SKKN Đổi mới việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu ở Trường Cao đẳng Sư phạm Lạng Sơn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LẠNG SƠN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM BẢN MÔ TẢ SÁNG KIẾN TÊN SÁNG KIẾN ĐỔI MỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU Ở TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM LẠNG SƠN Lĩnh vực sáng kiến: Văn thƣ lƣu trữ Tác giả: Bế Thị Thê Trình độ chun mơn: Cao đẳng Văn thƣ lƣu trữ Chức vụ: nhân viên Nơi công tác: Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn Điện thoại liên hệ: 0385.600.889 Địa thƣ điện tử: bethithe696@gmail.com Lạng Sơn, tháng năm 2022 CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN U CẦU CƠNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN CẤP NGÀNH Tôi ghi tên dƣới đây: TT Họ tên Ngày tháng năm sinh Bế Thị Thê 13/8/1989 Nơi công tác (hoặc nơi thƣờng trú) Tỷ lệ (%) đóng góp vào Trình độ việc tạo kiến Chức danh chuyên sáng (ghi rõ mơn đồng tác giả, có) Trƣờng CĐSP Nhân viên Cao đẳng Lạng Sơn 100% Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Đổi việc lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn” - Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thƣ lƣu trữ - Ngày sáng kiến đƣợc áp dụng lần đầu áp dụng thử: năm học: 2021-2022 - Mô tả chất sáng kiến: Công tác văn thƣ lƣu trữ giữ vị trí quan trọng quan, tổ chức có Trƣờng CĐSP Lạng Sơn Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học, công nghệ đặc biệt chuyển đổi số hoạt động đời sống xã hội nói chung, thực nhiệm vụ quan tổ chức nói riêng, có cơng tác văn thƣ lƣu trữ Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ văn phát hành việc xử lý, lƣu trữ văn giấy trƣớc nhiệm vụ đặt Trƣờng CĐSP Lạng Sơn Vì vậy, dƣới đạo lãnh đạo trƣờng lãnh đạo đơn vị, thân lựa chọn sáng kiến “Đổi việc lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu Trƣờng CĐSP Lạng Sơn” Sáng kiến đề xuất thử nghiệm số biện pháp để lập hồ sơ lƣu trữ văn giấy Trƣờng CĐSP Lạng Sơn giai đoạn 2014-2020 trƣớc nhà trƣờng sử dụng hệ thống Eoffcice quản lý văn Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Chỉnh lý lập hồ sơ tài liệu lƣu trữ nhà trƣờng; (2) Nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ; (3) Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu đƣa vào sử dụng Các biện pháp đƣợc triển khai thực áp dụng nhà trƣờng từ năm học 2021-2022, góp phần đổi mới, sáng tạo công tác văn thƣ lƣu trữ nhƣ thuận lợi việc sử dụng hoạt động nhà trƣờng Đồng thời góp phần thích ứng đáp ứng với công tác chuyển đổi số quản lý hành - Khả áp dụng: Sáng kiến tiếp tục đƣợc triển khai áp dụng đơn vị nhà trƣờng để lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu, để đảm bảo việc thực nhiệm vụ xây dựng sở liệu quản lý chuyên môn đơn vị tổ chức đánh giá ngồi chƣơng trình đào tạo nhƣ sở đào tạo - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: - Đánh giá lợi ích thu đƣợc dự kiến thu đƣợc áp dụng sáng kiến theo ý kiến tác giả: * Hiệu mặt kinh tế - Linh hoạt việc chuyển đổi sang loại liệu số khác Sự chuyển đổi phổ biến chuyển đổi định dạng file tài liệu Ví dụ, ta có file word, chuyển sang định dạng PDF nhờ chƣơng trình ứng dụng để chuyển đổi Ứng dụng chƣơng trình độc lập, kỹ thuật nhúng tích hợp vào chƣơng trình word, ứng dụng online Dữ liệu sau chuyển đổi đƣợc sử dụng linh hoạt - Có khả chỉnh sửa tái sử dụng liệu Ở thuận lợi ta cần hiểu khả chỉnh sửa theo nguyên tắc quản lý tài liệu lƣu trữ không đƣợc chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉnh sửa chất lƣợng mang tin, nhƣ tài liệu bị mờ, bị hƣ hỏng nặng cần chỉnh sửa - Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ có vai trị to lớn công tác văn thƣ lƣu trữ nhà trƣờng đƣợc tiến hành chỉnh lý tài liệu lƣu trữ nhiều năm đƣợc phân loại xếp cách khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho nhà trƣờng cách hiệu - Giảm chi phí tối đa lƣu trữ tránh việc mát, nhàu nát tài liệu trình lƣu trữ - Giúp việc lƣu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thơng tin cách dễ dàng Ƣu điểm bao gồm tổng hoà thuận tiện công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ với ngân hàng liệu số Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu Chia sẻ thơng tin nhanh chóng Nâng cao hiệu cơng việc tập hợp thơng tin đƣa đến cách nhanh chóng kịp thời - Qua thời gian thực công tác văn thƣ lƣu trữ, thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc văn thƣ lƣu trữ nhằm đảm bảo mang tính khoa học, dễ tra tìm, dễ phục hồi liệu, hồ sơ lƣu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trƣờng - Chi phí vận hành quản lý thấp hiệu cho việc quản lý tài liệu lƣu trữ Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lƣu trữ cách tƣơng đối 4 * Hiệu mặt xã hội - Thực tốt biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thƣ lƣu trữ góp quan trọng đảm bảo thơng tin thơng suốt cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt kết cao Giúp cho cán bộ, giáo viên giảng viên nâng cao hiệu suất cơng việc, giải cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng đƣợc nhu cầu đổi giáo dục - Tạo công cụ kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức, đoàn thể cá nhân nhà trƣờng Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát - Tăng cƣờng khả bảo mật thơng tin Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thƣ, góp phần bảo vệ bí mật thông tin nhà trƣờng - Kết hoạt động trƣờng thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trƣờng đƣờng lối Đảng; sách pháp luật Nhà nƣớc, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê nhà trƣờng đƣợc thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Tôi xin cam đoan thông tin nêu đơn Bản mô tả sáng kiến (kèm theo đơn) trung thực, thật hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật./ Lạng Sơn, ngày tháng năm 2022 Ngƣời nộp đơn Bế Thị Thê MỤC LỤC Trang ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN MỤC LỤC TÓM TẮT SÁNG KIẾN I - MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Mục tiêu sáng kiến Phạm vi sáng kiến II – CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN 1.Cơ sở lý luận Cơ sở thực tiễn 11 III – NỘI DUNG SÁNG KIẾN 12 Nội dung kết nghiên cứu sáng kiến 12 1.1 Chỉnh lý lập hồ sơ tài liệu lƣu trữ nhà trƣờng 12 1.2 Nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ 14 1.3 Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu đƣa vào sử dụng 15 Đánh giá kết thu đƣợc 19 2.1 Tính mới, tính sáng tạo 19 2.2 Khả áp dụng mang lại lợi ích thiết thực sáng kiến 19 IV – KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 PHỤ LỤC TĨM TẮT SÁNG KIẾN Cơng tác văn thƣ lƣu trữ giữ vị trí quan trọng quan, tổ chức có Trƣờng CĐSP Lạng Sơn Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học, công nghệ đặc biệt chuyển đổi số hoạt động đời sống xã hội nói chung, thực nhiệm vụ quan tổ chức nói riêng, có cơng tác văn thƣ lƣu trữ Vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thƣ văn phát hành việc xử lý, lƣu trữ văn giấy trƣớc nhiệm vụ đặt Trƣờng CĐSP Lạng Sơn Vì vậy, dƣới đạo lãnh đạo trƣờng lãnh đạo đơn vị, thân lựa chọn sáng kiến “Đổi việc lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu Trƣờng CĐSP Lạng Sơn” Sáng kiến đề xuất thử nghiệm số biện pháp để lập hồ sơ lƣu trữ văn giấy Trƣờng CĐSP Lạng Sơn giai đoạn 2014-2020 trƣớc nhà trƣờng sử dụng hệ thống Eoffcice quản lý văn Các giải pháp mà sáng kiến đề xuất gồm: (1) Chỉnh lý lập hồ sơ tài liệu lƣu trữ nhà trƣờng; (2) Nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ; (3) Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu đƣa vào sử dụng Các biện pháp đƣợc triển khai thực áp dụng Nhà trƣờng từ năm học 2021-2022, góp phần đổi mới, sáng tạo công tác văn thƣ lƣu trữ nhƣ thuận lợi việc sử dụng hoạt động Nhà trƣờng Đồng thời góp phần thích ứng đáp ứng với cơng tác chuyển đổi số quản lý hành 7 I MỞ ĐẦU Lí chọn sáng kiến Những năm gần đây, phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, truyền thông với nhiều ngành công nghệ cao khác thay đổi đời sống, kinh tế, trị, văn hóa, xã hội Cơng nghệ thơng tin đƣợc ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội, nhƣ quan, tổ chức doanh nghiệp, góp phần mang lại hiệu cao Mặc dù công tác văn thƣ lƣu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan tổ chức Cơng tác văn thƣ lƣu trữ chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nƣớc, cơng việc để lƣu trữ công cụ quản lý, đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ theo quy định nhà nƣớc cấp có thẩm quyền nhƣ quan, đơn vị Đây công việc đơn giản nhƣng địi hỏi tính khoa học, tính bí mật lớn Vì vậy, việc lƣu trữ, bảo quản sử dụng quy định nhiệm vụ quan trọng Tuy nhiên, công tác văn thƣ lƣu trữ chƣa phát huy đƣợc hết vai trò ý nghĩa vốn có Trong suy nghĩ khơng ngƣời cơng tác có từ vài năm trở lại cơng việc vụ, giấy tờ đơn ngƣời làm công tác văn thƣ lƣu trữ nên chƣa có quan tâm, trọng đầu tƣ xứng đáng Đây suy nghĩ quan niệm chƣa đánh giá công tác văn thƣ lƣu trữ cần thiết phải đƣợc nhìn nhận lại Hiện khơng tài liệu đƣợc hình thành quan tổ chức đƣợc chất đống bỏ bao tải Bởi lẽ, Việt Nam với khí hậu nóng ẩm, văn dù đƣợc làm từ chất liệu gì, đặc biệt từ giấy nhƣng dƣới tác động yếu tố khách quan ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ độ ẩm, xâm nhập côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên, tác nhân hóa học gây hƣ hại đến tài liệu lƣu trữ Bên cạnh yếu tố chủ quan nhƣ việc sử dụng tài liệu chƣa cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu khơng hợp lý làm ảnh hƣởng làm hƣ hại tài liệu Nếu khơng có cần cù, đóng góp ngƣời làm cơng tác lƣu trữ khơng tìm kiếm đƣợc thơng tin từ tài liệu tài liệu trở nên vô nghĩa Vì vậy, cơng tác lƣu trữ chƣa phát huy đƣợc hết vai trò ý nghĩa vốn có Tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc xếp bảo quản Hiện Kho Lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn bảo quản số tài liệu lƣu trữ đa dạng phong phú đƣợc hình thành trình hoạt động nhà trƣờng phƣơng pháp bảo quản truyền thống Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ nhà trƣờng yêu cầu cấp bách tài liệu lƣu trữ cịn tồn đọng tích đống nhiều năm tình trạng bó gói khơng đƣợc chỉnh lý xếp, phân loại khoa học không đƣợc lập thành hồ sơ nên đƣa vào nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu gây lãng phí 8 Hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin chuyển đổi số lĩnh vực đời sống xã hội, thực nhiệm vụ nói chung cơng tác văn thƣ lƣu trữ nói riêng Bên cạnh việc ban hành văn mới, đƣợc lƣu trữ dƣới dạng tài liệu điện tử văn cũ cần đƣợc số hóa, lập hồ sơ lƣu trữ dƣới dạng văn điện tử để thuận lợi cho việc lƣu trữ, tra cứu sử dụng việc làm cần thiết để thực Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử Với tƣ cách cán văn thƣ lƣu trữ Trƣờng CĐSP Lạng Sơn, thân lựa chọn sáng kiến “Đổi việc lập hồ sơ lưu trữ tài liệu Trường CĐSP Lạng Sơn” Mục tiêu sáng kiến Đổi việc lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu công tác lƣu trữ Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn nhằm: - Thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu để loại bỏ, tổ chức tài liệu lƣu trữ có hệ thống, khoa học - Số hóa hệ thống tài liệu giấy có cơng tác lƣu trữ, đồng loại tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu lƣu trữ gốc - Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu đƣợc nhanh chóng, xác tiện lợi Tổ chức xếp lại hồ sơ tài liệu cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu Phạm vi sáng kiến - Đối tƣợng nghiên cứu: Đổi việc lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu giấy đƣợc ban hành giai đoạn 2014 -2020 Trƣờng CĐSP Lạng Sơn Trong chủ yếu loại văn hành bao gồm: Quyết định, báo cáo, kế hoạch, cơng văn, Tờ trình… - Không gian: Công tác lƣu trữ Trƣờng CĐSP Lạng Sơn - Thời gian: Sáng kiến đƣợc áp dụng từ năm học 2021-2022 Trƣờng CĐSP Lạng Sơn II CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận 1.1 Cơ sở khoa học 1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác Lƣu trữ tổ chức lựa chọn, lƣu giữ hồ sơ tài liệu có giá trị để phụ vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội, đặc biết góp phần tích cực vào nhiệm vụ cải cách hành Nhà nƣớc Giữa cơng tác văn thƣ lƣu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với 9 Tài liệu lƣu trữ vật mang tin dƣới dạng giấy, vải, vỏ da thú dƣới dạng hình ảnh, âm thanh… đƣợc hình thành trình hoạt động quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử nghĩa khác đƣợc bảo quản kho lƣu trữ nhằm phục vụ mục đích định Tài liệu lƣu trữ gốc, tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, đƣợc bảo quản kho lƣu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử tồn xã hội 1.1.2 Vai trị công tác lưu trữ tài liệu quan, tổ chức quản lý hành nhà nước Cơng tác văn thƣ lƣu trữ hoạt động hành quan thực thi quyền lực Nhà nƣớc để quản lý điều hành lĩnh vực đời sống xã hội theo quy định pháp luật Đây hoạt động thƣờng xuyên tạo tài liệu, văn có pháp lý quan trọng Bên cạnh để đảm bảo hoạt động quản lý hành diễn thuận lợi có hiệu quả, ln cần tài liệu mang thơng tin xác làm sở để sử dụng quyền lực nhiệm vụ cách hợp pháp, hợp lý tài liệu lƣu trữ thực có ý nghĩa đƣợc đƣa phục vụ, sử dụng rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thơng tin dự báo có độ xác cao có giá trị đặc biệt Bởi nói tài liệu lƣu trữ có vai trị vơ quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nƣớc cung cấp thơng tin đầy đủ, xác kịp thời - Vai trị cơng tác văn thƣ, lƣu trữ quan, đơn vị, cụ thể: + Đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan nội dung bao gồm soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu hình thành trình hoạt động quan + Công tác lƣu trữ hoạt động quản lý Nhà nƣớc hầu hết công việc đạo điều hành, định thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với soạn thảo ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác nói chung Do vai trị công tác văn thƣ lƣu trữ hoạt động quản lý hành nhà nƣớc quan trọng thể điểm sau: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy để phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng đƣợc yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu lƣu trữ trở thành phƣơng tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán cơng chức, viên chức kiểm tra đúc kết kinh 10 nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý, suất, chất lƣợng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nƣớc ta Thứ ba, tạo cơng cụ kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Thứ tƣ, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin liên quan đến quan tổ chức bí mật quốc gia 1.1.3 Yêu cầu công tác lưu trữ tài liệu Tính mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật Đảng Nhà nƣớc quan, địi hỏi ngƣời làm cơng tác văn thƣ lƣu trữ phải tuân thủ nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm quy chế bảo vệ tài liệu Tính khoa học: Tài liệu chứa đựng khối lƣợng thông tin lớn để tổ chức sử dụng có hiệu địi hỏi khâu nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ phải đƣợc tiến hành theo phƣơng pháp khoa học có hệ thống biện pháp vơ tỉ mỉ Tính chất nghiệp vụ: Đây nững hồ sơ tài liệu đƣợc lƣu giữ gắn liền với ngành, lĩnh vực khác hoạt động nhƣ kinh tế, xã hội Hiện nay, phƣơng thức lƣu giữ văn yêu cầu công tác lƣu trữ Vì vậy, bên cạnh việc lƣu trữ tài liệu dƣới dạng sản phẩm vật chất đƣợc lƣu trữ dạng số hóa Hay nói cách khác, cơng tác văn thƣ lƣu trữ đƣợc ứng dụng công nghệ thông tin chuyển đổi số thực thi nhiệm vụ 1.1.4 Các loại tài liệu lưu trữ - Tài liệu lƣu trữ hành văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nƣớc mặt trị, kinh tế, văn hóa xã hội - Tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, xây dựng cơng trình, vẽ, thiết kế, thi công… - Tài liệu lƣu trữ nghe nhìn tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi hình ghi âm - Tài liệu lƣu trữ văn học nghệ thuật tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật nhà văn , nhà thơ, nghệ sĩ, họa sĩ… - Tài liệu lƣu trữ điện tử loại hình tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức bao gồm file liệu sở liệu, thƣ điện tử, điện tín dƣới dạng văn hoạc mã hóa số thơng tin 11 1.1.5 Quy trình thực lưu trữ tài liệu quan, tổ chức Cơng tác lƣu trữ q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ Cơng tác lƣu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lƣu trữ, đánh giá tài liệu lƣu trữ, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ, thu thập, thu tập bổ sung tài liệu lƣu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lƣu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lƣu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật 1.2 Cơ sở pháp lý - Luật Lƣu trữ năm 2011 - Thông tƣ 09/2011/TTBNV Bộ trƣởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến quan tổ chức nhà nƣớc - Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣ trữ quan - Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử - Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tƣớng Chính phủ việc gửi nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nƣớc - Công văn số 238/VTLTNN ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Cơ sở thực tiễn Trong năm gần cải cách thủ tục hành Nhà nƣớc, cơng tác văn thƣ trƣờng học đƣợc Sở Giáo dục Đào tạo, Ban Giám hiệu Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Lạng Sơn quan tâm đạo sâu sát triển khai thực hiệu theo văn hƣớng dẫn Việc thực công tác văn thƣ lƣu trữ đảm bảo quy định nhà nƣớc, ngành Nhà trƣờng Những năm gần đây, cơng tác văn thƣ nhà trƣờng có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Đƣợc quan tâm đạo trực tiếp Sở Giáo dục Đào tạo Lạng Sơn Ban Giám hiệu, hầu hết văn đến Sở Giáo dục Đào tạo nhƣ quan, ban, ngành đƣợc chuyển trực tiếp vào hộp thƣ điện tử, hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh Lạng Sơn (nhà trƣờng sử dụng hệ thống Eoffice từ năm 2020) Đội ngũ cán giảng viên động nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vƣơn lên hồn 12 thành nhiệm vụ Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác Bên cạnh thuận lợi cịn phải kể đến khó khăn mà ngƣời làm công tác văn thƣ, lƣu trữ gặp phải thời gian công tác Trƣờng Thời gian làm việc ngắn, kiêm nhiệm nhiều việc, kinh nghiệm chƣa cao, thời gian đầu phải tiếp cận làm quen với cơng việc nên gặp khó khăn cơng tác xử lý vấn đề Mặc dù cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vƣợt qua hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao Số lƣợng văn đến nhiều, để tìm văn lƣu cách nhanh chóng vấn đề khơng dễ dàng Chính vấn đề nan giải thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng, hiệu để hồn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao Bên cạnh đó, cịn số lƣợng văn giấy từ năm 2014-2020 cần đƣợc số hóa để đƣợc lƣu trữ sử dụng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác chuyển đổi số nhà trƣờng III NỘI DUNG SÁNG KIẾN Nội dung kết nghiên cứu sáng kiến Để thực đổi việc lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu công tác lƣu trữ Trƣờng CĐSP Lạng Sơn, sáng kiến đƣợc đề xuất số giải pháp sau: 1.1 Chỉnh lý lập hồ sơ tài liệu lưu trữ nhà trường * Mục tiêu Thực chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lƣu trữ trƣớc số hóa nhằm đáp ứng nhu cầu liệu việc tạo lập sở tài liệu lƣu trữ hồn chỉnh theo Thơng tƣ 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử Đồng thời lập hồ sơ tài liệu để thuận lợi cho việc quản lý sử dụng * Nội dung cách thức thực Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ có tác dụng lớn tồn cơng tác lƣu trữ nói chung phơng lƣu trữ nói riêng Bởi có tiến hành chỉnh lý tài liệu quan tổ chức đƣợc phân loại, xếp khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu quan đạt hiệu cao Bao gồm bƣớc sau: - Tìm hiểu sơ số lƣợng văn bản, tài liệu cần đƣợc chỉnh lý số hóa; phân loại ban đầu tài liệu - Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu: Số lƣợng tài liệu lớn, cần xác định đƣợc số lƣợng tài liệu loại Phân loại theo tầm quan trọng để xác định đƣợc mốc thời gian thực thời lƣợng thực Đồng thời định hƣớng cách chỉnh lý khoa học, hiệu 13 - Vận chuyển tài liệu từ phòng kho lƣu trữ để bắt đầu cho việc chỉnh lý Đồng thời vệ sinh sơ tài liệu, đảm bảo ngun tắc an tồn, bí mật - Khảo sát biên soạn văn hƣớng dẫn chỉnh lý: + Lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông + Hƣớng dẫn phân loại, lập hồ sơ + Hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu - Tổ chức phân loại tài liệu theo hƣớng dẫn phân loại - Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo hƣớng dẫn lập hồ sơ + Lập hồ sơ tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ thực nhiệm vụ sau: Tập hợp tài liệu theo đặc trƣng chủ yếu thành hồ sơ Biên soạn tiêu đề hồ sơ Sắp xếp tài liệu hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Xác định tiêu đề, lý loại tài liệu hết giá trị + Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ tài liệu đƣợc lập hồ sơ nhƣng chƣa đạt yêu cầu, bao gồm công việc sau: Kiểm tra việc lập hồ sơ theo nội dung cơng việc tiến hành chỉnh sửa, hồn thiện hồ sơ chƣa đạt yêu cầu Biên mục phiếu tin Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin Hệ thống hóa phiếu tin theo phƣơng án phân loại Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin Biên mục hồ sơ gồm: Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên; Viết mục lục văn tài liệu bảo quản vĩnh viễn; Viết bìa hồ sơ chứng từ kết thúc Kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Đánh số thức cho hồ sơ vào phiếu tin lên bìa hồ sơ Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng đƣa tài liệu vào bìa hồ sơ Đƣa hồ sơ vào hộp Viết dán nhãn hộp - Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá - Nhập phiếu tin vào sở liệu - Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin 14 - Lập mục lục hồ sơ - Lập tra cứu bổ trợ - Tập hợp liệu in mục lục hồ sơ từ sở liệu - Đóng mục lục (03 bộ) - Xử lý tài liệu loại, gồm: + Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại + Viết thuyết minh tài liệu loại + Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại (thực theo quy trình xử lý tài liệu loại) + Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết thực quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có) - Kết thúc chỉnh lý: + Kiểm tra kết chỉnh lý (các văn hƣớng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; sở liệu công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); danh mục tài liệu loại phông); kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý tổ chức nghiệm thu; + Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý; + Hoàn chỉnh hồ sơ chỉnh lý 1.2 Nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ * Mục tiêu Nâng cao lực ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ để góp phần đổi quản lý tài liệu theo hƣớng lƣu trữ sử dụng hiệu Đồng thời nâng cao nghiệp vụ văn thƣ để đảm bảo quản lý khoa học tính bảo mật theo quy định * Nội dung cách thức thực - Tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị đề xuất với nhà trƣờng đầu tƣ sở vật chất phục vụ cho công tác lƣu trữ nhƣ máy scan, máy vi tính, máy phơ tơ có nối mạng, hạ tầng mạng Đây sở vật chất quan trọng để số hóa lƣu giữ tài liệu, văn - Trau dồi lực ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu; lực số hóa tài liệu, lƣu trữ tài liệu Đồng thời biết sử dụng phƣơng thức lƣu trữ hồ sơ để đáp ứng đƣợc yêu cầu - Việc trau dồi lực công nghệ thông tin công tác lƣu trữ thông qua việc tự học, tự nghiên cứu tài liệu, trao đổi học hỏi từ đồng nghiệp nhƣ học tập qua việc trải nghiệm cá nhân - Tìm hiểu cách quản lý tài liệu văn thƣ trƣờng cao đẳng, đại học để vận dụng vào thực tiễn nhà trƣờng 15 1.3 Tổ chức số hóa hệ thống tài liệu đưa vào sử dụng * Mục tiêu Chuyển hệ thống tài liệu từ dạng giấy sang dạng điện tử, đồng thời xếp, phân loại, lập hồ sơ theo hệ thống tiện tử để thuận lợi cho việc lƣu trữ, quản lý sử dụng trình tác nghiệp nhà trƣờng * Nội dung cách thức thực - Trên sở hồ sơ đƣợc hoàn thiện, tổ chức scan toàn hồ sơ tạo thành thƣ mục tên hồ sơ Thực lựa chọn ƣu tiên số hóa trƣớc nhóm tài liệu theo tiêu chí: nội dung tài liệu có giá trị cao, tần suất khai thác sử dụng nhiều, tình trạng vật lý tài liệu xuống cấp Bởi theo quy định pháp luật hành lƣu trữ, tài liệu số hóa từ tài liệu lƣu trữ vật mang tin khác khơng có giá trị thay tài liệu đƣợc số hóa mà thực bảo quản theo thời hạn đƣợc xác định Việc tổ chức số hóa hệ thống tài liệu đƣợc triển khai theo bƣớc sau: Bước 1: Nhận tài liệu lƣu trữ đƣợc lựa chọn để thực Việc lựa chọn cần thiết, khơng có quan, tổ chức lại số hóa lần kho lƣu trữ Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu chủ sở hữu tài liệu lƣu tài liệu lƣu trữ từ năm 2013 trở trƣớc đƣợc chỉnh lý tài liệu đƣa vào kho lƣu trữ nhà trƣờng Vì vậy, tơi lựa chọn số tài liệu từ năm 2014 đến năm 2020 chƣa đƣợc chỉnh lý tài liệu bó gói lộn xộn để thực chỉnh lý số hóa tài liệu Bước 2: Chuẩn bị tài liệu lƣu trữ Cơng việc bao gồm: - Lấy bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng trang tài liệu; - Phân loại tài liệu, tách riêng tài liệu rách, hƣ hỏng, việc số hóa áp dụng cho hồ sơ lƣu trữ dùng kỹ thuật scan tờ tài liệu Bước 3: Thiết lập hệ thống tài liệu lƣu trữ cách khoa học, thuận lợi cho việc sử dụng 16 Tài liệu lƣu trữ đƣợc thiết kế thành tệp file đƣợc thiết kế dƣới dạng sơ đồ hóa nhƣ sau: TÀI LIỆU BAN HÀNH GIAI ĐOẠN 2014 – 2020 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 - Scan thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu Tạo thành thƣ mục tiêu đề hồ sơ đƣợc lƣu máy tính tạo thƣ mục để chứa tài liệu lƣu trữ Scan hồ sơ đƣợc chỉnh lý tài liệu giấy tạo thành thƣ mục cho năm hồ sơ đặt tên thƣ mục theo nhƣ hồ sơ đƣợc chỉnh lý nhƣ tra cứu văn không thời gian tra cứu hồ sơ kho lƣu trữ mà tra cứu văn phòng Các foder đƣợc thiết lập thành hồ sơ theo năm ban hành văn dƣới dạng sở liệu điện tử (Hình 1) Hình 1: Các foder hồ sơ thiết lập theo năm 17 Trong foder năm tiếp tục thiết lập foder hồ sơ theo loại (Hình 2) Hình 2: Hồ sơ tài liệu lưu trữ theo loại Trong foder loại tài liệu năm, tiếp tục tạo thành foder hồ sơ lƣu trữ theo tháng (Hình 3) Hình 3: Các hồ sơ tài liệu lưu trữ theo tháng 18 Trong foder hồ sơ theo tháng bao gồm file văn tài liệu lƣu trữ đƣợc thiết lập (Hình 4) Hình 4: Các file văn tài liệu lưu trữ foder Tài liệu đƣợc số hóa hồn chỉnh (Hình 5) Hình 5: Văn lưu Đây bƣớc định để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu đƣợc lƣu thiết bị máy tính Hồ sơ đƣợc thiết lập khoa học, hệ thống đƣợc trình bày dƣới dạng điện tử rõ nét 19 Bước 4: Kiểm tra tài liệu đƣợc số hóa Kiểm tra chất lƣợng tài liệu đƣợc số hóa làm lại ảnh khơng đạt yêu cầu Đổi tên văn hồ sơ đƣợc scan Bước 5: Hoàn thiện sở liệu đƣa vào sử dụng cách dễ dàng thuận tiện Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trị quan trọng kho lƣu trữ đặc biệt phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu qua giúp tiết kiệm thời gian ngƣời sử dụng tài liệu Thảo luận đánh giá kết thu đƣợc 2.1 Tính mới, tính sáng tạo - Đổi cách thức lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu giấy Trƣờng CĐSP Lạng Sơn đƣợc ban hành giai đoạn năm 2014- 2020 hai hình thức: giấy điện tử + Các tài liệu giấy đƣợc khôi phục, vệ sinh, lập hồ sơ lƣu trữ lại hệ thống để thuận lợi cho việc quản lý sử dụng + Các tài liệu đƣợc lập hồ sơ lƣu trữ dƣới dạng điện tử Trong ứng dụng công nghệ thông tin việc chuyển hóa từ văn giấy sang văn điện tử, quản lý liệu - Cách thức lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu dƣới dạng điện tử thay đổi cách quản lý văn đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, xây dựng đƣợc kho liệu điện tử trình lƣu trữ sử dụng máy tính - Sáng kiến tiếp tục đƣợc nghiên cứu để tích hợp website nhà trƣờng để quản lý sử dụng nội lâu bền hiệu 2.2 Khả áp dụng mang lại lợi ích thiết thực sáng kiến 2.2.1 Khả áp dụng áp dụng thử, nhân rộng Đổi lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu giấy Trƣờng CĐSP Lạng Sơn đƣợc ban hành giai đoạn năm 2014 - 2020 cách thức quản lý tài liệu giấy đƣợc lƣu trữ Trƣờng CĐSP Lạng Sơn Tổng số lƣợng tài liệu đƣợc lƣu trữ 13.619 số lƣợng loại cụ thể nhƣ sau: 20 Bảng Tổng hợp số lượng tài liệu lưu trữ dạng điện tử Dạng VB Văn đến Năm Văn Quyết định Báo cáo Kế hoạch Công văn Năm 2014 728 397 104 106 451 Năm 2015 784 404 92 124 476 Năm 2016 642 412 75 118 445 Năm 2017 679 390 77 102 457 Năm 2018 751 382 105 121 480 Năm 2019 880 708 128 128 484 Năm 2020 847 643 142 134 623 5311 3336 723 833 3416 Tổng cộng Ngoài việc lƣu trữ liệu giấy lƣu giữ tài liệu máy tính Qua cách làm tơi chứng minh tính hiệu cách bảo quản, bảo mật, khoa học, lâu dài, rút ngắn thời gian tìm kiếm, phục hồi loại hồ sơ cần tra cứu - Sáng kiến tiếp tục đƣợc triển khai áp dụng đơn vị nhà trƣờng để lập hồ sơ lƣu trữ tài liệu, để đảm bảo việc thực nhiệm vụ xây dựng sở liệu quản lý chuyên môn đơn vị tổ chức đánh giá ngồi chƣơng trình đào tạo nhƣ sở đào tạo 2.2.2 Khả mang lại lợi ích thiết thực mang lại: * Hiệu mặt kinh tế - Linh hoạt việc chuyển đổi sang loại liệu số khác Sự chuyển đổi phổ biến chuyển đổi định dạng file tài liệu Ví dụ, ta có file word, chuyển sang định dạng PDF nhờ chƣơng trình ứng dụng để chuyển đổi Ứng dụng chƣơng trình độc lập, kỹ thuật nhúng tích hợp vào chƣơng trình word, ứng dụng online Dữ liệu sau chuyển đổi đƣợc sử dụng linh hoạt - Có khả chỉnh sửa tái sử dụng liệu Ở thuận lợi ta cần hiểu khả chỉnh sửa theo nguyên tắc quản lý tài liệu lƣu trữ không đƣợc chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉnh sửa chất lƣợng mang tin, nhƣ tài liệu bị mờ, bị hƣ hỏng nặng cần chỉnh sửa - Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ có vai trị to lớn công tác văn thƣ lƣu trữ nhà trƣờng đƣợc tiến hành chỉnh lý tài liệu lƣu trữ nhiều năm đƣợc phân loại xếp cách khoa học tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho nhà trƣờng cách hiệu 21 - Giảm chi phí tối đa lƣu trữ tránh việc mát, nhàu nát tài liệu trình lƣu trữ - Giúp việc lƣu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thơng tin cách dễ dàng Ƣu điểm bao gồm tổng hoà thuận tiện công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ với ngân hàng liệu số Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu Chia sẻ thơng tin nhanh chóng Nâng cao hiệu công việc tập hợp thông tin đƣa đến cách nhanh chóng kịp thời - Qua thời gian thực công tác văn thƣ lƣu trữ, thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc văn thƣ lƣu trữ nhằm đảm bảo mang tính khoa học, dễ tra tìm, dễ phục hồi liệu, hồ sơ lƣu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài Biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trƣờng - Chi phí vận hành quản lý thấp hiệu cho việc quản lý tài liệu lƣu trữ Chúng ta hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lƣu trữ cách tƣơng đối * Hiệu mặt xã hội - Thực tốt biện pháp nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ lƣu trữ góp quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý; điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt kết cao Giúp cho cán bộ, giáo viên giảng viên nâng cao hiệu suất công việc, giải cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng đƣợc nhu cầu đổi giáo dục - Tạo cơng cụ kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức, đồn thể cá nhân nhà trƣờng Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát - Tăng cƣờng khả bảo mật thông tin Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thƣ, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin nhà trƣờng - Kết hoạt động trƣờng thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trƣờng đƣờng lối Đảng; sách pháp luật Nhà nƣớc, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng tác báo cáo, thống kê nhà trƣờng đƣợc thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp III KẾT LUẬN Thực tốt biện pháp để nâng cao hiệu cơng tác văn thƣ lƣu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi giáo dục Sáng kiến đƣợc triển khai thực phận Văn thƣ trƣờng Cao đẳng 22 Sƣ phạm Lạng Sơn đƣợc ứng dụng thực công việc chuyên môn nghiệp vụ đƣợc giao đạt suất hiệu cao Đây giải pháp bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn giới thiệu cho tất nhân viên công tác văn thƣ lƣu trữ quan hành nghiệp, đặc biệt nhân viên văn thƣ lƣu trữ trƣờng học tham khảo thực linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể đơn vị đạt hiệu cao Tuy nhiên, để tiếp tục triển khai áp dụng sáng kiến, đề xuất với quan hữu quan số ý kiến sau: - Đối với cấp quản lý: Thƣờng xuyên tổ chức lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thƣ, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thƣ quy, chuyên nghiệp - Đối với Trƣờng CĐSP Lạng Sơn: + Nhà trƣờng tiếp tục quan tâm đầu tƣ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thƣ lƣu trữ + Tiếp tục triển khai áp dụng sáng kiến phòng chức nhà trƣờng để sử dụng có hiệu tài liệu văn phục vụ cho trình làm việc trực tuyến + Khai thác sử dụng hiệu hệ thống văn bản, tài liệu đƣợc lập hồ sơ số hóa trình thực nhiệm vụ + Tiếp tục có phƣơng án để lƣu trữ quản lý hệ thống tài liệu đƣợc số hóa cách khoa học, đảm bảo tính bảo mật theo quy định Nhà nƣớc Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thƣ lƣu trữ, đề tài đƣợc kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn Rất mong đƣợc góp ý Hội đồng khoa học ngành để sáng kiến đƣợc hoàn thiện hơn, thông cảm, chia sẻ đồng nghiệp XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ CAM ĐOAN CỦA TÁC GIẢ VỀ SÁNG KIẾN Bế Thị Thê 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội Luật Lƣu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01/3/2013 quy định chi tiết số điều Luật Lƣu trữ; Thông tƣ 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bội Nội vụ quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu điện tử; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tƣớng Chính phủ ban hành phê duyệt đề án Lƣu trữ tài liệu điện tử quan nhà nƣớc giai đoạn 2020-2025; Giáo trình Lý luận phƣơng pháp công tác Lƣu trữ (Nhà xuất Lao động, năm 2016)