Công cụ giúp tiết kiệm thời gian

Công cụ giúp tiết kiệm thời gian Chúng ta thích khám phá phím tắt mới, cách trở văn gốc nhanh hay rút ngắn thời gian nhập hiệu chỉnh đoạn văn Và gọi thủ thuật tiết kiệm thời gian Phím tắt tự tạo Chọn đối tượng, đoạn văn hay hình ảnh mà bạn muốn sử dụng thường xuyên, nhấn Tools.AutoCorrect Options (Word 2002) Trong hộp thoại xuất hiện, chọn nhãn AutoCorrect, lúc bạn nhìn thấy đối tượng bạn chọn nằm khung "With" Hãy gõ từ viết tắt, ngắn gọn khung "Replace", chọn tùy chọn formatted tắt, nhấn OK Để chèn đối tượng vào văn soạn thảo, bạn việc gõ lại từ viết tắt chọn khung "replace" nhấn phím < Space > Nếu ra, Word có u cầu lưu thay đổi chọn Yes Di chuyển cuộn Để di chuyển cách nhanh chóng nhiều trang tài liệu, bạn dùng cuộn dọc ngang nằm bên phải phía hình Nhưng tất khơng có Bằng cách nhấn vào hai nút mũi tên kép lên xuống nằm cuộn bên phải hình, bạn di chuyển từ trang sang trang Nhấn vào nút nằm mũi tên kép này, bảng lựa chọn Di chuyển chuột tùy chọn, bạn thấy xuất lời giải thích cho chức chúng, chẳng hạn Browse by Graphic, Browse by Section Sau chọn tuỳ chọn mong muốn để trở trạng thái trước sau đó, bạn nhấn vào nút mũi tên kép Wordperfect vả 10 có cơng cụ tương tự cuộn theo chiều dọc Bạn nhấn vào nút nút mũi tên kép để luân chuyên lựa chọn di chuyển nhanh ln phím tắt bàn phím Trong Word, chọn Tools.Macro.Macros nhấn < Alt + F8 > Trong hộp thoại Macros, chọn Word Command từ danh sách Macros in", sau chọn Listcommands từ hộp danh sách "Macro name" Nhấn Run, chọn Current menu and keyboard setings hộp thoại liệt Commands, nhấn OK Word tạo bảng gồm lệnh phím tắt tương ứng chúng Bạn việc in để tham khảo Trong Wordperfect 10 chọn Tools.Settings Nhấn biểu tượng customize hộp thoại settings chọn nhãn keyboards hộp thoại Tại đây, phím mà bạn sử dụng tự động chọn Nhấn Edit sau Print Report hộp thoại Thư mục tài liệu Theo mặc định, word lưu tài liệu bạn thư mục My Documents Nếu muốn thay đổi thư mục mặc định này, chọn Tools.Options chọn nhấn File Locations hộp thoại Options Chọn Documents danh sách filetypes nhấn modify Tìm đến chọn thư mục mà bạn muốn dùng làm mặc định, nhấn OK Khi thoát ra, Word yêu cầu xác nhận thay đổi vào normal.dot, bạn nhấn Yes Thay đổi mặt cho trình soạn thảo văn Giao diện mà Word Wordperfect chào mừng bạn khởi động chương trình ý tưởng xếp cơng cụ, trình đơn người khác áp đặt Bạn hồn tồn tự thiết kế mặt cho trình soạn thảo văn cách làm theo bước hướng dẫn sau: Trình đơn theo cách riêng Trình đơn thơng minh word2000 2002 đưa lệnh mà bạn thường dùng Để xem tất lệnh có sẵn, bạn phải đợi vài giây, nhấn lên nút mũi tên kép dòng cuối trình đơn Sau cách để bạn tắt tính thơng minh Trong Word 2000, chọn Tools Customize, chọn nhấn Options hộp thoai Customize bỏ chọn tùy chọn Menus show recently used commands first, nhấn Close Đối với Word 2002, bước thực tương tự hộp thoại customize, bạn chọn always Show full menus Sắp đặt biểu tượng theo cách riêng Giao diện mặc định Word bố trí điều khiển thật bừa bộn Các cơng cụ, biểu tượng, trình đơn, cuộn, thước, khung tác vụ (trong Word 2002) lấp kín tới phân nửa hình Để bỏ công cụ giao diện Word, bao gồm thứ xuất bạn chọn hình đồ hoạ bảng, bạn nhấn phím phải vào bỏ chọn danh sách thả xuống Để xóa thành phần khác, bạn chọn Nhấn phím phải Tools.Options nhấn chuột vào nhãn View hộp thoại options Sau đừng chọn chọn cuộn, thước, trang thái hay thành phần khác mà bạn thấy không cần thiết Cố định bảng tác vụ Word 2002 Mặc dù khung tác vụ (task pane) Word 2002 tiện dụng chúng lại chiếm nhiều diện tích hình Để Word 2002 giấu khung tác vụ New documen, bạn chọn Tools Options bỏ chọn mục Startup Task Pane bên nhãn View Nhấn OK để thực thi thay đổi Nhấn vào biểu tượng styles and formatting cơng cụ formatting để mở đóng khung tác vụ Styles and Formatting Bạn thường phải ngăn chặn việc khung Styles and formatting mở cách sử dụng lệnh trình đơn, cơng cụ, phím tắt để định dạng lại văn soạn thảo Chọn văn nhanh Chọn đoạn văn để định dạng tác vụ thường gặp soạn thảo văn Đa số người dùng thực thao tác cách nhấn chuột vào đầu đoạn văn kéo đến hết đoạn văn muốn chọn, cách thời gian khó thực xác Sau số phím tắt giúp bạn làm điều nhanh chuẩn xác Với phiên Word, muốn chọn từ bạn việc nhấn đúp vào từ Để chọn câu, bạn giữ phím nhấn vào vị trí câu Nhấp đúp vào lề trái đoạn văn (khi trỏ chuyển thành hình mũi tên ) nhấn chuột lần liên tiếp, bạn chọn toàn văn Bạn chọn từ, câu, đoạn văn cách giữ phím chuột sau đánh dấu đối tượng đầu kéo chuột đến từ, câu hay đoạn văn trước Để đánh dấu từ vị trí hành trỏ đến cuối dịng, bạn nhấn - Nhấn để chọn từ vị trí hành trỏ cuối tài liệu Cịn muốn chọn tồn tài liệu, nhấn -A nhấn chuột lần liên tiếp vào lề trái văn Cách tốt để chọn đoạn văn tương đối dài nhấn vào đầu đoạn văn, giữ phím kéo chuột đến cuối đoạn muốn chọn Trong WordPerfect 10, bạn chọn từ cách nhấn đúp vào từ đó; chọn câu cách nhấn chuột lần liên tiếp vào vị trí câu; chọn đoạn văn cách nhấn chuột lần liên tiếp vào vị trí nhấn đúp vào lề trái đoạn văn Để đánh dấu từ vị trí hành trỏ đến cuối dịng, bạn nhấn - Nhấn để chọn từ vị trí hành trỏ tài liệu Chọn toàn tài liệu, bạn nhấn -A nhấn chuột lần liên tiếp vào lề trái văn bản; chọn đoạn văn dài, nhấn vào đầu đoạn văn bản, giữ phím kéo chuột đến cuối đoạn muốn chọn Thủ thuật dành riệng cho Word2002 : Từ trước tới phần mềm soạn thảo văn chưa cho phép chọn nhiều đối tượng không nằm cạnh để bạn thực thao tác cắt dán cần thiết Riêng Word 2002 làm điều Đầu tiên chọn khối văn theo cách trình bày trên, sau bạn giữ phím thực chọn đối tượng (cũng thủ thuật nêu đương nhiên không áp dụng cách có sử dụng đến phím < Ctrl > ) Tiếp tục làm chọn đủ đối tượng cần thiết Với khối văn chọn, bạn chép dán (paste) vào tài liệu khác Định dạng lại đoạn văn xấu xí Đây việc bạn gặp hàng ngày Những đoạn văn chép từ trang Web chương trình khác dán vào tài liệu hay bị lộn xộn phông chữ, khoảng cách dịng nói chung xấu Word Wordperfect cho phép bạn chỉnh lại định dạng đoạn văn Chọn đoạn văn muốn định dạng, chọn edit.Cut nhấn -X để cắt dán vào clipboard Nếu Word, trước hết bạn phải thiết lập để trình đơn Style cơng cụ Formatting phải Normal Nếu wordperfect chọn từ danh sách Select Style Chọn Edit/paste Special, nhấn Unformatted Text hộp thoại Paste Special, OK Bây định dạng xấu xí trước hồn tồn biến Nếu dùng Word2002, cơng việc cịn dễ dàng nữa:đánh dấu đoạn văn bản, chọn Clearformat -từng trình đơn Style Hạn chế số trang tài liệu Thỉnh thoảng soạn thảo văn bản hay gặp tình trạng có 1-2 dòng bị tràn sang trang thứ Đừng vội tìm cách cắt xén nội dung để "co" lại cho vừa trang Word wordperfect cho phép định dạng lại tài liệu để chiếm số trang bạn mong muốn.Trong Word, chọn File.Print Preview, nhấn vào nút Shrink to Fit công cụ, nhấn < Esc > để trở hình soạn thảo Word co tài liệu bạn lại cách giảm kích thước phơng chữ Nếu khơng hài lịng với kết đạt được, bạn quay trở trạng thái ban đầu cách nhấn Edit.undo ctrl-z Trong Wordperfect 10 chọn Format.Make ItFit Tại hộp Desired number of pages, bạn chọn số trang mong muốn Nhấn make it fit Khơng hài lịng với hình thức mới, chọn Edit.Undo -z Kiểu cách cho người sành điệu Nếu không dùng kiểu heading Word bạn để lãng phí nhiều tính hữu ích Sau áp dụng kiểu Heading cho tiêu đề chính, tiêu đề phụ, bạn xem tổng thể tài liệu cách chọn view Document map nhấn vào tiêu đề lề trái để đến thẳng đoạn văn tương ứng Các kiểu Heading cho phép bạn làm mục lục với vài thao tác: nhấn-home để trở đầu tài liệu chọn Insert.reference.Indexandtables (trong Word 2002) Insertindex andTables (trong tất cá phiên trước), chọn nhãn Table of contents, nhấn OK Bạn cần chuẩn bị gấp "diễn văn" ? Nếu dùng Heading Word bạn làm thêm Chọn File.Sendto.Microsoftpowerpoint.Word tự động chuyển Heading thành slice riêng biệt, heading2, Heading3 sang dạng gạch đầu dịng Chỉ cần tinh chỉnh thêm chút bạn có phần trình bày tạm ổn Word cịn có phím tắt bàn phím cho phép bạn dùng kiểu Heading cho đoạn văn Nhấn l, -2,hoặc -3 để chọn kiểu heading tương ứng cho tài liệu soạn thảo Để áp dụng kiểu normal word, nhấn n Tạo bảng nhanh trình soạn thảo văn Trong Word, chèn bảng vào đoạn tài liệu thật đơn giản việc chọn màu, kẻ bảng cách thủ công lại thờ gian Word giúp bạn cải thiện tình trạng Sau thêm đầy đủ thông tin vào bảng, bạn chọn Table Table Autoformat Trong hộp thoại Table Autoformat, chọn mục từ danh sách Format (Word 97 2000) từ 'table style' (Word 2002) Kết hiển thị cửa sổ Preview Bạn chọn qua định dạng có sẵn cách nhấn lên chúng, dùng phím mũi tên lên xuống Các lựa chọn khác mà bạn chọn xuất cửa sổ preview Khi hài lịng với kiểu nhấn OK (Word 97, 2000) apply(word2002) Tạo nhanh biểu đồ hình đồ hoạ Với vài động tác nhấn chuột, bạn chuyển bảng biểu tài liệu Word sang dạng biểu đồ động, có màu sắc sống động Đầu tiên, chọn liệu bảng nhãn muốn đưa vào biểu đồ, sau chọn Insert.Picture.Chart, biểu đồ cột ba chiều mặc định Word xuất với bảng liệu (datasheet) chứa liệu bạn chọn từ bảng Đóng bảng liệu, nhấn đúp vào biểu đồ, nhấn phím phải chuột vào khoảng trống biểu đồ, chọn Chart Type từ trình đơn cảm ngữ cảnh Trong hộp Chart Type, thử cách chọn mục khác từ danh sách Chart Type Chart subType Khi thử lựa chọn khác vậy, bạn nhấn giữ nút Press and Hold to View Sample để xem với lựu chọn biểu đồ bạn có dạng Khi hài lòng với lựa chọn nhấn OK bạn thay đổi kích thướt biểu đồ tài liệu Word cách nhấn đúp vào kéo tinh chỉnh kích thướt Để định vị trí trang tài liệu, bạn nhấn vào vị trí bên ngồi biểu đồ, nhấn lại vào biểu đồ chọn biểu tượng lề công cụ Formatting Để thay đổi phần biểu đồ, bạn nhấn đúp chuột vào phần đó, sau nhấn phím phải chuột để làm xuất trình đơn ngữ cảnh Để hình đồ hoạ khơng làm nặng thêm tài liệu Theo mặc định, Word lưu hình đồ hoạ tài liệu vào tập tin tài liệu Điều khiến cho tập tin có kích thước lớn, tốn nhiều dung lượng đĩa, đặc biệt có chứa ảnh quét vào Tuy nhiên có cách để bạn yêu cầu Word cất hình ảnh kèm vào nơi khác Chọn Insert.Picture, From File Word 97, chọn Link to File hộp thoại Insert.Picture trước nhấn Insert Trong Word 2000 2002, chọn hình ảnh bạn hộp thoại Insert.Picture sau nhấn vào nút mũi tên xuống nút Insert Chọn Link to File để chèn hình ảnh vào tài liệu lưu thư mục gốc lúc đóng tài liệu Lưu ý: Nếu bạn muốn gửi tài liệu theo dạng tập tin đính kèm e-mail buộc phải để hình ảnh lưu tài liệu Hỗ trợ văn Bắt Word chiều theo ý Bạn thêm bớt lệnh từ trình đơn công cụ word Chọn Tools.Customize để hiển thị hộp thoại Customize Word trước thay Mở BẠN MUỐN hộp thoại Customize Xố nút khơng Nhấn vào nhãn khơng dùng cơng cụ có Toolbar Các bước cần thiết Giữ phím , kéo biểu tượng muốn xố khỏi cơng cụ thả vào cửa sổ tài liệu Hiển thị công cụ mong muốn, kéo biểu tượng muốn xố khỏi cơng cụ thả vào cửa sổ tài liệu Xoá lệnh trình đơn Thêm có Toolbar Hiển thị lệnh trình đơn, kéo khỏi trình đơn thả vào cửa sổ tài liệu chọn đối tượng danh sách nút vào cơng có commands cụ Categories, nhấn vào lệnh muốn thêm Kéo vào cơng cụ thả vị trí thích hợp Chọn đối tượng danh sách Thêm lệnh vào trình đơn Categories, nhấn vào lệnh muốn thêm có commands Kéo vào trình đơn để hiển thị trình đơn phụ sau thả vị trí thích hợp Thêm macro vào trình đơn cơng Chọn có commands cụ Macros danh sách Categories nhấn vào macro muốn thêm Kéo vào vị trí thích hợp trình đơn cơng cụ Nhấn đúp vào Shortcut Menus, chọn mục thích hợp cơng cụ Thêm lệnh vào trình Shortcut Menus, chọn trình đơn từ danh đơn có Toolbars sách,nhấn nhãn Commands, đánh dấu lệnh muốn thêm vào, kéo đến trình chuột phải đơn phím phải thả vào vị trí mong muốn Đánh dấu cơng cụ muốn chuyển Trở lại trình đơn cơng có toolbars cụ mặc định đơn nhấn Reset.OK để xác nhận thay đổi Chuyển toàn trình (nếu trình đơn, chọn Menu Bar) và khơng khơng Thốt khỏi Word khởi động Windows dùng Explore, tìm đến normal.dot đổi tên cơng cụ cho Khởi động lại Word trở thiết lập mặc định Mọi phiên Word có cách tuỳ biến nhanh biểu tượng, công cụ trình đơn Header Footer section Bạn chia văn dài thành nhiều phần (section) đặt Header Footer riêng cho phần Có nghĩa đánh lại số trang từ đầu phần Nếu đọc help, thấy Microsoft có hướng dẫn tạo văn master document Mỗi phần phải đánh thành văn riêng để "nhét" vào văn Master Điều thật khó chịu, có văn khơng dài Có mẹo nhỏ để thực hiện, ngắt phần ra, tiến hành hiệu chỉnh phần Để đơn giản, bạn đánh tất phần chung vào văn Đặt trỏ trỏ bàn phím vị trí cần ngắt phần, chọn trình đơn Insert Break Hãy chèn Next page mục Section break types Như bạn thực chèn dấu ngắt trang mà dấu ngắt phần Từ ta nhìn xuống trạng thái thấy dòng tương tự sau: Page > Trang Sec > Phần 7/14 > Tờ thứ 7/14 Nghĩa bạn có phần: Section section Bạn thực lặp lại bước để tạo thêm phần Chọn View /header and footer để điền nội dung đầu chân trang in.Tắt bỏ nút same as Previous đến nội dung đầu chân trang in section khác với section trước Việc điền nội dung đầu dàn trang in đơn giản Tác giả muốn bổ sung thêm cho bạn số chức khác thông qua trường Word Nhấn Ctrl+ F9 để hiển dấu {|} màu xám để gõ trường Word • Muốn chèn số Section nhập {SECTION} • Muốn chèn tổng số trang Section, nhập {SECTIONPAGES} • Số trang section đánh tiếp tục theo số section trước đánh lại số khác cách chọn Fomat Pages Number Ở có cách lựa chọn: • Chọn Continue From Previous Section : đánh số trang phần trước • Chọn StartAt: Để đánh số trang khơng kế thừa phần trước giá trị mà Muốn chèn số trang toàn văn bản: chọn nút Number of pages nhập vào {NUMPAGES} • Bạn chèn số trang chọn nút Page công cụ, nhập vào {PAGE} Do giá trị trường Word trả kiểu số nên bạn cộng, trừ, nhân, chia chúng Ví dụ trường thực phép tính lấy tổng số trang cộng trừ số trang tại: {={NUMPAGES} +4 - {PAGE}} Chữ X màu đỏ- Lỗi cách khắc phục Trong Word97, mở tài liệu có hình ảnh, số hình ảnh mà thay vào hình chữ nhật với dấu gạch chéo màu đỏ Lỗi thường xuất hiên với hình ảnh dạng bitmap(.bmp) hay hình dán (paste) vào Word thơng qua clipboard Tuy nhiên, lỗi xuất với dạng thức ảnh khác Word sử dụng ký hiệu chữ X màu đỏ vài ký hiệu khác hình trịn, hình vng để thể hình ảnh mà khơng thể được, hình bị lỗi phần lớn Word liệu hình ảnh mà cần thể thiếu nhớ Cách khắc phục Thông thường cần bạn cập nhật Word phiên Microsoft Word Servevice Release (SR-1) giải hầu hết vấn đề Nếu vấn gặp tình trạng sau cài SR-1, đọc phần sau viết Ở tơi trình bày cách phục hồi lại hình ảnh cách "thủ cơng" -Chọn menu Tools/options, chọn tab Save bỏ mục chọn Allow Fast Saves -Ghi file mở với tên khác để dự phòng từ trở bạn dùng phục hồi hình ảnh thơng qua file Sử dụng phương pháp sau để xác đinh tính chất để từ có cách khắc phục Phương pháp thứ nhất: Kiểm tra nhớ ảo Phải đảm bảo có 20MB nhớ ảo Khơng có u cầu tối thiểu nhớ cho chương trình MS Office thơng thường với 20MB đủ u cầu cho tác vụ Open, Close, Save Print Nhấn đúp chuột vào My Computer, nhấn chuột phải vào ổ cứng bạn cài Windows (thường ổ C:), chọn Properties, dùng lượng trống ổ cứng phải 20MB Nếu không đủ, bạn nên gỡ bỏ chương trình khơng cần thiết file tạm, file cache duyệt internet đủ 20MB bạn khởi động lại máy mở lại file tài liệu đó, khơng khắc phục sang bước Phương pháp thứ hai: Xoá dấu X đáng ghét đi, sau bạn thử chèn (Insert) vào hình ảnh file nguồn lần Phương pháp thứ ba: Mở file ảnh chương trình xử lí ảnh, sau chọn Select all menu Edit dán ngược trở lại Word Phương pháp thứ tư: Nếu hình ảnh bạn liên kết với file đó, cập nhật kết lại lần Ví dụ, chuyển sang chế độ xem mã nguồn liên kết ( cách nhấn chuột phải liên kết chọn Toggle Field Codes), bạn thấy dạng giống sau: {IMPORT c:\\clipart\picture.bmp} lúc này, kiểm tra để chắn file Picture.bmp có thư mục c:\ClipArt, chọn lại trường(field) nhấn F9 để cập nhật lại hình ảnh Nếu bạn cài đặt sửa lỗi SR-1 mà bị lỗi Trong sốtrường hợp sau, Word hiển thị hình ảnh dấu X màu đỏ - Hình ảnh chèn vào dạng GIF, JPG đưới dạng ảnh động (animation), trường hợp bạn phải ghi hình ảnh format đơn giản - Thư mục chứa file tạm Windows không tồn định cho Windows thư mục TEMP - Hình ảnh chèn vào không tồn tại, bị lỗi phần file tài liệu bị hỏng dùng file nguồn xác - Bạn khơng cịn đủ chỗ trống ổ cứng để tạo nhớ ảo dọn dẹp lại ổ cứng Khi chữ Microsoft Word bị nhảy cách Khi sử dụng Microsoft Word với mã Unicode, đơi chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn khó chịu Khắc phục tình trạng dễ Bạn cần vào Tools > Options >Edit Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích bảng Use smart copy and paste, sau nhấn OK Lỗi cách chữ khó chịu biến Làm trỏ chuột quay vị trí cũ Những phải thao tác với file văn có hàng chục trang hẳn thấm thía “nỗi đau” phải dị tìm sửa chữa trang khác Ví dụ: Bạn sửa chữa câu trang 17 muốn xem lại vài dịng trang Quay lại trang chuyện nhỏ, sau để tiếp tục cơng việc trang 17 phải đây? Thật ra, bạn cần nhấn Shift + F5 trỏ chuột tự động nhảy vị trí cũ mà bạn thao tác lúc Đặc biệt, sau lưu đóng file lần mở sau, trỏ chuột nằm trang đầu Loại bỏ chức Drawing Nếu sử dụng phiên Word mới, hẳn bạn nếm trải bực bội cần chèn hình vẽ chức Drawing Canvas mặc định Bạn phải vẽ hình, kéo khỏi canvas để bước xóa canvas mà khơng ảnh hưởng đến hình vẽ Thật phí thời gian! Thủ thuật sau giúp bạn loại bỏ phiền phức Bạn vào Tools > Options > General, xóa dấu kiểm trước tùy chọn Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes nhấn OK (hình 1) Di chuyển text Ngoài việc giúp bạn đổi tên file, phím F2 cịn có cơng dụng khác mà ngờ tới giúp bạn di chuyển nhanh text Word Bạn chọn đoạn text cần di chuyển, nhấn F2, dùng phím mũi tên để di chuyển đến vị trí nhấn Enter A lê hấp, đoạn văn “đi đến nơi đến chốn” rồi! Để thoát khỏi chức này, bạn cần nhấn Esc Tìm thay ký tự đặc biệt Hình Chức Find and Replace MS Word quen thuộc hẳn bạn tận dụng để tìm kiếm chữ thơng thường Vẫn cịn khả cịn ẩn giấu, tìm kiếm ký tự khơng hiển thị in khoảng cách chữ hay đoạn Bạn mở cửa sổ Find and Replace cách vào Edit > Find Replace Sau nhấp chuột vào nút More > Special Các ký tự đặc biệt liệt kê đầy đủ nên bạn cần chọn cần tìm thay xong (hình 2) Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày Word không khởi động nạp thiết lập mà bạn thích, ép chúng làm việc với macro mở tài liệu tạo tài liệu Để sử dụng macro, nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro sau đặt tên macro AutoOpen, ý trường Store In field nằm Normal.dot Hãy bỏ qua lựa chọn để gán macro cho phím tắt menu, macro AutoOpen thiết kế để chạy tự động mở tập tin Lúc chế độ ghi macro kích hoạt , làm với thao tác lặp lại mở tài liệu mới.Sau hoàn thành xong, nhấn nút dừng (Stop) Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, chép tồn AutoOpen dán vào dòng cao cửa sổ code bên tay phải, đổi tên chép thành AutoNew, lúc thiết lập tự động chạy tạo tài liệu Sửa đổi định dạng tài liệu Những người sử dụng làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa định dạng văn cho riêng Rất nhiều thay đổi thay đổi vĩnh viễn cách sử dụng Default Add to Template hầu hết khung định dạng, lúc người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp Để tìm tập tin này, tìm kiếm mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates Tên đường dẫn khác phụ thuộc vào đường dẫn ổ đĩa cài đặt Windows Tránh cảnh báo phiền phức Sau tạo macro mà bạn lưu tài liệu template, Word đưa lời cảnh báo lần mở tài liệu Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, tạo chữ kí số (digital signature) giúp Word "tin tưởng" macro Sử dụng Start ->Run nhập vào đường dẫn nơi cài đặt Office Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 sử dụng Office XP) Tiếp đó, tìm tới tập tin Selfcert Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển thị tập tin mở rộng) nhấn đúp vào tập tin Nếu khơng tìm thấy tập tin Selftcert, thêm tính cài đặt Office Khi sử dụng, làm theo dẫn nhập tên riêng cho certificate hỏi Sau đó, Word, mở tài liệu sử dụng macro Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor Trong khung Project phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose , lựa chọn certificate vừa tạo Bây giờ, đóng mở lại tài liệu Nếu hộp cảnh báo bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, lựa chọn Enalbe Macros Lặp lại bước cho tài liệu template muốn nhúng macro Một điểm cần lưu ý certificate tự tạo "tin tưởng" máy bạn, lựa chọn Always Trust Macros From This Source tạo "niềm tin" sử dụng máy khác Dán văn không chứa định dạng Khi người sử dụng dán đoạn văn từ trang Web vào tài liệu Word, có lẽ người sử dụng không muốn giữ lại định dạng phơng chữ Đặc biệt hình ảnh quảng cáo thành phần khác Bạn sử dụng Edit -> Paste Special sử dụng Unformatted Text lần cắt dán từ trang Web Nhưng có cách khác hấp dẫn thú vị nhiều sử dụng macro Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor gõ vào đoạn mã sau: Sub PasteUnformatted() Selection.PasteSpecial dataType:=wdPasteText End Sub Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard , kéo xuống danh sách Categories Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn lựa phím tắt khác theo ý mình), nhấn vào Assign Close Từ bạn cần nhấn Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn chưa định dạng vào Word nhanh chóng đơn giản Loại bỏ kí lạ, dấu xuống dòng văn Đoạn văn dán vào Word từ email trang Web có dấu ngắt dịng (hoặc kí tự ^, >> ), dĩ nhiên bạn muốn loại bỏ kí tự, khỏi văn Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ cách gõ ^l ( gõ dấu ^ chữ 'L' thường) trường Find What, gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace Tiếp đó, chọn Replace All Cuối cùng, Word hỏi có muốn tiếp tục thay tồn văn khơng chọn No Bạn ghi lại bước thành macro Sau ghi lại, chỉnh sửa đoạn macro để Word không hỏi lại bạn có muốn thay tồn tài liệu hay khơng Tìm dịng Warp=wdFind-Ask thay đổi thành Warp=wdFindStop Sử dụng menu Work Sử dụng danh sách tài liệu thường dùng (recent documents) menu File Word nhanh nhiều Tuy nhiên, danh sách liệt kê tập tin thường sử dụng gần (mặc định có 4) Để chỉnh sửa số lựa Tools ->Options, thẻ General Nhưng điều không đảm bảo tập tin thường mở có thuộc danh sách hay không Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, tới mục Categories tới danh sách Buitl-In Menus Trong danh sách Command, kéo Work lên hàng có menu nhấn OK Lúc tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng cần nhấn vào menu Work chọn Add to Work Menu Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách tài liệu, nhấn Ctrl +Alt + "-" chọn tài liệu muốn loại bỏ Khi muốn mở tài liệu cần tới Work chọn tài liệu  ... cần thiết Giữ phím , kéo biểu tượng muốn xố khỏi cơng cụ thả vào cửa sổ tài liệu Hiển thị công cụ mong muốn, kéo biểu tượng muốn xố khỏi cơng cụ thả vào cửa sổ tài liệu Xoá lệnh trình đơn Thêm có... thao tác cách nhấn chuột vào đầu đoạn văn kéo đến hết đoạn văn muốn chọn, cách thời gian khó thực xác Sau số phím tắt giúp bạn làm điều nhanh chuẩn xác Với phiên Word, muốn chọn từ bạn việc nhấn... Trong Word, chèn bảng vào đoạn tài liệu thật đơn giản việc chọn màu, kẻ bảng cách thủ công lại thờ gian Word giúp bạn cải thiện tình trạng Sau thêm đầy đủ thông tin vào bảng, bạn chọn Table Table