Dựa trên yêu cầu an ninh của khách hàng, nhà sản xuất hoặc nhà cung ứng hàng hóa, Công ty xây dựng chính sách quy trình cho việc vận chuyển hàng hóa. Chính này được viết ra dựa trên chương trình tiêu chuẩn an ninh của khách hàng đưa ra. Lưu nội bộ, phụ vụ nhu cầu kiểm xưởng, khách hàng audit, năm trong 12 nguyên tắc wrap.
TÊN CTY CHÍNH SÁCH VÀ QUY ĐỊNH AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ Biên soạn: Mã số VB: Ban hành: Phê duyệt CHÍNH SÁCH VÀ QUY ĐỊNH AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG HĨA I MỤC ĐÍCH - Dựa u cầu an ninh khách hàng, nhà sản xuất nhà cung ứng hàng hóa, Cơng ty xây dựng sách quy trình cho việc vận chuyển hàng hóa - Chính sách thực nhà máy bên có liên quan - Chính viết dựa chương trình tiêu chuẩn an ninh khách hàng đưa II NỘI DUNG II.1 Sự đảm bảo an tồn hàng hóa - Đảm bảo hàng hóa an tồn an ninh q trình vận chuyển cách kiểm tra số liệu chứng từ thực tế - Kiểm tra chi tiết thông tin hàng hóa như: loại hàng, số lượng, nơi chuyển đến… - Chịu trách nhiệm việc đảm bảo an toàn hàng hóa trường hợp như: hàng hóa bị cấp bị xâm hại… - Cơng ty vận tải hợp tác với khách hàng để điều tra trường hợp hàng hóa bị xâm hại kiểm tra tài xế liên quan… - Sau điều tra nguyên nhân, hàng hóa bị xâm hại có giải pháp khắc phục có đồng ý khách hàng II.2 Sự đảm bảo an tồn phương tiện vận tải - Cơng ty xe tải cung cấp phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn cho việc vận chuyển hàng hóa - Xe phải đăng ký kiểm định, đầy đủ biển số xe rơ – mooc - Phải đầy đủ thiết bị an toàn, thiết bị hổ trợ cho tài xế vận hành - Định kỳ phải kiểm tra bảo dưỡng, bảo trì - Để đảm bảo an tồn vận chuyển hàng hóa đường trường hợp lưu container qua đêm tai nhà máy bắt buộc thùng xe phải có cửa, cửa phải có then gài, ơc vít phải chắn, có lề chắn phận khác phù hợp với tiêu chuẩn an ninh - Thùng xe có loại dạng kín mui bạt Sẽ cung cấp loại xe ứng với yêu cầu khách hàng II.3 An ninh khu vực bãi xe - Cơng ty vận tải có bãi xe/ nơi đậu xe riêng biệt, đảm bảo an tồn tiêu chuẩn an ninh thích hợp khu vực đậu xe phải có tường rào cao chắn có người quản lý bãi xe 24/24 - Bãi xe phải có bảng tên nội quy khu vực bãi xe Page of CHÍNH SÁCH VÀ QUY ĐỊNH AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ TÊN CTY Biên soạn: - - - - - - Mã số VB: Ban hành: Phê duyệt - Ánh sáng khu vực bãi xe phải trang bị tốt - Được trang bị thiết bị chữa cháy đầy đủ - Việc vào khu vực bãi xe phải ghi nhận lại - Các xe bãi phải đậu ngăn nắp nơi quy định II.4 An ninh tài xế Theo tiêu chuẩn khách hàng sách nhà máy, tất tài xế làm việc nhà máy phải thỏa điều kiện sau: Sơ yếu lý lịch/ Phiếu xác nhận nhân thân Giấy CMND Giấy phép lái xe Các tài xế xe tải phải kiểm tra lý lịch nhân thân định kỳ Công ty xe tải phải huấn luyện tiêu chuẩn an ninh cho tài xế định kỳ Có lái xe tương ứng với hạng xe vận chuyển Nhân thân khơng có tiền án, tiền Trung thực, lễ phép, cẩn thận… Tham gia bảo vệ hàng hóa, phương tiện vận chuyển, tài sản công ty II.5 Xác định lộ trình vận chuyển Cơng ty xác định thời gian hồn tất lộ trình thời gian dự kiến từ cảng nhà máy Kiểm tra, đối chiếu với thời gian thực tế xem chênh lệch Nếu khoảng thời gian thực tế dự kiến trùng khớp bên đơn vị vận chuyển điền rõ thông tin phiếu theo dõi lộ trình vận chuyển xác nhận cách đóng dấu ký tên chuyển tới công ty nhận hàng hóa Nếu khoảng thời gian thực tế khơng trùng khớp với thời gian dự kiến tài xế phải đưa lý Trường hợp lý khách quan kẹt xe, hư xe, tai nạn đường vận chuyển bên đơn vị vận tải xác minh lại tính xác báo cáo với cơng ty nhận hàng Nếu thời gian vận chuyển vượt qua khoảng thời gian chênh lệch cho phép tiến hành kiểm tra điều tra theo quy trình kiểm tra hàng hóa bị xâm hai II.6 Kiểm tra theo dõi lộ trình vận chuyển Cơng ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cách kịp thời nhằm đảm bảo q trình vận chuyển diễn an tồn: - Xác định thời gian rời khỏi từ nơi xuất phát công ty tới điểm đến Page of CHÍNH SÁCH VÀ QUY ĐỊNH AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ TÊN CTY Biên soạn: - Mã số VB: Ban hành: Phê duyệt Xác định thời gian chênh lệch cho phép lộ trình vận chuyển hang hóa Nghiêm cấm tài xế tự ý thay đổi lộ trình mà không thông báo trước cho nhà máy cho khách hàng II.7 Phân công nhân viên theo dõi lộ trình vận chuyển - Cơng việc cụ thể: Thực giám sát việc cung cấp dịch vụ xe tải đến khách hàng Phân công nhân viên báo cáo vấn đề xảy trình vận chuyển hàng hóa Kiểm tra thời gian giao hàng để đảm bảo hàng hóa khơng bị xâm hại mát Giải vấn đề liên quan đến lộ trình vận chuyển kiểm sốt tài xế Cung cấp thông tin cho khách hàng suốt q trình vận chuyển hàng hóa II.8 Quy trình điều tra hàng hóa bị xâm hại Để xác định nguyên nhân vận chuyển hàng hóa bị chậm trễ, nhà máy tiến hành điều tra tài xế sau: - Nhà máy thẩm vấn tài xế để đưa lý chậm trễ - Nhà máy thẩm vấn nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi lộ trình vận chuyển để xác định lý chậm trể - Nhà máy báo cáo ảnh hưởng liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa bị trễ đến khách hàng sau phát - Nhà máy tiếp tục theo dõi báo cáo vấn đề cho khách hàng, xin ý kiến khách hàng có xâm hại nghiêm trọng - Nếu q trình vận chuyển hàng hóa chậm trễ so với thời gian chênh lệch cho phép yếu tố khách quan hai bên thỏa thuận để giải II.9 Quy trình xử lý hàng hóa bị mát thiệt hại Kiểm tra điều tra nguyên nhân gây tình trạng trên: - Thơng báo báo cáo đến khách hàng văn - Sau điều tra rõ nguyên nhân, nhà máy tiến hành thực giải sau: Nếu hàng hóa bị thiếu lỗi nhân viên công ty khách hàng chuyến hàng chuyển đến điểm đến với hộ tống đại diện khách hàng Page of TÊN CTY CHÍNH SÁCH VÀ QUY ĐỊNH AN NINH VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ Biên soạn: Mã số VB: Ban hành: Phê duyệt Nếu hàng hóa bị thiếu lỗi tài xế trách nhiệm thuộc cơng ty Nếu hàng hóa bị xâm hại bị trình vận chuyển mà khơng rõ ngun nhân, trách nhiệm thuộc cơng ty vận chuyển III CAM KẾT CỦA CƠNG TY “Công ty vận tải cam kết thực yêu cầu đảm bảo an ninh từ phía khách hàng Khuyến khích nhân viên báo cáo hành vi tình nghi dấu hiệu việc sản phẩm bị thay đổi xảy đột nhập vào phương tiện vận chuyển” CÔNG TY TNHH MAY MẶC KINGSTYLE TỔNG GIÁM ĐỐC CHOU CHIN HUI Page of