Tiểu luận tổ chức quản lý phần mở đầu Bớc sang kỉ 21, kỉ toàn cầu hoá hội nhập, môi trờng cạnh tranh ngày khốc liệt, môi trờng kinh doanh mở nhiều hội nhng biến động không ngừng Thế kỉ mà hàng ngày, hàng có hàng nghìn công ty, tổ chức đợc lập không không công ty, tổ chức tuyên bố giải thể, phá sản Thực tế cho thấy công ty hay tổ chức đợc lập đứng yên chỗ mà vấn đề sống tính nhanh nhạy, phù hợp khả thích ứng với thay đổi mà hiệu lực tổ chức quản lý nhân tố chủ yếu định hiệu hoạt động kinh doanh Nhng thực tiễn quản lý doanh nghiệp, sai lầm thiếu sót xây dựng vận hành tổ chức mà không đợc kiĨm tra, chÊn chØnh kÞp thêi dÉn tíi sù suy giảm hiệu lực điều hành, gây rối loạn hoạt động kinh doanh gây nên hậu nghiêm trọng; mục tiêu không đạt đợc, chí dẫn tới nguy đổ vỡ, phá sản Vì vấn đề kiểm tra cách lúc, thời điểm, giám sat chặt chẽ việc thực nhiệm vụ để kịp thời chấn chỉnh sai lệch, vi phạm vấn đề định cho tồn tổ chức Hiểu đợc tầm quan trọng em đà chọn phân tích nguyên tắc " Có kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực nhiệm vụ; qua xử lý vấn đề phát sinh; thúc đẩy tiến độ đúc kết kinh nghiệm." Do kiến thức hạn chế nên phân tích em hạn chế nội dung không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đợc ý kiến đánh giá thầy cô giúp cho tiểu luận em thêm hoàn thiên hoạt động thực tiễn sau đợc tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Phần nội dung Phần I : Tổng quan chung công tác kiểm tra tổ chức 1.KN vị trí nguyên tắc trọng nguyên tắc quản lý Khi thiết lập vận hành tổ chức phải tuân thủ, vận dụng nguyên tắc chung quan lý cho phù hợp với quy luật Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01 Tiểu luận tổ chức quản lý khách quan Nguyên tắc tập chung dân chủ đợc coi nguyên tắc bao trùm loại tổ chức Từ nguyên tắc chung này, nhà quản lý đà xác định nguyên tắc cụ thể Bài phân tích em xoay quanh nguyên tắc công tác kiểm tra tổ chức Kiểm tra trình thiết lập thực chế thích hợp để bảo đảm đạt đợc mục tiêu đặt Một phần quan trọng kiểm tra đánh giá tiến tiến trình thực thi điều chỉnh cần thiết Khả kiểm tra nhà quản lý dựa kỹ nhận thức, định, quan hệ ngời giao tiếp Theo H Fayol, kiểm tra khâu cuối then chốt trình thực quy định quản lý, nhằm kiểm chứng xem việc diễn có kế hoạch đà định theo nguyên tắc đà đề hay cha? Qua đó, phát sai phạm, chậm trễ để kịp thời sửa chữa, khắc phục hậu quả, ngăn ngừa tổn thất lớn Qua kiểm tra xác định rõ đợc trách nhiệm cấp, ngời để trọng đôn đốc, uốn nắn bố trí lại cán bộ, điều chỉnh mối quan hệ, cải tiến lề lối làm việc, tổ chức lại máy Trên nguyên tắc này, ngời định ngời có trách nhiệm thẩm quyền kiểm tra Có thĨ tù m×nh trùc tiÕp kiĨm tra, cịng cã thĨ sử dụng máy để kiểm tra Bộ máy kiểm tra phải có khả phát vấn đề, phân tích việc, cung cấp thông tin đầy đủ, xác kịp thời phản hồi trung tâm đạo để đánh giá, kết luận xử lý Thủ tục thông thờng dò theo nguyên nhân gây kết không thoả đáng, ngợc trở lại tới ngời có trách nhiệm kết yêu cầu họ chấn chỉnh cách thực gọi kiểm tra gián tiếp Một cách khác lĩnh vực quản lý phát triển ngời quản lý tốt hơn, để họ áp dụng cách thành thạo khái niệm lý thuyết, nguyên tắc kỹ thuật Nhờ vậy, hạn chế đợc kết không mong muốn gây quản lý tồi gọi kiểm tra trực tiếp Cách kiểm tra có nhiều u điểm, thúc đẩy nhanh hoạt động chấn chỉnh Tầm quan trọng mục đích kiểm tra tổ chức Chức kiểm tra trình cốt lõi hầu hết kiểm tra kiểu liên hệ ngợc - nh nguyên tắc hoạt động điều nhiệt phòng Khi mà nhiệt độ trở nên lớn nhỏ điều Trần Thị Mỹ Hạnh – 9A01 TiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý nhiƯt điều chỉnh điều kiện thông qua liên hệ ngợc Mặc chu kì quản lý phức tạp có nhiều yếu tố trễ dài hơn, công việc kiểm tra quản lý phần lớn hoạt động theo cách thức Tuy nhiên có độ trễ thời gian lệch lạc phát sinh gây hậu quả, tổn thất nghiêm trọng không đợc kiểm tra phát kịp thời để ngăn chặn xử lý, hạn chế tối đa tổn thất sai phạm gây 2.1 Tác dụng kiểm tra kịp thời Nếu nhìn qua doanh nghiệp trạng thái hỗn độn công việc kiểm tra: đầu vào, đầu ra, chi phí, giá cả, thời hạn, lời khiếu nại, chất lợng, Chúng lệ thuộc vào số lớn tiêu chuẩn, tiêu chuẩn thể theo quan hệ việc đạt đợc mục tiêu, thời hạn, Việc phân tích kiểm tra chặt chẽ, dúng thời điểm vạch đợc thiếu sót, sai lêch để đợc điều chỉnh cách thực chức tổ chức thông qua việc phân công lại làm rõ nhiệm vụ Nhà quản lý kịp thời điều chỉnh cách biên chế thêm cán bộ, tuyển chọn đào tạo tốt nhân viên cấp dới Chẳng hạn nh trờng hợp kiểm tra chất lợng, phải nhiều thời gian để phát xem gây phế phẩm cho nhà máy cần nhiều thời gian cho để làm cho biện pháp điều chỉnh có hiệu lực thời gian phát sai sót điều chỉnh dài Trong tr ờng hợp này, nhà quản lý biết sớm hoạt động mà họ chịu trách nhiệm không đợc theo kế hoạch họ sớm có tác động điều chỉnh kịp thời Hay hoạt động nhà máy giai đoạn trọng yếu phải đợc kiểm tra, kiểm tra trình lắp ráp, vận chuyển lập hóa đơn Những khâu trọng yếu việc kiểm tra hiệu làm cực tiểu hoá chi phí Không có số lợng kiểm tra điểm khác bù đắp lại thiếu kiểm tra kịp thời, vị trí khâu Một cách thức chung mà nhà quản lý đà thực hành thông qua dự đoán cẩn thận đợc lặp lại dùng thông tin có đợc, tiến hành đối chiếu kế hoạch, thực thay đổi chơng trình dự đoán đợc thực nhiều triển vọng Ví dụ công ty dự đoán lợng bán phá giá cho thấy lợng bán phá giá thấp so với mức mong muốn Khi đó, nhà Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01 Tiểu luận tổ chức quản lý quản lý đa kế hoạch quảng cáo đẩy mạnh lợng bán phá giá giới thiệu sản phẩm nhằm cải thiện lợng hàng bán Tơng tự nh vậy, phần lớn DN sở khác liên quan tới việc kiểm tra hớng tới tơng lai Khi mà nhà quản lý lập kế hoạch cách cẩn thận khả tiền mặt để đáp ứng nhu cầu Các DN chẳng dại để đợi báo cáo vào cuối tháng để phát xem họ có đủ tiền mặt ngân hàng hay không để toán hoá đơn phải trả vào tháng Nói chung, tất nhà quản lý thông thạo muốn có hệ thống kiểm tra kịp thời, thích hợp hữu hiệu để trợ giúp họ việc đảm bảo cho việc thực thi nhiệm vụ kế hoạch, không xảy soi sót Thực tế cho thấy nhà quản lý cần phải nhận thức đột biến kế hoạch tác vụ mà chúng cần có kiểm tra kịp thời 2.2 Hậu của kiểm tra thiếu kịp thời Các nguy công ty ( nguy tài vụ, nguy kinh doanh, nguy phơng diện khai phá kĩ thuật, sản xuất, lao động nhân sự, ) ẩn nấp tiềm tàng khắp nơi Nhng phận kiểm tra làm việc hiệu quả, phát sai lệch, chậm trễ trình thực hành cách đắn gây nên hậu quả, tổn thất cho công ty Hơn nữa, loại công việc kĩ thuật khó vạch tiêu, lại khó việc đánh giá nên công tác kiểm tra thờng chậm trễ Chẳng hạn, ®Ĩ kiĨm tra c«ng viƯc cđa mét «ng phã chđ tịch phụ trách tài ông giám đốc quan hệ công việc vấn đề không dễ dàng đa tiêu chuẩn xác định cách rõ ràng Cấp nhà quản lý thờng dựa tiêu chuẩn mờ, nh sức mạnh DN, thái độ liên đoàn lao động, đình công, nhiệt tình trung thành sở cấp dới, khâm phục rõ rệt bạn kinh doanh đồng nghiệp thành tích chung quan Những thớc đo cấp thờng không rõ ràng Đồng thời dờng nh quan có tạo đóng góp đáng hi vọng với mức chi phí hợp lý, sai lầm nghiêm trọng, nh công việc hoàn thành đo đợc chứng tỏ quản lý vững vàng đánh giá chung đợc coi thích hợp Vấn đề chỗ công việc tách rời với Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01 Tiểu luận tổ chức quản lý dây chuyền lắp ráp, với cửa hiệu, với việc hoạch toán máy móc, kiểm tra phức tạp dẫn tới chậm trễ nguyên nhân gây tổn thất Dù tự nhà quản lý thực việc điều tra hay giao cho ngời khác phải tốn thời gian thực tìm kiếm nguyên nhân cịng nh kÕt qđa u kÐm kh«ng thùc hiƯn tiến độ Nói chung lại, nguyên tắc kiểm tra ngời định ngời chịu trách nhiệm có thẩm quyền kiểm tra Có thĨ tù m×nh kiĨm trùc tiÕp kiĨm tra, cịng cã thể sử dụng máy để kiểm tra Bộ máy kiểm tra phải có khả phát vấn đề, phân tích việc, cung cấp thông tin đầy đủ, xác, kịp thời phản ánh trung tâm đạo để đánh giá, kết luận xử lý ngời điều hành cần biết: kiểm tra gì, khâu nào, trọng tâm kiểm tra đâu, phạm vi mức độ kiểm tra đến đâu phù hợp, lạm dụng hay buông lỏng kiểm tra có tác hại Nhng kiểm tra chung chung, dàn đều, hình thức, đối phó vô bổ mà vô tình dung túng, khuyến khích sai phạm, gây hiệu lùc cđa tỉ chøc KiĨm tra th¸i qu¸: dån dËp, tràn lan thờng gây không khí căng thẳng thiếu tin tởng lẫn nhau, hạn chế tính chủ động sáng tạo cấp dới, gây xáo trộn, đình trệ hoạt động guồng máy Cần bình thờng hoá hoạt động kiểm tra thờng xuyên Khi kiểm tra đột xuất có trọng điểm cần tiến hành gọn thiết phải có kết luận rõ ràng, xử lý dứt điểm rút kinh nghiệm Về phía ngời bị kiểm tra, phải ý thức đợc cần thiết kiểm tra, tạo điều kiện cho việc kiểm tra đợc thuận lợi Phần II: Liên hệ thực tÕ vỊ viƯc thiÕu kiĨm tra kÞp thêi dÉn tíi tổn thất nghiêm trọng công ty dầu lửa phía Tây Thực trạng Công ty dầu lửa phía Tây đợc thành lập vào năm 1957 với mức đầu t 250 000 $ nhà đại triệu phú Victor Eastman khoản tơng tự từ Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01 Tiểu luận tổ chức quản lý vài ngời bạn ông ta bắt đầu vào chơng trình khai thác lớn Bắc California Họ nhanh chóng phát mổ vùng khí đốt số giếng dầu cho sản phẩm tốt, sau dải dầu rộng lớn phía Bắc Châu Phi Khi lợi nhuận đà đợc tích luỹ lại, ngân hàng đổ xô tới công ty vay tiền, nhà đầu t tranh mua cổ phiếu công ty công ty đà mua lại nhiều công lớn khác với nhiều chơng trình thăm dò dầu khí lớn khác Từ doanh số bán phá giá không tới 500 000 $ vào năm 1957, đà vơn tới mức doanh số khổng lồ đáng kinh ngạc 2,7 tỉ vào 1974 Lợi nhuận giữ vững nhịp tăng trởng Mặc dù lợi nhuận đà không tăng tiếp sau 1974, nhng doanh số bán phá giá tăng thêm 15% so với 1973 Ban quản lý cấp cao công ty cho vấn đề cả, công ty đầu t lớn vào việc khai thác dầu lửa, lợi nhuận hoá chất công nghiệp hầu nh xây dựng nhiều cạnh tranh giá mÃnh liệt tất công ty lĩnh vực Các cổ phần công ty đà tăng lên tới 105$ vào 1972 sau lại giảm xuống tới 25$ vào 1974 Nhng ban quản lý tối cao không quan tâm họ cho toàn cổ phần thuộc ngành hoá chất công nghiệp phải xuống giá?! Tuy nhiên cuối năm 1974, số kiện bất lợi đà xảy làm cho ban quản lý công ty ngạc nhiên choáng váng: 1, Một điều khoản mỏ than quốc gia an toàn đà đòi hỏi thay đổi nghiêm ngặt thủ tục khai thác mỏ, làm giảm hiệu suất đòi hỏi phải tuyển dụng thêm nhiều thợ mỏ nơi mà đà có thợ có kinh nghiệm Các loại màng, mỏng kết cấu xây dựng chất dẻo đà gây tổn thất 10 triệu$ năm 1974 chủ yếu vì: nhà máy đà đợc thiết kế tồi vận hành tốn so với møc dù tÝnh tríc, lo¹i vËt liƯu che phđ míi hứa hẹn chất dẻo đà không đáp ứng đợc yêu cầu chuyên môn, với kết ngời mua đà phải chuyên trở trả lại công ty hàng toa đầy; đặc biệt tổn thất đà phát sinh chi phí nguyên vật liệu, thủ tục phơng tiện cân đo kiểm tra dự trữ không thích hợp Nguyên nhân Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01 Tiểu luận tổ chức quản lý Ông Eastman nhà lÃnh đạo tin tởng mạnh mẽ vào tổ chức vững vàng việc xếp hợp lý quan đầu nÃo Ông cảm thấy theo dõi đợc hoạt động cảu công ty công việc ngời chủ tịch giữ đợc liên hệ chặt chẽ với hoạt động chi nhánh phận cấp dới khác Ông đa định lớn cho công ty thơng lợng đặc biệt khoản mua tàu hợp đồng cho thuê nhợng lại khai thác dầu Sự thuyết phục mạnh mẽ ông ta nhà quản lý cấp cao phận chi nhánh cần phải điều hành hoạt động riêng đánh giá dựa báo cáo thu nhập cân đối hoạt động Khi mà thị trờng cổ phần đà có mối nghi ngại công ty, cổ phần công ty đà tăng tới 105$ vào 1972 giảm xuống 25$ vào năm 1974 Nhng ban quản lý tối cao không quan tâm lắm, họ chủ quan cho cổ phần thuộc ngành hoá chất công nghiệp đồng loạt giảm xuống cấu hiệu hoạt động công ty vấn đề Hä kh«ng cã sù theo dâi vỊ diƠn biÕn thay đổi tình hình kinh tế- xà hội Họ để xảy đình công gây tổn thất 11 triệu$ hay thay đổi nh điều khoản khai thác mỏ than quốc gia an toàn, thủ tục, đòi hỏi họ phải tuyển thêm thợ, Nghiêm trọng không việc sản phẩm: màng, mỏng kết cấu xây dựng dẻo đà không đảm bảo chất lợng gây tổn thất đến 10 triệu $ nhà máy đợc thiết kế kém, công tác vận hành tốn kém, chi phí phát sinh lớn, Tất kiểm tra, chỉnh đốn kịp thời cảu máy kiểm tra công ty Các vị phó chủ tịch phụ trách tài đặc quyền xem xét, báo cáo đợc thu thập ba quý lần 3.Giải pháp Với tổn thất nặng nề nh đà kể công ty phía Tây trớc hết phải thu hẹp sản xuất, chấn chỉnh cấu tổ chức, đặc biệt máy kiểm tra phải rà soát hơn, liên tục hơn, lúc, kịp thời ba tháng lần Có thể đa số giải pháp cụ thể nh sau: Giám sát nhng không nhằm mục đích kiểm soát mà nhằm hớng dẫn hoạt động nhân viên, tạo môi trờng làm việc thuận lợi Theo dõi nhằm phát khó khăn, vấn đề nảy sinh trình thực để kịp thời tìm phơng án giải Đánh giá việc thực Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01 Tiểu luận tổ chức quản lý mục tiêu, chất lợng kết công việc đơnn vị, cá nhân tổ chức, đồng thời xác định phơng hớng cải tiến thực thi Kết luận Trong lĩnh vực nào, ngành nghề công tác kiểm tra luôn đóng vai trß hÕt søc to lín, nã mang tÝnh chÊt qut định tới hiệu hoạt động tồn tổ chức Đặc biệt lĩnh vực kinh doanh, môi trờng hội nhập toàn cầu hoá ngày tổ chức, công ty phải đối mặt với nhiều hội thách thức Ai bắt kịp đợc với thay đổi đó, đáp ứng đợc đòi hỏi tồn môi trờng cạnh tranh khốc liệt, việc bớc hoàn thiện trình sản xuất, cao chất lợng sản phẩm dịch vụ yếu tố định Trong đó, công tác kiểm tra việc thực công việc nhiệm vụ đợc giao cách kịp thời, hiệu nhằm hạn chế vấn đề phát sinh, hoàn thành kế hoạch đề ra, thiếu tổ chức muốn tồn phát triển Có thể cán quản lý trực tiếp kiểm tra sử dụng máy hỗ trợ công tác kiểm tra cách hiệu Để có đợc điều cần phải có máy quản lý với cán quản lý với lực chuyên môn cao, giàu kinh nghiêm, có tinh thần trách nhiệm với hoạt động tổ chức để bớc nâng cao hiệu hoạt động, giúp cho tổ chức, công ty tồn ngày phát triển Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01 Tiểu luận tổ chức quản lý Danh sách tài liệu tham khảo 62 nguyên tắc quản lý NXB Lao động- xà hội 200 phơng pháp quản lý nhất- NXB Lao động- xà hội Tinh hoa quản lý NXB Lao động- xà hội Những vấn ®Ị cèt u qu¶n lý – NXB Khoa häc- kĩ thuật Những nguyên tắc công tác tổ chức- NXB Lao động- xà hội Mục lục Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01 Tiểu luận tổ chức quản lý Lời mở đầu PhÇn néi dung PhÇn 1: Tổng quan chung công tác kiểm tra tổ chức 1.Khái niệm vị trí nguyên tắc nguyên tắc quản lý 2.Tầm quan trọng mục đích kiểm tra tỉ chøc 2.1 T¸c dơng cđa kiĨm tra kÞp thêi .3 2.2 Hậu kiểm tra thiếu kịp thời .5 Phần 2: Liên hệ thực tÕ vỊ viƯc thiÕu kiĨm tra kÞp thêi dÉn tíi tổn thất nghiêm trọng công ty Dầu lửa phía Tây .7 1.Thực trạng 2.Nguyên nhân 3.Giải pháp KÕt luËn 10 Trần Thị Mỹ Hạnh 9A01