Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty liên doanh cơ khí xây dựng

Lời nói đầu Trong kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển điều kiện cần thiết nh: Vốn kinh doanh, chiến lợc kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức máy quản lí phù hợp với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó điều kiện đủ định thành công doanh nghiệp thơng trờng Do cấu tổ chức máy quản lí có vai trò ảnh hởng lớn tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian thực tập Công ty xuất nhập đầu t xây dựng Hà Nội em đà chọn đề tài: "Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty liên doanh khí xây dựng" làm đề tài cho luận văn tèt nghiƯp cđa m×nh Víi mong mn vËn dơng kiÕn thức đà học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu ổ chức máy quản lí Công ty Luận văn em gåm ch¬ng: Ch¬ng 1: Lý ln chung vỊ bé máy quản lý Chơng 2: Thực trạng tổ chức máy quản lí Công ty Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội Đây đề tài khó, đòi hỏi hiểu biết sâu rộng lý thut cịng nh kinh nghiƯm thùc tÕ V× vËy, dï đà cố gắng nhng chắn chuyên đề em nhiều thiếu sót, mong đợc ý kiến đóng góp thầy cô, anh chị Công ty bạn để chuyên đề em đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn bảo tận tình Thầy Giáo Nguyễn Vĩnh Giang, Hồng, anh Thanh anh chị Công ty đà giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Hà Nội: Ngày 12 tháng năm 2004 SV Thực hiện: Nguyễn Thị Hờng Chơng 1: lý luận chung máy quản lý I: Một số khái niệm b¶n 1.Qu¶n lý HiƯn cã rÊt nhiỊu quan niƯm vỊ Qu¶n lý, cã quan niƯm cho r»ng: Qu¶n lý hành cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý điều hành, điều khiển, huy Các quan niệm khác nội dung mà khác cách dùng thuật ngữ Do ta hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nh sau: - Quản lý tác động có hớng ngời nhằm mục đích biến đổi đối tợng quản lý từ trạng thái sang trạng thái khác phơng pháp tác động khác - Quản lý doanh nghiệp trình vận dụng quy luật kinh tÕ, quy luËt x· héi, quy luËt tù nhiªn việc lựa chọn, xác định biện pháp kinh tế, xà hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến yếu tố vật chất sản xuất kinh doanh để đạt đợc mục tiêu đà xác định Cũng nh trình sản xuất, công tác quản lý cần có ba yếu tố: nhà quản lý, công cụ quản lý, đối tợng quản lý Sản phẩm quản lý định, biện pháp, thị, mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trởn phát triển với hiệu cao Nền kinh tế quốc dân nh đơn vị kinh tế khác coi hệ thống quản lý bao gồm hai phận là: Chủ thể quản lý đối tợng quản lý ( hay nhiều đợc gọi phận quản lý phận bị quản lý) Hai phận có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên chỉnh thể thống Chủ thể quản lý sở mục tiêu đà xác định tác động đến đối tợng quản lý định thông qua hành vi đối tợng quản lý - mối quan hệ ngợc giúp chủ thể quản lý điều chỉnh định đa Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn doanh nghiệp bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp nh khâu phụ trợ, phục vụ hoạt động sản xuất doanh nghiệp nh lao động tiếp thị dây truyền sản xuất, c¶ hƯ thèng tỉ chøc qu¶n lý cịng nh hƯ thống phơng thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý lực lợng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lợc kinh doanh doanh nghiệp thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lý thờng đợc xem xét ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý - Cơ cấu tổ chức máy quản lý - Lực lợng lao động quản lý để thực chức năng, nhiệm vụ máy Trong lực lợng lao động quản lý có vai trò định Lao động quản lý phân loại lao động quản lý 3.1 Lao động quản lý: Lao động quản lý bao gồm cán nhân viên tham gia vào việc thực chức quản lý Trong máy hoạt động lao động quản lý phong phú đa dạng, để thực đợc chức quản lý máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác 3.2 Phân loại lao động quản lý: Căn vào việc tham gia hoạt động chức quản lý, ngời ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là: Cán quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, phó giám đốc, kế toán trởng Các cán có nhiệm vụ phụ trách phần công việc, chịu trách nhiệm đờng lối chiến lợc, công tác tổ chức hành tổng hợp doanh nghiệp Hai là: Cán lÃnh đạo doanh nghiệp gồm trởng, phó quản đốc phân xởng ( gọi lÃnh đạo tác nghiệp); Trởng, phó phòng ban chức Đội ngũ lÃnh đạo có nhiệm vụ đạo thực phơng hớng, đờng lối lÃnh đạo cấp cao đà phê duyệt cho phận chuyên môn Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm ngời thực công việc cụ thể có tính chất thờng xuyên lặp lặp lại Trong doanh nghiệp, tổ chức ba loại lao động quản lý nói cần thiết phải có, nhiên tuỳ theo quy mô hoạt động tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp mà có tỷ lệ thích hợp Trong cán lÃnh đạo cấp cao cán lÃnh đạo cấp trung gian có vai trò vị trí quan trọng, nhân tố định thành bại máy quản lý - linh hồn tổ chức đợc ví nh ngời nhạc trởng giàn nhạc giao hởng II tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm, nội dung yêu cầu tổ chức máy quản lý 1.1 Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại yếu tố sản xuất thì: Tổ chức kết hợp yếu tố sản xuất Theo trình phát triển thì: Tổ chức liên kết tất cá nhân, trình hoạt động hệ thống để thực mục đích đề Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm xác định cấu liên kết hoạt động khác tổ chức - Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Tô chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ đà xác định máy quản lý để xếp lực lợng, bố trí cấu, xây dựng mô hình làm cho toàn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt ®éng nh mét chØnh thĨ cã hiƯu lùc nhÊt - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lợng khác nhau, phận thực chức riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nh»m thùc hiƯn mơc tiªu chung cđa tỉ chøc - Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phận có trách nhiệm khác nhau, nhng quan hệ phụ thuộc lẫn đợc bố trí theo khâu, cấp quản lý để tạo thành chỉnh thể nhằm thực mục tiêu chức quản lý xác định 1.2 Yêu cầu tổ chức máy quản lý: Quá trình xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: - Tính tối u: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý đợc thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, sát phơc vơ cho mơc ®Ých ®Ị cđa doanh nghiƯp - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hƯ thèng cịng nh ngoµi hƯ thèng - TÝnh tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thông tin đợc xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo đợc phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đợc tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp nhng phải đạt hiệu cao - Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ dới hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp 1.3 Nội dung máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có nhiều nội dung, sau nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà máy quản lý cần hớng tới va đạt đợc Mục tiêu máy quan lý phải thống với mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, - Xác định cấu tổ chức quản lý theo khâu cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô máy quản lý, hệ thống chức nhiệm vụ đà xác định việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cấu quản lý có hai nội dung thống nhau, khâu quản lý cấp quản lý - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý định hình quan hệ cấu quản lý xác định cấp, khâu, mối liên hệ thống chúng hệ thống quản lý, truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mu kiểu phối hợp chúng - Xây dựng lực lợng thực chức quản lý vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ xác định quy mô máy quản lý trình độ lực lợng lao động phơng thức xếp họ guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng, vào tổ chức thông tin định quản lý Các mô hình nguyên tắc tổ chức máy quản lý 2.1 Các mô hình cấu tổ chức máy quản lý: a Mô hình cấu theo trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp dới Cơ cấu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trởng, ngời lÃnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm kết công việc ngời dới quyền Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Ngời lÃnh đạo Ngời LĐ tuyến Ngời LĐ tuyến Các đối tợng Qlý Các đối tợng Qlý Đặc điểm cấu ngời lÃnh đạo thực tất chức quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách Còn ngời thừa hành mệnh lệnh nhận lệnh ngời phụ trách thi hành lệnh ngời mà - Ưu điểm: máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho viƯc thùc hiƯn chÕ ®é mét thđ trëng - Nhợc điểm: Cơ cấu đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cấu làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cấu áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ việc quản lý không phức tạp b Mô hình cấu theo chức Theo kiểu cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý, phận đảm nhiệm chức định Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức Ngời lÃnh đạo Ngời LĐ cnăng A Ngời LĐ cnăng B Ngời LĐ cnăngC Đối tợng quản lý1 Đối tợng quản ly2 Đối tợng quản lý3 Kiểu cấu hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhận thực số chức định Mối liên hệ thành viên tổ chức phức tạp chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng Nh khác với cấu tổ chức trực tuyến chỗ: ngời lÃnh đạo chia bớt công việc cho ngời cấp dới Ưu điểm: Thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, sử dụng tốt cán hơn,phát huy tác dụng ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lÃnh đạo Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng khác nhau, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trởng Mô hình phù hợp víi tỉ chøc, doanh nghiƯp cã quy m« lín, viƯc tổ chức phức tạp theo chức c Mô hình cấu tổ chức theo trực tuyến - chức Cơ cấu kết hợp hai cấu trên, theo mối liên hệ cấp dới lÃnh đạo đờng thẳng, phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn, lời khuyên kiểm tra hoạt động cán trực tuyến Cơ cấu đòi hỏi ngời lÃnh đạo tổ chức phải thờng xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Sơ đồ 3: Sơ đồ cấu theo kiểu trực tuyến - chức LÃnh đạo cấp1 Ngời lđ cnăng A Ngời lđ cnăng B Ngời lđ cnăngC LÃnh đạo cấp2 Ngời lđ cnăngA Đối tợng qlý Ngời lđ cnăngB Đối tợng qlý Ngời lđ cnăngC Đối tợng qlý Ưu điểm: Lợi dụng đợc u điểm hai mô hình trực tuyến chức Nó phát huy đợc lực, chuyên môn phận chức năng, đồng thời đảm bảo đợc quyền huy trực tiếp lÃnh đạo cấp cao tổ chức Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cấu đòi hỏi ngời lÃnh đạo tổ chức phải thờng xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức d Mô hình cấu trực tuyến - tham mu Ngời lÃnh đạo lệnh chịu hoàn toàn trách nhiệm ngời thừa hành trực tiếp mình, gặp vấn đề phức tạp ngời lÃnh đạo phải tham khảo ý kiÕn chuyªn gia ë bé phËn tham mu gióp viƯc Kiểu cấu cho phép ngời lÃnh đạo tận dụng đợc tài năng, chuyên môn chuyên gia, giảm bớt phức tạp cấu tổ chức, nhng đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải tìm kiếm đợc chuyên gia giỏi lĩnh vực Sơ đồ 4: Sơ đồ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mu Ngời lÃnh đạo Tham mu1 Tham mu2 Ngời lÃnh đạo tuyến1 Tham mu1 Tham mu3 Ngời lÃnh đạo tuyến2 Tham mu2 Tham mu1 Các đối tợng qlý Tham mu2 Các đối tợng qlý 2.2 Các nguyên tắc tổ chức máy quản lý: - Nguyên tắc tổ chức máy quản lý gắn liền với phơng hớng, mục đích hệ thống phơng hớng, mục đích cđa hƯ thèng sÏ chi phèi c¬ cÊu hƯ thèng Nếu hệ thống có quy mô mục tiêu phơng hớng cỡ lớn ( khu vực, nớc) cấu tổ chức phải có quy mô phơng hớng tơng đơng Còn có quy mô vừa phải, đội ngũ trình độ tham gia hệ thống phải mức tơng đơng Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá tổ chức máy quản lý có đặc thù khác biƯt víi hƯ thèng cã mơc ®Ých kinh doanh - Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ hệ thống theo yêu cầu nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực đợc đào tạo tơng ứng có đủ quyền hạn để thực đợc nguyên tắc - Nguyên tắc linh hoạt thích ứng với môi trờng Nguyên tắc đảm bảo việc cải tiến máy quản lý phải đảm bảo cho phân hệ, phận mức độ tự sáng tạo tơng ứng để cấp quản lý thấp phát triển đợc tài để chuẩn bị thay cán quản lý cấp cần thiết - Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải mang lại hiệu cao chi phí bỏ đảm bảo hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển lÃnh đạo Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý: Phân tích nhân tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý nhằm đa mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm đạt đợc hiệu cao công tác tổ chức quản lý từ thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh thị trờng - Nhiệm vơ s¶n xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp Trong bÊt kỳ tổ chức kinh tế nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấu tổ chức hai mặt tách rời Khi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty cấu tổ chức thay đổi theo, không thay đổi theo máy quản lý cũ làm cản trở việc phấn đấu đạt đợc mục tiêu đề tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi thay đổi bắt buộc máy quản lý, song kết nghiên cứu ủng hộ ý kiến máy quản lý cần đợc thay đổi kÌm theo nhiƯm vơ s¶n xt kinh doanh - Quy mô mức độ phức tạp doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô lớn, phức tạp hoạt động của doanh nghiệp phức tạp theo Do nhà quản lý cần phải đa mô hình cấu quản lý hợp lý cho đảm bảo quản lý đợc toàn hoạt động doanh nghiệp đồng thời phải để máy quản lý không cồng kềnh phức tạp mặt cấu Còn doanh nghiệp vừa nhỏ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng phân tán địa bàn hoạt động doanh nghiệp có thay đổi xếp lao động nói chung lao động quản lý nói riêng dẫn đến thay đổi cấu tổ chức quản lý Do thay đổi địa bàn hoạt động doanh nghiệp ảnh hởng tới cấu tổ chức quản lý cđa doanh nghiƯp - C«ng nghƯ: ViƯc sư dơng công nghệ doanh nghiệp ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý Nếu doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thờng có định mức quản lý tốt, máy quản lý phải đợc tổ chức cho tăng cờng khả doanh nghiệp cần thích ứng kịp thời với thay đổi công nghƯ nhanh chãng Mét hƯ thèng c¬ cÊu tỉ chøc phải phù hợp với hệ thống công nghệ phải đảm bảo phối hợp chặt chẽ việc định liên quan đến công nghệ doanh nghiệp - Môi trờng kinh doanh Tổ chức máy quản lý hợp lý điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công thơng trờng Do mức độ phức tạp môi trờng kinh doanh có ảnh hởng đến tổ chức máy quản lý Nếu môi trờng biến động biến động nhanh chóng có đợc thành công đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức máy quản lý có mối quan hệ hữu Việc đề định có tính chất phân tán với thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, phòng ban có liên hệ chặt chẽ với - Cơ sở kỹ thuật hoạt động quản lý trình độ cán quản lý Nhân tố có ảnh hởng mạnh đến tổ chức máy quản lý Khi sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, đại, trình độ cán quản lý cao đảm nhiệm nhiều công việc góp phần làm giảm lợng cán quản lý máy quản lý, nên máy quản lý gọn nhẹ nhng đảm bảo đợc tính hiệu quản lý - Thái độ đội ngũ cán công nhân viên Đối với ngời đà qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc họ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lợng công việc lớn làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức máy quản lý dễ dàng hiệu Ngợc lại, với lao động ý thức làm việc, không tự giác dẫn đến số lợng lao động quản lý gia tăng, làm cho lÃnh đạo tổ chức đông lên, việc tổ chức máy quản lý khó khăn Các phơng pháp hình thành cấu tổ chức máy quản lý: Để hình thành cấu tổ chức máy quản lý trớc hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu phơng hớng phát triển hệ thống, sở tiến hành tập hợp yếu tố cấu tổ chức xác lập mối quan hệ qua lại yếu tố Việc hình thành cấu tổ chức việc mô tả chi tiết hoạt động đối tợng quản lý xác lập tất mối quan hệ thông tin sau hình thành cấu tổ chức máy quản lý Để có cấu tổ chức hợp lý ngời ta thờng dựa vào hai phơng pháp chủ yếu sau: a Phơng pháp kinh nghiệm Theo phơng pháp cấu tổ chức đợc hình thành dựa vào việc kế thừa kinh nghiệm thành công gạt bỏ yếu tố bất hợp lý cấu tổ chức có sẵn Những cấu tổ chức có trớc có yếu tố tơng tự với cấu tổ chức hình thành để hình thành cấu tổ chức dựa vào cấu tổ chức mẫu nhng có tính đến điều kiện cụ thể đơn vị nh so sánh nhiệm vụ, chức năng, đối tợng quản lý, sở vật chất kỹ thuật để xác định cấu tổ chức thích hợp Do phơng pháp đợc gọi phơng pháp tơng tự 10