CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI VÀ VAI TRÒ CỦA DOANH THU, CHI PHÍ, XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 7 1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường
Nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, trở thành thành viên của nhiều hiệp hội kinh tế quốc tế như ASEAN, APEC và WTO Sự đa dạng trong các loại hình kinh doanh trong nước, bao gồm sản xuất, xây dựng, thương mại và xuất nhập khẩu, phản ánh sự thích nghi với thời kỳ hội nhập mới Đặc biệt, các doanh nghiệp thương mại ngày càng phát triển và đóng góp tích cực vào sự tăng trưởng chung của nền kinh tế Việt Nam.
Doanh nghiệp thương mại là các đơn vị kinh doanh được thành lập để thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa nhằm tối đa hóa lợi nhuận Hoạt động thương mại bao gồm việc lưu thông và phân phối hàng hóa trên thị trường nội địa và quốc tế, đảm bảo quá trình chuyển giao hàng hóa từ nơi sản xuất hoặc nhập khẩu đến tay người tiêu dùng.
Hoạt động thương mại có đặc điểm chủ yếu sau:
Hàng hóa được lưu chuyển trải qua hai giai đoạn chính: mua hàng và bán hàng, trong đó quá trình chế biến đóng vai trò quan trọng, giúp thay đổi hình thái vật chất của hàng hóa.
Quá trình lưu chuyển hàng hóa diễn ra qua hai phương thức chính: bán buôn và bán lẻ Bán buôn là hình thức bán hàng cho các tổ chức như nhà bán lẻ, nhà sản xuất, hoặc đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lưu thông hàng hóa Ngược lại, bán lẻ là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng Cả hai phương thức này có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, gửi bán qua đại lý, bán trả góp, và hàng đổi hàng.
Thứ ba, thương mại là khâu trung gian, nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng
Hoạt động thương mại bao gồm các hành vi của thương nhân nhằm tạo ra quyền và nghĩa vụ giữa các bên liên quan Điều này bao gồm việc mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thương mại, với mục tiêu đạt được lợi nhuận hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội.
Kinh doanh thương mại có một số đặc điểm chủ yếu sau:
Hoạt động kinh doanh thương mại chủ yếu xoay quanh việc lưu chuyển hàng hóa, bao gồm các quy trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa Lưu chuyển hàng hóa là yếu tố cốt lõi trong các hoạt động kinh tế, đảm bảo sự vận động liên tục và hiệu quả của sản phẩm trên thị trường.
Hàng hóa trong kinh doanh thương mại bao gồm các loại vật tư và sản phẩm, có thể là những vật thể cụ thể hoặc không có hình thái vật chất Doanh nghiệp mua hàng hóa với mục đích để bán lại cho khách hàng.
Tổ chức kinh doanh thương mại tồn tại dưới nhiều mô hình khác nhau, bao gồm công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới và công ty xúc tiến thương mại.
Vai trò của doanh nghiêp thương mại trong nền kinh tế:
Doanh nghiệp thương mại đóng vai trò then chốt trong nền kinh tế quốc dân, giữ mối liên hệ chặt chẽ giữa cung và cầu cũng như các chi phí sản xuất Chúng không chỉ là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng mà còn giúp điều chỉnh tỷ lệ cân đối trong sự phát triển của các ngành nghề kinh tế và đời sống hàng ngày.
Doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sản xuất và mở rộng lưu thông, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Sự phát triển này không chỉ góp phần tăng tích lũy xã hội mà còn hỗ trợ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập nhanh chóng vào nền kinh tế toàn cầu.
Doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc phân phối hàng hóa từ nơi thừa đến nơi thiếu, giúp nâng cao mức hưởng thụ của người dân Khi mức sống của người dân được cải thiện, vai trò của các doanh nghiệp thương mại càng trở nên thiết yếu.
Doanh nghiệp thương mại đang mở rộng thị trường, đặc biệt là thị trường quốc tế, thông qua hoạt động xuất nhập khẩu Họ không chỉ đưa hàng hóa trong nước ra nước ngoài mà còn nhập khẩu hàng hóa và thiết bị kỹ thuật cần thiết.
1.1.2 Vai trò của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
Doanh thu và chi phí là hai yếu tố quan trọng trong kế toán doanh nghiệp Doanh thu đại diện cho tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong quá trình kinh doanh thương mại - dịch vụ, doanh nghiệp cần chi phí để mua bán và dự trữ hàng hóa Kế toán phải ghi chép đầy đủ và chính xác các khoản chi phí này Theo quy định hiện hành, toàn bộ chi phí mua hàng được tính vào trị giá vốn hàng nhập kho, trong khi chi phí chuẩn bị và bán hàng được ghi chép ở tài khoản riêng Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được tập hợp tại tài khoản "chi phí quản lý doanh nghiệp" Do đó, kế toán có nhiệm vụ giám sát chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý để đảm bảo tính toán chính xác kết quả kinh doanh Kết quả này được tính vào cuối kỳ hạch toán và phải được phân phối công bằng, hợp lý theo chế độ của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm ngành kinh doanh.
Nhiệm vụ của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh bao gồm:
- Ghi chép đầy đủ, chính xác doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, đảm bảo hạch toán đúng kỳ phát sinh
- Ghi chép đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh trong kỳ cho từng đối tƣợng chịu chi phí, nhằm xác định đúng kết quả kinh doanh
Kiểm tra tình hình thực hiện các dự toán chi phí và kế hoạch lợi nhuận bán hàng là rất quan trọng Đồng thời, việc đánh giá tình hình cung cấp dịch vụ và nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước cũng cần được thực hiện một cách nghiêm túc.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
1.2.1 Khái quát chung về doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu chỉ bao gồm giá trị của các lợi ích kinh tế đã thu hoặc sẽ thu được, trong khi các khoản thu hộ bên thứ ba không được xem là doanh thu vì không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm doanh thu từ việc bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất, bán hàng hóa mua vào, và bán bất động sản đầu tư Doanh thu này cũng bao gồm các khoản thu từ việc thực hiện các công việc theo hợp đồng trong một hoặc nhiều kỳ kế toán, cùng với các dịch vụ mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh.
Doanh thu từ hoạt động tài chính bao gồm các khoản thu như tiền bản quyền, lãi từ cho vay vốn, lãi tiền gửi, lãi từ bán hàng trả chậm, lãi cho thuê tài chính, chênh lệch lãi do bán ngoại tệ, chênh lệch tỉ giá ngoại tệ, chênh lệch lãi chuyển nhượng vốn và lợi nhuận từ đầu tư ra ngoài doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, ngoài doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, còn tồn tại các khoản thu nhập khác Điều này được quy định theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14.
“Thu nhập khác là khoản thu góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu từ hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu.” [1]
Thu nhập khác bao gồm các khoản thu từ thanh lý và nhượng bán tài sản cố định, tiền bồi thường bảo hiểm, các khoản phạt hợp đồng và các nguồn thu nhập khác.
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại Những khoản này là cơ sở để tính doanh thu thuần và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ Khi các khoản giảm trừ doanh thu giảm, giá trị doanh thu thuần sẽ tăng cao hơn.
Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lƣợng lớn
Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua hàng do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu
Giá trị hàng bán bị trả lại: là khối lƣợng hàng hóa bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán
1.2.1.2 Điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy Nếu giao dịch cung cấp dịch vụ kéo dài qua nhiều kỳ, doanh thu sẽ được ghi nhận trong kỳ dựa trên phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán Để xác định kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ, cần thỏa mãn bốn điều kiện nhất định.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Có khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
- Xác định đƣợc phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán
- Xác định đƣợc chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia của doanh nghiệp chỉ được ghi nhận khi hai điều kiện sau đây được thỏa mãn đồng thời.
- Có khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch đó
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
1.2.1.3 Nguyên tắc kế toán các khoản doanh thu
Kế toán doanh thu trong doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Doanh thu là lợi ích kinh tế tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, không bao gồm vốn góp thêm từ cổ đông Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh khi có sự chắc chắn về việc thu được lợi ích kinh tế, và được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản được quyền nhận, bất kể đã thu tiền hay chưa.
Doanh thu và chi phí liên quan cần được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp Tuy nhiên, trong một số tình huống, nguyên tắc này có thể xung đột với nguyên tắc thận trọng Do đó, kế toán phải dựa vào bản chất giao dịch để đảm bảo phản ánh một cách trung thực và hợp lý.
Doanh thu, lãi hoặc lỗ chỉ được coi là chưa thực hiện khi doanh nghiệp còn nghĩa vụ thực hiện các trách nhiệm trong tương lai, ngoại trừ nghĩa vụ bảo hành thông thường, và chưa chắc chắn thu được lợi ích kinh tế Việc phân loại các khoản lãi, lỗ thành thực hiện hoặc chưa thực hiện không phụ thuộc vào việc đã phát sinh dòng tiền hay chưa.
Vào thứ tư, các khoản lãi và lỗ phát sinh từ việc đánh giá lại tài sản và nợ phải trả không được xem là chưa thực hiện, bởi vì tại thời điểm đánh giá, đơn vị đã có quyền sở hữu tài sản và nghĩa vụ đối với các khoản nợ Chẳng hạn, lãi và lỗ từ việc đánh giá lại tài sản góp vốn đầu tư vào đơn vị khác, cũng như đánh giá lại tài sản tài chính theo giá trị hợp lý, đều được coi là đã thực hiện.
Thứ năm, doanh thu không bao gồm các khoản thu hộ bên thứ ba nhƣ:
+ Các loại thuế gián thu nhƣ thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế bảo vệ môi trường phải nộp;
Người bán hàng đại lý sẽ thu hộ số tiền từ chủ hàng dựa trên doanh thu từ việc bán hàng đại lý Tuy nhiên, các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán đơn vị sẽ không được tính vào lợi nhuận của họ.
Khi các khoản thuế gián thu chưa được tách riêng tại thời điểm giao dịch, doanh thu có thể được ghi nhận trên sổ kế toán bao gồm cả thuế gián thu Tuy nhiên, định kỳ kế toán cần ghi giảm doanh thu tương ứng với số thuế gián thu phải nộp Quan trọng là khi lập báo cáo tài chính, kế toán phải xác định và loại trừ toàn bộ số thuế gián thu ra khỏi các chỉ tiêu doanh thu gộp.
Vào thứ sáu, thời điểm và căn cứ ghi nhận doanh thu kế toán và doanh thu tính thuế có thể khác nhau tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể Doanh thu tính thuế chỉ được sử dụng để xác định số thuế phải nộp theo quy định pháp luật, trong khi doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán và không nhất thiết phải trùng khớp với số ghi trên hóa đơn bán hàng.
Thứ bảy, doanh thu đƣợc ghi nhận chỉ bao gồm doanh thu của kỳ báo cáo
Các tài khoản phản ánh doanh thu không có số dƣ, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển doanh thu để xác định kết quả kinh doanh
NỘI DUNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
1.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được hoặc dự kiến thu được từ các giao dịch liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có 4 tài khoản cấp 2 gồm:
Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa được sử dụng để ghi nhận doanh thu và doanh thu thuần từ khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ kế toán của doanh nghiệp Tài khoản này chủ yếu áp dụng cho các ngành kinh doanh hàng hóa, vật tư và lương thực.
Tài khoản 5112 – Doanh thu bán thành phẩm được sử dụng để ghi nhận doanh thu và doanh thu thuần từ khối lượng sản phẩm đã bán trong một kỳ kế toán Tài khoản này chủ yếu áp dụng cho các ngành sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp và ngư nghiệp.
Tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ được sử dụng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần từ khối lượng dịch vụ đã hoàn thành và cung cấp cho khách hàng trong một kỳ kế toán Tài khoản này chủ yếu áp dụng cho các ngành kinh doanh dịch vụ như vận tải, bưu điện và du lịch.
+ Tài khoản 5118 – Doanh thu khác: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu nhƣợng bán, thanh lý bất động sản đầu tƣ, các khoản trợ cấp
Bên Nợ: - Các khoản thuế gián thu phải nộp nhƣ thuế GTGT, thuế TTBĐ, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường
- Các khoản giảm trừ doanh thu
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 “xác định kết quả kinh doanh”
Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trọng kỳ kế toán
Phương pháp hạch toán: (Phụ lục 01)
Các khoản giảm trừ doanh thu : gồm có chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Tài khoản sử dụng: Theo thông tƣ 133/2016/TT-BTC ban hành ngày
Kể từ ngày 26/08/2016, kế toán không được phép sử dụng tài khoản riêng để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Thay vào đó, các khoản giảm trừ này sẽ được trừ trực tiếp vào bên Nợ của tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Phương pháp hạch toán: (Phụ lục 02 và phụ lục 03)
1.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán của doanh nghiệp sản xuất là giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm xuất kho Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng xuất kho đã bán bao gồm trị giá mua thực tế của hàng hóa và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán.
Các phương pháp xác định giá vốn hàng bán
Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng hóa tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Theo phương pháp này, cuối kỳ doanh nghiệp mới tính được giá trị gốc hàng hóa xuất kho trong kỳ
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, việc ghi chép chi tiết và kịp thời khi nhập hàng là bắt buộc Trong khi đó, khi xuất bán hoặc sử dụng hàng hóa, không cần ghi chép theo thời điểm xuất Tuy nhiên, vào cuối tháng, việc kiểm kê thực tế hàng tồn kho là cần thiết để tính toán giá trị hàng hóa đã xuất ra trong kỳ.
Trường hợp doanh nghiêp hạch toán hàng hóa tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp tính giá thực tế đích danh là cách xác định giá trị xuất kho của sản phẩm, hàng hóa dựa trên đơn giá nhập kho của lô hàng mà sản phẩm đó thuộc về.
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) là một kỹ thuật quản lý tồn kho, trong đó hàng hóa được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất kho trước Giá trị hàng xuất kho được xác định dựa trên giá của lô hàng nhập trước, và quy trình này được thực hiện tuần tự cho đến khi toàn bộ hàng hóa được xuất ra.
Giá vốn thực tế của hàng hóa và thành phẩm tồn kho cuối kỳ được xác định dựa trên giá thành thực tế của các lô hàng nhập vào gần nhất.
Phương pháp bình quân gia quyền là cách tính giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Phương pháp này có thể được áp dụng theo từng thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Theo phương pháp giá bình quân gia quyền cuối kỳ, trị giá vốn của hàng xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và hàng nhập trong kỳ để xác định giá đơn vị bình quân Công thức tính giá xuất kho bình quân cho một loại sản phẩm là: Đơn giá xuất kho bình quân = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ).
+ Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm):
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, kế toán cần xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được tính bằng công thức: Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i) / (Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i).
Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)
Phương pháp này xác định trị giá vốn của thành phẩm xuất kho dựa trên số lượng thành phẩm và đơn giá bình quân gia quyền, phản ánh giá thành sản xuất thực tế của đơn vị.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Bên Nợ : - Giá vốn của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Bên Có : - Hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ Tài khoản 632 không có số dƣ cuối kỳ
Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Phụ lục 05)
1.3.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính
Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm các nguồn thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia, và các khoản doanh thu khác liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MFO
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần Đầu tƣ MFO
Công ty cổ phần Đầu tƣ MFO đƣợc thanh lập theo giấy phép kinh doanh số
Trụ sở chính: Số 15, ngách 126/30/14 phố Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng, quận Hoàng Mai, Hà Nội
Vốn điều lệ: 5.000.000.000 VNĐ (Năm tỉ đồng.)
Mệnh giá cổ phần: 10.000 VNĐ
Giám đốc: Hà Đức Mạnh
2.1.2 Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh
Công ty MFO chuyên phân phối và cung cấp thiết bị nội thất văn phòng và gia đình tại miền Bắc và các khu vực lân cận Với sự phát triển của thị trường kinh tế hội nhập, nhu cầu về trang thiết bị nội thất văn phòng ngày càng tăng cao Nhận thấy tiềm năng lớn trong lĩnh vực này, MFO đã chủ động đầu tư và mở rộng thị trường, phát triển hệ thống đại lý trên toàn quốc để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các dòng sản phẩm chính mà công ty cung cấp:
- Nội thất Hòa Phát: các dòng sản phẩm bàn, ghế, tủ tài liệu, sofa văn phòng, nội thất gia đình, nội thất bệnh viện
- Nội thất Fami: các sản phần nội thất văn phòng chất lƣợng cao nhƣ bàn làm việc, ghế văn phòng
- Nội thất 190: các sản phẩm nội thất văn phòng, nội thất gia đình
- Tƣ vấn, thiết kế, thi công nội thất theo yêu cầu của khách hàng
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty cổ phần Đầu tư MFO được tổ chức với các phòng ban chức năng rõ ràng, thực hiện theo mô tả công việc để đảm bảo hoạt động hiệu quả và đạt kết quả cao Dưới đây là sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của công ty.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
Giám đốc công ty là người đại diện pháp lý của doanh nghiệp, có trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Họ cũng phải chịu trách nhiệm trước các cơ quan nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong các nhiệm vụ được phân công và ủy quyền Họ có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nhiệm vụ mà giám đốc giao phó.
Phòng tài chính – kế toán có trách nhiệm xử lý chứng từ, thực hiện các nghiệp vụ kế toán và cung cấp số liệu sản xuất kinh doanh cùng các thông tin kế toán khác cho các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp Phòng cũng đảm nhận công tác tài chính kế toán, quản lý quá trình sản xuất kinh doanh, thanh toán với khách hàng và Nhà nước, đồng thời thực hiện mối quan hệ thanh toán với ngân sách, ngân hàng và các đơn vị liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Phòng Hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân sự, cũng như bảo hộ lao động.
Bộ phận Điều phối kho hàng
Bộ phận kĩ thuật lắp đặt
Phòng Hành chính nhân sự đảm nhiệm việc quản lý chế độ chính sách và chăm sóc sức khỏe cho người lao động Đồng thời, phòng cũng thực hiện kiểm tra và đôn đốc các bộ phận tuân thủ nghiêm túc nội quy, quy định của công ty Ngoài ra, phòng tiếp nhận và xử lý thông tin theo chức năng và quyền hạn được giao.
Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm tiếp thị sản phẩm và dịch vụ, tìm kiếm khách hàng và thị trường tiềm năng Nhiệm vụ của phòng bao gồm tư vấn và chăm sóc khách hàng, giới thiệu sản phẩm đến người tiêu dùng Ngoài ra, phòng còn lập mục tiêu và kế hoạch bán hàng để trình giám đốc phê duyệt, tổ chức triển khai các hoạt động bán hàng nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Cuối cùng, phòng kinh doanh cũng thu thập và quản lý thông tin khách hàng cùng hồ sơ liên quan theo quy định.
Bộ phận điều phối kho hàng chịu trách nhiệm nhập và xuất hàng hàng ngày, quản lý hàng hóa trong kho, và điều phối vận chuyển hàng hóa từ kho đến công trình cũng như địa điểm giao hàng của khách, đảm bảo thực hiện đúng thời gian quy định.
Bộ phận kỹ thuật lắp đặt chuyên trách thi công và lắp đặt nội thất cho văn phòng và gia đình theo yêu cầu của khách hàng Đội ngũ cam kết thực hiện đúng kỹ thuật và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Căn cứ vào tình hình thực tế, Công ty cổ phần Đầu tư MFO đã thiết lập bộ máy kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị, đồng thời đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết.
Bộ Tài chính đã xây dựng một phòng tài chính – kế toán theo mô hình tập trung, đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ đến xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo tài chính Kế toán trưởng quản lý và điều hành công tác kế toán, phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên, đồng thời đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên để hoàn thành tốt công việc Phòng tài chính – kế toán là bộ phận quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, và một bộ máy kế toán tổ chức hiệu quả sẽ góp phần vào thành công chung của công ty.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng là người đứng đầu, tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán trong phòng, đồng thời hỗ trợ giám đốc về các vấn đề tài chính của công ty Họ có quyền tham gia các cuộc họp để thảo luận và quyết định về thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh và nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên.
Kế toán tổng hợp là quá trình ghi sổ tổng hợp để đối chiếu với sổ chi tiết, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn có nhiệm vụ tính lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Kế toán bán hàng Đại lý cần tổ chức sổ sách phù hợp với phương pháp kế toán bán hàng của công ty Việc theo dõi tình hình bán hàng và biến động hàng hóa dựa trên chứng từ hợp lệ là rất quan trọng Ngoài ra, cần xuất hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ của khách hàng Đại lý để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MFO
2.2.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1.1 Các hình thức bán hàng tại doanh nghiệp
Công ty cổ phần Đầu tƣ MFO hiện đang áp dụng hai hình thức bán hàng chính là:
Bán hàng đại lý là hình thức chủ yếu của công ty, trong đó các đại lý thường là công ty kinh doanh nội thất Họ ký hợp đồng tiêu thụ hàng hóa với chính sách chiết khấu thương mại hấp dẫn và bán trực tiếp cho đại lý mà không qua hình thức ký gửi Phương thức này giúp công ty tiêu thụ lượng hàng lớn, giảm thiểu thất thoát vốn và rủi ro thanh toán Một số đại lý lớn của công ty bao gồm Nội thất Thành Đạt, Nội thất Thành Nam, Nội thất Vàng, và Nội thất An Huy.
Sơ đồ 2.4: Quy trình bán hàng Đại lý Đại lý lên đơn đặt hàng
Thủ trưởng duyệt đơn hàng
Kế toán lập phiếu bán hàng
P.kinh doanh tiếp nhận đơn hàng Kế toán tổng hợp công nợ đại lý
BP Điều phối giao hàng cho Đại lý Đại lý thanh toán tiền
Khách hàng có thể dễ dàng đặt hàng qua email, điện thoại hoặc trực tiếp tại showroom, với số lượng và giá trị đơn hàng tương đối lớn Công ty cam kết thực hiện chính sách giao hàng và lắp đặt tận nơi cho khách hàng Hằng năm, công ty tham gia nhiều dự án lớn, thi công lắp đặt nội thất văn phòng cho các công ty trên toàn quốc.
Sơ đồ 2.5: Quy trình bán hàng khách lẻ, dự án
2.2.1.2 Nội dung kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh
Đặc điểm của doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, và đóng góp vào việc tăng nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh thu của công ty cổ phần đầu tư MFO được xác định theo chuẩn mực kế toán số 14 về "Doanh thu và thu nhập" cùng với thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016.
Doanh thu phát sinh tại Công ty chủ yếu bao gồm: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác
Doanh thu tại công ty được theo dõi và hạch toán một cách kịp thời Tuy nhiên, qua quá trình phân tích thực tế, tác giả nhận thấy một số vấn đề cần cải thiện.
Thủ trưởng duyệt đơn hàng
Kho kiểm tra hàng hóa
NV kĩ thuật lắp đặt hàng
BP Điều phối giao hàng cho Đại lý
Một số khoản doanh thu bán hàng đã bị hạch toán sai thời điểm phát sinh, dẫn đến việc tổng doanh thu và kết quả kinh doanh của các kỳ kế toán bị ảnh hưởng Cụ thể, một số dự án lớn sau khi hoàn thành nghiệm thu và bàn giao không được xuất hóa đơn GTGT ngay, mà lại được lùi lại vào tháng kế tiếp.
Kế toán doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu từ bán hàng là nguồn thu chính của công ty, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu, giúp bù đắp chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Công ty thực hiện công tác tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, phù hợp với đặc thù quản lý kinh doanh, giúp tập hợp, sử dụng và kiểm tra chứng từ hiệu quả trong các giao dịch Đồng thời, công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ được thực hiện đúng nguyên tắc, đảm bảo chứng từ không bị mất mát hay rách hỏng.
Chứng từ sử dụng: Các chứng từ đƣợc sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ gồm có:
Hợp đồng mua bán hàng hóa
Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng
Các sổ kế toán gồm có: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết các TK 511, TK
Tài khoản sử dụng: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Công ty ghi nhận doanh thu theo đúng chuẩn mực kế toán số 14, với năm điều kiện chính: chuyển giao rủi ro và lợi ích cho người mua, không còn quyền quản lý hàng hóa, doanh thu xác định chắc chắn, thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch, và xác định chi phí liên quan Đối tượng khách hàng đa dạng, bao gồm các công ty kinh doanh nội thất, cá nhân và tổ chức, với các công ty thường mua hàng qua đại lý và hưởng chiết khấu trực tiếp Công ty còn thực hiện nhiều dự án cung cấp nội thất giá trị lớn cho tổ chức trong nước Tuy nhiên, công ty chưa chú trọng đến chiết khấu thương mại, điều này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài với khách hàng và khả năng thu hút khách hàng mới.
Lưu đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
P KINH DOANH P KẾ TOÁN KHO HÀNG THỦ QUỸ
Kiểm tra hàng Biên bản bàn giao
Khách hàng tiến hành đặt hàng, sau đó bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận và xử lý đơn hàng Nếu đơn hàng được phê duyệt, bộ phận kho hàng sẽ kiểm tra danh mục hàng hóa để đảm bảo đủ số lượng và chất lượng sản phẩm.
Sau khi bộ phận kho kiểm tra hàng hóa, họ sẽ thông báo cho bộ phận kế toán Kế toán sẽ lập biên bản bàn giao hàng hóa (3 liên) và xuất hóa đơn GTGT (3 liên).
+ Liên 1: Lưu tại phòng kế toán + Liên 2: Giao khách hàng + Liên 3: Lưu nội bộ
Vận chuyển và lắp đặt hàng hóa cho khách hàng có thể được thực hiện theo hai hình thức thanh toán Nếu khách hàng thỏa thuận thanh toán sau, khoản tiền này sẽ được ghi vào công nợ phải thu Trong trường hợp khách hàng thanh toán ngay, kế toán sẽ lập phiếu thu tiền hàng và thủ quỹ sẽ nhận tiền hàng.
- Chứng từ chuyển cho khách hàng gồm có: Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu thu tiền
Các khoản giảm trừ doanh thu:
Các khoản giảm trừ doanh thu tại doanh nghiệp chủ yếu bao gồm hàng bán trả lại và chiết khấu thương mại, được trừ trực tiếp vào giá bán cho khách hàng Theo thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 26/08/2016, các khoản giảm trừ doanh thu được hạch toán vào bên Nợ TK511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, thay vì hạch toán vào tài khoản riêng TK 521 như trước đây.
Trong quá trình vận chuyển và lắp đặt nội thất văn phòng, thường xảy ra các lỗi do sản xuất hoặc va chạm Để giảm thiểu tình trạng hàng hóa bị trả lại và bảo vệ doanh thu, doanh nghiệp luôn áp dụng các biện pháp khắc phục hiệu quả cho những lỗi sản phẩm.
Phiếu nhập kho (nhập hàng bán trả lại)
Hóa đơn GTGT hàng bán trả lại
Biên bản trả lại hàng hóa
Quy trình kế toán hàng bán trả tại công ty đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Lưu đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hàng bán trả lại
Khách hàng sau khi nhận hàng và phát hiện sản phẩm bị lỗi hoặc hỏng sẽ thông báo ngay cho nhà cung cấp Nếu lỗi do nhà cung cấp, công ty sẽ tiếp nhận lại hàng hóa đã bán cho khách hàng.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MFO
Phương hướng hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả
Để hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, cần phải dựa trên thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh cần xuất phát từ thực trạng của doanh nghiệp để phát hiện và khắc phục những điểm chưa phù hợp Điều này giúp cung cấp thông tin hữu ích và hiệu quả cho nhà quản trị Mỗi ngành nghề và doanh nghiệp có đặc điểm khác nhau về quy mô và hình thức tổ chức quản lý, do đó, việc hoàn thiện kế toán phải gắn liền với đối tượng và phạm vi nghiên cứu cụ thể.
Để hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, cần đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, đầy đủ và kịp thời.
Thông tin kế toán, đặc biệt là về doanh thu và chi phí, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá và đưa ra quyết định kinh doanh Bên cạnh đó, các đối tượng như nhà đầu tư, khách hàng và cơ quan chức năng cũng cần được cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác.
Thứ ba, việc hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh cần phải áp dụng hợp lý các văn bản pháp luật, đồng thời tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Việc hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định, dựa trên chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng như quy định pháp luật của Nhà nước Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế và học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị khác để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán doanh thu và chi phí.
Thứ tư, hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh phải đáp ứng yêu cầu hiệu quả và có tính khả thi
Tính hiệu quả trong kế toán yêu cầu các giải pháp hoàn thiện phải tạo ra sự cải tiến rõ rệt, đơn giản và dễ hiểu, đồng thời cung cấp thông tin chất lượng cho người sử dụng Bên cạnh đó, tính khả thi của các giải pháp cần phải giải quyết những vấn đề thực tiễn phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các giải pháp này không chỉ khả thi mà còn mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
Để nâng cao hiệu quả trong việc hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Đầu tư MFO, cần áp dụng các giải pháp hoàn thiện theo những nguyên tắc cơ bản.
Để hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo phù hợp với chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành.
Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp luật trong hoạt động sản xuất kinh doanh Các giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh phải hợp pháp và tuân theo chế độ cùng chuẩn mực kế toán hiện hành.
Thứ hai, nguyên tắc nhất quán
Các giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh cần được thực hiện một cách nhất quán qua các kỳ kế toán Nguyên tắc nhất quán này sẽ giúp thông tin kế toán ổn định và cho phép so sánh hiệu quả của các giải pháp hoàn thiện trong kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
Thứ ba, nguyên tắc hoạt động liên tục, phát huy những kết quả đạt được trong kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Khi hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, cần tuân thủ nguyên tắc hoạt động liên tục, đảm bảo sự vận hành ổn định của hoạt động sản xuất và bộ máy kế toán Dựa trên kết quả đạt được từ bộ máy kế toán, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và bổ sung để hoàn thiện quy trình kế toán cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị.
Thứ tư, nguyên tắc phù hợp
Việc hoàn thiện quy trình cần phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và mô hình quản lý riêng của từng doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có quy mô và cách thức hoạt động khác nhau, do đó, sự hoàn thiện phải được điều chỉnh để tương thích với đặc điểm của đối tượng nghiên cứu cụ thể.
Việc hoàn thiện quy trình kế toán cần đáp ứng yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán, đồng thời phải phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Thứ năm, nguyên tắc hiệu quả
Hoàn thiện kế toán doanh thu và chi phí là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả thực tiễn, khắc phục những tồn tại và yếu kém hiện tại, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà quản trị.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MFO
Thứ nhất, Công ty cho nhân viên đi học bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao kiến thức nghề nghiệp
Con người đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp, vì vậy việc đào tạo đội ngũ nhân lực là cần thiết để nâng cao trình độ và kiến thức cho nhân viên Điều này không chỉ giúp kế toán viên có đủ chuyên môn để thực hiện công việc một cách khoa học mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc, đặc biệt là đối với các nhân viên kế toán trẻ Đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cần được tiến hành định kỳ, giúp kế toán viên cập nhật những thông tin mới về chế độ kế toán và áp dụng hiệu quả vào công việc hàng ngày.
Hiện nay, các trường đại học và trung tâm đào tạo thường xuyên tổ chức các khóa học chuyên sâu về kế toán tài chính và kế toán thuế Những khóa học này nhằm bổ sung kiến thức cho kế toán viên, hướng dẫn xử lý các nghiệp vụ thực tế theo đúng quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Điều này giúp kế toán viên khắc phục hạn chế, nâng cao nghiệp vụ cá nhân và tích lũy kinh nghiệm làm việc, từ đó áp dụng hiệu quả vào đơn vị của mình Các khóa học này đặc biệt cần thiết cho nhân viên kế toán trẻ tuổi và ít kinh nghiệm.
Người làm kế toán cần tự giác và nâng cao tinh thần tự học hỏi, luôn tìm tòi cập nhật kiến thức chuyên môn để khắc phục những hạn chế của bản thân Sự cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc là rất quan trọng, giúp đảm bảo số liệu kế toán được ghi nhận chính xác và thông tin đáng tin cậy.
Công ty cần nâng cấp cơ sở vật chất và hệ thống thiết bị tin học, cũng như thiết bị truyền dẫn, nhằm đảm bảo trang bị đầy đủ cho nhân viên trong công việc.
Hiện nay, trang thiết bị văn phòng của công ty đã xuống cấp, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên Doanh nghiệp có website riêng để quảng bá sản phẩm và bán hàng online, do đó, internet đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh Hệ thống truyền dẫn và internet chậm chạp, không an toàn có thể gây tác động tiêu cực đến doanh nghiệp Hiện tại, công ty chưa có hệ thống lưu trữ thông tin chuyên biệt, khiến dữ liệu kế toán chỉ được lưu trữ trên máy tính của kế toán trưởng, dễ dẫn đến mất mát hoặc đánh cắp thông tin quan trọng Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp cải thiện trang thiết bị và hệ thống lưu trữ thông tin.
+ Công ty cần bổ sung và thay thế các máy tính đã cũ, lắp đặt máy tính mới cho nhân viên, đảm bảo hiệu quả công việc
Nâng cấp thiết bị truyền dẫn như internet và mạng LAN là cần thiết để đảm bảo tốc độ truy cập nhanh chóng, từ đó thúc đẩy việc quảng bá hình ảnh và sản phẩm của công ty đến khách hàng hiệu quả hơn.
Bổ sung hệ thống lưu trữ và quản lý thông tin cho doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo an toàn cho thông tin kế toán, ngăn chặn việc bị đánh cắp bởi các đối tượng bên ngoài, từ đó không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống này sẽ giúp các thao tác kế toán diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời bảo mật thông tin kế toán của công ty, phòng tránh rủi ro mất dữ liệu quan trọng.
Thứ ba, tổ chức tốt việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc nhập liệu trên phần mềm kế toán, đồng thời áp dụng các biện pháp quản lý và kiểm tra chặt chẽ đối với việc ghi chép chứng từ kế toán theo quy định Việc này không chỉ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các bước hạch toán tiếp theo mà còn đảm bảo rằng các chứng từ được kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ Đặc biệt, hóa đơn GTGT cần ghi đầy đủ thông tin của các đối tượng mua bán, với tên hàng hóa, giá trị hàng hóa được ghi rõ ràng và có chữ ký của cả người mua và người bán.
Các chứng từ liên quan cần được sắp xếp và lưu trữ đầy đủ tại các bộ phận liên quan Phiếu xuất kho phải được lưu tại phòng kế toán và bộ phận kho hàng, được tổ chức theo thứ tự rõ ràng Việc kiểm tra và đối chiếu giữa số liệu kế toán và thực tế kho hàng là cần thiết để ngăn chặn thất thoát và gian lận hàng hóa.
Chứng từ cần được lưu trữ một cách khoa học và cẩn thận, tập trung để dễ dàng đối chiếu số liệu khi có sai sót hoặc khi các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra.
3.2.2 Hoàn thiện kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Thứ nhất, ghi nhận doanh thu bán hàng đúng thời điểm, theo đúng nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Kế toán viên cần hiểu rõ quy định về ghi nhận doanh thu để tránh sai sót, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi đáp ứng đầy đủ năm điều kiện nhất định.
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
Để đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán, nhà quản lý và kế toán viên cần xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng một cách rõ ràng Họ cũng phải áp dụng đúng các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán, đồng thời hạch toán kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của Nhà nước, đảm bảo mọi nghiệp vụ xuất bán hàng hóa được ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn GTGT đầy đủ, phản ánh trung thực tình hình sản xuất kinh doanh.
Thứ hai, Doanh nghiệp cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc phát sinh các khoản phải thu khó đòi là điều không thể tránh khỏi, và kế toán không trích lập dự phòng trong trường hợp này là sai nguyên tắc Để đảm bảo nguyên tắc “thận trọng”, công ty cần phải trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, tức là dự phòng giá trị tổn thất của các khoản nợ quá hạn không thể thu hồi do khách hàng không có khả năng thanh toán Chính sách trích lập dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và theo dõi tình hình tài chính qua tài khoản 229 - Dự phòng tổn thất tài sản.
Thông tƣ số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 quy định về việc trích lập dự phòng nhƣ sau:
Doanh nghiệp cần dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra và tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ để thực hiện việc trích lập dự phòng theo quy định.
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm