MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP
Giới thiệu về Công ty Aseax
Quản lý vận chuyển bưu phẩm là một thách thức lớn đối với các công ty lớn, với lượng thư nhập khổng lồ hàng ngày, hàng tháng và hàng năm Điều này khiến cho các nhà quản lý gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý Do đó, việc lựa chọn một chương trình hỗ trợ vận chuyển bưu phẩm cần phải được thực hiện một cách cẩn thận và phù hợp để đảm bảo hiệu quả công việc.
Nhóm sinh viên khoa công nghệ thông tin trường ĐHDL Hải Phòng đã phát triển “Chương trình quản lý vận chuyển” cho công ty TNHH Thương mại và dịch vụ vận chuyển ASEAX, đáp ứng các yêu cầu khắt khe từ giám đốc Bùi Đình Quân Phần mềm này hiện đang hoạt động hiệu quả, giúp công ty tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao tính logic và hiệu suất trong quản lý doanh nghiệp.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế, bao gồm dịch vụ chuyển phát nhanh ASEAX, chuyển phát nhanh trong ngày, và dịch vụ chuyển phát nhanh cho hàng nặng, hàng cồng kềnh cùng nhiều sản phẩm khác.
Kinh doanh các dịch vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa kho vận
Kinh doanh vật tư, thiết bị bưu chính viễn thông
Quản lý và vận hành các thiết bị, phương tiện Bưu chính viễn thông là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ Việc lắp đặt, bảo dưỡng và khai thác các thiết bị này cũng đóng vai trò then chốt trong việc duy trì chất lượng dịch vụ Bưu chính viễn thông Đại lý cung cấp dịch vụ Bưu chính viễn thông cần phải chú trọng đến những yếu tố này để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 5
Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty
Mô tả hoạt động dịch vụ vận chuyển ở công ty TNHH Thương mại dịch vụ vận chuyển
Khi khách hàng cần gửi bưu phẩm, họ sẽ liên hệ với phòng kinh doanh của công ty qua điện thoại để cung cấp thông tin yêu cầu Nhân viên kinh doanh tiếp nhận thông tin và nếu công ty có khả năng đáp ứng dịch vụ, họ sẽ điều phối nhân viên giao nhận đến để thu nhận bưu phẩm và lập phiếu gửi Khách hàng sẽ điền thông tin bưu phẩm vào phiếu gửi và giữ một liên để đối chiếu Nếu công ty không có dịch vụ phù hợp, họ sẽ thông báo lại cho khách hàng.
Nhân viên giao nhận sẽ đưa bưu phẩm về phòng giao nhận để kiểm tra sự khớp nối với phiếu gửi Sau đó, bưu phẩm sẽ được chuyển cho công ty phát khác Một bản phiếu gửi sẽ được lưu lại và giao cho nhân viên kế toán, người sẽ đối chiếu phiếu gửi với bảng giá để lập bảng chi tiết công nợ Tất cả thông tin sẽ được lưu trữ trong bảng chi tiết công nợ.
Khi khách hàng có khiếu nại, họ sẽ liên hệ với phòng chăm sóc khách hàng qua điện thoại Nhân viên sẽ kiểm tra mã số trên phiếu gửi và thông báo tình trạng bưu phẩm cho khách Tất cả thông tin khiếu nại được ghi chép cẩn thận trong sổ.
Mỗi tháng, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tổng hợp báo cáo tình trạng khiếu nại của khách hàng, trong khi đó, nhân viên kế toán sẽ chuẩn bị báo cáo doanh thu và gửi cho giám đốc.
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 6
Giải pháp
Công ty TNHH TMDV vận chuyển ASEAX hiện đang sử dụng phần mềm của công ty cổ phần chuyển phát nhanh 247 để quản lý dịch vụ vận chuyển Mặc dù phần mềm này hoạt động hiệu quả, công ty mong muốn phát triển phần mềm riêng để dễ dàng theo dõi công nợ và bảo mật thông tin khách hàng Do đó, việc sở hữu phần mềm quản lý vận chuyển độc lập là cần thiết để phục vụ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 7
Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ
1.4.1 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “nhận bưu phẩm”
Khách hàng Nhân viên kinh doanh
Nhân viên giao nhận Hồ sơ dữ liệu
Hình 1.2 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ”Nhận bưu phẩm”
Yêu cầu gửi bưu phẩm
Yêu cầu gửi bưu phẩm
Kiểm tra thông tin bưu phẩm
Thông báo không có dịch vụ
Yêu cầu gửi bưu phẩm
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 8
1.4.2 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Khai thác”
Khách hàng Nhân viên giao nhận
Nhân viên kế toán Hồ sơ dữ liệu
Hình 1.3 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Khai thác”
Nhận thông tin bưu phẩm
Nhận hóa đơn thanh toán
Lập bảng chi tiết công nợ
Lập hóa đơn thanh toán
Bảng chi tiết công nợ
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 9
1.4.3 Mô hình nghiệp vụ “Giải quyết khiếu nại”
Khách hàng Nhân viên điều hành Hồ sơ dữ liệu
Hình 1.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Giải quyết khiếu nại”
Gửi thông tin khiếu nại
Tiếp nhận thông tin khiếu nại
Kiểm tra mã số phiếu gửi
Sổ chăm sóc khách hàng
Sổ chăm sóc khách hàng
Thông báo cho khách hàng
Ghi sổ chăm sóc khách hàng
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 10
1.4.4 Tiến trình nghiệp vụ “Báo cáo”
Giám đốc Nhân viên kế toán Nhân viên điều hành Hồ sơ dữ liệu
Hình 1.5 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Báo cáo”
Lập bảng tổng hợp doanh thu
Bảng tổng hợp doanh thu
Bảng chi tiết công nợ
Bảng tổng hợp doanh thu
Bảng tổng hợp khiếu nại
Lập bảng tổng hợp khiếu nại hợp công nợ
Bảng tổng hợp khiếu nại
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 11
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Mô hình nghiệp vụ
2.1.1 Bảng phân tích các yếu tố của bài toán
Cụm động từ bổ ngữ Cụm danh từ Nhận xét
Gửi yêu cầu gửi bưu phẩm Phiếu yêu cầu gửi bưu phẩm HSDL Nhận yêu cầu gửi bưu phẩm Phiếu yêu cầu nhận bưu phẩm HSDL
Lập phiếu gửi Phiếu gửi
Kiểm tra thông tin phiếu gửi Phiếu gửi
Lập bảng chi tiết công nợ Bảng chi tiết công nợ
Lập hóa đơn thanh toán Hóa đơn thanh toán
Gửi thông tin khiếu nại Phiếu gửi HSDL
Phản hồi khiếu nại từ Sổ chăm sóc khách hàng HSDL là một phần quan trọng trong quy trình quản lý dịch vụ khách hàng Đồng thời, việc lập báo cáo doanh thu thông qua Bảng tổng hợp doanh thu HSDL giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh Cuối cùng, việc lập báo cáo khiếu nại với Bảng tổng hợp khiếu nại HSDL đảm bảo rằng mọi vấn đề được ghi nhận và xử lý kịp thời.
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 12
2.1.2 Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ
T.T yêu cầu gửi bưu phẩm T.T phản hồi nhận bưu phẩm
T.T về nội dung bưu phẩm Y.C báo cáo
Bảng chi tiết công nợ Báo cáo
T.T phản hổi chi tiết công nợ
Hình 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh b) Mô tả hoạt động
- Khách hàng cung cấp thông tin gửi bưu phẩm tới hệ thống
- Hệ thống phản hồi lại cho khách hàng có nhận dịch vụ của khách hàng hay không
- Khách hàng gửi thông tin về bưu phẩm cho hệ thống
- Hệ thống gửi lại phiếu gửi cho khách hàng
- Hệ thống gửi bảng chi tiết công nợ cho khách hàng vào cuối tháng
- Khách hàng gửi lại phản hổi về công nợ cho hệ thống
- Nếu khách hàng đối chiếu khớp với bảng chi tiết công nợ, hệ thống tiến hàng xuất hóa đơn
- Giám đốc yêu cầu hệ thống gửi báo cáo cuối tháng
- Hệ thống gửi báo cáo cho giám đốc
LÝ DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN CỦA CÔNG
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 13
2.1.3 Nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết lá Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
Nhận thông tin yêu cầu gửi bưu phẩm
Lập phiếu gửi Nhận bưu phẩm
Chương trình quản lý vận chuyển của công ty Aseax
Kiểm tra thông tin phiếu gửi
Lập bảng chi tiết công nợ
Lập hóa đơn thanh toán
Nhận thông tin khiếu nại
Thông báo cho khách hàng
Ghi sổ chăm sóc khách hàng
Lập báo cáo doanh thu
Lập báo cáo tình trạng chăm sóc khách hàng Báo cáo
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 14
2.1.4 Sơ đồ phân rã chức năng a) Sơ đồ
Hình 2.2 Sơ đồ phân rã chức năng – nghiệp vụ b) Mô tả chức năng lá
Khi khách hàng cần gửi bưu phẩm, họ sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống Nếu hệ thống không cung cấp dịch vụ yêu cầu, khách hàng sẽ nhận được thông báo Ngược lại, nếu dịch vụ khả dụng, yêu cầu sẽ được chuyển cho nhân viên giao nhận để tiến hành thu nhận bưu phẩm.
Nhân viên giao nhận sẽ đến địa điểm khách hàng yêu cầu để kiểm tra thông tin bưu phẩm, bao gồm khối lượng, cước phí, hình thức thanh toán, ngày giờ gửi và nội dung.
Nhân viên giao nhận sẽ lập phiếu gửi bằng cách ghi lại các thông tin cần thiết của bưu phẩm, bao gồm khối lượng, cước phí, hình thức thanh toán, nội dung, ngày giờ gửi và thông tin của nhân viên kê khai.
Quản lý vận dịch vụ vận chuyển của Công ty Aseax
2.2 Lập bảng chi tiết công nợ
2.3 Lập hóa đơn thanh toán
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 15
Nhân viên giao nhận sẽ xác minh thông tin trên phiếu gửi để đảm bảo sự khớp lệ với bưu phẩm Nếu phát hiện sai sót, họ sẽ thông báo cho khách hàng và điều chỉnh phiếu gửi Khi thông tin đã chính xác, phiếu gửi sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán.
Nhân viên kế toán tiến hành lập bảng chi tiết công nợ bằng cách nhận phiếu gửi, sau đó đọc thông tin từ phiếu gửi và đối chiếu với bảng giá để hoàn thiện bảng chi tiết công nợ.
Cuối tháng, nhân viên kế toán hoàn tất bảng chi tiết công nợ và gửi cho khách hàng Khách hàng sẽ kiểm tra bảng chi tiết công nợ với phiếu gửi; nếu thông tin chính xác, họ sẽ phản hồi để nhân viên kế toán lập hóa đơn thanh toán.
Khi khách hàng gặp phải vấn đề với bưu phẩm, họ có thể gửi thông tin khiếu nại qua điện thoại cho nhân viên điều hành Nhân viên điều hành sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin khiếu nại từ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nhân viên điều hành sẽ giải quyết khiếu nại bằng cách đối chiếu thông tin mã phiếu gửi của khách hàng với phiếu gửi của mình, đồng thời kiểm tra ngày giờ phát và tên người nhận để đảm bảo tính chính xác.
- Thông báo khách hàng: Sau khi đã kiểm tra được thông tin về người nhận và ngày giờ nhận, nhân viên sẽ thông báo lại cho khách hàng
- Ghi sổ chăm sóc khách hàng: Toàn bộ thông tin khiếu nại của khách hàng sẽ được nhân viên điều hành lưu trong sổ chăm sóc khách hàng
Nhân viên kế toán sẽ tổng hợp bảng chi tiết công nợ thành bảng tổng hợp doanh thu và báo cáo kết quả này với giám đốc.
- Báo cáo tình trạng chăm sóc khách hàng: Nhân viên điều hành sẽ tổng hợp lại sổ chăm sóc khách hàng sau đó cáo cáo lên giám đốc
2.1.5 Danh sách hồ sơ dữ liệu đã sử dụng a Bảng báo giá b Phiếu yêu cầu gửi bưu phẩm c Phiếu yêu cầu nhận bưu phẩm d Phiếu gửi e Bảng chi tiết công nợ f Hóa đơn thanh toán g Sổkhiếu nại h Bảng tổng hợp doanh thu i Bảng tổng hợp khiếu nại
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 16
2.1.6 Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể quan trọng trong quản lý bưu phẩm bao gồm bảng báo giá, phiếu yêu cầu gửi và nhận bưu phẩm, phiếu gửi, bảng chi tiết công nợ, hóa đơn thanh toán, sổ khiếu nại, bảng tổng hợp doanh thu, và bảng tổng hợp khiếu nại Những thực thể này đóng vai trò thiết yếu trong việc theo dõi và quản lý quy trình gửi và nhận bưu phẩm, cũng như trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến công nợ và khiếu nại.
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i
Hình 2.3 Ma trận thực thể chức năng
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 17
Sơ đồ luồng dữ liệu
2.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Hình 2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Nhân viên kinh doanh Nhân viên kế toán
T T y êu c ầu n h ận B ản g c h i ti ết c ô n g n ợ
T.T l ập p h iế u g ửi H óa đơ n
B ản g c h i ti ết c ô n g n ợ B ản g đố i ch iế u c ô n g n ợ
T T y êu c u g ửi T.T nh ận f Hóa đơn thanh toán a Bảng báo giá e Bảng chi tiết công nợ g Sổ khiếu nại Khách hàng
Nhận bưu phẩm bao gồm các bước quan trọng như: khách hàng điền Phiếu gửi, nộp Phiếu yêu cầu gửi, và Phiếu yêu cầu nhận Đồng thời, cần có Bảng tổng hợp doanh thu, Bảng tổng hợp khiếu nại, Bảng chi tiết công nợ, và Bảng tổng hợp doanh thu khiếu nại để quản lý hiệu quả quá trình giao nhận.
Báo cáoT.T Yêu cầu báo cáo
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 18
2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1”Nhận bưu phẩm”
Phiếu gửi T.T về bưu phẩm
Hình 2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Nhận bưu phẩm” c Phiếu yêu cầu nhận
Lập phiếu gửi Khách hàng b Phiếu yêu cầu gửi
T T g ửi b ƣu p hẩ m T T p h ản h ồi n h ận
T T g ửi b ƣu p h ẩm T.T có d ịc h v ụ
T T Yêu c ầu n h ận b ƣu p hẩ m T T đ ã nh ận b ƣu p hẩ m
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 19 b) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Khai thác”
Hình 2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Khai thác” a Bảng giá
T.T nh ận b ƣu ph ẩm T T đã ki ểm t ra T.T công n ợ B ảng chi ti ết công n ợ B ảng ch i t iế t công n ợ T.T đ ối c hi ếu công n ợ
Lập bảng chi tiết công nợ
Nhân viên kế toán f Hóa đơn thanh toán e Bảng chi tiết công nợ b Phiếu gửi
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 20 c) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Giải quyết khiếu nại”
Hình 2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1” Giải quyết khiếu nại”
Nhân viên điều hành d Phiếu gửi
Nhận thông tin khiếu nại
Khách hàng g Sổ khiếu nại g Sổ khiếu nại
T.T bưu ph ẩm T T nh ận k h iế u n ại
T.T yêu cầu giải quyết khiếu nại
T.T khi ếu n ại T.T xác nh ận
T.T thông báo KH T.T đã nhận thông báo
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 21 d) Sơ đồ luống dữ liệu mức 1” Báo cáo”
Hình 2.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 “Báo cáo”
Báo cáo khiếu nại Điều hành i Sổ tổng hợp khiếu nại g Sổ khiếu nại e Bảng chi tiết công nợ h Bảng tổng hợp doanh thu
T.T y/ c b áo c áo do anh t hu T.T báo c áo doa nh t h u T.T y/ c b áo c áo kh iế u n ại T.T báo c áo kh iế u n ại
T.T yêu c ầu báo cá o T.T yêu c ầu báo cá o
Sinh viên: Nguyễn Thu Phương – Lóp: CTL601 – Ngành: Công nghệ thông tin 22
Thiết kế sơ sở dữ liệu
2.3.1 Mô hình liên kết thực thể (E-R) a) Liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ sử dụng
Tên đƣợc chính xác của các đặc trƣng Viết gọn tên đặc trƣng
Dịch vụ ngoại tỉnh >300km
Dịch vụ ngoại tỉnh