Thông tin tài liệu
Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư .6 1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư 1.3 Yêu cầu công tác văn thư .7 1.4 Nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư .7 1.5 Những nghiệp vụ công tác văn thư 1.5.1 Quản lý văn 1.5.2 Quản lý văn đến .10 1.5.3 Tổ chức quản lý văn nội văn mật .10 1.5.3.1 Tổ chức quản lý văn nội .10 1.5.3.2 Tổ chức quản lý văn mật 11 1.5.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .11 1.5.4.1 Nguyên tắc đóng dấu .11 1.5.4.2 Quản lý sử dụng dấu 12 1.5.5 Lập hồ sơ lưu trữ 13 1.5.5.1 Khái niệm .13 1.5.5.2 Nguyên tắc lập hồ sơ 14 1.5.5.3 Nội dung công tác lập hồ sơ 14 Lu ThÞ chung Líp C§QTVP3 – K3 Luan van Khố luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 1.5.5.4 Nộp hồ sơ lưu trữ 15 1.6 Công tác lưu trữ 16 1.6.1 Khái niệm, ý nghĩa 16 1.6.2 Nội dung công tác lưu trữ .17 1.6.3 Tính chất cơng tác lưu trữ 18 1.6.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ 18 1.6.4.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 18 1.6.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 21 1.6.4.3 Khái niệm .21 1.6.4.4 Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 21 1.6.4.5 Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu 22 1.6.5 Bổ xung tài liệu lưu trữ 22 1.6.5.1 khái niệm 22 1.6.5.2 Các nguồn bổ xung tài liệu 23 1.6.6.Thống kê lưu trữ 24 1.6.6.1 Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ 24 1.6.6.2 Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ 24 1.6.6.3 Nội dung công tác lưu trữ thống kê 25 1.7 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 25 1.7.1 Khái niệm, ý nghĩa 25 1.7.2 Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu 25 1.7.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 25 1.7.3.1 Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ 25 1.7.3.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ 26 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 1.7.3.3 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .26 CHƯƠNG 28 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI 28 Khái quát chung UBND huyện Mỹ Đức .28 2.1 Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Mỹ Đức 28 2.2 Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Mỹ Đức 29 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ Đức 30 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng HĐN-UBND huyện Mỹ Đức 33 2.3.Thực trạng công tác tổ chức văn thư-lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức .36 2.3.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác Văn thư- Lưu trữ 36 2.3.1.1.Hình thức tổ chức cơng tác văn thư- Lưu trữ 36 2.3.1.2 Tình hình cán làm cơng tác Văn thư – lưu trữ 37 2.3.2 Công tác Văn Thư 38 2.3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 39 2.3.4 Công tác quản lý văn đến văn 42 2.3.4.1 Công tác quản lý giải văn .42 2.3.4.2 Công tác quản lý xử lý văn đến .49 2.3.4.3 Công tác tổ chức quản lý văn mật .53 2.3.4.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .53 2.3.4.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ 54 2.3.5 Công tác lưu trữ 55 2.3.5.1 Quản lý công tác lưu trữ 55 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 2.3.5.2 Cơng tác thu thập, bổ xung chỉnh lý tài liệu lưu trữ 57 2.3.5.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 57 2.3.5.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 57 2.4.Ưu, nhược điểm phận văn thư-lưu trữ văn phòng UBND huỵên Mỹ Đức 58 2.4.1 Công tác văn thư 58 2.4.2 Công tác lưu trữ 60 CHƯƠNG 63 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI .63 3.1.Một số nhận xét đánh giá công tác văn phòng UBND huyện Mỹ Đức .63 3.1.1.Về cấu tổ chức 63 3.1.2.Về chức nhiệm vụ 63 3.1.3 Về bố trí văn phịng 63 3.1.4 Về tổ chức cán bộ: 64 3.1.5 Về công tác hậu cần 64 3.1.6 Về công tác thông tin 64 3.2 Một số đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác văn thư- lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức .65 3.2.1.Đổi nhận thức công tác văn thư- lưư trữ UBND huyện phục vụ yêu cầu cải cách hành .65 3.2.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức xây dựng đội ngũ cán nhân viên .66 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị cơng tác văn thư-lưu trữ văn phịng UBND huyện Mỹ Đức 69 3.2.4 Hồn thiện khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư - lưu trữ .71 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 3.2.4.1 Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn 72 3.2.4.2 Đổi công tác quản lý văn đến, văn văn phòng UBND huyện Mỹ Đức 73 3.2.4.3 Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích đống 75 3.2.5 Ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư-lưu trữ văn phịng UBND huyện .76 3.2.6 Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ 78 KẾT LUẬN 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………79 SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn đổi nâng cao chất lượng quản lý quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội vô quan trọng mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ cần thiết đảm bảo thơng tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan Công tác văn thư-lưu trữ mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung văn phịng nói riêng Vì thế, mà xem phận hoạt động quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác, thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Hiện nay, xã hội sống thời kỳ bùng nổ thông tin, kinh tế tri thức đóng vai trị chủ đạo, địi hỏi người cán làm cơng tác Văn thư khơng phải có chun mơn nghiệp vụ cao mà cịn phải có tinh thần trách nhiệm lớn lao, góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, thúc đẩy phát triển công tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung cịn giữ gìn tài liệu có giá trị cho quốc gia Nhận thức rõ tầm quan trọng ngành quản trị văn phịng Trường cao đẳng cơng nghệ Thành Đô không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên kiến thức bản, đến trường cán văn phòng giỏi chun mơn nghiệp vụ có phẩm chất đạo đức vững vàng Vì thế, cuối khố học nhà trường tổ chức cho học sinh có khoảng thời gian thực tập thực tế quan, nhằm vận dụng kiến thức học trường vào thực tế, nâng cao trình độ chuyên mơn, để sau học sinh có kiến thức vững vàng đủ tự tin trường làm việc thực tế quan Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán nhân viên văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức đặc biệt thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu giúp đỡ, bảo tận tình trình thực tập giúp em hồn thành tốt khố luận SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân giúp hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư Cơng tác văn thư xác định phận máy quản lý nói chung hoạt động quan nói riêng Trong Văn phịng cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý 1.2.2 Ý nghĩa cơng tác văn thư Cơng tác văn thư có ý nghĩa quan trọng thể số điểm chủ yếu sau: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, quan, đơn vị nói riêng Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 1.3 Yêu cầu công tác văn thư - Đảm bảo độ xác cao + Nội dung văn phải xác tuyệt đối mặt pháp lý SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ + Dẫn chứng trích yếu văn phải hồn tồn xác + Số liệu phải đầy đủ rõ ràng + Văn ban hành phải có đầy đủ yếu tố thể thức nhà nước quy định + Mẫu trình bày phải theo tiêu chuẩn nhà nước ban hành + Ngồi ra, tính xác cịn phải quán triệt cách đầy đủ khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký chuyển giao văn thể việc thực quy định Nhà nước - Mức độ mật: + Trong nội dung văn đến, văn quan mang nhiều nội dung có liên quan đến vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, bí mật Nhà nước Vì trình tiến hành xây dựng văn giải văn phải đảm bảo giữ gìn bí mật 1.4 Nội dung, nhiệm vụ cơng tác văn thư * Công tác văn thư bao gồm nội dung chủ yếu sau: - Soạn thảo văn ban hành văn - Thảo đề cương văn - Duyệt văn trình duyệt văn - Đánh máy, in văn - Ký, đóng dấu ban hành văn - Quản lý giải văn - Đăng ký giải văn đến - Đăng ký giải văn - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu quan * Nhiệm vụ cơng tác văn thư - Nhận bóc bì văn đến - Đóng dấu văn đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký - Phân loại trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn - Chuyển giao theo dõi việc giải quết văn đến phòng ban chức - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn tài liệu - Gửi văn - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng bảo quản dấu quan 1.5 Những nghiệp vụ công tác văn thư SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 1.5.1 Quản lý văn Văn tất văn quan, tổ chức gửi Là tất loại văn bao gồm văn Quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành ( kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật ) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn Trình tự bước giải văn - Soạn thảo văn Đây khâu quy trình xử lý văn Nó hành phận chun mơn hay người có trách nhiệm biên tập Người soạn thảo cần phải biết nắm vững yêu cầu nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước quy định - Thông qua văn Thủ tục thông quan văn yếu tố quan trọng quy trình soạn thảo văn Đối với văn khơng quan trọng thủ trưởng ủy quyền cho cấp ký Việc quy định quy trình thơng qua văn cách khoa học khơng thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm người thực mà giảm bớt thời gian hồn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định trách nhiệm cụ thể cá nhân vào giai đoạn văn - Tổ chức văn Để văn đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung hình thức văn cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau - Kiểm tra thể thức văn bao gồm: + kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn + Đăng ký văn đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn văn quan gửi đến quan khác + Chuyển văn đi: Sau đăng ký vào sổ đăng ký văn thỡ tiến hành chuyển văn Văn tiến hành chuyển qua bưu điện chuyển trực tiếp, phải vào sổ chuyển văn người ký nhận vào sổ( chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( chuyển qua bưu điện ) - Sắp xếp quản lý văn lưu: Trong trình hoạt động, quan ban hành văn phải lưu lại 02 (01 lưu văn thư quan, 01 lưu trực tiếp quan SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ soạn văn ) Nhân viên văn thư có trách nhiệm xếp văn lưu văn phận văn thư cách khoa học, để tra tìm cần thiết Việc xếp văn lưu phải theo thứ tự thời gian theo loại SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 10 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI 3.1.Một số nhận xét đánh giá cơng tác văn phịng UBND huyện Mỹ Đức 3.1.1.Về cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức có cấu tổ chức văn phòng chức Mỗi nghiệp vụ chức phịng, ban đảm nhận họ người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phạm vi quản lý Nhưng bên cạnh cịn hạn chế cần khắc phục với kiểu cấu vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ Nhiều người nhận mệnh lệnh trái ngược gây mâu thuẫn chồng chéo 3.1.2.Về chức nhiệm vụ Vì văn phịng UBND huyện đơn vị hành nghiệp nên chức nhiệm vụ chủ yếu tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho lãnh đạo để giải công việc, công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp thông tin thực đầy đủ cung cấp cho lãnh đạo thông tin cần thiết phục vụ cho trình hoạt động quan 3.1.3 Về bố trí văn phịng Việc bố trí tương đối khoa học phòng chánh văn phòng phòng văn thư bố trí cạnh thuận lợi cho việc trao đổi công việc cần ý kiến đạo phòng làm việc trang bị phương tiện máy móc như: máy fax, máy in, điện thoại, bố trí phịng riêng để tránh tiếng ồn sử dụng phương tiện 3.1.4 Về tổ chức cán bộ: Văn phòng HĐND UBND Mỹ Đức có 12 cán cơng chức giao phụ trách mặt công tác khác đảm bảo cho Văn phòng UBND hoạt động hiệu đáp ứng nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo quan Mặc dù biên chế cán văn phòng UBND huyện đáp ứng yêu cầu giải công việc Song riêng phận lưu trữ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 54 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ quan chưa bố trí cán chuyên trách Do mà công tác lưu trữ chưa đảm bảo 3.1.5 Về công tác hậu cần Về yêu cầu: Chưa khoa học, cán nhân viên làm công tác hậu cần chưa liệt kê lên kế hoạch để giải công việc, giải việc nhỏ lại bỏ qua việc lớn, làm việc trước mắt lại quên việc lâu dài; chưa thích ứng nhạy cảm với để hoạch định đầu tư mua sắm mẫu mã cho thích hợp với thời đại; khơng sáng tạo Về việc bố trí nơi làm việc cho cán nhân viên chưa phải hướng cải cách hành chính, phải đại hố nội dung hình thức, trang thiết bị văn phòng Trong tương lai UBND huyện Mỹ Đức cần phải đầu tư mua sắm thêm thiết bị văn phịng phục vụ cho cơng tác tổng hợp thơng tin Văn thư-lưu trữ để cung cấp kịp thời, xác nguồn thơng tin phục vụ tốt cho q trình quản lý 3.1.6 Về cơng tác thông tin Công tác thông tin UBND huyện cịn có hạn chế mà đội ngũ làm công tác thông tin chưa thật nhanh nhạy trước thay đổi việc áp dụng công nghệ thơng tin vào việc tra tìm tài liệu chưa thực Chưa khai thác triệt để nguồn thơng tin tiến KHKT đem lại Vì mà cần phải động chủ động việc tra tìm tài liệu mạng Internet phục vụ cho công việc tốt 3.2 Một số đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác văn thư- lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức 3.2.1.Đổi nhận thức công tác văn thư- lưư trữ UBND huyện phục vụ yêu cầu cải cách hành Trong giai đoạn hồn thiện cơng tác văn thư- lưu trữ yêu cầu, đòi hỏi cấp bách đất nước ngày phát triển tham gia vào nhiều tổ chức kinh tế mang tầm khu vực giới như: ASEAN, WTO…thì đội ngũ cán cần phải nhanh nhạy nắm bắt thơng tin cách nhanh chóng, đầy đủ xác phục vụ cho q trình lãnh đạo góp phần vào công xây dựng đất nước dân giàu - nước mạnh - xã hội công ,dân chủ - văn minh kịp thời thực ý kiến đạo cấp ban hành xuống tránh tình trạng bỏ sót văn đưa xuống lãnh đạo lại không nhận nhận không kịp thời làm ảnh hưởng đến hiệu công việc mà cịn tránh hậu nghiêm trọng xảy Cịn có đơn thư, khiếu nại công dân cần phải chuyển tới SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 55 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ người có trách nhiệm giải để trả lời cơng dân cách sớm phục vụ nguyện vọng dân tránh tình trạng dây dưa kéo dài từ tạo niềm tin dân vào lãnh đạo đảng nhà nước Công tác văn thư- lưu trữ thủ tục hành máy quản lý nhà nước hạn chế cần khắc phục đổi cho tốt Chính mà điều cần phải đổi nhận thức đội ngũ cán bộ, nhân viên công tác để tiến tới cải cách hành đất nước Khi có nhận thức đúng, hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ có phương hướng xây dựng hợp lý, củng cố để khắc phục hạn chế làm công tác ngày tốt phục vụ cho việc quản lý, phát triển kinh tế địa phương Văn phương tiện ghi tin chuyền tin hữu hiệu xác Thơng tin văn mà UBND cấp nhận ban hành gồm thơng tin trị, kinh tế, văn hoá xã hội…các quan sử dụng tài liệu văn phương tiện để thực truyền đạt định quản lý Hiện số cán bộ, nhân viên hiểu chưa nghĩa cơng tác văn thư - lưu trữ cho việc đóng dấu, nhận văn nên chưa phát huy hết vai trị lợi ích mà cơng tác mang lại dẫn đến tình trạng cịn trì trệ, chưa có đầu tư thích đáng Vì mà trước áp lực mới, yêu cầu công tác quản lý nhà nước xã hội địi hỏi cơng tác văn thư-lưu trữ cần xem xét tồn diện cần tránh nhìn thiếu khách quan, phía Có cơng tác ngày phát huy tốt vai trị cuả Cần phải hiểu rõ tầm quan trọng thông tin, thông tin cung cấp cho người sử dụng hiểu biết thông tin diễn hàng ngày không nước mà giới Giúp cho người lựa chọn thơng tin cần thiết cho q trình hoạt động quan, thân mà thời gian phát triển CNTT Công tác văn thư – lưu trữ nguồn thông tin nguồn giúp nhà lãnh đạo đưa phương hướng, định sáng suốt, xác, kịp thời mang lại hiệu thiết thực Văn phịng ví “cổng gác thông tin” lẽ thông tin đến hay đựoc thu nhận xử lý văn phịng mà có cơng tác văn thư-lưu trữ tiếp nhận lưu trữ lại thông tin phục vụ cho trình hoạt động phát triển quan, tổ chức Là công tác thiếu hoạt động quan nhà nước Và kinh tế phát triển cơng tác văn phòng nhiều quan áp dụng để phục vụ cho trình giao tiếp với khách hàng Văn phịng ví mặt quan nhìn vào người ta đánh giá SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 56 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ 3.2.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức xây dựng đội ngũ cán nhân viên Hiện máy quản lý nhà nước ta cịn có nhiều bất cập như: máy nhà nước cồng kềnh, thủ tục hành giải tốn nhiều thời gian gây khó khăn cho cơng dân cần giải để đáp ứng xu phát triển đất nước.Vì máy quản lý nhà nước có nhiều ảnh hưởng có tính định quan tổ chức Đổi hồn thiện cơng tác văn phịng, văn thư-lưu trữ có tác động trực tiếp đến thể chế hành nội dung quan trọng cải cách hành nhà nước Hiện đảng nhà nước ta trọng đến công tác đổi xây dựng, ban hành văn góp phần cải cách hành chính.Để hồn thiện công tác văn thư – lưu trữ văn phịng UBND huyện vấn đề kiện tồn tổ chức xây dựng cán văn thư – lưu trữ văn phòng nhân tố định Đây ba mặt cấu trúc văn phòng đại: Trang bị trình độ cao, người làm việc văn phịng đào tạo đa năng, có trình độ chun mơn cao, nghiệp vụ hành ngày hồn thiện Cần hoàn thiện cấu tổ chức đội ngũ cán bộ, nhân viên có phân cơng cơng việc hợp lý để giảm bớt biên chế khối lượng công việc giao cho nhân viên hợp lý, tránh trưòng hợp người phải làm nhiều công việc Dẫn đến người chịu nhiều áp lực cơng việc làm cho cơng việc khó đạt hiệu cao có mâu thuẫn nội Chính mà cơng tác văn thư-lưu trữ cần hồn thiện liên quan đến hầu hết đơn vị, phịng, ban, cán công chức Xây dựng quy chế tổ chức làm việc, quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ UBND huyện có giúp cho việc tra tìm tài liệu giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời có pháp lý Khi có quy chế làm việc quy trách nhiệm cho cá nhân việc ký văn bản, xử lý văn đến UBND huyện Đối với cán bộ, nhân viên: cần đào tạo đội ngũ cán trẻ, thường xuyên cử cán văn thư-lưu trữ học lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh kịp thời Tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phịng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cơng việc, cần tổ chức lớp tập huấn chỗ soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 57 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Nâng cao hiểu biết kiến thức CNTT để ứng dụng sử dụng thành thạo phục vụ tốt cho công việc thời đại để tránh lạc hậu, lúng túng triển khai thực Nhanh nhạy nắm bắt thơng tin để cung cấp cách nhanh xác, kịp thời để tránh trường hợp thông tin cung cấp khơng cịn phù hợp với thực tiễn Để nâng cao hiệu làm việc văn phòng, lãnh đạo nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán nhân viên văn thư-lưu trữ Khối lượng công việc nhiều số lượng văn nhiều, văn phịng UBND huyện có nhân viên văn thư kiêm lưu trữ mà để đảm bảo cho công tác thực cách tốt có hiệu qủa cần bố trí thêm nhân viên văn thư nhân viên lưu trữ có trình độ trung cấp văn thư trở lên tuyển dụng theo quy định nhà nước Khơng nên bố trí nhân viên văn thư – lưu trữ tạo áp lực cơng việc có nhân viên kiêm hai cơng việc làm cho họ phải kiêm khối lượng cơng việc lớn hàng ngày có nhiều văn đi, đến cần phải tiếp nhận lại phải làm lưu trữ dẫn tới có văn bị bỏ sót q trình làm việc căng thẳng thiếu tập trung.Hàng năm xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cho phù hợp với tình hình Có thể thực ln chuyển cán từ cấp lên để trợ giúp cho nhân viên văn thư để công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng yêu cầu Bên cạnh văn phịng UBND huyện Mỹ Đức cần có sách để khuyến khích cán nhân viên như: tổ chức buổi tham quan,tăng phụ cấp cho cán nhân viên 3.2.3 Tăng cường sở vật chất phương tiện, trang thiết bị công tác văn thư-lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ Đức Để đánh giá chất lượng, hiệu văn phòng người ta vào nhiều yếu tố có hệ thống trang tiết bị quan, văn phòng thật đại cần có thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu công việc cách tốt SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 58 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Một văn phịng đại trang thiết bị u cầu quan trọng góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phịng, giảm bớt gánh nặng cho cán nhân viên Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái, đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên làm việc có tạo suất cao Hiện nay, mà trang thiết bị -KHKT ứng dụng sâu rộng vào cơng tác văn phịng mang lại hiệu cao công tác.Các phương tiện ngày phong phú, đa dạng như: máy tính điện tử, máy photocoppy, máy fax, máy in, với trang thiết bị thông thường là: ghim, kẹp, cặp hồ sơ, bút, giá đựng hồ sơ trang thiết bị cho công tác lưu trữ phải không ngừng đổi mới, củng cố cho đầy đủ thiết bị thông thường tủ, phương tiện di chuyển tài liệu kho lưu trữ đến dụng cụ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, phương tiện phòng cháy, chữa cháy đa dạng phong phú chủng loại thuận tiện cho việc lựa chọn Sự phát triển sở điều kiện tốt để tăng cường đổi trang tiết bị kỹ thuật cho cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhận thấy tác dụng trang thiết bị khơng số nơi đầu tư cho sở vật chất cho cơng tác văn phịng song khơng phải quan nhận thấy điều hay chi phí q lớn nên quan khơng giám đầu tư Đứng trước tiến trình cơng nghiệp hố đại hoá đất nước hội nhập giới để khơng rơi vào tình trạng lạc hậu sau thời đại cần thực số vấn đề đặt ra: phải nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thực hiện đại hố cơng sở hệ thống hành phù hợp với yêu cầu chế quản lý giúp nâng cao hiệu công việc Tại Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2003 thủ tướng phủ phê duyệt đề án đổi phương thức điều hành đại hố cơng sở hệ thống hành nhà nước giai đoạn 1( 2003 – 2005) Hiện phòng văn thư lưu trữ huyện thiếu số trang thiết bị cần đổi số thiết bị chưa có cần đầu tư mua để phục vụ tốt cho công tác này.hiện phịng văn thư máy photocoppy chưa có cịn phải ngồi to có văn vừa thời gian công sức, máy fax quan trọng công việc để gửi văn nhanh SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 59 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ chóng cho quan khác có văn cần gửi tiết kiệm tiền Phòng lưu trữ thiếu thiết bị để bảo vệ tài liệu chưa có máy chống ẩm, máy hút bụi tài liệu kho nhiều có tài liệu từ năm 1965 trở lại khơng có biện pháp bảo vệ tài liệu bị hỏng khơng có khả tái sử dụng Chính mà cần phải đổi phù phợp với tình hình thực tế Văn phịng UBND huyện Mỹ Đức cần áp dụng trang thiết bị để nâng cao công tác văn phòng, văn thư-lưu trữ để tiết kiệm thời gian giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời, xác.Khi lựa chọn cần phải lựa chọn trang thiết bị cho phù hợp với không gian làm việc cách bố trí phịng để tránh gây phản cảm cho người sử dụng, khoản chi phí đầu tư mua trang thiết bị mà lại khơng phù hợp gây tình trạng lãng phí 3.2.4 Hồn thiện khâu nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ Các nghiệp vụ hành văn phịng ngày xây dựng đầy đủ hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại hóa cho cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ vận hành thông suốt kết hợp với người đào tạo đạt đến trình độ cao giúp cho công việc trôi chảy, nhanh chóng Trong cơng tác văn phịng, văn thư-lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức đạt kết định bên cạnh cịn điểm cần khắc phục để đáp ứng công cải cách hành theo chế “một cửa, cửa liên thông” mà UBND huyện bước đầu thực Cơng tác văn phịng, văn thư- lưu trữ có trang thiết bị đại có người làm việc đào tạo đạt trình độ cao thiếu quy tắc, khơng có tính khoa học khơng có kết cao.Bởi cần có kết hợp ăn khớp hai yếu tố mang lại hiệu cao công việc Hiện cịn có hạn chế chưa đáp ứng u cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố đại hố đất nước Các nghiệp vụ văn phịng soạn thảo văn bản, xây dựng chương trình cơng tác, tổ chức hội nghị, chỉnh lý tài liệu…cũng cần có quy chế, quy định cụ thể rõ ràng, nghiệp vụ hành có vai trị kết nối trang bị kỹ thuật với người.Trong công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức cần ý hoàn thiện khâu sau: SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 60 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ - Xây dựng hệ thống quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn xử lý văn - Công tác tổ chức quản lý giải văn đến, văn - Hoàn thiện công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ - Có biện pháp để giải hồ sơ tích đống 3.2.4.1 Hồn thiện cơng tác soạn thảo văn bản, ban hành xử lý văn Trong q trình cải cách hành UBND huyện đạt kết định song liền với nhựơc điểm địi hỏi cần rút kinh nghiệm để tốt Cần xây dựng chuẩn hố quy trình soạn thảo ban hành, xử lý văn phải có quy chế, quy định rõ ràng công tác cần đầy đủ: soạn thảo văn bản, nhân bản, ký văn bản, đóng dấu văn bản, cần vào quy định nhà nước, hướng dẫn cục văn thư lưu trữ nhà nước chức nhiệm vụ, thẩm quyền quy chế hoạt động UBND huyện Các phòng ban soạn thảo văn cần phải ý đến cỡ chữ, kiểu chữ văn ban hành huyện có văn bị sai lỗi ví dụ ban hành định sau dấu chấm phẩy đến cuối sử dụng dấu phẩy thực tế có văn dùng dấu chấm sai với quy định, cần có quy định rõ ràng thẩm quyền photo văn bản, hạn chế văn để biết, văn phải trình bày hai mặt tờ giấy có đảm bảo đầy đủ tính hiệu lực tính pháp lý văn ban hành Tình trạng văn tới phịng văn thư để đăng ký, đóng dấu văn để chuyển chưa có chữ ký nháy người có thẩm quyền, trách nhiệm nên phải khắc phục tình trạng này, nhân viên văn thư khơng đóng dấu văn chưa có chữ ký cấp trên, cần tuân thủ bước theo quy định nhà nước Cũng cần phải quy định rõ trách nhiệm cho ngưịi có thẩm quyền để ban hành văn không bị sai thẩm quyền ký để quy trách nhiệm cụ thể xác cho người Vì có trường hợp lợi dụng điều để làm điều trái pháp luật lợi ích thân gây hậu nghiêm trọng 3.2.4.2 Đổi công tác quản lý văn đến, văn văn phòng UBND huyện Mỹ Đức SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 61 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Để nâng cao hiệu công tác UBND huyện cần phát huy ưu điểm đồng thời khắc phục yếu Cung cấp kịp thời, nhanh chóng đầy đủ, xác cho hoạt động quản lý UBND huyện Thế kỉ 21 với việc bùng nổ thông tin dẫn đến q tải bị chìm giới thông tin, nguồn lực thông tin vô quan trọng vượt nên nguồn lực khác Khi thơng tin nhiều đặt vấn đề sử dụng quản lý cho thích hợp, có hiệu quả.Thơng tin văn có vai trò quan trọng hoạt động UBND huyện tình hình phát triển kinh tế- xã hội địa phương Chính việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản sử dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước thời đại ngày nhiệm vụ hàng đầu công tác văn thư - lưu trữ Về công tác quản lý văn đến văn văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần có biện pháp khắc phục để tốt hơn: Các phịng, ban chun mơn tự chịu trách nhiệm nội dung, hình thức văn soạn thảo trình lãnh đạo ký trực tiếp Để tra tìm tài liệu nhanh chóng cần thiết cần phải bố trí phịng lưu trữ cho hợp lý cán làm công tác cần phải xếp khoa học cho mục tài liệu Nếu quan quản lý văn sổ cần có quy định rõ ràng việc sử dụng, nên có loại sổ khác để dễ quản lý sử dụng cần thiết, đăng ký vào sổ hạn chế tối đa việc nhầm lẫn, nên tổ chức hai loại văn đến với hai loại màu khác nhau.có loại sổ đăng ký như: sổ công văn đến đi, sổ định đến đi, sổ kế hoạch thông báo….như UBND huyện làm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng Nếu sử dụng việc quản lý văn máy vi tính cần lập file, có phần mền khác để quản lý văn để thao tác tìm văn nhanh chóng khơng gặp khó khắn, khơng nên để q nhiều loại văn vào file gây nhầm lẫn khơng thuận tiện sử dụng ví dụ để văn khơng hợp lý lãnh đạo muốn tìm thơng tin thời gian gây phản cảm cho người khác , quản lý văn máy vi tính hình thức tốt vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm thời gian làm việc tạo suất cao công việc Lập văn thành tập tài liệu có số thứ tự theo loại văn thư thực Lập hồ sơ gốc cần thiết tìm dễ dàng tránh tình trạng văn SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 62 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Hạn chế việc văn để vừa tiết kiệm tiền của, tránh sai sót tới nơi cần gửi văn bản: văn liên quan tới chức nhiệm vụ quan, phịng, ban có trách nhiệm để giải quyết.Việc y văn gửi đI mang tính chất để biết nên hạn chế, thông báo qua họp hay đưa văn lên mạng… Trong cơng tác lưu trữ việc xếp tài liệu cần có khoa học, phục vụ cho qúa trình hoạt động sau này, có văn có giá trị lâu dài ảnh hưởng tới phát triển địa phương, khâu làm không tốt dẫn đến tài liệu bị mối mọt, ẩm mốc,tài liệu khơng cịn ngun vẹn khơng sử dụng Nhất tài liệu có giá trị lịch sử quốc gia Cần có kiểm sốt chặt chẽ việc ký photo văn bản, có quy định rõ ràng văn bắt buộc phải có chữ ký sống, loại dùng chữ ký photo hạn chế phát đối tượng lợi dụng văn làm trái pháp luật Các thủ tục phát hành tất văn sau có chữ ký thức lãnh đạo nên thực phận văn thư 3.2.4.3 Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích đống Cơng tác lập hồ sơ việc vơ quan trọng có ý nghĩa thiết thực hoạt động quan, ảnh hưởng tới phát triển kinh tế xã hội địa phương mà UBND huyện phải có quy định rõ ràng, chế tài cụ thể việc lập hồ sơ vào lưu trữ huyện Vì có văn sau giải xong bị thất lạc khơng tìm thấy cần tái sử dụng không đủ sở để kiểm tra công việc rút kinh nghiệm giải công việc thiếu thông tin Những tài liệu có liên quan đến hay tài liệu chủng loại nên sếp với để tìm dễ ràng Ví dụ như: định xếp danh mục, công văn danh mục riêng biệt tránh việc nhầm lẫn, dễ tìm, dễ bảo quản Có nhứng văn cụ thể quy định loại hồ sơ mà quan, đơn vị phải lập cục văn thư – lưu trữ việc lập: hồ sơ cán bộ, hồ sơ trình ký, hồ sơ nguyên tắc…quy định thời hạn bảo quản văn thuộc diện nộp lưu Cũng cần có quy định rõ ràng cụ thể việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ để qua đánh giá lực hiệu làm việc cán bộ, nhân viên SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 63 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Các phòng, ban huyện văn phòng cần lập danh mục hồ sơ công việc đơn vị Việc nộp hồ sơ lưu trữ phải thực nghiêm túc, đảm bảo chất lượng hồ sơ dựa vào hai văn bản: Một là: văn cục lưu trữ Nhà nước công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22 tháng 01 năm 2003 hướng dẫn xây dựng ban hành danh mục số quan, tổ chức buộc diện nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ tỉnh lưu trữ huyện, huyện phải xây dựng ban hành danh mục quan, tổ chức thuộc UBND huyện thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ theo chế độ lịch sử Hai là: Cần vào công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04 tháng năm 2004 cục văn thư lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện theo chế độ lịch sử Khi tiến hành lập hồ sơ cần phải phân loại cẩn thận tránh trường hợp văn có giá trị cần lưu trữ để sử dụng khơng cho vào lưu trữ, cịn tài liệu huỷ bỏ lại lưu trữ Văn phịng UBND huyện nên thử áp dụng quản lý tài liệu lưu trữ máy vi tính để vừa khoa học vừa dễ tìm, thời gian Cần tổ chức lớp tập huấn cho cán bộ, công chức UBND huyện việc lập hồ sơ thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực công việc lập danh mục hồ sơ tài liệu để dễ quản lý đơn vị Cần phải họp để ban hành danh mục tài liệu thuộc diện phải nộp vào lưu trữ Hiện UBND huyện thực trước huỷ bỏ tài liệu họp để xác định xác tài liệu cần bảo quản tài liệu huỷ bỏ Hàng năm nhân viên lưu trữ huyện phải tiến hành thu đầy đủ tài liệu từ nguồn nộp lưu Việc thu tài liệu hàng năm vào lưu trữ huyện phải tiến hành theo quy định nhà nước, thu tài liệu phải lập biên mục hồ sơ Đối với tài liệu bị chất đống cần có kinh phí đầu tư để chỉnh lý 3.2.5 Ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư-lưu trữ văn phịng UBND huyện CNTT với thành tựu kỳ diệu công nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thơng làm cơng tác văn phịng thay đổi Đưa người sang kỷ nguyên với trang bị phương tiện đại Hầu hết công việc văn phịng, có hỗ trợ cơng nghệ thơng tin: máy vi tính, phương tiện kỹ thuật đại SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 64 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức trang bị như: máy fax, máy tính, luồng thơng tin đầu vào đầu qua sổ công văn từ nhân viên lưu trữ phân loại lưu trữ cho phù hợp với phông lưu trữ quan Hiện máy vi tính thơng qua việc nối mạng( LAN, WAN) xử lý văn đến cách nhanh chóng, xác truyền mạng.Việc lưu trữ dùng film, micro film, băng từ, đĩa từ lưu trữ thông tin với trữ lượng lớn tăng hàng triệu lần Do khơng cần chép, nhân in văn phát hành theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện trước Với việc xuất đĩa cứng, đĩa quang, xử lý ghi nhận đọc thông tin lưu trữ phận quang học lưu trữ thông tin với khối lượng lớn Bằng cách vừa tìm kiếm thơng tin vừa trao đổi với đối tác thơng tin cần thiết, chi phí lúc đầu bỏ lớn lợi ích mang lại vơ to lớn vừa tiết kiệm thời gian, cơng sức Một ngươì dù có thơng minh hay có chí nhớ tốt đến đâu khơng thể nhớ hết khối lưọng thông tin khổng lồ từ năm sang năm khác quan hành nhà nước hàng năm văn đến nhiều với tiến khoa học kỹ thuật giải vấn đề Chính mà văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần áp dụng tiến CNTT vào công tác văn thư - lưu trữ để hiệu công việc tăng lên, trở thành văn phòng đại “văn phòng khơng giấy” khơng cịn phải tủ đựng hồ sơ mà thay vào đĩa mềm đĩa cứng để quản lý, xử lý thông tin đầu vào, đầu nhanh chóng, liên hệ làm việc thuận tiện Khi máy tính nối mạng phải có khố với mật để bảo vệ thơng tin máy ứng dụng CNTT tìm kiếm thông tin trao đổi thông tin cách nhanh chóng, kịp thời cho lãnh đạo để định sáng suốt Khi quản lý văn cần có phần mềm quản lý Nhất để thực cơng văn số: 733/VPHCTC văn phịng thành phố Hà Nội việc không gửi giấy mời cho sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, thành phố qua đường bưu điện mà gửi qua đường điện tử qua điện thoại cầm tay địi hỏi UBND huyện phải ứng dụng CNTT để cập nhật thơng tin nhanh chóng phục vụ cho lãnh đạo quan kịp thời xác chánh sai sót 3.2.6 Tăng cường cơng tác đơn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ Hiện đội ngũ cán tượng lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật, muộn sớm, làm uống rượu bia, chơi game…những việc làm sai với quy định, ý thức SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 65 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ trách nhiệm chưa nâng cao, hành vi số người lại gây ảnh hưởng lớn đến công việc, gây thất tiền nhà nước, đánh lịng tin nhân dân đội ngũ cán Điều địi hỏi phải ln tăng cường cơng tác kiểm tra giám sát Lãnh đạo quan phải thường xuyên quan tâm, sát tình hình hoạt động cơng tác văn thư-lưu trữ để động viên kịp thời đội ngũ cán nhân viên,khơng mà cịn để nâng cao hiệu công việc, tránh tình trạng trì trệ máy hoạt động Phát sai sót kịp thời để nhắc nhở, khắc phục tránh gây hậu nghiêm trọng hay xảy hậu quy trách nhiệm đến người có trách nhiệm liên quan tránh tình trạng đùn đẩy,chốn tránh trách nhiệm, kiên sử lý hành vi mắc phải nhiều lần theo quy định nhà nước ví dụ: tình trạng văn thư tiếp nhận văn có văn mật người khác biết nội dung, hay tình trạng cịn người khác đóng dấu mà việc kiểm tra cơng tác văn thư-lưu trữ vô quan trọng phần định tới thành công hoạt động văn phịng huyện Khơng mà q trình phát sáng kiến cách làm hay cán bộ, nhân viên kịp thời động viên, khen thưởng để họ hăng say với công việc Đồng thời giải thích cho người hiểu tôn trọng quy định công tác văn thư- lưu trữ Tạo tình cảm tốt đẹp cấp cấp SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 66 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyến Hà Hữu ¬ KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập văn phịng UBND huyện Mỹ Đức em thấy cơng tác văn thư –lưu trữ có vị trí quan trọng hoạt động văn phòng, UBND huyện ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động văn phòng hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước Công tác văn thư-lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác quản lý,bao gồm nội dung: xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu cần tổ chức cách khoa học va theo quy định nhà nước Công tác văn thư-lưu trữ văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức hạn chế cần khắc phục khơng phủ nhận đóng góp ảnh hưởng đến hiệu hoạt động quan Hiện quan tâm ngày chuyển biến, hồn thiện sở trang thiết bị, cơng chức văn thư-lưu trữ cúng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Sau thời gian thực tập văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức em rút kinh nghiệm, học quý báu cho thân em ứng dụng phân kiến thức học nhà trường vào thực tế.Kỳ thực tập giúp em làm quen với môi trường làm việc sau này, tăng khả giao tiếp ứng sử với đồng nghiệp Để đạt kết cố gắng thân bên cạnh ln có giúp đỡ cán bộ, nhân viên văn phòng HĐND UBND huyện Mỹ Đức đặc biệt thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu tận tình hướng dẫn em q trình hồn thành khố luận Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 phủ cơng tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày nội dung văn Sách Nghiệp vụ văn phịng trường ĐH Dân Lập Phương Đơng PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, nxb Thống kê SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 Luan van (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc 67 (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc (Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc(Luan.van.tot.nghiep).thuc.trang.ve.cong.tac.to.chuc.van.thu.luu.tru.trong.van.phong.ubnd.huyen.my.duc
Ngày đăng: 30/12/2023, 04:44
Xem thêm:
