2 Kỹ thuật thực hiện thủ tục kiểm soát 2 1 Các nguyên tắc sử dụng thủ tục kiểm soát 2 2 Các bước thực hiện thủ tục kiểm soát Bước 1 phê duyệt Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh Phê duyệt[.]
2 Kỹ thuật thực thủ tục kiểm soát 2.1 Các nguyên tắc sử dụng thủ tục kiểm soát 2.2 Các bước thực thủ tục kiểm soát Bước phê duyệt - Phê duyệt cho phép nghiệp vụ phát sinh - Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu công ty Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế sách cơng ty Khi phê duyệt cần phải tuân thủ quy định : - Quy định cấp phê duyệt - Quy định sở phê duyệt - Quy định dấu hiệu phê duyệt - Quy định cấp ủy quyền Đối với thủ tục cần lưu ý : - Phê duyệt phải nặng nội dung hình thức (chữ ký), khơng, chế kiểm sốt khơng xác lập, việc kiểm sốt không thực - Phê duyệt phải tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc - Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần phân định cách rõ ràng Định dạng trước - Đây thủ tục kiểm soát hữu hiệu doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào cơng tác quản lý - Là thủ tục hữu hiệu máy tính khơng cho phép nghiệp vụ xử lý yêu cầu không tuân thủ - Nhược điểm thủ tục có sai sót có sai sót hàng loạt Ví dụ : - Chỉ tất thông tin hiển thị hình trả lời, máy tính xử lý tiếp - Mã hóa tất loại vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, tài sản cố định,… - Xét duyệt máy tính Báo cáo bất thường - Tất cá nhân, tất phận doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo trường hợp bất thường vấn đề bất hợp lý mà họ phát nơi lúc, ngồi phận mình, ngồi doanh nghiệp - Phải báo cáo phát hay báo cáo sau phải kịp lúc - Phải báo cáo cho người có trách nhiệm thẩm quyền để xem xét có hướng xử lý trường hợp - Các báo cáo máy tính thực hay người thực Nhưng phần lớn người thực - Nhiều công ty xem báo cáo bất thường đóng góp có giá trị cho cơng ty họ đề sách thưởng, nâng lương nâng bậc… cho cá nhân phận có báo cáo bất thường kịp lúc - Những báo cáo bất thường có giá trị đánh giá cao sáng kiến sáng tạo công ty Cần lưu ý : - Báo cáo kịp lúc - Cụ thể hoá bất thường, bát hợp lý, đáng lưu ý - Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý bất thường - Người xem xét báo cáo phải tương đối độc lập Bảo vệ tài sản Là tập hợp tất hoạt động doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị : - Mất mát - Lãng phí - Lạm dụng - Hư hỏng - Phá hoại Ví dụ : - Hạn chế tiếp cận tài sản : hệ thống kho bãi, password máy tính… - Bảo vệ, thủ tục vào công ty - Sử dụng thiết bị quan sát : camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security - Kiểm kê tài sản - Bảo quản tài sản tiêu chuẩn … Sử dụng tiêu - Quản trị theo mục tiêu : MBO (Management By Objective) - Mục tiêu cụ thể hoá thành tiêu dễ theo dõi kiểm sốt - Các tiêu bao gồm tiêu tài tiêu đánh giá hoạt động doanh nghiệp (phi tài chính) - Chỉ tiêu phải có tính khả thi - Lập hệ thống tính tốn định kỳ báo cáo tình hình thực tiêu - Chỉ rõ người chịu trách nhiệm không đạt tiêu - Người theo dõi tiêu phải độc lập - Định kỳ theo dõi có biện pháp chấn chỉnh kịp thời Bất kiêm nhiệm Đây việc tách biệt chức : - Phê duyệt - Thực - Giữ tài sản (tồn kho, thủ quỹ, bảo vệ…) - Ghi nhận (kế toán,…) Điều nhằm bảo đảm khơng thực che dấu hành vi gian lận - Bản thân việc phân chia trách nhiệm yếu tố tạo nên chế kiểm soát hữu hiệu - Phải yêu cầu phân chia trách nhiệm cho nghiệp vụ Đối chiếu - Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều phòng/ban/ phận doanh ngiệp - Đối chiếu tổng hợp cá nhân, phòng ban phận khác nghiệp vụ - Giúp phát ngăn ngừa gian lận sai sót ghi chép hay xử lý nghiệp vụ Đây thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót tực ghi nhận nghiệp vụ Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên, mang tính kiểm tra chéo Cần lưu ý : - Đối chiếu kịp thời - Cần điều tra rõ có khác biệt - Phải có người theo dõi việc đối chiếu - Tránh đối chiếu thông tin từ chung nguồn Kiểm tra & theo dõi - Đây xem chế “kiểm soát kiểm soát” - Ban giám đốc tự kiểm tra theo dõi - BGĐ giao quyền cho cá nhân hay phận kiểm tra & theo dõi (thường kiểm toán nội bộ) - Giúp khám phá sai sót lớn nghiêm trọng - Tạo hiệu ứng có lợi cho mơi trường kiểm sốt, “cơng việc nhân viên làm ln có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá “