Giáo trình nguyên lý kế toán (tái bản lần 2) phần 2 pgs ts nguyễn việt

| Chương5 | | _ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ Chương nhằm giới thiệu vấn đề: ˆ 5.1 Chứng từ kế toán 5.2 Kiểm kê Nguyên Lý Kế Toán 5.1 Chứng từ kế toán: 5.1.1 Khai niệm chứng từ kế toán 5.1.1.1 Lịch sử hình thành chứng từ kế tốn: Sự đời chứng từ kế toán hệ tất yếu q trình phát triển kế tốn nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý điều kiện nên kinh tế nhân loại ngày phát triển Thực vậy, từ thời kỳ La Mã cổ đại cuối kỷ 19, chứng nghiệp vụ kinh tế đối tượng nghiên cứu chủ yếu luật thương mại Tuy vậy, người ta khơng tìm thấy khái niệm chứng từ luật thương mại nước thời kỳ Ngay Iralia - nơi sản sinh kế toán kép, song tác phẩm Luca Pacioli Benedetto - Kotoruli không thấy đề cập đến khái niệm chứng từ tách khỏi khái niệm số sách Có thể nhận thức rằng: Trong thời kỳ này, khái niệm chứng từ “trộn lẫn” khái niệm sổ sách Sự pha trộn ghi nhận luật thương mại - Ordonnance de Commerce (1673) Pháp, năm 1808 luật thương mại Pháp ghi rằng: "Mỗi thương gia thiết phải mở sổ nhật ký, cho phép nhìn thấy hàng ngày nhu cầu khoản nợ, giao kèo thương mại nghiệp vụ Nói chung, tất nhận tốn theo hình thức phí hàng tháng doanh nghiệp” Hay luật thương mại Tây Ban Nha có ghi rằng: “Nếu thương gia khơng tự mở số sách cho ơng ta uỷ quyền cho mở chúng khơng có điều mâu thuẫn” Như vậy, thời gian dài số sách ghi nhớ tài liệu chứng minh cho nghiệp vụ diễn trình trao đổi, mua bán Vậy chứng từ hình thành nào? Vào thời gian nào? Câu hỏi thật khó trả lời xác, chưa có tài liệu nêu rõ van dé Một nhà nghiên cứu nhận thức khác lập chứng từ ghi sổ I.F Ser - người Thụy Điển Ông viết sách “Kế toán cân đối”: “Chứng từ sở kế toán thực chất việc ghi sổ sách bao gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian theo hệ thống Vì cuối chúng nguồn gốc lịch sử kế 122 Chương 5: Chứng từ kế toán kiểm kê toán Một phần từ việc tiết kiệm lao động, cịn phần phân _cơng lao động cần thiết doanh nghiệp lớn mà sổ ghi nháp bị bãi bỏ từ chứng từ tập hợp vào khoản mục sổ sách có hệ thống” Ở Nga, số người đâu tiên đưa khái niệm chứng từ S.M Baras, ơng cho tài liệu để ghi chép sổ sách, cớ chứng minh kế tốn Theo Pali thì: “Chính phức tạp mối quan hệ kinh tế, mở rộng doanh nghiệp, phát triển hình thức kỹ thuật đo lường, tính tốn, ghi chép phân chia thành chứng từ ghi sổ” 5.1.1.2 Khai niém CHỨNG TỪ dịch từ tiếng La-Tinh DOCUMENTUM nghĩa chứng minh, cớ Có thể dễ dàng nhận thấy tự tên gọi chứng từ nói lên chất Trong lý luận kế tốn, người ta nêu nhiễu định nghĩa chứng từ tùy theo giác độ mà có định nghĩa tương ứng Giác độ tính chất pháp lý Chứng từ dấu hiệu vật chất chứng minh quan hệ pháp lý biến cố, Chứng từ văn tự chứng minh tổn kiện mà hậu pháp lý gắn liền với Chứng từ chứng minh giấy tờ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành Chứng từ giấy tờ hình thức chứng minh cho nghiệp vụ Xây Chứng từ pháp lý để kiểm tra việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, sách, chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính, kiểm tra kế tốn Giác độ thông tin Chứng từ đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dạng cố định có mục đích chun mơn để mơ tả thời gian khơng gian Chứng từ công cụ vật chất sử dụng q trình giao tiếp, đó, người nhờ phương tiện hình thức khác mà biểu mã hóa thơng tin cố định hình thức hgp ly 123 Nguyên Lý Kế Toán Chứng từ hình thức biểu phương pháp chứng từ phương tiện chứng minh thông tin hình thành nghiệp vụ kinh tế để ghi số Chứng từ phương pháp thông tin kiểm tra trạng thái biến động đối tượng kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ làm phân loại, tổng hợp kế toán Từ khái niệm chứng từ mà có khái niệm chứng từ kế toán Theo Luật Kế toán Việt Nam Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hồn thành, làm ghi số kế toán Lập chứng từ phương pháp kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hồn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ giấy tờ vật mang tin theo quy định pháp luật Vi du: Phiếu thu dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt Hóa đơn bán hàng dùng để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng 5.1.1.3 Khái niệm chứng từ điện tử Theo Luật Kế toán Việt Nam : Chứng từ điện tử coi chứng từ kế tốn có nội dung quy định theo luật kế toán thể dạng liệu điện tử, mã hóa mà khơng bị thay đổi trình truyền qua mạng máy - tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán 5.1.2 Ý nghĩa, tác dụng tính chất pháp lý chứng từ a) Ý nghĩa chứng từ Chứng từ có ý nghĩa quan trọng việc tổ chức công tác kế tốn, kiểm sốt nội bộ, chứng nhận tính chất pháp lý nghiệp vụ số liệu ghi chép số kế toán b) Tác dụng chứng từ - Tác dụng chứng từ biểu qua mặt sau: Lập chứng từ kế toán khởi điểm tổ chức cơng tác kế tốn xây dựng hệ thống kiểm soát nội đơn vị; khơng có chứng từ khơng thể thực cơng tác kế tốn 124 Chương 5: Chứng từ kế toán kiểm kê Lập chứng từ kế toán nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực hoàn thành, pháp nghiệp vụ đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp Lập chứng từ kế toán nhằm tạo để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh Lập chứng từ kế toán nhằm ghi nhận đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật c) Tính chất pháp lý chứng từ kế toán Tinh chất pháp lý chứng từ vấn để quan trọng biểu qua nội dung sau: Chứng từ kế toán pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán: Chứng từ kế toán để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp nghiệp vụ, phát vi phạm pháp luật, hành vi tham ơ, lãng phí Chứng từ kế toán để quan tư pháp giải oo khiếu nại, khiếu tố, nộp thuế, Chứng từ kế toán để thực kiểm tra tình hình Chứng từ kế tốn xác định đơn vị cá nhân phải chịu trách nhiệm nghiệp vụ phát sinh 5.1.3 Phân loại chứng từ kế toán Chứng từ kế tốn có nhiều loại tùy theo tiêu thức phân loại mà phân thành nhóm khác a) Phân loại theo vật mang thông tin Chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ giấy Chứng từ điện tử b) Phân loại theo nội dung kinh tế Chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ lao động tiền lương Chứng từ hàng tôn kho Ching tit vé ban hang 125 Nguyên Lý Kế Toán Chứng từ tiền tệ Chứng từ tai san co dintt c) Phân loại theo tính chất pháp lý Chứng từ kế toán bao gồm: _ Chứng từ bắt buộc: chứng từ phần ánh quan hệ kinh tế pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa quy cách, biểu mẫu, tiêu phản ánh, mục đích phương pháp lập Các chứng từ áp dụng thống cho lĩnh vực doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế, ví dụ như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá tri gia tang Chứng từ hướng dẫn: chứng từ kế toán sử dụng nội đơn vị Nhà nước hướng dẫn tiêu đặc trưng để ngành, thành phần kinh tế sở vận dụng vào trường hợp cụ thể thích hợp, ví dụ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho d) Phân loại theo cơng dụng Chứng từ kế tốn bao gồm: Chứng từ gốc: Là chứng từ lập trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Chứng từ gốc phân loại thành loại: chứng từ mệnh lệnh chứng từ chấp hành Chứng từ mệnh lệnh chứng từ dùng để truyền đạt lệnh sản xuất, kinh doanh công tác định lệnh chi, lệnh xuất kho Chứng từ mệnh lệnh Chứng từ chấp kinh doanh hành dùng làm không dùng làm ghi số hành chứng từ dùng để ghi nhận lệnh sản xuất thực phiếu thu, phiếu chi Chứng từ chấp ghi sổ Một số mẫu chứng từ gốc : 126 Chương 5: Chứng từ kế toán kiểm kê Đơn vị: Công ty A Mẫu số 01 - TT PHIẾU THU Quyển số: Số: Ngày tháng ndm No: TIEN MAT Có: - Họ tên người nộp tiỀn: SH Tn TT nen " ~ Dia CHI eee ccececescsssscsessvscsevevsvsessesseusssascssessesssvassevecsececeeceec ~ LE dO NOP? ee eee eecsesssecsesessscsessssvecseacevetsvavsteusavassssesesseveveess - Số tiễn (*): ào, Kèm theo: Giám đốc (Ký, họ tên) (Viết chữ?) acc ccca Chứng từ gốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ tiền (Viết chữ): ¬ Ngày tháng năm Thủ quỷ” -(Ky, 127 ho tén) Nguyên Lý Kế Toán Mẫu số: 01-VT Đơn vị: essscseeer (Ban hanh theo QD sé: 15/2006/QD-BTC Địa chỉ: «eeseerieeC 20/03/2006 Bộ Trưởng BTC) - PHIẾU NHẬP KHO Ng: Ngày tháng năm `Có: Số - Họ tên người giao hàng: -. ccccreererirrrrrrerrrirrdtrrrrrrrrerrretrrrrrtrrd - Theo: SỐ ngầy tháng, năm - Nhập kho: .-+ereeerererrrerrrrreriddtrrrrrrrrrdetrrrrrtrrrnrrrrrnrrrir - Tổng số tiền (Viết chữ): -cceeererrrrrrrrrrmrrrrrrrrir TT Tên, nhãn hiệu, quy cách ẩ chấtA vật tư, dụng cụ | phẩm sản phẩm, hàng hóa A Mã số tính : C.- B Cộng , Bon vi ‡ x Đơn Số lượng Th ne c6 chứng từ | x gid i x :Â nhập D Thành tiền Thư x x - Số chứng từ gốc kèm theo: -+ettreeerrrrrrrrrrrrtrdtrrrrrrrrrrrrrrrie Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên): (Ký, họ tên) 128 Ngày tháng năm Kế tốn trưởng (hoặc phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) | Chương 5: Chứng từ kế toán kiếm kê - Chứng từ ghỉ số: chứng từ dùng để tập hợp số liệu chứng từ gốc loại, nghiệp vụ, sở ghỉ chép vào sổ kế tốn Chứng từ ghỉ sổ khơng có giá trị pháp lý chứng từ gic Mẫu chứng từ ghi sổ nhưsau: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày tháng năm Trich yéu Tài khoản | Ghi Nợ | Ghi Có | | Kèm theo chứng từ gốc Số tiền Ghi Nợ | Kế tốn trưởng Ghi Có Người lập (Ký, họ tên) 5.1.4 Nội dung chứng từ kế toán (Ký, họ tên) Chứng từ kế toán vừa pháp lý, vừa phương tiện ghi nhận thông tin chứng từ kế tốn phải có đầy đủ nội dung quy định Khoản I, điều 17, mục l, chươn g Luật Kế toán sau: , - Tên số hiệu chứng từ kế toán Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán Tên địa đơn vị cá nhân lập chứng từ kế toán Tên địa đơn vị cá nhân nhận chứng từ kế toán an oS ICRC TRIG - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh - Số lượng, đơn giá số tiễn nghiệp vụ kinh tế, tài ghi số Riêng tổng số tiển chứng từ kế toán phải ghi chữ - Chữ ký, họ tên người lập, người duyệt người có liên quan đến chứng từ kế tốn Ngồi nội dung chủ yếu chứng từ kế toán quy định Khoản I điều I7, mục I, chương Luật Kế toán, chứng từ kế tốn thêm nội dung khác theo loại chứng từ Bộ tài qui định cụ thể chứng từ kế toán hệ thống chứng _ từ kế toán cho lĩnh vực hoạt động 129 Nguyên Lý Kế Toán 5.1.5 Tổ chức lập xử lý chứng từ kế toán 5.1.5.1 Tổ chức lập chứng từ kế toán Kế toán trưởng doanh nghiệp người chịu trách nhiệm tổ chức việc lập chứng từ kế toán tất phận đơn vị quy định thời gian luân chuyển sở chế độ chứng từ kế toán Bộ Tài quy định Chứng từ gốc đơn vị lập nhận từ bên phải chuyển đến Phịng kế tốn đơn vị Khi lập chứng từ cần ý quy định Luật Kế toán: 1/ Các nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh liên quan đến hoạt động đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài 2/ Chứng từ kế tốn phải lập đầy đủ, rõ ràng, kịp thời xác theo nội dung quy định mẫu Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa có quy định mẫu đơn vị kế toán tự lập chứng từ kế tốn phải có đủ nội dung quy định 3/ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chứng từ kế tốn khơng viết tắt, khơng tẩy xóa, sửa chữa, viết phải bút mực, số chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa khơng có giá trị tốn ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế tốn phải hủy bỏ cách gạch chéo vào chứng từ viết sai 4/ Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho nghiệp vụ kinh tế tài nội dung liên phải giống Chứng từ kế toán đơn vị kế toán quy định điểm a, b, c d khoản | điều luật lập gửi cho tổ chức cá nhân bên ngồi đơn vị kế tốn liên gửi cho bên ngồi phải có dấu đơn vị kế tốn 5/ Người lập, người ký duyệt người khác ký | chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ 6/ Chứng từ kế toán lập dạng chứng từ điện tuân theø quy định điểu 18 luật kế toán Chứng từ điện tên kế tử tử toán phải phải in giấy lưu trữ theo quy định điều 40 luật kế toán 130 Nguyên Lý Kế Toán Cuối kỳ kế toán, vào số liệu sau khóa số kế tốn để lập báo cáo tài (theo biểu mẫu, nội dung, phương pháp trình bày quan kỳ kế tốn) nộp cho quan nhà nước có thẩm (cơ quan cấp đăng ký kinh doanh, cấp trên, tài chính, thuế, thống kê) thời hạn quy định (đối với báo cáo tài năm doanh nghiệp: chậm 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm, ) Báo cáo tài cần cơng khai theo hình thức (niêm yết -cơng khai trụ sở, công bố hội nghị cán công chức, ) thời hạn quy định (đối với báo cáo tài năm doanh nghiệp: chậm 60 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, ) | 8.1.2.4 Kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản - nguồn hình thành tài sản có thời điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu sổ kế toán Kiểm ké tai san tiến hành thường kỳ vào cuối kỳ kế toán năm, (rước lập báo cáo tài chính; tiến hành bất thường thời điểm chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; xảy hỏa hoạn, lũ lụt thiệt hại bất thường khác 8.1.2.5 Bảo quản - lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quần trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán tài liệu khác có liên quan đến kế tốn Các tài liệu phải bảo quản đầy đủ, an toàn trình sử dụng lưu trữ Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm Tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn qui định (5 năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế toán khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính, số kế tốn báo cáo tài năm; lưu trữ vĩnh viễn tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phịng) 222 Chương 8:Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện sử dụng máy tính Trong trường hợp phát tài liệu kế toán bị bị hủy hoại, cần phải thực biện pháp để phục hồi lại tài liệu kế toán (sao chụp, xác nhận lại, lập lại tài liệu kế toán) 8.1.2.6 Kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật kế toán, trung thực, xác thơng tin, số liệu kế toán Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm tự kiểm tra kế tốn tai don Vi Ngồi đơn vị cịn chịu kiểm tra kế tốn quan có thẩm quyền (cơ quan chủ quản, tài chính, thuế, tra nhà nước, kiểm tốn nhà nước, ) không lần kiểm tra nội dung năm (chỉ thực có định quan có thẩm theo quy định 3của pháp luật) 8.1.3 Tổ chức máy kế toán 8.1.3.1 Yêu câu máy kế toán cấu máy kế toán Tổ chức bọ máy kế tốn việc phân cơng cơng việc cho người làm kế toán đơn vị, nhằnf thực tốt cơng tác kế tốn đảm bảo yêu cầu sau: Phù hợp với quy mô hoạt động đặc điểm tổ chức quản lý đơn vị Bộ máy kế tốn phải tỉnh gọn, chun mơn hóa, đủ lực hồn thành nhiệm vụ Bộ máy kế toán thường tổ chức thành phần hành- phần hành tổ, ban, cá nhân đảm nhiệm— sau: Kế toán quỹ tiền mặt, Kế toán ngân hàng: tiền gởi, tiến vay Kế tốn tốn: cơng nợ mua, cơng nợ bán Kế tốn kho: ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, thành phẩm, : hàng hóa Ké (oan tai sản cố định xây dựng Kế toán lao động tiễn lương bảo hiểm xã hội Kế toán phí sẩn xuất tính giá thành sản phẩm Kế toán tổng hợp: nguồn vốn, xác định phân phối kết Thủ quỹ 223 Nguyên Lý Kế Toán 8.1.3.2 Hình thức tổ chức máy kế tốn Căn vào quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động quản lý đơn vị để vận dụng ba hình thức tổ chức máy kế tốn sau day tai don vi: Hình thức tổ chức máy kế toán tập trung Áp dụng trường hợp đơn vị có quy mơ vừa nhỏ, tồn cơng việc kế tốn (phân loại — kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tổng hợp phí tính giá thành, xác định kết lãi— 16, lập báo cáo, ) thực tập trung phịng kế tốn đơn vị Các phận trực thuộc (nếu có, có địa bàn hoạt động tương đối tập trung, có khả luân chuyển nhanh chứng từ đơn vị) thực lập chứng từ ban đầu chuyển đơn vị Phịng kế tốn đơn vị xử lý toàn chứng từ ban đầu phát sinh đơn vị phận trực thuộc Hình thức có ưu điểm đảm bảo tập trung — thống cơng tác kế tốn, tạo điều kiện chun mơn hóa ứng dụng tin học cơng tác kế tốn, có nhược điểm khơng cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho người quản lý phận trực thuộc nội bo don vi Hình thức tổ chức kế tốn phân tán Áp dụng trường hợp đơn vị có quy mơ lớn, có nhiều đơn vị phụ thuộc hoạt động địa bàn khác đơn vị phân cấp hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý, đơn vị phụ thuộc phải tự tổ chức thực cơng tác kế tốn (từ công việc lập chứng từ ban đâu đến công việc lập báo cáo tài đơn vi quy định), phịng kế tốn đơn vị thực cơng tác kế tốn tổng hợp chung cho tồn đơn vị (trực tiếp hoạch toán nghipệ vụ kinh tế phát sinh thuộc đơn vị chính, kiểm tra báo cáo đơn vị phụ thuộc gởi về, tổng hợp thành báo cáo chung cho toàn đơn vị theo quy-định nhà nước) Như đơn vị đơn vị phụ thuộc tự xử lý chứng từ ban đầu phát sinh thuộc đơn vị Hình thức có ưu điểm cung cấp thơng tin kịp thời cho người quản lý đơn vị4phụ thuộc, có nhược điểm số lượng 224 Chương 8:Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện sử dụng máy tính người lầm cơng tác kế tốn tồn bộ máy kế tốn đơn vị lớn Hình thúc tổ chức kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán Kết hợp đặc điểm hai hình thức để khai thác ưu điểm hai hình thức, tổ chức cơng tác kế tốn khơng tập trung phịng kế tốn đơn vị chính, mà cịn thực phần đơn vị cấp tùy thuộc vào mức độ phân cấp quần lý hạch toán"của đơn vị cho đơn vị cấp 8.1.4 Tổ chức ting dung tin hoc cơng tác kế tốn Ứng dụng tin học cơng tác kế tốn khơng đảm bảo cung cấp thông cách kịp thời, xác mà cịn làm giảm nhẹ cơng việc xử lý số liệu, góp phan làm tăng hiệu suất cơng tác kế toán đơn vị Hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin để thực công tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng ngày phổ biến đạt hiệu nhiều mặt Ở VN, việc ứng dụng máy tính để xử lý thơng tin kế tốn thực rộng rãi DN DN quan tâm Để tiếp cận với việc thực kế tốn máy tính việc tìm hiểu nội dung tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện sử dụng máy tính vấn để có ý nghĩa quan trọng Sau giới thiệu số vấn để liên quan đến tổ chức công tác kế tốn điều kiện sử dụng máy tính a Một vài so sánh thực kế toán phương pháp thú công thực máy tính: Sư khác biệt thực kế tốn phương pháp thủ cơng thực máy tính mô tả qua bắng sau: ỷ Nhập liệu Xử lý thủ công Ghi chép tay _ Xử ý máy Nhập qua bàn phím máy quét Xử lý 'Thủ cơng Tự động theo chương trình Lưu trữ bảo mật | Ghi chép tay sổ | Lưu trữ tự động báo cáo kế tốn tập tin Tính bảo mật Tính bảo mật khơng cao Kết xuất thơng tin : an loan cao, Thủ công, thông tin bị hạn | Tự chế, chậm, : động theo chương trình, thông tin đa dạng khả đáp ứng nhanh - Nguyên Lý Kế Toán b Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện sử dụng máy tính Khi sử dụng máy tính để xử lý thơng tin dẫn đến nhiều thay đổi liên quan đến việc nhập liệu, quản trị sở liệu kết xuất thông tin cần thiết theo quy định theo yêu cầu quản lý Những thay đổi liên quan trực tiếp đến tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán việc mã hóa đối tượngsquản lý theo yêu cầu xử lý thông tin máy thông qua phan mém kế toán thiết kế cài đặt Bước 1: Tổ chức mã hóa đối tượng quản lý: Mã hóa việc sử dụng ký hiệu đặc thù có tính quy ước để phân loại, xếp lớp đối tượng cần quản lý Mã hóa sử dụng tất hệ thống, đặc biệt hệ thống thơng tin kế tốn Vấn đề đặt phải thực việc mã hóa thơng tin cho nhận điện cách nhanh chóng, khơng nhằm lẫn trình xử lý nghiệp vụ phát sinh, hệ thống xử lý thông tin tự động, làm tăng tốc độ nhập liệu xử lý thông tin, tiết kiệm nhớ thời gian xử lý Trình tự mã hóa thể qua bước sau: Xác định đối tượng cân mã hóa (tài khoản, đối tượng phải thu, đối tượng phải trả, thành phẩm ) Lựa chọn phương pháp mã hóa (mã số phân cấp, mã số liên tiếp, mã số hỗn hợp, mã số gợi nhớ, ) Thực mã hóa cho đối tượng theo phương pháp chọn Bước 2: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Xác định xây dựng hệ thống danh mục chứng từ máy: Danh mục chứng từ xây dựng hợp lý tối ưu hóa vấn đề nhập liệu Nếu chứng từ phân loại, xây dựng danh mục đủ tiết đặt nhiều tham biến ngầm định cho loại chứng từ Ví dụ: Xây dựng theo phần hành kế toán (vốn tiền, nguyên vật liệu, tài sản cố định, ) Xây dựng theo loại chứng, từ (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, ) Tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ bảo quản chứng từ: Tổ chức luân chuyển chứng từ việc xác định quy trình, đường chứng từ qua khâu, phần hành cụ thể máy kế toán 326 Chương 8:Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện sử dụng máy tính Do tính chất kế tốn nên liên quan đến nhiều đối tượng trùng lắp Trong hệ thống kế chép trùng lắp, hệ thống xử thức khử trùng số nghiệp vụ kế toán, điểu toán máy, lý bút toán kinh tế phát sinh dẫn đến việc ghi chép để tránh trường hợp ghi trùng gọi cách Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán máy tính khâu cơng tác kế tốn sở cung cấp thơng tin đầu vào, làm sở liệu cho hệ thống kế tốn biến đổi thành thơng tin kế tốn cung cấp cho đối tượng sử dụng thông tin Việc cập nhật liệu kế toán từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán máy chuẩn xác khâu quan dam bdo tính xác thơng tin kế tốn Có thể đưa mơ hình ln chuyển chứng từ hệ thống kế toán máy sau Chứng từ kế Chứng từ gốc trữ ‘—$$_— _ toán CC Nhập liệu " | L