, đảm bào người lễ tân văn phịng hồn thiện nâng chuẩn quy trình tiếp khách Kết cấu đề tài Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài Chương 2: Thực trạng kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 B PHẦN NỘI DUNG Chương Cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài 1.1 Khái niệm văn phịng Theo leaderreal.com.vn, Văn phịng th •t ngữ mơ •t khu vực, vị trí hoăc• mơ •t phịng, tồ nhà mà người làm viê c• Ngồi c •c hơ •i họp, tổ chức doanh nghiê •p, gă •p đối tác tổ chức văn phịng Văn phịng mơ •t phần doanh nghiê •p, thường gọi văn phịng đại diê •n hoăc• chi nhánh văn phòng Trong văn phòng nhân viên tiến hành làm cơng tác đối nơ •i, đối ngoại quản lý khách hàng, ngân sách nguồn nhân lực Ngồi ch甃Āng ta cịn hiểu văn phịng theo mơ •t khía cạnh khác Văn phịng khơng gian thực khơng gian mạng làm viê •c mơ •t cá nhân hoăc• tâp• thể Được bố trí, xếp cung cấp đầy đủ sở vâ •t chất nhằm phục vụ cho cơng viê •c Có thể văn phịng mơ •t doanh nghiê p• kinh doanh, văn phịng đại diên• quan, đơn vị nhà nước hoă c• tổ chức phi phủ 1.2 Khái niệm hoạt động Lễ tân, Lễ tân văn phòng Theo thơng tin tìm hiểu từ Giáo trình Quản trị hành văn phịng (Trường Cao đẳng Kinh tế Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh) Lễ tân hiểu cách chung tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp x甃Āc, trao đổi, làm việc đối tác, tổ chức, cá nhân nội nước nước Lễ tân hoạt động diễn lĩnh vực đời sống xã hội quốc gia trị, kinh tế, quốc phịng, văn hóa xã hội… Lễ tân văn phòng (hay gọi trợ lý hành chính) người thực nhiều cơng việc hành khác trả lời điện thoại, cung cấp thông tin cho đối tác khách hàng Công việc thường thực khu vực chờ đợi tiền sảnh quầy lễ tân tổ chức, doanh nghiệp 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Nhân viên lễ tân thường nhân viên mà khách hàng tiếp x甃Āc Họ có trách nhiệm tạo ấn tượng tốt ban đầu cho cơng ty hay tổ chức, góp phần tạo nên hình ảnh đẹp cho công ty mắt khách hàng 1.3 Vai trò Lễ tân văn phòng doanh nghiệp Công việc Lễ tân – Văn thư thuộc phận hành doanh nghiệp Đây vị trí có vai trị quan trọng xem điểm kết nối liên lạc công ty, phần giao điểm văn phịng hành với khách hàng tích chất cơng việc chủ yếu gặp gỡ thơng tin Bộ phận lễ tân văn phịng truyền tải thông tin mà người đại diện doanh nghiệp muốn diễn đạt đến khách hàng ngược lại Với đặc tính hoạt động làm việc nhiều chiều chủ yếu sở thơng tin, lễ tân văn phịng gi甃Āp đảm bảo hoạt động hỗ trợ đầy đủ, gi甃Āp phịng ban nhanh chóng đáp ứng nhu cầu phục vụ công việc 1.4 Nguyên tắc hoạt động lễ tân Hoạt động lễ tân quan đơn vị vừa mang tính chất lễ tân ngoại giao (nếu khách nước ngồi), vừa mang tính chất lễ tân nội đất nước lễ tân kinh doanh doanh nghiệp Việc thực công tác lễ tân đơn vị cần tuân thủ nguyên tắc sau: Tuân thủ quy định, tập quán, thông lệ quốc tế Tôn trọng quy định, tập quán, tập tục quốc gia Tôn trọng tập quán, phong tục địa phương, vùng Thực ngun tắc bình đẳng, hợp tác có lợi Lịch sự, nghiêm t甃Āc khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Chương Thực trạng kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phòng Công ty TNHH Minh Long 2.1 Về kỹ Lễ tân văn phòng 2.1.1 Tác phong lịch sự, trang phục chỉnh chu Nếu lễ tân mặt đại diện cho văn phịng cơng ty ngoại hình trang phục tác phong nhân viên lễ tân văn phịng góp phần đánh giá trực quan mặt đại diện Thông qua tác phong lịch sự, chỉnh tề với đồng phục nghiêm chỉnh công ty Minh Long, nhân viên lê tân mang lại ấn tượng tốt chỉnh chu, yêu cầu bắt buộc nhân viên lễ tân Bên cạnh đó, thân thiện lễ tân văn phịng cơng ty Minh Long cịn thể qua nụ cười nở môi, gọn gàng b甃Āi tóc, mùi hương thoang thoảng khơng q nồng nước hoa tinh tế đan lẫn vào khơng khí tất để lại ấn tượng tốt khách hàng lần đầu trải nghiệm, tiếp x甃Āc với doanh nghiệp Chính lịch thiệp chỉnh chu nhân viên lễ tân văn phịng góp phần đề cao chun nghiệp hoạt động văn phịng cơng ty 2.1.2 Giao tiếp – ứng xử phù hợp với khách hàng đối tác Như nguyên tắc bất thành văn, lễ tân văn phịng cơng ty Minh Long có cách cư xử, giao tiếp chuẩn mực Khi gặp khách hàng, trước hết lễ tân lịch chào, để ý âm lượng, giọng nói hành động cho ln đ甃Āng mực, tạo cho khách hàng gần gũi, thoải mái Khi nói nhân viên lễ tân mỉm cười tạo tôn trọng khách hàng đối tác, nhân viên tránh cách nhìn chăm ch甃Ā, đặc biệt khách hàng có khiếm khuyết ngoại hình Thay vào đó, nhân viên Minh Long biết kết hợp cử ánh mắt với đôi tay hành động tạo cảm giác động tích cực truyền tải thơng tin đến khách hàng Khi khách hàng nói, nhân viên lễ tân có lắng nghe, khơng ngắt lời, có lẽ chưa thực ch甃Ā tâm vào lời nói đối tượng giao tiếp, đơi lơ đãng lãng tránh ánh nhìn khách ch甃Ā tâm vào cơng việc khác máy tính 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Khi có mâu thuẫn thân khách hàng, nhân viên Minh Long khống chế cảm x甃Āc thân, bình tĩnh giữ hồ khí báo lên quản lý để có hướng giải phù hợp Khi cần từ chối, lễ tân lựa từ ngữ nhẹ nhàng lịch sự, khơng làm khách hàng cảm thấy khó chịu Khi tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng có gọi khác cắt ngang, lễ tân nói lời" xin lỗi" với khách hàng tại, nhờ nhân viên khác đến nghe máy tiếp tục đến hoàn thành nốt cơng việc với khách hàng 2.1.3 Sử dụng thành thạo cơng cụ văn phịng Với đội ngũ nhân viên có trình độ, nhân viên lễ tân văn phịng cơng ty Minh Long có khả sử dụng thành thạo cơng cụ văn phịng cần thiết phụ vụ cho trình làm việc tiền sảnh Các nhân viên trang bị đầy đủ kiến thức kỹ sử dụng thao tác cơng cụ phần mềm máy tính như: Word, Excel, Access, Bên cạnh đó, dụng cụ vật lý văn phòng nhân viên thực thục máy in, máy photo, scan, máy ép plastic, Đồng thời, hoạt động thực sổ sách thể ngăn nắp, rõ ràng Bằng trang bị đầy đủ cho thân cách sử dụng công cụ văn phòng, nhân viên lễ tân Minh Long hoạt động trơi chảy nhanh chóng phát sinh nghiệp vụ văn phòng 2.1.4 Phản ứng nhanh, xử lý tốt tình Đặc tính cốt lõi lễ tân văn phịng khơng với sổ sách chứng từ nhân viê khác mà hoạt động dựa việc trao đổi thông tin tiếp khách tức Trong trình làm việc, nhân viên phải gặp gỡ giao tiếp với khách hàng đối tác kinh doanh Tuy nhiên, khách hàng mà họ gặp phải luôn thân thiện, lẽ cảm x甃Āc xấu chi phối khách hàng khiến họ hành xử không đ甃Āng mực Đồng thời, nghiệp vụ phát sinh đột ngột khiến cho nhân viên chưa có chuẩn bị làm ảnh hưởng đến công tác làm việc nhân viên Minh Long Tuy nhiên, với đào tạo từ công ty từ buổi đầu trình tự học hỏi suốt trình làm việc, nhân viên lễ tân có khả phản ứng nhanh chóng với thơng tin mà khách hàng cung cấp Đối với 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 khách hàng không hẹn trước, nhân viên tiến hành xin thông tin hỏi ý kiến cấp để đặt lịch hẹn từ chối gặp mặt thay cho đại điện công ty Khi đặt trường hợp xuất nhiều nghiệp vụ phát sinh vừa tiếp chuyện điện thoại vừa có khách yêu cầu hẹn gặp đại diện, nhân viên có hợp tác hoạt động, nhân viên nhờ khách chờ giây lát thông qua nhân viên khác hoạt động tiếp chuyện Khi khách phàn nàn có hành động khiếm nhã nhân viên lễ tân ln giữ bình tĩnh khơng tỏ sẵn sàng tranh luận với khách, không cướp lời hay khẳng định thiệt với khách Đối với trường hợp vượt mức chịu đựng nhân viên nhờ hỗ trợ phận an ninh quản lý trực ca Có thể thấy nhân viên đảm nhiệm cơng tác lễ tân có lĩnh giải tình diễn trình làm việc 2.2 Về nghiệp vụ Lễ tân văn phòng 2.2.1 Giao tiếp trực tiếp với khách hàng Khi giao tiếp trực tiếp với khách hàng, nhân viên lễ tân văn phịng Minh Long ln tn thủ theo ngun tắc: Luôn chủ động lắng nghe khách hàng: Một nguyên tắc giao tiếp với khách hàng nhân viên Minh Long lắng nghe Luôn dành cho khách hàng ch甃Ā ý đầy đủ nhất, không ngắt lời khách hàng, ghi ch甃Ā thấy cần thiết đặc biệt khách hàng nói xong diễn giải tóm tắt khách hàng nói, từ đưa tư vấn phù hợp với khách hàng Luôn thân thiện với khách hàng: Cho dù khách hàng người có tính cách lạc quan, ln động hay trầm tính, nói khơng quan trọng tích cực, thân thiện với khách hàng mà nhân viên đem lại giải tất Khi trao đổi, nhân viên hỏi ngày hôm họ quan tâm đến vấn đề họ gặp phải Ln nói làm ơn cảm ơn: Ấn tượng vô quan trọng, cách gi甃Āp lấy cảm tình từ phía khách hàng Một tạo ấn tượng tốt, chắn lần sau lần sau họ bớt ch甃Āt thời gian để lắng nghe sản phẩm, dịch vụ khác Minh Long Bởi cho dù khách hàng có lựa chọn 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 10 sản phẩm, dịch vụ hay khơng gặp chào khách hàng về, nhân viên giữ thái độ nhiệt tình thân thiện việc nở nụ cười thân thiện để chào họ 2.2.2 Tiếp khách qua điện thoại Trong thời đại nay, điện thoại trở thành phương tiện giao tiếp phổ biến người, đặc biệt hoạt động công sở, văn phịng Chính thế, hoạt động mà người thư ký văn phòng lễ tân phải thực thường xuyên việc giao tiếp qua điện thoại So với phương tiện thơng tin khách, điện thoại dùng nhiều tiện dụng nhanh chóng; cho nên, giao tiếp qua diện thoại trở thành phương tiện giao tiếp hàng đầu Minh Long Mặc dù không trực tiếp, nói chuyện qua điện thoại, khách hàng, đối tác nghe tiếng nhân viên cảm nhận phần lớn thái độ người đối thoại Vì thế, lễ tân Minh Long ln ch甃Ā ý giọng nói lời nói, từ ngữ Về giọng nói: Nói chuyện cách tự nhiên, vui vẻ, nhiệt tình, nói chậm rãi, phát âm rõ ràng với âm trầm thấp vừa phải, khơng nói to, hét vào máy Đồng thời, nhân viên ch甃Ā ý điều chỉnh độ trầm bổng ch甃Āt ý để nhấn mạnh ý nghĩa thể sức sống nội dung đàm thoại 2.2.3 Xử lý công văn – văn Bộ phận lễ tân đầu mối nhận văn thư đến văn thư quan.Và nhân viên lễ tân có nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: xử lý văn bản, lưu trữ, biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phịng máy in, máy fax, photo Là phía đại diện vịng ngồi cho cơng ty Minh Long văn thường thơng qua lễ tân thường có ý nghĩa giới thiệu, quy định khơng có giá trị kinh tế Việc làm lễ tân văn phòng phổ biến văn đến khách hàng giữ lại văn giới thiệu từ đối tác để gửi đến phận liên quan 2.2.4 Chuẩn bị phòng họp tài liệu họp Tại công ty Minh Long lễ tân đảm nhiệm phần cơng việc thư ký văn phịng cơng ty đó, nhân viên lễ tân văn phịng hỗ trợ thư ký cơng tác chuẩn bị phịng họp tài liệu họp Các nhân viên có trách nhiệm đặt 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 11 phòng họp cho phận chuẩn bị phòng họp lớn cho kiện đặc biệt Bên cạnh đó, lễ tân văn phịng cịn thực hỗ trợ in ấn photo tài liệu cho buổi họp nội công ty 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 12 Chương Đề xuất giải pháp kỹ năng, nghiệp vụ Lễ tân văn phịng Cơng ty TNHH Minh Long 3.1 Về kỹ Lễ tân văn phịng 3.1.1 Nâng cao trình độ tiếng anh kỹ giao tiếp Đối với môi trường kinh tế ngày hội nhập Việt Nam việc nâng cao trình độ tiếng anh hay ngoại ngữ khác nhân viên lễn tân văn phịng cơng ty Minh Long cần thiết.Để ngày nâng cao trình độ tiếng anh cơng ty cần khuyến khích hình thức cơng ty nên mở lớp học, bồi dưỡng cho lễ tân cơng ty Khuyến khích nhân viên học lớp ngoại ngữ bên ngồi với sách trả ½ học phí nhân viên đạt thành tích xuất sắc Ln động viên nhân viên tự bổ sung kiến thức bên ngoài, trao đổi học tập với thành viên cơng ty Ln có sách khen thưởng tăng lương cho nhân viên họ chủ động tích cực việc nâng cao trình độ đặc biệt trình độ ngoại ngữ Ngồi ra, kỹ giao tiếp khách hàng cần nâng cao trau dồi ngày Đặc biệt cách ứng xử với khách hàng Bộ phận lễ tân nơi tiếp x甃Āc nhiều với khách, thắc mắc, yêu cầu khách hướng tới phận lễ tân Đối tượng phục vụ đa dạng phong ph甃Ā Chính để vừa lịng tất đối tượng khách đến với Minh Long Nhân viên lễ tân cần phải ứng xử khéo léo với khách, phải có kiến thức để nắm bắt tâm lý loại khách, phải quan tâm đến nhu cầu khách 3.1.2 Trau dồi thêm kỹ mềm Ngồi kỹ cứng kỹ mềm quan trọng phận lễ tân, kỹ mềm : Kỹ quản lý thời gian; Kỹ giải vấn đề; Kỹ làm việc nhóm; Khả linh hoạt, thích nghi nhanh với thay đổi Các kỹ quan trọng lễ tân văn phòng, người giỏi kỹ mềm, họ có khả kết nối tập thể lại với nhau, giải vấn đề cách nhanh chóng Ngồi ra, kỹ mềm khơng nhân viên dễ dàng thích ứng, hịa nhập tốt mà cịn bước đệm vững để đánh giá lực, 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 13 đường thăng tiến công việc Bởi lẽ, công việc ln địi hỏi lắng nghe, cảm ơn tìm cách xử lý tình huống, khắc phục thiếu sót 3.1.3 Đề cao kỹ lắng nghe thấu hiểu giao tiếp với khách Khách hàng người mang đến nguồn lợi cho công ty, nhiên khách hàng đ甃Āng có đủ tư cách thượng đế Sự phàn nàn khách thoả đáng chắn có lý xuất phát từ phía bạn hay lễ tân cong ty Lễ tân phải biết lắng nghe để hồn thiện khơng ngừng nâng cao chất lượng phục vụ cử chỉ, ánh mắt, giọng nói tiếp thu phàn nàn để khách cảm thấy người phục vụ người hiểu họ, đứng phía họ Lắng nghe ý kiến khách phải tìm cách giải cho hợp lý Nụ cười thái độ niềm nở yêu cầu quan trọng người làm lễ tân Trong tình nào, nhân viên lễ tân phải giữ nụ cười khuôn mặt thể tôn trọn, sẵn sàng phục vụ với khách hàng Lắng nghe gi甃Āp nâng cao kỹ giao tiếp Với trình lắng nghe, nắm bắt vấn đề, thu thập thơng tin qua nâng cao khả tương tác qua lại đối tượng giao tiếp Lắng nghe biện pháp hạn chế cách giải xung đột hiệu Tạo mối quan hệ tốt đẹp, bước đệm để thành công nghiệp sống 3.2 Về nghiệp vụ Lễ tân văn phòng 3.2.1 Đầu tư sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác lễ tân Cơ sở vật chất yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khả đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ doanh nghiệp Đây phần hữu hình, dễ thấy dịch vụ Ở góc độ đó, sở vật chất kỹ thuật mặt công ty, hình ảnh mà khách hàng nhìn thấy họ vào cơng ty Vì vậy, yếu tố sở vật chất có ảnh hưởng lớn đến ấn tượng khách hàng doanh nghiệp Nhìn chung, sảnh - lễ tân Doanh nghiệp Minh Long bố trí hài hòa, kiến tr甃Āc sang trọng, cân xứng, tạo thẩm mỹ, làm cho thể tôn trọng khách hàng có văn hóa cơng tác lễ tân.Tuy nhiên sở vật chất qua nhiều năm nên số trang thiết bị xuống cấp Đòi hỏi Doanh nghiệp phải có 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 14 sách nâng cấp sở vật chất kỹ thuật như: hình máy tính mờ, đàm liên lạc với phận quản lý không liên lạc khiến cho nhân viên lễ tân gặp nhiều khó khăn việc tốn khách Vì doanh nghiệp cần đầu tư đổi quầy lễ tân, trang bị biển gắn quầy lễ tân phòng riêng để tiếp khách Có tủ để văn phịng phẩm gọn gàng để nhân viên thuận tiện việc sử dụng Bảo trì thường xuyên để phục vụ khách hàng tốt Đặc biệt, doanh nghiệp cần có kế hoạch thay đổi đồng phục cho nhân viên thời gian lâu đồng phục nhân viên sờn vải, hoen ố trình phục vụ.Việc nâng cấp sở vật chất gi甃Āp cho nhân viên làm việc thuận tiện phục vụ khách tốt Qua khơng để lại ấn tượng tốt với khách mà ngày thu h甃Āt nhiều khách 3.2.2 Thường xuyên tổ chức chương trình huấn luyện, đào tạo nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ Chương trình huấn luyện nhân viên gi甃Āp học viên nâng cao nhận thức nắm rõ tầm quan trọng việc cải thiện nâng cao lực nhân viên Chương trình gi甃Āp nhân viên nắm rõ vai trò nhà quản lý việc đào tạo huấn luyện nhân viên.Các học viên nắm nguyên tắc đào tạo, huấn luyện nhân viên phương pháp đào tạo nhân viên hiệu Thông qua buổi học lý thuyết thực hành song song, học viên tiếp x甃Āc với chuyên gia Từ đó, học viên tiếp thu vận dụng vào thực tế Minh Long 3.2.3 Lập đường dây tư vấn trực tuyến với khách đối tác Bối cảnh đặt tương lai thời đại internet hóa, cơng ty Minh Long có trang web riêng đa phần mang tính chất thơng cáo thơng tin mà chưa có tương tác trực tiếp với khách hàng Thiết nghĩ công ty nên lập đường dây tư vấn lễ tân trực tuyến với khách hàng website song song với việc tiếp khách qua điện thoại Để khách hàng đặt lịch hẹn tìm hiểu số thơng tin có liên quan đến yếu tố nhân lực người công ty thông qua mạng internet 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 15 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 16 C KẾT LUẬN Từ giá trị mà nhân viên hành văn phịng mà đặc biệt lễ tân văn phòng mang lại cho doanh nghiệp, ta thấy tầm quan trọng mà họ mang đến cho doanh nghiệp Có thể nói cơng ty TNHH Minh Long có thành cơng hơm nay, phần có đóng góp miệt mài phận lễ tân văn phòng Trong thời đại mà xã hội ngày tiến hóa địi hỏi thân người nói chung nhân viên lễ tân văn phịng cơng ty Minh Long nói riêng trau dồi để nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ để theo kịp phát triển thời đại Đi qua chặng đường nửa kỷ, tin Minh Long tiếp tục tiến bước đường chọn với mục tiêu đề Cũng triết lí cơng ty: “Tinh hoa từ đất, tinh xảo từ người”, thành viên niềm tự hào cơng ty cống hiến bỏ phận lễ tân văn phòng Minh Long điều tinh xảo hệ thống văn phịng mà cơng ty đáng tự hào cà coi trọng 0 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1 Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1Tieu.luan.quan.tri.hanh.chinh.van.phong.de.tai.thuc.trang.va.giai.phap.nang.cao.ky.nang nghiep.vu.cua.le.tan.van.phong.tai.cong.ty.tnhh.minh.long.1
Ngày đăng: 30/12/2023, 05:56
Xem thêm:
