Nguyễn Thùy Linh-Khóa Luận Tốt Nghiệp_Edited.doc

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA    KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài HOÀN THIỆN BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÔNG CHỨC PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BIÊN HÒA,TỈNH ĐỒNG NAI GVHD Th S Phạm Thị Toàn SVTH Nguy[.]

Lý do chọn đề tài

Ngày nay, sự thay đổi của thời đại vừa là cơ hội vừa là thách thức của mọi tổ chức, đặc biệt là đối với nền hành chính của một quốc gia Do đó, cải cách hành chính là điều tất yếu đối với một đất nước muốn phát triển Chúng ta không có nhiều cơ hội và sự lựa chọn nào khác ngoài việc nhanh chóng thích ứng và chủ động với sự thay đổi này Điều này càng cấp bách hơn nữa đối với Việt Nam vì nền hành chính của nước ta đã trải qua thời kỳ trì trệ quá lâu, đồng thời công cuộc xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang đặt ra rất nhiều nhiệm vụ trước mắt Trong các yếu tố nhân lực, vật lực và tài lực, nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định đến sự thành công của quá trình này Vì thế không thể xem nhẹ công tác quản lý nguồn nhân lực, cụ thể là đội ngũ cán bộ công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước.

Theo lý thuyết quản lý, bước đầu tiên khi tiến hành quản lý nguồn nhân lực là phân tích công việc Sản phẩm cụ thể của hoạt động này chính là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Nhờ bản mô tả công việc, các chức danh công chức được mô tả một cách chính xác, cụ thể về mục tiêu thực hiện công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm và các điều kiện làm việc Có thể nói, bản mô tả công việc có ý nghĩa không chỉ với bản thân người cán bộ, công chức mà còn có giá trị to lớn, phục vụ cho công tác quản lý cán bộ công chức; đây là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, bố trí công việc, đánh giá và thực hiện các chế độ khen thưởng, kỷ luật, phúc lợi, đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm cho từng chức danh.

Có được bản mô tả công việc tốt thì việc quản lý, sử dụng và đánh giá cán bộ công chức sẽ đạt hiệu quả cao, mang lại những lợi ích thiết thực góp phần xây dựng một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại

Khi nghiên cứu tình hình xây dựng Đề án Vị trí việc làm tại Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa, tôi nhận thấy đơn vị đã nhận thức được tầm quan trọng của bản mô tả công việc và đã có bản mô tả công việc dành cho từng chức danh.

Mặc dù vậy, công tác xây dựng và thẩm định bản mô tả công việc còn nhiều vướng mắc nên chưa thể áp dụng vào thực tế Việc hoàn thiện bản mô tả công việc cho các chức danh là tất yếu và làm càng sớm càng tốt Chính vì thế tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện bản mô tả công việc cho công chức Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai” với hy vọng sẽ đóng góp một số bản mô tả công việc đã cải tiến, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của PhòngNội vụ thành phố Biên Hòa.

Tình hình nghiên cứu

Việc nghiên cứu về phân tích công việc, mô tả công việc và bản mô tả công việc ở các nước phát triển có một lịch sử lâu dài và được chú trọng ở cả khu vực tư lẫn khu vực công Tại các nước có nền công vụ theo mô hình vị trí việc làm đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, sách, báo, tạp chí khoa học viết về vấn đề này như: Quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước của tác giả Christian Batal (2000a, b), NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội (tài liệu dịch sang tiếng Việt); Quản lý nhân lực trong tổ chức công của tác giả Louise, Yves- C.Gagnon, (2002, Tài liệu dịch sang tiếng Việt). Ở Việt Nam, việc nghiên cứu về phân tích công việc và bản mô tả công việc cũng đã bắt đầu từ lâu, gần đây đã có các sách, báo viết về vấn đề quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức như: Quản trị nguồn nhân lực của TS Trần Kim Dung (2011); Quản trị nhân sự của tác giả Nguyễn Hữu Thân (2008),… các sách này có phần đã nghiên cứu khá kỹ lưỡng về mô tả công việc Trong khu vực công, có các sách: Quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức công của Đại học Kinh tế quốc dân (2011), Mười hai vấn đề về thiết kế và phân tích tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước của TS.Bùi Thế Vĩnh,…Ngoài ra chúng ta còn có thêm các sách nước ngoài dịch sang tiếng Việt, các công trình nghiên cứu để mô tả công việc cho đội ngũ cán bộ công chức trong các cơ quan nhà nước Việt Nam với sự hợp tác, giúp đỡ của các nước phát triển.

Bên cạnh đó cũng có các đề tài nghiên cứu về phân tích công việc và xây dựng bản mô tả công việc như Luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính công “Thiết kế và tổ chức thực thi công việc của Chủ tịch UBND phường trên địa bàn thành phố Hà Nội” (Phạm Thị Diễm, năm 2011) Các khóa luận tốt nghiệp như: “Xây dựng bản mô tả công việc cho công chức làm việc tại phòng Nội vụ UBND thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương” (Ngô Thị Quyên, năm 2012), “Xây dựng Bản mô tả công việc của những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại TP Hồ Chí Minh” (Nguyễn Văn Trà, năm 2013), “ Xây dựng bản mô tả công việc đối với chức danh Chủ tịch UBND cấp xã trên địa bàn huyện Vĩnh Linh, tỉnh Quảng Trị” (Trần Thị Kim Liên, năm 2014) các công trình này đã có cách tiếp cận về thiết kế và mô tả công việc cho các chức danh khác nhau.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận phân tích công việc, bản mô tả công việc và thực trạng công tác xây dựng bản mô tả công việc đối với một số chức danh công chức ở Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa, đề tài đề xuất đối với các chức danh đó trên cơ sở bản mô tả công việc đã có.

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu, đề tài có nhiệm vụ sau:

Làm rõ cơ sở lý luận về phân tích và mô tả công việc, bản mô tả công việc;

Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng bản mô tả công việc đối với công chức ở Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa Đề xuất bản mô tả công việc đã cải tiến cho một số chức danh công chức và kiến nghị một số giải pháp để đẩy mạnh công tác xây dựng bản mô tả công việc tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng ở đây là hoạt động xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh ở Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, qua đó hoàn thiện bản mô tả công việc của công chức làm việc tại đây.

Về không gian, đề tài được thực hiện trong phạm vi hoạt động của Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai

Về nội dung, vì điều kiện thời gian nên tôi tiến hành nghiên cứu và hoàn thiện bản mô tả công việc của 02 chức danh.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận được tiến hành dựa trên nền tảng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác- Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, trong đó có:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp:

- Các nghiên cứu mô tả công việc, các giáo trình, sách tham khảo, các kết quả nghiên cứu khoa học có liên quan đến đối tượng nghiên cứu;

- Nghiên cứu hệ thống văn bản pháp luật liên quan.

Phương pháp điều tra xã hội học:

- Phỏng vấn, quan sát: tác giả tiến hành phỏng vấn và quan sát hoạt động của 15 công chức của Phòng Nội vụ;

- Sử dụng nhật ký làm việc: tác giả đã tiếp cận và tham khảo từ nhật ký công việc của 03 công chức.

Phương pháp phân tích, tổng hợp.

Đóng góp của khóa luận

Hệ thống hóa lý thuyết về phân tích công việc trong tổ chức công và bản mô tả công việc cho công chức. Đề xuất một số giải pháp phù hợp với thực tiễn nhằm giúp cho công chức hiểu rõ và hoàn thành tốt công việc của mình đồng thời góp phần quản lý, sử dụng công chức tại đơn vị được khoa học và hiệu quả hơn

Bên cạnh đó, đề tài cũng là một nguồn tham khảo dành cho các bạn sinh viên khóa sau khi nghiên cứu các môn học liên quan

7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của khóa luận được chia làm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về phân tích công việc và bản mô tả công việc cho công chức

Chương 2: Thực trạng xây dựng bản mô tả công việc cho công chức Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện bản mô tả công việc cho công chức PhòngNội vụ thành phố Biên Hòa.

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÔNG CHỨC

Khi nói về vấn đề hoàn thiện bản mô tả công việc cho các chức danh công chức, trước tiên chúng ta cần có cách hiểu thống nhất về các khái niệm: Công chức Họ là những ai? Phân tích công việc là gì? Bản mô tả công việc là gì? Các lý thuyết dưới đây sẽ trả lời cho những câu hỏi đó

Trong quản lý nhân sự hành chính nhà nước, đối tượng chính của hoạt động quản lý là cán bộ và công chức Với phạm vi của đề tài, tác giả chỉ nghiên cứu đối tượng là công chức.

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 Luật Cán bộ công chức 2008 thì “Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, nhà nước, tổ chức chính trị

- xã hội( gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước, đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được đảm bảo từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

Căn cứ vào vị trí công tác thì khoản 2 điều 34 Luật này cũng đã quy định công chức được phân loại thành: a) Công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý b) Công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý sẽ có những tiêu chuẩn chức danh khác nhau Đây là điều tối quan trọng, cần phải chú ý khi xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh

1.1.2 Phân tích công việc a) Một số khái niệm liên quan

Bản mô tả công việc là sản phẩm của quá trình phân tích công việc, do đó muốn có một bản mô tả công việc tốt thì không thể xem nhẹ lý thuyết bản mô tả công việc Để nhận thức về phân tích công việc được rõ ràng hơn, chúng ta cần nắm rõ một số khái niệm liên quan như công việc, nhóm công việc, vị trí việc làm Trong đó:

Công việc (job) có nhiều cách hiểu nhưng thường được xem là bao gồm một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt được các mục tiêu của mình [18, tr 90] Theo nhóm tác giả của Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công (Trường Đại học Kinh tế quốc dân năm 2011) công việc được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm, thường tương ứng với nhiều vị trí trong tổ chức công (trường hợp một công việc do một số người đảm nhiệm), hoặc tương ứng với một vị trí việc làm (trường hợp một công việc do một người đảm nhiệm) [19, tr 29].

Nhóm công việc là sự giao thoa giữa khái niệm nghề và khái niệm công việc Khái niệm nhóm công việc cụ thể hơn khái niệm nghề nhưng rộng hơn khái niệm công việc Nhóm công việc là tập hợp các công việc gần nhau nhất hoặc có khả năng thay thế lẫn nhau lớn nhất trong toàn bộ hệ thống việc làm [19, tr 29].Và hệ thống việc làm trong một tổ chức công bao gồm những công việc chính yếu mang tính kỹ thuật của một đơn vị hành chính, một công sở, một đơn vị sự nghiệp và những việc mang tính chất chuyển tiếp không đặc thù như: quản lý, hậu cần, (những công việc này góp phần tạo ra hiệu suất hoạt động của một cơ quan) Trong một cơ quan có nhiều ngành nghề, mỗi nghề lại có nhiều nhóm công việc, một số công việc hợp thành một nhóm công việc, trong mỗi nhóm công việc có thể có một hoặc nhiều vị trí việc làm [19, tr 28, 29].

Một khái niệm khác khi nghiên cứu phân tích công việc là khái niệm vị trí việc làm Đó là một đơn vị cụ thể nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ thể nhất định trong một thời điểm nhất định và tại một thời điểm xác định [19, tr

29] Theo Nghị định 36/2013/NĐ-CP ban hành ngày 22 tháng 04 năm 2013 quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, tại khoản 1 Điều 3 nêu rõ: “Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị” Việc xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức được thực hiện theo phương pháp tổng hợp, là việc kết hợp giữa hoạt động phân tích tổ chức và phân tích công việc với thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức b) Khái niệm Phân tích công việc

Có nhiều quan điểm, nhiều cách diễn đạt khác nhau về phân tích công việc, nhưng nhìn chung chúng có nội dung tương tự nhau Có thể kể đến những khái niệm phân tích công việc như:

Trong Quản trị nhân sự (2008) của tác giả Nguyễn Hữu Thân thì “Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức” Hay “Phân tích công việc là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc”[18, tr 31].

Trong phạm vi đề tài này, phân tích công việc được hiểu theo quan niệm nhóm tác giả của giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công (Trường Đại học kinh tế quốc dân, 2011), tức là: “Phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin, đánh giá và xác định một cách có hệ thống các thông tin về công việc, về người thực hiện và các tiêu chuẩn cần thiết phải đạt được liên quan đến công việc cụ thể trong các tổ chức công” [19, tr 29].

Nhận thức đúng về phân tích công việc giúp chúng ta thấy rõ vai trò, ý nghĩa của nó cũng như mối quan hệ giữa phân tích công việc và mục tiêu nghiên cứu của đề tài – bản mô tả công việc.

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÔNG CHỨC

Các khái niệm