Xây dựng phần mềm quản lý thư viện cho trung tâm khoa học và bồi dưỡng cán bộ

KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC ĐỂ TÀI KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ Tên đề tài Xây dựng phần mềm quan lý thư viên cho Trung tâm khoa học bồi dưỡng cán Chủ nhiệm đề tài : Ths Nguyễn Hữu Thọ Phó chủ nhiệm : Ths Ngơ Thu Thuỷ Thư ký đề tài : CN Đỗ Ánh Tuyết Hà nội, 2004 00 414: MUC LUC NOI DUNG Mo dau Chuong I Lịch sử đời vai trị cơng tác thư viện nghiệp nghiên cứu khoa học nói chung khoa học kiểm tốn nói riêng 1.1 Khai quát lịch sử hình thành phát triển chuyên 1.1.2.3 Quan ly tri thttc I2 vai trị thư viện cơng tác nghiên cứu khoa học nói G2 C2 1.1.2.2 Tir quan ly vật chất đến quản lý thông tin + I.1.2.1 Quản lý tư liệu (sách, báo, ) - quản lý vật chất +> L.1.2 Sự phát triển ngành thư viện ch 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành ngành thư viện YN ngành thư viện 1.2.1 Vai trò thư viện với công tác nghiên cứu khoa học ch 1.2.2 Vai trị thư viện với cơng tác nghiên cứu khoa học kiểm a chung khoa học kiểm tốn nói riêng 1.3.2 Đối tượng 1.3.3 Kho sách I.3.4 Hoạt động ~~ 1.3.1 Nhiệm vụ sos 1.3 Dac điểm thư viện khoa học ~ toán 1.4.1 Yêu cầu tổ chức quản lý thông tin 1.4.2 Yêu cầu quan lý phục vụ bạn đọc 1.4.3 Yêu cầu liên kết thư viện 1.4.4 Yéu cầu đánh giá công tác quản lý thư viện sau năm oO MO oOo thư viện khoa học ˆ Cœ 1.4 Những yêu cầu công tác tổ chức quản lý hoạt động Chương II Thực trạng giải pháp cho công tác tổ chức quản lý hoạt động thư viện trung tâm khoa học bồi dưỡng cán II Môi trường công tác tổ chức quản lý hoạt động thư viện 10 10 Trung tâm KH & BDCB, KTNN 1I.1.1 Môi trường hình thành thư viện khoa học kiểm tốn 10 H.2 Tình hình tổ chức quản lý hoạt động thư viện khoa học kiểm 12 toán Trung tâm KH& BDCB, KTINN I.2.1 Hoạt động quản lý thư viện khoa học kiểm toán từ năm 12 1997 đến II.2.1.1 Công tác xây dựng kế hoạch, mục tiêu quản lý 12 I.2.1.2 Tình hình triển khai hoạt động quản lý thư viện khoa học 13 kiểm toán 1I.2.1.3 Sự phốt hợp phận chức công tác 13 quản lý thư viện Trung tâm Khoa học Bồi dưỡng cán II.2.1.4 Kiểm tra việc thực kế hoạch, mục tiêu hoạt động 14 thư viện I3 Hiện trạng quy trình nghiệp vụ quản lý thư viện 14 1I.3.1 Công tác biên mục phân loại 14 I.3.2 Các mẫu số 15 If.3.3 Quy trình mượn sách, tài liệu 16 IL3.4 Quy trình trả sách, tài liệu 16 1I.3.5 Quy trình địi sách, tài liệu mượn lâu 16 I.4 Đánh giá ưu nhược điểm quy trình nghiệp vụ 16 IL5 giải pháp cho công tác quản lý thư viện trung tâm khoa 17 học & bồi dưỡng cán 11.5.1 Hoàn thiện mục tiêu hoạt động thư viện 17 II5.1.1 Mục tiêu định hướng chiến lược 17 IL5.1.2 Mục tiêu ngắn hạn'cho năm tới 18 H.5.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác hoạt động thu 18 viện khoa học Trung tâm KH & BDCB 1IL5.2.1 Giải pháp xây dựng vốn sách báo tư liệu khoa học 18 I.5.2.2 Giải pháp tìm nguồn sách báo tư liệu 19 II.5.2.3 Giải pháp tìm nguồn kinh phí cho thư viện 19 II.5.2.4 Đổi hoạt động quản lý thư viện 20 11.5.3 Tang cudng công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lý thư viện 27 bảng việc áp dụng CNTT 11.5.4 tăng cường công tác quản lý thư viện với trợ giúp CNTT H.5.4.1 Đối với mơ hình thư viện đại 100% tư liệu 28 số hoá II5.4.2 Đối với mơ hình thư viện phần tư liệu số 29 hố, phần cịn lại tồn dạng sách báo II.5.4.3 Đối với mơ hình thư viện chưa số hoá 30 Chương IH Thiết kế phần mềm quản lý thư viện cho Trung tâm khoa học bồi đưỡng cán 31 TH.L Xác định yêu cầu nghiệp vụ 31 IH.2 Thiết kế mơ hình chức thiết kế sở liệu 32 HL.2.1 Thiết kế mơ hình chức 32 II.2.2 Thiết kế mơ hình sở liệu 33 HL2.2.1 Cơ sở đữ liệu cho việc lưu trữ thông tin sách tồn đầu kỳ 33 HI.2.2.2 Cơ sở liệu cho việc lưu trữ thông tin ghi nhận phát 35 sinh muon/tra IH.2.2.3 Cơ sở đữ liệu cho việc lưu trữ thông tin ghi nhận phát 35 sinh nhập/xuất IH.2.2.4 Cơ sở liệu cho việc lưu trữ thông tin cho đối tượng 36 bạn đọc 111.3 triển khai ứng đụng 37 TH.3.1 Lựa chọn cơng cụ lập trình cơng cụ thiết lập sở đữ liệu HI.3.2 Tiến hành xây dựng ứng dụng công cụ lựa chọn 37 IH.3.2.1 Tiến hành xây dựng CSDL trén Microsoft Access 37 II.3.2.2 Tiến hành xây dựng chức chương trình HI.4 Một số kiến nghị để phần mềm hoàn thiện 4) Kết luận 42 Tài liệu tham khảo 43 Dé tai khoa hoc cap co so “Nay dung phan mem quaniy thu viên khoa học cho Trung 14m KH & BDCB” MỞ ĐẦU Trung tâm khoa học bồi dưỡng cán đơn vị trực thuộc KTNN thành lập từ năm 1997, hoạt động nghiên cứu quản lý khoa học quan KTNN nhiệm vụ trọng tâm Trung tâm Trong nhiều năm qua Trung tâm giữ vai trị tiên phong cơng tác nghiên cứu khoa học Sự thành công đề tài khoa học có đóng góp khơng nhỏ thư viện khoa học kiểm toán Thư viện khoa học kiểm toán phận Trung tam KH & BDCB giao cho phịng Thơng tin khoa học quản lý Trong năm gần hoạt động thư viện nhiều hạn chế thể chỗ : Thông tin phục vụ cho nghiên cứu khoa học nghèo nàn, đội ngũ quản lý mỏng khơng có nghiệp vụ chun mơn thư viện, khơng tránh khỏi trở ngại cho cơng tác nghiên cứu khoa học Trung tâm nói riêng tồn quan KTNN nói chung + Nhu cầu nghiên cứu tự đào tạo cán Trung tâm toàn co quan KTNN nhu cầu lớn cơng tác thư viện vấn đề mà KTNN cần phải quan tâm đầu tư + Công tác tổ chức quản lý hoạt động thư viện cịn số bất cập chưa hợp lý - Chính lẽ đó, cần phải xây dựng hồn thiện công tác tổ chức quản lý hoạt động thư viện nâng cao chất lượng phục vụ thông qua việc Tin hoc hoá quản lý thư viện khoa học kiểm toán Đề tài khoa học cấp sở ` Xây đựng phản mềm quản lý thư viên khoa học cho Trung tam KH & BDCB” CHƯƠNG I LỊCH SỬ RA ĐỜI VÀ VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC THƯ VIỆN ĐỐI VỚI SỰ NGHIỆP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NÓI CHUNG VA KHOA HOC KIEM TOAN NOI RIENG L1 KHÁI QUAT LICH SU HINH THÀNH VA SU PHAT TRIEN CUA CHUYEN NGANH THU VIEN 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành ngành thư viện Nói đến thư viện, người ta thường liên tưởng tới nơi lưu trữ nhiều sách, thực tế lịch sử tồn ngành thư viện thư viện xuất trước sách ngành ¡n lâu Vào ký thứ VII trước công nguyên, vùng châu thổ Lưỡng Hà xuất thư viện lưu trữ sách đất sết cung cấp kiến thức quý giá ngôn ngữ, lịch sử, đời sống, tập quán, pháp luật dân tộc vùng Lưỡng Hà thời Thư viện công cộng lịch sử nhân loại thư viện thành phố Alexandria - thành phố Ai Cập cổ đại xây dựng vào năm 332 trước công nguyên bên bờ Địa Trung Hải Thư viện nơi làm việc nhà bác học thời cổ đại : Euclide, Archimedes, Chính thư viện này, khoa học phân loại sách đời để phân loại hàng ngàn sách thiết lập mục lục để ghi tên tác giả, nhan đề, nội dung tóm tắt theo thứ tự định Thư viện đặc biệt phát triển từ kỷ XV mà ngành in đời Số lượng sách báo tăng nhanh, nhu cầu nghiên cứu khoa học kỹ thuật lên cao Thư viện trước chủ yếu nhà thờ, tu viện, hoàng cung, trường học, dần đần phục vụ rộng rãi cho quần chúng Tại Việt Nam thư viện xuất vào kỷ thứ XI, hình thức đơn giản với chức tàng trữ nhiều nước khác vào thời Năm Năm 1018 Vua Lý Thái Tổ lập thư Đại Hưng, sai Lý Đạo Thành Phạm Hạc sang Tống lấy kinh Tam Tạng đem tàng trữ thư viện Đời Lý, Phật giáo có ảnh hưởng lớn xã hội phong kiến lúc phần lớn kho sách thư viện tầng trữ bảo quản Kinh Phật, phần lại tác phẩm thiển sư vài tác giả khác Dưới triều đại nhà Trần, Quốc học viện Quốc tử viện thiết lập với thư viện để lưu trữ sách Thư viện thời nhà Trần Đề tài khoa học cấp sở Xây dựng phần mềm quản lý thư viên khoa hoc cho Trung tam KH & BDCB” bát đầu có tác phẩm chữ Nôm Đến thời nhà Lê nho giáo trở thành quốc giáo, thư viện có nhiều sách phản ánh tư tưởng Nho Giáo, Không Mạnh Văn Miếu hàng loạt thư viện chứa sách xây dựng triều đại nhà Lê Đầu kỷ XIX, vua triều Nguyễn ý xây dựng thư viện : Tàng thư lâu, Tân thư viện, Tư khuê thư viện, Vào thời kỳ sách chữ Quốc ngữ sách phương tây bắt đầu xuất thư viện nước ta Trong thời dân Pháp xâm lược cai trị nước ta, quyền thực đân cho xây dựng Thư viện Trường Viễn Đông Bác Cổ năm 1889 (dén năm 1958 kho sách giao cho Thư viện Khoa học Trung ương) Năm 1919 Thư viện Trung ương Đông Dương xây dựng Hà Nội thư viện quốc gia Việt Nam Sau Việt Nam độc lập (1945) đặc biệt sau thời kỳ thống đất nước (1975) Đảng Nhà nước ta đặc biệt quan tâm tới ngành thư viện chứng xuất hàng trăm thư viện thuộc ngành, hàng nghìn thư viện cơng cộng phát triển rộng khắp 61 tỉnh thành tất quận huyện nước Chỉ tính riêng ngành giáo dục có 100 thư viện thuộc trường Đại học, Cao đẳng, 15.000 thư viện, tủ sách thuộc trường phổ thông trung học sở Pháp lệnh thư viện Uỷ ban thường vụ Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa X thơng qua ngày 28/12/2000 có hiệu lực từ ngày 01/04/2001 I.1.2 Sự phát triển ngành thư viện 1.1.2.1 Quản lý tư liệu (sách, báo, ) - quản lý vật chát Chức Quản lý tư liệu trải qua thời gian dài lịch sử Chúng ta phân chia nhiều giai đoạn Từ thư viện dành riêng phục vụ vua quan phong kiến, giai cấp quý tộc, tăng lữ, chức thư viện tàng trữ, bảo quản tư liệu sau phục vụ rộng rãi quần chúng nhân dân chức thư viện có thay đổi tổ chức khoa học để cống hiến cho độc giả loại sách hay tài liệu tuỳ theo tính cách chun biệt thư viện, chất khơng thay đổi Cơng việc quản lý tư liệu phân loại để xắp xếp tư liệu nhằm thoả mãn ba mục tiêu : Đề tài khoa học cấp sở “Xây dựng phần mềm quản lý thự viện khoa học cho Trung tầm KH & BDCB" Hoan thành việc g1ữ gìn tài liệu Tìm kiếm dễ dàng tài liệu cần tới Tiết kiệm không gian lưu trữ đến mức tuyệt đối Khơng có phương pháp hoàn toàn thoả mãn ba mục tiêu Tuy nhiên giới xuất hai phương pháp : Xếp theo môn loại : hệ thống thư viện Anh - Mỹ Xếp theo kích cỡ : hệ thống thư viện Pháp — La tinh Với quan điểm quản lý tư liệu trên, thư viện kho sách độc lập, thư viện tự chọn cho phương cách quản lý tư liệu phù hợp với thư viện Quan niệm chuẩn hố giới hạn thư viện, số thư viện sau phạm vi quốc gia L1.2.2 Từ quản lý vật chất đến quản lý thông tin Thư viện phản ánh văn minh, ý niệm thư viện trải qua nhiều giai đoạn ln ln tiến triển để thích nghi với tình Nhu cầu tìm kiếm thơng tin ngày cao, thư viện phải thay đổi để đáp ứng nhu cầu Trước hết phải thay đổi quan niệm quản lý : từ quản lý tư liệu quản lý vật chất, người thủ thư quan tâm đến kích cỡ, qui mơ, phạm vi, khơng gian quản lý thông tin quản lý phi vật chất, người ta quan tâm đến tiện lợi, nhanh chóng, hiệu nội dung tài liệu Người quản lý thông tin không quan tâm đến thơng tin thư viện mà cịn quan tâm đến thơng tin bên ngồi Hình ảnh thư viện giai đoạn khơng cịn thư viện đơn độc mà liên kết thư viện Quan niệm chuẩn hoá vượt khỏi phạm vi quốc gia Chuẩn hoá theo khu vực địa lý, theo quan điểm trị quan điểm tơn giáo 1.1.2.3 Quản lý trí thức Thơng tin trở nên vơ cần thiết lĩnh vực hoạt động xã hội Trong phát triển kinh tế nay, xử lý thông tin hoạt động trung tâm, chị phối hiệu suất trình sản xuất, phân phối, tiêu thụ quản lý Trong hình thành “hoạt động thơng tin” người “lao động thông tin” “khu vực thông tin”, vai trị thơng Đẻ tài khoa học cấp sở “Nav dung phan mém quan lý thự viên khoa hoc cho Trung tam KH & BDCB” tin hay cụ thể quản lý thông tin trở lên quan trọng lẽ xu tải thơng tin địi hỏi chọn lọc thơng tin có ý nghĩa hữu ích Theo định nghĩa ngành khoa học thơng tin thư viện, thơng tin có ý nghĩa hữu ích gọi tri thức Theo Branscomb, thơng tin ví bột mì tri thức bánh mì Quản lý tri thức quản lý công nghệ thu thập thông tin có ý nghĩa hữu ích đồng thời quản lý cơng nghệ giúp độc giả tự hình thành tri thức Quản lý trí thức phối hợp cao độ công nghệ thông tin với thông tin thư viện, đối tượng ngành khoa học thông tin thư viện, đồng thời đối tượng nghiên cứu ngành công nghệ thông tin 12 VAI TRỊ CỦA THƯ VIỆN ĐỐI VỚI CƠNG TÁC NGHIÊN CỨU KHOA HOC NOI CHUNG VA KHOA HOC KIEM TOAN NOI RIÊNG 1.2.1 Vai trị thư viên với cơng tác nghiên cứu khoa học Hoạt động chủ yếu sở nghiên cứu khoa học viện nghiên cứu trung tâm nghiên cứu nghiên cứu khoa học giảng dạy Cả hai hoạt động phải sử dụng đến tư liệu sách báo Sách, báo (tư liệu nói chung) thực phát huy tác dụng tích cực sở tổ chức cơng tác thư viện Vì tổ chức thư viện khoa học sở nghiên cứu nói chung cần thiết, yêu cầu khách quan thiếu Đối với sở nghiên cứu thư viện sở vật chất trọng yếu, đảm bảo chất lượng nguồn thông tin tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học mà nơi học tập, mở rộng kiến thức tạo thói quen tự nghiên cứu góp phần khơng nhỏ bổ trợ kiến thức cho đội ngũ cán nghiên cứu Viện trưởng viện đại học IIlinois, Edmund James phát biểu : “Trong sở hay phòng bạn trường đại học, khơng có SỞ thiết yếu thư viện Ngày không công trình khoa học với giá trị đích thực mà khơng có trợ giúp thui viện, ngoại irừ trường hợp phi thường thiên tài xảy lịch sử nhân loại, trường hợp ngoại lệ.” Hoạt động nghiên cứu khoa học thường diễn phịng thí nghiệm, xưởng thực tập hay trại thực nghiệm thư viện, thư viện đóng góp phần khơng nhỏ cho việc nghiên cứu khoa học Để tài khoa hoc cấp sở “Xây dựng phần mềm quản lý thư viên khoa học cho Trung tâm KH & BDCB” Ai biết hoạt động nghiên cứu khoa học có tính kế thừa cơng trình nghiên cứu, tư liệu, tài liệu lưu trữ bảo quản thư viện quý giá cần thiết Vai trò thư viện công tác nghiên cứu khoa học thể mặt sau : Thứ nhất, nơi lưu trữ tài liệu, tư liệu, cơng trình khoa học, phục vụ nghiên cứu khoa học Thứ hai, nơi cung cấp tri thức cho trình tự nghiên cứu 12.2 Vai trị thư viện với cơng tác nghiên cứu khoa học kiểm toán Khoa học kiểm toán có hàng trăm năm tồn giới nhiên Việt Nam khái niệm kiểm toán xuất chục năm trở lại mà chuyển đổi kinh tế từ bao cấp sang nên kinh tế thị trường Một thực tế khơng người hiểu chưa biết kiểm tốn Trong q trình thay đổi quan niệm vai trò nhiệm vụ thư viện, thư viện giới ngày khỏi khía cạnh tĩnh kho chứa sách phòng đọc sách để trở nên động ba vai trị yếu sau : «Thư viện quan truyền thơng đại chúng; e©_ Thư viện trung tâm phát triển văn hố; e Thu vién 14 mot động lực góp phần vào nghiệp phát triển khoa học; Như với khoa học kiểm tốn, thư-viện góp phần làm dân chúng hiểu kiểm toán động lực thúc đẩy nghiệp phát triển khoa học kiểm toán Với đời thư viện kiểm toán thuộc quan Kiểm tốn Nhà nước, vai trị to lớn : - _ Thứ nhất, phục vụ cho cán cơng chức quan KTNN nói chung - _ Thứ hai, phục vụ cho đối tượng nghiên cứu viên, giảng viên kiêm chức - người chuyên nghiên cứu khoa học kiểm toán tham gia giảng day mơn khoa học kiểm tốn quan KNN - Thứ ba, phục vụ hoạt động kiểm tốn cho đối tượng kiểm toán viên KTNN