Quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở học viện chính trị quốc gia hồ chí minh hiện nay

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN NGUYỄN THỊ HÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY Chuyên ngành : Quản lý xã hội Mã số : 31 02 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ CHÍNH TRỊ HỌC Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Thị Báo HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu tài liệu luận văn trung thực có hướng dẫn nguồn cụ thể, kết luận khoa học luận văn kết trình nghiên cứu khoa học cách nghiêm túc Học viên Nguyễn Thị Hà LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy, cô giáo khoa Nhà nước Pháp luật tồn thể thầy giáo mơn giúp em có nhận thức, hiểu biết lý luận trị, chun mơn để giúp em hồn thành chương trình học Luận văn thạc sĩ Em chân thành cảm ơn cô PGS.TS Nguyễn Thị Báo, người trực tiếp bảo tận tình, tận tâm hướng dẫn giúp em hoàn thành Luận văn thạc sĩ Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè động viên giúp đỡ em suốt trình tham gia học tập Học viện viết Luận văn thạc sĩ Do thời gian hạn hẹp kiến thức thân hạn chế, thiếu kinh nghiệm thực tế nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý, đạo thầy, để em hồn thiện kiến thức thân Em xin chân thành cảm ơn! Học viên Nguyễn Thị Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CTQG : Chính trị quốc gia CTVT, LT : Cơng tác văn thư, lưu trữ DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 2.1: Thống kê thực việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 đến 57 DANH MỤC PHỤ LỤC Trang Phụ lục 1: Giai đoạn (01/2014 - tháng 7/2018) 99 Phụ lục 2: Giai đoạn (tháng 8/2018 đến hết năm 2018) 101 Phụ lục 3: Sơ đồ 1: Quy trình Văn thường 103 Phụ lục 4: Sơ đồ 2: Quy trình Văn mật 104 Phụ 105 lục 5: Sơ đồ 3: Quy trình văn đến thường Phụ lục 6: Sơ đồ 4: Quy trình văn đến mật 106 Phụ lục 7: Sơ đồ 5: Quy trình Bì thư mật đích danh đếnBan Giám đốc 107 Phụ lục 8: Sơ đồ 6: Quy trình tiếp nhận, lưu trữ văn thường 108 Phụ lục 9: Sơ đồ 7: Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu thường 109 Phụ lục 10: Sơ đồ 8: Quy trình tiêu hủy tài liệu thường 110 Phụ lục 11: Sơ đồ 9: Quy trình tiếp nhận, lưu trữ văn mật 111 Phụ lục 12: Sơ đồ 10: Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu mật 112 Phụ lục 13: Sơ đồ 11: Quy trình tiêu hủy tài liệu mật 113 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trị quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ 8 1.2 Nguyên tắc, nội dung, phương pháp quản lý công tác văn thư, lưu trữ 1.3 Điều kiện bảo đảm quản lý công tác văn thư, lưu trữ 25 29 Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HIỆN NAY 36 2.1 Các yếu tổ ảnh hưởng đến quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh 36 2.2 Kết quả, hạn chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh nguyên nhân 57 Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH TRONG THỜI GIAN TỚI 73 3.1 Phương hướng tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh thời gian tới 73 3.2 Một số giải pháp tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh thời gian tới 76 KẾT LUẬN 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC 99 C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động thường xuyên, thiếu quan, tổ chức Vì vậy, làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng cơng tác quan, tổ chức phịng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ Đặc biệt, thực tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành Khi làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hóa, giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ Cơng tác lưu trữ có vị trị, vai trò quan trọng nhiều mặt đời sống xã hội Xã hội ngày phát triển lên theo tiến trình cao qua thời kỳ lịch sử, đơi với phát triển lượng thơng tin nhu cầu cung cấp, địi hỏi đáp ứng thông tin ngày lớn Để đáp ứng quản lý lượng thơng tin người tìm nhiều phương tiện quản lý hữu hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu xã hội văn phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng thiếu xã hội lồi người Thực tế chứng minh điều đó, quan, tổ chức hay doanh nghiệp việc trao đổi thơng tin văn hoạt động tất yếu, diễn thường nhật quan Văn không phương tiện thông tin để quan Nhà nước truyền đạt kịp thời chủ trương, đường lối, sách Đảng Nhà nước mà cịn cơng cụ để Nhà nước thực quyền quản lý, giám sát tình hình thực chủ trương đường lối sách Chính vậy, cơng tác văn thư, lưu trữ (CTVT, LT) công tác quan trọng phát triển xã hội nói chung Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an trình dựng nước giữ nước nhân dân ta nói riêng Ở quan, tổ chức dù to hay nhỏ, dù người hay nhiều người phải có phận phịng đảm nhiệm cơng việc chuyên trách CTVT, LT Thực tế nay, CTVT, LT quan, đơn vị thực công việc chưa tốt, ngun nhân đội ngũ cán làm CTVT, LT chưa đáp ứng yêu cầu quan, đội ngũ văn thư, lưu trữ chưa đào tạo đầy đủ chuyên môn, nghiệp vụ Trong năm gần đây, CTVT, LT Học viện Chính trị quốc gia (CTQG) Hồ Chí Minh có nhiều thay đổi rõ nét, từ hệ thống tổ chức lưu trữ kiện tồn, đội ngũ cơng chức, viên chức làm CTVT, LT tăng lên đáng kể số lượng chất lượng Tuy nhiên, tổ chức công tác CTVT, LT Học viện CTQG Hồ Chí Minh cịn hạn chế định như: Đối với công tác văn thư, hệ thống quản lý văn chưa quán ban hành, việc chuyển xử lý văn dùng hai hình thức văn giấy văn điện tử dẫn đến số bất cập, có loại văn ban hành giấy, có loại văn ban hành điện tử làm cho người tiếp nhận đôi lúc không chủ động được, dẫn đến văn bị chậm thời gian xử lý; công tác lưu trữ ban hành văn theo hai hình thức tra cứu văn phải hai hình thức dẫn đến việc tra tìm văn chưa nhanh chóng, khoa học Từ lý trên, học viên lựa chọn nội dung: "Quản lý công tác văn thư, lưu trữ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh nay" để làm đề tài luận văn thạc sĩ Đây vấn đề cấp bách, phù hợp với yêu cầu đất nước nói chung, phù hợp với thực tiễn Học viện CTQG Hồ Chí Minh nói riêng Tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài Xây dựng quản lý CTVT, LT chủ đề nhiều nhà khoa học quan tâm, nghiên cứu Do đó, có nhiều cơng trình nghiên cứu, tạp chí, đề tài nghiên cứu cấp, có cơng trình có giá trị như: Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Thứ nhất, cơng trình nghiên cứu in thành sách, giáo trình: - Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà Nội, giáo trình cung cấp cho ta nhiều kiến thức nghiệp vụ công tác lưu trữ - Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, NXB Lao động, Hà Nội, rõ việc soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức - Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa Thơng tin, Hà Nội, qua cho người làm công tác văn thư hiểu chi tiết nội dung, bước tiến hành công tác văn thư lưu trữ;… - Nguyễn Vũ Tiến (2009), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Học viện Báo chí tuyên truyền, giáo trình giúp ta tìm hiểu khái niệm quản lý - Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động, sách giúp ta bước đầu tìm hiểu cơng tác văn thư - Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ, NXB Lao động, giáo trình giúp ta bước đầu tìm hiểu cơng tác lưu trữ Nhìn chung, cơng trình có đóng góp phương diện lý luận, thực tiễn vấn đề văn thư, lưu trữ công tác quản lý CTVT, LT Thứ hai, bên cạnh ấn phẩm, tài liệu nêu trên, vấn đề nghiên cứu làm đề tài luận văn, luận án học viên, nghiên cứu sinh nhiều sở đào tạo, cụ thể: - Lê Thu Hằng (2005), Giải pháp nâng cao lực cán văn thư, lưu trữ quan cấp nay, Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học tư liệu học, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội Luận văn viết nâng cao lực cán văn thư, lưu trữ Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 100 - Viện Lãnh đạo học Chính sách cơng - Viện Đào tạo, bồi dưỡng cán lãnh đạo, quản lý - Viện Thơng tin khoa học - Tạp chí Lý luận trị - Nhà xuất lý luận trị * Các học viện trực thuộc - Học viện Chính trị khu vực I (Đặt Thành phố Hà Nội) - Học viện Chính trị khu vực II (Đặt Thành phố Hồ Chí Minh) - Học viện Chính trị khu vực III (Đặt Thành phố Đà Nẵng) - Học viện Chính trị khu vực IV (Đặt Thành phố Cần Thơ) - Học viện Báo chí Tuyên truyền (Đặt Thành phố Hà Nội Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 101 Phụ lục 2: Giai đoạn (tháng 8/2018 đến hết năm 2018) * Các vụ, đơn vị chức - Vụ Tổ chức - Cán - Vụ Quản lý đào tạo - Vụ Quản lý khoa học - Vụ Các trường trị - Vụ Hợp tác quốc tế - Vụ Kế hoạch -Tài - Ban Thanh tra - Văn phịng Học viện - Trung tâm Ứng dụng Công nghệ thông tin - Ban quản lý dự án Đầu tư xây dựng chuyên ngành * Các viện nghiên cứu giảng dạy thông tin xuất - Viện Triết học - Viện Kinh tế trị học - Viện Kinh tế - Viện Chủ nghĩa xã hội khoa học - Viện Hồ Chí Minh lãnh tụ Đảng - Viện Lịch sử Đảng - Viện Xây dựng Đảng - Viện Chính trị học - Viện Nhà nước Pháp luật - Viện Văn hóa Phát triển - Viện Quan hệ quốc tế - Viện Quyền người - Viện Xã hội học phát triển - Viện Tôn giáo Tín ngưỡng - Viện Lãnh đạo học Chính sách công Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 102 - Viện Thơng tin khoa học - Tạp chí Lý luận trị - Nhà xuất lý luận trị * Các học viện trực thuộc - Học viện Chính trị khu vực I (Đặt Thành phố Hà Nội) - Học viện Chính trị khu vực II (Đặt Thành phố Hồ Chí Minh) - Học viện Chính trị khu vực III (Đặt Thành phố Đà Nẵng) - Học viện Chính trị khu vực IV (Đặt Thành phố Cần Thơ) - Học viện Báo chí Tuyên truyền (Đặt Thành phố Hà Nội) Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 103 Phụ lục 3: Sơ đồ 1: Quy trình Văn thường TRÁCH NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN NHIỆM Đơn vị Đơn vị soạn thảo trình ký soạn thảo Văn thư Giám đốc Văn thư Đơn vị soạn thảo Văn thư Đăng ký vào sổ trình ký Chỉ đạo mức độ mật; ký duyệt Cập nhật thơng tin, chuyển giao nội dung trình ký Đơn vị soạn thảo ký nhận, phô tô văn theo quy định Đóng dấu văn bản, Cấp số, phối hợp ban hành, lưu văn Đơn vị soạn thảo Đóng bì nội dung văn bản, đăng ký bì thư vào sổ ký gửi Văn thư đơn vị Văn thư Nộp tài liệu mật kho lưu trữ Học viện Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 104 Phụ lục 4: Sơ đồ 2: Quy trình Văn mật TRÁCH NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN NHIỆM Đơn vị soạn thảo Văn thư Giám đốc Văn thư Đơn vị soạn thảo Văn thư Đơn vị soạn thảo Văn thư đơn vị Văn thư Học viện Đơn vị soạn thảo trình ký Đăng ký vào sổ trình ký mật Chỉ đạo mức độ mật; ký duyệt Cập nhật thơng tin, chuyển giao nội dung trình ký Đơn vị soạn thảo ký nhận, phô tô văn mật theo quy định Đóng dấu mật vào văn bản, Cấp số, phối hợp ban hành, lưu văn theo chế độ mật Đóng dấu giải mật phiếu trình, cấp số, phối hợp ban hành lưu văn thường Đóng bì nội dung văn bản, u cầu văn thư đóng dấu mức độ mật Đóng bì nội dung văn mật Nộp tài liệu mật kho lưu trữ Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 105 Phụ lục 5: Sơ đồ 3: Quy trình văn đến thường TRÁCH NHIỆM Văn thư NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Tiếp nhận phân loại văn Chánh Văn Xem xét văn bản, ký duyệt trình phịng Giám đốc Học viện Văn thư Xem xét, phê duyệt đạo Cập nhật thông tin đạo, vào sổ chuyển văn Học viện Đơn vị xử lý văn Văn thư đơn vị ký nhận, chuyển giao lãnh đạo đơn vị, Xử lý văn theo đạo Lưu trữ Học viện Nộp tài liệu kho lưu trữ Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 106 Phụ lục 6: Sơ đồ 4: Quy trình văn đến mật TRÁCH NHIỆM Văn thư NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Tiếp nhận phân loại văn mật Chánh Văn Xem xét văn mật, ký duyệt trình phịng Giám đốc Xem xét, phê duyệt đạo Học viện Văn thư Cập nhật thông tin đạo, vào sổ chuyển giao văn mật Học viện Đơn vị xử lý văn Lưu trữ Học viện Văn thư đơn vị ký nhận, chuyển giao lãnh đạo đơn vị, Xử lý văn mật theo đạo Nộp tài liệu kho lưu trữ bảo quản theo chế độ mật Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 107 Phụ lục 7: Sơ đồ 5: Quy trình Bì thư mật đích danh đến Ban Giám đốc TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Văn thư Đăng ký bì thư vào sổ mật ghi đầy đủ thơng tin /bì Ban Ký nhận, xem xét đạo Giám đốc Tài liệu BGĐ thực hiện, để biết Tài liệu BGĐ đạo đơn vị Ban BGĐ trực tiếp lưu trữ phòng làm việc Giám đốc; Văn thư Văn thư đăng ký vào sổ mật, phô tơ, đóng dấu mức độ mật, dấu tài liệu thu hồi (nếu cần), đóng bì- ký hiệu mật, đăng ký sổ chuyển giao mật Khi hết nhiệm kỳ Đơn vị ký nhận Chuyển bì thư lãnh đạo đơn vị; xử lý văn đạo Đơn vị xử lý văn Bàn giao Lưu trữ Học viện Lưu trữ Bàn giao Văn phịng TWĐ (khi có u cầu) Học viện Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 108 Phụ lục 8: Sơ đồ 6: Quy trình tiếp nhận, lưu trữ văn thường TRÁCH Cụ thể công NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN NHIỆM việc Bộ phận lưu trữ Lập kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu Học viện Giám đốc Xem xét, phê duyệt đạo Học viện Bộ phận Gửi kế hoạch đến đơn vị lưu trữ Học viện Văn thư Tổng hợp Tài liệu, lập danh mục tài liệu đơn vị Văn thư Giao, nhận tài liệu đơn vị& BP lưu trữ Bộ phận Phân loại, xếp tài liệu lưu trữ Học viện Bộ phận lưu trữ Học viện -Bảo quản -Phục vụ khai thác tài liệu -Thống kê Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 109 Phụ lục 9: Sơ đồ 7: Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu thường TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Độc giả (cá nhân, Đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu tổ chức có yêu cầu Chánh Văn Xem xét, phê duyệt đạo phòng Bộ phận lưu trữ Tiếp nhận yêu cầu, phục vụ khai thác tài liệu Học viện Độc giả Bộ phận Ký nhận, Vào sổ theo dõi Trả kho lưu trữ tài liệu mật theo quy định lưu trữ Học viện Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 110 Phụ lục 10: Sơ đồ 8: Quy trình tiêu hủy tài liệu thường TRÁCH NHIỆM Bộ phận lưu trữ Học viện Giám đốc NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Lập kế tiêu hủy tài liệu mật Phê duyệt chủ trương, thành lập hội đồng tiêu hủy Bộ phận lưu trữ Học viện Chuẩn bị tài liệu phục vụ họp Hội đồng tiêu hủy TLM Họp thống danh mục Bộ phận lưu trữ Học viện Gửi hồ sơ thẩm định Cục lưu trữ VPTW Đảng Thẩm định danh mục Giám đốc Bộ phận lưu trữ Học viện Bộ phận lưu trữ Học viện Quyết định Thực tiêu hủy Lập hồ sơ lưu hồ sơ việc tiêu hủy Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 111 Phụ lục 11: Sơ đồ 9: Quy trình tiếp nhận, lưu trữ văn mật TRÁCH NHIỆM Bộ phận lưu trữ Học viện Giám đốc Học viện Bộ phận lưu trữ Học viện Văn thư đơn vị Văn thư đơn vị& BP lưu trữ Bộ phận lưu trữ Học viện Bộ phận lưu trữ Học viện NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Lập kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu mật Xem xét, phê duyệt đạo Gửi kế hoạch đến đơn vị Tổng hợp Tài liệu, lập danh mục tài liệu mật Giao, nhận tài liệu mật Phân loại, xếp tài liệu mật -Bảo quản -Phục vụ khai thác tài liệu mật Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 112 Phụ lục 12: Sơ đồ 10: Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu mật TRÁCH NHIỆM Độc giả (cá nhân, tổ chức có yêu cầu Giám đốc Học viện Bộ phận lưu trữ Học viện NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu mật Xem xét, phê duyệt đạo Tiếp nhận yêu cầu, phục vụ khai thác tài liệu mật Độc giả Ký nhận, Vào sổ theo dõi tài liệu mật Bộ phận lưu trữ Học viện Trả kho lưu trữ tài liệu mật theo quy định Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 113 Phụ lục 13: Sơ đồ 11: Quy trình tiêu hủy tài liệu mật TRÁCH NHIỆM Bộ phận lưu trữ Học viện Giám đốc NỘI DUNG VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Lập kế tiêu hủy tài liệu mật Phê duyệt chủ trương, thành lập hội đồng tiêu hủy Bộ phận lưu trữ Học viện Chuẩn bị tài liệu phục vụ họp Hội đồng tiêu hủy tài liệu mật Họp thống danh mục Bộ phận lưu trữ Học viện Cục lưu trữ VPTW Đảng Giám đốc Bộ phận lưu trữ Học viện Bộ phận lưu trữ Học viện Gửi hồ sơ thẩm định Thẩm định danh mục Quyết định Thực tiêu hủy Lập hồ sơ lưu hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu mật Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn Cụ thể công việc C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4 22.Tai lieu Luan 66.55.77.99 van Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22 Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd 77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn