Trình bày về erp và thực trạng ứng dụng erp vào các doanh nghiệp nhập khẩu tại việt nam

Đề tài: Trình bày ERP thực trạng ứng dụng ERP vào doanh nghiệp nhập Việt Nam Viết mơ tả phân tích hệ thống thơng tin quản lý cho doanh nghiệp nhập ô tô PHẦN MỘT: ĐỀ CƯƠNG SƠ LƯỢC A LỜI MỞ ĐẦU B NỘI DUNG I Giới thiệu ERP Khái niệm Thành phần ERP II Những vấn đề triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp Ưu điểm nhược điểm hệ thống ERP a) Ưu điểm b) Nhược điểm Lợi ích khiển trai ERP a) Đối với thân doanh nghiệp b) Đối với nhà quản lý c) Đối với nhà phân tích – nhân viên Khó khăn ứng dụng ERP a) Nguồn nhân lực b) Công nghệ c) Chi phí III Ứng dụng ERP doanh nghiệp nhập Việt Nam 1.Thực trạng Nguyên nhân doanh nghiệp ngần ngại với hệ thống ERP 3.Các doanh nghiệp ứng dụng ERP a) Các doanh nghiệp triển khai thành công b) Các doanh nghiệp triển khai thất bại Sơ đồ mô tả hệ thống thông tin doanh nghiệp nhập ô tô C KẾT LUẬN PHẦN HAI: BÀI THẢO LUẬN A LỜI MỞ ĐẦU Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn lực trình sản xuất kinh doanh Với trợ giúp công nghệ thông tin, doanh nghiệp có cơng cụ hữu hiệu hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm ngày trở nên phổ biến thiết yếu với doanh nghiệp Một ứng dụng nhiều nhà quản trị quan tâm việc điều hành cơng ty có khơng doanh nghiệp đã, chuẩn bị triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Đây phương tiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất nguồn lực doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện tư liệu sản xuất ) Nhưng nhiều nguyên nhân, số doanh nghiệp chưa phát huy tác dụng vốn có hệ thống này, chí cịn gặp nhiều khó khăn Ngồi chức quản lý, ERP cịn đảm nhận ln nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật phù hợp theo yêu cầu nhà quản trị Cùng với đề tài mình, nhóm xin trình bày thực trạng ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp nhập Việt Nam B NỘI DUNG I Giới thiệu ERP Khái niệm Ý nghĩa E, R P thuật ngữ ERP E: Enterprise ( Doanh nghiệp ) R: Resource ( Tài nguyên ) P: Planing ( Hoạch định ) ERP thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hoá, để giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặt điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình Sơ đồ hệ thống ERP Thành phần ERP Hệ thống ERP thiết kế theo kiểu phân hệ Những phân hệ chức chia thích hợp với hoạt động kinh doanh chuyên biệt tài kế tốn, sản xuất phân phối Những phân hệ khác thêm vào hệ thống lõi a) Kế tốn tài Cung cấp cho doanh nghiệp tồn tranh tình hình tài minh cho phép kiểm sốt tịan giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thơng tin tính minh bạch báo cáo tài từ độ tăng hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp đóng sổ cuối kì nhanh hơn, định xác dựa số liệu tức hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp b) Quản lí mua hàng Gồm phân hệ thiết kế nhằm quản lí hiệu việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng phức tạp Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép doanh nghiệp quản lí u cầu mau sắm tịan doanh nghiệp, công tác mua sắm, quản lý lựa chọn nhà cung cấp c) Cung ứng Hỗ trợ quản lí tồn quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển trả lại hàng d) Quản lí bán hàng Cho phép quản lí quy trình bán hàng mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả thực hạn đơn hàng khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm chi phí bán hàng e) Quản lí sản xuất Giúp tối ưu hóa lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối Hỗ trợ mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete Manufacturing) mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing), giúp cải tiến kiểm sốt quy trình sản xuất tốt f) Quản trị nhân Các phân hệ Quản trị nhân giúp doanh nghiệp quản lý hiệu nguồn nhân lực mình, đồng thời cung cấp công cụ để gắn người lao động với mục tiêu tổ chức, hỗ trợ tất nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương… g) Quản lý dự án Hệ thống giúp cải tiến cơng tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù hợp cho người lien quan, từ doanh nghiệp điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu hóa việc dụng nguồn lực, định kịp thời h) Lập kế hoạch Bao gồm phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng kế hoạch sản xuất i) Báo Cáo Phân Tích Là ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằm đem lại thơng tin kịp thời, xác cho cấp lãnh đạo, cán quản lý vá tác nghiệp j) Quản lí bảo dưỡng Hỗ trợ doanh nghiệp chủ động việc lên kế hoạch thực tu, bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Cơng tác tu, bảo dưỡng thực tốt giúp tăng tuổi thọ tài sản, đãm bảo tính an tồn độ tin cậy cảu máy móc, thiết bị Ngoài phân hệ ERP trên, doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng) II Những vấn đề triển khai hệ thống ERP Trong vài năm trở lại đây, với phát triển công nghệ thông tin, ERP nhanh chóng trở thành giải pháp nhiều cơng ty đầu tư thích đáng lợi ích to lớn mà mang lại Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng cao hàng năm nhu cầu tăng cường lực quản lý có ERP điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cung ứng giải pháp Đây tranh chung nước phát triển với nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng Ưu điểm nhược điểm ERP a) Ưu điểm _ Tích hợp tồn ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào hệ thống nhất, tự động hố quy trình quản lý _ Việc triển khai thành công ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài b) Nhược điểm _ Chi phí đầu tư cho gói phần mềm hồn chỉnh cao: khoảng 15 triệu USD _ Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có lực, dám chấp nhận biết cách thay đổi Lợi ích triển khai ERP a) Đối với thân doanh nghiệp _ Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ công nghệ thông tin quản lý giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, đưa quy trình vào sản xuất – kinh doanh _ Tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp, song song với yếu tố nêu việc cung cấp sử dụng thông tin kịp thời, xác yếu tố quan trọng kinh tế đầy cạnh tranh _ Tạo khả hòa nhập với kinh tế giới, đặc biệt giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế _ Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin, giải pháp ERP chuẩn giới, cung cấp thơng tin tài rõ ràng ln tạo niềm tin cho đối tác nước ngoài/trong nước việc hợp tác làm ăn, cho nhà đầu tư chứng khoán doanh nghiệp _ Tạo tiền đề nâng cao khả cung cấp dịch vụ gia tăng Việc sử dụng thành tựu công nghệ thông tin quản lý giúp doanh nghiệp tăng khả thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả tiếp cận với thị trường khách hàng b) Đối với nhà quản lý _ Tăng cường khả quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng công cụ đại, mở rộng khả truy cập thông tin giúp cho nhà quản lý thực cơng việc cách nhanh chóng, thuận tiện dễ nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành _ Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực sản xuất kinh doanh _ Giải vấn đề tăng hiệu doanh nghiệp với chi phí khối lượng cơng việc phải thực c) Đối với nhà phân tích - nhân viên _ Phân tích đánh giá thơng tin xác, kịp thời thông qua hệ thống giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, định vv _ Thực tác nghiệp theo quy trình thống chuẩn hóa Giảm thiểu khối lượng cơng việc giấy tờ, tăng suất lao động _ Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc cơng việc _ Tăng cường khả làm việc nhóm, cá nhân quy trình cơng việc, theo phân cơng phối hợp nhịp nhàng cá nhân công việc cần thiết Khó khăn ứng dụng ERP 10 33 Thiếu nguồn lực dự án Thiếu nhân lực 38 Kinh phí thấp 19 Những thách thức triển khai ERP a) Nguồn nhân lực Khó khăn lớn bao trùm doanh nghiệp triển khai ERP vấn đề người Làm để nhân lực cơng ty hịa nhiệp với mơi trường mới, quy trình Đặc biệt, doanh nghiệp có đội ngũ lao động cao tuổi khó khăn tăng lên Thêm vào đó, q trình triển khai ERP địi hỏi cơng đoạn chạy thử, kiểm tra sau đưa vào áp dụng Vì vậy, công việc nhân viên tăng lên Nếu sách đãi ngộ khơng phù hợp dẫn đến tượng chống lại dự án b) Công nghệ Một khó khăn khơng phần quan trọng vấn đề cơng nghệ Cơng nghệ điều kiện để hoạt động ERP Theo đó, công nghệ bao gồm yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai Một nguyên tắc hệ thống ERP sở liệu tập trung, nghĩa sở liệu tập trung địa điểm Các phần mềm ERP tiên tiến sử dụng cơng nghệ web Điều đồng nghĩa với việc máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng phần mềm ERP mà cần sử dụng trình duyệt Internet Explorer Nescape Navigator truy cập vào chương trình sử dụng Chính vậy, việc triển khai cho cơng ty thành viên gặp khó khăn hệ thống mạng máy tính khơng đồng c) Chi phí Việc đầu tư hệ thống ERP khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, sở hạ tầng, truyền thơng (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí quyền (gồm việc mua cho máy tính, máy chủ, phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường hệ quản trị liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP Ngồi ra, doanh nghiệp phải trả số chi phí chi phí tư vấn ban đầu thuê tư vấn hệ thống riêng, chi phí đào tạo phát sinh có thay đổi nhân q trình triển khai, chi phí phát sinh thêm q trình vận hành Chi phí ERP thơng thường lớn Chi phí thường dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP chi phí dự án sản phẩm ERP Đối với doanh nghiệp có quy mơ trung bình việc vận dụng ERP việc khó thực Điều tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp giai đoạn đầu Tên Phần mềm ERP Giá trị trung bình SAP 400.000 - triệu Oracle 100.000 – 500.000 Scala 7.000 – 200.000 Exact 50.000 – 100.000 AZ 70.000 Pythis 30.000 Fast 25.000 EFFECT 8.000 – 50.000 VIAMI 2.000 – 30.000 Vietsoft 6.000 – 40.000 Giá trị trung bình dự án ERP Việt Nam ( đơn vị: USD ) III Ứng dụng ERP doanh nghiệp nhập Việt Nam 1.Thực trạng Đa số doanh nghiệp Việt Nam vay vốn quen với cách quản lý thủ công theo quy trình cục Chúng ta chưa quen với tiêu chuẩn quản lý đồng giới Bên cạnh đó, "rẻ, liệu cơm gắp mắm” tư tưởng chi phối bàn ERP Trong tổng số 100 doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP có khoảng 30 doanh nghiệp có hoạt dộng liên quan đến nhập hàng hóa dịch vụ , đa phần nhập nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh, có khoảng 10 doanh nghiệp chuyên nhập khẩu, kể đến như: Toyota Việt Nam, Unilever Việt Nam, P&G, Euro Window, Panasonic Việt Nam, Canon Việt Nam, Cơng ty TNHH Ơ tơ Thế giới( World Auto)…Điều chứng tỏ ERP chưa thực doanh nghiệp Việt Nam đánh giá cao nhận thức hết tầm quan trọng Trong lĩnh vực nhập , ERP chưa coi trọng tình trạng ứng dụng thấp Oracle Fast Exact Vietsoft Scala EFFECT AZ Pythis VIAMI SAP 10 28 5 15 14 Khác Số lượng dự án ERP triển khai Việt Nam từ 2004 đến Biểu đồ thể số lượng dự án ERP triển khai Việt Nam từ 2004 đến Biểu đồ tính dự án triển khai ERP đầy đủ gần đầy đủ phân hệ Các dự án triển khai phần kế toán, nhân sự, dự án ERP triển khai cho khối ngân hàng, tài khơng nằm thống kê Nguyên nhân doanh nghiệp ngần ngại với hệ thống ERP Rất nhiều câu hỏi thể băn khoăn doanh nghiệp trước ngưỡng cửa “tin học hố quản lý doanh nghiệp”, mà cụ thể có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và triển khai phải lựa chọn giải pháp nào? Một doanh nghiệp chưa hiểu chất hệ thống ERP, doanh nghiệp trang bị hệ thống ERP doanh nghiệp chưa thể định việc triển khai ERP Rất nhiều doanh nghiệp mơ hồ “cần phải tin học hóa doanh nghiệp”, trước trào lưu hội nhập gia nhập WTO sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý việc “mua phần mềm ERP nhanh tốt” Nhưng ERP thực hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng khơng dễ hiểu nhanh định triển khai Thực tế, doanh nghiệp Việt Nam có nhu cầu dịch vụ tư vấn nhiều so với việc triển khai hệ thống ERP Tuy nhiên, “cung” thấp nhiều so với “cầu” khơng có nhiều cơng ty hoạt động chuyên nghiệp lĩnh vực tư vấn Tuy vậy, doanh nghiệp tham khảo tư vấn trực tiếp từ cơng ty cung cấp giải pháp ERP Một điều làm cho doanh nghiệp băn khoăn Việt Nam chưa có nhiều doanh nghiệp triển khai thành công ERP để doanh nghiệp khác lấy làm “gương” “noi theo” Họ nghe ERP “rất phức tạp” có nhiều dự án triển khai ERP thất bại thành cơng Vì thời điểm nay, doanh nghiệp Việt Nam định tiến hành triển khai ERP doanh nghiệp thực tiên phong “dũng cảm” Điều xảy với PM kế toán trước Và doanh nghiệp tiên phong việc áp dụng PM kế tốn doanh nghiệp thành cơng Các doanh nghiệp nhập ứng dụng ERP a) Các doanh nghiệp ứng dụng thành công * Triển khai ERP Tổng Công ty Lương thực miền Nam Tổng công ty Lương Thực Miền Nam (TCT) doanh nghiệp nhà nước hoạt động xuất nhập lương thực, gồm nhiều công ty thành viên Vài năm trở lại TCT định hướng xếp lại theo mơ hình cơng ty mẹ - Vấn đề phải xây dựng hệ thống tin học tổng thể quản lý doanh nghiệp để quản lý đạo từ tổng công ty đến công ty thành viên nào? Ý tưởng triển khai ERP xuất phát từ Sau khoảng tháng lựa chọn sản phẩm ngoại nhập hay sản phẩm nội địa sản phẩm nội địa với nhau, Tổng công ty Lương thực miền nam định lựa chọn sản phẩm EFFECT-ERP để trang bị cho đơn vị hạch tốn phụ thuộc khả mà không phần mềm khác có EFFECT-ERP "Lập trình chạy ngay" Q trình lựa chọn ERP TCT kéo dài tháng, gồm thu thập thông tin, tài liệu ERP từ nhà cung cấp; mời đơn vị đến giới thiệu, demo, mời chào giá cạnh tranh Từ đơn vị đăng tuyển, TCT chọn giải pháp ERP cơng ty PM Effect Phân hệ tài kế toán ưu tiên cài đặt trước, phân hệ bổ sung khác cài đặt theo yêu cầu phát triển đặc thù đơn vị thành viên theo ngun tắc khơng phá hủy tính thống tồn vẹn số liệu Trên sở ERP triển khai phịng tài kế tốn TCT với đơn vị thành viên khác Từ tháng 10/2004, hệ thống bắt đầu triển khai theo trình tự: hướng dẫn cho nhân viên kế tốn; khảo sát đơn vị đầu tư bổ sung phần cứng; cài đặt, tùy biến chức theo đặc thù đơn vị; nhập liệu song song với hệ thống dùng TCT lựa chọn ERP "nội" tin tưởng vào khả làm phần mềm doanh nghiệp Ngoài ra, mức độ ổn định doanh nghiệp tổ chức quy trình cịn nhiều bất cập nên việc áp dụng giải pháp cơng nghệ thật đại với chi phí lớn khơng phù hợp Trong đó, doanh nghiệp phần mềm Việt Nam có điều kiện am hiểu tình hình hoạt động nước nên có khả chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp ứng dụng * Triển khai ERP Công ty Phúc Anh Công ty Phúc Anh Doanh nghiệp chuyên Nhập Phân phối Nhân Sâm Hàn quốc - Phúc Anh bước xây dựng uy tín thị trường tự hào cam kết Nhập Cung cấp sản phẩm Nhân Sâm hàng đầu với giá hợp lý Ngày 01 tháng 08 năm 2010, Công ty Phúc Anh thức đưa phần mềm Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp AMOS (ERP) Công ty VietSoftware vào sử dụng Văn phòng cửa hàng bán lẻ Cơng ty Thành phố Hồ Chí Minh AMOS giải pháp ứng dụng phần mềm tiêu biểu nghành phân phối kinh doanh chuỗi bán lẻ dành cho doanh nghiệp, tập đoàn kinh doanh thương mại Công ty Phúc Anh Theo hợp đồng ký kết, thời gian tháng, VietSoftware hoàn thành triển khai đưa phần mềm AMOS vào sử dụng văn phịng cửa hàng bán lẻ Cơng ty Phúc Anh Thành phố Hồ Chí Minh Ông Trần Lương Sơn, Chủ tịch hội đồng quản trị, kiêm Tổng Giám đốc Công ty cổ phần phần mềm Việt(VietSoftware) cho biết AMOS VietSoftware xây dựng, phát triển từ năm 2003 tàng phần mềm Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP) Mỹ, áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất, thương mại dịch vụ theo mơ hình Cơng ty, Tập đồn Phần mềm AMOS bao gồm phân hệ chức như: Quản lý bán hàng (bán lẻ bán sỉ) ; Quản lý mua hàng; Quản lý kho; Quản lý tốn,cơng nợ; Kế tốn tài ; Quản lý quan hệ khách hàng; Quản lý nhân sự, tiền lương; Quản lý sản xuất Ông Trần Lương Sơn nhấn mạnh, AMOS hệ thống mở, cho phép phát triển, bổ sung, chỉnh sửa thêm qui trình, chức nghiệp vụ đặc thù doanh nghiệp người sử dụng yêu cầu Bà Ngô Thị Thu Hương, Tổng Giám đốc Công ty Phúc Anh, cho biết, trước Công ty triển khai áp dụng số phần mềm cho cơng tác quản lý kinh doanh chưa đáp ứng mong muốn Sau thời gian tìm hiểu chạy thử phần mềm AMOS, tham khảo số doanh nghiệp có mơ hình kinh doanh tương tự Công ty Phúc Anh mà triển khai sử dụng thành công phần mềm Công ty Cổ phần Danco, Công ty UMA, Công ty Cổ phần Quốc tế LCC Chúng định đầu tư, triển khai phần mềm toàn hệ thống phân phối chuỗi bán lẻ Cơng ty Phúc Anh Việc ứng dụng chương trình quản lý ERP đại góp phần nâng cao hoạt động quản lý, quy trình kinh doanh, dịch vụ hậu theo tiêu chuẩn quốc tế Giúp hoàn thiện máy vận hành, từ nâng cao chất lượng phục vụ chăm sóc khách hàng Phúc Anh ngày tốt * Triển khai ERP công ty xuất nhập Thủy hải sản Minh Phú Minh Phú nhà chế biến - xuất nhập thủy hải sản hàng đầu Việt Nam có trụ sở đặt Cà Mau Tổng số nhân viên Công ty 6.000 người, với công ty thành viên Minh Phú lên sàn chứng khoán từ năm 2006 Hiện Minh Phú xây dựng nhà máy sản xuất với quy mô lớn đặt Hậu Giang, dự án vào hoạt động thu hút thêm khoảng 10.000 nhân công Cuối tháng 2-2010, văn phịng FAST Tp Hồ Chí Minh ký kết hợp đồng với Cty XNK Thủy Hải Sản Minh Phú nhằm triển khai hệ thống ERP Fast Business cho công ty thuộc tổng công ty Minh Phú Công ty Minh Phú khách hàng FAST từ năm 2003, sử dụng sản phẩm Fast Accounting Qua thời gian năm sử dụng Fast Accounting hỗ trợ nhiều cơng tác kế tốn Minh Phú, đặc biệt giúp cho Minh Phú đưa số liệu vụ kiện DOC (Bộ Thương Mại Mỹ) cáo buộc doanh nghiệp Việt Nam bán phá giá hàng thủy hải sản thị trường Mỹ Với thời gian, phát triển ngày lớn mạnh buộc Minh Phú phải tìm đến hệ thống quản lý tồn diện Sau tìm hiểu cân nhắc nhà cung cấp khác Minh Phú lựa chọn FAST với giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp Fast Business với phân hệ thu mua nguyên liệu, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý tài kế tốn, quản lý thiết bị, thống kê phân xưởng, tính tốn tối ưu việc thực đơn hàng dựa vào nguyên liệu đầu vào, quản lý nhân - tính lương… Fast Business triển khai cho công ty Cà Mau, công ty Kiên Giang công ty Ninh Thuận Do ngành hải sản đơng lạnh xuất có nhiều đặc thù riêng qui trình thu mua nguyên liệu đầu vào, quy trình bán hàng xuất khẩu, quy trình sản xuất với nhiều cơng đoạn nhỏ nên Minh Phú cịn có cơng ty tơm giống, công ty nuôi tôm, công ty chế phẩm sinh học (Bio) với nhiều đặc thù nên hai bên phối hợp thực chỉnh sửa bổ sung nhằm có giải pháp phù hợp với đặc thù Ông Khánh – giám đốc FAST cho biết: “FAST đặt mục tiêu trở thành “Đối tác lâu dài, tin cậy” khách hàng Khi đạt mục tiêu khách hàng khơng chi phí liên quan đến lựa chọn chuyển đổi đối tác Việc hiểu biết rõ nghiệp vụ quy trình làm việc, quan hệ thân thiện, tin cậy bên giúp cho giải vấn đề khách hàng cách nhanh chóng, hiệu vui vẻ Những điều đặc biệt quan trọng hoạt động tác nghiệp điều hành dựa tảng công nghệ thông tin Để đạt mục tiêu nêu FAST theo chiến lược “Giải pháp phù hợp – Dịch vụ chu đáo” – phát triển giải pháp khác theo quy mô đặc thù ngành nghề doanh nghiệp, hỗ trợ chăm sóc khách hàng cách “chu đáo” Việc Minh Phú trước lựa chọn FAST tìm kiếm phần mềm kế toán tiếp tục lựa chọn FAST có nhu cầu giải pháp quản trị tồn diện doanh nghiệp (ERP) kết nỗ lực FAST chuỗi giá trị - phát triển sản phẩm, tư vấn ứng dụng, chăm sóc hỗ trợ khách hàng trình sử dụng để thực mục tiêu đặt ra” b) Các doanh nghiệp ứng dụng thất bại * Kinh nghiệm triển khai ERP SAVIMEX Savimex công ty Cổ Phần Hợp Tác Kinh Tế Xuất Nhập Khẩu gồm thành viên văn phòng với 28 phòng, ban 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất đồ gỗ xuất kinh doanh địa ốc, tổng doanh thu năm đạt 300 tỷ đồng Từ 1997, Savimex triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điều hành khai thác nguồn lực cho hiệu Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003, Savimex mời đơn vị ngồi nướctriển khai ERP, chi phí tổng cộng tỷ đồng thất bại Nguyên nhân thất bại lực lượng triển khai mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát DN ngắn, trọng đầu tư thiết bị, thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể; nể, chiều theo ý DN chuyên gia tư vấn q trình phân tích… Ngồi ra, qui trình triển khai ERP lại gặp phản đối từ đơn vị sở họ buộc phải thay đổi hàng loạt qui trình làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu cách làm cũ Bốn lần thất bại Savimex đưa đến học: Đầu tư ERP áp đặt quy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế Chính thế, Savimex chọn gói ERP Oracle (được soạn phù hợp với doanh nghiệp vừa lớn khu vực Đông Nam Á) Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai module (tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng nhà máy Savimex Đồng thời, Savimex tâm thực cải tiến quản lý doanh nghiệp theo ERP Từ tháng 2/2004, cơng ty tổ chức nhiều họp phân tích qui định bắt buộc thực từ cấp lãnh đạo, trưởng phòng xuống đơn vị sở nhằm thay đổi từ phong cách quản lý đến nhận thức người Ba tháng đầu triển khai gây xáo trộn hoạt động khác biệt qui trình cũ Là đơn vị có niêm yết thị trường chứng khoán nên để đảm bảo hoạt động, Savimex phải thực lúc hệ thống quản lý để đối chiếu, đề phòng trục trặc số liệu Khối lượng công việc tăng, công ty tiền bồi dưỡng làm cho nhân viên Đây giai đoạn khó khăn Savimex Công việc tải Áp lực lên cấp lãnh đạo ngày nhiều Khó khăn giải tỏa sau kết xuất theo ERP giống với kết tính thủ cơng Hai tháng sau đó, Savimex chấm dứt quản lý thủ công phận mua hàng, bán hàng quản lý tồn kho Hiệu trước mắt ứng dụng ERP thơng tin tình hình sản xuất kinh doanh, khoản công nợ, tiến độ hợp đồng mua, bán hàng, nhu cầu vật tư thực tế, giá thành sản phẩm… cập nhật nhanh chóng Mô tả hệ thống thông tin doanh nghiệp nhập tơ a) Mơ tả tốn quản lý hoạt động doanh nghiệp nhập ô tô _ Công ty nhập phân phối ô tô thị trường ô tô Việt Nam Công ty bán trực tiếp cho khách lẻ qua showroom bán bn cho đại lý Có hai loại đại lý thức đại lý khơng thức Đại lý thức khách hàng thường xuyên có quản lý, chăm sóc thường xun cơng ty Đại lý khơng thức khách hàng mua buôn không thường xuyên, thường đại lý khơng có hết loại hàng mà khách u cầu có giao dịch với cơng ty, đại lý họ chiết khấu nhiều so với đại lý thức _ Đối với ô tô nhập công ty để bán, sản phẩm hãng đăng ký phân phối độc quyền Việt Nam cơng ty khác, khơng thể nhập trực tiếp sản phẩm từ nhà sản xuất mà nhập sản phẩm từ hai nguồn: đại lý phân phối độc quyền, nhà phân phối nước thứ ba Ngược lại, sản phẩm chưa đăng ký phân phối độc quyền nhập trực tiếp từ nhà sản xuất nhập từ đại lý khác có sản phẩm (cả thức khơng thức) _ Khi có u cầu mua ô tô từ khách lẻ, đại lý không thức yêu cầu nhập hàng từ đại lý thức, phận quản lý tiến hành kiểm tra kho lượng chủng loại tơ có Nếu khách lẻ, đại lý khơng thức khơng đủ khả tốn (khơng đặt cọc) chủng loại u cầu chưa sản xuất từ chối yêu cầu Nếu hàng kho không đủ số lượng (nhưng xuất thị trường) liên hệ tìm hàng từ ba nguồn bản: nhà sản xuất (nhà xuất khẩu), nhà phân phối độc quyền, cơng ty đại lý khác có liên kết (tức thức khơng thức) Ngược lại, phận quản lý viết phiếu xuất hàng cho khách đại lý đồng thời lưu lại viết phiếu ghi nợ cho đại lý, đồng thời ghi hóa đơn tốn cho khách hàng với 10% VAT _ Khi cơng ty có nhu cầu nhập ô tô từ nhà xuất nước ngoài, phận quản lý tiến hành kiểm tra chất lượng hàng Nếu tốt làm thủ tục thông quan cho lô hàng hải quan làm phiếu nhập hàng, chuyển cho ngân hàng đại diện mà công ty mở L/C để làm thủ tục toán cho nhà xuất Ngân hàng tốn hộ cơng ty, tức cho công ty vay nợ, sau công ty bán hàng trả nợ ngân hàng Công ty lưu phiếu nhập hàng chuyển hàng vào kho _ Hàng tháng, đại lý gửi danh mục ô tô bán cho phận thống kê để thống kê lại số ô tô bán thu tiền từ đại lý sau đại lý tự chiết khấu b) Biểu đồ mô tả _ Trong phận quản trị quan hệ khách hàng: Doanh nghiệp quản lý vấn đề sau: + Hồ sơ khách hàng + Hỗ trợ khách hàng + Quy trình bán hàng _ Trong phận quản trị nhân sự: Doanh nghiệp quản lý vấn đề sau: + Các quy định pháp luật việc làm + Quản lý nguồn nhân doanh nghiệp + Quản lý hệ thống tổ chức nhân doanh nghiệp _ Trong phận quản lý chuỗi cung ứng: Doanh nghiệp quản lý vấn đề sau: + Quản lý vấn đề thương hiệu/đại lý + Quản lý chi nhánh + Quản trị vấn đề hậu cần _ Trong quy trình bán hàng, doanh nghiệp triển khai hoạt động theo bước sau: + Doanh nghiệp chịu trách nhiệm báo giá sản phẩm cho khách hàng + Khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng đến doanh nghiệp, doanh nghiệp xem xét yêu cầu khách hàng vận chuyển sản phẩm cho khách hàng + Doanh nghiệp gửi hóa đơn tốn cho khách hàng Khách hàng nhận hóa đơn tốn cho doanh nghiệp _ Trong công tác kiểm kê kho, doanh nghiệp triển khai hoạt động theo bước sau: + Kiểm tra công tác xuất hàng nhập hàng kho + Vận chuyển hàng hóa kho, thống kê hàng hóa _ Trong quy trình nhập hàng, doanh nghiệp triển khai hoạt động theo bước sau: + Yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp + Đặt hàng từ nhà cung cấp vận chuyển sản phẩm vào kho + Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp tốn hình thức chuyển khoản _ Trong cơng tác thống kê/ báo cáo, doanh nghiệp triển khai hoạt động khai thác liệu kho liệu, qua tiến hành lập báo cáo/thống kê _ Trong công tác quản lý công nghệ thông tin, doanh nghiệp triển khai hoạt động : quản lý tài sản, theo dõi hồ sơ quản lý tệp tin người sử dụng C KẾT LUẬN Qua phân tích, hiểu sâu sắc hệ thống ERP quản lý doanh nghiệp việc vận dụng cách để mang lại hiểu Qua cần nhìn nhận yếu mà doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ có biện pháp khắc phục để theo kịp với thời đại công nghệ thông tin Một học rút việc vận dụng ERP vào quản lý chuyện sớm chiều mà nên vận dụng cách hợp lý cho loại hình doanh nghiệp, tùy vào hồn cảnh cụ thể mà doanh nghiệp có chiến lược bước hợp lý Cụ thể việc ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến “nguồn lực” thành “tài nguyên” Quá trình đòi hỏi hợp tác chặt chẽ doanh nghiệp nhà tư vấn Đây giai đoạn "chuẩn hóa liệu" Giai đoạn định thành bại việc triển khai hệ thống ERP Do cần phải thận trọng đưa kế hoạch thực để lập lại “vết xe đổ” “ ngày hôm trước” để phát huy hệ thống với tính chất ưu việt TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu tham khảo: 1)Enterprise Resource Planning (ERP): The Dynamics of Management_Abraham Shtub 2) ERP A-Z Implementer’s Guide for success_Travis Anderegg Các trang web tham khảo: http://www.itjsc.com.vn http://www.fast.com.vn http://erpvietnam.wordpress.com http://www.doanhnhan360.com http://eac.vn http://pcworld.com.vn http://www.misa.com.vn http://www.1vs.vn http://www.erpsolution.com http://www.erpwire.com