Nội dung của IFS Food Standard
Nội dung của tiêu chuẩn thực phẩm IFS được trình bày như sau:
Phần 2 của bài viết tập trung vào quy chế kiểm tra thực phẩm IFS, trong khi Phần 3 liệt kê các yêu cầu kiểm toán cần thiết Cuối cùng, Phần 4 đề cập đến các yêu cầu đối với tổ chức công nhận, tổ chức chứng nhận và đánh giá viên, nhằm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng trong quy trình kiểm tra và chứng nhận thực phẩm.
Tiêu chuẩn thực phẩm IFS đi kèm với tài liệu quy chuẩn IFS Food Doctrine, cung cấp các quy tắc bổ sung và giải thích rõ hơn về các yêu cầu của IFS thực phẩm Cả hai văn bản quy phạm này sẽ được thực hiện sau khi xuất bản Người dùng IFS sẽ nhận thông báo qua cơ sở dữ liệu IFS về việc xuất bản, đánh giá, khả năng áp dụng và các sửa đổi, bổ sung cần thiết cho các văn bản quy phạm.
Xem xét tiêu chuẩn thực phẩm IFS
Ủy ban đánh giá có trách nhiệm chứng minh sự kiểm soát chất lượng và nội dung của tiêu chuẩn thực phẩm IFS, đồng thời sẽ xem xét định kỳ để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu Ủy ban này sẽ bao gồm đại diện từ các nhà bán lẻ, ngành dịch vụ thực phẩm và các tổ chức chứng nhận Mục tiêu chính của ủy ban là chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận và đưa ra quyết định về các thay đổi cần thiết đối với tiêu chuẩn thực phẩm IFS, yêu cầu báo cáo kiểm toán và chương trình đào tạo.
QUY CHẾ KIỂM TRA THỰC PHẨM IFS
Mục đích và nội dung của nghị định về kiểm tra thực phẩm IFS
Giao thức đánh giá mô tả chi tiết các thủ tục cần thiết trong quá trình chứng nhận theo tiêu chuẩn IFS Food Phần này làm rõ các nguyên tắc cơ bản của quy trình chứng nhận, bao gồm yêu cầu mà các công ty và cơ quan chứng nhận phải tuân thủ.
Quy trình chứng nhận IFS Food
Đánh giá thực phẩm IFS nhằm kiểm tra sự tuân thủ quy trình sản xuất tại các cơ sở, đảm bảo chất lượng và an toàn thực phẩm thông qua việc thực hiện các yêu cầu của IFS Food Quá trình này bao gồm việc kiểm tra trực tiếp tại địa điểm sản xuất và xem xét các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng và an toàn thực phẩm của công ty Theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17065, đánh giá thực phẩm IFS sẽ tập trung vào các tính năng cụ thể để đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả trong sản xuất.
2.1 Lựa chọn phạm vi có hệ thống
Tất cả các sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm và quy trình của địa điểm sản xuất phải được bao gồm trong phạm vi của cuộc kiểm toán.
Cách tiếp cận sản phẩm và quy trình:
Trong quá trình đánh giá thực phẩm IFS, đánh giá viên sẽ thu thập bằng chứng để xác định sự tuân thủ của sản phẩm và quy trình hoạt động với các tiêu chí đánh giá Điều này bao gồm việc thực hiện các thông số kỹ thuật của khách hàng và đảm bảo tuân thủ pháp luật liên quan đến sản phẩm Việc nhấn mạnh vào thu thập bằng chứng là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của các sản phẩm và quy trình liên quan.
Lấy mẫu sản phẩm dựa trên rủi ro cho phép các đánh giá viên IFS thu thập bằng chứng cần thiết để thực hiện đánh giá tại chỗ về quy trình sản xuất và kiểm tra tài liệu, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của IFS Thực phẩm Trong quá trình đánh giá, kiểm toán viên cũng phải thực hiện thử nghiệm truy xuất nguồn gốc trong công ty, theo các nguyên tắc mà IFS đang công bố.
IFS), cung cấp thêm thông tin về các chủ đề được kiểm tra và / hoặc yêu cầu đối với công ty được kiểm toán trong quá trình kiểm toán.
Đánh giá tổng thể tại hiện trường yêu cầu ít nhất 50% tổng thời gian dành cho việc đánh giá tại chỗ Quy trình này bao gồm việc kiểm tra trực tiếp tại nơi sản xuất, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc thu thập thông tin.
Quy trình sản xuất bao gồm bảo trì, vệ sinh, kiểm soát dịch hại và Làm sạch,
Khu vực tiếp nhận, lưu trữ và gửi đi, Phát triển sản phẩm,
Cơ sở thí nghiệm tại chỗ,
Cơ sở vật chất dành cho nhân viên, Các khu vực bên ngoài.
Trong quá trình đánh giá quy trình vận hành, đánh giá viên cần quan sát các dây chuyền sản xuất đang hoạt động để thu thập thông tin về các thông số chính Việc này bao gồm giám sát các điểm kiểm soát tới hạn (CCP) và các biện pháp kiểm soát liên quan đến hệ thống HACCP Đồng thời, đánh giá viên thực hiện các cuộc phỏng vấn với nhân viên, ghi chú các công thức nấu ăn được sử dụng trong quy trình sản xuất, quan sát sản phẩm thành phẩm hoặc nguyên liệu thô, và xem xét hệ thống quản lý rủi ro hiện tại.
Đánh giá viên IFS sẽ tiến hành xác minh tại chỗ để đánh giá hiệu quả thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro liên quan đến quản lý chất gây dị ứng, dị vật và kiểm soát dịch hại tại nơi sản xuất Tất cả các hoạt động này sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý an toàn và chất lượng thực phẩm Mục tiêu của phần đánh giá này là xác minh thông tin thu thập được qua phỏng vấn nhân viên, xem xét kết quả kiểm tra và so sánh các đặc tính của sản phẩm mẫu với thông số kỹ thuật của khách hàng.
2.2 Trình độ đánh giá viên
Chuyên môn của kiểm toán viên đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá chất lượng tại chỗ sản xuất, đảm bảo rằng quy trình kiểm toán được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác.
2.3 Chu kỳ chứng nhận hàng năm Địa điểm sản xuất trải qua một cuộc đánh giá chứng nhận IFS mỗi năm Hậu quả là, khách hàng tin tưởng rằng địa điểm sản xuất được chứng nhận có khả năng duy trì yêu cầu chứng nhận
2.4 Chứng nhận dựa trên tổ chức chứng nhận được công nhận theo tiêu chuẩn ISO / IEC 17065 Độ tin cậy của chứng nhận được đảm bảo thông qua một bên thứ ba độc lập tổ chức chứng nhận quốc tế được công nhận Ngoài việc công nhận, các tổ chức chứng nhận phải ký hợp đồng với IFS Management GmbH và sẽ tuân theo các quy tắc cụ thể được mô tả trong Phần 3 của tiêu chuẩn thực phẩm IFS.
2.5 Giám sát và các quy tắc hài hòa của chủ đề án
IFS đã thiết lập các quy trình giám sát cho các tổ chức chứng nhận, chuyên gia đánh giá và công ty được chứng nhận nhằm đảm bảo chất lượng của chương trình Bộ phận đảm bảo chất lượng chịu trách nhiệm quản lý tính toàn vẹn của các tiêu chuẩn IFS Các biện pháp được triển khai dựa trên cách tiếp cận rủi ro, bao gồm việc xử lý các khiếu nại từ các bên liên quan Tổ chức chứng nhận cần thông báo cho khách hàng về các quy tắc và thủ tục của chương trình IFS.
Trước cuộc kiểm tra IFS Food
Trước khi bắt đầu quy trình đánh giá thực phẩm IFS, công ty cần nghiên cứu các phiên bản hiện tại của hai tài liệu quy chuẩn: Tiêu chuẩn thực phẩm IFS và học thuyết thực phẩm IFS Để chuẩn bị cho đánh giá thực phẩm IFS ban đầu, công ty có thể thực hiện một cuộc đánh giá tự nguyện nhằm đánh giá hiện trạng và mức độ tuân thủ Quan trọng là, đánh giá viên thực hiện các cuộc đánh giá trước phải khác với người thực hiện kiểm tra IFS tiếp theo.
3.1 Ký kết hợp đồng với tổ chức chứng nhận Để thực hiện kiểm tra thực phẩm IFS, công ty phải chỉ định một IFS đã được phê duyệt tổ chức chứng nhận, được công nhận ISO / IEC 17065 cho Tiêu chuẩn Thực phẩm IFS Danh sách của tất cả các tổ chức chứng nhận quốc tế IFS có hợp đồng hợp lệ với IFS đều có sẵn bởi quốc gia trên trang web IFS (www.ifs -certification.com) Lập hợp đồng với tổ chức chứng nhận là một bước quan trọng, do đó công ty phải tính đến các mục sau:
Một hợp đồng sẽ được thiết lập giữa công ty và tổ chức chứng nhận, xác định rõ phạm vi kiểm toán, thời gian thực hiện và báo cáo chi tiết Phạm vi đánh giá cần được hai bên thỏa thuận trước khi tiến hành Hợp đồng cũng sẽ nêu rõ chương trình liêm chính IFS và cam kết rằng thông tin về công ty cùng nhân viên sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu IFS theo quy định bảo vệ dữ liệu.
- Liên lạc với tổ chức chứng nhận.
Công ty cần thông báo rõ ràng cho tổ chức chứng nhận về các thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc đánh giá của kiểm toán viên thực phẩm IFS.
+ Tất cả các sản phẩm và các quá trình liên quan nằm trong phạm vi của cuộc đánh giá.
Các công ty chứng nhận IFS Food thường thuê ngoài các bộ phận của hoạt động sản xuất cho bên thứ ba Điều này giúp đảm bảo quy trình sản xuất tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm và chất lượng cao Việc hợp tác với các nhà sản xuất bên ngoài không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất.
+ Tổng quan về các sản phẩm đã xuất khẩu, bao gồm các quốc gia đến khác nhau các sản phẩm được bán cho.
Trong các trường hợp đặc biệt, nếu công ty có ý định loại trừ một số nhóm sản phẩm, điều này cần được thông báo cho tổ chức chứng nhận để xác minh khả năng thực hiện loại trừ.
- Thông báo cho tổ chức chứng nhận.
Trong chu kỳ chứng nhận, quản lý cấp cao cần thông báo cho cơ quan chứng nhận về mọi thay đổi có thể ảnh hưởng đến khả năng tuân thủ yêu cầu chứng nhận, bao gồm thu hồi, cảnh báo sản phẩm, thay đổi tổ chức và quản lý, sửa đổi sản phẩm hoặc phương pháp sản xuất, cũng như địa chỉ liên hệ và địa điểm sản xuất Các chi tiết này sẽ được xác định và thỏa thuận giữa hai bên.
- Ngôn ngữ của cuộc kiểm toán.
Việc đánh giá thực phẩm IFS cần được thực hiện bằng ngôn ngữ chính thức của cơ sở sản xuất Nếu cần dịch thuật, tổ chức chứng nhận phải cung cấp phiên dịch theo quy định trong IFS Food Doctrine.
3.2 Phạm vi của đánh giá thực phẩm IFS
Phạm vi đánh giá trong Giấy chứng nhận Thực phẩm IFS và báo cáo đánh giá thực phẩm IFS được xác định dựa trên phạm vi sản phẩm (từ 1 đến 11) và phạm vi công nghệ (từ A đến F) Điều này đảm bảo rằng đánh giá phản ánh chính xác các sản phẩm và công nghệ được xem xét.
Phạm vi của cuộc kiểm toán IFS phải bao gồm tất cả các hoạt động của công ty, bao gồm tất cả dây chuyền sản xuất và sản phẩm Mô tả các quá trình và nhóm sản phẩm trong báo cáo đánh giá cần rõ ràng, tránh các giải thích chung chung Cần cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm như "xúc xích lên men, giăm bông nấu chín" và vật liệu đóng gói cuối cùng Các chứng nhận hoặc nhãn sản phẩm theo quy định cụ thể không được xuất hiện trong chứng nhận thực phẩm IFS để tránh nhầm lẫn Đánh giá phải cụ thể cho từng địa điểm sản xuất và không được loại trừ bất kỳ quy trình sản xuất nào Mọi loại trừ phải được lập thành văn bản và chứng minh, và tổ chức chứng nhận sẽ sử dụng bảng câu hỏi của IFS để xác định tính khả thi của loại trừ Thông tin về các loại trừ sẽ được ghi rõ trong báo cáo đánh giá và chứng chỉ.
3.2.1 Các quy trình thuê ngoài và phạm vi kiểm toán
Trong tiêu chuẩn thực phẩm IFS, quy trình thuê ngoài một phần được định nghĩa là bước sản xuất hoặc phần của quy trình sản xuất được thực hiện bởi bên thứ ba thay mặt cho địa điểm sản xuất được IFS Food chứng nhận Địa điểm kiểm toán phải đảm bảo kiểm soát an toàn thực phẩm và chất lượng sản phẩm đối với các quy trình thuê ngoài này Kiểm toán viên sẽ đánh giá sự kiểm soát của các quy trình này, yêu cầu có hợp đồng mô tả thỏa thuận và kiểm soát quy trình, lấy mẫu và phân tích Nếu nhà cung cấp quy trình thuê ngoài không được chứng nhận theo IFS Food hoặc các chương trình GFSI, một cuộc đánh giá nhà cung cấp sẽ được thực hiện để xem xét yêu cầu về an toàn thực phẩm, chất lượng sản phẩm và tính xác thực Các quy trình thuê ngoài và tình trạng chứng nhận của địa điểm sản xuất phải được mô tả trong báo cáo đánh giá Nếu địa điểm sản xuất cũng được chứng nhận IFS Food, COID của họ sẽ được đề cập Trên chứng chỉ, sẽ có thêm câu mô tả rằng công ty có một phần quy trình thuê ngoài.
Hoạt động lưu kho và vận chuyển do bên thứ ba có chứng nhận địa điểm sản xuất không được xem là quy trình thuê ngoài, và sẽ được đánh giá theo các chương liên quan của danh sách kiểm tra tiêu chuẩn thực phẩm IFS.
Nếu quy trình thuê ngoài chỉ liên quan đến việc đóng băng hoặc rã đông, thì chứng nhận IFS cho lĩnh vực hậu cần có thể được chấp nhận cho địa điểm thực hiện các quy trình này.
Các quy tắc quy trình thuê ngoài áp dụng đồng nhất cho cả khách hàng sở hữu thương hiệu sản phẩm và các sản phẩm mang thương hiệu riêng của công ty.
Nếu các yêu cầu đối với quy trình thuê ngoài không được tuân thủ, có thể dẫn đến sai lệch trong sản xuất theo tiêu chuẩn IFS Food Sản phẩm gia công hoàn toàn là sản phẩm được sản xuất và đóng gói bởi công ty khác, không nằm trong phạm vi chứng nhận IFS Food Những sản phẩm này sẽ được mô tả trong hồ sơ công ty của báo cáo kiểm toán Khách hàng có thương hiệu sản phẩm được xem là sản phẩm gia công hoàn toàn và không thuộc chứng nhận IFS Food Để đảm bảo tuân thủ, khuyến cáo sử dụng các chương trình chứng nhận như IFS Broker hoặc các chứng nhận tương đương được GFSI công nhận Đánh giá kết hợp giữa IFS Food và IFS Broker có thể được thực hiện để đảm bảo chất lượng.
Đăng hành động kiểm toán
Theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17065, các chuyên gia đánh giá hoặc tổ chức chứng nhận cần phát hành báo cáo đánh giá tạm thời và lập kế hoạch hành động cho doanh nghiệp Kế hoạch này sẽ làm cơ sở cho việc triển khai các biện pháp khắc phục và hành động sửa chữa nhằm giải quyết các sai lệch và trường hợp không phù hợp đã được xác định.
5.1.1 Công ty hoàn thành kế hoạch hành động
Công ty cần thực hiện các biện pháp sửa chữa và đề xuất hành động khắc phục cho tất cả các sai lệch (C, D), cũng như các yêu cầu không đạt điểm C và các điểm không phù hợp (các yêu cầu chính hoặc không đạt điểm D) được đánh giá viên nêu ra.
- Các chỉnh sửa phải được thực hiện trước khi cấp giấy chứng nhận Thực phẩm IFS.
Đối với các sai lệch được đánh giá với điểm C và D, cũng như các trường hợp không phù hợp và yêu cầu KO, công ty cần xác định rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện cho tất cả các biện pháp sửa chữa và hành động khắc phục.
Biểu đồ 3 Thang thời gian để sữa chữa và hành động sửa chữa
Sửa chữa Hành động sửa chữa
Cuối cùng, chứng chỉ về thực hiện bền vững và thành công sẽ được cấp, tuy nhiên quá trình này có thể kéo dài hơn và yêu cầu công ty phải chứng minh hợp lý Việc triển khai phải hoàn tất trước thời điểm đánh giá chứng nhận lại.
Công ty sẽ gửi kế hoạch hành động tới tổ chức chứng nhận trong vòng hai tuần sau khi nhận báo cáo sơ bộ từ cuộc đánh giá và sơ đồ kế hoạch hành động.
- Nếu thời hạn này không được tuân thủ, thì công ty phải trải qua quá trình đánh giá ban đầu hoặc tái chứng nhận hoàn chỉnh.
Chứng chỉ IFS chỉ được cấp phát sau khi hoàn tất các điều chỉnh đối với các yêu cầu đạt điểm C hoặc D, cũng như các yêu cầu không đạt điểm C Kế hoạch hành động sẽ nêu rõ các trách nhiệm và thời gian thực hiện Các sửa chữa và hành động khắc phục sẽ được dịch sang tiếng Anh.
Nếu một điểm không đạt yêu cầu chính và kết quả dưới 75%, hoặc có một số điểm chính hoặc KO, chứng chỉ sẽ không được cấp và sẽ tổ chức một cuộc đánh giá mới Dù vậy, báo cáo vẫn sẽ được tải lên cơ sở dữ liệu IFS.
- Kế hoạch hành động phải được đánh giá viên xác nhận trong quá trình quyết định liên quan đến chứng nhận.
5.1.2 Đánh giá viên xác nhận kế hoạch hành động
Đánh giá viên hoặc đại diện của tổ chức chứng nhận cần xác nhận tính phù hợp của các sửa chữa và hành động khắc phục trong kế hoạch hành động trước khi lập báo cáo đánh giá cuối cùng Nếu các sửa chữa hoặc hành động khắc phục không đạt yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ yêu cầu công ty hoàn thiện kế hoạch hành động đúng hạn Việc không phát hành kế hoạch hành động kịp thời có thể dẫn đến việc không được cấp chứng chỉ.
Tổ chức chứng nhận sẽ chuẩn bị báo cáo đánh giá chính thức sau khi nhận kế hoạch hành động hoàn thành Việc cấp chứng chỉ dựa vào kết quả đánh giá và sự đồng thuận về kế hoạch hành động phù hợp.
Tổ chức chứng nhận đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định cấp Giấy chứng nhận Thực phẩm IFS Quyết định này được đưa ra bởi những cá nhân không tham gia vào quá trình đánh giá, đảm bảo tính khách quan và minh bạch.
5.2.1 Chấm điểm và điều kiện cấp báo cáo đánh giá IFS và chứng chỉ IFS
Biểu đồ 4 Chấm điểm và trao chứng chỉ
Kết quả kiểm toán Trạng thái Công ty hành động Đăng lại mẫu Chứng chỉ
Tổng điểm là ≥ 95% Được thông qua khi ở cấp ITS Food cao hơn sau khi nhận được kế hoạch hành động.
Gửi kế hoạch hành động đã hoàn thành trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được báo cáo sơ bộ
Báo cáo trình bày kế hoạch hành động nhằm đạt được trạng thái Đúng và cấp chứng chỉ ở cấp độ cao hơn Chứng chỉ này sẽ chỉ được cấp sau khi hoàn tất việc sửa chữa trong thời hạn 12 tháng.
Tổng điểm là ≥ 75% và < 95% Được thông qua ở cấp độ IFS Food cơ sở sau khi nhận được kế hoạch hành động.
Gửi kế hoạch hành động đã hoàn thành trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được báo cáo sơ bộ
Báo cáo nêu rõ kế hoạch hành động nhằm đạt trạng thái Đúng, với chứng chỉ cấp cao hơn sẽ được cấp sau khi hoàn tất việc sửa chữa trong thời hạn 12 tháng.
Tổng điểm Không được Các hành động và đánh giá ban đầu
< 75% thông qua mới được thống nhất (không sớm hơn 6 tuần sau khi đánh giá) điểm cuối cùng
Tối đa 1 chuyên nghành và tổng điểm là ≥ 75%
Không được thông qua trừ khi có các hành động tiếp theo được thực hiện và xác nhận sau khi đánh giá tiếp theo
Gửi hành động hoàn chỉnh trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được báo cáo sơ bộ kiểm tra theo dõi tối đa 6 tháng sau ngày kiểm tra.
Báo cáo bao gồm kế hoạch hành động đưa ra trạng thái
Chứng chỉ cấp độ cơ sở sẽ chỉ được cấp khi mọi sự không phù hợp đã được giải quyết và kiểm soát trong quá trình đánh giá tiếp theo Việc cấp chứng chỉ diễn ra sau khi hoàn tất các biện pháp sửa chữa cần thiết.
Lớn hơn 1 chuyên nghành và tổng điểm
Các hành động và đánh giá ban đầu mới được thống nhất
Hồi đáp đưa ra trạng thái
Không được Ít nhất một KO ghi được với D
Các hành động và đánh giá ban đầu mới được thống nhất
Hồi đáp đưa ra trạng thái
Tổng số điểm= (tổng số yêu cầu IFS Thực phẩm (điểm) - các yêu cầu được chấm điểm N/A (điểm)) × 20
Điểm cuối cùng (tính bằng%)= số điểm được trao / tổng số điểm.
5.2.1.1 Quản lý cụ thể quá trình đánh giá
Trong trường hợp một hoặc nhiều điểm không tuân thủ các chính sách đã được ban hành, hoặc khi một hoặc một số điểm bị đánh giá là KO với điểm D trong quá trình đánh giá, cần có biện pháp khắc phục kịp thời để đảm bảo tuân thủ quy định.
Nếu một hoặc nhiều điểm không phù hợp chính được phát hiện và có một hoặc nhiều điểm KO bị chấm điểm D trong quá trình đánh giá, chứng chỉ IFS hiện tại sẽ bị đình chỉ trong cơ sở dữ liệu IFS theo chứng nhận của cơ quan Việc này sẽ được thực hiện càng sớm càng tốt, tối đa là hai ngày làm việc sau ngày cuối cùng của đợt đánh giá chứng nhận lại.
Chương trình liêm chính IFS
Chương trình chính trực IFS, ra mắt vào đầu năm 2010, nhằm đảm bảo chất lượng tiêu chuẩn IFS thông qua việc xem xét báo cáo đánh giá của các công ty được chứng nhận và áp dụng các biện pháp phân tích để cải thiện hiệu suất của tổ chức chứng nhận và đánh giá viên Chương trình này không chỉ củng cố độ tin cậy của tiêu chuẩn IFS mà còn kiểm tra việc thực hiện chúng trong thực tế.
- Các thủ tục chính của chương trình liêm chính IFS được mô tả trong phụ lục
Phụ lục 4 của thỏa thuận khung về đánh giá và chứng nhận IFS giữa IFS Management GmbH và tổ chức chứng nhận cần được ký kết bởi tất cả các tổ chức liên quan Các thủ tục này được phát triển trong các cuộc họp nhóm công tác đảm bảo chất lượng IFS với sự tham gia của các thành viên quốc tế Đánh giá viên IFS phải tuân thủ các quy trình của chương trình tính liêm chính để đảm bảo chất lượng đánh giá Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm thông báo cho khách hàng về nội dung phiên bản hiện tại của phụ lục 4 Chương trình chính trực IFS chủ yếu tập trung vào các hoạt động liên quan đến việc duy trì tiêu chuẩn chất lượng.
6.1 Quản lý khiếu nại IFS
Các nhà bán lẻ và các bên liên quan có quyền gửi các vấn đề khiếu nại đến IFS để điều tra theo Chương trình Chính trực Thông tin khiếu nại có thể được gửi qua email tại địa chỉ @ifs-certification.com hoặc thông qua biểu mẫu khiếu nại trên trang web của IFS.
Chương trình chính trực của IFS sẽ thu thập thông tin cần thiết để điều tra nguyên nhân khiếu nại và xác định có thiếu sót trong việc đáp ứng yêu cầu IFS của các công ty chứng nhận, tổ chức chứng nhận hoặc đánh giá viên được phê duyệt Các bước điều tra sẽ được thực hiện đầy đủ, bao gồm yêu cầu tổ chức chứng nhận tiến hành điều tra nội bộ và cung cấp kết quả điều tra cho IFS.
Bộ phận quản lý chất lượng IFS sẽ quyết định phương pháp tối ưu để đánh giá và xử lý khiếu nại Điều này có thể bao gồm việc lập kế hoạch kiểm tra tính liêm chính tại chỗ ở công ty được IFS chứng nhận để điều tra vụ việc, hoặc tổ chức kiểm tra nhân chứng liêm chính cho một kiểm toán viên được IFS phê duyệt tham gia vào vụ việc Trong trường hợp này, kiểm toán viên sẽ đánh giá một đánh giá viên IFS trong các lần đánh giá định kỳ tiếp theo.
Kiểm tra tính liêm chính tại chỗ sẽ được tiến hành chủ yếu mà không báo trước, chỉ thông báo trước 30 phút trước khi bắt đầu Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, việc kiểm tra tính toàn vẹn tại chỗ có thể được thực hiện với thông báo trước.
6.2 Cách tiếp cận dựa trên rủi ro và giám sát đảm bảo chất lượng IFS
- Các hoạt động đảm bảo chất lượng của chương trình toàn vẹn IFS giám sát toàn bộ hệ thống IFS bằng các công cụ khác nhau:
Để đảm bảo thực hiện đúng các thủ tục theo Tiêu chuẩn IFS, chương trình chính trực IFS tiến hành đánh giá văn phòng định kỳ tại các tổ chức chứng nhận Trong các cuộc đánh giá này, hiệu suất của các đánh giá viên và tổ chức chứng nhận được kiểm tra thông qua các báo cáo mẫu và phân tích cơ sở dữ liệu Nếu cần làm rõ các chủ đề đặc biệt, có thể tiến hành đánh giá nhân chứng hoặc kiểm tra tính liêm chính tại các công ty được chứng nhận.
Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro được áp dụng trong việc phân tích báo cáo của các công ty chứng nhận, với sự giám sát liên tục từ ban quản lý chất lượng IFS Các tiêu chí khác nhau đã được xác định bởi nhóm công tác đảm bảo chất lượng của IFS, bao gồm cả tiêu chí kinh tế và chất lượng Kiểm tra tính toàn vẹn tại chỗ thường được thực hiện mà không báo trước, với một số trường hợp đặc biệt có thể thông báo trước Ngoài ra, các cuộc đánh giá nhân chứng của các đánh giá viên được IFS chấp thuận cũng dựa trên phương pháp phân tích rủi ro này.
Các công ty có chứng chỉ IFS hợp lệ cần phải chấp nhận kiểm tra tính liêm chính không thông báo và cung cấp quyền truy cập cùng hỗ trợ cho kiểm toán viên Tính liêm chính được ủy quyền và việc chấp nhận chương trình chính trực IFS là một phần quan trọng trong các quy định của tất cả các tiêu chuẩn IFS.
Các đánh giá viên được IFS phê duyệt từ các tổ chức chứng nhận ủy quyền cần phải được chấp nhận trong các cuộc đánh giá IFS Điều này đảm bảo tính chính trực và độ tin cậy trong quy trình đánh giá.
Kiểm tra liêm chính tại chỗ và kiểm tra nhân chứng liêm chính, cùng với kiểm toán văn phòng CB liêm chính, là những hoạt động quan trọng trong chương trình liêm chính do IFS Management GmbH thực hiện Các kiểm toán viên liêm chính được thuê hoặc ủy quyền hoàn toàn độc lập với các bên được đánh giá và các tổ chức chứng nhận IFS, đảm bảo tính khách quan và minh bạch trong quá trình đánh giá.
6.3 Các biện pháp trừng phạt
Nếu sự thiếu sót được xác định do lỗi của tổ chức chứng nhận hoặc đánh giá viên, IFS sẽ chuyển thông tin ẩn danh đến một ủy ban xử phạt độc lập sau khi có khiếu nại hoặc qua các hành động đảm bảo chất lượng giám sát dựa trên rủi ro Ủy ban này, bao gồm một luật sư và các đại diện từ ngành công nghiệp, nhà bán lẻ và tổ chức chứng nhận, sẽ quyết định về sự tồn tại và mức độ nghiêm trọng của vi phạm.
Các chủ đề liên quan đến lỗi hành chính của tổ chức chứng nhận có thể được ban quản lý đảm bảo chất lượng IFS đánh giá trực tiếp, tuy nhiên, cần có sự xác nhận từ chủ tịch (luật sư) của ủy ban xử phạt.
Các biện pháp trừng phạt sẽ được áp dụng đối với tổ chức chứng nhận hoặc đánh giá viên nếu có hành vi vi phạm Hình thức xử phạt phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vi phạm, với việc tích lũy "điểm tiêu cực" trong vòng hai năm Trong những trường hợp nghiêm trọng, tổ chức có thể bị đình chỉ hoặc hợp đồng bị hủy Mục tiêu của Chương trình Chính trực IFS là nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức này thông qua yêu cầu hành động khắc phục, như tham gia đào tạo thêm.
IFS Management GmbH sẽ thông báo cho cơ quan công nhận thích hợp về các vi phạm liên quan đến tổ chức chứng nhận hoặc đánh giá viên đã được quyết định Tất cả các quy trình liên quan đến vi phạm, hình phạt và "điểm tiêu cực" được quy định trong phụ lục 4 của thỏa thuận khung giữa IFS và từng tổ chức chứng nhận.
Hình 2.1 Tóm tắt các hoạt động của chương trình liêm chính IFS
Cách tiếp cận/ giám sát dựa trên rủi ro Quản lý khiếu nại
Kiểm toán văn phòng CB
Kiểm toán nhân chứng ccccchubngws
Kiểm tra tính toàn vẹn tại chỗ ( thông báo hoặc không báo trước)
Có đủ dữ liệu /có khả năng vi phạm Ủy ban xử phạt
Quyết định về vi phạm và tiêu cực đối với CB hoặc đánh giá viên theo phụ lục 4 của thỏa thuận khung
CB không có quyền biểu quyết
Người tham gia từ ngànhNgười bán lẻ
Biểu trưng IFS
Bản quyền và nhãn hiệu của IFS Food hoàn toàn thuộc về IFS Management GmbH Biểu trưng IFS có thể được tải xuống từ phần bảo mật trong cơ sở dữ liệu IFS.
Các điều khoản và điều kiện dưới đây sẽ được kiểm toán viên kiểm tra trong quá trình đánh giá Kết quả của kiểm tra này sẽ được ghi nhận trong hồ sơ công ty của báo cáo kiểm toán như một trường bắt buộc Nếu kiểm toán viên xác định rằng công ty không đáp ứng các điều khoản và điều kiện, IFS sẽ được thông báo tương ứng.
Các điều khoản và điều kiện sử dụng biểu trưng IFS cùng với thông tin liên lạc liên quan đến giấy chứng nhận ứng dụng thực phẩm IFS được áp dụng cho tất cả các biểu trưng IFS.
- Hình thức, thiết kế và màu sắc của Logo IFS:
Chỉ phiên bản mới nhất của biểu trưng IFS được phép sử dụng, và khi sử dụng, cần tuân thủ hình thức và màu sắc của bản vẽ tỷ lệ Trong tài liệu, việc in đen trắng cũng được chấp nhận Các công ty chỉ được sử dụng biểu trưng cho các tiêu chuẩn mà họ đã được chứng nhận Biểu trưng IFS chung chỉ có thể được sử dụng để thể hiện sự hỗ trợ của tổ chức chứng nhận hoặc nhà tư vấn IFS đối với các công ty được chứng nhận hoặc khi cung cấp nhiều hơn một tiêu chuẩn IFS Mọi hình thức sử dụng khác cần phải được thỏa thuận với IFS.
Logo IFS Food có thể được sử dụng dưới dạng in, điện tử và phim, miễn là tuân thủ các quy định về hình thức và định dạng Các điều kiện này cũng áp dụng cho việc sử dụng logo làm tem.
- Hạn chế nhận xét và diễn giải
Khi một cơ sở sản xuất được chứng nhận IFS Food, các tài liệu có biểu tượng IFS sẽ được công bố bởi công ty hỗ trợ IFS Food hoặc tổ chức chứng nhận IFS Food Những nhận xét và diễn giải liên quan đến IFS sẽ được nhận diện rõ ràng.
- Sử dụng logo IFS Food trong tài liệu quảng cáo
Biểu trưng Thực phẩm IFS không được hiển thị trên sản phẩm hoặc tài liệu quảng cáo tiếp cận người tiêu dùng cuối cùng, như bao bì bán hàng liên công ty hay tài liệu quảng cáo sản phẩm Trên trang web không chỉ dành cho giao tiếp B2B, biểu trưng chỉ được phép xuất hiện trong phần liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng hoặc an toàn thực phẩm Việc sử dụng biểu trưng cho tiếp thị B2C là không hợp lệ, và tất cả thông tin liên quan đến chứng nhận cần phải đề cập rõ ràng đến IFS.
- Biểu trưng IFS sẽ không được sử dụng trong các bản trình bày không có kết nối rõ ràng với IFS.
Một địa điểm sản xuất được chứng nhận IFS Food, bao gồm nhà môi giới, nhà bán lẻ, nhà cung cấp dịch vụ hậu cần hoặc nhà bán buôn, có thể sử dụng biểu tượng IFS cho mục đích quảng cáo và công bố thông tin liên quan đến chứng nhận IFS, nếu họ chấp nhận chứng chỉ từ các nhà cung cấp hoặc tổ chức chứng nhận IFS Tuy nhiên, nếu công ty không có chứng nhận riêng, họ cần làm rõ rằng mình hỗ trợ hoặc hợp tác với các công ty đã được chứng nhận IFS Mọi hình thức sử dụng có thể gây hiểu lầm rằng công ty đó được chứng nhận đều không được phép.
- Hạn chế hơn nữa đối với việc sử dụng Biểu trưng IFS Food
Biểu trưng Thực phẩm IFS không được sử dụng theo cách có thể ngụ ý rằng chủ sở hữu IFS chịu trách nhiệm về quyết định chứng nhận Khi có sự đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận Thực phẩm IFS, công ty và địa điểm sản xuất phải ngay lập tức ngừng sử dụng Biểu trưng IFS trên tài liệu và trang web Nếu có loại trừ liên quan đến đánh giá phạm vi, thông tin chi tiết sẽ được cung cấp theo yêu cầu Logo IFS có thể được sử dụng, nhưng cần ghi chú dưới cùng rằng “một số sản phẩm được loại trừ khỏi phạm vi của chứng nhận IFS Food Audit và có thể được hiển thị theo yêu cầu.”
- Truyền đạt chứng nhận Thực phẩm IFS
Tất cả các quy tắc liên quan đến IFS Food phải được áp dụng cho mọi thông tin liên lạc Điều này bao gồm việc cấm sử dụng các cụm từ như “IFS”, “Tiêu chuẩn Đặc trưng Quốc tế” hay “Thực phẩm IFS” khi giới thiệu các sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
YÊU CẦU ĐỐI VỚI TỔ CHỨC CÔNG NHẬN, TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN VÀ ĐÁNH GIÁ VIÊN
Yêu cầu đối với cơ quan công nhận
Các tổ chức công nhận phải đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO / IEC
Để đảm bảo sự phù hợp trong đánh giá, Hiệp định đa phương sẽ được ký kết cho sản phẩm Chứng nhận hợp tác Châu Âu nhằm mục đích công nhận hoặc tham gia diễn đàn công nhận quốc tế Để tăng cường giao tiếp và tương tác, các cơ quan công nhận cần chỉ định IFS làm người liên hệ trong tổ chức của họ.
1.2 Việc đào tạo của ủy ban công nhận (hoặc người có thẩm quyền)
Tất cả nhân viên của cơ quan công nhận tham gia vào hoạt động công nhận IFS cần phải có kiến thức đầy đủ về Chương trình Thực phẩm IFS, các văn bản quy chuẩn liên quan, cũng như hiểu biết về ngành công nghiệp thực phẩm.
Quyết định công nhận chỉ được thực hiện sau khi nhận được khuyến nghị từ một cá nhân hoặc ủy ban công nhận Người phụ trách hoặc ít nhất một thành viên của ủy ban phải tham gia Khóa đào tạo IFS (“Đào tạo giảng viên”) do IFS tổ chức, hoặc chứng minh kiến thức tương đương đã được IFS xác nhận Đối với ủy ban, người đã được đào tạo sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho các thành viên khác trong ủy ban công nhận, dựa trên các điểm chính của khóa học “Đào tạo nhà huấn luyện”.
1.3 Năng lực của các chuyên gia đánh giá của cơ quan công nhận
Các chuyên gia đánh giá của các tổ chức công nhận phải chịu trách nhiệm về những việc sau:
• Đi cùng với Kiểm toán viên Thực phẩm IFS trong các Kiểm tra Thực phẩm IFS đã đăng ký (đánh giá nhân chứng),
• Đánh giá trụ sở chính của tổ chức chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO / IEC
Đánh giá theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17065 và IFS yêu cầu người đánh giá phải có kiến thức chuyên sâu về các quy định và tài liệu quy phạm liên quan Việc hiểu rõ các yêu cầu cụ thể của IFS là cần thiết để đảm bảo quy trình đánh giá diễn ra hiệu quả và chính xác.
Người giám định nhân chứng, tối thiểu phải:
Có thể chứng minh trình độ kiến thức tương đương được IFS xác nhận thông qua việc tham gia Hội nghị CB IFS hàng năm, đào tạo hiệu chuẩn và đào tạo giảng viên Ngoài ra, giám định viên nhân chứng cũng có thể được đào tạo nội bộ bởi lãnh đạo AB đã tham gia đào tạo IFS.
• Đã tham gia khóa học HACCP,
• Có kinh nghiệm tối thiểu hai 2 năm trong lĩnh vực công nghệ thực phẩm.
Người đánh giá tại trụ sở chính, tối thiểu phải:
• Có kiến thức chi tiết về phiên bản hiện tại của Tiêu chuẩn Thực phẩm IFS.
• Có kiến thức chi tiết về các văn bản quy phạm liên quan.
1.4 Tần suất đánh giá của các tổ chức chứng nhận Đối với đánh giá ban đầu, đánh giá tại trụ sở chính (với đánh giá của ít nhất một IFS Food đầy đủ quy trình Chứng nhận) và ít nhất một đánh giá nhân chứng sẽ được thực hiện.
Tổ chức chứng nhận có quyền thực hiện lên đến 10 cuộc đánh giá Thực phẩm IFS trong vòng một năm trước khi đạt được chứng nhận chính thức.
Trong quá trình giám sát chu kỳ công nhận:
• Tối thiểu 1 đánh giá trụ sở chính một năm,
• Tối thiểu 1 đánh giá nhân chứng sẽ diễn ra 2 năm một lần.
Lưu ý: có thể cho phép linh hoạt tối đa 3 tháng trong khoảng thời gian giữa 2 đánh giá, theo quy định của cơ quan công nhận.
Trong quá trình đánh giá tại trụ sở chính cho IFS Food, tài liệu sau sẽ được lấy mẫu và đánh giá, tối thiểu:
• Đối với các tổ chức chứng nhận có tối đa 200 chứng chỉ, ít nhất 3 tệp địa điểm được giao kiểm toán,
• Đối với các tổ chức chứng nhận có hơn 200 chứng chỉ, ít nhất 5 tệp địa điểm của kiểm toán giao,
• Đối với tổ chức chứng nhận có tối đa 10 đánh giá viên, ít nhất 3 hồ sơ đánh giá viên
• Đối với tổ chức chứng nhận hơn 10 đánh giá viên, ít nhất 5 hồ sơ đánh giá viên
Việc sử dụng đánh giá viên không độc quyền phải được đề cập đầy đủ trong mẫu đánh giá các tập tin
1.5 Công nhận của một tổ chức chứng nhận hoạt động quốc tế Đánh giá trụ sở chính và đánh giá nhân chứng sẽ bao gồm các hoạt động điển hình (bao gồm các hoạt động quốc tế và các địa điểm quan trọng) của tổ chức chứng nhận
1.6 Các điều kiện để khôi phục công nhận sau khi thu hồi hoặc đình chỉ
Khi cơ quan công nhận quyết định thu hồi hoặc đình chỉ công nhận, việc thực hiện Đánh giá IFS và cấp Chứng chỉ IFS sẽ bị ngừng lại Để khôi phục sự công nhận sau khi bị rút, các điều kiện giống như đánh giá ban đầu sẽ được áp dụng Trong trường hợp công nhận bị đình chỉ, IFS và cơ quan công nhận sẽ cùng nhau xác định các yêu cầu cần thiết để gỡ bỏ tình trạng đình chỉ.
Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận (CB) Certification Bodies
Trước khi tổ chức chứng nhận có thể thực hiện bất kỳ IFS nào, họ cần ký hợp đồng Đánh giá bao gồm các đánh giá ban đầu trong quá trình công nhận, trong đó tổ chức chứng nhận (CB) phải chứng minh việc đăng ký tiêu chuẩn ISO / IEC 17065 cho IFS Food Theo hợp đồng, CB phải cử ít nhất một người tham gia hội nghị CB hàng năm, người này phải là Người quản lý chương trình IFS, IFS Huấn luyện viên nội bộ hoặc cấp phó chính thức, và cần phải thông thạo tiếng Anh.
2.2 Tiêu chuẩn ISO/IEC 17065 quy trình công nhận IFS
Tổ chức chứng nhận phải được công nhận IFS Food theo tiêu chuẩn ISO / IEC
Các tổ chức chứng nhận đang trong quá trình công nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17065 có thể thực hiện tối đa 10 cuộc đánh giá, bao gồm đánh giá nhân chứng công nhận Tất cả các cuộc đánh giá này sẽ được cơ quan công nhận, được IAF hoặc EA công nhận, xem xét trong quá trình đánh giá trụ sở ban đầu trước khi đạt được trạng thái công nhận.
Trong trường hợp thu hồi hoặc đình chỉ công nhận ISO/IEC 17065 đối với IFS của tổ chức chứng nhận, toàn bộ quá trình chứng nhận sẽ bị dừng lại và tổ chức không còn quyền cấp bất kỳ Chứng chỉ IFS nào Điều này có nghĩa là tổ chức chứng nhận không thể cấp chứng chỉ IFS kể từ ngày thu hồi hoặc đình chỉ, ngay cả khi các cuộc đánh giá đã được thực hiện nhưng vẫn đang trong quá trình chứng nhận như xem xét báo cáo hay quyết định chứng nhận.
Tổ chức chứng nhận cần có thủ tục văn bản để xem xét và giải quyết kháng cáo liên quan đến kết quả kiểm toán, độc lập với đánh giá viên cá nhân và được quản lý cấp cao xem xét Kháng nghị phải hoàn tất trong 20 ngày làm việc sau khi nhận thông tin từ bên được đánh giá Các thủ tục chung để xử lý khiếu nại từ công ty hoặc bên liên quan khác cũng phải được lập thành văn bản Phản hồi ban đầu sẽ được cung cấp trong 10 ngày làm việc từ khi nhận khiếu nại, và thư xác nhận đã nhận khiếu nại sẽ được gửi trong tối đa 5 ngày làm việc Phản hồi đầy đủ bằng văn bản sẽ được đưa ra sau khi hoàn tất điều tra kỹ lưỡng về khiếu nại Việc xử lý khiếu nại tại văn phòng IFS được căn cứ theo thỏa thuận khung IFS với các tổ chức chứng nhận.
Nếu có khiếu nại về chất lượng nội dung của Kiểm toán IFS hoặc Báo cáo Kiểm toán IFS, tổ chức chứng nhận cần phải gửi một tuyên bố giải thích nguyên nhân và các biện pháp khắc phục trong vòng 2 tuần theo yêu cầu của Văn phòng IFS.
Nếu khiếu nại liên quan đến lỗi quản trị trong Báo cáo đánh giá IFS, Chứng chỉ IFS hoặc Cơ sở dữ liệu IFS, Văn phòng IFS yêu cầu tổ chức chứng nhận gửi tuyên bố và kế hoạch khắc phục trong vòng 1 tuần, thông qua email hoặc văn bản.
Quyết định về chứng nhận phải dựa trên khuyến nghị của người có thẩm quyền hoặc ủy ban chứng nhận Ngoài ra, quyết định này có thể được thực hiện bởi một cá nhân khác, không phải là người thực hiện đánh giá.
Khi một tổ chức chứng nhận chuyển giao các hoạt động chứng nhận cho một tổ chức khác, tổ chức chứng nhận mới sẽ tiến hành xác minh tất cả các Chứng chỉ IFS hiện có Điều này nhằm quyết định xem có cần thực hiện các hành động như rút lại các chứng chỉ gần đây hoặc thực hiện đánh giá tái chứng nhận IFS bổ sung hay không.
2.6 Trách nhiệm của tổ chức chứng nhận đối với Đánh giá viên IFS, Người đánh giá, giảng viên và kiểm toán viên nhân chứng
Tổ chức chứng nhận có nghĩa vụ đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn ISO 17065 và thỏa thuận khung IFS.
Tổ chức chứng nhận có trách nhiệm giám sát và duy trì năng lực của tất cả kiểm toán viên theo chuẩn mực yêu cầu Do đó, các cơ quan này đảm nhận vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và tính chính xác của các quá trình chứng nhận.
• Quản lý đánh giá nhân chứng (bởi các cơ quan công nhận)
Để đảm bảo rằng đánh giá viên hoặc nhóm đánh giá có đủ năng lực thực hiện toàn bộ quy trình kiểm toán, cần phải áp dụng các luật và quy định liên quan cùng với các yêu cầu của IFS và tổ chức chứng nhận.
Để đảm bảo năng lực của các đánh giá viên, tổ chức chứng nhận cần thực hiện giám sát liên tục và tiến hành đánh giá nhân chứng tại chỗ ít nhất một lần trong vòng hai năm cho mỗi đánh giá viên.
Để theo dõi quá trình đánh giá IFS cho CB, việc chứng kiến đánh giá viên là rất quan trọng Kiểm tra nhân chứng này có thể được xem như một phần của đánh giá giám sát định kỳ, giúp đảm bảo rằng cuộc đánh giá giám sát tiếp theo sẽ diễn ra đúng hạn vào năm thứ hai.
Để đảm bảo tính công bằng của kiểm toán viên, cần tuân thủ các Quy tắc IFS, tránh việc kiểm toán viên hoạt động như một nhà tư vấn, và không tham gia hoặc đại diện cho công ty được kiểm toán trong vòng hai năm trước đó.
• Để đảm bảo rằng không có đánh giá viên nào thực hiện nhiều hơn 3 IFS Food liên tiếp đánh giá của cùng một địa điểm sản xuất
• Để đảm bảo rằng tất cả các đánh giá viên đều có hợp đồng hợp lệ với tổ chức chứng nhận,
• Để có được một thỏa thuận đã ký từ đánh giá viên cho mỗi cuộc đánh giá, bao gồm tuyên bố:
1 tuân thủ tất cả các quy tắc do CB xác định bao gồm bảo mật và độc lập với thương mại và các lợi ích khác,
2 khai báo trong trường hợp có bất kỳ liên kết nào đến công ty đang được kiểm toán, hiện tại hoặc trong vòng 2 năm qua
3 tiết lộ bất kỳ xung đột lợi ích nào,
• Để đảm bảo rằng ít nhất một thành viên trong đội ngũ CB chịu trách nhiệm về
CB nội bộ đào tạo.
Đối với tổ chức chứng nhận mới bắt đầu hoạt động IFS, việc tổ chức đào tạo nội bộ có thể được thực hiện theo yêu cầu từ IFS.
Hằng năm, tổ chức 16 giờ đào tạo nội bộ cho Đánh giá viên IFS và Người soát xét nhằm chia sẻ kinh nghiệm, hiệu chuẩn và cập nhật kiến thức về các yêu cầu pháp lý Người huấn luyện sẽ đảm nhận trách nhiệm về nội dung khóa đào tạo và dẫn dắt ít nhất một phần của chương trình Các chủ đề đào tạo bao gồm luật pháp, thực tiễn kiểm toán và cập nhật về an toàn thực phẩm, tương tự như các cập nhật từ GFSI Khóa đào tạo kéo dài 16 giờ sẽ bao gồm ít nhất một ngày gặp mặt trực tiếp, trong khi 8 giờ còn lại có thể được thực hiện qua các cuộc họp trực tiếp hoặc các phiên trực tuyến dành riêng cho IFS Danh sách chữ ký và chương trình làm việc đào tạo sẽ được cung cấp theo yêu cầu.
• Nhận thức đầy đủ về các quy định kiểm tra do IFS cung cấp có sẵn trên trang web IFS,
• Để đảm bảo rằng các yêu cầu của GFSI đối với CB được đáp ứng.
Yêu cầu đối với người đánh giá thực phẩm IFS, người soát xét, người huấn luyện và người làm chứng
3.1 Vai trò và chức năng cụ thể của nhân viên tổ chức chứng nhận
3.1.1 Yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá thực phẩm IFS
Đánh giá viên IFS có thể hoạt động theo hai hình thức: độc quyền với một tổ chức chứng nhận hoặc không độc quyền với nhiều tổ chức Đối với kiểm toán viên độc quyền, họ cần cung cấp thông tin về năng lực cho tổ chức chứng nhận, và tổ chức này sẽ đánh giá và xác nhận trước khi đăng ký Ngược lại, kiểm toán viên không độc quyền tự chịu trách nhiệm về việc đăng ký của mình và sẽ thực hiện quy trình đăng ký trong cổng thông tin IFS Auditor Năng lực của họ sẽ được Ban quản lý IFS Auditor đánh giá thông qua CV trực tuyến.
3.1.1.1 Quy trình phê duyệt đánh giá viên
Đánh giá viên cần tuân thủ các yêu cầu tại chương 7.2.2 và 7.2.3 của TCVN ISO 19011 Trước khi đăng ký thi IFS, các đánh giá viên độc quyền phải ký hợp đồng với tổ chức chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17065 Đối với các kiểm toán viên không độc quyền, hợp đồng với một hoặc nhiều tổ chức chứng nhận có thể được ký sau kỳ thi IFS Tất cả các kiểm toán viên đều phải ký vào hợp đồng này.
Điều khoản chung và điều kiện cấp phép của IFS Management cho IFS Đánh giá viên quy định các yêu cầu và trách nhiệm của các đánh giá viên Đồng thời, các quy tắc của Chương trình liêm chính dành cho đánh giá viên nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình đánh giá.
3.1.1.2 Yêu cầu chung đối với đánh giá viên khi đăng ký Kiểm tra IFS
Để đủ điều kiện làm Kiểm toán viên IFS, ứng viên cần đáp ứng các yêu cầu tối thiểu và cung cấp tài liệu chứng minh CV phải được nộp qua Cổng kiểm toán IFS Ứng viên cần có bằng cấp liên quan đến thực phẩm hoặc khoa học sinh học, tối thiểu là bằng cử nhân hoặc hoàn thành tốt giáo dục chuyên nghiệp liên quan đến thực phẩm Ngoài ra, ứng viên phải có ít nhất ba năm kinh nghiệm làm việc toàn thời gian trong ngành công nghiệp thực phẩm, bao gồm các chức năng như chất lượng đảm bảo, an toàn thực phẩm và R&D Kinh nghiệm tư vấn trong sản xuất thực phẩm có thể được tính tối đa một năm nếu có chứng minh hợp lệ.
Để trở thành đánh giá viên trưởng IFS, bạn cần tham gia khóa đào tạo chuyên sâu với thời gian tối thiểu 40 giờ, hoặc hoàn thành khóa học chuyên gia đánh giá chính được công nhận như IRCA trong hệ thống quản lý.
Đã tham gia khóa đào tạo Vệ sinh thực phẩm và HACCP (thời gian: ít nhất
Trong vòng hai ngày, đánh giá viên cần hoàn thành tối thiểu mười (10) cuộc đánh giá an toàn thực phẩm đã được GFSI công nhận hoặc được công nhận bởi bên thứ ba trong năm (5) năm qua Những cuộc đánh giá này phải được thực hiện tại các địa điểm sản xuất khác nhau, đảm bảo tính đa dạng và kinh nghiệm trong ngành chế biến thực phẩm Ngoài ra, đánh giá viên cũng cần có kiến thức cụ thể và thực tế về phạm vi sản phẩm cũng như công nghệ liên quan đến quy trình đánh giá.
Để đáp ứng yêu cầu kinh nghiệm trong ngành thực phẩm, ứng viên cần có ít nhất hai năm kinh nghiệm chuyên môn trong chế biến thực phẩm cho từng phạm vi sản phẩm Kinh nghiệm tư vấn liên quan đến các hoạt động xử lý thực phẩm có thể được tính tối đa một năm nếu được chứng minh bằng hợp đồng, hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc xác nhận của khách hàng Ngoài ra, ứng viên cũng cần thực hiện ít nhất mười cuộc đánh giá cho mỗi phạm vi, thuộc các loại quy định.
Các cuộc đánh giá an toàn thực phẩm được công nhận bởi GFSI, bao gồm cả các đánh giá của học viên nếu có bằng chứng tham dự hợp lệ.
Đã thực hiện các đánh giá Thực phẩm của IFS Global Markets (Cấp độ Trung cấp hoặc ít nhất tám (8) thời lượng đánh giá giờ)
Đánh giá bên thứ hai bao gồm các cuộc điều tra về chất lượng và an toàn thực phẩm, theo "Danh sách tích cực về kinh nghiệm kiểm toán dễ nhận biết đối với IFS Food" Đánh giá viên cần tham gia đầy đủ vào các bước của cuộc đánh giá, bao gồm đánh giá tại chỗ và quy trình quyết định Các cuộc đánh giá sẽ được thực hiện tại nhiều địa điểm sản xuất khác nhau, với tối đa ba (3) cuộc đánh giá cho cùng một địa điểm sản xuất Nếu chỉ có kinh nghiệm làm việc hoặc kinh nghiệm kiểm toán không đủ, sự kết hợp giữa công việc và kinh nghiệm đánh giá sẽ được chấp nhận, chẳng hạn như một (1) năm kinh nghiệm làm việc cộng với năm (5) lần đánh giá hoặc các sự kết hợp tương đương.
Có ít nhất hai năm kinh nghiệm chuyên môn trong ngành thực phẩm, đặc biệt liên quan đến chế biến thực phẩm cho từng phạm vi công nghệ ứng dụng Kinh nghiệm tư vấn cũng có thể được tính vào tổng thời gian làm việc.
(tối đa là một năm) nếu nó có thể được khách hàng chứng minh hợp đồng, hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc xác nhận.
Hoặc là ít nhất năm (5) cuộc đánh giá cho mỗi phạm vi, thuộc các loại sau:
Các cuộc đánh giá an toàn thực phẩm được công nhận bởi GFSI, bao gồm cả các đánh giá của học viên, miễn là có bằng chứng về sự tham dự.
- Đã thực hiện các đánh giá Thực phẩm của IFS Global Markets (Cấp độ Trung cấp hoặc ít nhất tám (8) thời lượng đánh giá)
Đã thực hiện các cuộc đánh giá bên thứ ba, bao gồm điều tra chất lượng và an toàn thực phẩm, với bằng chứng xác nhận theo danh sách các cuộc kiểm toán được công nhận Đánh giá viên cần tham gia đầy đủ vào tất cả các bước của quá trình đánh giá, bao gồm đánh giá tại chỗ, đánh giá và các quy trình quyết định Các cuộc đánh giá sẽ diễn ra tại nhiều địa điểm sản xuất khác nhau, và không chấp nhận hơn hai cuộc đánh giá tại cùng một địa điểm sản xuất.
Để đáp ứng yêu cầu về công nghệ, kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp hoặc kinh nghiệm kiểm toán có thể không đủ, nhưng sự kết hợp giữa hai loại kinh nghiệm này sẽ được chấp nhận (chẳng hạn như 1 năm kinh nghiệm làm việc cộng với 3 lần đánh giá hoặc các tổ hợp tương đương) Ngoài ra, nếu đánh giá viên muốn thực hiện đánh giá bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng mẹ đẻ, họ cần cung cấp bằng chứng về sự thông thạo trong các ngôn ngữ đó Sau khi IFS chấp nhận bằng chứng, ngôn ngữ mới sẽ được thêm vào hồ sơ đánh giá viên.
• Chứng chỉ ngôn ngữ tương đương với CEFR (Khung Châu Âu chung về Tham khảo về Ngôn ngữ) trình độ B2 trở lên
• 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực thực phẩm tại quốc gia tương ứng
Để được phê duyệt làm kiểm toán viên IFS, người nộp đơn phải hoàn thành ít nhất mười cuộc đánh giá bằng ngôn ngữ tương ứng mà không có sự tham gia của người dịch, bao gồm việc tham dự thành công kỳ thi viết và phỏng vấn Người nộp đơn cũng cần tham gia khóa đào tạo nội bộ IFS ban đầu kéo dài 2 ngày (16 giờ), do tổ chức chứng nhận thực hiện, dựa trên tài liệu của IFS liên quan đến luật thực phẩm và vệ sinh thực phẩm Khóa đào tạo này không được diễn ra quá một năm trước khi nộp đơn cho kỳ thi IFS Nếu hồ sơ của kiểm toán viên không đáp ứng các yêu cầu, IFS có quyền từ chối đơn xin kiểm tra Đối với kiểm toán viên độc quyền, hồ sơ phải được xác nhận bởi một người từ tổ chức chứng nhận được công nhận, trong khi kiểm toán viên không độc quyền cần xác nhận tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu đã cung cấp.
3.1.1.3 Quy trình kiểm tra IFS
Theo yêu cầu hiện tại về điểm chuẩn GFSI, mỗi ứng viên cần vượt qua kỳ thi kiến thức sau trang trại GFSI trước khi được phê duyệt cho bất kỳ lược đồ chuẩn GFSI nào, chẳng hạn như IFS Bài kiểm tra này có thể được thực hiện với IFS hoặc bất kỳ chương trình chuẩn GFSI nào khác.