Kết quả khảo sát tình hình công tác văn thư tại bộ tham mưu tổng cục II nhận xét, kiến nghị

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa BQP Bộ Quốc phòng TCII Tổng cục II BTM Bộ Tham mưu P.KHTH Phòng Kế hoạch tổng hợp B.VT - LT Ban Văn thư - Lưu trữ TM - KH Tham mưu - Kế hoạch CTVT Công tác văn thư VB Văn TN Tốt nghiệp NV Nhân viên Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác Văn thư phận gắn liền với hoạt động quản lý, điều hành quan, đơn vị Hoạt động quan đạt hiệu cao hay thấp phụ thuộc phần vào việc tổ chức công tác Văn thư quan tốt hay không tốt Do đó, cơng tác văn thư có vai trị quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, đơn vị Qua năm học tập Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, với phương châm học đôi với hành, việc thực tập cuối khóa cho sinh viên chuyên ngành lưu trữ học có ý nghĩa quan trọng chương trình đào tạo bậc Đại học Đây điều kiện gắn kết lý luận nhà trường thực tiễn quan, đơn vị cách tốt Qua sinh viên củng cố kiến thức, rút kinh nghiệm, nâng cao khả vận dụng lý luận vào thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiêp vụ tạo phong cách làm việc khoa học ngày hiệu Được Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trang bị cho lý luận kiến thức công tác văn thư, ý thức tầm quan trọng ý nghĩa sâu sắc công tác văn thư, lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế, mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy quan, tổ chức, nhà nước đặc biệt lực lượng vũ trang lại phải trọng Nếu làm tốt cơng tác văn thư hoạt động quan ngày nếp, chất lượng có hiệu quả, làm tiền đề tốt cho cơng tác lưu trữ quan Qua q trình học tập, nhận thức rằng, lý thuyết cần gắn liền với thực tiễn, học đôi với hành Vì vậy, tơi xác định, thời gian thực tập tốt nghiệp q trình bổ ích cần thiết để củng cố kiến thức học trường, rèn luyện kỹ năng, giúp hiểu sâu rộng hoạt động quan, tích lũy kinh nghiệm thực tế, thu thập thêm tài liệu… giúp chuẩn bị tốt cho kỳ thi tốt nghiệp tới mà trang bị nhiều kiến thức kinh nghiệm công tác văn thư sau Như vậy, qua đợt thực tập tơi hồn thành nội dung Khoa đề kết nghiên cứu, khảo sát thực tế công tác văn thư quan Bộ Tham mưu thể qua báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm phần sau: Ngồi danh mục từ viết tắt, phụ lục, tài liệu tham khảo, báo cáo chia làm hai Phần: Phần I: Kết khảo sát tình hình công tác văn thư Bộ Tham mưu-Tổng cục II; Phần II: Nhận xét, kiến nghị Báo cáo thực tập sản phẩm ghi nhận cố gắng tìm tịi học hỏi thân trình thực tập quan Bộ Tham mưu, trình độ vốn kiến thức cịn có hạn chế định, báo cáo tơi khơng tránh khỏi có thiếu sót, nhận định, đánh đề xuất, kiến nghị Cho nên, để báo cáo hoàn thiện hơn, mong nhận cảm thơng ý kiến đóng góp q báu cán bộ, nhân viên Bộ Tham mưu; thầy, cô Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng để báo cáo thực tập hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Phần KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ THAM MƯU - TỔNG CỤC II Bộ Tham mưu (BTM) thành lập ngày 14 tháng năm 2006 theo Quyết định số 64/QĐ-BQP Bộ trưởng Bộ Quốc phòng nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Bộ Tham mưu quan tham mưu cơng tác hành qn trực thuộc Tổng cục II (TCII) - Bộ Quốc phòng, đặt lãnh đạo tuyệt đối, trực tiếp, toàn diện Đảng ủy Tổng cục quản lý, huy Tổng cục trưởng Tổng cục II Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bộ Tham mưu Phòng Kế hoạch tổng hợp 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bộ Tham mưu 1.1.1.Chức Tham mưu giúp Đảng ủy Tổng cục Tổng cục trưởng chủ trương, biện pháp lãnh đạo, đạo, triển khai nhiệm vụ mặt công tác: Kế hoạch tổng hợp, Tổ chức lực lượng, Văn thư - Bảo mật, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực hành quân Tổng cục 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Chỉ đạo, hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực chương trình, kế hoạch tổng hợp báo cáo công tác hành quân Tổng cục; tham mưu, đề xuất xử lý văn truyền đạt ý kiến đạo, điều hành Thủ trưởng Tổng cục đơn vị thực số nhiệm vụ công tác đối ngoại quân Tổng cục Chỉ đạo, hướng dẫn đơn vị trực thuộc Tổng cục công tác tổ chức biên chế, chức danh; cơng tác qn số, sách cho đối tượng thuộc diện Quân lực quản lý Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, bảo mật Tổng cục Tổ chức thực công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ quan Bộ Tham mưu Tổ chức tập huấn, huấn luyện bồi dưỡng nghiệp vụ; sơ, tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi chuyên ngành phạm vi nhiệm vụ giao; theo dõi, quản lý nhà nước hoạt động hành quân Tổng cục Bảo đảm cơng tác hành chính, hậu cần, xăng, xe phục vụ Thủ trưởng Tổng cục, quan Sở Chỉ huy Tổng cục đơn vị theo quy định Thực cơng tác đảng, cơng tác trị; cơng tác tài chính, quản lý tài sản giao theo quy định Nhà nước, Quân đội Tổng cục 1.1.3 Mối quan hệ công tác Quan hệ với Đảng ủy, Thủ trưởng Tổng cục quan hệ phục tùng lãnh đạo, huy, đạo Quan hệ với quan chức Bộ Quốc phòng Bộ Tổng Tham mưu quan hệ chấp hành đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Quan hệ với quan tham mưu đơn vị toàn quân quan hệ phối hợp, hiệp đồng thực nhiệm vụ Quan hệ với đơn vị trực thuộc Tổng cục quan hệ phối hợp, hiệp đồng, đạo, hướng dẫn chịu đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên ngành Quan hệ với cấp uỷ, quyền địa phương quan hệ phối hợp, hiệp đồng theo quy định Pháp luật, Bộ Quốc phòng Tổng cục 1.1.4 Cơ cấu tổ chức - Tham mưu trưởng; - Các Phó Tham mưu trưởng; - Phòng Kế hoạch tổng hợp (P.KHTH); - Phịng Hành chính; - Phịng Qn lực; - Phịng Hậu cần; - Phịng Chính trị; - Ban Tài Bộ Tham mưu với quân số 270 đồng chí, trình độ Thạc sỹ 13 đồng chí, Cử nhân 148 đồng chí, Cao đẳng 25 đồng chí, Trung cấp 27 đồng Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi chí, tốt nghiệp Trung học phổ thơng 55 đồng chí chủ yếu đồng chí chiến sỹ nghĩa vụ quân làm nhiệm vụ cảnh vệ Sơ đồ cấu tổ chức máy Bộ Tham mưu (Kèm theo phụ lục I) 1.2 Chức năng, nhiêm vụ, cấu tổ chức Phòng Kế hoạch tổng hợp 1.2.1 Chức Tham mưu giúp Thủ trưởng Tổng cục, Chỉ huy Bộ Tham mưu xây dựng, triển khai hướng dẫn quan, đơn vị thực chương trình, kế hoạch cơng tác; chủ trì thực chế độ báo cáo hành quân theo quy chế làm việc Tổng cục, Bộ Tham mưu Tham mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu giúp Tổng cục đạo, quản lý nghiệp công tác văn thư, bảo mật quan, đơn vị, nhà trường Tổng cục Tham mưu, triển khai thực số nhiệm vụ công tác đối ngoại quân Tổng cục Tổ chức thực công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ quan Bộ Tham mưu Tổng cục 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Thứ nhất, tham mưu xây dựng, triển khai thực chương trình, kế hoạch cơng tác tuần, tháng, quý, năm; kế hoạch tổ chức hội nghị sơ, tổng kết, kế hoạch đột xuất Tổng cục, Bộ Tham mưu phối hợp hiệp đồng với quan, đơn vị triển khai thực Thứ hai, nghiên cứu đề xuất xử lý văn đến Tổng cục, Bộ Tham mưu; thông báo, truyền đạt, theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị triển khai thực Phối hợp nghiên cứu, soạn thảo văn đạo, điều hành Thủ trưởng Tổng cục, Chỉ huy Bộ Tham mưu đến quan đơn vị Xây dựng sửa đổi, bổ sung, ban hành văn quy phạm nội công tác văn thư, bảo mật Thứ ba, phối hợp triển khai thủ tục kế hoạch đoàn ra, đoàn vào Tổng cục quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục; thủ tục phục vụ Thủ trưởng Tổng cục cơng tác nước ngồi; thẩm định hồ sơ thăm, theo; phối hợp với Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi quan liên quan đề xuất cử cán phiên dịch, hội thảo, tập huấn cơng tác đối ngoại ngồi nước Thứ tư, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc quan, đơn vị, nhà trường Tổng cục thực thống quy chế, quy định nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật Tiếp nhận, phân loại, đăng ký công văn, tài liệu, văn kiện quan đơn vị quân đội gửi đến Tổng cục, Bộ Tham mưu Tiếp nhận, đăng ký, in, sao, đóng dấu phát hành loại cơng văn, tài liệu Tổng cục Bộ Tham mưu Thứ năm, thẩm định, đề nghị khắc, tiếp nhận, đăng ký, cấp phát, quản lý, thu hồi loại dấu quan, đơn vị Tổng cục; tổ chức quản lý, sử dụng loại dấu Tổng cục Bộ Tham mưu theo quy định Thứ sáu, xây dựng danh mục hồ sơ phòng, ban thuộc Bộ Tham mưu; lập kế hoạch thu hồi, chỉnh lý, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chuyên dụng Tổng cục Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Xây dựng kế hoạch, tổ chức hội thi, hội thao, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên (NV) làm công tác văn thư, bảo mật Tổng cục Ngồi ra, Phịng Kế hoạch tổng hợp cịn thực số nhiệm vụ khác Thủ trưởng Bộ Tham mưu giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Kế hoạch tổng hợp Chỉ huy Phòng Kế hoạch tổng hợp Trưởng phịng (phụ trách chung) Phó Trưởng phịng (phụ trách chun mơn) Phó Trưởng phịng (phụ trách công tác đảng) Ban Văn thư - Lưu trữ (Ban VT - LT) Trưởng Ban Văn thư - Lưu trữ Nhân viên Bảo mật Nhân viên Văn thư Nhân viên Lưu trữ Nhân viên Phô tô Nhân viên Quân bưu Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Trợ lý Tổng hợp Trợ lý Tham mưu kế hoạch Trợ lý Đối ngoại Sơ đồ tổ chức máy Phòng Kế hoạch tổng hợp (Kèm theo phụ lục II) Tổng số biên chế cán bộ, nhân viên Phịng KHTH gồm 20 người 1.2.4 Qn số, trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên Phòng Kế hoạch tổng hợp Về quân số: Quân số theo biên chế: 20 đồng chí Sỹ quan: 09 đồng chí Quân nhân chun nghiệp: 11 đồng chí Về trình độ: Đại học: 13 đồng chí (01 đồng chí đào tạo sau Đại học) Cao đẳng: 02 đồng chí Trung cấp: 05 đồng chí (01 đ/c đào tạo Đại học) Phần lớn đội ngũ cán bộ, nhân viên P.KHTH đào tạo có trình độ chun mơn quản lý hành nhà nước, văn thư bảo mật lưu trữ…Về trình độ tin học sử dụng thành thạo máy vi tính phục vụ cho cơng tác soạn thảo văn phần mềm ứng dụng phục vụ công tác văn phịng 1.2.5 Bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động trang thiết bị Phòng Kế hoạch tổng hợp * Bố trí nơi làm việc Do đặc thù riêng quan qn sự, mơ hình tổ chức bố trí nơi làm việc Phịng Kế hoạch tổng hợp bố trí theo mơ hình chung Bộ Tham mưu theo kiểu truyền thống (văn phòng kín) nhằm đảm bảo tính thống bí mật quân ngành Phịng làm việc Trưởng phịng, Phó phịng Trợ lý bố trí tầng gần Thủ trưởng BTM để thuận tiện việc đạo, triển khai thực nhiệm vụ, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời Phịng làm việc Ban Văn thư - Lưu trữ bố trí tầng Tầng (2 phòng) gồm: Phòng làm việc Trưởng Ban Văn thư - Lưu trữ với Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi phận văn thư chuyên trách quân bưu phòng Photo nhân để tạo điều kiện cho quan, đơn vị Tổng cục đến giao dịch liên hệ cơng tác; Thuận tiện cho đồng chí Trưởng ban bao quát, kiểm tra, đôn đốc điều hành thực nhiệm vụ Ban thông suốt Tầng 2: Bố trí kho lưu trữ quan Kiểu văn phịng cổ điển phù hợp cho cơng việc có tính bảo mật, cần yên tĩnh để tập trung tinh thần Tuy nhiên hạn chế việc bố trí chiếm nhiều diện tích, làm tăng chi phí từ đầu tư xây dựng, tốn việc chi trả tiền điện, nước, ngồi cịn nhiều thời gian cho việc trao đổi công việc phận với Việc bao quát, kiểm tra, giám sát công việc Chỉ huy Phòng phận, cá nhân gặp nhiều khó khăn * Tổ chức lao động Việc tổ chức lao động cán bộ, nhân viên Phịng Kế hoạch tổng hợp phân cơng trực tiếp đến phận thực theo chức trách cá nhân Mỗi thành viên, phận đảm nhận cơng việc cụ thể: Trưởng phịng: Là người huy cao P.KHTH, chịu trách nhiệm trước Đảng uỷ, Chỉ huy Bộ Tham mưu toàn mặt cơng tác phịng Trưởng phịng trực tiếp đạo, quản lý mặt công tác: Công tác Văn thư bảo mật; công tác tổng hợp; mua sắm trang thiết bị tốn tài Được phép thừa lệnh Tham mưu trưởng ký số văn hành lưu hành nội Bộ Tham mưu liên quan đến công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ Phó Trưởng phịng: Phụ trách cơng tác chun môn công tác tổng hợp, đối ngoại, điều hành hoạt động Phòng Trưởng phòng vắng mặt Phó Trưởng phịng: Phụ trách CTĐ - CTCT, cơng tác sách nhiệm vụ khác Trưởng phịng yêu cầu Trợ lý Tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp, báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm Bộ Tham mưu Tổng cục Thông báo, báo cáo phục vụ Hội nghị Tổng cục, Bộ Tham mưu Trợ lý Tham mưu kế hoạch: Xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch cơng tác tuần, q, tháng, năm Tổng cục, Thủ trưởng Tổng cục, Bộ Tham mưu Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Xây dựng, triển khai kế hoạch cơng tác chính, Hội nghị lớn Tổng cục, Bộ Tham mưu Triển khai kế hoạch đột xuất, bổ sung chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm Trợ lý Đối ngoại: Phối hợp bảo đảm phục vụ, xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào Tổng cục.Theo dõi, tham mưu, hướng dẫn thực công tác đối ngoại song phương, đa phương Tổng hợp, báo cáo kết công tác đối ngoại Ban Văn thư - Lưu trữ Trưởng ban: Là người trực tiếp quản lý điều hành công tác Ban Văn thư - Lưu trữ Nghiên cứu đề xuất với Trưởng Phòng Kế hoạch tổng hợp tham mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu, Thủ trưởng Tổng cục đạo, quản lý công tác văn thư, bảo mật phạm vi toàn Tổng cục, tổ chức thực công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ quan Bộ Tham mưu Nhân viên Bảo mật: Có nhiệm vụ đóng dấu, đăng ký, quản lý thơng tin văn chuyên ngành, nghiệp vụ Quản lý, sử dụng dấu Tổng cục, Bộ Tham mưu Làm thủ tục cấp phát loại giấy tờ cho cán bộ, nhân viên quan Nhân viên Văn thư chuyên trách: Có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn đến, theo dõi đơn đốc việc giải đến; Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, hình thức văn làm thủ tục ban hành văn Bộ Tham mưu, Tổng cục Sắp xếp bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu Nhân viên Lưu trữ quan: Chịu trách nhiệm xây dựng danh mục hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ cho cán bộ, thu thập hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ, tổ chức xếp hồ sơ phục vụ cho việc tra cứu sử dụng, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu Nhân viên Phô tô: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký, đối chiếu, tiến hành photocopy công văn, tài liệu Trưởng Phòng Kế hoạch (hoặc Trưởng Ban VT - LT) phê duyệt Nhân viên Qn bưu: Có nhiệm vụ chuyển, nhận cơng văn, tài liệu tới đơn vị trực thuộc Tổng cục nội Bộ Tham mưu Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi 28 3.4.4 Quản lý văn mật Việc quản lý văn chứa đựng thơng tin bí mật nhà nước, bí mật quan nhiệm vụ quan trọng Đối với Bộ Tham mưu - TCII công tác bảo mật coi trọng đặt lên hàng đầu Ngày 10 tháng năm 2021 Tổng cục trưởng Tổng cục II ký Quyết định 211/QĐ-TCII ban hành Quy định cơng tác bảo vệ bí mật Tổng cục nhằm cụ thể hóa Thơng tư số 166/2020/TT-BQP ngày 25 tháng 12 năm 2020 BQP cho sát tình hình thực tế Tổng cục làm sở pháp lý thực khoa học thống toàn Tổng cục quy định cụ thể: Đăng ký tài liệu mật Tài liệu Tối mật, Tuyệt mật phải nhân viên văn thư bảo mật chuyên trách kiêm nhiệm đơn vị đăng ký vào sổ quản lý theo chế độ riêng Những bì tài liệu có dấu chữ A ghi rõ họ, tên người nhận đăng ký số, ngày tài liệu đến yếu tố khác ghi ngồi bì chuyển cho người có tên người định mở Người nhận tài liệu mật phải ký nhận vào sổ văn thư bảo mật đăng ký vào sổ quản lý tài liệu mật cán Quản lý tài liệu mật Nghiêm cấm hành vi thu thập, làm lộ, làm mất, chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy trái phép tài liệu mật lạm dụng bảo vệ bí mật để che dấu hành vi vi phạm pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp đơn vị cá nhân cản trở việc thực nhiệm vụ đơn vị Cán bộ, nhân viên quản lý tài liệu mật trang bị tủ để bảo quản cấp dấu si, sổ đăng ký tài liệu mật để đăng ký quản lý Khi nhận tài liệu mật, cán phải đăng ký vào sổ đăng ký tài liệu mật, chuyển cho người khác hay trả bảo mật yêu cầu ký xác nhận vào sổ Tài liệu mật để đơn vị, không mang nhà riêng Tài liệu tối mật, tuyệt mật phải để tủ, két sắt có khóa, niêm si quản lý theo chế độ riêng Cán quản lý tài liệu mật có liên quan đến công việc nhiều người, rời khỏi đơn vị tuần phải cho vào cặp tài liệu, niêm si gửi vào bảo mật đơn vị, làm thủ tục nhận lại Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi 29 Mượn tài liệu mật Cán đơn vị mượn tài liệu mật bảo quản văn thư, bảo mật để nghiên cứu, sử dụng theo chuyên ngành; tài liệu tối mật, tuyệt mật phải đồng ý cho phép huy đơn vị Cán đơn vị khác đến mượn tài liệu mật phải có giấy giới thiệu phải đồng ý huy đơn vị quản lý tài liệu mật Khi cho mượn tài liệu mật phải đăng ký vào sổ cho mượn tài liệu mật làm phiếu thay vào vị trí tài liệu; người mượn phải ký nhận vào sổ mượn tài liệu; phải trả hạn không cho người khác mượn lại Tài liệu Tối mật, tuyệt mật cho người mượn nghiên cứu chỗ, không đưa khỏi văn thư, bảo mật đơn vị Việc cho mượn tài liệu mật cán đơn vị, thực theo ngun tắc cho người có liên quan đến cơng việc cần giải phải ký nhận vào sổ quản lý tài liệu mật người giao Vận chuyển tài liệu mật Văn bản, tài liệu mật chuyển nội đơn vị nhân viên văn thư bảo mật chuyển người nhận phải ký vào sổ đăng ký văn Nếu nhân viên quân bưu chuyển, văn thư phải đóng bì, người nhận phải ký vào sổ chuyển văn Văn bản, tài liệu mật chuyển đơn vị nhân viên văn thư bảo mật phải làm bì gửi theo quy định, đăng ký vào sổ chuyển để nhân viên quân bưu chuyển đi, chuyên đến nơi nhận, người nhận phải ký ghi rõ họ, tên vào sổ chuyển Phương tiện vận chuyển tài liệu mật phải bảo đảm an toàn, xe máy phải có 02 người * Qua triển khai thực quy định trên, có số điểm sau: Văn thư Bộ Tham mưu thực tốt quy định việc khai thác, sử dụng VB, tài liệu mật quản lý Khi cho cán bộ, nhân viên đơn vị mượn VB, tài liệu mật đăng ký vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu ghi rõ thời gian trả, có ký nhận đầy đủ Riêng tài liệu tối mật, tuyệt mật phải Thủ trưởng Bộ Tham mưu phê duyệt vào sổ đăng ký cho mượn phục vụ khai thác Cán bộ, nhân viên Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi 30 đơn vị mượn chấp hành tốt quy định trả đầy đủ, thời gian quy định Tuyệt đối khơng tự ý chép hình thức Việc vận chuyển tài liệu mật đơn vị văn thư làm bì gửi theo quy định Đối với VB mật đi, đến đăng ký thông tin phần mềm quản lý VB mật riêng, VB mật khơng gửi chung với VB thường Ngồi việc làm lượt bì, kèm theo phiếu gửi, bì nhân viên văn thư dập ghim lớp bì cơng văn, dán giấy niêm phong đóng dấu Tối mật, Tuyệt mật, bì ngồi niêm phong đóng dấu A, B Văn mật bảo quản tủ sắt có khố số Việc quản lý VB, tài liệu mật văn thư thực quy định, giúp cho việc đảm bảo an tồn thơng tin tài liệu không bị lộ lọt 3.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 3.5.1 Công tác lập hồ sơ Cơng tác lập hồ sơ có vị trí quan trọng cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư thực sau việc, vấn đề đề cập văn giải xong Nó mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Thực tốt cơng tác lưu trữ có nguồn tài liệu giá trị để bổ sung Việc lập hồ sơ hành giúp cho Văn thư cán chuyên môn làm công tác công văn, giấy tờ xếp tài liệu khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, thống kê, tra tìm tài liệu Giúp quản lý chặt chẽ bí mật thơng tin tài liệu, nâng cao hiệu suất cơng việc, góp phần quan trọng vào công tác lưu trữ Thực Thông tư số 22/2021/TT-BQP ngày 06 tháng 02 năm 2021 Quyết định số số 209/QĐ-TCII ngày 10 tháng năm 2021 Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy chế công tác lưu trữ Tổng cục vào quý IV hàng năm, cán văn thư vào văn quy định chức năng, nhiệm vụ kế hoạch cơng tác năm phịng, ban, danh mục hồ sơ năm trước để xây dựng danh mục hồ sơ Sau đó, lấy ý kiến cán phòng, ban, phận Bộ Tham mưu để điều chỉnh, bổ sung; trình Thủ trưởng Bộ Tham mưu ký duyệt, ban hành Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi 31 Căn vào danh mục hồ sơ huy quan, đơn vị phê duyệt số lượng hồ sơ giao, cán bộ, nhân viên phân công lập hồ sơ lấy số bìa hồ sơ, mục lục văn để mở hồ sơ Đồng thời hướng dẫn cho cán chuyên mơn có liên quan đến cơng văn giấy tờ lập hồ sơ công việc Phần đông phận nhận thức rõ tầm quan trọng việc lập hồ sơ nên cán thực việc lập hồ sơ Riêng hồ sơ nguyên tắc cán đơn vị lập tốt phục vụ đắc lực cho công việc hàng ngày cán Tuy nhiên, số cán chưa nhận thức trách nhiệm lập hồ sơ mà cịn coi nhẹ cơng tác lập hồ sơ coi công việc nhân viên văn thư, lưu trữ dẫn đến hồ sơ chưa lập, văn cịn bó gói cất tủ; hàng năm thống kê theo đầu mục văn bàn giao cho Lưu trữ quan Những cán lập hồ sơ hồ sơ chưa đáp ứng với yêu cầu như: + Tài liệu hồ sơ chưa đầy đủ, tài liệu cịn thiếu + Có văn hồ sơ phơ tơ khơng có giá trị pháp lý + Tài liệu hồ sơ không xếp theo trật tự định như: Theo thời gian, theo trình tự diễn biến việc mà cịn để lộn xộn + Hồ sơ lập chưa có biên mục bên trong, bên ngồi Một số có viết bìa biên mục chưa 3.5.2 Cơng tác nộp lưu hồ sơ Hàng năm Phịng Kế hoạch tổng hợp triển khai xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu sau năm công việc kết thúc đơn vị Bộ Tham mưu, kế hoạch Thủ trưởng Bộ Tham mưu phê duyệt gửi cho đơn vị tổ chức thực hiện, thời gian thu thông báo cụ thể giao ban Bộ Tham mưu Về thời hạn giao nộp hồ sơ: sau năm, kể từ năm công việc kết thúc tài liệu có giá trị lưu trữ giao nộp vào lưu trữ quan Tài liệu giao nộp phải lập hồ sơ hoàn chỉnh Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ, lưu trữ quan tiến hành kiểm tra đối chiếu tài liệu thực tế với tờ thống kê tài liệu giao nộp lập biên giao nhân tài liệu (biên lập thành bản, bên giao 01 bản, bên nhận 01 bản) Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi 32 Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị tương đối thời gian quy định Tuy nhiên số hạn chế: Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu có đơn vị, cán chun mơn giao nộp chưa tự giác chấp hành quy định kế hoạch đề ra, cịn phải đơn đốc, nhắc nhở Tài liệu giao nộp chưa lập hồ sơ hồn chỉnh mà cịn tình trạng bó gói Do gây nhiều khó khăn cho nhân viên lưu trữ việc chỉnh lý tài liệu Nguyên nhân hạn chế việc đạo, hướng dẫn, đôn đốc lập hồ sơ chưa thực thường xuyên liên tục Một phận nhỏ cán chuyên môn chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác văn thư, công tác lưu trữ Đơn vị chưa có quy định, chế tài cán không lập hồ sơ, không giao nộp hồ sơ 3.6 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 3.6.1 Những quy định quan, quản lý sử dụng dấu Quản lý, sử dụng dấu thực theo Quyết định số 210/QĐ-TCII ngày 10 tháng năm 2021 Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy chế công tác văn thư Tổng cục cụ thể sau: Trách nhiệm quản lý dấu Tất dấu phải quản lý tập trung văn thư, bảo mật nhân viên văn thư quản lý Nơi khơng có biên chế văn thư huy đơn vị giao cho người kiêm nhiệm quản lý Các đơn vị có dấu phải ban hành nội quy quản lý, sử dụng dấu đơn vị Con dấu sử dụng phòng làm việc văn thư, bảo mật Trường hợp cần thiết phải mang dấu khỏi phòng làm việc như: mang dã ngoại, đổi dấu phải huy đơn vị cho phép Khi không dùng, dấu phải để vào tủ, két sắt, khóa lại niêm si Ngoài làm việc, ngày nghỉ có nhu cầu sử dụng dấu phải đăng ký vào sổ đăng ký sử dụng dấu Người giao quản lý dấu phải thường xuyên bảo quản không làm biến dạng dấu Phát kịp thời dấu bị mất, dấu cần phải khắc đổi Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi 33 để báo cáo huy Phải chịu trách nhiệm trước huy trước pháp luật giữ gìn sử dụng dấu Đối với Bộ Tham mưu - TCII tất dấu phải quản lý tập trung văn thư, bảo mật nhân viên văn thư quản lý Con dấu sử dụng phòng làm việc văn thư, bảo mật Khi không dùng, dấu cất vào tủ, két sắt, khóa lại niêm si Ngồi làm việc, ngày nghỉ có nhu cầu sử dụng dấu phải đăng ký vào sổ đăng ký sử dụng dấu 3.6.2 Nguyên tắc đóng dấu yêu cầu bảo quản dấu Người giao quản lý sử dụng dấu phải tự tay đóng vào văn bản, giấy tờ đơn vị có nội dung rõ ràng, chữ ký hợp lệ Dấu dược đóng vào khoảng 1/3 phía bên trái chữ ký Khơng đóng dấu vào giấy tờ chưa có nội dung, chưa có chữ ký chữ ký khơng hợp lệ Khơng giao dấu cho người khác chưa huy đơn vị cho phép Số lượng, loại hình dấu bảo quản sử dụng Bộ Tham mưu - TCII tương đối nhiều gồm: dấu quan Tổng cục II, dấu Bộ Tham mưu, dấu quan Đoàn thể, dấu chức danh, dấu mức độ mật, khẩn, dấu chìm, dấu nổi,… Tất loại dấu bảo quản két sắt có khố số, xếp theo trật tự định Vào chiều thứ năm hàng tuần, cán quản lý dấu có nhiệm vụ vệ sinh lau chùi, bảo quản không làm biến dạng dấu Việc quản lý bảo quản dấu nhân viên bảo mật Bộ Tham mưu trì chặt chẽ Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi 34 KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Bộ Tham mưu - Tổng cục II, thân tơi khảo sát tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, đánh giá thực trạng công tác văn thư kiến nghị, đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư Bộ Tham mưu Đối với chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bộ Tham mưu Phòng Kế hoạch tổng hợp tương đối đầy đủ, rõ ràng không bị chồng chéo; công tác lãnh đạo, đạo công tác văn thư, bảo mật Thủ trưởng Bộ Tham mưu quan, đơn vị đặc biệt quan tâm Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư ln u ngành, u nghề gắn bó với đơn vị, nắm chuyên môn nghiệp vụ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Qua trình khảo sát thực tế Ban Văn thư - Lưu trữ thân nỗ lực tìm tịi học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp vận dụng kiến thức học nhà trường để thực hành công việc cụ thể nghề nghiệp công tác văn thư Từ đó, thân tơi nâng cao nhận thức sâu sắc lý luận, rèn luyện kỹ nghiệp vụ thục, làm sở quan trọng nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Bộ Tham mưu thời gian tới tốt Đồng thời rút học kinh nghiệm quý báu cho thân cần phải tích cực học hỏi, chủ động học tập công tác; lý thuyết thực hành phải luôn song hành công tác văn thư hoạt động quản lý quan, đơn vị mối liên hệ gắn kết chặt chẽ với tạo nên mắt xích quan trọng thúc đẩy hoạt động quản lý, điều hành quan, đơn vị đạt hiệu ngày cao Kết thúc đợt thực tập Bộ Tham mưu khoảng thời gian không dài giúp tơi nắm thực tế có nhìn tồn diện cơng tác văn thư, bảo mật tạo tiền đề quan trọng sau trở quan công tác thân tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo Ban Văn thư - Lưu trữ ngày hồn thiện cơng tác văn thư, đóng góp vào phát triển chung Bộ Tham mưu - Tổng cục II thời gian tới./ Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Quyết định số 82/QĐ-TTg ngày 17 tháng năm 2020 Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật nhà nước Bộ Quốc phịng; PGS.Vương Đình Quyền(2011), Lý luận phương pháp cơng tác Văn thư,Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16 tháng 01 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng Quy định việc ban hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bàn điện tử mạng truyền số liệu Bộ Quốc phòng Thông tư số 166/2020/TT-BQP ngày 25 tháng 12 năm 2020 Bộ trưởng Bộ Quốc phịng Quy định cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Quốc phịng Thơng tư số 22/2021/TT-BQP ngày 06 tháng 02 năm 2021 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế cơng tác văn thư Bộ Quốc phịng Quyết định 3268/QĐ-BQP ngày 01 tháng năm 2019 Bộ Quốc phòng ban hành quy chế gửi nhận văn điện tử lập, nộp lưu hồ sơ điện tử lưu trữ quan Bộ Quốc phòng Quyết định số 210/QĐ-TCII ngày 10 tháng năm 2021 Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy chế công tác văn thư Tổng cục 09 Quyết định số 211/QĐ-TCII ngày 10 tháng năm 2021 Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy định cơng tác bảo vệ bí mật Tổng cục 10 TCVN ISO 9001:2021 Quy trình Quản lý, ban hành văn đicủa Bộ Tham mưu 11 TCVN ISO 9001:2021 Quy trình Quản lý, chuyển giao văn đếncủa Bộ Tham mưu 12 Hướng dẫn số 36/HD-BTM ngày 20/01/2020 Tham mưu trưởng quản lý, sử dụng thiết bị công nghệ thông tin máy phô tô Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Phụ lục I SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ THAM MƯU THAM MƯU TRƯỞNG PHĨ THAM MƯU TRƯỞNG Phịng Kế hoạch tổng hợp Phịng Hành Phịng Qn lực Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Phịng Chính trị Phịng Hậu cần Ban Tài Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Phụ lục II SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Ban VTLT Trợ lý Tổng hợp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Trợ lý TMKH Trợ lý Đối ngoại Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Phụ lục III TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG KHTH STT Trang bị Số lượng Máy tính để bàn 20 Máy tính xách tay 02 Máy in 20 Máy in nhanh 01 Máy Scan 01 Máy Photo 05 Máy chiếu 01 Máy huỷ tài liệu 03 Máy hút ẩm 01 10 Tủ đựng tài liệu 10 11 Giá đựng tài liệu 25 12 Bàn làm việc + ghế xoay 20 13 Két sắt 01 14 Xe đẩy tài liệu 01 Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Ghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Phụ lục IV SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN 25mm 11 5b 35 mm15 mm 15 5a 10a 9a 10b 20 mm 20 mm 20-25 mm 7a 9b 7c 12 13 7b 14 Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Chú giải: Ô số Thành phần thể thức văn Quốc hiệu tiêu ngữ Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh thời gian ban hành văn 5a Tên loại trích yếu nội dung văn 5b Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung văn 7a, 7b, Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 7c Dấu, chữ ký số quan, đơn vị 9a, 9b Nơi nhận 10a Dấu độ mật 10b Dấu mức độ khẩn 11 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành 12 Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành 13 Vị trí dự kiến độ mật 14 15 Địa quan, đơn vị; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại, số Fax Chữ ký số quan, đơn vị cho văn sang định dạng điện tử Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Phụ lục V MẪU SỔ SÁCH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ sử dụng lưu Ngày, tháng Họ tên người sử dụng (1) (2) Số, ký hiệu ngày, tháng VB (3) Tên loại Số, ký Ký Ngày trích hiệu hồ nhận trả yếu nội sơ dung VB (4) (5) (6) (7) Người cho phép sử dụng (8) Ghi (9) Mẫu sổ chuyển bì văn qua quân bưu Ngày chuyển (1) Nơi nhận văn (2) Số, ký hiệu văn (3) Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Số lượng bì (4) Độ mật (5) Ký nhận (6) Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi Ket.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghiKet.qua.khao.sat.tinh.hinh.cong.tac.van.thu.tai.bo.tham.muu.tong.cuc.II.nhan.xet kien.nghi