TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty: Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng
- Tên quốc tế: Golden City Service and Trading Joint Stock Company
- Trụ sở chính: Tầng 3, số 120 phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
- Loại hình công ty: Công ty cổ phần ngoài NN
- Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế quận Đống Đa
- Người ĐDPL: Đỗ Kỳ Sơn
- Ngành nghề kinh doanh: Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
* Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng có tên giao dịch là
GOLDEN CITY SERVICE AND TRANDING.,JSC được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0107730344 do Chi Cục thuế quận Đống Đa cấp phép Công ty đã hoạt động hơn 6 năm từ ngày 21/02/2017 trong lĩnh vực kinh tế bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh Với vốn điều lệ 1.800.000.000đ, doanh nghiệp hiện đang hoạt động trong nhiều ngành kinh tế.
Đặc điểm hoạt động - sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh:
- Bán lẻ máy vi tính
- Phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
- Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất lượng các mặt hàng do công ty mua vào và kinh doanh nhằm tăng sức cạnh tranh và mở rộng thị trường
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trên cơ sở mua bán hàng hóa và tuân thủ pháp luật trong nước và quốc tế hiện hành.
- Tuân thủ pháp luật của nhà nước về quản lý tài chính, quản lý tình hình xuất- nhập khẩu.
- Quản lý hàng hóa sản phẩm,đảm bảo phát triển nguồn vốn kinh doanh lành mạnh,đầu tư mở rộng, đổi mới trang thiết bị, tổ chức kinh doanh có hiệu quả.
- Làm tròn nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác với ngân sách nhà nước.
- Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ, công nhân viên nhằm điện tử và củng cố, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực chuyên môn.
- Quan tâm chăm lo đến đời sống của công nhân viên cả về mặt vật chất cũng như tinh thần.
Với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu như trên Công ty đã thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, bám sát chủ trương đổi mới của tỉnh, chủ động đổi mới trong quản lý cũng như trong kinh doanh và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trường.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý đều nằm dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, bao gồm các bộ phận sau: Phòng Hành chính,phòng Kế toán, Phòng Kỹ thuật, phòng Kinh doanh.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng
Chức năng nhiệm vụ mỗi phòng:
- Giám đốc: Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trực tiếng đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, toàn quyền tuyển dụng nhân sự của các phòng ban, ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động và quyết định lượng, sa thải nhân viên Giám đốc có quyền bổ nhiệm lãnh đạo trong Công ty.
- Phòng Hành chính: Quản lý, theo dõi hồ sơ toàn bộ cán bộ nhân viên trong Công ty, lưu trữ hợp đồng, tài liệu, soạn thảo công văn giấy tơ theo yêu cầu của giám đốc, đăng tin tuyển dụng nhân sự, tổ chức các sự kiện trong Công ty Theo dõi và đáp ứng đảm bảo quyền lợi của nhân viên.
- Phòng Kế toán: Tổ chức quản lý tài chính, hình thức kế toán, hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán và chế độ báo cáo tài khoản kế toán, các văn bản pháp luật hiện hành của Nhà nước, giúp Giám đốc quản lý về tài chính của toàn Công ty….đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm, tổ chức quản lý và khai thác, sử dụng vốn hợp lý nhằm bảo toàn và phát triển các nguồn vốn Thực hiện kiểm tra các hoạt động tài chính trong Công ty Hàng tháng cấp phát tiền lương, tiền thu chi bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Phòng Kinh doanh: Phòng kinh doanh chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của phó giám đốc, thực hiện lập kế hoạch kinh doanh, các phương án phát triển hoạt động kinh doanh cho Công ty trình cho giám đốc để thông qua và thực hiện theo sự chỉ đạo Phòng cũng chịu trách nhiệm tiêu thụ hàng hóa, nghiên cứu thăm dò thị trường, xây dựng các chiến lược tiếp thị, quảng cáo sản phẩm của Công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng.
- Phòng Kỹ thuật: Là bộ phận giữ vai trò xây dựng và duy trì các cấu trúc,máy móc, thiết bị, hệ thống và chương trình hoạt động của máy móc, thiết bị trong các doanh nghiệp Bộ phận này trực tiếp điều hành những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ và máy móc của doanh nghiệp nhằm đảm bảo các hoạt động có liên quan đến kỹ thuật công nghệ diễn ra thuận lợi, hiệu quả Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục các lỗi có liên quan đến công nghệ, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hệ thống máy móc, thiết bị công nghệ làm việc suôn sẻ, không để xảy ra tình trạng gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng
và dịch vụ Thành Phố Vàng
1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ
Kế toán doanh thu, công nợ
Kế toán vốn bằng tiền, tiền lương, BHXH
Kế toán thuế Kế toán kho kiêm thủ quỹ
Kế toán trưởng : Chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong công ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành Có trên 10 năm kinh nghiệm, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại Công ty Đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị, xử lý các vấn đề về chứng từ, sổ sách Thiết lập hệ thống BCTC, các chỉ tiêu đánh giá kết quả kinh doanh, đánh giá tình hình tài chính và hệ thống quản lý thông tin tài chính của Công ty, xây dựng các quy chế chính sách tài chính của Công ty phù hợp với luật pháp của Việt Nam và yêu cầu quản lý của công ty Tham mưu lựa chọn các phương án quản lý tài chính, các biện pháp quản trị nội bộ phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty Chịu trách nhiệm ngoại giao với cơ quan thuế, ngân hàng và các cơ quan ban ngành khác khi có phát sinh các vấn đề liên quan đến tài chính của Công ty Lập kế hoạch tài chính hằng năm của Công ty Định kỳ hàng tháng, lập báo cáo thực hiện kế hoạch của Công ty, hỗ trợ giám đốc đánh giá kết quả HĐKD và hoạt động đầu tư tài chính Cuối năm lập báo cáo quyết toán thuế toàn Công ty.
Kế toán tổng hợp : Chịu trách nhiệm về việc theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, ghi chép, lưu trữ chứng từ, sổ sách Kiểm soát việc hạch toán phân loại chứng từ tiền mặt theo nội dung kinh tế phát sinh và theo yêu cầu quản lý của đơn vị Kế toán tổng hợp làm việc dưới sự chỉ đạo, giám sát của kế toán trưởng Hướng dẫn, kiểm tra số liệu của các kế toán viên rồi tổng hợp số liệu báo cáo quyết toán theo quý Tập hợp chi phí xác định doanh thu, hạch toán lãi/lỗ, đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty và theo dõi tình hình thanh toán với NSNN.
Kế toán doanh thu, công nợ, TSCĐ : Có nhiệm vụ viết hóa đơn hàng hóa bán ra, kê khai doanh thu từng loại hàng hóa, theo dõi quản lý tình hình thanh toán tiền hàng, tình hình thanh toán công nợ nội bộ, các khoản tạm ứng Theo dõi cơ cấu TSCĐ, đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ, trích khấu hao, phân bổ khấu hao theo đúng chế độ, theo dõi chi tiết TSCĐ sử dụng ở các bộ phận.
Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán lương, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế :
Có nhiệm vụ mở sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi tình hình thu chi về các khoản thu tiền bán hàng, mua vật tư, chi trả các khoản dịch vụ mua ngoài Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng kết quả lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương, phân tích tình hình sử dụng quỹ lương
Kế toán thuế : Kế toán viên chịu trách nhiệm xử ly thuế giá trị gia tăng của công ty dựa trên các chứng từ kế toán Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, việc ghi sổ, từ đó nhập dữ liệu tổng hợp, lập báo cáo tài chính Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ phát sinh, hạch toán thu nhập, chi phí, theo dõi và tính toán giá thành, hàng tháng phân bổ chi phí, tính khấu hao tài sản cố định, hàng quý lập báo cáo thuế.
Kế toán kho kiêm thủ quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngày và cuối tháng cùng với kế toán vốn bằng tiền, đối chiếu, kiểm kê tồn quỹ để lập báo cáo kiểm quỹ Căn cứ vào hóa đơn mua vật tư và mở thẻ kho cho từng loại vật tư để xác định được lượng nhập, tồn của từng loại vật tư.
1.4.2 Chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại công ty
- Hình thức tổ chức công tác kế toán mà Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng áp dụng là hình thức tập trung
Hiện nay, Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng đang áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy điịnh về sửa đổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Được tính theo năm dương lịch, năm tài chính được bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Báo cáo tài chính và các nghiệp vụ kế toán được lập và ghi sổ bằng Đồng Việt Nam (VND)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán bằng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
- Hệ thống chứng từ sử dụng: Hệ thống chứng từ kế toán Công ty hiện đang áp dụng đều tuân thủ theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được độc lập, phản ánh theo đúng mẫu và phương pháp đã quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
- Hệ thống tài khoản kế toán: Hiện nay, Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế theo Thông tư 133/2016/TT- BTC ban hàng ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính Để thuận lợi cho công tác kế toán đơn vị còn mở thêm các tài khoản cấp 2,3 để phù hợp với hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Cái các tài khoản
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật Ký Chung Việc hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện trên máy.
Hiện nay tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng đang đưa vào sử dụng “Hệ thống phần mềm kế toán MISA” nhằm hỗ trợ và giúp cho công việc của các kế toán viên được giảm bớt, nhẹ nhàng hơn Những tiện ích của phần mềm Misa:
- Phân tích tài chính: Cung cấp tức thời nhiều biểu đồ phân tích, hệ thống báo cáo quản trị giúp giám đốc nắm bắt nhanh chóng, chính xác các thông tin về sức khỏe của Doanh nghiệp.
- Nghiệp vụ quỹ tiền mặt: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ… của doanh nghiệp Tự động đối chiếu với Thủ quỹ để phát hiện chênh lệch, tự động xử lý kết quả kiểm kê.
- Nghiệp vụ thủ quỹ: Tự động đối soát giữa Sổ quỹ của Thủ quỹ với Sổ chi tiết tiền mặt tại quỹ của Kế toán để phát hiện chênh lệch Tự động xử lý chênh lệch sau khi kiểm kê quỹ.
Nghiệp vụ ngân hàng: Tự động đối chiếu chứng từ Thu, Chi với Sổ phụ ngân hàng để phát hiện chênh lệch Dự báo dòng tiền, số dư của từng tài khoản trong tương lai.
NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÀNH PHỐ VÀNG
Kế toán vốn bằng tiền
Khái niệm: Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển (kể cả ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý).
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng sử dụng 03 loại vốn bằng tiền, cụ thể:
- Tiền mặt: Tiền Việt Nam (VND), Ngoại tệ (USD, SNG, CNY, )
- Tiền gửi ngân hàng: Tiền Việt Nam (VND), Ngoại tệ (USD, SNG, CNY, )
- Tiền đang chuyển: Tiền Việt Nam (VND), Ngoại tệ (USD, SNG, CNY, )
+ Tiền mặt là khoản vốn bằng tiền tại đơn vị được thủ quỹ có trách nhiệm quản lý Tiền mặt bao gồm Tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra liên tục thì tại đơn vị luôn chứa đựng những rủi ro cao, chi phí cơ hội lớn, do đó luôn phải tính toán định mức tồn quỹ sao cho hợp lý, mức tồn quỹ phụ thuộc vào từng giai đoạn của quá trình kinh doanh cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể.
+ Thủ quỹ là người có trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về các khoản thu chi về tiền mặt, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thủ quỹ không được tham gia vào công tác kế toán, không được trực tiếp mua bán hàng hòa, nguyên liệu.
+ Là số tiền mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính
+ Đối với từng khoản tiền gửi ngân hàng, kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu, theo dõi Khi có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán của đơn vị với ngân hàng thì phải ghi nhận theo chứng từ ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng trên tài khoản phải thu hoặc phải trả và thông báo cho ngân hàng đối chiếu xác minh lại.
- Ở phần mềm MISA, Kế toán vốn bằng tiền được chia thành 2 tab: Quỹ và Ngân hàng
+ Quỹ bao gồm: Thu, chi tiền; Kiểm kê quỹ; Sổ chi tiết tiền mặt
+ Ngân hàng bao gồm: Thu chi tiền, Đối chiếu ngân hàng, Dự báo dòng tiền, Báo cáo phân tích.
Công ty thường xuyên mua và bán nhiều đơn hàng trong ngày nên dòng tiền thu vào và chi ra nhiều do đó cần phải hạch toán, theo dõi và đối chiếu với số tồn quỹ, sao kê ngân hàng đồng thời phải kiểm soát chặt chẽ việc thu chi trong công ty để đảm bảo chính xác.
2.1.3 Chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ
Kế toán tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản kiểm kê quỹ, Biên lai thu tiền
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (kèm chứng từ gốc)
Lưu chứng từ Ghi sổ kế toán liên quan (8)
Ghi sổ kế toán Giao nhận tiền
Kế toán tiền gửi ngân hàng: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Các bảng sao kê của ngân hàng, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng
Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt ở Doanh ngiệp :
Phạm Hải Anh Lớp: CQ57/21.01
(1) Khi có nhu cầu ứng tiền hoặc thanh toán tiền, khách hàng /nhân viên viết giấy đề nghị ứng tiền, thanh toán kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán thanh toán.
(2) Nhận được bộ chứng từ, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, tính trung thực của bộ chứng từ.
(3) Sau đó chuyển trưởng phòng tài chính kế toán, giám đốc ký duyệt Đối với những khoản chi nhỏ như tiền làm đêm công nhân, tiền ăn công nhân thì kế toán thanh toán tự cân đối.
(4) Giấy đề nghị sau khi được duyệt kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền 3 liên.
(5) Trình giám đốc, kế toán trưởng ký phiếu chi.
(6) Cuối ngày kế toán tiền mặt kiểm tra đối chiếu và ký xác nhận với thủ quỹ, kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt, nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký chung rồi chuyển cho các bộ phận liên quan ghi sổ kế toán liên quan.
(7) Kế toán tiền mặt chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán liên quan để tiến hành ghi sổ kế toán liên quan.
(8) Chứng từ được chuyển cho kế toán tiền mặt lưu theo theo thời hạn
Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Người thực hiện Lưu đồ quá trình Mô tả
Khách hàng, nhân viên có nhu cầu nộp tiền
Kế toán tiền mặt lập phiếu thu
Thủ quỹ, người nộp tiền Giao nhận tiền
Bộ phận kế toán liên
Ghi sổ kế toán liên (5) quan
(1) Khi khách hàng, nhân viên có nhu cầu nộp tiền kế toán tiền mặt lập phiếu thu làm 3 liên.
(2) Chuyển phiếu thu cho Kế toán trưởng, trưởng phòng TC-KT ký duyệt.
(3) Thủ quỹ thu tiền và ký nhận vào phiếu thu, giao cho người nộp tiền liên 3,tiến hành ghi sổ quỹ, chuyển liên 1 và liên 2 cho kế toán tiền mặt
(4) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt, Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chung, lưu liên 1.
(5) Kế toán tiền mặt chuyển liên 2 cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán liên quan.
(6) Chứng từ được chuyển cho kế toán tiền mặt lưu theo thời hạn quy định, định kỳ 2 ngày Giám đốc sẽ kiểm tra.
Hạch toán: Kế toán thu tiền mặt : Nợ TK 111,112 :
Kế toán chi tiền mặt : Nợ TK 331, TK 156, TK 157,…
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ chi tiền gửi ngân hàng:
- Kế toán tổng hợp viết ủy nhiệm chi (UNC) (3 liên)
- Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký ủy nhiệm chi (3 liên)
- Kế toán tổng hợp nhận lại UNC, chuyển ra ngân hàng
- Ngân hàng làm thủ tục, ký UNC, lưu 1 bản; 1 bản gửi cho đơn vị hưởng tiền (liên 2) – (nếu cùng hệ thống ngân hàng) Trường hợp không cùng hệ thống ngân hàng thì UNC viết 4 liên; ngân hàng chuyển cho ngân hàng phục vụ 2 liên; 1 liên gửi lại kế toán TGNH.
- Kế toán tổng hợp ghi sổ và chuyển UNC cho bộ phận liên quan.
- Bộ phận kế toán liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả UNC cho kế toán tổng hợp.
- Ngân hàng phát hành giấy báo số dư TK cuối ngày.
- Kế toán tổng hợp lưu chứng từ.
2.1.4 Tài khoản sử dụng và hạch toán
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Kế toán thu tiền: Nợ TK 111, 112:
Có TK 131 (TK 141, TK 711…) TK liên quan
Kế toán chi tiền: Nợ TK 331, TK 156, TK 157,… TK liên quan
2.1.5 Quy trình ghi sổ kế toán
Sổ kế toán sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền gồm:
- Sổ cái tiền mặt, sổ cái tiền gửi ngân hàng
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: VNĐ, ngoại tệ.
Kế toán hàng hóa
Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm có hình thái hoặc không có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục đích để bán Trị giá hàng hóa mua vào bao gồm: Trị giá mua vào của hàng hóa và chi phí mua hàng hóa.
Kế toán hàng hóa bị chi phối trực tiếp bởi nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc nhất quán.
Cách xác định giá trị của hàng hoá
= Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán
+ Các khoản thuế không hoàn lại ( thuế NK, thuế TTĐB )
+ Chi phí bốc dỡ, vận chuyển, chi phí gia công, hoàn thiện
- Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại
Khi xuất hàng đi bán
- Phương pháp đích danh : Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hoá thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá mua thực tế mua của hàng hoá đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho.
- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước thì sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập trước đó Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá nhập sau cùng.
- Phương pháp bình quân gia quyền
+ Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng là đơn vị bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh do đó hàng hóa trong công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã, số lần xuất nhập nhiều Để phù hợp với đặc thù trên của công ty, bộ phận kế toán phải thực hiện hoạt động theo dõi và hạch toán hàng hóa rất thường xuyên, phối hợp chặt chẽ với bộ phận thu mua, vận chuyển, bán hàng, kho nhằm theo dõi, hạch toán kịp thời và chính xác sự biến động của hàng hóa về mặt hiện vật, giá trị.
2.2.3 Chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ
Chứng từ nhập: Hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng,
Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, Biên bản kiểm kê vật tư, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa , Bảng kê mua hàng,…
*Ảnh minh họa chứng từ:
Quy trình thu mua nhập kho hàng hóa
Khi nhận được đơn đặt hàng hoặc căn cứ vào Kế hoạch mua hàng của các bộ phận đã được giám đốc phê duyệt, doanh nghiệp sẽ tổ chức tiến hành các thủ tục mua bán Hàng hóa mua về được cán bộ thu mua tự kiểm tra, nếu không phát hiện sai sót thì hàng hóa có thể được nhập kho luôn Các bước nhập kho như sau:
- Cán bộ thu mua đề nghị nhập kho.
- Kế toán tổng hợp lập phiếu nhập kho (PNK): Căn cứ vào hoá đơn GTGT,
Kế toán lập PNK theo (MS01-VT), PNK phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng và thủ kho mới hợp lệ, được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần Phụ trách phòng vật tư ký phiếu nhập kho (giữ lại một liên), giao cho người nhập hàng và chuyển cho thủ kho.
- Thủ kho tiến hành nhập kho, kiểm tra số lượng trên phiếu với số lượng thực nhập, nếu chính xác thì ký PNK, ghi thẻ kho, chuyển PNK cho Kế toán.
Chứng từ xuất: Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,…
*Ảnh minh họa chứng từ:
Quy trình xuất bán hàng hóa
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng hàng hóa để phục vụ cho bán hàng, người có yêu cầu lập Phiếu yêu cầu xuất hàng hóa:
- Kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp ký xét duyệt.
- Kế toán tổng hợp lập phiếu xuất kho, phụ trách phòng kinh doanh ký PXK.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất hàng hóa và ghi số thực xuất vào phiếu xuất
- Sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ kho định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán tổng hợp
- Kế toán tổng hợp kiểm tra, tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán, ghi sổ và lưu.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu lại bộ phận lập
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
+ Liên 3: Người nhận hàng hóa giữ
Chứng từ theo dõi quản lý: Thẻ kho , Phiếu báo hàng hóa còn lại cuối kỳ ,
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số: S10-DN)
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số: S11-
- Bảng lũy Kế nhập, xuất, tồn vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Kế toán tài sản cố định
Khái niệm: TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá trị lớn, tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giá trị của nó được chuyển dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm dịch vụ sản xuất ra trong các chu kỳ sản xuất
- Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ là:
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. + Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy
+ Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên
+ Có giá trị theo quy định hiện hành (theo quy định hiện nay là từ 30.000.000 đồng trở lên) Đặc điểm :
- Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh,
- TSCĐ bị hao mòn và giá trị của nó được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- TSCĐ giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán
- Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ. Mọi trường hợp thiếu hay thừa đều phải lập biên bản tìm ra nguyên nhân và xử lý.
- Tổ chức phân loại, thống kế, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết từng đối tượng TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phòng kế toán và đơn vị sử dụng.
- Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp Hồ sơ gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan.
- Phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng loại, nhóm TSCĐ trong toàn doanh nghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng, đảm bảo an toàn về hiện vật khai thác và đảm bảo sử dụng đảm bảo hết công suất có hiệu quả
2.3.2 Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01 - TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02- TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành Mẫu số 03 - TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu số 04 -TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05 -TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số 06 - TSCĐ
Ngoài các mẫu chứng từ tên Công ty còn sử dụng các chứng từ khác phục vụ cho việc quản lý TSCĐ như: Hợp đồng, hóa đơn mua, bán, chuyển nhượng, thuê mướn, thanh lý TSCĐ, phiếu thu, phiếu chi …
- Sổ chi tiết mở cho từng tài sản
Hàng hóa cụ thể ở Công ty Cổ phần thương mai và dịch vụ Thành Phố Vàng: máy tính, thiết bị ngoại vi, thiết bị viễn thông,
Nhập kho hàng hoá do mua ngoài:
Xuất kho hàng hoá để bán:
Sổ cái tài khoản hàng hoá
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
2.3.4 Hạch toán tình hình biến động TSCĐ
Khi mua sắm TSCĐ căn cứ vào HĐ GTGT, biên bản giao nhận TSCĐ kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111,112, 331…: Tổng giá trị thanh toán
* Phát sinh chi phí trong quá trình thu mua kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331: Chi phí thu mua
* Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán
Có TK 711: Thu nhập khác
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
* Nếu phát sinh chi phí:
Nợ TK 811: Chi phí khác
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331: Chi phí nhượng bán Đồng thời căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán ghi giảm TSCĐ và phản ánh giá trị còn lại như 1 khoản chi phí khác:
Nợ TK 214: Phần giá trị đã hao mòn
Nợ TK 811: Phần giá trị còn lại
Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Hạch toán khấu hao TSCĐ:
Chứng từ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Trong quá trình sử dụng, do chịu ảnh hưởng của nhiều nguyên nhân khác nhau, TSCĐ của công ty bị hao mòn Hao mòn TSCĐ là sự giảm sút về giá trị sử dụng của TSCĐ do tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và do các nguyên nhân khách quan khác nhau như: thời tiết, thời gian
Phương pháp khấu hao TSCĐ mà công ty sử dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng
+ TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình
+ TK 2142: Hao mòn TSCĐ vô hình
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu: Hàng tháng (định kỳ) căn cứ vào bảng phân bổ và tính khấu hao kế toán tính vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của công trình và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà công ty trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động Các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố để tăng năng suất lao động
- Các khoản trích theo lương là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội và công ty đối với người lao động Các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian.
2.4.2 Tài khoản sử dụng và hạch toán
- TK 334 “Phải trả công nhân viên” phản ánh tình hình thanh toán với người lao động của Doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp
- TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” phản ánh các khoản phải trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ…
2.4.3 Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Chứng từ: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng tính lương và phân bổ Bảo hiểm.
* Ảnh minh hoa bảng thanh toán tiền lương
*Ảnh minh họa bảng trích nộp BHYT,BHXH
* Ảnh minh họa bảng chấm công
Số sách kế toán : Sổ nhật ký, Sổ cái TK334, Sổ cái TK 338,…
2.4.4 Trình tự kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương phải trả NLĐ trong tháng = Mức lương ngày x Số ngày làm việc thực tế trong tháng
Mức lương ngày = Mức lươngtháng x ( Hệ số lương + Hệ số phụ cấp )
Số ngày làm việc theo quy định
Tổng tiền lương = Tiền lương cơ bản + Các khoản phụ cấp
= Tổng tiền lương - Tạm ứng (Nếu có) - Các khoản khấu trừ
Các khoản trích theo lương:
Các khoản trích theo lương theo gồm: Bảo hiểm xã hôi, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn Tỷ lệ trích nộp các khoản trích theo lương cụ thể như sau :
Loại BHXH Doanh nghiệp (%) Người lao động (%) Cộng (%)
Bảng 1: Tỉ lệ các khoản trích theo lương theo quy định của pháp luật
(Theo quyết định số 595/QĐ-BHXH)
2.4.5 Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ tính lương và các khoản trích theo lương:
Người thực hiện Lưu đồ quá trình Mô tả
Kế toán thanh toán lương
Kế toán trưởng, Giám đốc
Giao nhận tiền theo bảng lương
Kế toán thanh toán lương
(1) Căn cứ vào bảng chấm công, kế toán quản trị tính lương công nhân viên (2) Sau đó chuyển bảng lương cho kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt
(3) Sau khi được ban giám đốc duyệt chi lương, chuyển cho kế toán thu chi lập phiếu chi
(4) Thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt chi lương cho công nhân viên theo bảng lương
(5) Sau đó chuyển bảng lương cho kế toán quản trị lưu giữ
Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ chi lương và nộp các khoản trích theo lương:
Người thực hiện Lưu đồ quá trình
Kế toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương
Kế toán thu chi (kế toán thanh toán – KTTT)
Trưởng phòng tài chính - kế toán, Giám đốc
Kế toán thu chi Lập phiếu chi
Kế toán trưởng, Giám đốc Ký phiếu chi
Thủ quỹ Giao nhận tiền
Kế toán thu chi Ghi sổ kế toán
Bộ phận kế toán liên quan Ghi sổ kế toán liên quan
Kế toán thu chi Lưu chứng từ
- Cuối tháng kế toán lương lập bảng thanh toán tiền lương để tính lương cho CNV và thực hiện chi trả lương cho họ.
- Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương là căn cứ để rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt sau đó thực hiện công tác chi trả cho CNV.
- Đồng thời lập uỷ nhiệm chi để chuyển tiền nộp BHXH, KPCĐ, mua thẻ BHYT cho cơ quan bảo hiểm.
- Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và tổng hợp thanh toán tiền lương để lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương trong công ty.
- Số liệu tổng hợp phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương được sử dụng ghi vào sổ kế toán chi tiết mở cho TK 334, TK 338.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa, và các chi phí bằng tiền khác mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện cung cấp lao vụ, dịch vụ trong một kỳ nhất định
- Phân loại chi phí sản xuất theo mục đích và công dụng của chi phí:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Chi phí nhân công trực tiếp
+ Chi phí sản xuất chung
- Cách phân loại này có tác dụng quản lý chi phí sản xuất theo định mức, cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành sản phẩm, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản phẩm, là cơ sở để lập định mức chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành cho kỳ sau
2.5.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Đối với doanh nghiệp sản xuất, để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có nguyên vật liệu Nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ, chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm Việc tính toán chính xác, đầy đủ chi phí nguyên vật liệu đặc biệt quan trọng trong việc xác định lượng tiêu hao vật chất trong sản xuất, đảm bảo tính đúng giá thành và là căn cứ góp phần hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp
- Chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng tương đối nhiều trong giá thành sản phẩm, việc sử dụng tiết kiệm quản lý chặt chẽ có hiệu quả luôn là một yêu cầu khách quan cần thiết cho việc giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Vì vậy công ty đã theo dõi rất chặt chẽ bằng việc mở các sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng, mở sổ chi tiết vật tư (thẻ kho), sổ này chi tiết đến từng danh điểm, mã vật tư, theo dõi cả về số lượng và giá trị NVL Cuối kỳ, kế toán tổng cộng để lên bảng kê chi tiết xuất vật tư
- Chi phí NVLTT thực tế trong kỳ được xác định theo công thức:
NVLTT thực tế trong kỳ
= Trị giá NVLTT còn lại đầu kì
+ Trị giá NVLTT xuất dùng trong kì
- Trị giá NVLTT còn lại cuối kì
- Trị giá phế liệu thu hồi
(nếu có) Khi xuất kho vật tư, kế toán căn cứ vào đề nghị xuất kho được ký duyệt của các bộ phận liên quan sẽ lập phiếu xuất kho giao cho người nhận, hai bên tiến hành ký nhận và lưu một bản Thủ kho cũng căn cứ vào phiếu xuất kho để làm thẻ kho đồng thời gửi về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu việc ghi chép kế toán vào sổ chi tiết TK 152 và ghi chép trên thẻ kho, đối chiếu với thực tế trong kho để phát hiện những mất mát, thiếu hụt để kịp thời xử lý.
Tài khoản sử dụng và hạch toán: Để kế toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng:
TK 621 – chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
- Xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm trong kỳ:
Nợ TK 621 – chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Trường hợp mua NVL dùng cho sản xuất, không qua kho:
Nợ TK 621 – chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Nợ TK 1331 – thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng:
- Chứng từ: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xin cấp vật tư, bảng phân bổ NVL, CCDC,…
- Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết xuất vật tư, Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 621, sổ chi tiết TK 621,…
- Căn cứ vào KH sản xuất, nhu cầu vật tư thực tế, các phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư theo danh mục, chủng loại và số lượng cụ thể Phiếu lĩnh vật tư sau khi được ban lãnh đạo công ty xem xét, duyệt và ký nhận thì được chuyển xuống kho vật tư để lĩnh Nhân viên sản xuất căn cứ vào các bảng định mức NVL do phòng điều hành sản xuất lập để lập phiếu yêu cầu xuất vật tư
- Căn cứ vào yêu cầu lĩnh vật tư nêu trên, thống kê vật tư lập phiếu xuất kho vật tư thiết bị Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất cho các phân xưởng theo đúng số lượng và quy cách theo yêu cầu Phiếu xuất kho gồm 2 liên và được lập riêng cho mỗi lần xuất kho: 1 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho cho phòng kế toán, 1 liên do người lĩnh giữ
- Phiếu xuất kho được tổng hợp, đối chiếu lại với bảng kê chi tiết nhập xuất kho hàng tháng và kiểm tra lại trong quá trình kiểm kê kho cuối tháng.
- Cuối kỳ, kế toán mới tính đơn giá và trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho.
- Khi kế toán nhập số liệu lên phần mềm kế toán, máy sẽ tự động cập nhật vào sổ cái TK 621 và sổ cái các tài khoản liên quan.
2.5.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản tiền phải trả cho người lao động trực tiếo sản xuất sản phẩm thuộc danh sách quản lý của công ty và cho người lao động thuê ngoài, gồm: tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo số tiền lương của công nhân sản xuất.
Tài khoản sử dụng và hạch toán: Để kế toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng:
TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp
Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
- Căn cứ bảng phân bổ tiền lương trong kỳ, kế toán phản ánh số tiền lương chính, lương phụ , các khoản phụ cấp và các khoản khác có tính chất lương phải trả cho công nhân sản xuất:
Nợ TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 334 – phải trả người lao động
- Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ:
Nợ TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 338 – phải trả, phải nộp khác (3383, 3384, 3385, 3382)
Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng:
- Chứng từ sử dụng: Chứng từ hạch toán cơ cấu lao động (Bổ nhiệm, sa thải, khen thưởng,…), Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương và thu nhập khác, Bảng phân bổ thu nhập theo lao động, các chứng chỉ tiền,…
- Các loại sổ kế toán sử dụng: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Sổ chi tiết
TK 334, 338, Sổ nhật kí chung, Sổ cái TK 622, sổ chi tiết TK 622,…
Căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương tạm ứng và các chứng từ liên quan kế toán lương lập Bảng thanh toán lương, bảng này được lập cho từng ca, kíp trong từng phòng ban, phân xưởng của Công ty Cuối kì, từ bảng thanh toán lương các tháng, kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Khi kế toán nhập số liệu vào phần mềm, máy sẽ tự động nhập số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 622 và sổ cái các tài khoản liên quan.
2.5.3 Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh chung phát sinh ở phân xưởng, bộ phận phục vụ sản xuất sản phẩm Chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Chi phí nhân viên phân xưởng: chi phí liên quan đến phải trả cho nhân viên phân xưởng, gồm: tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp lương, các khoản trích theo lương,…
- Chi phí vật liệu: chi phí vật liệu dùng chung cho phân xưởng như: vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ thuộc phân xưởng quản lý, sử dụng,…
- Chi phí dụng cụ sản xuất: chi phí về công cụ, dụng cụ sản xuất dùng cho phân xường sản xuất,…
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
2.6.1 Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
- Khái niệm: Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền
- Đặc điểm của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
+ Theo từng tháng, căn cứ vào sổ kế toán và các tài liệu liên quan, kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh cho tháng đó dựa trên cơ sở doanh thu và các khoản chi phí
+ Sau khi đã ký hợp đồng bán hàng với khách hàng và khi việc bán hàng đã xác định được một cách chắc chắn, căn cứ vào hợp đồng ký kết, Công ty tiến hành xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng
+ Khi việc giao hàng hoàn tất, kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho và các chứng từ có liên quan tiến hành ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng
- Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
+ Phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng
+ Tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động kinh doanh
+ Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chủng loại và giá trị.
2.6.2 Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) Điều kiện ghi nhận doanh thu
Theo chuẩn mực kế toán số 14 thì doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi giao dịch bán hàng thảo mãn đồng thời cả 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng
+ Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng thanh toán hàng đại lý…
+ Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, ủy nhiệm thu, giấy báo có, bảng sao kê…
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 6421: Chi phí bán hàng
TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.6.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Kế toán chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại là khoản chiết khấu cho người mua; do khách hàng mua hàng với số lượng lớn nhưng chưa được phản ánh trên hóa đơn khi bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong kỳ.
Kế toán hàng bán bị trả lại
- Trường hợp Công ty đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” ghi lý do trả lại hàng, kèm thêm biên bản copy “Hoá đơn GTGT” của lô hàng đó, kế toán kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại” và hạch toán vào tài khoản 521 - Hàng bán bị trả lại Nghiệp vụ này sẽ làm giảm doanh thu bán hàng của công ty.
- Trường hợp công ty đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hoá hoặc một phần hàng hoá, khi trả lại hàng bên mua và công ty phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, lý do trả lại hàng theo hoá đơn bán hàng (Số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn gửi trả lại cho công ty để công ty lập lại hoá đơn GTGT cho số hàng hoá đã nhận, và làm căn cứ cho công ty điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
Kế toán giảm giá hàng bán
Vì các lý do chủ quan mà doanh nghiệp giảm giá bán cho khách hàng.
- Trong trường hợp giảm giá ngoài hoá đơn, bên mua lập “Biên bản thoả thuận” và Chi nhánh tiến hành xuất “Hoá đơn giảm giá”, sau đó kế toán phản ánh khoản giảm giá vào tài khoản 521- “Giảm giá hàng bán”, ghi giảm thuế GTGT, công nợ của khách hàng hoặc trả bằng tiền….
- Trường hợp giảm giá được xác định ngay, khoản giảm giá được thực hiện ngay trên hoá đơn GTGT Khi đó, giá bán trên hoá đơn là giá đã được giảm, kế toán không ghi nhận vào tài khoản 521 mà ghi giảm trực tiếp trên tài khoản 511.
2.6.4 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng gồm: Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phi dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hành, chi phí mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Để hoạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng” Tài khoản này phản ánh các chi phí liên quan và phục vụ cho quá trình tiêu thụ theo nội dung gắn liền với đặc điểm tiêu thụ các loại hình sản phẩm.
Chứng từ sử dụng : Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, Hoá đơn GTGT, Bảng lương, Bảng phân bố khấu hao tài sản cố định…
TK 6421: Chi phí bán hàng
TK 64211: Chi phí nhân viên
TK 64212: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 64213: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 64211: Chi phí nhân viên
TK 64212: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 64213: Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Đối với chi phí nhân viên
+ Tính tiền lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên bán hàng
Có TK 334 + Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và các khoản hỗ trợ khác
- Đối với chi phí khấu hao TSCĐ
+ TSCĐ của công ty thì được khấu hao theo phương pháp đường thẳng
+ Ta có công thức tính khấu hao hàng tháng là:
Mức khấu hao hàng tháng = Nguyên giáTSCĐ
+ Bút toán hạch toán khi trích khấu hao TSCĐ:
- Chi phí mua ngoài phục vụ công tác bán hàng/ quản lý doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt/tiền gửi ngân hàng/ chưa thanh toán
2.6.5 Kế toán chi phí quản lí doanh nghiệp
- Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ: Thuế, phí, lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí bằng tiền khác.
- Để hoạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản này dùng để phản ánh những chi phí mà Doanh nghiệp đã bỏ ra cho hoạt động chung của toàn Doanh nghiệp trong kỳ hoạch toán.
2.6.6 Kế toán doanh thu tài chính và chi phí tài chính
Lập và phân tích BCTC
- Báo cáo tài chính là phương pháp tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, phản ánh có hệ thống tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và hiệu quả SXKD, tình hình lưu chuyển tiền tệ và tình hình quản lý, sử dụng vốn của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định vào một hệ thống mẫu biểu quy định thống nhất
- Báo cáo tài chính bao gồm một hệ thống số liệu kinh tế tài chính được tổng hợp, được rút ra từ các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết và những thuyết minh cần thiết bằng văn bản về những số liệu đó Báo cáo tài chính là phương pháp quan trọng để chuyển tải thông tin kế toán tài chính đến người ra quyết định, đó là những thông tin công khai về sản nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp…. phục vụ các đối tượng bệ trong và bên ngoài doanh nghiệp
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính doanh nghiệp phải tuân thủ các yêu cầu đã được quy định tại chuẩn mực kế toán số 21 “Trình bày báo cáo tài chính” gồm:
- Trung thực và hợp lý
- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy, khi:
+ Trình bày trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
+ Phản ánh đúng bản chất kinh tế của các giao dịch và sự kiện không chỉ đơn thuần phản ánh hình thức hợp pháp của chúng
+ Trình bày khách quan, không thiên vị
+ Tuân thủ nguyên tắc thận trọng
+ Trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu
2.7.1 Những nguyên tắc cơ bản khi lập báo cáo tài chính
- Nguyên tắc cơ sở dồn tích
- Tính trọng yếu và tập hợp
- Nguyên tắc có thể so sánh
Trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính
(1)Tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế đều phải lập và trình bày báo cáo tài chính năm
(2)Đối với các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán còn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ
(3) Công ty mẹ và tập đoàn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ và báo cáo tài chính hợp nhất và cuối kỳ kế toán năm, ngoài ra còn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất sau khi hợp nhất kinh doanh
(4) Ngoài ra, tất cả các doanh nghiệp có chứng khoán trao đổi công khai và doanh nghiệp đang phát hành chứng khoán trên thị trường chứng khoán như các công ty niêm yết, các doanh nghiệp đã và đang chuẩn bị phát hành chứng khoán trên thị trường chứng khoán và các doanh nghiệp tự nguyện phải lập báo cáo tài chính bộ phận khi thỏa mãn các điều kiện quy định trong chuẩn mực 28 “ Báo cáo bộ phận”
(5) Tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế đều phải lập và trình bày báo cáo tài chính năm
(6) Đối với các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán còn phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ
(7) Công ty mẹ và tập đoàn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất giữa niên độ và báo cáo tài chính hợp nhất và cuối kỳ kế toán năm, ngoài ra còn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất sau khi hợp nhất kinh doanh.
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÀNH PHỐ VÀNG
Nhận xét về đơn vị thực tập
3.1.1 Những thành tựu đạt được về công tác kế toán tại công ty
- Về bộ máy kế toán:
Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Thành Phố Vàng được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý Bộ máy kế toán khoa học, gọn nhẹ và chặt chẽ, đảm bảo tính hiệu quả trong công việc Đội ngũ cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, vận dụng sáng tạo chế độ, chính sách Nhà nước ban hành Tổ chức kế toán phù hợp đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán được tiến hành nhanh gọn, chính xác, đáp ứng về cơ bản yêu cầu thông tin của lãnh đạo công ty
- Về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:
Các chứng từ kế toán sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và đảm bảo được tính pháp lý của các chứng từ này Công ty đều sử dụng các chứng từ đúng mẫu của Bộ Tài chính và có đầy đủ chữ ký của những người liên quan Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận hợp lý, nhanh chóng Chứng từ được phân loại, hệ thống theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được đóng thành tập theo từng tháng của niên độ kế toán để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần
- Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán:
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên việc đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết được thực hiện tự động, kế toán cung cấp các báo cáo, sổ sách kịp thời.
Việc sử dụng phần mềm kế toán cũng giúp cho công việc kế toán trở nên đơn giản, thuận tiện, gọn nhẹ hơn rất nhiều mà vẫn đảm bảo tính chính xác.
- Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán nhìn chung đã được áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành
- Việc tính toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên không thực hiện trên phần mềm kế toán MISA mà phải làm thủ công trên bảng tính Excel vì giao diện chấm công và trên phần mềm tương đối phức tạp, tốn thời gian Do đó, phần mềm này cũng gây ra một số khó khăn cho công tác kế toán của Công ty Kế toán vừa phải làm bảng chấm công, bảng thanh toán lương trên Excel Sau đó mới có thông tin và nhập dữ liệu trên phiếu hạch toán trên phần mềm MISA Trong quá trình nhập liệu như vậy có thể xảy ra sai sót không mong muốn về mặt số liệu cũng như diễn giải
- Hiện nay công ty áp dụng việc trả lương 1 lần vào cuối tháng, không trả làm nhiều kì trong một tháng Việc trả lương như vậy đôi khi không đáp ứng được nhu cầu sinh hoạt của nhân viên Công ty có duy nhất một hình thức trả lương là trả lương theo thời gian, với hình thức này rất dễ xảy ra trường hợp nhân viên có mặt, đi làm đầy đủ nhưng lại không chú tâm vào công việc, dẫn tới hiệu quả công việc thấp
- Có một số chứng từ ban đầu (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT đầu vào…) nhiều khi chưa được ghi chép ngày tháng cẩn thận và ký nhận đầy đủ Điều này gây khó khăn trong việc kiểm tra sổ sách.
Định hướng hoàn thiện về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Bộ phận Kế toán luôn nắm giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển của mỗi doanh nghiệp Đây là bộ phận mang vai trò chủ chốt và đặc biệt các kế toán viên luôn phải tập trung làm việc với sự chính xác cao Trong giai đoạn hiện nay, trước những biến động của môi trường kinh doanh về chính sách pháp luật, chế độ tài chính kế toán, hoạt động của các doanh nghiệp khác hoạt động tài chính kế toán cũng buộc phải có nhiều thay đổi và cải thiện. Đội ngũ nhân viên
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao thì việc quản trị và vận hành các phòng ban khá tốt Tuy nhiên việc trau dồi trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho từng bộ phận vẫn là rất cần thiết Đồng thời các bộ phận cần cập nhật các thông tư và quy định mới thường xuyên hơn nữa để giúp công tác quản trị, quản lý … của Công ty đạt hiệu quả cao hơn nữa.
Ngoài các khoản lương và phụ cấp cho nhân viên bán hàng hàng tháng, Công ty nên trả thêm cho nhân viên thuộc bộ phận bán hàng phần trăm hoa hồng trên doanh số bán hàng mà nhân viên đó bán được trong kỳ nếu họ đạt, vượt chỉ tiêu về doanh thu bán ra Mức phần trăm hoa hồng có thể cố định hoặc lũy tiến Điều này sẽ giúp cho nhân viên trong Công ty có thêm động lực phấn đấu để đạt hiệu quả kinh doanh tốt hơn.
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo của tập thể công ty
- Giám sát, đánh giá tất cả các chính sách của công ty sau khi áp dụng một thời gian nhất định và đưa ra phương hướng hoàn thiện nếu có sai sót
- Luôn có trách nhiệm với sự phát triển của xã hội, cộng đồng Lợi ích của Công ty luôn đi đôi với lợi ích của xã hội và của cả nền kinh tế
Về lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Trong điều kiện áp dụng phương thức thanh toán chậm trả, Công ty có thể phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi – trường hợp với nợ quá hạn hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng Công ty khách hàng bị rơi vào tình trạng phá sản, mất khả năng thanh toán, Công ty cần lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi phải tuân thủ theo cơ chế tài chính.
- Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn,đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
