Lêi Nãi ®Çu Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán LỜI NÓI ĐẦU Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hư[.]
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ
Tên đơn vị : Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Ngọc Hà
Trụ sở chính : Số 7 - Ngõ 2 - Nguyễn Ngọc Nại - Q Thanh Xuân - TP Hà Nội Điện thoại : +84 (4).5653074
Chi Nhánh tại Hải Dương Địa chỉ : Số 185 - Nguyễn Thượng Mẫn - P Bình Hàn - TP Hải Dương Điện thoại : +84 (320).842449
Chi Nhánh tại Bắc Ninh Địa chỉ : Số 395 - Nguyễn Trãi - P Bồ Sơn - TP Bắc Ninh Điện thoại : +84 (241).895796
I.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty
Từ một cửa hàng văn phòng phẩm hoạt động theo giấy phép Số 01012-57Ngày 06 tháng 09 năm 2000 do Uỷ Ban Nhân Dân Quận Thanh Xuân cấp, đến ngày17 tháng 06 năm 2003, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà
(“Công ty Ngọc Hà”) được thành lập theo giấy phép hoạt động Số 0102009050 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, ngày 06 tháng 01 năm 2005, cửa hàng VPP Lê Diệu Thuý cũng được thành lập và duy trì hoạt động như là một bộ phận kinh doanh của Công ty Ngọc Hà
Ngày 26 tháng 10 năm 2003, Công ty Ngọc Hà mở cơ sở hoạt động tại Hải Dương theo giấy phép Số 84-03-HD và đến ngày 06 tháng 04 năm 2006, Công ty đã đăng ký hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc Hà tại Hải Dương theo giấy phép Số 0412000058 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Hải Dương cấp
Ngày 26 tháng 10 năm 2006, Công ty Ngọc Hà mở cơ sở hoạt động tại Bắc Ninh theo giấy phép Số 48-12-BN và đến ngày 09 tháng 01 năm 2007, Công ty đã đăng ký hoạt động Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Ngọc
Hà tại Bắc Ninh theo giấy phép Số 0321000168 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Bắc Ninh cấp
Trong kế hoạch phát triển mở rộng thị trường thì Công ty đang gấp rút hoàn tất thủ tục mở thêm chi nhánh hoạt động tại các tỉnh: Hưng Yên, Vĩnh Phúc. Để mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp trong và ngoài nước Công ty đã đặt đại diện thương mại của mình tại Nam Ninh, Trung Quốc.
Tháng 10 năm 2005, Công ty Ngọc Hà đã tiến hành đăng ký thương hiệu của Công ty với Cục Sở Hữu Trí Tuệ thuộc Bộ Khoa Học và Công Nghệ Hồ
Sơ đã được chấp nhận theo công văn số 12743/NH2 ngày 07/04/2006 và đang chờ công bố
I.2 Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của doanh nghiệp
I.2.1 Tổ c hức bộ máy quản lý của công ty Đội ngũ nhân sự gồm các nhân viên được đào tạo chính quy tại các trường đại học uy tín như: Đại Học Bách Khoa, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Học Viện
Bộ máy quản lý được sắp xếp bố trí một cách logic khoa học, tạo điều kiện cho Công ty quản lý chặt chẽ tất cả các mặt hoạt động, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh thương mại được liên tục và đem lại hiệu quả cao.
Bộ máy quản lý của Công ty gồm:
+ 2 phó giám đốc: Phó giám đốc phụ trách kinh doanh tiếp thị bán hàng,
Phó giám đốc phụ trách tài chính và quản lý nhân lực. Mỗi một phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong quản lý và điều hành công việc.
Phòng kế toán và phân tích tài chính: có nhiệm vụ hạch toán kế toán và phân tích tài chính, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của chi nhánh, tổng hợp và phân tích hoạch định để đánh giá kết quả kinh doanh, nghiên cứu kết quả và hiệu quả của hoạt động tài chính từ đó tham mưu phương án tốt nhất Về mặt nhân sự có nhiệm vụ quản trị hành chính, quản trị nhân sự, nhiệm vụ phối hợp theo hệ thống
Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, lắp đặt các máy móc thiết bị, đào tạo các kỹ thuật viên cho tay nghề giỏi để đáp ứng với công việc đặt ra
Phòng kinh doanh và quản lý bán hàng: có nhiệm vụ kinh doanh, tiếp thị các sản phẩm, thâm nhập thị trường để tìm nguồn tiêu thụ hàng hoá trong khu vực, quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng, thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc khách hàng
Phòng giao dịch: có nhiệm vụ nhận và thực hiện tất cả các cuộc trao đổi với khách hàng, đáp ứng những yêu cầu của khách, và kết hợp chăm sóc khách hàng
Phòng mua hàng: có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đa dạng hoá sản phẩm của khách hàng, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, dịch vụ hoàn hảo
Phòng vận chuyển: có nhiệm vụ chở và giao hàng tận nơi cho khách hàng một cách nhanh nhất và tốt nhất
Ngoài ra Công ty còn có 2 Chi nhánh: Có chức năng hoạt động và hạch toán độc lập, nhưng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Công ty, dưới các Chi nhánh lại phân ra các bộ phận chức năng Đứng đầu các Chi nhánh là các Giám đốc điều hành Chi nhánh chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.
Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà :
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
I.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Là đơn vị kinh doanh chuyên phân phối và cung cấp các sản phẩm và dịch
Phòng kinh doanh và Quản lý bán hàng
Phòng kế toán và Phân tích tài chính
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
II.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà là một Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh thương mại tương đối lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn vị trực thuộc Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấp quản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Kế toán và phân tích tài chính lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán Tiến hành công tác kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu và hàng hoá xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng Phòng kế toán Công ty được đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Các bộ phận kế toán của Chi nhánh đều đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán các Chi nhánh. Đối với các Chi nhánh hạch toán độc lập hạn chế Bộ phận này có nhiệm vụ thu thập xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổng hợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty theo qui định Kế toán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán tổng hợp toàn Công ty.
Phòng Kế toán và phân tích Tài chính Công ty gồm 6 người và tổ chức theo cơ cấu sau:
Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty Kế toán trưởng là người có năng lực trình độ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách ; tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác đồng thời cùng ban giám đốc.
Kế toán bán hàng: là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá , tình hình nhập xuất tồn hàng hoá Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi vào sổ sách có liên quan
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: là kế toán theo dõi và ghi có các khoản phải thu, phải trả với nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán ghi sổ chi tiết theo từng khách hàng Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ chi tiết để theo dõi và ghi sổ các khoản điện, nước, điện thoại, các khoản tạm ứng
Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định: Thể hiện trên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, trang thiết bị máy móc cũng như tình hình biến động của các tài sản đó Thủ quĩ có nhiệm vụ giữ quĩ, thu chi các khoản tiền mặt trong công ty
Kế toán thuế: Nắm chắc các qui định, luật thuế của nhà nước ban hành để từ đó hạch toán các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp
Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị, kiểm tra số sách, đôn đốc việc lập báo cáo, xử lý các bút toán chưa đúng, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
II.2 Tổ chức công tác kế toán
Là một đơn vị kinh doanh thương mại, nên Công ty áp dụng chế độ kế toán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế toán Bộ Tài Chính Trong quá trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Công ty đã gặp phải một số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tài khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới Hiện nay, công tác kế toán của Công ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá thực tế, hình thức kế toán Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Kỳ kế toán nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơ
KT Công nợ kiêm thanh toán
Thủ quỹ kiêm KTTSCĐ
II.3 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ được sử dụng tai Công ty gồm:
- Chứng từ lao động và tiền lương gồm;
+ Bảng tính lương và thanh toán tiền lương.
- Chứng từ về TSCĐ gồm: Thẻ TSCĐ
- Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm:
+ Phiếu thu (Mẫu 01-TT-BB)
+ Phiếu chi (Mẫu 02-TT-BB)
+ Giấy báo nợ, có của Ngân hàng
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 03-TT-HD)
+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT-BB)
+ Biên lai thu tiền (Mẫu 05-TT-HD)
+ Bảng kê thu, chi tiền mặt; tiền gửi Ngân hàng.
- Chứng từ về hàng tồn kho gồm:
+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01/VT)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Chứng từ về bán hàng gồm:
* Phiếu đề nghị xuất kho
* Hoá đơn giá trị gia tăng (Mấu số 01GTGT – 3LL) được lập thành 3 liên: + Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán
+ Liên 2 giao cho khách hàng
+ Liên 3 dùng để thanh toán.
Chất lượng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế hoạch sau này Chính vì vậy công ty luôn chấp hành đúng hệ thống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứ vào số liệu ghi sổ Nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
II.4 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Ngoài ra, để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối tượng Ví dụ: tài khoản 112 được mở thành các tài khoản như: TK 11211, 11212, (TK 1121 là tài khoản tiền gửi ngân hàng, TK 11211 là TK tiền gửi ngân hàng đầu tư) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán tại các ngân hàng mà Công ty có quan hệ.
II.5 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung Sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng hợp.
II.5.1 Sổ kế toán tổng hợp Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại Công ty và để tiện cho việc theo dõi chính xác các tài khoản thường xuyên có biến động Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Với hình thức sổ kế toán này, Công ty đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, đó là Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tà khoản.
II.5.2 Sổ kế toán chi tiết
Các sổ kế toán chi tiết mà Công ty sử dụng bao gồm:
5 Sổ chi tiết thanh toán với người mua
6 Sổ chi tiết bán hàng
7 Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh
8 Sổ chi tiết theo dõi thuế giá trị gia tăng
Những sổ kế toán chi tiết trên sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996.
II.5.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty
Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một chứng từ kế toán được lập. Nếu lien quan đến thu tiền, chi tiền thì kế toán sẽ vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì ngoài việc vào sổ Nhật ký chung, kế toán đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ ghi chép vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, không ghi chép vào Nhật ký chung nữa Công việc này được kế toán thực hiện từ một đến hai ngày một lần Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán.
Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản Đồng thời, căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết Căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, sổ Cái, kế toán tiến hành đối chiếu các số liệu trên hai hệ thống sổ (Sổ tổng hợp và sổ chi tiết) Căn cứ vào sổ Nhật ký, sổ Cái các tài khoản, kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính cho từng quý. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
II.6 Tổ chức hệ thống Báo Cáo Tài Chính kế toán.
Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo đúng Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐTC ngày 01/11/1995 và thông tư 89/2003/TT-BTC ngày
Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi chú:
Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếu
09/10/2003 về việc hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực ban hành theo Quyết định 149/2003/BTC ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính:
Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:
Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DNN
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DNN
Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DNN
Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DNN
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌ HÀ
III.1 Đặc điểm công tác tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.
III.1.1 Đặc điểm hàng hoá tiêu thụ của Công ty
Hàng hoá chủ yếu của công ty là: Văn phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm; Máy móc, thiết bị văn phòng, sửa chữa, bảo dưỡng; Mực cho máy in, máy photocopy và máy fax; Nội thất văn phòng, trường học, bệnh viện; Dịch vụ in ấn, mực in mã vạch, băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít. Đặc điểm của những hàng hoá trên là: được cung cấp bởi các nhà sản xuất trong và ngoài nước, Công ty trực tiếp nhập khẩu các loaị máy móc, mực in, giấy,…sau đó cung cấp cho các đại lý, các đơn vị sử dụng trực tiếp,…
Việc quản lý hàng hoá do phòng kế toán và người quản lý kho thực hiện trên hai mặt hiện vật và giá trị Việc nhập xuất kho bao giờ cũng có sự có mặt của ít nhất cả hai bên Người quản lý kho có nhiệm vụ quản lý và bảo quản hàng hoá sau khi nhập kho Nếu mất mát, hư hỏng thì người quản lý kho hoàn toàn chịu trách nhiệm.
III.1.2 Phương thức bán hàng và thanh toán
Tuy thành lập chưa lâu song Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà cũng đã dần khẳng định được vị trí của mình trên thị trường Những sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của Ngọc Hà phần lớn được cung cấp cho những khách hàng quen thuộc trên địa bàn Hà Nội và ngoại tỉnh.
Công ty đã thực hiện một phương thức bán hàng là phương thức tiêu thụ trực tiếp Với phương thức bán hàng này hình thức thanh toán là:
Bán hàng thanh toán ngay: Bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản sau khi đã lập hóa đơn bán hàng tại phòng kế toán.
Bán hàng trả chậm: Công ty cho phép một số khách hàng thanh toán chậm trong một thời gian nhất định.
Hai hình thức này được áp dụng linh hoạt tùy theo từng đối tượng khách hàng Công ty chia ra 2 loại khách hàng: khách hàng có hợp đồng mua bán là những khách hàng chính, còn lại là những khách hàng lẻ Khách hàng chính được mua chịu và được hưởng một tỷ lệ chiết khấu theo giá trị hàng mua trên hóa đơn tăng dần Với khách hàng quen thời hạn tín dụng rộng rãi hơn Thông thường Công ty cho khách hàng chịu từ 30 - 50 ngày
III.2 Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
III.2.1 Chứng từ hạch toán tiêu thụ hàng hoá
Kế toán sử dụng những chứng từ sau để hạch toán:
- Phiêú đề nghị xuất kho.
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Giấy báo có của ngân hàng
Khi khách hàng đến mua hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng loại
3 liên lớn theo mẫu của Bộ tài chính.
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt (thường là khách hàng lẻ, số lượng ít chiếm từ 3 - 5% doanh thu) sau khi thu tiền kế toán kiêm thủ quỹ sẽ đóng dấu "Đã thanh toán" Đối với khách hàng thường xuyên có hợp đồng, phát sinh quan hệ mua bán chịu, kế toán sẽ đóng dấu "bán chịu", nếu đổi hàng do sản phẩm hỏng kế toán sẽ đóng dấu "Đã thanh toán".
Hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên và được luân chuyển như sau:
- Liên 1 (màu tím): Nếu khách hàng thanh toán ngay thì tạm lưu ở chỗ thủ quỹ Cuối ngày, căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu sau đó chuyển cho kế toán tiêu thụ để ghi sổ Nếu là hóa đơn bán chịu thì kế toán ghi sổ chi tiết TK 331 (Phải thu của khách hàng), sổ chi tiết 5112 (Doanh thu bán hàng) Cuối tháng, sau khi ghi chép đẩy đủ số liệu vào sổ chi tiết, đối chiếu với số liệu ở thủ kho thì liên 1 sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần và đóng vào đúng quyển (25 số một quyển).
+ Liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng: việc thanh toán hoặc mua chịu của khách hàng được xác nhận ngay trên hóa đơn (có đóng dấu và ký xác nhận).
+ Liên 3 (màu xanh) Hóa đơn này được vào sổ giao nhận chứng từ định kỳ thủ kho gửi lên kế toán tiêu thụ, kế toán tiêu thụ phân loại hóa đơn, với khách hàng lẻ thì lập cùng phiếu thu, với khách hàng mua chịu thì phân loại theo đơn vị khách hàng và lưu lại.
III.2.2 Hạch toán giá vốn hàng bán
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà đã sử dụng phần mềm kế toán nên Phòng Kế toán đã tính giá sản phẩm bán hàng theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này kế toán căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để xác định giá vốn của số hàng hoá đã xuất kho.
Giá vốn thực tế xuất kho
Số lượng hàng xuất kho
Gía đơn vị bình quân
Gía đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ
Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng thực tế tồn đầu kỳ
Số lượng hàng thực tế nhập trong kỳ
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Tên khách hang: Chị Yến Hình thức TT: TM
Tên công ty: Công ty TNHH Hoàng Yến Mã số thuế: Địa chỉ: 381 Quang Trung - Hà Đông Điện thoại: 034.511221
STT Tên hàng Slượng Đ.Giá (chưa VAT)
01 Giấy A4 BB XK 70/90 1000 35.000 TT trong ngày
(Ký,ghi rõ họ tên)
(Ký,ghi rõ họ tên)
Bùi Thị Ngọc Gi ám đốc
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX, HN
Họ và tờn người mua hàng: Chị Yến Đơn vị thanh toán: Công ty TNHH Hoàng Yến Địa chỉ: Số 381 Quang Trung - Hà Đông
Lý do xuất kho: Xuất bán
Xu t t i kho: Kho Công tyất tại kho: Kho Công ty ại kho: Kho Công ty
STT Tên vật tư Mã vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ………
- Số chứng từ gốc kèm theo:………
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
BẢNG KÊ LUỸ KẾ NHẬP XUẤT TỒN
Tháng 12 năm 2006 Đơn vị tính: VNĐn v tính: VNị tính: VNĐ Đ
STT Diễn giải ĐVT Mã số
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2006
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG HOÁ BÁN RA THÁNG 12 Đơn vị tính: VNĐn v tính: VNị tính: VNĐ Đ
Tên khách Tên hàng Sl Đ/Giá bán Thành tiền Đ/Giá vốn T/Tiền vốn
24329 09/12/06 Cty TNHH Hoàng Yến Giấy A4 BB XK 70/90 1.000 35.000 35.000.000 29.500 29.500.000
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2006
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 632 – Giá Vốn hàng bán
T ng y 01/12/2006 ừ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 ày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 đến ngày 31/12/2006n ng y 31/12/2006ày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006
Ng y 31 tháng 12 n m 2006ày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 ăm 2006
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2006
STT Ngày tháng ghi sổ
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Giá vốn Giấy A4 BB XK 70/90
DT bán hàng Giấy A4 BBXK 70/90
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
Diễn giải Trang, dòng NKC
Số dư Số hiệu Ngày
Giá vốn Giấy A4 BB XK 70/90
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
III.2.3 Hạch toán doanh thu bán hàng
Khi xuất hàng để bán nhân viên kinh doanh chuyển đề nghị xuất hàng với đầy đủ các thông tin trên phiếu “Phiếu đề nghị xuất kho” Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho (Biểu số 02) 03 liên và viết hoá đơn GTGT 03 liên
Người mua hàng ký đầy đủ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho và cầm liên 2,3 phiếu xuất kho giao cho thủ kho ký xuất hàng Liên 3 phiếu xuất kho thủ kho giữ để vào thẻ kho chi tiết cho từng loại vật tư hàng hoá, liên 2 của hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho khách hàng giữ.
Căn cứ vào: Đề nghị xuất kho kế toán bán hàng lập Phiếu xuất kho (trên phần mềm kế toán), hạch toán nghiệp vụ bán hàng và viết hoá đơn GTGT.
Do hàng ngày phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi công nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty đã sử dụng TK 131 “Phải thu của khách” và TK 331 “Phải trả người bán” để theo dõi Do đó, tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng đều phản ánh vào bên Nợ TK 131 đến khi thu tiền mới phản ánh số tiền thu được vào bên Có TK 131.
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG KM/2006B Liên 2: Giao cho khách 0024329
Ngày 09 tháng 12 năm 2006 Đơn vị bán: CÔNG TY TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7 – Ngõ 2 – Phố Nguyễn Ngọc Nại – Thanh Xuân - H à Nội Điện thoại: 04.5653074 MST: 0101394777
Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Yến Địa chỉ: 381 Quang Trung - Hà Đông - Hà Tây
Hình thức thanh toán: TM MS: 0 5 0 0 4 3 5 8 4 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 35.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán 38.500.000 Bằng chữ: Ba mơi tám triệu năm trăm nghỡn đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Hàng ngày căn cứ vào Liên 3 phiếu xuất kho, thủ kho phản ánh số lượng hàng xuất kho vào cột xuất trên sổ kho mở chi tiết cho từng mã vật tư
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
Vật tư: 10060004 – GiÊy A4 BB XK 70/90 Đơn vị tính: Ram
Chứng từ Diến giải Nhập Xuất Đơn giá Tổng tiền Tồn
Ng y 31 tháng 12 n m 2006ày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 ăm 2006
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Đối với những khách hàng chưa thanh toán hết tiền hàng kế toán mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng.
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản: 131 - Phải thu của khách
Mã khách: Công ty TNHH Hoàng Yến
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Ng y 31 tháng 12 n m 2006ày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 ăm 2006
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà Địa chỉ: Số 7, Ngõ 2, Nguyễn Ngọc Nại, TX , HN
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Quý IV năm 2006 Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
DT bán hàng Giấy A4 BBXK 70/90
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
III.2.4 Hạch toán thuế giá trị gia tăng
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN
Kế toán là hệ thống thông tin kiểm tra tình hình về sự biến động tài sản của doanh nghiệp, các thông tin kế toán dù ít hay nhiều đều biểu hiện bằng giá trị tiền tệ Do đó, kế toán trở thành một công cụ quản lý quan trọng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, để tổ chức, phản ánh và giám sát các loại vật tư , tài sản, tiền vốn Từ đây, các nhà quản lý căn cứ vào số liệu kế toán để lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì nghiệp vụ bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, nó phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ Vì thế, kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại là một công việc hết sức quan trọng, phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán Kế toán bán hàng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và tài liệu về quá trình tiêu thụ cho chủ doanh nghiệp Từ đó, giúp các nhà quản lý phân tích, nắm bắt, kiểm tra tình hình kinh doanh của đơn vị, doanh nghiệp một cách chính xác để đưa ra những quyết định, chiến lược, chiến thuật kinh doanh đúng đắn kịp thời, có hiệu quả nhất.
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế nước ta vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước Đây là một nền kinh tế năng động, cạnh tranh gay gắt trên mọi lĩnh vực (giá cả, chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng ) nhằm chiếm lĩnh thị trường, khách hàng để khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường.Chính vì vậy, kế toán bán hàng đòi hỏi phải luôn được đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp với doanh nghiệp, với cơ chế quản lý mới Để phục vụ yêu cầu của công việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, Nhà nước ta đã thực hiện nhiều biện pháp quan trọng nhằm cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán của Việt Nam Đặc biệt ngày 1/1/1995 được phép của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Trưởng bộ tài chính ra quyết định số 1141-TC/QĐCĐKT ban hành hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 1/1/1996 Ngày 25/10/1997 tại kỳ họp Quốc Hội khoá IX Quốc hội đã thông qua luật thuế giá trị gia tăng thay thế cho luật thuế doanh thu, đã được chính thức áp dụng từ ngày 1/1/1999
Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là công việc quan trọng, cấp thiết đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đúng đắn để thúc đẩy nhanh quá trình bán hàng Thực hiện tốt việc hoàn thiện sẽ giúp kế toán bán hàng hoàn thành tốt các nhiệm vụ chức năng vốn có của mình.
Ý NGHĨA CỦA VIỆC HOÀN THIỆN
Đối với doanh nghiệp thương mại, kết quả của việc tiêu thụ hàng hoá quyết định sự tồn tại hay không tồn tại của doanh nghiệp Do vậy, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa rất to lớn.
Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ làm cho tài liệu mà kế toán cung cấp có độ chính xác cao, giúp các nhà lãnh đạo phân tích, đánh giá đúng toàn bộ hoạt động kinh doanh, thấy được tình hình tiêu thụ của hàng hoá từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời Thông qua đó, tài liệu mà kế toán cung cấp sẽ mang tính pháp lý cao, chính xác thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hoàn thiện sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hàng hoá, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng, theo dõi từng khoản nợ, có biện pháp thu hồi nhanh, tăng vòng quay của vốn Hoàn thiện quá trình hạch toán bán hàng giúp cho doanh nghiệp quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, đảm bảo sự vận động của tiền hàng trong quá trình ăn khớp hơn, tránh thất thoát tiền hàng hoặc thiếu hụt tiền hàng,
HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ
III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ.
Qua nghiên cứu tình hình thực tế về công tác hạch toán tại công ty, em thấy có thể rút ra một vài nhận xét sau:
Trải qua hơn 6 năm hoạt động công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy và phương hướng quản lý để tự hoàn thiện mình, để kinh doanh có lãi nâng cao thu nhập cho người lao động, tạo được vị trí vững chắc trên thương trường
- Về đội ngũ cán bộ công nhân viên chức: được sắp xếp gọn nhẹ, hợp lý, lựa chọn những người có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao, tận tuỵ với công việc.
- Về bộ phận kế toán: Điểm nổi bật là sự khoa học trong công tác tổ chức kế toán Công tác hạch toán được phân chia một cách rõ ràng cho từng nhân viên, mỗi nhân viên được bố trí đảm nhận từng phần hạch toán kế toán hợp lý thuận tiện trong mối quan hệ với nhau, không có sự chồng chéo giữa các khâu công việc, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ.
Kế toán tiêu thụ hàng hoá đảm bảo theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ, nắm bắt được tình hình xuất, nhập ,tồn , tình hình công nợ với khách hàng , cung cấp đầy đủ số liệu giúp công tác quản lý vốn và kinh doanh đạt kết quả cao.
Mặt khác sự phối hợp giữa bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận bán hàng ăn khớp, nhịp nhàng nên việc hạch toán bán hàng được thông suốt không bị gián đoạn do sự luân chuyển chứng từ chậm.
- Hệ thống kế toán: Công ty đã đưa tin học vào công tác kế toán (trong đó bao gồm cả kế toán bán hàng) bằng cách ứng dụng các phần mềm tin học Việc sử dụng chương trình kế toán máy được cài đặt phù hợp với đặc trưng ngành kinh thể biết được toàn bộ quá trình kinh doanh cũng như với từng đối tượng TK bất cứ lúc nào.
Nhìn chung công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà, công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán tiêu thụ nói riêng được thực hiện khá hoàn chỉnh Tuy nhiên bên cạnh những nét ưu việt, phần hành kế toán này của công ty vẫn còn những tồn tại nhất định mà Công ty có thể nghiên cứu để cải thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán, thực hiện tốt vai trò kế toán trong sản xuất kinh doanh của Công ty cụ thể như sau:
- Đối với việc tính giá vốn của hàng xuất kho: Kế toán chỉ tính giá vốn trên trị giá của hàng hoá mua thực tế mà không tính đến các chi phí phát sinh trong khâu mua, các chi phí này được đưa vào chi phí bán hàng Việc hạch toán như vậy vẫn chưa đảm bảo phản ánh đúng nội dung kinh tế của các chi phí, làm ảnh hưởng đến việc theo dõi tập hợp và phân bổ chi phí cho hàng hoá bán ra trong kỳ, gây khó khăn cho công tác xác định giá bán hàng hoá.
- Tình hình chiết khấu đối với khách hàng.
MỘT SỐ Ý KIẾN
IV.1 Tổ chức bộ máy Kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty có 6 người, nên các cán bộ kế toán phải kiêm nhiệm thêm nhiều việc so với mức trung bình ở một công ty có quy mô và tính chất kinh doanh tương tự Đặc điểm này gây một sức ép lớn đối với công tác kế toán của công ty. Để đảm bảo tính khách quan, kiểm soát được hoá đơn, tránh được sự sai sót,nhầm lẫn công ty nên bổ sung thêm nhân viên kế toán để đáp ứng nhu cầu của công tác kế toán
IV.2 Đối với việc sử dụng hoá đơn tài chính.
Kế toán Công ty xé cả liên 01 là không đúng quy định, mà chỉ được xé liên
02 và liên 03 (Liên 02 giao cho khách hang, liên 03 dùng để luân chuyển) liên 01 giữ nguyên ở quyển gốc do kế toán bán hàng giữ.
IV.3 Đối với việc tính giá vốn của hàng xuất kho.
Trong hoạt động kinh doanh, giá bán hàng hoá là một trong những yếu tố rất quan trọng, nó quyết định đến tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, việc đưa ra một số chính sách giá cũng có thể dẫn đến thành công hay thất bại của một doanh nghiệp Xác định giá bán là một công việc mang tính khoa học, nghệ thuật đồng thời cũng là một việc hết sức khó khăn phức tạp Để có thể đưa ra một chính sách giá linh hoạt, hợp lý đòi hỏi kế toán phải phản ánh một cách chính xác trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cung cấp đầy đủ chính xác các thông tin số liệu có liên quan cho các nhà quản lý Chính vì vậy việc xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng xuất kho là vấn đề thật sự cần thiết.
Với tình hình kinh doanh hiện nay công ty nên mở thêm TK cấp 2 chi tiết cho
TK 1561: “Giá mua hàng hoá”
TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hoá”
Khi mua hàng hoá, trị giá thực tế của hàng hoá sẽ được tập hợp vào TK 1561,các chi phí phát sinh trong khâu mua kế toán phản ánh vào TK 1562 Việc hạch toán như vậy giúp cho công tác kế toán bán hàng bóc tách được rõ ràng giữa chi phí mua hàng và chi phí bán hàng, tập hợp được chi phí mua hàng phát sinh trong khâu mua để cuối kỳ phân bổ cho lượng hàng đã xuất bán, gửi bán và còn tồn kho nhằm xác định đúng trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ
Quá trình xác định giá vốn hàng xuất bán sẽ theo sơ đồ sau:
Cuối mỗi kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ.
Công thức phân bổ được tính như sau:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho trong kỳ
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ X
Trị giá hàng hoá xuất bán trong kỳ
Trị giá hàng tồn kho trong kỳ +
Trị giá hàng nhập kho trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ
Chi phí phát sinh trong khâu mua
Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ
IV.4 Hoàn thiện phương pháp kế toán chiết khấu bán hàng.
Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi:
Nợ TK 521: Chiết khấu thanh toán chưa có thuế
Nợ TK 3331: Thuế giá trị gia tăng tương ứng
Có TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại sang TK 511 để giảm trừ doanh thu kế toán ghi:
Có TK 521 Việc hạch toán như trên giúp kế toán xác định rõ ràng giữa chi phí hoạt động tài chính và chiết khấu thương mại nhằm có số liệu chính xác về kết quả sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động tài chính
Đối với nghiệp vụ bán lẻ, khi cửa hàng bán được với giá cao hơn giá bán do công ty quy định, phần chênh lệch kế toán nên phản ánh vào TK 521 nhằm thúc đẩy, khuyến khích công tác bán lẻ hàng hoá tại cửa hàng
Khi cửa hàng bán được hàng với giá cao hơn so với giá bán quy định và tiến hành thanh toán với công ty kế toán ghi:
- bút toán 1: phản ánh giá vốn hàng bán.
- bút toán 2: Phản ánh doanh thu
Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng TM, TGNH
Có TK 511: Tổng doanh thu của các hoá đơn bán lẻ
Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng tương ứng
- Phản ánh khoản chiết khấu cho cửa hàng:
- Phản ánh chi phí bán hàng:
- Cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu sang TK 511 để xác định doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ:
IV.5 Hoàn thiện tình hình thanh toán công nợ
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, công ty phải cạnh tranh gay gắt với các công ty cùng ngành hàng khác, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.
Khi công ty bán lẻ cho các cửa hàng, thường các chủ cửa hàng không thanh toán ngay mà chấp nhận nợ Cho đến khi bán hết số hàng thì mới thanh toán cho công ty điều này đã gây khó khăn rất nhiều cho công ty trong việc thu hồi vốn bởi vì nó phụ thuộc vào thời gian bán hàng nhanh hay chậm.
Một lý do quan trọng nữa là khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, mua hàng với khối lượng lớn và phương thức thanh toán là chậm dẫn đến công ty bị chiếm dụng vốn.
Sơ đồ quá trình hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
Công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, tăng khả năng quay vòng của vốn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên
Trong hoạt động kinh doanh của công ty, để giữ được khách hàng thường xuyên và tăng lượng hàng hoá bán ra thi không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu Vậy để đảm bảo về mặt tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn công ty nên có các nguyên tắc sau:
- Tất cả các khách hàng của công ty mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức bán hàng chung của toàn công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp Phòng kinh doanh căn cứ lượng hàng tiêu thụ bình quân tháng phối hợp với phòng kế toán xây dựng định mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền công ty nên gửi thông báo trước để nhắc nhở khách hàng trả đúng hẹn Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn quy định công ty có thể thi hành lãi suất trả chậm, ngừng cung cấp hàng hoá khi có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả.
- Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà công ty có quyết định nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu Đối với khách hàng mà công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì không nên bán chịu.
- Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định viết hoá đơn cung cấp hàng hay không Đây là một phương pháp quan trọng để đảm bảo dư nợ an toàn.
- Công ty nên sử dụmg hình thức chiết khấu thanh toán cho khách hàng để làm giảm số dư công nợ giúp công ty bớt khó khăn về vốn.
- Kế toán công nợ định kỳ gửi giấy báo công nợ đến cho khách hàng vừa để đối chiếu công nợ, vừa để kiểm tra việc hạch toán kế toán Phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ Công ty nên có những chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng hạn quy định.
- Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của công ty cho khách hàng biết Chính sách tín dụng của công ty thể hiện sự quan tâm của công ty đối với khả năng thanh toán của khách hàng đặc biệt là khách hàng mới, công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hàng được hưởng chiết khấu hồi khấu
