Đang tải... (xem toàn văn)
MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN I ĐẶT VẤN ĐỀ Lưu trữ h[.]
Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN I.ĐẶT VẤN ĐỀ: Lưu trữ hồ sơ kế toán kế tốn quan trọng tình hình có số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm chưa toán ngân sách năm trước việc luân chuyển kế tốn đơn Kế tốn khơng làm việc liên tục đơn vị người kế nhiệm khó khăn việc tìm kiếm chứng từ kế tốn cũ việc xếp khơng có khoa học Vì việc lưu trữ hố sơ kế tốn cho khoa học dễ tìm việc quan trọng cơng tác kế tốn Lưu trữ hồ sơ kế tốn cơng đoạn cuối q trình lưu chuyển chứng từ kế tốn gồm bước: Lập chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán Ghi sổ kế toán Lập báo cáo tài Lưu trữ hồ sơ kế tốn Và cơng việc quan trọng trình lưu trữ việc phối hợp thông tin phận hệ thống Qua thiết lập số liệu chứng từ kế tốn, vị trí lưu trữ thơng tin chứng từ Giúp cho việc kiểm tra tài cách thuận lợi việc báo cáo tài cần thiết II.CƠ SỞ LÝ LUẬN: - Căn định số 218/2000/QĐ-BTC trưởng tài ngày 29/12/2000 việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán “Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định chế độ tài liệu kế tốn ghi chép giấy có giá trị pháp lý kế tốn bao gồm: Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc chứng từ ghi sổ Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang1 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán Báo cáo tài chính: Báo cáo tài tháng, báo cáo tài quý, báo cáo tài năm Tài liệu khác liên quan đến kế toán ,là tài liệu ngồi tài liệu nói ,được dùng làm để lập chứng từ kế toán ;các tài liệu khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước ,các tài liệu liên quan đến kiểm kê , biên định giá tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra , kiểm toán , tra ;tài liệu chương trình kế tốn máy vi tính , tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ tài liệu kế toán Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán tối thiểu năm, 20 năm 20 năm tuỳ thuộc vào loại tài liệu kế toán III CƠ SỞ THỰC TIỄN: Các đơn vị trường học năm thành lập ban tra làm việc tra tài Trung tâm tuỳ theo đơn vị từ đến lần, cán chuyên quản Phòng kế hoạch tài Sở giáo dục đào tạo cán chuyên quản Sở tài chính, quản lý tài trung tâm, 01 trường mẫu giáo 27 trường THPT mà cơng tác kiểm tra tốn năm có cán bộ, Sở Giáo Dục Đào Tạo Bạc Liêu năm tổ chức nhiều đoàn tra đơn vị để tra toàn diện, tra tài Đồn kiểm tốn năm kiểm tra đột xuất tài đơn vị Nếu đơn vị trường học mà không làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế tốn khó khăn việc kiểm tra đánh giá vấn đề tài đơn vị kiểm tra Việc lưu trữ hồ sơ kế toán giúp cho Giám đốc kế toán đơn vị trường học công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý kinh tế Nó phản ánh đầy đủ kết quản lý cơng tác tài quan, đơn vị lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, đạo, điều hành cơng tác tài có hiệu lực, hiệu Ngược lại làm không tốt hạn chế hiệu hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành ngân sách, ảnh hưởng đến hiệu cơng tác tài quan tổ chức máy nhà nước nói chung Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang2 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế tốn Trong phạm vi sáng kiến tơi khơng có tham vọng trình bày xun suốt cơng tác lưu trữ hồ sơ kế toán nghiệp vụ văn thư lưu trữ mà xin trình bày “Một số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế tốn” Hy vọng với thân tơi trình bày gợi cho đồng nghiệp hướng kế tốn nói chung, kế tốn trung tâm GDTX nói riêng IV NỘI DUNG NGHIÊN CỨU: Việc lưu trữ hồ sơ kế tốn có ngun tắc chung Nếu việc lưu trữ hồ sơ kế tốn không khoa học nhớ hết tất nghiệp vụ phát sinh năm trước A Phân loại hồ sơ cần lưu trữ: Thường kế tốn khơng phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung, ví dụ chi hoạt động quý I có học phí, ngân sách lưu chung chi hoạt động quý I khó khăn việc phân tích nguồn, niên độ kế toán qua Căn quy định lưu trữ theo kinh nghiệm thân đưa ra, phân loại hồ sơ cần lưu trữ kế tốn theo nhóm sau: Nhóm chứng từ kế toán: - Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, định phân bổ liên quan trực tiếp đến vấn đề hạch tốn kế tốn Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hố đơn tài chính, bảng tổng hợp chứng từ, nhóm có khối lượng lưu trữ lớn Nhóm sổ sách: - Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo nguồn, sổ tài sản, sổ theo dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ theo chứng từ ghi sổ Nhóm báo cáo tài chính: (trong có loại đối chiếu qua kho bạc, bảo hiểm xã hội) Tất nhiên hồ sơ kế tốn nói phải kiểm tra đầy đủ mang tính hợp pháp, hợp lệ cuối điều kiện tiên cho chương trình kế tốn máy chứng từ phải in có chữ ký, đóng dấu trước lưu trữ Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang3 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế tốn Có số trường hợp đơn vị lưu sổ sách phần mềm máy tính khơng B Lưu trữ: Nhóm chứng từ: a Các định phân bổ dự toán: Tơi tập hợp định phân bổ dự tốn đầu năm định bổ sung dự toán năm theo thứ tự tổng hợp theo quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo nguồn theo mẫu sau: Đơn vị: ngàn đồng Quyết định số Ngày, tháng, năm Số 10/QĐSGDĐT Số 395/QĐSGDĐT Nội dung Số tiền Ghi 05/01/2012 Giao dự toán năm 2012 1.013.000 Từ đầu năm 21/05/2012 Bổ sung dự toán thực NĐ 49 26.977 Nhập dự toán vào q II Sau đó, tơi đóng bảng tổng hợp lên định phân bổ, đăng ký chứng từ ghi sổ cuối làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ: QUYẾT ĐỊNH PHÂN BỔ DỰ TOÁN NĂM 20 Nguồn: ………… Đóng bìa cứng lên bảng tổng hợp để lưu trữ b Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách (gọi chứng từ thu): Hằng ngày có chứng từ rút dự tốn từ ngân sách tơi xếp theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng phát sinh, kết thúc quý, lập bảng kê chứng từ gốc loại đăng ký chứng từ ghi sổ theo quý I, II, III, IV (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Cuối năm tổng hợp lên bảng tổng hợp rút số tiền Bảng tổng hợp gồm cột: TT - ngày tháng nội dung - số tiền rút - ghi Cuối dòng cột tổng cộng Tơi làm bìa cứng theo mẫu: Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang4 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế tốn RÚT DỰ TỐN TỪ NGÂN SÁCH NHẬP QUỸ NGUỒN: NĂM: 201 Bìa đóng chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách nhập quỹ để lưu trữ c Chi lương: Quý I (Chi lương từ tháng 1-3) khoản truy lĩnh lương (đăng ký chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Quý II (Chi lương từ tháng 4-6) khoản truy lĩnh lương (đăng ký chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Quý III (Chi lương từ tháng 7-9) khoản truy lĩnh lương (đăng ký chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Quý IV (Chi lương từ tháng 10-12) khoản truy lĩnh lương (đăng ký chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Cuối năm tổng hợp chi lương Từ nguồn Nếu chi lương từ nhiều nguồn khác Bảng tổng hợp gồm cột: TT - ngày tháng - Nội dung chi - Số tiền - Ghi Đóng bìa cứng theo mẫu: CHI LƯƠNG TỪ NGUỒN: … NĂM 201 Đóng bìa chứng từ chi lương phát sinh năm để lưu trữ d Chi hoạt động tiền mặt Tập hợp chứng từ chi hoạt động tiền mặt theo quý, tuỳ theo quý có nhiều nguồn hay khơng? Ví dụ q phát sinh ba nguồn; nguồn tự chủ, nguồn không tự chủ, nguồn học phí ghi rõ chứng từ ghi sổ Quý I: đăng ký hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Quý II: đăng ký hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Quý III: đăng ký hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang5 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán Quý IV: đăng ký hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ phát sinh quý (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) e Chi hoạt động chuyển khoản: Trong năm có chứng từ chi hoạt động chuyển khoản : - Chuyển tiền điện thoại - Chuyển tiền sửa chữa, nâng cấp - Chuyển tiền mua sắm - Chuyển tiền hoạt động khác Từng quý tập hợp toàn chứng từ phát sinh tuỳ theo loại hoạt động tơi phân tích, tách nguồn đăng ký chứng từ ghi sổ theo loại (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Cuối năm tổng hợp chi hoạt động Trong gồm mục chi nào? Bảng tổng hợp gồm cột: TT - Ngày tháng - Nội dung - Đơn vị chuyển - số tiền - Ghi chú, Cuối dịng có cột tổng cộng Đóng bìa cứng theo mẫu: CHI HOẠT ĐỘNG TỪ NGUỒN: …… NĂM 201 Đóng bìa chứng từ phát sinh chi hoạt động theo nguồn lưu trữ f Chuyển bảo hiểm xã hội, y tế, thất ngiệp: Quý I: tập hợp chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Quý II: tập hợp chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Quý III: tập hợp chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang6 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán Quý IV: tập hợp chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Cuối năm: Lập bảng tổng hợp chuyển BHXH, BHYT, BHTN Có bảng tổng hợp gồm cột: TT- ngày tháng - nội dung - số tiền - ghi cuối dịng có cột tổng cộng Cột tổng cộng tổng số tiền chuyển BHXH, BHYT, BHTN năm Sau làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ CHUYỂN BHXH, BHYT, BHTN Năm: 201 Đóng bìa cứng chứng từ phát sinh để lưu trữ g Chuyển cơng đồn phí: Tơi tập hợp chứng từ phát sinh chuyển cơng đồn theo q đăng ký chứng từ ghi sổ, cuối năm có bảng tổng hợp chuyển tiền cơng đồn phí năm gồm cột: TT - ngày tháng - nội dung - số tiền -Ghi chú, cuối dịng có cột tổng cộng, cột tổng cộng tổng tiền chuyển công đồn năm Sau làm bìa cứng theo mẫu: CHỨNG TỪ CHUYỂN CƠNG ĐỒN NĂM: 201… Đóng bìa cứng chứng từ phát sinh để lưu trữ h Chứng từ thu nghiệp: + Hồ sơ miễn giảm: - Danh sách miễn giảm tiền Một số kế tốn xếp hồ sơ miễn, giảm khơng theo lớp mà xếp loạt đơn xin miễn, giảm cho trường, làm thật nhiêu khê kiểm tra theo dõi thu Để theo dõi chặt chẽ vấn đề sau xét đơn miễn, giảm học phí xét xong tơi lập danh sách học sinh miễn giảm theo lớp, ví dụ : Danh sách miễn giảm tiền lớp 10A Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang7 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán Năm học : 201 201… STT Họ tên Đối tượng Miễn Nguyễn Văn A TB 2/4 100% Phan Văn B Nghèo 100% Nguyễn Văn C Giảm Cận nghèo Ghi 50% Sau danh sách đơn miễn giảm học sinh thứ tự em A trước em B sau , xếp từ lớp 10 lớp 12 cuối Sau tơi lập bảng tổng hợp miễn giảm học phí theo mẫu: BẢNG TỔNG HỢP MIỄN GIẢM TIỀN NĂM HỌC :201… 201 TT Tên lớp Miễn Số lượng Số tiền Giảm Số lượng Số tiền Cộng M-G Số lượng Ghi Số tiền Cộng Đóng bảng tổng hợp lên chứng từ miễn giảm tiền sau làm bìa cứng theo mẫu sau đưa vào lưu trữ: HỒ SƠ MIỄN GIẢM TIỀN Năm học: + Danh sách theo dõi thu: Đầu năm học làm sổ theo dõi thu cách lập danh sách học sinh lớp gồm cột : TT - Họ tên - số tiền phải thu - Miễn - Giảm - số tiền phải thu miễn giảm - Thực thu - Thất thu - Ghi (cột để ghi rõ nguyên nhân thất thu Trong năm thu đưa vào cột thực thu (Viết phiếu thu để làm chứng từ toán với quan thuế) cuối năm có bảng tổng hợp thu gồm cột: TT - Tên lớp - Phải thu - Miễn - Giảm - Phải thu trừ miễn giảm Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang8 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán thực thu - Thất thu - Nguyên nhân thất thu - Đạt tỉ lệ Sau đóng bảng tổng hợp lên danh sách học sinh nộp tiền (có phiếu thu kèm theo) Làm bìa cứng theo mẫu HỒ SƠ THU NĂM HỌC: 201… 201 Đóng bìa cứng danh sách học sinh thu thành tập để đưa vào lưu trữ + Chứng từ nộp vào kho bạc: Tất giấy nộp tiền vào kho bạc quý Mỗi quý đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu chứng từ ghi sổ kèm theo phần phụ lục) Cuối năm có bảng tổng hợp nộp tiền vào kho bạc gồm cột: TT - ngày tháng - Số tiền nộp - Ghi chú, cuối dòng có cột tổng cộng, cột tổng cộng tổng tiền nộp tiền vào kho bạc năm Sau niên độ kế tốn tơi xếp thẳng chứng từ đưa vào kẹp hồ sơ lưu trữ kẹp gáy kẹp làm nhãn tên hồ sơ, trang trí cho thẩm mỹ đưa vào lưu trữ: CHỨNG TỪ NGUỒN: NĂM Nhóm sổ sách: Đối với kế tốn trường cần mở loại sổ sau: - Nhật ký - Sổ - Sổ quỹ tiền mặt - Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc - Sổ tài sản cố định - Sổ theo dõi TSCĐ công cụ, dụng cụ nơi sử dụng - Sổ chi tiết tài khoản - Sổ theo dõi dự toán - Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang9 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán - Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí - Sổ chi tiết khoản thu - Sổ chi tiết chi hoạt động - Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh - Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí Kho bạc Tất loại sổ làm tay đầu năm trình Giám đốc ký chuyển văn thư đóng dấu giáp lai, Kế toán đánh số trang từ trang trang cuối Trường hợp ghi sổ máy cuối kỳ kế toán phải tiến hành in giấy tồn bộ, đóng thành sau làm thủ tục pháp lý sổ tay đưa vào lưu trữ sau: Sau niên độ kế toán tơi làm thủ tục khố sổ tập hợp loại sổ xếp thẳng cho vào kẹp hồ sơ lưu trữ làm nhãn tên hồ sơ dán lên bìa gáy hồ sơ: HỒ SƠ SỔ SÁCH NĂM: Nhóm báo cáo tài chính: Báo cáo tài lập định kỳ theo quý, có luỹ kế năm, báo cáo tốn thường cuối niên độ kế tốn Báo cáo tài lập với mục đích sau đây: Tổng hợp trình bày cách khái quát tài sản, tình hình cấp phát kinh phí Nhà nước Ngồi trường có hoạt động nghiệp có thu phải báo cáo tài cịn có bảng tổng hợp tình hình thu kết nghiệp có thu kỳ Cung cấp thông tin cần thiết, tin cậy kinh tế, tài phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm sốt khoản chi tình hình quản lý tài sản Nhà nước Cung cấp thông tin cho việc phân tích đánh giá tình hình thực dự tốn thu chi, tình hình tơn trọng mức chi kinh phí, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch kinh phí thực chế khốn chi Nhà trường Để đạt mục đích báo cáo tài hay tốn cần thực u cầu bản: Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang10 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế tốn Báo cáo tài phải lập theo mẫu quy định, đầy đủ tiêu thức đảm bảo tuân thủ phương pháp lập tiêu báo cáo Các số liệu báo cáo phải phản ảnh đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu trung thực Số liệu tiêu giống báo cáo phải đảm bảo thống Báo cáo toán theo trình tự sau: * Bảng cân đối tài khoản * Tổng hợp tình hình kinh phí tốn kinh phí sử dụng * Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động * Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự tốn KBNN * Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng tốn tạm ứng kinh phí ngân sách KBNN * Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi * Báo cáo thu, chi hoạt động nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh * Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ * Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng tốn năm trước chuyển sang * Thuyết minh báo cáo tài * Đối chiếu BHXH (qua thông báo BHXH việc nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp BHXH) * Biên kiểm kê quỹ tiền mặt * Biên kiểm kê tài sản cuối năm * Biên lý tài sản * Bảng tính hao mịn tài sản * Bảng tổng hợp theo dõi tài sản năm Tất báo cáo tơi đóng thành tập in bìa trang trí cho thẩm mỹ ngồi bìa ghi: Tên quan chủ quản - Tên đơn vị - Tên báo cáo toán năm - Ghi trình tự hồ sơ gồm có (như trình tự báo cáo tốn nói trên) Như Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang11 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế tốn cuối năm tơi tập hợp loại báo cáo tài đưa vào kẹp hồ sơ có nhãn tên (Hồ sơ báo cáo tài - năm ) để lưu trữ Ví dụ 1: Tìm chứng từ chi lương tháng năm 2010: Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2010 tìm kẹp chứng từ chi lương quý lấy bảng lương tháng để xem Ví dụ 2: Có phụ huynh đến thắc mắc vấn đề đơn xin miễn giảm học phí năm học: 2011 -2012 Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2011 Tìm kẹp hồ sơ miễn giảm năm học 2011 - 2012 Hỏi phụ huynh phụ huynh học lớp nào, Ta lật danh sách lớp xem tên học sinh số danh sách tìm đơn xin miễn giảm số để xem nội dung ghi để giải thích cho phụ huynh tránh thời gian phụ huynh Ví dụ 3: Phịng kế hoạch tài Sở giáo dục khảo sát tình hình tài số trường năm 2010 chi mục 110 (Vật tư văn phòng) bao nhiêu, Sau đưa vào chế khốn chi bắt đầu năm 2011 mục tiết kiệm bao nhiêu: Trước hết ta mở kẹp hồ sơ báo báo tài năm 2010 tìm báo cáo toán quý năm 2010 kẹp hồ sơ báo báo tài năm 2011 tìm báo cáo tốn q năm 2011 Sau xem báo chi tiết tình hình kinh phí sử dụng hai năm so sánh mức tiết kiệm Ví dụ 4: Sở Giáo Dục Đào Tạo Bạc Liêu tra toàn diện trường , kiểm tra lấy số liệu hai năm: Ngân sách 2010, Ngân sách 2011, khoản thu học phí Nhìn vào hồ sơ lưu trữ ta rút kẹp chứng từ năm 2010, 2011, Kẹp sổ sách năm 2010, 2011 Kẹp báo cáo tài năm 2010, 2011 đem trình đồn có tất vừa chứng từ số liệu có bảng tổng hợp rõ ràng Khơng cần phải tìm kiếm thời gian mà gây ấn tượng không tốt vấn đề tài đơn vị Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang12 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán Với cách này, đơn vị xếp vậy, hồ sơ kế toán lưu trữ khoa học tìm nhanh lãnh đạo cần, số liệu có bảng tổng hợp tạo điều kiện thuận lợi việc so sánh, báo cáo số liệu kế toán qua năm Nếu có thay đổi kế tốn kế tốn kế nhiệm đỡ vất vả khó khăn việc tìm kiếm chứng từ việc bàn giao từ kế toán cũ sang kế toán V KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU: Qua nhiều năm làm công tác kế toán Trung Tâm GDTX Giá Rai thân tơi tìm tịi nghiên cứu vừa làm, vừa học nên đúc kết, rút vài kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán trình bày Từ kinh nghiệm đem lại số kết định - Ban tra Trung tâm thấy rõ nguồn chi qua việc phân loại chứng từ theo nguồn Số liệu chặt chẽ xác báo cáo tạo nguyên tắc dân chủ cơng khai tài Trung tâm Qua cán bộ, cơng chức, viên chức ln tin tưởng khả xây dựng tài đơn vị n tâm cơng tác - Phịng kế hoạch tài Sở Giáo dục Sở tài kiểm tra báo cáo toán năm tiết kiệm thời gian với nhân khiêm tốn đánh giá xác cơng tác tổ chức tài đơn vị Nhiều năm liền đơn vị đánh cao việc xếp lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học tạo điều kiện thuận lợi việc kiểm tra báo cáo toán năm - Khi đồn tra, đồn kiểm tốn trung tâm kiểm tra vấn đề tài năm chứng từ số liệu xếp lưu trữ khoa học việc kiểm tra đánh giá chặt chẽ, xác Trung tâm Sở Giáo Dục Đào Tạo đánh giá cao cơng tác tổ chức tài đơn vị - Bản thân đỡ vất vả việc tìm kiếm lãnh đạo cần chứng từ kế toán để tra cứu việc chi hoạt động năm năm khác, cán giáo viên thắc mắc vấn đề lương năm Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang13 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán VI KẾT LUẬN : Việc trình bày chưa thể hết vấn đề việc làm cụ thể theo quy định q trình quản lý tài kế tốn Nhà Nước quy định Ở tơi trình bày việc làm kế tốn ứng dụng thực tế Trung Tâm GDTX Giá Rai đem lại kết phục vụ tốt cho cơng tác quản lý, đạo tài đơn vị Khi chưa áp dụng phương pháp Giám đốc tơi cần chứng từ tơi phải xin hẹn hơm sau, khó khăn việc tìm kiếm chứng từ năm trước, kiểm tra báo cáo số liệu cập rập Từ áp dụng phương pháp tơi n tâm việc tìm kiếm tự tin Số liệu luôn sẵn sàng bảng tổng hợp lưu trữ thuận lợi việc báo cáo cần VII ĐỀ NGHỊ : Cơng tác lưu trữ hồ sơ kế tốn đơn vị quan trọng - Vì đề nghị lãnh đạo đơn vị thuộc Sở Giáo Dục Đào Tạo nhắc nhở để kế tốn làm tốt cơng tác Nếu làm tốt cơng tác việc ln chuyển kế tốn khơng rắc rối bàn giao công tác hết niên độ kế tốn mà có số trường chưa toán ngân sách năm trước - Khi thực tế kiểm tra tài đơn vị trường đề nghị Sở Giáo Dục Đào Tạo đưa mục vào để góp ý thêm cơng tác đạo tài đơn vị Đây số phương pháp vô số phương pháp người làm cơng tác kế tốn Qua đề tài tơi mong muốn góp vài kinh nghiệm nhỏ với mong muốn đồng nghiệp thực tốt Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC Bộ trưởng Bộ tài việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn Đề tài chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong hội đồng khoa học cấp đồng nghiệp góp ý trao đổi để thân tơi có thêm nhiều kinh nghiệm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế tốn Tơi xin chân thành cảm ơn! Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang14 Sáng kiến kinh nghiệm số kinh nghiệm việc lưu trữ hồ sơ kế toán Giá Rai, ngày 28 tháng 03 năm 2013 Người thực Nguyễn Duy Tân Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân Trang15