KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.8 1.1 Công tác văn thư
Khái niệm
Văn thư, có nguồn gốc từ Hán, là thuật ngữ chỉ chung các loại văn bản, bao gồm cả những tài liệu do cá nhân, gia đình và dòng họ soạn thảo, cũng như các văn bản được các cơ quan nhà nước ban hành nhằm phục vụ cho công tác quản lý và điều hành công việc chung.
Văn thư là một hoạt động có lịch sử lâu dài, được hình thành và phát triển để đáp ứng nhu cầu của xã hội Nghiên cứu về công tác văn thư đã thu hút sự quan tâm của nhiều học giả và nhà nghiên cứu, dẫn đến những quan niệm khác nhau về lĩnh vực này.
Theo Từ điển Tiếng Việt, văn thư được hiểu là công tác giao nhận và quản lý, lưu giữ công văn, giấy tờ Trung tâm từ điển học định nghĩa văn thư là “công văn, giấy tờ” hoặc “bộ phận của văn phòng phụ trách việc giao nhận, quản lý công văn, giấy tờ”.
Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP này 08 tháng 4 năm
Theo quy định của Chính phủ năm 2004, công tác văn thư bao gồm các nhiệm vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý tài liệu phát sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cũng như quản lý và sử dụng con dấu trong công tác này.
Ngày nay, công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan và tổ chức, vì mọi đơn vị đều sử dụng văn bản và giấy tờ như phương tiện giao tiếp chính thức Hoạt động này bao gồm việc xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như tổ chức giải quyết các công việc liên quan đến văn thư.
Quản lý văn bản và con dấu trong các cơ quan, tổ chức là rất quan trọng để truyền đạt chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước Điều này giúp tăng cường sự liên hệ và báo cáo giữa các cơ quan, tổ chức, cũng như các ngành và cấp trong quá trình hoạt động.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động chỉ đạo và điều hành của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả quản lý của các đơn vị này phụ thuộc vào chất lượng công tác văn thư Do đó, hiện nay, công tác văn thư đang nhận được sự quan tâm đặc biệt, đặc biệt trong bối cảnh cải cách hành chính, nơi mà việc đổi mới công tác văn thư trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu.
Như vậy, có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin bằng văn bản để hỗ trợ quản lý và điều hành tại các cơ quan Hoạt động này bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, cũng như quản lý và sử dụng con dấu một cách hiệu quả.
Đặc điểm công tác văn thư
Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ kỹ thuật quan trọng trong bộ máy quản lý của các cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc Nội dung công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, sử dụng con dấu, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu Để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ này, người làm công tác văn thư cần có chuyên môn và nghiệp vụ nhất định, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong hệ thống hành chính nhà nước Việc thực hiện công tác văn thư cần gắn liền với các hoạt động chính trị, đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý thông tin.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển tải các chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng cũng như pháp luật của Nhà nước thông qua văn bản Vì vậy, yêu cầu đối với người làm công tác văn thư là phải thực hiện nhanh chóng, chính xác và bảo mật trong từng khâu nghiệp vụ.
Công tác văn thư là một phần thiết yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nơi mà mọi cán bộ, công chức, viên chức đều tham gia vào các nhiệm vụ như soạn thảo, quản lý và ký văn bản Để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của văn bản, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và cá nhân trong tổ chức, nhằm thực hiện các công việc này kịp thời, chính xác và phù hợp với yêu cầu.
Công tác văn thư là một phần quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bao gồm nhiều công việc như quản lý con người, điều hành bộ phận và đảm bảo hiệu quả công việc Quy trình này bao gồm việc soạn thảo, duyệt và sửa đổi văn bản, kiểm tra trước khi ban hành, ký kết và quản lý văn bản Những nhiệm vụ này không chỉ giúp tổ chức hoạt động trơn tru mà còn nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc.
Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức, do đó mọi cơ quan đều cần tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan Hàng ngày, hầu hết cán bộ đều tham gia vào các công việc liên quan đến văn bản như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, giải quyết và theo dõi văn bản, cũng như soạn thảo văn bản Vì vậy, công tác văn thư có liên quan đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư không chỉ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho hoạt động quản lý và điều hành, mà còn nâng cao năng suất và chất lượng công việc của các cơ quan, tổ chức Thông tin chính xác và kịp thời là yếu tố then chốt giúp hoạt động của cơ quan đạt kết quả cao Nguồn thông tin chủ yếu và có tính pháp lý cao nhất vẫn đến từ văn bản, vì vậy, thực hiện tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo chỉ đạo công việc một cách chính xác và hiệu quả, đồng thời đảm bảo thời gian và giữ gìn bí mật nhà nước.
Quản lý văn bản hiệu quả là một phần quan trọng trong công tác văn thư, giúp cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong giải quyết công việc mà còn nâng cao năng suất và chất lượng Hơn nữa, việc quản lý tốt văn bản góp phần hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ và giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết.
Thực hiện công tác văn thư là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ các bằng chứng pháp lý và quản lý hiệu quả văn bản Việc này đảm bảo lưu giữ đầy đủ các chứng cứ liên quan đến mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân trong các vị trí khác nhau.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ được thể hiện qua các văn bản Nếu các văn bản này được ban hành đúng quy định, giữ lại đầy đủ và có nội dung chính xác, chúng sẽ phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan Khi cần thiết, các văn bản này sẽ trở thành bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan và cá nhân một cách chính xác.
Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư
Công tác văn thư, giống như các lĩnh vực khác, có những yêu cầu riêng biệt cần được tuân thủ Trong quá trình thực hiện, các nội dung liên quan đến công tác văn thư phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đã đề ra.
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào việc xây dựng và quản lý văn bản một cách hiệu quả Việc xây dựng văn bản cần phải nhanh chóng, trong khi giải quyết văn bản phải kịp thời để đáp ứng yêu cầu công việc Cần xem xét mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng văn bản để đảm bảo việc ban hành đúng thời gian Nếu không, việc giải quyết văn bản chậm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc chung và làm giảm giá trị nội dung của các văn bản.
1.1.4.2 Chính xác Đây là một yêu cầu hết sức quan trọng, trong thực hiện các nội dung của công tác văn thư cần phải đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản, tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng h
Văn bản ban hành cần tuân thủ đúng thể loại và thẩm quyền, đồng thời phải đầy đủ các thành phần và thể thức theo quy định Ngoài ra, việc thực hiện các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như đánh máy, đăng ký và chuyển giao văn bản cũng phải chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành.
Trong quá trình xử lý văn bản đến và đi của cơ quan, cần chú trọng đến các vấn đề liên quan đến bí mật nhà nước Việc xây dựng và giải quyết văn bản phải tuân thủ nguyên tắc bảo mật, đảm bảo thực hiện đúng các chỉ đạo về bảo vệ bí mật nhà nước Điều này bao gồm việc sử dụng máy tính an toàn, bố trí phòng làm việc hợp lý và lựa chọn cán bộ văn thư đạt tiêu chuẩn.
Trong các cơ quan, tổ chức, việc hiện đại hóa công tác văn thư là yếu tố then chốt để nâng cao năng suất và chất lượng công việc Sự kết hợp giữa phương tiện và kỹ thuật hiện đại với công tác văn thư ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách Tuy nhiên, quá trình này cần được thực hiện từng bước, phù hợp với trình độ cán bộ và điều kiện cụ thể của từng tổ chức.
Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư
Chất lượng công tác văn thư chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố, trong đó môi trường làm việc đóng vai trò quyết định đến tâm lý của nhân viên Một môi trường làm việc tốt cần có sự bố trí hợp lý và khoa học của không gian làm việc, cùng với các phương tiện và trang thiết bị đầy đủ.
Một môi trường làm việc tốt cần đáp ứng các yếu tố như không gian thông thoáng, diện tích phòng làm việc hợp lý, ánh sáng đầy đủ, nhiệt độ và độ ẩm phù hợp để bảo vệ sức khỏe Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả công việc, đồng thời cần tránh ô nhiễm âm thanh để duy trì tinh thần và sự tập trung cho nhân viên văn thư.
Yếu tố trang thiết bị và khoa học kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư Sự phát triển của công nghệ giúp cải thiện quy trình thu thập và xử lý thông tin, đồng thời việc trang bị các phương tiện làm việc hiện đại là cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc Ngược lại, nếu không có đủ trang thiết bị, người làm công tác văn thư sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, dẫn đến hiệu suất công việc giảm sút.
Trình độ của cán bộ làm công tác văn thư là yếu tố quyết định đến năng suất và chất lượng công việc Dù có trang bị phương tiện hiện đại, nếu không biết khai thác và sử dụng một cách hợp lý, chúng sẽ trở nên vô nghĩa Ngoài chuyên môn, thái độ, tinh thần và trách nhiệm của người làm công tác văn thư cũng ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc Nếu cán bộ không nhiệt huyết, không tìm tòi học hỏi và không có tâm huyết với công việc, chất lượng công tác văn thư sẽ không được đảm bảo.
Quy trình và thủ tục làm việc, văn hóa công sở, cơ sở vật chất, cùng với năng lực của nhân viên văn thư đều có ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng công tác văn thư.
Để thực hiện công tác văn thư một cách khoa học, cần xây dựng quy trình và thủ tục làm việc rõ ràng Người làm công tác văn thư sẽ dựa vào các bước đã được quy định để hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả Việc thiết lập quy trình hợp lý, phù hợp với thực tế sẽ nâng cao chất lượng công tác văn thư Ngược lại, nếu quy trình quá phức tạp sẽ cản trở việc thực hiện, dẫn đến việc không đáp ứng được thời gian và yêu cầu công việc.
Hiện nay, việc thực hiện quy trình và thủ tục công tác văn thư được đảm bảo thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Công tác văn thư và lưu trữ đã được quy trình hóa, tạo thành một quy trình mở, cho phép các đơn vị điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với thực trạng cụ thể của mình.
Văn hóa công sở đóng vai trò quan trọng trong chất lượng công tác văn thư, vì công tác này liên quan đến toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức và ảnh hưởng đến mọi bộ phận, cá nhân từ lãnh đạo đến nhân viên Khi tất cả các thành viên trong tổ chức nhận thức rõ tầm quan trọng và vai trò của công tác văn thư, cùng với sự đầu tư và quan tâm thích hợp, chất lượng công tác văn thư sẽ được cải thiện rõ rệt Thái độ của từng cá nhân đối với công tác văn thư là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng văn hóa công sở tích cực.
Công tác văn thư sẽ không bao giờ đạt tiêu chí chất lượng nếu thiếu sự quan tâm đúng mức, giống như bất kỳ công việc nào khác.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là trong công tác văn thư Việc trang bị đầy đủ máy móc, phòng kho phù hợp sẽ nâng cao chất lượng công việc này Công tác văn thư sẽ không đạt hiệu quả nếu thiếu các thiết bị thiết yếu như máy tính, máy in, máy scan, cùng với các phần mềm quản lý văn bản và chữ ký số.
Năng lực của người làm công tác văn thư là yếu tố thiết yếu, không thể tách rời trong công việc này Những cá nhân có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng và tâm huyết sẽ đóng góp quan trọng vào hiệu quả công tác văn thư Năng lực được thể hiện qua khả năng đáp ứng các yêu cầu trong từng khâu nghiệp vụ, cũng như khả năng tiếp cận và làm chủ các phần mềm, công nghệ khoa học để ứng dụng trong công việc hàng ngày Hơn nữa, năng lực còn bao gồm khả năng xây dựng và tham mưu cho lãnh đạo trong việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.
Những nội dung cơ bản của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động thiết yếu nhằm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc quản lý và điều hành tại các cơ quan Nội dung chính của công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, cũng như quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.6.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành, đặc biệt trong công tác văn thư, thông qua việc tham gia trực tiếp vào quá trình xây dựng và ban hành các quyết định, chỉ thị.
Các văn bản phải tuân thủ quy định về thể thức và quy trình soạn thảo, đảm bảo các thành phần cấu thành phù hợp với từng loại văn bản do cơ quan có thẩm quyền quy định Hệ thống văn bản tại Việt Nam hiện có hai loại chính: văn bản của Đảng và văn bản quản lý Nhà nước Văn bản của Đảng thực hiện theo Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư Trung ương Đảng Khóa XII về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản Đối với văn bản quản lý Nhà nước, áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
Bộ Nội vụ về “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”
Việc bố trí các thành phần thể thức văn bản (trên một trang giấy khổ A4:
210 mm x 297 mm) phải đảm bảo theo Phụ lục II của Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011, cụ thể như sau:
Sơ đồ 1.1 Bố trí các thành phần thể thức h
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn
7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
Việc soạn thảo và ban hành văn bản cần tuân thủ quy trình nghiêm ngặt, bao gồm xác định mục đích và giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết, và thể loại văn bản Quá trình này cũng yêu cầu thu thập và xử lý thông tin liên quan, xây dựng đề cương, viết bản thảo, duyệt và chỉnh sửa bản thảo, sau đó đánh máy và nhân bản văn bản Cuối cùng, cần kiểm tra kỹ lưỡng văn bản trước khi ký ban hành và thực hiện thủ tục trình ký để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của văn bản.
1.6.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan bao gồm việc quản lý văn bản đến và đi, cùng với tổ chức giải quyết và theo dõi tiến trình này Đối với văn bản đến, công tác văn thư thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký, trình bày, chuyển giao, giải quyết và theo dõi tình trạng giải quyết Trong khi đó, quản lý văn bản đi yêu cầu kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành, cũng như kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày tháng của văn bản Văn thư cũng cần đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn hoặc mật (nếu có), đăng ký văn bản đi, thực hiện thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành, cùng với việc lưu trữ văn bản đi.
1.6.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước và hoạt động của các cơ quan, giúp đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản ban hành Do đó, việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một phần thiết yếu trong công tác văn thư.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2016, của Chính phủ Nghị định này quy định rõ ràng về việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, các cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, cũng như các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo và tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, cùng các tổ chức khác được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước.
Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho bộ phận văn thư quản lý và sử dụng Văn thư phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời thực hiện đầy đủ các quy định liên quan.
Con dấu cần được bảo quản tại phòng làm việc của Văn thư Khi cần mang con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức, phải có sự đồng ý của người đứng đầu và chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng Đảm bảo an toàn cho con dấu cả trong và ngoài giờ làm việc là điều cần thiết.
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền
Khi con dấu bị mòn hoặc biến dạng, Văn thư cần báo cáo ngay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức để thực hiện thủ tục đổi con dấu Nếu con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thông báo cho cơ quan công an nơi xảy ra sự cố và lập biên bản ghi nhận.
Văn thư cần tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức, và chỉ thực hiện việc này khi các văn bản đã được ban hành đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Không được đóng dấu trong các trường hợp như: giấy không có nội dung, trước khi ký, trên giấy trắng, hoặc trên văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền Cần đảm bảo việc sử dụng con dấu theo đúng nguyên tắc và thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý con dấu, bao gồm nguyên tắc đóng dấu và chế độ quản lý con dấu.
1.6.1.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng và quan trọng trong công tác văn thư Thực hiện tốt quy trình này không chỉ giúp bảo quản thông tin mà còn góp phần giữ gìn bí mật cho các cơ quan, tổ chức.
21 chức, hạn chế được văn bản, giấy tờ không có giá trị và không bỏ sót những hồ sơ quan trọng
Nội dung của công tác lập hồ sơ bao gồm: Mở hồ sơ, thu thập văn bản vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ
Mở hồ sơ là bước quan trọng trong quy trình làm việc của cán bộ, công chức, viên chức Dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việc, họ cần chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi tiêu đề rõ ràng Trong suốt quá trình giải quyết công việc, các văn bản liên quan sẽ được bổ sung vào hồ sơ để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Cán bộ, công chức, viên chức cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ và tư liệu liên quan vào hồ sơ Việc sắp xếp các văn bản trong hồ sơ phải theo trình tự hợp lý, dựa trên đặc điểm công việc, chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc để đảm bảo tính khoa học và dễ dàng tra cứu.
Công tác lưu trữ
Từ thời Nguyên thủy, con người đã sử dụng các phương tiện như ký hiệu trên vỏ cây và vách đá để ghi và truyền đạt thông tin Khi xã hội phát triển, đặc biệt với sự ra đời của nhà nước, nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý và điều hành ngày càng tăng, dẫn đến việc lưu giữ thông tin cần thiết Điều này chính là nền tảng cho sự hình thành và phát triển công tác lưu trữ.
Trên thế giới và tại Việt Nam, có nhiều quan niệm khác nhau về thuật ngữ lưu trữ Theo Từ điển tiếng Việt, lưu trữ được định nghĩa là “cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác.”
Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng của nhà nước, bao gồm lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ Hoạt động này nhằm phục vụ quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử, và đáp ứng nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu một cách hiệu quả Các vấn đề cơ bản trong công tác lưu trữ bao gồm việc phân loại, bảo vệ và truy xuất thông tin tài liệu.
+ Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ
+ Thực hiện các khâu nghiệp vụ về lưu trữ
Nghiên cứu khoa học về lưu trữ đóng vai trò quan trọng tại các cơ quan, tổ chức, giúp lựa chọn và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu giá trị Công tác này không chỉ phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin quá khứ mà còn cung cấp bằng chứng xác minh, đối chiếu khi cần thiết.
Hoạt động lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ Việc thực hiện công tác lưu trữ là rất cần thiết để đảm bảo quản lý hiệu quả thông tin và tài liệu, góp phần nâng cao hiệu suất công việc và bảo tồn di sản văn hóa.
Công tác lưu trữ ra đời nhằm bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu một cách hiệu quả Ngay từ khi đất nước giành độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946, khẳng định rằng chúng có giá trị đặc biệt cho việc kiến thiết quốc gia Người coi tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, góp phần lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch công tác và chính sách trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa và khoa học kỹ thuật.
Lưu trữ công văn và tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn thông tin Sau khi cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp kết thúc, nhiệm vụ xây dựng Chủ nghĩa xã hội ở Miền Bắc và giải phóng Miền Nam đã tạo ra những thách thức lớn cho ngành lưu trữ Thông tri số 259-TT/TW ngày 08/9/1959 của Ban Bí thư Trung ương Đảng khẳng định rằng công văn và tài liệu đã sử dụng là tài sản quý giá, có giá trị lớn trong nghiên cứu và phát triển.
Tình hình tổng kết kinh nghiệm và định hướng chương trình kế hoạch công tác cần được xem xét kỹ lưỡng, bao gồm các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa và khoa học kỹ thuật Việc xác định đường lối và phương châm chính sách là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững trong các lĩnh vực này.
Vào năm 1982, Hội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ban hành Pháp lệnh về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, đánh dấu lần đầu tiên quan điểm của Đảng về tài liệu lưu trữ như một di sản đặc biệt của dân tộc được ghi nhận trong văn bản pháp luật cao nhất của ngành lưu trữ Tài liệu lưu trữ quốc gia được xác định là di sản của dân tộc, mang giá trị đặc biệt đối với công tác xây dựng và bảo vệ đất nước.
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức Thông tin từ tài liệu lưu trữ không chỉ chính xác và đáng tin cậy mà còn thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm, góp phần quan trọng vào việc khai thác thông tin phục vụ công việc.
Dựa vào thông tin lưu trữ, có thể nghiên cứu và xác định quy luật vận động, từ đó dự đoán xu hướng phát triển trong tương lai, đặc biệt là sự ảnh hưởng đến đối tượng liên quan đến văn bản đang được soạn thảo Việc này giúp tìm ra các quy luật chung để cải thiện công tác định hướng hiệu quả hơn.
Thông qua việc phân tích tài liệu lưu trữ, chúng ta có thể đánh giá các giai đoạn trước, nhận diện thành công và thất bại, cũng như tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những yếu tố tích cực, phát huy giá trị tốt và giảm thiểu các tác động tiêu cực.
Công tác lưu trữ hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động văn thư, hành chính và văn phòng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của các cơ quan và tổ chức.
Mục đích của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu đa dạng của xã hội bằng cách khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ, đáp ứng lợi ích hợp pháp của tổ chức và cá nhân Việc thực hiện tốt công tác lưu trữ không chỉ mang lại ý nghĩa mà còn có tác động tích cực đến hoạt động của các cơ quan và tổ chức.
Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ
1.3.1 Khái niệm chất lượng và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Chất lượng là một khái niệm được sử dụng phổ biến trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong mỗi lĩnh vực khác nhau thì cách hiểu về chất lượng cũng khác nhau, đứng ở góc độ của người sản xuất thì chất lượng là điều họ phải làm để đáp ứng các quy định và yêu cầu do khách hàng đặt ra, để được khách hàng chấp nhận, ở khía cạnh người tiêu dùng thì chất lượng là được xem là khả năng đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu của mình
Chất lượng của một con người hay sự vật đề cập đến phẩm chất và giá trị, thể hiện những điều tốt đẹp và hữu ích Nó đáp ứng các yêu cầu cụ thể và phản ánh những đặc điểm nội tại, giúp phân biệt và so sánh giữa các đối tượng khác nhau.
Chất lượng là một khái niệm có nhiều cách hiểu khác nhau, và mặc dù không có một định nghĩa thống nhất, nhưng vẫn có những cách hiểu cụ thể từ các góc nhìn khác nhau Theo Hệ thống quản lý chất lượng ISO TCVN 9001:2008, chất lượng được định nghĩa một cách rõ ràng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì và cải tiến chất lượng trong các tổ chức.
Chất lượng được xác định bởi khả năng đáp ứng các yêu cầu vốn có, điều này có nghĩa là nó tồn tại như một đặc tính bền vững Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, dù công nghệ sản xuất hiện đại hay chi phí cao, vẫn bị coi là chất lượng kém Hơn nữa, do yêu cầu luôn thay đổi, chất lượng và tiêu chuẩn chất lượng cũng phải điều chỉnh theo thời gian, không gian và điều kiện sử dụng Định nghĩa này nhấn mạnh sự thống nhất giữa các đặc tính nội tại của sản phẩm và việc đáp ứng yêu cầu của thị trường.
Chất lượng được định nghĩa là yếu tố tạo nên phẩm chất và giá trị của một sự vật hay sự việc Phẩm chất ở đây được hiểu là giá trị bên trong, không phải là những yếu tố bên ngoài Để đánh giá chất lượng một cách chính xác, cần có thời gian và xem xét sự vật, sự việc dưới một góc độ và hoàn cảnh nhất định.
Chất lượng sản phẩm cần tuân thủ các tiêu chuẩn đã được công bố và đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng Việc kết hợp giữa tiêu chuẩn và nhu cầu của người sử dụng là yếu tố thiết yếu để đánh giá chất lượng của bất kỳ sự vật, sự việc nào.
Chất lượng được hiểu là hệ thống các yếu tố cấu thành giá trị của sự vật, sự việc, và những yếu tố này cần phải đáp ứng các yêu cầu đã được đặt ra.
Chất lượng công tác VTLT được hiểu là tổng hợp các yếu tố tạo nên giá trị của công tác này, nhằm đáp ứng hiệu quả các nội dung và yêu cầu cụ thể của từng cơ quan, tổ chức trong từng thời điểm nhất định.
1.3.2 Các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác văn thư, lưu trữ Đối với bất kỳ hoạt động nào, việc đánh giá chất lượng cũng hết sức cần thiết, thông qua đánh giá chất lượng có thể xem xét, đánh giá và nhìn nhận một cách tổng thể về sự vật, sự việc Đối với công tác VTLT cũng vậy, đánh giá chất lượng công tác VTLT cũng có những tiêu chí nhất định, cụ thể gồm các tiêu chí sau:
1.3.2.1 Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời
Công tác VTLT đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ quản lý và bảo quản tài liệu của các cơ quan, tổ chức Hoạt động này không chỉ phổ biến mà còn thường xuyên, góp phần nâng cao chất lượng quản lý và quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước Để đảm bảo công tác quản lý nhà nước diễn ra hiệu quả, cần có thông tin chính xác và đầy đủ, đặc biệt là thông tin văn bản Do đó, người thực hiện công tác VTLT phải cung cấp thông tin một cách kịp thời, hỗ trợ cho nhiệm vụ quản lý và điều hành.
39 của cơ quan, tổ chức nói chung, đây cũng là tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng công tác VTLT
Cung cấp thông tin chính xác là yếu tố then chốt trong công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin đúng sự thật và không sai lệch theo chỉ đạo của cấp trên Việc thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ này giúp duy trì đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan và cá nhân có trách nhiệm Khi thông tin được truyền đạt một cách chính xác và đầy đủ, nó sẽ hỗ trợ hiệu quả trong việc đạt được các chỉ tiêu, mục tiêu và nhiệm vụ theo quy định Các văn bản lưu trữ sẽ trở thành bằng chứng pháp lý đáng tin cậy, chứng minh hoạt động của cơ quan một cách chân thực khi cần thiết.
Trong quá trình cung cấp thông tin cho quản lý và điều hành, công tác VTLT cần truyền đạt thông tin một cách đầy đủ và kịp thời, cung cấp tài liệu và số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội Đồng thời, cần cung cấp thông tin quá khứ, căn cứ và bằng chứng để hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
1.3.2.2 Bảo đảm tính bảo mật
Công tác bảo mật thông tin và tài liệu trong quản lý nhà nước là nhiệm vụ thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ bí mật nhà nước Bảo mật luôn gắn liền với công tác VTLT, diễn ra thường xuyên và liên tục tại từng cơ quan, tổ chức theo các cấp độ khác nhau.
Sản phẩm của các cơ quan, tổ chức chủ yếu là văn bản và tài liệu, vì vậy nhiều nội dung thuộc bí mật nhà nước được văn bản hóa và phản ánh cụ thể trong các tài liệu này Việc bảo vệ tốt những bí mật thông tin trong văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước sẽ là yếu tố quyết định cho nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước.
Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) bao gồm các hoạt động liên quan đến văn bản và tài liệu như soạn thảo, ban hành, vận chuyển, giao nhận, quản lý, bảo quản và sử dụng Việc thực hiện đúng quy định trong công tác VTLT không chỉ bảo vệ bí mật nhà nước mà còn ngăn chặn tình trạng lộ, lọt thông tin nhạy cảm Để đảm bảo tính bảo mật, lãnh đạo và nhân viên VTLT cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, trong đó không sử dụng máy vi tính nối mạng để soạn thảo, in và đăng ký văn bản, tài liệu mật.
Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã và bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên Huế
2.1.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Phú Vang 2.1.1.1 Vị trí, chức năng
Huyện Phú Vang là huyện đồng bằng ven biển và đầm phá của tỉnh Thừa Thiên Huế, có tổng diện tích: 278,24 km 2 (theo niên giám thống kê năm
2015), có 20 đơn vị hành chính, bao gồm 18 xã và 02 thị trấn
Dân số: 182.141 người (theo niên giám thống kê năm 2015)
Mật độ dân số: 655 người/km2
Vị trí địa lý của khu vực này rất đặc biệt, nằm ở phía Đông giáp Biển Đông, phía Tây giáp thành phố Huế và thị xã Hương Thủy, phía Nam giáp huyện Phú Lộc, và phía Bắc giáp thị xã Hương Trà.
UBND là cơ quan chấp hành do Hội đồng nhân dân địa phương bầu ra, đóng vai trò là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương UBND chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân và các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
UBND có trách nhiệm tổ chức thi hành Hiến pháp và pháp luật tại địa phương, đồng thời thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân và các nhiệm vụ được giao từ cơ quan nhà nước cấp trên.
Tất cả các tổ chức quyền lực nhà nước đều phải thông qua hệ thống chính quyền xã, đặc biệt là UBND cấp xã Nếu UBND cấp xã không vững mạnh, thì các tổ chức chính quyền cấp trên sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Hệ thống chính trị tại cấp xã đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện sức mạnh và hiệu quả hoạt động của chính quyền Sự phát huy vai trò này là điều khó khăn, nhưng lại cần thiết để chứng minh tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống.
2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp xã được quy định cụ thể trong Điều 31 và Điều 35 của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015, bao gồm:
Tổ chức và bảo đảm thi hành Hiến pháp, pháp luật tại xã; quyết định các vấn đề trong phạm vi phân quyền theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 Thực hiện nhiệm vụ do cơ quan hành chính cấp trên ủy quyền và chịu trách nhiệm trước chính quyền cấp huyện về kết quả Tổ chức các biện pháp phát huy quyền làm chủ của nhân dân, huy động nguồn lực xã hội cho phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các vấn đề liên quan, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, phòng chống tội phạm và tham nhũng Bảo vệ tài sản, tính mạng, danh dự, nhân phẩm của công dân Quyết định dự toán ngân sách nhà nước và ngân sách xã, điều chỉnh khi cần thiết, phê chuẩn quyết toán ngân sách Quyết định chủ trương đầu tư các chương trình, dự án trong phạm vi phân quyền và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã.
50 hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã
2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, cơ cấu tổ chức của UBND cấp xã tại huyện hiện nay được thiết lập theo Điều 34, bao gồm các vị trí Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự và Ủy viên phụ trách công an Cụ thể, UBND các xã loại I có tối đa hai Phó Chủ tịch, trong khi các xã loại II và loại III chỉ có một Phó Chủ tịch.
Hiện nay, huyện có 08 xã và thị trấn loại 1, bao gồm Vinh Thanh, Vinh Hà, Vinh An, Phú Hải, Phú Thuận, Phú Diên, thị trấn Thuận An và thị trấn Phú Đa Tại các xã này, mỗi xã, thị trấn được bố trí 02 Phó Chủ tịch và 01 Chủ tịch UBND, đảm bảo cơ cấu tổ chức bộ máy đáp ứng theo quy định.
01 Ủy viên phụ trách quân sự và 01 Ủy viên phụ trách công an
2.1.1.4 Các mối quan hệ công việc
Quan hệ với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện
UBND cấp xã hoạt động dưới sự chỉ đạo của UBND cấp huyện và có trách nhiệm báo cáo công tác cho UBND huyện Khi gặp vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa có quy định pháp luật, UBND xã cần kịp thời báo cáo để xin ý kiến chỉ đạo từ UBND huyện Đồng thời, UBND xã phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình theo quy định hiện hành với UBND huyện và các cơ quan chuyên môn Ngoài ra, UBND xã cũng chịu sự hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc về chuyên môn từ cơ quan chuyên môn cấp huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn tại địa phương.
Trong đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấp xã, có 51 môn học cấp huyện được triển khai nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã Việc này không chỉ giúp cải thiện năng lực chuyên môn mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý và phục vụ cộng đồng.
Quan hệ với Đảng ủy xã
UBND xã hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy xã, đảm bảo thực hiện các Nghị quyết của Đảng, tuân thủ pháp luật của Nhà nước và các chỉ đạo từ cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND xã cần chủ động đề xuất với Đảng ủy về phương hướng và nhiệm vụ cụ thể nhằm phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh trật tự và nâng cao đời sống nhân dân Đồng thời, cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu những cán bộ, đảng viên có phẩm chất và năng lực phù hợp cho các vị trí công tác chính quyền địa phương.
Quan hệ với Hội đồng nhân dân xã
UBND xã hoạt động dưới sự giám sát của HĐND xã, có trách nhiệm thực hiện Nghị quyết của HĐND và báo cáo trước HĐND UBND xã phối hợp với Thường trực HĐND để chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp, xây dựng đề án trình HĐND xem xét và quyết định, đồng thời cung cấp thông tin về hoạt động của mình để hỗ trợ các đại biểu HĐND Các thành viên UBND xã cũng phải trả lời chất vấn của đại biểu HĐND và báo cáo giải trình về các vấn đề liên quan đến công việc của họ khi được yêu cầu.
Quan hệ với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp xã
UBND xã hợp tác chặt chẽ với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân để thực hiện nhiệm vụ chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của nhân dân Đồng thời, UBND tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động hiệu quả Mỗi 6 tháng hoặc khi cần thiết, UBND sẽ thông báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội địa phương và các hoạt động của mình cho các tổ chức liên quan.
52 này có nhiệm vụ phối hợp, vận động và tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng đường lối, chính sách và pháp luật của Nhà nước, đồng thời thực hiện tốt nghĩa vụ công dân.
Quan hệ giữa Ủy ban nhân dân xã với Trưởng thôn
Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế
2.2.1 Thực trạng công tác văn thư
2.2.1.1 Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Các văn bản hành chính cấp xã bao gồm Quyết định, Công Văn, Kế hoạch, Thông báo và Tờ trình Quá trình soạn thảo các văn bản này tại UBND xã diễn ra theo một trình tự các bước cụ thể.
Để soạn thảo văn bản hiệu quả, cần căn cứ vào tính chất và nội dung cụ thể của văn bản, đồng thời xem xét chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân tại UBND xã.
Chủ tịch UBND xã sẽ phân công các bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản Ví dụ, để soạn thảo Tờ trình nâng bậc lương cho công chức chuyên môn, Chủ tịch sẽ giao cho công chức văn phòng thống kê chủ trì Đối với báo cáo công tác hộ tịch, công chức tư pháp hộ tịch sẽ đảm nhận việc soạn thảo.
Sau khi được phân công soạn thảo văn bản, bộ phận hoặc cá nhân sẽ dựa vào yêu cầu của cấp trên và chỉ đạo của lãnh đạo xã để xác định mục đích và nội dung của văn bản Việc xác định rõ mục đích sẽ giúp sử dụng các căn cứ và ngôn ngữ phù hợp, đảm bảo văn bản khi ban hành sẽ đáp ứng đúng yêu cầu Đặc biệt, đối với Tờ trình đề nghị khen thưởng, mục đích là diễn giải cụ thể về đối tượng và thành tích đạt được, từ đó tạo nên sự thống nhất và thuyết phục cho nội dung văn bản.
Việc lựa chọn hình thức văn bản phù hợp dựa vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa, đồng thời xem xét chức năng của từng loại văn bản và thẩm quyền của cơ quan ban hành Cụ thể, khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản để đề nghị cấp trên khen thưởng, công chức văn phòng thống kê cần xác định rằng tờ trình đề nghị khen thưởng là hình thức văn bản cần thiết.
Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo sẽ thu thập và phân tích thông tin cần thiết liên quan đến nội dung văn bản Quá trình này bao gồm việc thu thập thông tin pháp lý và thực tế từ nhiều nguồn khác nhau bằng các phương pháp đa dạng Việc thu thập thông tin phải được thực hiện đầy đủ và xử lý chính xác để đảm bảo chất lượng văn bản.
Việc thu thập thông tin được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm báo cáo, ý kiến tại các cuộc họp, và tiếp xúc cử tri ở các thôn, tổ dân phố Để xây dựng Đề án sáp nhập thôn quy mô nhỏ, công chức phụ trách cần tổng hợp ý kiến cử tri và phân tích, lựa chọn thông tin phù hợp Quá trình lựa chọn thông tin này không chỉ giúp soạn thảo văn bản phù hợp với thực tế mà còn tăng tính thuyết phục, đồng thời đảm bảo văn bản đạt được mục đích đề ra khi ban hành.
Sau khi thu thập và phân tích thông tin, cá nhân hoặc bộ phận được giao sẽ xây dựng đề cương văn bản, giúp việc soạn thảo trở nên thuận lợi hơn Đề cương này sẽ trình bày các điểm cốt yếu về nội dung và bố cục của văn bản, đảm bảo rằng bản thảo được viết bám sát các nội dung đã đề ra Tiếp theo, người soạn thảo sẽ tiến hành viết dự thảo dựa trên đề cương, tuân thủ hình thức và thể thức theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ Việc soạn thảo cần chú ý đến nội dung, tính chất và lựa chọn thông tin cần thiết, đồng thời trình bày một cách khoa học và rõ ràng Cuối cùng, bản thảo phải được kiểm tra kỹ lưỡng về thể thức, lỗi chính tả và kỹ thuật trình bày để hạn chế tối đa các lỗi trong văn bản.
Để hạn chế sai sót về thể thức và nội dung cũng như nâng cao chất lượng văn bản, việc xin ý kiến góp ý cho các bản thảo quan trọng là cần thiết Đối với những văn bản có nội dung phức tạp, cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo có thể đề xuất với người đứng đầu UBND xã để tham khảo ý kiến từ các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân liên quan Mặc dù việc lấy ý kiến góp ý cho bản thảo tại các xã thường ít diễn ra, nhưng trong trường hợp có văn bản quan trọng, quy trình này thường được thực hiện tại các cuộc họp của UBND xã hoặc các cuộc họp của Ban Chấp hành Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy xã.
Sau khi hoàn thành việc xây dựng và lấy ý kiến, văn bản sẽ được duyệt Đối với các văn bản không do công chức văn phòng thống kê soạn thảo, các bộ phận hoặc cá nhân được phân công sẽ trình cán bộ văn phòng phụ trách ở cấp xã để xem xét thể thức và thủ tục pháp lý Sau khi xem xét và yêu cầu sửa chữa (nếu có), cán bộ văn phòng sẽ ký nháy vào văn bản và trình lãnh đạo UBND xã Văn bản sau đó sẽ được trình cho Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã để duyệt nội dung Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền tập thể, việc thông qua sẽ được quyết định qua thảo luận và đa số ý kiến.
Sau khi được phê duyệt, bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ hoàn thiện dự thảo cuối cùng, sửa chữa sai sót và bổ sung thông tin theo chỉ đạo cũng như ý kiến góp ý hợp lý Tiếp theo, họ sẽ đánh máy hoặc in ấn, kiểm tra lại văn bản và trình ký chính thức.
Sau khi nhận được chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư sẽ tiến hành tiếp nhận văn bản, hoàn thiện các phần thể thức cần thiết và thực hiện các thủ tục để ban hành văn bản.
Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận Đóng dấu cơ quan
Làm các thủ tục ban hành
Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo)
2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến
Tại các xã được khảo sát, quy trình quản lý văn bản đến đã được thực hiện theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Cụ thể, trong công tác quản lý văn bản đi và đến, các xã tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khác nhau và thực hiện các bước như kiểm tra số lượng, tình trạng bì, và dấu niêm phong trước khi ký nhận Những bì thư gửi nhầm địa chỉ sẽ được trả lại bưu điện Việc phân loại thư từ và tài liệu cũng rất quan trọng, đặc biệt đối với những bì thư có ghi tên riêng hoặc được đánh dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật Nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính, cần đảm bảo không kết nối với mạng nội bộ hoặc Internet Đối với bản fax, cần chụp lại trước khi đóng dấu Đến, và với văn bản chuyển phát qua mạng, có thể in ra và thực hiện thủ tục đóng dấu Đến Sau khi nhận được bản chính, cần đóng dấu Đến và làm thủ tục đăng ký theo số và ngày đã ghi trên bản fax hoặc bản chuyển phát.
Đối với văn bản khẩn gửi ngoài giờ làm việc, vào ngày lễ hoặc ngày nghỉ, cán bộ, công chức hoặc người tiếp nhận phải ký nhận và ngay lập tức báo cáo với lãnh đạo xã để được xử lý kịp thời.
Những bì thư thuộc diện không được bóc, văn thư ghi vào sổ chuyển giao văn bản cho đơn vị, cá nhân ký nhận
Văn thư sẽ tiến hành bóc bì đối với tất cả các bì thư còn lại, trừ những văn bản đã nêu ở trên Các bì thư này được đóng dấu đến và đăng ký tại văn thư cơ quan, đồng thời sẽ được bóc bì trước những văn bản có đóng dấu hoả tốc.
Đánh giá chung
Trong những năm qua, tình hình KTXH trên địa bàn huyện Phú Vang đã có những chuyển biến tích cực, đời sống của người dân không ngừng được cải h
Sự giữ vững an ninh quốc phòng là minh chứng cho hiệu quả hoạt động của chính quyền các xã, thị trấn Những thay đổi tích cực này có sự đóng góp quan trọng từ bộ phận VTLT, nhờ vào việc tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của chính quyền cấp xã.
2.3.1.1 Công tác văn thư Đối với công tác văn thư ở cấp xã trên địa bàn huyện, trong những năm qua đã được huyện, tỉnh quan tâm hỗ trợ về thiết bị, tổ chức tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ nên về cơ bản công tác văn thư đã có những thay đổi tích cực, cụ thể, công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến mặt dù có những sai sót, nhưng so với các văn bản được xây dựng gần đây thì tỉ lệ sai sót có giảm xuống, nhiều xã đã chủ động trong việc rà soát thể thức văn bản theo quy định hiện hành
Tại các xã, thị trấn của huyện, Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2015 đã được xây dựng và áp dụng, giúp cải thiện quy trình công tác văn thư quản lý văn bản đi và đến Mặc dù còn mang tính hình thức trong tổ chức thực hiện, nhưng đây là bước tiền đề quan trọng để nâng cao hiệu quả công tác này trong giai đoạn tiếp theo.
Việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn thư đã được quan tâm hơn, với các phần mềm quản lý văn bản và điều hành được triển khai tại cấp huyện cho các xã, thị trấn Mặc dù chưa hình thành thói quen và khả năng khai thác tiện ích của phần mềm, nhưng đây là nền tảng cần thiết để hiện đại hóa công tác văn thư tại địa phương trong tương lai.
Nhiều xã và thị trấn đã chú trọng đến công tác lưu trữ, với việc bố trí kho lưu trữ hợp lý và đủ diện tích để phục vụ hiệu quả Họ cũng đã chuẩn bị đầy đủ các loại kẹp để chứa hồ sơ và tài liệu theo từng lĩnh vực.
Hình 2.5 Lưu trữ tại xã Vinh Hà
Nhiều xã đã nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ, bao gồm việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế cũng như nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định hiện hành.
Nhiều xã đã chú trọng đến công tác xác định giá trị tài liệu và thực hiện đúng quy trình, đồng thời đầu tư vào hệ thống kệ và giá để bảo quản tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.
Mặc dù công tác VTLT của UBND cấp xã tại huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế có nhiều điểm tích cực, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục.
Công tác văn thư cần được nhìn nhận và đánh giá một cách toàn diện để đưa ra các định hướng và giải pháp phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện trong thời gian tới.
Các quy định pháp luật về công tác văn thư hiện còn nhiều bất cập và chồng chéo, gây khó khăn trong việc triển khai Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 đã hướng dẫn cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Tuy nhiên, tại một số UBND cấp xã ở huyện Phú Vang, việc soạn thảo văn bản vẫn chưa thực hiện thống nhất theo hướng dẫn này, dẫn đến việc giảm hiệu lực của văn bản và gây khó khăn trong tiếp nhận và giải quyết công việc.
Tại các văn bản của các xã được khảo sát, tồn tại nhiều lỗi như định lề không đúng quy định, vị trí trình bày các phần thể thức không hợp lý, phông chữ và cỡ chữ sai, cũng như kỹ thuật trình bày quốc hiệu chưa đảm bảo Đặc biệt, việc gạch chân dưới quốc hiệu chủ yếu được thực hiện bằng lệnh Underline thay vì lệnh Draw Ngoài ra, địa danh ban hành văn bản cũng không được bố trí hợp lý, khi hầu hết các xã đẩy địa danh sang phía trái so với quốc hiệu, trong khi theo quy định tại Thông tư 01, địa danh và ngày tháng ban hành văn bản cần được canh giữa so với quốc hiệu.
Phần thể thức "Nơi nhận" trong văn bản còn tồn tại nhiều sai sót, bao gồm việc sử dụng cỡ chữ không phù hợp và không tuân thủ quy định về chữ in thường Ngoài ra, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng và đậm cũng không được áp dụng đúng cách.
Nhiều cán bộ, công chức ở các xã chưa chủ động nghiên cứu các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, dẫn đến thói quen làm việc cảm tính Họ không tích cực tìm hiểu để khắc phục sai sót trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ, đặc biệt trong công tác soạn thảo văn bản.
UBND cấp xã cần tuân thủ quy trình trình bày văn bản, trong đó công chức chuyên môn phải đảm nhận việc soạn thảo và trình cho Công chức văn phòng Thống kê kiểm tra trước khi gửi lãnh đạo phê duyệt Tuy nhiên, thói quen phổ biến tại một số UBND cấp xã là trình trực tiếp cho lãnh đạo mà không qua kiểm tra, dẫn đến việc nhiều công chức không chú ý đến quy định thể thức văn bản Điều này, cùng với sự thiếu trách nhiệm của một số công chức văn phòng trong việc rà soát, đã gây ra nhiều sai sót trong văn bản, chủ yếu tập trung vào vị trí trình bày và các lỗi thể thức khác.
- Về tên loại văn bản
Việc sử dụng từ ngữ không đúng chuẩn mực có thể làm mất tính chất văn phong của văn bản hành chính Ngoài ra, còn tồn tại một số lỗi như sai về vần, thanh điệu, cùng với việc viết hoa và viết tắt không khoa học, gây ảnh hưởng đến sự rõ ràng và chính xác của nội dung.
- Về thẩm quyền ban hành
- Cách trình bày văn bản, cách đặt hệ thống các ký hiệu còn nhiều mặt tùy tiện
- Nhiều văn bản được ban hành chồng chéo lẫn nhau h
Hình 2.6 Tờ trình của Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế
3.1.1 Đẩy mạnh việc phổ biến và hoàn thiện các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay, mặc dù đã có hệ thống pháp lý và quy định rõ ràng cho công tác VTLT, nhưng việc triển khai vẫn gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng Để cải thiện tình hình, các xã và thị trấn cần tăng cường phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến VTLT, cụ thể hóa và triển khai các quy định từ Trung ương đến địa phương Điều này sẽ giúp điều chỉnh toàn diện các hoạt động và quản lý công tác VTLT theo hướng hiện đại, đồng thời nhấn mạnh sự cần thiết phải quán triệt các quy định về thủ tục, thẩm quyền và trình tự chuyển giao văn bản.
Hướng dẫn tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm 102 liệu quan trọng, giúp xác định nguồn gốc và thành phần của các tài liệu cần nộp vào lưu trữ Bài viết cũng quy định cách chỉnh lý các loại hình tài liệu khác nhau, đảm bảo quy trình lưu trữ được thực hiện một cách hiệu quả và hợp pháp.
Dựa trên Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn từ Trung ương, UBND cấp xã cần chủ động tổ chức tuyên truyền và hướng dẫn thực hiện công tác VTLT một cách đồng bộ và sâu sắc Việc quán triệt và thực hiện nghiêm túc Luật Lưu trữ cùng các văn bản hướng dẫn là rất quan trọng, đồng thời cần tập trung chấn chỉnh những sai sót liên quan đến thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản.
Hiện nay, các xã và thị trấn đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác VTLT, nhưng cần quy định cụ thể và chi tiết về nghiệp vụ VTLT Việc hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO hoạt động hiệu quả phụ thuộc vào sự nhất quán trong các văn bản quản lý ngành, vì mọi thay đổi nhỏ đều có thể ảnh hưởng đến hệ thống Do đó, sự thiếu thống nhất trong cơ sở pháp lý là một trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2015 trong lĩnh vực này.
Việc xây dựng, phổ biến và thực hiện Quy chế, kế hoạch công tác VTLT tại UBND xã là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công tác này Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng nhiều UBND xã, thị trấn chưa thực hiện tốt việc này, dẫn đến tình trạng Quy chế và kế hoạch chỉ mang tính hình thức Hơn nữa, vai trò giám sát và kiểm tra của UBND cấp huyện cũng chưa được phát huy hiệu quả, gây ra những hạn chế trong tổ chức thực hiện công tác VTLT, chưa tạo ra sự chuyển biến tích cực.
Quy chế VTLT cần tuân thủ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013, đồng thời linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị Việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân là rất quan trọng, cùng với việc thiết lập trình tự thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác VTLT Sau khi xây dựng quy chế, cần tổ chức thực hiện nghiêm túc và kịp thời chấn chỉnh sai sót nhằm đưa công tác VTLT vào nề nếp.
Việc hoàn thiện cơ sở pháp lý cho công tác văn thư - lưu trữ (VTLT) là rất cấp thiết, nhằm khắc phục những chồng chéo và bất cập trong trách nhiệm lập và hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ Công tác VTLT có tác động lẫn nhau giữa các cơ quan, đặc biệt là tại UBND cấp xã, do đó cần nghiên cứu và ban hành Luật Văn thư – Lưu trữ Bên cạnh đó, lưu trữ điện tử đang trở thành xu thế quan trọng trong hoạt động lưu trữ tại cấp xã, vì vậy cần sớm ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể để tổ chức thực hiện hiệu quả.
3.1.2 Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ
Việc thay đổi nhận thức của cán bộ, công chức tại UBND cấp xã về công tác văn thư lưu trữ (VTLT) là cực kỳ cần thiết do nhận thức chưa đầy đủ hiện nay Sự thay đổi này sẽ góp phần cải thiện hành vi của từng cán bộ, công chức trong việc thực hiện công tác VTLT Được khẳng định rằng, công tác VTLT liên quan đến tất cả cán bộ, công chức, từ lãnh đạo đến từng bộ phận, và không thể đạt hiệu quả, chất lượng nếu thiếu sự tham gia của tất cả các cá nhân.
Công tác văn thư lưu trữ (VTLT) tại UBND cấp xã đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính nhà nước, đảm bảo thông tin và cung cấp tài liệu đáng tin cậy cho các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Để nâng cao hiệu suất công việc và đáp ứng yêu cầu tổ chức, mỗi cán bộ, công chức cần có sự hỗ trợ tích cực trong công tác VTLT Hồ sơ tài liệu giúp theo dõi và kiểm tra công việc một cách có hệ thống, góp phần rút kinh nghiệm và thực hiện tốt nhiệm vụ Tuy nhiên, không phải tất cả cán bộ, công chức đều nhận thức đúng vai trò của mình trong công tác VTLT Do đó, cần nâng cao nhận thức về vị trí và vai trò của VTLT để mỗi cá nhân chủ động tham gia và thực hiện công tác này một cách khoa học và nề nếp.
Việc thay đổi nhận thức trong đội ngũ cán bộ và công chức, đặc biệt là những người lãnh đạo cấp xã, là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công tác VTLT Cần đổi mới tư duy và tổ chức quản lý VTLT nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới Đồng thời, việc tuyên truyền và phổ biến rộng rãi về vai trò của VTLT sẽ giúp các cá nhân tham gia nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác này trong cơ quan.
105 việc phát triển công tác VTLT là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững tại các xã, thị trấn trên địa bàn
VTLT có ảnh hưởng sâu rộng đến mọi hoạt động của UBND cấp xã, từ quản lý đến thực hiện nhiệm vụ, với mỗi cá nhân là một mắt xích quan trọng Khi một cá nhân không hoàn thành tốt nhiệm vụ, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác VTLT, và ngược lại, sự thiếu hiệu quả trong VTLT cũng tác động tiêu cực đến hoạt động của đơn vị Để nâng cao chất lượng công tác VTLT, việc tổ chức các lớp đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ là cần thiết Con người là yếu tố quyết định trong lĩnh vực này, do đó, cán bộ cần được trang bị kiến thức về soạn thảo văn bản, tin học, ngoại ngữ và khả năng nghiên cứu để đáp ứng yêu cầu công việc, đồng thời không ngừng học hỏi và cập nhật kiến thức mới.
Từ năm 2014 đến 2017, cán bộ làm công tác VTLT tại các xã, thị trấn trong huyện chỉ được tham gia một lớp tập huấn nghiệp vụ, chủ yếu tập trung vào công tác văn thư Việc đào tạo về công tác lưu trữ chưa được tổ chức, dẫn đến thiếu hụt kiến thức và kỹ năng cần thiết Do đó, trong thời gian tới, cần chú trọng vào việc đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ VTLT thông qua các hình thức phù hợp, đồng thời đưa nội dung công tác VTLT vào chương trình đào tạo chuyên nghiệp trong hệ thống.
UBND huyện cần tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ theo hướng chuyên sâu, tập trung vào đối tượng là những người làm công tác VTLT tại các xã, thị trấn, thay vì thực hiện theo kiểu đại trà hoặc gộp chung với các cơ quan, tổ chức khác.
Cần đánh giá hiệu quả tổ chức các lớp tập huấn để xác định phương pháp cụ thể nâng cao chất lượng trong từng thời điểm Tập trung vào những vấn đề, khó khăn và bất cập trong thực hiện nghiệp vụ là điều cần thiết Những công việc đã được thực hiện tốt không nên đưa vào nội dung tập huấn, mà nên chú trọng vào các mặt tồn tại và những việc chưa hoàn thành hoặc thực hiện nhưng còn nhiều thiếu sót.
Việc tổ chức các lớp bồi dưỡng và tập huấn cần được mở rộng đối tượng tham gia, vì công tác văn thư lưu trữ (VTLT) liên quan đến toàn bộ cán bộ, công chức tại UBND cấp xã, từ lãnh đạo cho đến từng chuyên viên Do đó, việc trang bị kiến thức đầy đủ về công tác VTLT là rất cần thiết để đảm bảo tổ chức thực hiện hiệu quả.
Những điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp
3.2.1 Thực hiện các giải pháp một cách đồng bộ, thống nhất
Để nâng cao chất lượng công tác VTLT tại UBND cấp xã huyện Phú Vang, cần thực hiện các giải pháp một cách đồng bộ và thống nhất Việc chỉ đẩy mạnh phổ biến và hoàn thiện quy định pháp luật về VTLT mà không nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về tầm quan trọng của công tác này sẽ không mang lại hiệu quả Hơn nữa, chất lượng công tác VTLT cũng không thể đạt được nếu chỉ tập trung vào tổ chức đào tạo mà không đầu tư vào cơ sở vật chất và nguồn nhân lực.
Chất lượng công tác VTLT phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cơ chế, chính sách và hệ thống văn bản pháp luật liên quan Đồng thời, cơ sở vật chất và yếu tố con người trong từng điều kiện cụ thể cũng có ảnh hưởng đáng kể Do đó, bên cạnh việc hoàn thiện cơ sở pháp lý, các cơ quan chức năng cần khuyến khích từng xã chủ động thực hiện đồng bộ các giải pháp phù hợp với thực tế của đơn vị mình.
Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan có thẩm quyền cần hoàn thiện quy định liên quan, trong khi UBND cấp xã cần đồng bộ nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức Việc chú trọng đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ, cùng với ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả, là rất cần thiết để cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính.
Cần chú trọng đến công tác kiểm tra và giám sát, đồng thời xem xét bổ sung kinh phí trong khả năng cho phép để đầu tư vào cơ sở vật chất thiết yếu, nhằm nâng cao hiệu quả công tác VTLT.
3.2.2 Sự chỉ đạo và quan tâm của lãnh đạo đơn vị Đối với lãnh đạo cấp xã, nếu thiếu sự quan tâm, đôn đốc, chỉ đạo trong tổ chức thực hiện thì không riêng gì công tác VTLT, mà các hoạt động khác trong quản lý, điều hành chắc chắn sẽ không đạt hiệu quả, không đạt được mục đích, mục tiêu trong quản lý nhà nước
Lãnh đạo cấp xã cần chú trọng chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác VTLT, bao gồm việc xây dựng quy chế, ban hành kế hoạch và giám sát, nhắc nhở các sai sót Đồng thời, cần quan tâm bố trí kinh phí hợp lý trong ngân sách địa phương để đầu tư phát triển công tác này.
Lãnh đạo cấp xã có trách nhiệm quan trọng trong công tác VTLT, cần thực hiện tốt nhiệm vụ và chỉ đạo các nội dung liên quan Việc đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức, đặc biệt là cán bộ làm công tác VTLT, là rất cần thiết để tạo động lực làm việc Cần chú trọng quy hoạch và đào tạo kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, và lý luận chính trị Đối với đội ngũ cán bộ bán chuyên trách hiện nay, cần có biện pháp thu hút và hỗ trợ để đảm bảo cuộc sống, từ đó tạo động lực cho họ phấn đấu và gắn bó với nhiệm vụ.
Lãnh đạo cấp xã cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc truyền đạt rõ ràng vai trò, vị trí và trách nhiệm của từng cá nhân trong việc thực hiện công tác VTLT tại cơ quan.
117 quan, đồng thời cần quan tâm làm tốt công tác kiểm tra, giám sát, nắm tình hình tổ chức thực hiện công tác này
3.2.3 Có tính ưu tiên cho những giải pháp cơ bản, quan trọng
Các giải pháp đã đề ra đều có vai trò quan trọng và hỗ trợ lẫn nhau, nhưng trong bối cảnh kinh tế - xã hội hiện tại của các xã, thị trấn huyện, cần ưu tiên các giải pháp trước mắt Cụ thể, cần chú trọng đào tạo chuyên môn cho cán bộ VTLT và đẩy mạnh kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác VTLT, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ứng dụng CNTT Mặc dù đầu tư cơ sở vật chất rất quan trọng, ngân sách hiện tại chỉ đáp ứng chi thường xuyên, nên cần xác định rõ các bước đầu tư để đạt hiệu quả cao nhất Nguồn nhân lực cũng gặp khó khăn do thiếu cơ chế đãi ngộ phù hợp, làm giảm khả năng thu hút nhân tài Do đó, cần chủ động đề xuất hỗ trợ cho người làm công tác VTLT Thực hiện tốt các giải pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác VTLT trong thời gian tới.
Trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước, công tác VTLT đóng vai trò quan trọng đối với hiệu quả hoạt động của chính quyền cấp xã Để nâng cao hiệu lực và hiệu quả của bộ máy chính quyền, cần nhận thức đúng thực trạng công tác VTLT và áp dụng đồng bộ các giải pháp như hoàn thiện quy định pháp luật, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của VTLT, tổ chức đào tạo nghiệp vụ, ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý chất lượng, tăng cường nhân lực và cơ sở vật chất, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin Việc kiểm tra và hướng dẫn thực hiện các quy định về VTLT cũng cần được đẩy mạnh.
Để nâng cao chất lượng công tác VTLT, cần có những điều kiện nhất định Mỗi đơn vị cần áp dụng các giải pháp đồng bộ và quyết liệt, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế để ưu tiên cho các giải pháp cơ bản và quan trọng Chỉ khi đó, các giải pháp mới có thể phát huy tác dụng trong việc khắc phục những tồn tại và hạn chế, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Kết luận, VTLT là một công tác nghiệp vụ thiết yếu trong các cơ quan, tổ chức, đặc biệt ở cấp xã, nơi thực hiện trực tiếp đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước Qua các khâu nghiệp vụ, VTLT hỗ trợ chính quyền cơ sở thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước theo phân cấp, đồng thời phản ánh và chuyển tải chính xác thông tin lên cấp trên Điều này giúp quá trình quản lý và điều hành diễn ra thông suốt, đảm bảo hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương.
VTLT đóng vai trò then chốt trong hoạt động của bộ máy chính quyền cấp xã, giúp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả Việc cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác là rất quan trọng; nếu công tác văn thư không được thực hiện tốt, việc soạn thảo và quản lý văn bản sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến thiếu hụt thông tin cần thiết cho quản lý và điều hành Hơn nữa, việc lưu trữ tài liệu không đúng cách sẽ gây khó khăn cho quá trình tổ chức thực hiện, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của toàn bộ hệ thống chính quyền cấp xã.
Cần có cái nhìn đầy đủ và chính xác về vai trò, vị trí cũng như tầm quan trọng của công tác VTLT Việc nâng cao chất lượng công tác VTLT phải được xem là một hoạt động thường xuyên, liên tục và cần được chú trọng đảm bảo.
Trong thời gian qua, công tác VTLT tại các xã, thị trấn huyện Phú Vang đã có những chuyển biến tích cực, hỗ trợ chính quyền cấp xã trong việc quản lý và điều hành Tuy nhiên, vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế cần khắc phục Để nâng cao chất lượng công tác VTLT, cần đánh giá đúng thực trạng và áp dụng đồng bộ các giải pháp, ưu tiên những giải pháp cơ bản và quan trọng Điều này sẽ giúp cải thiện công tác VTLT tại cấp xã, nâng cao chất lượng hoạt động của các đơn vị trong thời gian tới.
1 Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức, Nxb Lao động, Hà Nội
2 Bộ Nội vụ (2007), Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, Hà Nội