(Tiểu luận) đề tài ứng dụng erp vào quá trình quản lý công ty kinh doanh mặt hàng làm từ sữa

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO MÔN HỌC HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG ERP VÀO Q TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TY KINH DOANH MẶT HÀNG LÀM TỪ SỮA GVHD: ThS Huỳnh Đức Huy Tên Nhóm: Nhóm Tên thành viên: Lê Đức Hậu 20520493 Nguyễn Như Nguyên Ngọc 20520255 Lê Hà Gia Bảo 20520141 Nguyễn Thị Mỹ Duyên 20521254 Nguyễn Thị Linh Nhâm 20520644 Thành phố Hồ Chí Minh, 10 tháng 12 năm 2022 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy cô giảng viên Trường Đại học Công nghệ thông tin – Đại học Quốc gia TP HCM nói chung quý thầy khoa Hệ thống Thơng tin nói riêng, giúp cho nhóm chúng em có kiến thức làm tảng để thực đề tài Đặc biệt, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo – ThS Huỳnh Đức Huy, người hướng dẫn cho em suốt thời gian làm đề tài Thầy trực tiếp hướng dẫn tận tình, sửa chữa đóng góp nhiều ý kiến quý báu giúp nhóm chúng em hồn thành tốt báo cáo mơn học Trong thời gian học đề tài, nhóm chúng em vận dụng kiến thức tảng tích lũy đồng thời kết hợp với việc học hỏi nghiên cứu kiến thức từ thầy cô, bạn bè nhiều nguồn tài liệu tham khảo, để hoàn thành báo cáo đồ án tốt Tuy nhiên, kiến thức chun mơn cịn hạn chế thân thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên nội dung báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận góp ý, bảo thêm q thầy nhằm hồn thiện kiến thức để nhóm chúng em dùng làm hành trang thực tiếp đề tài khác tương lai việc học tập làm việc sau Một lần xin gửi đến thầy cô, bạn bè lời cảm ơn chân thành tốt đẹp nhất! Thành phố Hồ Chí Minh, 10 tháng 12 năm 2022 Nhóm sinh viên thực Chương 2: NỘI DUNG BÁO CÁO GIỚI THIỆU Tài liệu báo cáo cho đồ án môn học “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” với đề tài “Ứng dụng ERP q trình quản lý cơng ty kinh doanh mặt hàng làm từ sữa VHmilk – VietHealthy milk” thực ứng dụng Odoo 1.1 Từ ngữ viết tắt thuật ngữ: Từ viết tắt Diễn giải KH Khách hàng NCC Nhà cung cấp ERP Enterprise Resource Planning BPMN Business Process Model and Notation 1.2 Tài liệu tham khảo: STT Tên tài liệu Mô tả https://www.odoo.com/slides Tài liệu hướng dẫn Odoo https://camunda.com/download/ Link tải phần mềm vẽ BPMN modeler/ https://bom.to/7Tcziz 1.3 Slide tài liệu ERP Tổng quan dự án ERP VHmilk công ty chuyên phân phối mặt hàng làm từ sữa bao gồm nhiều thể loại phù hợp với lứa tuổi Hiện triển khai nghiệp vụ doanh nghiệp hệ thống Odoo 1.4 Phạm vi, mục tiêu dự án Mục tiêu dự án: ▪ Hướng tới triển khai nghiệp vụ doanh nghiệp hệ thống cụ thể, hệ thống ERP ▪ Hiểu cách hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp Phạm vi dự án: ▪ Hệ thống ERP ▪ Các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng làm từ sữa (Công ty VHmilk) 1.5 Các bên liên quan nhân ST Họ Tên MSSV Liên lạc T Lê Đức Hậu Nguyễn Như Nguyên 20520493 20520255 Email: 20520493@gm.uit.edu.vn Email: 20520255@gm.uit.edu.vn Ngọc Nguyễn Thị Mỹ 20521254 Email: 20521254@gm.uit.edu.vn Duyên Lê Hà Gia Bảo Nguyễn Thị 20520141 Linh 20520644 Email: 20520141@gm.uit.edu.vn Email: 20520644@gm.uit.edu.vn Nhâm 1.1Bảng phân công công việc Tên thành viên Lê Đức Hậu MSSV 20520493 Nội dung công việc - Phân chia cơng việc - Tìm hiểu, xây dựng, mơ tả quy trình mua - bán hàng Nguyễn Nguyên Ngọc Nguyễn Thị Duyên Như 20520255 Mỹ 20521254 - Tổng hợp file báo cáo - Tìm hiểu, xây dựng, - Làm file báo cáo Tìm hiểu, xây dựng, mơ tả, vẽ BPMN quy trình bán hàng kho vận Lê Hà Gia Bảo 20520141 Tìm hiểu, xây dựng, mơ tả, vẽ BPMN quy Nguyễn Thị Linh trình mua hàng sản xuất 20520644 Tìm hiểu, xây dựng, mơ tả, vẽ BPMN quy Nhâm trình CRM kế tốn LÝ THUYẾT TỔNG QUAN 2.1 Giới thiệu ERP 2.1.1 Đặc điểm Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R P thể trọn vẹn ý nghĩa giải pháp quản trị doanh nghiệp R: Resource (Tài nguyên): Trong kinh doanh, resource nguồn lực nói chung bao gồm tài chính, nhân lực cơng nghệ Tuy nhiên, ERP, resource cịn có nghĩa tài nguyên Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị cơng ty địi hỏi phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể phải: - Làm cho phịng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty - Hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực phận cho phận ln có phối hợp nhịp nhàng - Thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao - Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, phải trải qua thời kỳ “lột xác”, nghĩa cần thay đổi văn hóa kinh doanh bên ngồi cơng ty P: Planning (Hoạch định): Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch sao? Trước hết, ERP tính tốn dự báo khả phát sinh q trình điều hành sản xuất/kinh doanh công ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính tốn xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, suất, khả cung ứng… Cách làm cho phép công ty ln có đủ vật tư sản xuất, mà khơng để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn Hệ thống giải pháp ERP cịn cơng cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch cho nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn hoạch định sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, hỗ trợ tính tốn phương án mua ngun liệu, tính mơ hình sản xuất tối ưu… Đây biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo mối liên kết văn phịng cơng ty – đơn vị thành viên, phịng ban – phòng ban nội phòng ban, hình thành nên quy trình xử lý nghiệp vụ mà nhân viên công ty phải tuân theo Triển khai ERP q trình tin học hóa tồn diện hoạt động doanh nghiệp dựa quy trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ thực quy trình xử lý cách tự động hoá, giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch 2.1.2 Tác động ERP doanh nghiệp ● Hồn thành cơng việc Theo dõi nhanh từ sản xuất đến người dùng cuối lợi chung hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Ví dụ, hãng máy tính Dell sử dụng hệ thống đặt hàng trực tuyến cho các máy tính tùy chỉnh Sử dụng ERP, khách hàng đặt đơn hàng tốn cho mặt hàng, sau đơn hàng chuyển sang sản xuất lập tực, nơi mà máy tính lắp ráp giao hàng Đây chuyền liền mạch giống đường ray gồm cá nhân hệ thống đặt hàng mà tất phịng ban có quyền truy cập ● Rào cản giao tiếp Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phá vỡ rào cản truyền thống phịng ban tổ chức Ví dụ, phòng bán hàng tổ chức thu nhỏ, mua hàng khác giao hàng nhận hàng bên thứ ba Bằng việc sử dụng phần mềm chung, rào cản giao tiếp phân phối sản phẩm bị loại bỏ Mỗi tiểu mục tổ chức hoạt động tập thể với ngôn ngữ chung ERP ● Chi phí nguồn lực Một ảnh hưởng cuối ERP hầu hết tổ chức suy giảm rịng chi phí nguồn lực sử dụng, chi phí quản lý liệu sử dụng để làm cho công ty hoạt động Với hệ thống quản lý nhất, có thực hành quản lý cụ thể phải trì, kỹ thuật viên máy tính trì tất phần mềm cơng ty mà khơng cần phải đào tạo gói phần mềm khác Ngoài ra, mức tiêu thụ điện giảm hệ thống ERP thường dựa máy chủ chí trì từ bên ngồi bên thứ ba 2.1.3 Tóm lược Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (hoặc ERP) ứng dụng máy tính có hai đặc điểm quan trọng: tích hợp liệu hỗ trợ cho quy trình thực hành tốt ERP khái niệm trưởng thành: bốn mươi năm Hệ thống ERP nhiều tổ chức triển khai, ban đầu chủ yếu công ty đa quốc gia lớn, sau tổ chức phủ ngày doanh nghiệp vừa nhỏ Các tổ chức triển khai ERP hy vọng đặc tính tích hợp liệu cải thiện chất lượng định họ tăng hiệu họ Bằng cách sử dụng quy trình hỗ trợ ERP, tổ chức muốn tăng tốc quy trình họ cải thiện chất lượng quy trình Bằng cách này, họ hy vọng ERP cải thiện hài lòng khách hàng đồng thời giảm nhu cầu vốn lưu động Trong thực tế, ERP đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu lớn việc triển khai ERP cần có thời gian đáng kể 2.2 Giới thiệu tảng triển khai (Odoo) Odoo phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source), nghĩa khả tùy chỉnh phát triển tính phần mềm vơ hạn Cụ thể hơn, ngồi phân hệ hay module Odoo POS, CRM, quản lý kho, quản lý nhân sự, … Odoo cho phép bạn hoàn toàn chỉnh sửa hay thêm bớt tính tạo phân hệ mà bạn mong muốn Ngồi ra, Odoo cịn cung cấp tính bảo mật cho cộng đồng cơng nghệ kinh doanh phát triển phần mềm toàn giới Phần mềm Odoo ERP có kho hệ thống đa dạng hỗ trợ phận trọng công ty từ kế tốn, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng, quản lý nhà kho, nguyên liệu sản xuất 2.3 Mơ tả tốn ứng dụng ERP Thị trường sữa Việt Nam thị trường đầy tiềm với tỷ lệ hộ gia đình có trẻ em cao khu vực Đông Nam Á Tuy nhiên, thực khốc liệt với mức độ cạnh tranh ngày tăng cao Bạn nhìn thấy cửa hàng phân phối sữa lớn nhỏ đâu Trung tâm, sở lớn đường lớn, tiệm nhỏ, tiệm vừa đường nhỏ hay hẻm nhỏ Ngay cửa hàng tạp hóa bán lẻ thấy đa dạng mặt hàng làm từ sữa Khi cạnh tranh gia tăng cơng ty/ cửa hàng phải tối ưu hoạt động Khơng gia tăng chương trình ưu đãi để thúc đẩy việc bán hàng mà để đáp ứng sôi động thị trường Khi cạnh tranh gia tăng nhà bán lẻ/ doanh nghiệp phân phối sữa phải tối ưu hoạt động Áp dụng phần mềm vào hoạt động sản xuất kinh doanh giải pháp công ty/cửa hàng áp dụng Công ty VHmilk phân phối sản phẩm thông qua đại diện bán hàng các công ty môi giới khác, phần lớn đến nhà phân phối hàng hóa, chuỗi cửa hàng tạp hóa, người thương gia mua hàng với số lượng lớn, chuỗi cửa hàng, công ty bán hàng tự động, câu lạc bán buôn, cửa hàng tiện lợi, … Vấn đề việc xử lý đơn đặt hàng chuỗi cung ứng dẫn đến sụt giảm doanh thu công ty Sự quản lý công ty phần lớn dựa vào đối tác nhà phân phối xử lý vấn đề theo cách truyền thống Điều dẫn đến việc không quản lý quy mô tổng quan cơng ty chi phí lợi nhuận Do đó, đơn vị hoạt động lĩnh vực có đặc thù quản lý riêng, quy trình vận hành khác biệt nghiệp vụ so với doanh nghiệp khác, sản xuất sản phẩm khác Vậy nên cần áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG 3.1 Quy trình mua hàng 3.1.1 BPMN Quy trình 3.1 Quy trình mua hàng 3.1.2 Đặc tả STT Đối Tượng Thực Hiện Hành Động Diễn Giải Bộ phận mua hàng Lập yêu cầu báo giá Bộ phận mua hàng tổng hợp yêu cầu mua hàng từ RFQ Bộ phận mua hàng Gửi Mail đến nhà cung cấp Gửi mail báo giá đến cho nhà cung cấp Nhà cung cấp Tiếp nhận gửi lại yêu cầu báo giá Khi nhận mail yêu cầu báo giá tiến hành xác nhận gửi lại yêu cầu Bộ phận mua hàng Nhận báo giá xem xét Bộ phận mua hàng Lập đơn mua hàng Sau tìm nhà cung cấp, phận mua hàng tiến hành xác nhận lập đơn mua hàng Nhà cung cấp Tiếp nhận đơn mua hàng Tiếp nhân đơn mua hàng Nhà cung cấp Gửi hàng Sau tiếp nhận đơn mua hàng tiến hành gửi hàng Sau nhận báo giá từ nhà cung cấp, phòng mua hàng tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí điều kiện quy định sẵn để lựa chọn nhà cung cấp cuối 8 Bộ phận mua hàng Xác nhận đơn hàng Bộ phận mua hàng xác nhận đơn hàng xem có đủ số lượng hay mẫu mã hay không Bộ phận kho Nhận hàng Tiến hành nhận hàng 10 Bộ phận mua hàng Tạo hóa đơn Tạo hóa đơn toán cho nhà cung cấp toán 11 Bộ phận kế toán Ghi nhận toán Tiến hành ghi nhận toán 3.1.3 Minh họa Tạo yêu cầu báo giá: Bước 1: Vào menu Mua hàng Bước 2: Click vào nút Tạo để tạo yêu cầu báo giá Bước 3: Bước 4: