Tổ chức chu trình doanh thu trên hệ thống erp (chu trình từ bán hàng đến thu tiền

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM PHÚC HƯNG THỊNH (SS4U CORP.) 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty (a) Giới thiệu công ty Công ty cổ phần giải pháp phần mềm Phúc Hưng Thịnh (SS4U), nơi tập hợp cá nhân có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn, triển khai quản trị dự án giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Việt Nam triển khai giải pháp hàng đầu giới SAP, Oracle Business Suite Hiện SS4U đứng top đầu Việt Nam kinh nghiệm, lực tư vấn - triển khai (ERP) SS4U số doanh nghiệp Việt Nam tự xây dựng giải pháp ERP nghĩa doanh nghiệp xây dựng - triển khai ERP theo ngành công nghiệp: Dược phẩm, Thủy sản, Cơ khí - Chế tạo máy, Thực phẩm, Phân bón - Hóa chất Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM PHÚC HƯNG THỊNH Tên thường gọi: Công ty phần mềm Phúc Hưng Thịnh Tên giao dịch: SS4U CORP Tên viết tắt: SS4U Slogan: “Luôn bạn” - Logo: Trụ sở chính: Số 278/34 đường Tơ Hiến Thành, phường 15, quận 10, Tp.HCM Loại hình hoạt động công ty: Công ty cổ phần Thành lập thức ngày: 13/10/2005 Cơng ty thành lập theo giấy phép Sở kế hoạch đầu tư Giấy chứng nhận số: 103 003 932 Điện thoại: (083) 8680 771, 772 Fax: (083) 8680 774 Email: info@ss4u-vn.com Website: http://ww.ss4u-vn.com Banner: Vốn kinh doanh: 3.200.000.000 (đồng) Thành viên Hội đồng quản trị: Ông Thẩm Văn Hương Ông Phùng Minh Triết Ông Phạm Văn Phúc Ông Trần Chí Hùng Ông Nguyễn Minh Phương Các lĩnh vực kinh doanh:  Cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp: B4Ui - Giải pháp quản trị doanh nghiệp đa công ty (ERP Online) B4U Process - Giải pháp quản trị doanh nghiệp ngành sản xuất liên tục (ERP) B4U Discrete - Giải pháp quản trị doanh nghiệp sản xuất rời rạc (ERP) B4U Distribution - Giải pháp quản trị doanh nghiệp thương mại (ERP) A4U Ver.2009 - Giải pháp kế toán mở rộng HR4U Ver.2009 - Giải pháp quản trị nhân - tiền lương Ngồi ra, cơng ty cịn nhận: - Thiết kế website - Tư vấn, cung cấp giải pháp phần cứng, mạng - Tư vấn quản lý doanh nghiệp (b) Lịch sử hình thành phát triển Các thành viên Ban lãnh đạo SS4U có 10 năm kinh nghiệm xây dựng triển khai giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp Năm 2000 tiếp cận giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP với nhiều đối tác nước Đội ngũ chuyên môn bắt tay vào xây dựng sản phẩm từ năm 2003 thức hoạt động vào năm 2005 Năm 2003, SS4U thức triển khai giải pháp Solomon sau triển khai giải pháp Oracle Business Suite cho dự án ERP Việt Nam với đầy đủ phân hệ cho Bibica Savimex,… Sau thời gian triển khai, SS4U tự xây dựng giải pháp ERP theo quy trình tiên tiến giải pháp ERP hàng đầu phải giải tất đặc thù quản lý Việt Nam, phù hợp với doanh nghiệp nước Tháng 7/2004, tiền thân SS4U thành lập, chủ yếu nhân lực tập trung để xây dựng sản phẩm Ngày 13/10/2005, SS4U thức thành lập với giải pháp B4U phát triển sản phẩm theo ngành Cơ khí - Chế tạo máy, Dược phẩm Thủy sản Sau phát triển thêm giải pháp A4U, HR4U Tháng 10/2006, SS4U phát triển giải pháp B4Ui công nghệ Oracle 10g Đến B4Ui hoàn thành giải pháp ERP có quy mơ lớn Việt Nam doanh nghiệp nước xây dựng Sau năm hình thành phát triển, SS4U doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam lĩnh vực phát triển giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp, đặc biệt giải pháp ERP Section I.2 (a) Bộ máy quản lý và cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG HC-KT PHỊNG TEST, QA, HỖ TRỢ PHÒNG KD PHÒNG A4U PHÒNG B4U PHÒNG B4Ui Sơ đồ: Tổng quan cấu tổ chức công ty Nhìn vào sơ đồ ta thấy cấu tổ chức công ty tương đối đơn giản, chủ yếu chịu quản lý trực tiếp ban lãnh đạo (b) Chức năng, nhiệm vụ (i) Giám đốc điều hành - Giám đốc kinh doanh Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị hoạt động bên bên ngồi cơng ty, phụ trách chung, trực tiếp lãnh đạo phụ trách công việc: xây dựng chiến lược kinh tế, kế hoạch, tài chính, nhân phát triển công ty ngắn hạn dài hạn Chịu trách nhiệm trước công ty công tác kinh doanh, nghiên cứu thị trường mở rộng thị trường nước khu vực, phụ trách công việc tiêu thụ sản phẩm công ty, ủy quyền tiêu thụ sản phẩm theo quy chế công ty, đề xuất sản phẩm (ii) Phó giám đốc triển khai Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty việc điều hành thực việc triển khai dự án công ty, trực tiếp phụ trách đảm nhận công việc khảo sát , thiết kế triển khai dự án Chịu trách nhiệm việc nâng cao chất lượng sản phẩm, trực tiếp quản lý công tác thiết kế, thử sản phẩm mới, công tác khảo sát, triển khai sản phẩm (iii) Các phòng ban khác Bao gồm phịng: hành - kế toán, kinh doanh, QA - test - hỗ trợ, B4U, B4Ui, A4U - HR4U Nhiệm vụ thực công tác chuyên ngành giúp mở rộng thương hiệu, triển khai, kiểm tra hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng Section I.3 Tình hình sản xuất kinh doanh và kết đạt được những năm qua Ra đời vào cuối năm 2005, SS4U đối mặt với nhiều khó khăn áp lực cạnh tranh khốc liệt đối thủ Sau thời gian khởi nghiệp, công ty với thành viên tâm huyết dần gầy dựng thương hiệu uy tín lịng khách hàng chiếm vị thị trường phần mềm Sau thời gian hoạt động, cơng ty có bước đầu vững dần thu phục khách hàng khó tính có chế quản lý phức tạp: công ty liên doanh BiO Pharmachemie, công ty cổ phần Cơ khí Xây dựng Long An, cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Chế tạo Động Vinappro, cơng ty cổ phần Dược Bình Dương (Bipharco), cơng ty cổ phần Phân bón Hóa chất Cần Thơ (CFC), công ty thể thao Hải Yến, công ty viễn thông Hải Đăng, công ty Gốm Đồng Tâm, công ty cổ phần xuất nhập Thủy sản Bến Tre, … Tình hình doanh thu cơng ty năm 2006 đạt 100.000 USD Dự án triển khai ERP cho công ty Thể thao Hải Yến Hải Yến doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam sản xuất kinh doanh cầu lông Năm 2007, cơng ty có chiến lược mở rộng thị trường thành phố Hồ Chí Minh với ngành sản xuất SS4U có thêm dự án ERP Hợp đồng vừa ký với công ty cổ phần Xuất nhập Thủy sản Bến Tre giúp SS4U hoàn thành kế hoạch doanh số 2007 Vì vậy, tình hình doanh thu năm 2007 tăng lên 250.000 USD Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu thị trường, SS4U chuẩn bị lực lượng tư vấn triển khai ERP hùng hậu SS4U chuẩn bị đầy đủ dòng sản phẩm để đáp ứng cho nhiều quy mơ doanh nghiệp Tình hình doanh thu năm 2008 dự đoán đạt 500.000 USD Doanh số ngày tăng, cho ta thấy hoạt động kinh doanh công ty phát triển theo chiều hướng lên Sản phẩm bán với giá chất lượng phù hợp với chế quản lý doanh nghiệp Từ đó, cơng ty khai thác tiềm thị trường tạo mối quan hệ với lực lượng khách hàng Với tình hình cơng ty nay, SS4U hứa hẹn kết kinh doanh vượt bậc năm Danh sách khách hàng tiêu biểu triển khai TT Tên hợp đồng (1) (2) Công ty CP phân bón hóa chất Cần Thơ (CFC) Cơng ty CP Cơ Khí Long An Cơng ty TNHH MTV Chế tạo động Vinappro Công ty CP Dược Minh Hải Công ty CP XNK Thủy Sản Bến Tre Công ty LD BIO Pharmachemie Cơng ty CP Dược Bình Dương Tên dự án (3) Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4U Process Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4U Discrete Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4U Discrete Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4U Process Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4U Process Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4U Process Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp Nợi dung cơng việc Ghi (4) Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho công ty chi nhánh Hà Tiên Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho cơng ty (5) Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho cơng ty Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho công ty chi nhánh TP HCM Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho cơng ty Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho cơng ty Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho công ty Công ty Tôn Đông Á Công ty TNHH Điện tử viễn thông Hải Đăng 10 Cơng ty Dược TTBYT Bình Định (Bidiphar) 11 Công ty TNHH Accook Việt Nam (Accook) 12 Công ty CP Dược Cần Giờ (Cagipharm) B4U Process Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4U Discrete Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4U Process Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4Ui Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4Ui Tư vấn triển khai chương trình quản trị doanh nghiệp B4Ui chi nhánh Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho công ty chi nhánh Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4U cho công ty Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4Ui cho công ty chi nhánh Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4Ui cho công ty chi nhánh Khảo sát, phân tích, thiết kế, cài đặt triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp B4Ui cho công ty Và nhiều dự án phần mềm kế toán khác Section I.4 Định hướng mục tiêu của công ty Mục tiêu SS4U phấn đấu trở thành doanh nghiệp đứng đầu Việt Nam việc xây dựng tư vấn - triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Công ty tập trung vào khách hàng chuyên ngành sản xuất mà công ty giới thiệu sản phẩm phần mềm năm trước Dưới đạo Ban giám đốc, lực lượng nhân viên kinh doanh tăng cường hoạt động triển khai đến khách hàng có nhu cầu thay đổi sản phẩm phần mềm sử dụng Lý mà cơng ty, xí nghiệp sản xuất có nhu cầu tìm mua sản phẩm phần mềm là: họ sử dụng phần mềm khơng cịn phù hợp với tình hình tăng trưởng kinh tế Việt Nam hội nhập vào kinh tế giới Vào tháng cuối năm 2008, mục tiêu gần để tăng hoạt động kinh doanh công ty ký kết hợp đồng với công ty chuyên ngành Nhựa, Dược, Thủy sản, Cao su với dòng sản phẩm giải pháp quản trị doanh nghiệp ngành sản xuất Dòng sản phẩm ERP mạnh Nó giải vấn đề nan giải xưởng sản xuất việc hoạch định quản lý sản xuất Ví dụ theo dõi lực máy móc, khả cung ứng nguyên vật liệu để sản xuất có chi phí thấp nhất; hoạch định nguyên vật liệu, quản lý tồn kho, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng quan hệ với khách hàng để cung cấp sản phẩm cho phận mua bán hàng thị trường đạt mức lợi nhuận cao uy tín với khách hàng Bên cạnh đó, cơng ty ổn định nguồn nhân lực có tuyển mộ thêm số nhân viên, chuyên gia, quản trị dự án để hỗ trợ Ban lãnh đạo Đó mục tiêu đưa công ty cần phải đạt năm tới CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC TRIỄN KHAI PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY 2.1 DOANH THU 2.1.1 Khái niệm doanh thu Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ toàn số tiền thu thu từ giao dịch nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm khoản phụ thu phí thu thêm ngồi giá bán (nếu có) 2.1.2 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng ghi nhận đồng thời thoả mãn tất điều kiện sau: - DN chuyển giao phần lớn rủi ro lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hố cho người mua - DN khơng cịn nắm giữ quyề quản lý hàng hố người sở hữu hàng hoá kiểm soát hàng hoá - Doanh thu xác định tương đối chắn - Doanh nghiệp thu thu lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng - Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng Doanh thu bán hàng gồm DT bán hàng DT bán hàng nội 2.2 CHU TRÌNH DOANH THU (CHU TRÌNH TIÊU THỤ) - Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu - Các kiện kinh tế: + Nhận đơn đặt hàng khách hàng + Giao hàng dịch vụ cho khách hàng + Yêu cầu khách hàng toán tiền hàng + Nhận tiền toán - Các phân hệ nghiệp vụ: + Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng + Hệ thống giao hàng hoá dịch vụ + Hoá đơn bán hàng + Hệ thống thu quỹ - Các chứng từ: + Lệnh bán hàng (do phận ghi nhận đơn đặt hàng lập) + Phiếu gửi hàng (do phận gửi hàng lập) + Hoá đơn bán hàng (do phận lập hoá đơn lập) + Phiếu thu tiền, bán hàng thu tiền + Giấy báo gửi tiền khách hàng gửi tới, bán chịu (xác định số tiền toán cho khoản nợ nào) + Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán (do phận lập hố đơn bán hàng lập) + Bảng phân tích nợ theo thời gian - phân tích nợ khơng thu hồi (do phận bán chịu lập) chứng từ ghi sổ - ghi việc xoá nợ đòi sổ chi tiết khách hàng tài khoản liên quan Sổ Cái (do phận kế toán lập) + Báo cáo khách hàng + Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: lập hàng tháng, phân tích nợ khách hàng theo số ngày nợ với giới hạn 30, 60 90 ngày - Các sổ kế toán: + Sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại nhật ký thu tiền + Sổ + Sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết khách hàng 2.3 QUI TRÌNH TRIỂN KHAI ERP: 2.3.1 Khái niệm ERP: ERP viết tắt từ Enterprise Resource Planning Nó giải pháp phầm mềm tích hợp cho phép người tổ chức, doanh nghiệp trao đổi thông tin với thông qua sở liệu tập trung ERP giúp phá bỏ tường ngăn cách tài kế toán, bán hàng sản xuất phân phối việc tích hợp tất khía cạnh kinh doanh nguồn thông tin chung phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp Hoạch định nguồn tài nguyên doanh nghiệp (ERP) công cụ kinh doanh ERP kết hệ thống MRPII sử dụng công nghệ thiết kế giải pháp phần mềm doanh nghiệp trọn vẹn để hỗ trợ tự động hố qui trình kinh doanh Phần mềm ERP cung cấp khả tích hợp chia sẻ thơng tin tồn cơng ty Phần mềm ERP gồm phân hệ (module phân hệ đại diện cho chức doanh nghiệp) Một số ví dụ phân hệ chức kế toán phải thu (AR), kế toán phải trả (AP), GL, đảm bảo chất lượng (quality assurance), nhân sự, sản xuất tồn kho, mua hàng, phân phối, kho hàng, phát triển sản phẩm, Những phân hệ khác có sẵn dựa cấu trúc nhu cầu doanh nghiệp nhà cung cấp phần mềm Mỗi chức doanh nghiệp đại diện phân hệ việc tích hợp phân hệ làm giảm thiểu nhập liệu trùng lập 10