Thông tin tài liệu
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THÙY LINH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ HIỆN NAY LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội – 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ THÙY LINH NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ HIỆN NAY Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Liên Hương Hà Nội - 2011 MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 10 Nguồn tư liệu tham khảo 10 Phương pháp nghiên cứu 11 Bố cục đề tài 13 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU 15 CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001 1.1 Khái niệm tài liệu điện tử 15 1.1.1 Khái niệm tài liệu (Document) 15 1.1.2 Khái niệm tài liệu điện tử (Electronic document) 16 1.1.3 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử 18 1.1.4 Đặc điểm tài liệu điện tử 22 1.2 Quản lý tài liệu điện tử 27 1.2.1 Quan niệm quản lý tài liệu điện tử 27 1.2.2 Nội dung quản lý tài liệu điện tử 28 1.2.3 Tổ chức lưu trữ Việt Nam 31 1.2.4 Các văn pháp lý hành liên quan đến tài liệu điện tử 33 1.2.5 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử 38 Việt Nam 1.3 Tổng quan tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 50 1.3.1 Giới thiệu tổ chức ISO 50 1.3.2 Khái niệm cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489 51 1.3.3 Sự cần thiết việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài 56 liệu lưu trữ điện tử 1.3.4 Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ 58 điện tử Lưu trữ lịch sử CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ 63 TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở NƯỚC TA HIỆN NAY 2.1 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu 64 2.1.1 Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu 64 2.1.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào nghiệp vụ lưu trữ tài 75 liệu lưu trữ điện tử 2.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình quản lý tài liệu 97 lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử 2.2.1 Báo cáo trình quản lý tài liệu điện tử 97 2.2.2 Kiểm tra, giám sát trình quản lý tài liệu điện tử 97 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG ISO 15489 VÀO 101 QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ 3.1 Đề xuất bước tổ chức thực 101 3.1.1 Xác định phạm vi áp dụng 101 3.1.2 Xây dựng sách xác định trách nhiệm 102 3.1.3 Xây dựng kế hoạch 104 3.1.4 Triển khai thực 106 3.1.5 Kiểm tra đánh giá 107 3.1.6 Đào tạo 107 3.2 Hoàn thiện sở lý luận quản lý tài liệu điện tử 109 3.2.1 Xây dựng hệ thống thuật ngữ từ vựng 109 3.2.2 Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học việc áp dụng ISO vào 110 ngành lưu trữ nói chung ISO 15489 vào cơng tác quản lý tài liệu điện tử nói riêng 3.3 Hồn thiện sở pháp lý cho cơng tác quản lý tài liệu điện tử 110 3.4 Thống chủ trương lãnh đạo cấp vấn đề quản lý tài 112 liệu điện tử 3.5 Tuyên truyền, phổ biến áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 113 3.6 Đầu tư sở vật chất phù hợp 114 3.7 Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu công tác quản lý 115 tài liệu điện tử 3.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá trình áp dụng ISO 116 3.9 Học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với nước 116 KẾT LUẬN 119 TÀI LIỆU THAM KHẢO 121 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ICA International Council of Archives Hội đồng Lưu trữ Quốc tế CSDL Cơ sở liệu ISO International Standards Organization LAN Local Area Network TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam TLĐT Tài liệu điện tử TLLTĐT Tài liệu lưu trữ điện tử TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quốc gia VPTW Văn phòng Trung ương LỜI NĨI ĐẦU Lí chọn đề tài Ngày nay, phát triển không ngừng khoa học công nghệ bùng nổ thông tin số đem lại tác động không nhỏ tới mặt đời sống xã hội Ngành lưu trữ không nằm ngồi tác động đó, phải tiếp nhận yếu tố mới, với yêu cầu mới, nhiệm vụ Hòa xu phát triển kỷ nguyên khoa học đại xuất phát từ thực tế q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin quan, tổ chức, loại hình tài liệu hình thành, tài liệu điện tử Trong xã hội – xã hội thông tin, lịch sử ghi lại phương thức điện tử, q trình máy tính hố làm thay đổi đáng kể hoạt động tổ chức nhà nước tổ chức kinh doanh Trong hàng loạt tổ chức đại, thư tín, văn bản, giao dịch điện tử xuất đồng thời có tín hiệu thay dần thư tín, văn bản, giao dịch giấy Khác với tài liệu truyền thống - thơng tin ghi giấy người cầm đọc trực tiếp, hoàn cảnh tài liệu điện tử, thơng tin ghi đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, thiết bị lưu trữ khác khai thác, sử dụng thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử sản sinh với khối lượng lớn, vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hội thách thức người làm cơng tác lưu trữ, địi hỏi phải đầu tư nghiên cứu sâu rộng Trên giới, lưu trữ Anh, Mỹ, Úc, Nga, Trung Quốc… tiếp cận, nghiên cứu tài liệu điện tử từ năm 70 kỷ XX Việt Nam, vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử bước đầu đặt để tìm hiểu, nghiên cứu, song kết thu cịn hạn chế Trong đó, việc quản lý cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng rủi ro như: sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa… Chính cần thiết kế hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thơng tin quan cần có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử Theo khái niệm chuyên gia, hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử quy trình khép kín giúp tài liệu an tồn quản lý để tài liệu với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc giữ lại (Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với đối tượng liệu có liên quan, tính hữu dụng khả tiếp cận) Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (ISO) thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế cơng tác văn thư ISO 15489:2001, tiêu chuẩn đưa chuẩn mực để quan, tổ chức sử dụng nhằm đánh giá thực tiễn hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử giúp chuẩn hóa nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức; phát huy giá trị loại hình tài liệu lưu trữ - tài liệu lưu trữ điện tử Với việc liên hệ tới công tác quản lý tài liệu điện tử kho lưu trữ trung ương, mà cụ thể Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, đề tài trở nên thực tế, lý thuyết đưa không đơn lý luận suông, mà trái lại nghiên cứu áp dụng minh chứng thực tiễn Có nhìn đắn tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt cơng tác quản lý loại hình tài liệu lưu trữ điện tử khơng góp phần tối ưu hố thành phần Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà cịn góp phần vào nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại thời đại Trong q trình nghiên cứu, chúng tơi có điều kiện để liên hệ lý luận thực tiễn, để so sánh tài liệu điện tử với loại hình tài liệu khác, để thấy thuận lợi khó khăn cơng tác quản lý tài liệu điện tử, việc triển khai nghiệp vụ vưn thư, lưu trữ loại hình tài liệu này… kiến thức bổ ích phục vụ cho công việc sau Chính lý nên chúng tơi lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Mục tiêu đề tài Với lí nêu trên, chúng tơi thực đề tài nhằm tới mục tiêu: Một là, đưa quan điểm tác giả vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Hai là, phản ánh chân thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử lưu trữ lịch sử Ba là, sở khảo sát thực tiễn, mong muốn đề xuất số giải pháp áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử lưu trữ lịch sử, từ góp phần nâng cao hiệu nói chung ngành lưu trữ nước nhà thời đại Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu tài liệu điện tử tiến hành nhiều góc độ, lý luận thực tiễn Thứ nhất, góc độ lý luận, trước hết phải kể đến giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” Cuốn giáo trình cung cấp kiến thức nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ Bên cạnh sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); sách “Tin học đổi quản lý công tác văn thư, lưu trữ” Tiến sĩ Dương 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Văn Khảm, Nhà Xuất trị quốc gia xuất Hà Nội, năm 1994 Nội dung sách chủ yếu đề cập đến vai trò công nghệ thông tin việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn nội dung nhỏ sách Thứ hai cơng trình nghiên cứu khoa học, báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Các báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004 - Đề tài khoa học cấp ban đảng Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010; Đề tài cấp Bộ TS Lưu Kiếm Thanh “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung đề tài chủ yếu tập trung vào việc giải vấn đề mặt kỹ thuật tin học hoạt động theo chế độ cục bộ; Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước” ThS Nguyễn Trọng Biên làm chủ nhiệm: đề tài giới thiệu tiêu chuẩn ISO 900 với phiên đến năm 2000 phân tích khả áp dụng công tác văn thư quan nhà nước Thứ ba, nghiên cứu tài liệu điện tử nhận nhiều quan tâm, điều thể qua viết đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam viết tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư - số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Cảnh Đương - Đức Mạnh: “Bàn khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, 2008; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007… Thứ tư, khoá luận tốt nghiệp sinh viên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng (được bảo quản tư liệu Khoa) như: “Quản lý văn văn thư quan” sinh viên Phạm Thu Huyền; đề tài “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng sở liệu văn thư quan” sinh viên Nguyễn Thu Huyền, “ ng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Bộ Khoa học - Công nghệ” sinh viên Nguyễn Thị út Trang; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “ứng dụng công nghệ thông tin quản lý 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 văn - giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ” tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; đề tài “nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu TTLTQG” ThS Nguyễn Thị Chinh 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 năm 2006, đề tài khóa luận tốt nghiệp “Những nghiên cứu tài liệu điện tử Việt Nam “ tác giả Đ Thu Hiền năm 2011… Tuy nhiên, qua khảo sát, chúng tơi chưa thấy có đề tài khoa học tiếp cập trực tiếp tới vấn đề nghiên cứu, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, tiến hành nghiên cứu vấn đề chung tài liệu điện tử thành phần tài liệu, giá trị tài liệu, thực trạng tài liệu nghiên cứu thực tiễn công tác thu thập, quản lý tài liệu điện tử đơn vị nghiệp chính, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Kho Lưu trữ văn phịng Trung ương Đảng Song bên cạnh đó, chúng tơi tìm hiểu, liên hệ tới lưu trữ lịch sử tỉnh, lưu trữ chuyên ngành khác nhằm khảo sát, liên hệ thực tế, giúp chúng tơi có nhìn khách quan thực trạng quản lý loại hình tài liệu Qua đó, chúng tơi xin đề xuất số giải pháp thiết thực nhằm góp phần nâng cao hiệu quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể tài liệu lưu trữ điện tử Nguồn tư liệu tham khảo Trong trình thực đề tài, chúng tơi tham khảo nguồn tài liệu sau: - Trước hết, để trang bị kiến thức lý luận chung vấn đề nghiên cứu, chúng tơi tìm đọc sách, giáo trình liên quan như: “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”; sách tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử nước… - Các văn kiện Đảng Nhà nước công văn giấy tờ công tác lưu trữ từ 1945 đến nay; văn pháp luật liên quan tới tài liệu điện tử Luật Giao dịch điện tử; tiêu chuẩn, tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 05 quan chọn để khảo sát trình làm luận văn… Đây nguồn tư liệu quan trọng cung cấp cho thơng tin chủ trương, sách Đảng Nhà nước quy định quốc tế công tác xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ - để đưa kiến nghị giải pháp hợp lý cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử… - Các cơng trình nghiên cứu khoa học, Khóa luận tốt nghiệp, Luận văn Thạc sỹ; Luận án Tiến sỹ vấn đề có liên quan - chúng tơi tham khảo từ Thư viện Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước từ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Một số viết, nghiên cứu đăng tạp chí: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Cải cách hành chính, Tạp chí tổ chức nhà nước… 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 - Đồng thời, tham khảo, tiếp cận nguồn thông tin internet (các ebook, báo điện tử, website lưu trữ Việt Nam số quốc gia giới Singapore, Anh, Mỹ…); 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Những nguồn tư liệu cung cấp cho chúng tơi kiến thức hữu ích lý luận thực tiễn, giúp chúng tơi hồn thiện luận văn Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài nghiên cứu này, kết hợp sử dụng phương pháp truyền thống đại Những phương pháp mà sử dụng đề tài dựa sở phương pháp luận lưu trữ học thể ba nguyên tắc: Nguyên tắc tính Đảng, ngun tắc lịch sử ngun tắc tồn diện tổng hợp Đồng thời trình nghiên cứu chúng tơi có sử dụng phương pháp nghiên cứu khác như: Phương pháp phân tích tổng hợp: Đây phương pháp phù hợp với việc nghiên cứu, tìm hiểu vấn đề mẻ, chưa có nhiều tài liệu liên quan Trong q trình nghiên cứu, tham khảo nhiều nguồn tài liệu từ cấc cơng trình nghiên cứu trước Nhờ phương pháp sử liệu học, xác định độ tin cậy thông tin nên kết mà chúng tơi sử dụng cơng trình nghiên cứu thẩm định lại độ chân thực Để nghiên cứu sâu thực tiễn quản lý tài liệu điện tử 05 quan, áp dụng phương pháp khác nhau: Trước hết phương pháp khảo sát tài liệu Chúng tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề thông qua sách, báo, tạp chí, cơng trình nghiên cứu khoa học Kết hợp với phương pháp hệ thống, chúng tơi phân tài liệu thành nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho nội dung đề tài Đồng thời, phương pháp khảo sát thực tế áp dụng qua việc nghiên cứu tài liệu 05 quan qua vấn trực tiếp đối tượng: cán Trung tâm, đặc biệt cán liên quan trực tiếp tới iso, tài liệu điện tử; cán có nhiều đề tài khoa học iso, tài liệu điện tử Trên sở thơng tin thu thập được, chúng tơi phân tích, tổng hợp so sánh để từ có cách nhìn đầy đủ vấn đề nghiên cứu Chúng tơi sử dụng phương pháp so sánh để tìm điểm khác biệt tài liệu lưu trữ truyền thống tài liệu lưu trữ điện tử khác công tác quản lý hai loại hình tài liệu Trên sở so sánh ý kiến, quan điểm, số liệu khác vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu lưu trữ; nhóm nghiên cứu đưa nhận định khách quan, khoa học Ngoài ra, phương pháp thống kê, phương pháp logic kết hợp sử dụng trình nghiên cứu Các kết nghiên cứu chúng tơi nhìn nhận quan điểm phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh Bố cục đề tài 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 Ngồi lời nói đầu phần kết luận, phần nội dung khoá luận chia làm phần sau: Chương 1: Tổng quan tài liệu điện tử tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Người đứng đầu quan, tổ chức định việc mang tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan để sử dụng nước Tổ chức, cá nhân trước mang tài liệu lưu trữ đăng ký nước ngồi phải thơng báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết Tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử, tài liệu cá nhân đăng ký Lưu trữ lịch sử trước đưa nước phải lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Chương ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ, HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ Điều 35 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Tổ chức có đủ điều kiện theo quy định pháp luật đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ Điều 36 Hoạt động dịch vụ lưu trữ Tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: a) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh; b) Có sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hoạt động dịch vụ lưu trữ; c) Cá nhân thực hoạt động dịch vụ lưu trữ tổ chức phải có Chứng hành nghề lưu trữ Cá nhân hành nghề độc lập dịch vụ lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: a) Có Chứng hành nghề lưu trữ; b) Có sở vật chất phù hợp để thực hoạt động dịch vụ lưu trữ; c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ cấp tỉnh Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ khơng thuộc danh mục bí mật nhà nước; b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ Điều 37 Chứng hành nghề lưu trữ Cá nhân cấp Chứng hành nghề lưu trữ có đủ điều kiện sau đây: 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 a) Là công dân Việt Nam, có lực hành vi dân đầy đủ; b) Có lý lịch rõ ràng; 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 c) Có tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ phù hợp; d) Đã trực tiếp làm lưu trữ liên quan đến lưu trữ từ 05 năm trở lên; đ) Đã đạt yêu cầu kỳ kiểm tra nghiệp vụ quan có thẩm quyền tổ chức Những trường hợp không cấp Chứng hành nghề lưu trữ bao gồm: a) Người bị truy cứu trách nhiệm hình sự; b) Người chấp hành hình phạt tù bị áp dụng biện pháp xử lý hành đưa vào sở chữa bệnh, sở giáo dục; c) Người bị kết án tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật cơng tác; tội chiếm đoạt, mua bán hủy tài liệu bí mật công tác Người cấp Chứng hành nghề lưu trữ thuộc trường hợp quy định khoản Điều bị thu hồi Chứng hành nghề lưu trữ Chính phủ quy định thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng hành nghề lưu trữ Chương QUẢN LÝ VỀ LƯU TRỮ Điều 38 Trách nhiệm quản lý lưu trữ Chính phủ thống quản lý nhà nước lưu trữ Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước lưu trữ quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Cơ quan có thẩm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam thực quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, quan trung ương tổ chức trị - xã hội phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn thực quản lý nhà nước lưu trữ địa phương Điều 39 Kinh phí cho cơng tác lưu trữ Kinh phí cho công tác lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị xã hội bố trí dự tốn ngân sách nhà nước năm sử dụng vào công việc sau đây: a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ; 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; d) Chỉnh lý tài liệu; 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 đ) Thực biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; e) Tu bổ, lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ; g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ; i) Những hoạt động khác phục vụ đại hóa cơng tác lưu trữ Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân nước tổ chức, cá nhân nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Điều 40 Hợp tác quốc tế lưu trữ Hợp tác quốc tế lưu trữ thực sở tơn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, bên có lợi Nội dung hợp tác quốc tế lưu trữ bao gồm: a) Ký kết, gia nhập tổ chức thực điều ước quốc tế lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế lưu trữ; b) Thực chương trình, dự án hợp tác quốc tế; c) Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán lưu trữ với nước ngoài, tổ chức quốc tế; d) Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, triển lãm quốc tế; sưu tầm tài liệu lưu trữ; biên soạn, xuất ấn phẩm lưu trữ; đ) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ; g) Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ tư liệu nghiệp vụ lưu trữ Chương ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 41 Hiệu lực thi hành Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng năm 2012 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 hết hiệu lực kể từ ngày Luật có hiệu lực Điều 42 Quy định chi tiết Chính phủ quan có thẩm quyền quy định chi tiết điều, khoản giao Luật Luật Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 CHỦ TỊCH QUỐC HỘI 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Nguyễn Sinh Hùng Assessing records management in China agaỉnst ISO 15489 and the implications An, Xiaomi;Jiao, Hongyan Records Management Joumal; 2004; 14, 1; ProQuest Central pg 33 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Assessing records management in China against ISO 15489 and the ĩmplications Xiaomỉ An and Hongyan Jiao manuals for teaching university students as well as for training records managers and archivists in post In addition, national regulations, rules and standards of records and archives management (State Archives Bureau, State Economy Committee and State Planning Committee, 1987; State Archives Bureau, 1987a, b; 1991; 1996; 2000a, b) are also used as a basis for the analysis An overvievv of teatures of records management in China The authors Xiaomi An is an Associate Professor, át the Archives College, Renmin University of China, Beijing, China Hongyan Jiao is an Archivist át the Second Academy of China Aerospace Archives, Beiịing, China Keyvvords Records management, Archives, International standards, China Abstract ISO 15489 has provided best practice guidelines for records Records management in China is understood more narrowly in the archival community and the real world According to the life cycle theory, Ít is limited to current records, which are still in active use for their initial creation purpose Other records, such as semi-current records and non-current records, which have This paper is written based ơn íĩndings of a research project "Research in best practice standards for managing urban development records and archivcs in 21st century", a proịect sponsored by the Scientiíic Research Foundation for the Returned Overseas Chinesc Scholars management which have many implications to the vvorld This paper, based ôn the results of a research project, provides a case study which shovvs thát ISO 15489 can also be used for measuring records management performance as well can contribute to the identiíication of gaps betvveen best practice, captured in the standard, and what is happening in reality in relation to records management policies, programmes, procedures and processes can then provide directions for íurther effective improvement The author introduces records management in China and its features to provide the context and then measures records management in China against items of ISO 15489 Based ôn the vveaknesses found, the author gives suggestions for the improvement of records management in china Electronic access The Emerald Research Register for this journal is available át www.emeraldinsight.com/researchregister The current issue and full text archive of this journal is available át www.emeraldinsight.com/0956-5698.htm Emerald Records Management Journal Volume 14 ' Number ■ 2004 ■ pp 33-39 ((•) Emerald Group Publishing Limitecl • ISSN 0956-5698 DŨI 10.1108/09565690410528929 Introduction As the first international standard for records management, ISO 15489 was issued by ISO (International Organization for Standardization) in October 2001 (ISO 15489-1: 2001): This standard is a normative document thát sets the parameters within which a records management program should be cstablished, regardless of the size of the enterprise, the type or location of the organization, or the lcvel of technology to be used (Connelly, 2001) This article introduces records management in China and its features and then focuses ôn measuring thát against ISO 15489-1 The analysis of Chinese records management practice is mainly based ôn two representative manuals - The Scientiịic Management of Records Work (Zhao, 1993) and The Textbook for Electronic Records Management (Feng, 2001) The íịrmer is for the paper world and the latter for the 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Assessing the investigation impact of ISO 15489-a preliminary McLeod, Julie RecordsManagement Journal; 2003; 13,2; ProQuest Central pg 70 Assessing the impact of ISO 15489 - a preliminary investigation Julie McLeod The author Julie McLeod is a Senior Lecturer in the School of Intormatics, Northumbria University, Nevvcastle upon Tyne, UK Keyvvords This article shares the results of a preliminary investigation into the impact of ISO 15489-1, the international records management standard, which was conducted betvveen January and April 2002 and augmented in January/March 2003 The purpose of the investigation was threefold: (1) to gauge initial reactions to ISO 15489 and plans for using Ít; (2) to support an application for a research grant to conduct a longitudinal study into the impact of the standard ôn records management practices in organisations; and (3) to raise avvareness and interest in the research proịect within the records and archives community and, hopeíully beyond, into the wider management community Introduction International standards, Records management Abstract This article shares the results of a preliminary investigation into the impact of ISO 15489, the international records management standard, conducted betvveen January 2002 and March 2003 Attendees át a series of records management and intormation management events were asked about their avvareness of, initial reactions to and plans for usíng the standard The results show a relatively high level of avvareness of the standard vvithin and beyond the records management protession and very positive reactions to its publication, despite any imperíections Most encouraging of all was the range of plans for using the standard As well as using Ít for policy/strategy development, to underpin records management procedures and to benchmark current practice, many records protessionals plan to use the standard to raise the protile of records management vvithin their organisations Electronic access The Emerald Research Register for this journal is available át http://www.emeraldinsight.com/researchregister for leading the work ôn the standard over the previous four years So signiíicant was its publication thát Sarah Tyacke, Keeper of Public Records for England and Wales, endorsed Ít vía a live link to the Public Record Offĩce's annual conference in Stratford-upon-Avon in the UK As the íĩrst international standard ôn records management, ISO 15489-1 and ISO/TR 15489-2, the accompanying Technical Report (International Standards Organisation, 200la, b) represent a milestone for the records management profession globally As Stephens (2000) put Ít: in its entire history, the RIM [records and iníbrmation management] discipline has never had anything like this However, the profession has had a national standard for records management since the mid-1990s, in the form of AS4390:l-6 The author would like to thank all those people who responded to the questionnaire or took part in an electronic discussion forum and particularly those who gave such full and thoughtíul feedback and shared examples so vvillingly The current issue and fu11 text archive of this journal is available át http://www.emeraldinsight.com/0956-5698.htm 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 2Emerald Records Management Journal Volume 13 ■ Number • 2003 ■ pp 70-82 ị; mcb úp Limited ■ issn 0956- 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 The current issue and full text archive of this journal is available at www.emeraldinsight.com/0956-5698.htm RMJ 20,1 ISO 15489 Records Management: its development and significance Susan Healy Public Record Office, Kew, Richmond, UK 96 Abstract Purpose – The purpose of this paper is to describe the process of producing ISO 15489 Records Management, and to explore some of the professional and other issues that arise for consideration at an international level Design/methodology/approach – The process of producing ISO 15489 Records Management is described, along with some of the thinking behind that process, Findings – In one sense, the contents of ISO 15489 are less important than its existence The fact that records managers can point to an ISO/BSI Standard for their discipline can be used to improve the image and status of records management in the eyes of those who know little or nothing of the subject The Standard is a statement of good practice in records management It is also something that can be passed to professionals in other fields when working on projects together Also, the internationalising process has made the Standard more suitable than AS 4390 for the UK environment Originality/value – The paper identifies some of the benefits of the Standard for records management in the UK Keywords ISO 9000 series, Standards, Records management, Archives management, Information management Paper type Viewpoint Introduction In this article I shall describe the process of developing the international standard ISO 15489[1] and its associated Technical Report, and some of their contents and assess the Standard’s significance for records management in the UK[2] First, an explanation of the abbreviations and acronyms I shall use ISO stands for International Standards Organisation, a body based in Geneva that oversees the issue of international Standards The British Standards Institution (BSI) is the UK NMB (National Member Body of ISO) The ISO Technical Committee under whose auspices we worked is TC 46 and its Records Management Sub-committee is SC 11, hence the reference to TC 46/SC 11 The BSI counterparts are IDT at the Committee level (standing for Information Documentation Terminology) and Sub-committee 17, hence IDT 2/17 Key stages in development of a Standard are production of a Committee Draft (CD), a Draft International Standard (DIS) and a Final Draft International Standard (FDIS) Finally, the sections making up a Standard are called clauses Records Management Journal Vol 20 No 1, 2010 pp 96-103 q Emerald Group Publishing Limited 0956-5698 DOI 10.1108/09565691011039861 This article was originally published in Records Management Journal, Vol 11 No 2, pp 133-42 (2001), and has been republished as part of the journal’s 20th anniversary commemorative issue z 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Development of ISO 15489 My involvement in ISO 15489 started in July 1997 when I attended a meeting at the BSI offices in Chiswick The purpose of the meeting was to discuss future action on internationalising the pioneering Australian Standard AS 4390[3], Records Management This Standard had been developed in Australia in the early 1990s in response to the quality Standard ISO 9000 ISO 9000 refers to the need for “quality records” to show the operation of a quality system but does not expand on what makes up a quality record Australian records managers made the connection between ISO 9000 accreditation and good records management and set out to fill the gap, producing what Standards Australia has described as one of its best sellers AS 4390 had recently been through an ISO balloting process for issue as it stood but sufficient reservations had been expressed by NMBs for ISO to decide that a re-think was necessary So, a group of records professionals and Standards experts from the UK, Australia, USA, France and Sweden met and concluded that ISO should be asked to set up a new sub-committee to develop AS 4390 into an ISO Standard This was the start of what was to prove a fascinating if often frustrating project ISO approved the recommendation and TC 46/SC 11 met for the first time in Athens in May 1998, with the chair (David Moldrich) and secretary (Peter Treseder) provided by Australia The UK was represented by Philip Jones and myself at this and subsequent meetings; Bob McLean joined the delegation in May 2000[4] Other countries represented at the meetings were Australia and New Zealand, the USA, Canada, France, Sweden, Germany, The Netherlands, Ireland and Denmark (see Figure 1) We were joined also by observers from the International Council on Archives and the International Records Management Trust The UK was represented at the Athens meeting because BSI had decided to contribute to this work and had established IDT 2/17 to shadow TC 46/SC 11, with me in the chair IDT 2/17 was and is a healthy mix of those who practice records management in both public and private sectors, those who oversee it in government and those who teach it, together with representatives of other interested organisations TC 46/SC 11’s activity has not been confined to its six-monthly meetings Much of its work has been done electronically, using e-mail and a dedicated mailing list and discussion database, and the meetings were less for drafting than for negotiation ISO 15489 Records Management 97 Figure A working break, Berlin, May 2000 z 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 RMJ 20,1 98 It soon became clear that different national professional and juridical traditions led to very different views of what the Standard should cover and contain These differences persisted throughout and it is remarkable that we were able to reach consensus without losing the utility of the finished Standard What sort of issues caused difficulties? Here are some of them Scope Scoping the Standard was an initial and recurring problem Some countries not distinguish between records and archives and were unhappy with a time-limited concept of records management They had real difficulties with the idea that we should focus only on the management of records in their originating organisation, with no coverage of the management of those selected for permanent preservation and archived, either in-house or in an external archives institution This issue mattered to the UK delegation because other BSI sub-committees work on aspects of archives administration, such as the BS 5454[5] sub-committee, and we needed to avoid encroaching on their territory TC 46/SC 11 managed to reach agreement and ISO 15489 does not extend to archives administration This is stated explicitly in clause 1, Scope, in the following terms: This International Standard provides guidance on managing records of originating organizations, public or private, for internal and external clients [ .] [It] does not include the management of archival records within archival institutions Footnote explains: In some countries, the management of records also applies to archives management Archives management is not covered in this Standard As for what records management encompasses, the Standard adopts an holistic approach The definition of records management in clause is: field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records Status There was some debate concerning whether the Standard should be a voluntary code of practice, i.e a statement of recommendations, or a compliance Standard, i.e a statement of requirements The decision had to be made because of the effect on terminology, on which ISO has rules The verb “must” and others with a mandatory connotation can be used with compliance Standards only; for recommendatory Standards “should” and equivalents is the accepted term We decided that a compliance Standard would be premature and self-defeating; most organisations need urging towards best practice and would not respond to a document purporting to set mandatory requirements Furthermore, without enforcement powers and mechanisms it would be futile z 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Audience Terminology also affected our decision on whether the Standard should be aimed at records practitioners or general managers and company secretaries AS 4390 is aimed at both: Part is a high level summary of the other parts which is intended to be read by the managers who seek ISO 9000 accreditation and control the funding of records management, while Parts 2-6 provide operational details suitable for practitioners We had already agreed not to replicate the AS 4390 division into parts so that option was not open to us We decided that the Standard should be intelligible to non-specialists but useful for records professionals; it remains to be seen whether we succeeded The Technical Report, on the other hand, is intended to be read and used by records practitioners ISO 15489 Records Management 99 Structure The structure of the Standard changed frequently in the course of development (one cause of the frustration alluded to above) The major change was the decision in May 1999 to divide the text into two documents, a Standard focusing on principles and outcomes (the what and the why) and a Technical Report (TR) (see Figure 2) providing procedural guidance, thereby providing an aid to understanding and implementing the Standard (the how) In the event we ended up with a TR that expands clauses in the Standard selectively The clauses in the Standard indicating and the corresponding clauses in the TR (as indicated) are as follows: (1) Scope (TR clause 1)[6]; (2) Normative references; (3) Terms and definitions; (4) Benefits of records management; (5) Regulatory environment; (6) Policy and responsibilities (TR clause 2); (7) Records management requirements; Figure Working on the Technical Report, May 1999 z 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 RMJ 20,1 100 (8) (9) (10) (11) Design and implementation of a records system (TR clause 3); Records management process and controls (TR clause 4); Monitoring and auditing (TR clause 5); and Training (TR clause 6) The TR also contains a bibliography and two appendices that link the clauses in the Standard to the corresponding clauses in the TR and vice versa An index is also planned The two clauses expanded most in the TR are clause (as clause 3, Strategies, design and implementation) and clause (as clause 4, Records processes and controls) TR clause contains a detailed explanation of the DIRKS (Designing and Implementing RecordKeeping Systems) methodology developed by the National Archives of Australia[7] TR clause contains text on (i) the instruments required for RM operations, e.g business classification scheme, disposal schedules (called disposition authorities), security and access classification schemes and vocabulary controls; and (ii) processes using these instruments, e.g capture, registration, classification, access and security classification, disposal, storage and use and tracking Annexes to the Technical Report We liked the idea of including annexes and contributions were received For example the UK supplied some model policy documents and disposal schedules Two factors led to a decision to omit them The first was the number of additional pages they would involve and the resulting increase in the sale price of the TR A rough reckoning is £1 for each page of a Standard or TR and if the TR was to be affordable, especially to developing countries, it had to be cut The second factor was that we could not agree on what was appropriate to an international document that would be translated into other languages In the end it was decided to leave it to NMBs to add annexes if they wish BSI has agreed to this and the UK edition of the TR will include a couple of annexes Record-ness There was continuing debate about when a record is a record – or perhaps when a document or information becomes a record Professional theory concerning capture and registration collided with the reality that the courts in some countries accept as records what records managers might refer to as documents The Standard represents a workable compromise in setting out the characteristics that records and records systems should possess without overtly contradicting national legal systems So, records are defined as “information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business” Authoritative records, however, are those with certain characteristics: authenticity, reliability, integrity and usability (clause 7.2) and the records systems supporting them have the complementary characteristics of reliability, integrity, compliance, comprehensiveness and systematic (clause 8.2) z 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 Terminology ISO Standards are supposed to use authorised terminology where this exists and depart from it only when absolutely necessary Records management terms are included in ISO 5127[8] but TC 46/SC 11 found it could not accept all its definitions So, clause contains some variant definitions on which we were, eventually, able to reach agreement Appraisal The word “appraisal” does not appear anywhere in the Standard or the Technical Report This is because we could not agree what it is or who can it – a good example of differing national traditions One strongly held view was that appraisal is the assessment of the value of records (or functions) for historical research with a view to determining which should be preserved permanently Another equally strongly held view was that it is an assessment of the value of records (or functions) for operational and archival purposes with a view to determining which records should be created and, once created, for how long they should be retained (which might be one or many years or even permanently as archives) The solution: describe the concept and omit the word So, clause 9.1 (Determining documents to be captured into a records system) and clause 9.2 (Determining how long to retain records) together contain useful and acceptable text without mentioning the term It was only some months after the text of the Standard had been agreed that we realised some of us meant different things by the word “retention” Having achieved consensus on the Standard at our meeting in Berlin in May 2000 we were able to submit it to formal voting by NMBs as a DIS To our relief it achieved a 100 per cent “yes” vote, albeit with comments seeking some changes ISO rules allow a chair to omit circulation of a revised Standard as a FDIS and to proceed directly to publication if a DIS has received a 100 per cent “yes” vote The chair of TC 46/SC 11 decided to follow this route and at the time of writing (in August 2001) the Standard is being prepared for publication A formal launch ceremony will take place at the ARMA conference in Montreal on October 2001 (Editor’s note – The launch did take place with a live link to the UK PRO conference at Stratford upon Avon.) The TR achieved consensus at the Stockholm meeting in November 2000 and, with some agreed revisions, was issued for voting by NMBs in 2001 This was successful and, all going well, the TR will be published towards the end of 2001 BSI will publish the UK edition as BSI ISO 15489 later this year The TR will be published also, and UK purchasers will have the benefit of some useful appendices – model policy statements – omitted from the ISO edition (Editor’s note: the Standard and TR have now been published) BSI will be publishing also some guides in its DISC series Three are in hand already, dealing with business benefits of records management (written by David Best), performance measurement (written by Sandra Parker), and a guide to implementation (written by Julie McLeod) Others may follow, for example a workbook has been suggested The significance of ISO 15489 In one sense, the contents of ISO 15489 are less important than its existence The fact that records managers can point to an ISO/BSI Standard for their discipline can be used z 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 ISO 15489 Records Management 101 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 RMJ 20,1 102 to improve the image and status of records management in the eyes of those who know little or nothing of the subject So, buy it and cite it for that reason if no other But the Standard deserves respect for its contents as well as its existence It is a statement of good practice in records management which records managers should find useful, however qualified and experienced they are It is also something that can be passed to professionals in other fields when working on projects together, for example ICT professionals when developing new records systems I think the Standard improves on AS 4390 in two ways in particular First, the internationalising process has made the Standard more suitable than AS 4390 for the UK environment (Editor’s note: and on the same basis potentially for other countries) The use of “records management” rather than “recordkeeping” as the key term enables a strengthening of the alignment of records management with management rather than with filing This fits well with the conception of records management imparted in current university courses and reflected in the Draft Code of Practice under section 46 of the Freedom of Information Act 2000[9] In addition, the change from the records as evidence basis of AS 4390 to allow also for records as information works better in the UK, where there is a general acceptance that records have value not only to provide evidence of past decisions and actions but also to inform current and future decisions and actions This is now accommodated The second area in which AS 4390 has been improved is the teasing out of separate characteristics for authoritative records and for record systems This should make the text much more useful to those seeking to develop systems with authoritative records Conclusion In setting out some of the areas of disagreement above I have tried to give a sense of what is involved in developing an ISO Standard and to describe its contents in general terms Achieving consensus required compromise by all involved but I believe it has been to the benefit of the finished documents What is needed now is implementation of the Standard, assisted by the TR and the BSI DISC booklets, to test its utility ISO Standards are reviewed every five years so there will be an opportunity to improve or update it if necessary Use it, and if you identify gaps in the present version, or areas for updating, be prepared to inform BSI when the review begins Notes BSI, BS ISO 15489-1: Information and documentation – Records Management – Part 1: General BSI, London; BSI (2001), PD ISO/TR 15489-2: Information and Documentation – Records Management – Part 2: Guidelines, BSI, London, 2001 In describing the Standard’s development I have drawn on reports I prepared for BSI on successive meetings of ISO TC 46/SC 11 The views expressed in this article are mine and not those of BSI or members of IDT 2/17 Standards Australia, AS 4390: Records Management – Parts 1-6, Standards Australia, Sydney, 1996 Athens was the first of a series of six-monthly meetings in such enviable locations as Washington, DC, Paris, Melbourne, Berlin and Stockholm z 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 BSI, BS 5454: Recommendations for the Storage and Exhibition of Archival Documents, BSI, London, 2000 Clauses 1-3 are common to all ISO Standards DIRKS manual is available at www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html (accessed 10 October 2001) ISO, ISO 5127 Part 1: Documentation and Information – Vocabulary – Part 1: Basic Concepts, ISO, Geneva, 1983 “Draft Code of Practice on the discharge of the functions of public authorities under Part I of the Freedom of Information Act 2000”, available at: www.lcd.gov.uk/foi/dftcp00.htm To purchase reprints of this article please e-mail: reprints@emeraldinsight.com Or visit our web site for further details: www.emeraldinsight.com/reprints z 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99 ISO 15489 Records Management 103 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.2237.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.66 37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.99
Ngày đăng: 05/09/2023, 00:37
Xem thêm:
