Cơ sở dữ liệu
Khái niệm
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một bảng tính tổ chức dữ liệu mà không có dòng hoặc cột trống, với tiêu đề dữ liệu được ghi ở dòng đầu tiên, mỗi tiêu đề tương ứng với một cột, gọi là trường (field) Từ dòng thứ hai trở đi, bảng chứa số liệu hiện tại, trong đó mỗi dòng đại diện cho một bản ghi (Record).
Sắp xếp trên cơ sở dữ liệu
Mục đích:Sắp xếp lại dữ liệu theo một trật tự nhất định.
- Sau thao tác này xuất hiện bảng chọn Sort
+ Tại mục Sort By ta chọn ra khoá sắp xếp thứ nhất
+ Chọn thứ tự sắp xếp (Ascending: tăng, Descending: giảm).
+ Tại mục Then By thứ nhất chọn khoá sắp xếp thứ hai (nếu có)
- Chọn Options, hộp thoại Sort Options xuất hiện Khi này bạn chọn một trong hai khả năng sau:
+ Sort Top to Bottom: sắp xếp theo hàng
+ Sort Left to Right: sắp xếp theo cột
- Kết thúc bấm chọn OK
2.2 Thao tác lọc dữ liệu
- Đưa con trỏ vào vùng dữ liệu
- Sau thao tác này xuất hiện hộp hội thoại Advanced Filter
+ Tại mục Action, chọn Filter the List in place Xác định việc hiển thị những bản ghi thoả mãn điều kiện ngay trên vùng cơ sở dữ liệu
+ Tại mục List Range cho địa chỉ vùng dữ liệu vào
+ Tại mục Criteria Range cho địa chỉ vùng tiêu chuẩn vào
+ Kết thúc bấm chọn OK
* Chú ý: Muốn xuất hiện tất cả các bản ghi ta làm như sau:
Tính tổng các nhóm
- Trước khi tính tổng nhóm cần phải sắp xếp dữ liệu theo trường làm khoá tính tổng nhóm
- Đưa con trỏ vào vùng CSDL
- Sau thao tác này hộp thoại Subtotals xuất hiện
+ Tại mục At Each Change in: Chọn trường cần tạo nhóm tổng hợp.
+ Tại mục Use Function: Chọn hàm cần tính toán thống kê
+ Tại mục Add Subtotals to: Chọn những trường cần tính toán
+ Kết thúc bấm chọn OK Ta thấy bên trái bảng chọn xuất hiện các nút điều khiển thứ bậc
+ Nút số 1: chỉ hiện dòng tổng của tất cả các nhóm
+ Nút số 2: Chỉ hiện dòng tổng của từng nhóm và của tất cả các nhóm
3.2 Huỷ bỏ tính tổng nhóm
4 Các hàm trên cơ sở dữ liệu
A database (D1) consists of a range of cells that form a structured list of related data, where each row represents a record and each column represents a field The first row of the database contains labels that identify the content of each column.
- Field (D2): indicates which column is used in the function Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or
"Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on
Criteria (D3) refers to the range of cells that encompass the specified conditions For the criteria argument, any range can be utilized, provided it includes at least one column label and a minimum of one cell beneath that label to define a condition for the respective column.
4.2 Các hàm cơ sở dữ liệu
- D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL
- D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn
- Tính tổng các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra.
- D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL
- D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn
- Tính trung bình cộng các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra
- D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL
- D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn
- Tìm giá trị lớn nhất trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra
- D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL
- D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn
Tìm giá trị nhỏ nhất trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra
- D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL
- D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn
- Đếm số bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra 4.2.6) Hàm Dcounta
- D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL
- D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn
- Đếm số bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra.
Câu 1: Trình bày thao tác thiết lập cơ sở dữ liệu ?
Câu 2: Trình bày thao tác sắp xếp cơ sở dữ liệu ?
Câu 3: Trình bày cú pháp và công dụng các hàm trên cơ sở dữ liệu?
Các hàm trên cơ sở dữ liệu
Mã bài: MĐ27-03 Mô đun tin học kế toán cung cấp kiến thức cơ bản về phần mềm kế toán, giúp người học hiểu rõ các chức năng và sử dụng thành thạo công cụ Misa trong công việc thực tế.
- Trình bày được tính ưu việt của việc sử dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán;
- Trình bày được trình tự các bước thao tác các phân hệ trên phần mềm kế toán;
- Cài đặt được phần mềm kế toán trên máy vi tính;
- Thiết lập được cơ sở dữ liệu;
- Lựa chọn được hệ thống tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp;
- Khai báo được thông tin ban đầu;
- Nhập được số dư ban đầu;
- Nhập dữ liệu từ chứng từ vào phầm mềm kế toán theo từng phân hệ nghiệp vụ;
- Thực hiên được các bút toán tổng hợp cuối kỳ;
- Kiểm tra đối chiếu được các chứng từ sổ kế toán và in được các báo biểu kế toán;
- Nghiêm túc, cẩn thận khi học tập;
- Có ý thức bảo đảm an toàn về người và trang thiết bị trong phòng thực hành;
- Tuân thủ quy định của luật kế toán
Phương pháp giảng dạy và học tập bài 3
Đối với người dạy, việc áp dụng phương pháp giảng dạy tích cực như diễn giảng, vấn đáp và dạy học theo vấn đề là rất quan trọng Ngoài ra, giáo viên cũng cần yêu cầu học sinh ghi nhớ các giá trị đại lượng và đơn vị của các đại lượng để nâng cao hiệu quả học tập.
- Đối với người học: Chủđộng đọc trước giáo trình trước buổi học Điều kiện thực hiện bài học
- Phòng học chuyên môn hóa/nhà xưởng: Phòng học chuyên môn
- Trang thiết bị máy móc: Ti vi, máy tính và các thiết bị dạy học khác
- Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu: Chương trình môn học, giáo trình, tài liệu tham khảo, giáo án và các tài liệu liên quan
- Các điều kiện khác: Không có
Kiểm tra và đánh giá bài học
Kiến thức: Kiểm tra và đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức
Ứng dụng kế toán trên phầm mềm kế toán doanh nghiệp
Xây dựng cơ sở dữ liệu
Khi một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm bắt đầu một năm tài chính mới, việc mở sổ kế toán mới theo năm tài chính là điều cần thiết.
Trong phần mềm kế toán, việc mở sổ kế toán được thực hiện ngay từ lần đầu sử dụng Quá trình này bao gồm các bước như đặt tên cho sổ kế toán, chọn vị trí lưu trữ trên máy tính, xác định ngày bắt đầu, lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp tính giá.
Sau khi hoàn tất việc tạo dữ liệu kế toán, người dùng sẽ đăng nhập để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mỗi phần mềm kế toán sẽ có giao diện màn hình riêng biệt, giúp người dùng dễ dàng thao tác.
3 Khai báo danh mục ban đầu
Sau khi hoàn tất việc mở sổ kế toán, người sử dụng cần khai báo một số danh mục ban đầu để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán Một trong những danh mục quan trọng là hệ thống tài khoản.
Danh mục Hệ thống tài khoản là công cụ quan trọng để quản lý và phản ánh thông tin kế toán của doanh nghiệp Các phần mềm kế toán thường có sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính, nhưng vẫn cho phép người dùng mở thêm các tiết khoản để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh riêng của từng doanh nghiệp Hệ thống tài khoản này đóng vai trò thiết yếu trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ Bên cạnh đó, danh mục Khách hàng và Nhà cung cấp cũng là yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Trong phần mềm kế toán, người sử dụng khai báo danh mục để lập báo cáo thống kê mua bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết từng khách hàng, nhà cung cấp Mỗi khách hàng và nhà cung cấp được nhận diện bằng mã hiệu riêng, gọi là mã khách hàng và mã nhà cung cấp Mã hiệu này thường do người sử dụng đặt, phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp Có nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý và tính chất của từng đối tượng cụ thể.
Sử dụng phương pháp mã hóa bằng cách lấy tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu của tên khách hàng và nhà cung cấp giúp tăng tính gợi nhớ Phương pháp này không chỉ đơn giản mà còn hiệu quả trong việc ghi nhớ thông tin quan trọng.
Phương pháp đánh số lần lượt cho khách hàng và nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,… là một cách tổ chức thông tin Tuy nhiên, cách đặt số này không mang lại ý nghĩa gợi ý nào cho người sử dụng.
Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán:
- Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau
- Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác
Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có thể liên quan đến mọi tài khoản công nợ
Thông qua mã khách hàng, nhà cung cấp có thể truy cập và xem các báo cáo công nợ liên quan không chỉ đến một tài khoản mà còn đến tất cả các tài khoản công nợ của khách hàng và nhà cung cấp đó.
Phần mềm tự động tổng hợp các phát sinh và số dư tài khoản theo danh mục khách hàng và nhà cung cấp, giúp tạo ra các sổ tổng hợp phát sinh và số dư cho từng đối tượng công nợ Đồng thời, phần mềm cũng quản lý danh mục vật tư hàng hóa một cách hiệu quả.
Danh mục vật tư hàng hóa là công cụ quan trọng để theo dõi và quản lý vật tư, hàng hóa Nó được sử dụng trong quá trình nhập và xuất các loại vật tư, hàng hóa, giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho.
Mỗi vật tư và hàng hóa đều có mã hiệu riêng, tương tự như mã hiệu cho khách hàng và nhà cung cấp Việc đặt mã hiệu này do người sử dụng quyết định, nhằm tạo sự thuận tiện và dễ nhớ trong quản lý Thông thường, doanh nghiệp sẽ chọn cách đặt mã theo tên vật tư, hàng hóa Nếu có nhiều loại khác nhau cho cùng một vật tư, người sử dụng có thể bổ sung thêm đặc trưng để phân biệt.
Việc mã hóa vật tư và hàng hóa trong bảng mã giúp mở thẻ chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vật tư, hàng hóa và thành phẩm trong kế toán thủ công Danh mục tài sản cố định cũng được quản lý chặt chẽ thông qua quy trình này.
Danh mục Tài sản cố định là công cụ quản lý các tài sản cố định trong doanh nghiệp, mỗi tài sản được gán mã hiệu riêng cùng với thông tin quan trọng như tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá và giá trị hao mòn đầu kỳ Trước khi nhập dữ liệu phát sinh, các thông tin này cần được cập nhật đầy đủ Mã hiệu tài sản cố định do người sử dụng quyết định và tương ứng với việc mở thẻ chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế liên quan trong kế toán thủ công.
Nguyên tắc chung trong việc đánh mã đối tượng cho phép sử dụng ký tự chữ cái (A-Z) và ký tự số (0-9), cùng với một số ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch chân (_), gạch chéo (/,\) và dấu chấm (.) Khi sử dụng ký tự chữ, nên ưu tiên dùng chữ hoa để đảm bảo tính nhất quán và dễ đọc.
Nhập dữ liệu trên chứng từ vào phần mềm kế toán theo từng phân hệ nghiệp vụ
4.1 Lập chứng từ thu, chi tiền mặt a, Lý thuyết liên quan
Mô hình xử lý dữ liệu thu tiền mặt
Mô hình xử lý dữ liệu chi tiền mặt
Các chứng từ đầu vào liên quan
- Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng;
Các chứng từ gốc liên quan đến thu chi tiền mặt bao gồm phiếu thu, phiếu chi, bảng kiểm kê quỹ, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng và ủy nhiệm chi Để hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt tại quỹ trong phần mềm kế toán, người sử dụng cần thực hiện theo trình tự các bước đã được quy định.
• Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền mặt tại quỹ
• Bước 2: Chọn loại chứng từ cần cập nhật
• Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu của chứng từ đó
Trong các phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý tiền mặt bao gồm các thông tin:
Phần thông tin chung gồm có:
Thông tin về đối tượng bao gồm tên và các dữ liệu liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, và nhân viên, những người có các giao dịch liên quan đến phiếu thu và phiếu chi.
- Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh
Ngày chứng từ là thời điểm phát sinh của chứng từ, phải nằm trong năm làm việc hiện tại và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ trước Khi thêm mới chứng từ, nếu ngày chứng từ trước ngày làm việc hiện tại, phần mềm kế toán cho phép người dùng điều chỉnh ngày nhập Sau khi lưu, chứng từ sẽ tự động được chèn vào khoảng thời gian trước đó, điều này khác với kế toán thủ công, nơi không thể thêm chứng từ vào thời gian đã định khoản.
Số chứng từ trong phần mềm kế toán thường được người sử dụng tự đặt và gắn liền với loại chứng từ, như Phiếu thu (PT000…) hay Phiếu nhập kho (PNK000…) Số chứng từ sẽ tự động tăng dần dựa trên số chứng từ đầu tiên, nhưng người dùng vẫn có khả năng chỉnh sửa số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu cần Điều này giúp người sử dụng dễ dàng quản lý và sửa đổi hơn so với kế toán thủ công, nơi mà việc nhớ và sửa đổi số chứng từ đã ghi sổ là rất khó khăn.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, thông tin khai báo về thuế,
- Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ứng trong nghiệp vụ liên quan
- Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh
- Hạch toán bút toán và khai báo các thông tin liên quan đến thuế (Nếu có)
4.2 Lập chứng từ thu, chi tiền gửi a, Lý thuyết liên quan
Mô hình xử lý dữ liệu thu tiền gửi
Mô hình xử lý dữ liệu chi tiền gửi
Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ cần thiết cho hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Bản sao kê ngân hàng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản và Séc bảo chi Để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ này trong phần mềm kế toán, người sử dụng cần tuân theo một quy trình cụ thể.
• Bước 1: Chọn phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền gửi ngân hàng
• Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật
• Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó
Trong phần mềm kế toán, màn hình nhập liệu chứng từ của quản lý tiền gửi chứa các thông tin tương tự như trong phân hệ quản lý tiền mặt.
4.3 Lập chứng từ nhập , xuất kho a, Lý thuyết lien quan
Mô hình xử lý dữ liệu nhập, xuất kho
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng trong việc quản lý vật tư Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật tư trong phần mềm kế toán, người sử dụng cần thực hiện theo trình tự cụ thể Các bước này bao gồm việc nhập thông tin chi tiết về vật tư xuất kho, xác định số lượng và giá trị, và cuối cùng là lưu trữ thông tin để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý.
• Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Vật tư
• Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu cho phần quản lý vật tư, hàng hóa trong phần mềm kế toán Màn hình này bao gồm các thông tin cần thiết để quản lý hiệu quả vật tư và hàng hóa.
Phần thông tin chung gồm có:
Tên và thông tin về đối tượng là dữ liệu quan trọng liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên, tất cả đều có liên quan đến các giao dịch trong hoạt động nhập và xuất kho.
- Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh
- Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh hoạt động nhập, xuất kho.
Trong các phần mềm, số chứng từ thường được tự động đánh số theo thứ tự tăng dần, nhưng người dùng vẫn có khả năng chỉnh sửa số chứng từ theo ý muốn của mình.
Thông tin chi tiết bao gồm mã vật tư, tên vật tư, kho, tài khoản kho, tài khoản đối ứng, số lượng, đơn giá và thành tiền, giúp quản lý và theo dõi hiệu quả các giao dịch vật tư.
- Mã vật tư: Dùng để nhận diện duy nhất một vật tư, hàng hóa
- Tên vật tư: Là tên đầy đủ của vật tư, hàng hóa
Kho là mã liên quan đến nghiệp vụ của chứng từ, được chọn từ danh mục kho đã khai báo Kho này có thể là kho xuất, kho nhập, kho của công ty hoặc kho đại lý.
- TK kho: Chương trình sẽ lấy căn cứ vào các thông tin khai báo ban đầu của vật tư, hàng hóa (có thể là TK 152, 153, 156)
- Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất kho (có thể là TK 111, 112, 131, 331, 632,…)
- Số lượng: Là số lượng mặt hàng được ghi trên chứng từ nhập, xuất kho
- Đơn giá: Là số tiền cho một vật tư, hàng hóa
- Thành tiền = Số lượng x Đơn giá …
4.4 Lập chứng từ kế toán tăng, giảm tài sản cố định a, Lý thuyết lien quan
Mô hình xử lý dữ liệu kếtoán tăng, giảm tài sản cố định
+ Mô hình xử lý dữ liệu tăng tài sản cố định
+ Mô hình xử lý dữ liệu giảm tài sản cố định
Các chứng từ đầu vào liên quan
- Các chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ như: Phiếu chi, phiếu thu của hoạt động mua, bán, thanh lý TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ
- Chứng từ ghi giảm tài sản cố định
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) trong phần mềm kế toán, người sử dụng cần thực hiện theo trình tự cụ thể Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ là bước quan trọng trong quá trình này.
• Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ tài sản cố định
• Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
• Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó
Khai báo tài sản cố định
Khai báo Thông tin chung: cho phép người sử dụng nhập các thông tin chung, tổng quan về TSCĐ như:
Mã TSCĐ: Dùng để nhận diện một TSCĐ
Tên TSCĐ: Là tên đầy đủ của tài sản cố định.
Loại TSCĐ: Xem TSCĐ này thuộc loại nào? máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,…
Tình trạng hiện nay: Là tình trạng sử dụng của TSCĐ như đang dùng, mua mới, thanh lý,…
Ngoài ra người sử dụng có thể khai báo thêm các thông tin khác như: Mô tả TSCĐ, năm sản xuất, nhà cung cấp, địa chỉ, số hóa đơn,…
Khai báo Thông tin khấu hao: cho phép nhập các thông tin chi tiết về
TSCĐ, giúp cho người sử dụng thuận tiện trong việc quản lý TSCĐ như:
- Ngày mua: Là ngày phát sinh hoạt động mua TSCĐ
Ngày khấu hao là thời điểm bắt đầu quá trình khấu hao tài sản cố định, có thể xảy ra sau ngày mua tài sản Ví dụ, nếu tài sản cố định được mua vào ngày 25/01 nhưng chỉ bắt đầu khấu hao từ ngày 01/03, thì ngày khấu hao sẽ được tính từ ngày 01/03.
- Nguyên giá: Là giá trị ban đầu của TSCĐ
- Thời gian sử dụng: Là số năm sử dụng của TSCĐ
- Ngoài ra người sử dụng có thể nhập một số thông tin khác tương ứng trong các phần mềm
Khi người dùng hoàn tất việc khai báo TSCĐ mua mới trong năm trên một số phần mềm kế toán, chương trình sẽ tự động tạo chứng từ ghi tăng TSCĐ Thông tin trên chứng từ này được lấy từ các dữ liệu đã được khai báo của TSCĐ.
Ghi giảm tài sản cố định
Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ… người sử dụng thực hiện ghi giảm bằng cách chọn TSCĐ đó để lập chứng từ ghi giảm
4.5 Lập chứng từ kế toán tiền lương a, Lý thuyết lien quan
Mô hình xử lý dữ liệu kế toán tiền lương
Các chứng từ đầu vào liên quan
- Bảng chấm công làm thêm giờ
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Thực hiện bút toán tổng hợp cuối kỳ
Trong các phần mềm kế toán, giá vốn xuất kho được tính tự động dựa trên phương pháp tính giá xuất kho đã được thiết lập khi khởi tạo dữ liệu kế toán hoặc khi khai báo vật tư, hàng hóa.
Khi áp dụng phương pháp “Bình quân cuối kỳ” để đăng ký, giá xuất kho sẽ được xác định sau khi thực hiện chức năng “Cập nhật giá xuất” trong các phần mềm Phương pháp này đảm bảo rằng giá xuất kho trong kỳ được tính bình quân đồng đều ở tất cả các thời điểm.
Khi áp dụng phương pháp "Bình quân tức thời" để đăng ký, giá xuất kho sẽ được xác định ngay tại thời điểm lập phiếu xuất kho Cách tính này dựa trên tổng giá trị tồn kho đến thời điểm xuất, chia cho tổng số lượng tồn kho tại thời điểm đó.
Sử dụng phương pháp này giá xuất kho ở các thời điểm khác nhau trong cùng một kỳ có thể khác nhau.
Khi bạn đăng ký phương pháp “Đích danh”, hệ thống sẽ sử dụng giá xuất kho tương ứng với giá nhập của vật tư trên chứng từ nhập kho đã được chọn.
Khi đăng ký phương pháp "Nhập trước, xuất trước", hệ thống sẽ tự động tính toán giá xuất kho ngay sau khi thông tin của phiếu xuất kho được lưu trữ.
5.2 Tính k hấu hao tài sản cố định
Trên các phần mềm kế toán, khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) được thực hiện vào cuối tháng trước khi kết chuyển số dư, nhằm xác định kết quả kinh doanh cho từng tháng.
Nhấn “Đồng ý” để hệ thống phần mềm tự động tính khấu hao dựa trên các thông tin đã khai báo của từng TSCĐ, bao gồm nguyên giá, ngày khấu hao và số năm sử dụng.
Sau khi cập nhật các chứng từ mua và bán có liên quan đến thuế GTGT, phần mềm sẽ tự động xử lý và tạo ra các báo cáo thuế Để xem các báo cáo này, người sử dụng cần lựa chọn các tham số cần thiết.
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng
Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tương
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in
5 4 Kết chuyển lãi, lỗ xác định kết quả kinh doanh
Sau khi thiết lập bút toán kết chuyển tự động, kế toán chỉ cần vào mục tổng hợp và nhấn vào kết chuyển lãi lỗ Phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu và tạo ra các bút toán kết chuyển cần thiết.
6 Kiểm tra và in báo biểu kế toán
6.1 Xem và in báo cáo tiền mặt tại quỹ
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền mặt tại quỹ, phần mềm sẽ tự động xử lý và cung cấp báo cáo về tình hình tiền mặt Để xem các báo cáo này, người sử dụng cần chọn các tham số cần thiết trước khi truy cập thông tin.
- Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in
Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in
6.2 Xem và in báo cáo tiền gửi ngân hàng
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý và tạo ra các báo cáo liên quan Để xem các báo cáo này, người dùng cần chọn các tham số cần thiết.
Sổ tiền gửi ngân hàng:
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, tài khoản in
6.3 Xem và in báo cáo vật tư
Sau khi cập nhật các chứng từ nhập và xuất kho, phần mềm sẽ tự động xử lý và tạo ra các báo cáo liên quan Để xem các báo cáo này, người sử dụng cần chọn các tham số cần thiết.
Báo cáo Tổng hợp tồn kho:
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, kho vật tư (một kho, một số kho hoặc tất cả các kho)
Sổ chi tiết vật tư hàng hóa
- Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian, vật tư, hàng hóa cần in (có thể chọn một, một số hoặc tất cả vật tư, hàng hóa)
6.4 Xem và in báo cáo tài sản cố định
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tài sản cố định, phần mềm sẽ tự động xử lý và tạo ra báo cáo về tài sản cố định Người sử dụng cần chọn các tham số cần thiết để xem các báo cáo này.
Danh sách tài sản cố định
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, loại tài sản
Sổ tài sản cố định
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, loại tài sản.
Thẻ tài sản cố định
- Chọn tham số báo cáo như: thời gian, tên tài sản.
6.5 Xem và in báo cáo tiền lương
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền lương, phần mềm sẽ tự động xử lý và tạo ra báo cáo tiền lương Để xem các báo cáo này, người sử dụng cần chọn các tham số cần thiết.
Bảng tổng hợp lương cán bộ
- Chọn tham số báo cáo như: thời gian in
Bảng thanh toán lương và phụ cấp:
- Chọn tham số báo cáo như: thời gian in
Sổ nhật ký tiền lương
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian in
6.6 Xem và in báo cáo liên quan đến mua hàng
Sau khi cập nhật các chứng từ mua hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý và cung cấp báo cáo liên quan Để xem báo cáo, người dùng cần lựa chọn các tham số cần thiết.
- Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian, đối tượng
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian
Tổng hợp công nợ phải trả
- Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, đối tượng nhà cung cấp (một hoặc nhiều nhà cung cấp), tài khoản công nợ
6.7 Xem và in báo cáo liên quan đến bán hàng