NGHIỆP VỤ BÁN LẺ XĂNG DẦU MỠ NHỜN VÀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN XĂNG DẦU I NGHIỆP VỤ BÁN LẺ XĂNG DẦU MỠ NHỜN 1 Mục đích Giúp người đọc hiểu rõ những Quy định việc tổ chức, quản lý hoạt động tại cửa hàng xăng[.]
NGHIỆP VỤ BÁN LẺ XĂNG DẦU MỠ NHỜN VÀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN XĂNG DẦU I NGHIỆP VỤ BÁN LẺ XĂNG DẦU MỠ NHỜN Mục đích Giúp người đọc hiểu rõ Quy định việc tổ chức, quản lý hoạt động cửa hàng xăng dầu; Quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn Công ty, Cửa hàng xăng dầu nhằm đảm bảo an tồn cơng tác bán hàng nâng cao hiệu kinh doanh, phù hợp với quy định pháp luật, nội quy công ty Khái niệm xăng dầu, mỡ nhờn - Xăng dầu: mặt hàng xăng, điêzen, dầu hỏa - Mỡ Nhờn: loại mỡ nhớt khai thác chế biến từ dầu mỏ Đối tượng áp dụng: Các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, mỡ nhờn, gas… Hình thức bán 4.1 Bán lẻ xăng dầu: Là hình thức bán theo điều kiện giao hàng qua cột đo cửa hàng xăng dầu 4.2 Dịch vụ bán lẻ xăng dầu: Là hình thức bán lẻ xăng dầu theo giá niêm yết cửa hàng xăng dầu 4.3 Bán chuyển thẳng xăng dầu: Là hình thức bán theo điều kiện hàng giao thẳng từ kho bên bán đến kho bên mua phương tiện vận tải không diễn hoạt động nhập, xuất thông qua bể chứa cửa hàng xăng dầu Nhiệm vụ chung 5.1 CHXD có nhiệm vụ tổ chức bán hàng theo nguyên tắc: đủ số lượng, chất lượng, thu nộp đủ tiền hàng, đảm bảo an toàn tuyệt đối tiền hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ văn minh thương mại CHXD, phòng chống cháy nổ tài sản Công ty CHXD, đồng thời thực đầy đủ quy định quản lý khác Nhà nước Công ty 5.2 CHXD có trưởng cửa hàng, lao động,…do Cơng ty quy định phù hợp với hướng dẫn quản lý, sử dụng lao động Cơng ty Việc bố trí Cửa hàng trưởng sử dụng lao động Cửa hàng phải thực văn phù hợp với quy định quản lý, sử dụng lao động quy định có liên quan Nhiệm vụ quyền hạn Trưởng Cửa hàng: 6.1 Cửa hàng trưởng người thực quản lý, điều hành trực tiếp toàn diện mặt hoạt động (tổ chức bán hàng, lao động, tiền-hàng, tài sản, v.v ) Cửa hàng theo quy định Công ty; 6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Cửa hàng trưởng: a) Tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty giao; b) Quản lý, phân công nhiệm vụ cụ thể chức danh lao động, bố trí lao động thực cơng tác bán hàng, đảm bảo an tồn tiền, hàng hố tài sản Cửa hàng theo quy định công ty c) Đảm bảo tồn kho xăng dầu hàng hóa khác Cửa hàng để trì hoạt động bán hàng thường xuyên thời gian quy định bán hàng Công ty cụ thể: - Cửa hàng trưởng người cửa hàng trưởng giao nhiệm vụ đặt hàng phải cân đối lượng tồn kho hợp lý, đảm bảo tổng khối lượng hàng sau nhập không vượt sức chứa theo Barem bể Đối với hàng hóa khác cần đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước CHT chịu trách nhiệm hoàn toàn lượng hàng ứ đọng, chậm luân chuyển, kém, phẩm chất d) Chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát toàn hoạt động bán hàng, thu nộp tiền bán hàng khoản thu, chi khác (thu nợ, tốn chi phí định mức …) Cửa hàng; Giám sát hoạt động “đóng/mở ca bán hàng” phần mềm có; Đồng thời, chịu trách nhiệm cá nhân tổn thất vật chất phát sinh Cửa hàng tương ứng với quyền hạn, trách nhiệm giao trừ tổn thất nguyên nhân bất khả kháng (thiên tai, dịch họa…) theo quy định pháp luật; e) Trực tiếp phổ biến, hướng dẫn, giám sát thực người lao động Cửa hàng quy trình, quy định Nhà nước, Cơng ty có liên quan đến hoạt động kinh doanh Cửa hàng Trong đó: thường xuyên hướng dẫn, đào tạo, giám sát, kiểm tra việc thực quy trình bán hàng, phương pháp, cách thức giải tình xảy Cửa hàng f) Hàng tuần, Cửa hàng trưởng phải có bảng phân công trực bán hàng ngày, công khai đơn vị để người thực tăng cường trách nhiệm công tác quản lý Cửa hàng Bố trí ca bán hàng phù hợp với tình hình thực tế đơn vị, ca bán hàng nhiều bố trí lao động nhiều so với ca khác Những lúc tình hình an ninh trị khu vực cửa hàng phức tạp, có nguy xảy an toàn, dịp Lễ, Tết có sức mua lớn, tập trung đơng người, cửa hàng trưởng phải có mặt Cửa hàng để điều hành hoạt động đơn vị h) Trực tiếp giải khiếu nại, thắc mắc khách hàng Cửa hàng (nếu có) báo cáo kịp thời Cơng ty ngồi khả thẩm quyền giải quyết; i) Thu thập thông tin thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh thuộc địa bàn phân công phục vụ cho công tác điều hành kinh doanh theo quy định Giám đốc Công ty; Tổ chức hoạt động chăm sóc khách hàng CHXD giao quản lý j) Mọi phát sinh cố liên quan đến hoạt động hệ thống sở vật chất kỹ thuật, hệ thống thông tin cửa hàng phục vụ cho hoạt động CHXD phải báo cáo kịp thời Công ty để hướng dẫn xử lý k) Có trách nhiệm thực cơng tác giao dịch với quyền địa phương quan hữu quan, nhằm thực tốt nhiệm vụ Cửa hàng l) Chịu trách nhiệm tổ chức phân công thực nhiệm vụ tổng hợp toàn nghiệp vụ phát sinh Cửa hàng quản lý hệ thống hồ sơ tài liệu, Quy chế, quy định, tiêu chuẩn, chứng Cửa hàng; 6.3 Quyền hạn: a) Tham gia xây dựng bảo vệ kế hoạch kinh doanh hàng năm Cửa hàng với Công ty; b) Được chủ động áp dụng biện pháp kinh tế, hành tổ chức bán hàng, quản lý sử dụng lao động theo phân cấp Công ty quy định pháp luật; c) Được đề nghị Giám đốc Công ty giải kịp thời, chế độ khoản thu nhập người lao động Cửa hàng; Đồng thời đề nghị Giám đốc Công ty nâng lương, xét thưởng đột xuất lao động có thành tích bật thực nhiệm vụ giao theo quy định pháp luật; d) Được quyền tạm thời khơng bố trí người lao động trực tiếp tham gia bán hàng để tập trung làm rõ nguyên nhân Phụ trách ca toàn nhân viên bán hàng ca phát ca bán hàng có dấu hiệu bất thường số liệu sổ sách tình hình bán hàng thực tế, có hành vi khác gây nguy hiểm đến tính mạng người tài sản Cửa hàng Trong trường hợp này, Cửa hàng trưởng phải điều động bố trí nhân viên bán hàng thay để đảm bảo cơng tác bán hàng diễn cách bình thường; e) Được đề nghị Giám đốc Công ty đảm bảo điều kiện làm việc thực nhiệm vụ Cửa hàng xăng dầu f) Thực quyền hạn khác (nếu có) theo quy định Cơng ty Trách nhiệm, quyền hạn người lao động Cửa hàng 7.1 Người lao động Cửa hàng có trách nhiệm chấp hành đầy đủ nghiêm túc quy định hợp đồng lao động, quy định khác Công ty bao gồm không hạn chế nhiệm vụ sau: 7.2 Chấp hành phân công Cửa hàng trưởng, điều hành Phụ trách ca bán hàng đảm bảo an toàn văn minh thương mại; 7.3 Chấp hành thời gian lao động, thời gian bán hàng chế độ trang phục bảo hộ lao động theo quy định; 7.4 Bán giá, đủ số lượng, chủng loại, chất lượng xăng dầu hàng hóa/dịch vụ khác mà Cửa hàng tổ chức kinh doanh; 7.5 Thu nộp đúng, đủ số tiền tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh cá nhân trực tiếp thực hiện; 7.6 Sử dụng tài sản Cửa hàng theo quy định 7.7 Có trách nhiệm hướng dẫn giải thích theo kiến thức đào tạo khách hàng yêu cầu tìm hiểu chủng loại hàng hóa có bán Cửa hàng dịch vụ khác Cửa hàng cung cấp; Đồng thời, có trách nhiệm tạo điều kiện tốt cho khách hàng trình giao dịch Cửa hàng; 7.8 Thực đúng, đủ Quy trình bán hàng Cửa hàng 7.9 Hiểu rõ phương pháp, cách thức giải tình xảy q trình bán hàng Cửa hàng Ngoài trách nhiệm chung nêu trên, chức danh cơng việc người lao động có trách nhiệm cụ thể sau: - Cửa hàng phó: Tham gia, giúp việc cho cửa hàng trưởng thực nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý, điều hành cửa hàng theo phân công cụ thể Cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm phạm vi phân công - Nhân viên nghiệp vụ: Thực công tác nghiệp vụ thống kê, báo cáo theo định đơn vị, theo phân công cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm phạm vi công việc phân công kể cơng việc trực tiếp bán hàng (nếu có) - Trưởng ca * Nhiệm vụ trưởng ca: - Chịu trách nhiệm trước cửa hàng trưởng việc tổ chức thực nhiệm vụ bán hàng, quản lý lao động, tài sản, hàng hoá, tiền bán hàng, dụng cụ phương tiện cửa hàng ca làm việc - Bố trí, điều hành lao động ca thực công tác bán hàng theo quy định Công ty, đảm bảo an toàn, hiệu quả; chịu trách nhiệm hoạt động ca bán hàng theo phân công nhiệm vụ; - Phản ánh xác, kịp thời số liệu phát sinh ca lượng hàng xuất kho, dịch vụ cung cấp; số tiền thu bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ; cơng nợ phát sinh (nếu có); số tiền nộp hình thức tốn khác với ngân hàng/Cơng ty… đảm bảo phù hợp với quy định chế độ thống kê, kế tốn Cơng ty - Thực phát hành quản lý sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định quản lý sử dụng hóa đơn Bộ Tài hướng dẫn cụ thể Đơn vị Việc phát hành hóa đơn điện tử phải với sản lượng xăng dầu, hàng hóa khác xuất bán dịch vụ khác thực ca bán hàng; - Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với sổ sách khác có liên quan (Bảng kê bán hàng giao ca, Sổ theo dõi công nợ khách hàng ) tổng hợp số liệu phát sinh ca bán hàng lập chứng từ, bảng kê, sổ sách, báo cáo theo quy định chịu trách nhiệm tính trung thực số liệu báo cáo; - Trực tiếp thực công việc bàn giao ca bán hàng (bàn giao tài sản, tiền - hàng hóa… theo Bảng kê bán hàng giao ca sổ sách khác có liên quan ); đảm bảo số liệu bàn giao đầy đủ, kịp thời liên tục hệ thống sổ sách Cửa hàng; - Chịu trách nhiệm trước Cửa hàng trưởng việc: a) Thu, nộp đúng, đủ, kịp thời toàn tiền bán hàng ca khoản thu khác (nếu có) vào ngân hàng/Cơng ty nộp cho người ngân hàng/Công ty giao nhiệm vụ thu tiền Cửa hàng; b) Quản lý, sử dụng tài sản phát hành hóa đơn ca bán hàng - Có trách nhiệm phối hợp với Cửa hàng trưởng trình nhập hàng, kiểm lường sai số cột đo xăng dầu Cửa hàng ký tên Biên giao nhận xăng dầu, hàng hóa khác, biên bàn giao mẫu, lưu mẫu lượng hàng nhập vào bể Cửa hàng thời gian ca bán hàng phụ trách - Thực đầy đủ trách nhiệm công nhân bán lẻ xăng dầu *Quyền hạn trưởng ca: - Được quyền phân công lao động ca làm việc để đáp ứng yêu cầu thực tế phục vụ khách hàng tốt nhất, phát huy khả người nhằm đạt kết bán hàng cao - Được quyền giải công việc cửa hàng phát sinh ca bán hàng phụ trách với phân công cửa hàng trưởng - Công nhân bán hàng: - Chấp hành quản lý, đạo, phân công nhiệm vụ, điều hành công việc Cửa hàng trưởng, cửa hàng phó, Trưởng ca hướng dẫn nghiệp vụ nhân viên nghiệp vụ cửa hàng theo quy định, phương án, quy trình cửa hàng - Vận hành, sử dụng, bảo quản cột bơm, máy phát điện, thiết bị PCCC tài sản, máy móc, thiết bị khác quy trình, quy định, phạm vi nhiệm vụ phân công - Thực bán hàng quy định: thao tác quy trình bán hàng; bán giá quy định, đủ số lượng, chủng loại chất lượng hàng hóa, dịch vụ cửa hàng; Thu đúng, thu đủ quản lý, giao nộp tiền bán hàng kịp thời, đầy đủ; thực tốt văn minh thương mại Quản lý, giao nhận phát hành hóa đơn bán hàng chứng từ khác theo quy định (nếu phân công) - Thực quy định an tồn PCCC & CNCH (Phịng cháy, chữa cháy Cứu nạn, cứu hộ), BVMT, Phịng chống thiên tai tìm kiếm cứu nạn (PCTT&TKCN), BVMT, phòng chống lụt bão, AT-VSLĐ cửa hàng; Giữ gìn an ninh trật tự, bảo vệ, bảo đảm an toàn tiền hàng tài sản cửa hàng - Hiểu rõ thuộc tính hàng hóa, dịch vụ cửa hàng có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn cho khách hàng cần - Chịu hoàn toàn trách nhiệm xảy thiệt hại thực không qui định Quyền hạn người lao động Cửa hàng: 8.1 Tham gia quản lý Cửa hàng theo Quy chế dân chủ sở Công ty; giám sát việc tổ chức thực quy định cấp công tác điều hành hoạt động kinh doanh Cửa hàng Cửa hàng trưởng; 8.2 Được quyền đề nghị Cửa hàng trưởng báo cáo Giám đốc Công ty xem xét tăng lương trước thời hạn, xét thưởng đột xuất hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao theo quy định pháp luật; 8.3 Được quyền đề nghị tham dự lớp học nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc; 8.4 Được hưởng quyền lợi người lao động theo quy định Bộ luật lao động, Thoả ước lao động tập thể quy định Công ty điều kiện kỹ thuật pháp lý phục vụ bán hàng 9.1 Ghi chép, theo dõi biến động loại máy móc, thiết bị, cơng cụ, dụng cụ… Công ty trang bị Mọi trường hợp điều chuyển máy móc, thiết bị Cửa hàng thực có định Cơng ty; 9.2 Quản lý sở vật chất thực theo Quy định việc quản lý, sử dụng, bảo dưỡng sửa chữa sở vật chất đơn vị trực thuộc phương tiện đo đếm: Chỉ đơn vị có thẩm quyền kiểm định cấp giấy chứng nhận Công ty uỷ quyền (nếu có thoả thuận khác) quyền mở niêm phong kẹp chì để điều chỉnh sửa chữa Khi mở niêm phong kẹp chì phải lập biên ghi rõ thời gian, lý việc mở niêm phong kẹp chì; ghi chép đầy đủ vào lý lịch cột đo xăng dầu Nếu việc điều chỉnh, sửa chữa ảnh hưởng đến sai số cột đo xăng dầu phải thực kiểm định lại niêm phong kẹp chì trước bán hàng 10 Thực vệ sinh công nghiệp 10.1 Thực yêu cầu người có mặt địa phận Cửa hàng nghiêm chỉnh chấp hành quy định an tồn lao động, an tồn phịng chống cháy nổ an tồn vệ sinh cơng nghiệp, bảo vệ môi trường theo quy định Nhà nước, Công ty; 10.2 Phân công nhiệm vụ vệ sinh công nghiệp 02 lần/ tuần bảo đảm môi trường bán hàng an toàn, đẹp, gọn gàng ngăn nắp 11.TỔ CHỨC BÁN HÀNG Nguồn hàng 11.1 Công ty chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn xăng dầu cho nhu cầu bán hàng Cửa hàng sở đơn hàng Cửa hàng đăng ký 11.2 Giao nhận xăng dầu Cửa hàng thực theo Quy định giao nhận quản lý chất lượng xăng dầu Cơng ty 11.3 Phịng Kinh doanh chịu trách nhiệm cơng tác điều động hàng hóa đảm bảo an tồn, thuận tiện, kịp thời, kiểm soát chặt chẽ phương diện pháp lý, trình tự đăng ký Kiểm tra tồn kho sổ sách thời điểm đặt hàng tổng hợp đơn hàng cửa hàng để đặt hàng Công ty tuyến phối hợp với đơn vị vận tải điều động hàng hóa cho cửa hàng 11.4 Nguồn hàng hóa dịch vụ khác kinh doanh Cửa hàng: 11.5 Đối với hàng hóa sản phẩm hóa dầu, gas (như dầu mỡ nhờn, gas, hóa chất, nhựa đường…): Nguồn hàng kinh doanh Cửa hàng sản phẩm Công ty nhập hàng sở đơn hàng Cửa hàng đăng ký, phù hợp với định hướng kinh doanh Công ty giai đoạn 12: Phương thức bán hàng 12.1 Đối với Xăng dầu - Cửa hàng thực phương thức bán lẻ xăng dầu theo giá công bố Công ty thu tiền ngoại trừ trường hợp bán nợ theo quy định cơng ty - Đối với hình thức bán xăng dầu tự phục vụ: Là hình thức áp dụng giải pháp tự động hóa bán hàng, người mua thực thao tác bơm xăng dầu hưởng sách ưu đãi (nếu có) Cơng ty quy định 12.2 Đối với hàng hóa khác: - Đối với bán lẻ: Khi thực bán lẻ phải bán theo giá niêm yết thu tiền tiền mặt chuyển khoản trước giao hàng - Đối với bán buôn: Cửa hàng bán buôn với số lượng theo quy định sách bán hàng hố khác Cơng ty ban hành - Căn tình hình cụ thể thị trường, Giám đốc Cơng ty định Cửa hàng áp dụng số trường hợp bán hàng sau đây: * Ưu đãi giá: Giá bán thấp giá bán lẻ niêm yết * Ưu đãi điều kiện giao hàng * Ưu đãi điều kiện toán 13 Giá bán 13.1 Giá bán lẻ xăng dầu niêm yết giá bán lẻ xăng dầu nhà nước định Trên sở giá bán lẻ niêm yết, Giám đốc Công ty người Giám đốc Công ty ủy quyền định giá bán xăng dầu địa bàn phân công phải đảm bảo phù hợp với thị trường, phương thức bán, khách hàng cụ thể, hiệu hoạt động Công ty quy định hành Nhà nước chế điều hành giá bán 13.2 cửa hàng thực bán giá quy định Công ty cho phương thức, mặt hàng Cửa hàng trưởng CHXD Công ty chịu trách nhiệm niêm yết giá, cập nhật tham số giá bán trụ bơm, tổ chức bán hàng theo giá theo quy định, hướng dẫn Công ty 13.3 Giá bán lẻ hàng hoá khác: Theo định giá bán lẻ Giám đốc Công ty người Giám đốc Công ty ủy quyền phù hợp với giá khuyến nghị nhà sản xuất 14 QUẢN LÝ HÀNG HỐ, TIỀN VÀ CƠNG NỢ KHÁCH HÀNG 14.1 Đối với khâu nhập hàng: Cửa hàng trưởng người Cửa hàng trưởng ủy quyền/phân công văn thực phải tuân thủ bước quy trình giao nhận xăng dầu CHXD, phải thực yêu cầu cụ thể người nhập hàng sau: a) Kiểm tra yêu cầu pháp lý kỹ thuật hàng hóa, phương tiện vận chuyển, hóa đơn, chứng từ, cam kết chất lượng, chai mẫu biên bàn giao mẫu kèm theo, kiểm tra niêm phong, lấy mẫu, đo tỷ trọng hàng phương tiện, lập biên có ký xác nhận Cửa hàng trưởng lãnh đạo phòng nghiệp vụ, kế tốn theo dõi cơng nợ Cơng ty Đồng thời, Cửa hàng phải nộp Công ty báo cáo công nợ kèm theo Biên đối chiếu công nợ với khách hàng (bản chính) 17.7 Cơng nợ Cửa hàng thời điểm kiểm kê cuối tháng cuối năm xác định sau: Số dư công nợ Cửa hàng cuối tháng/năm = Số dư công nợ khách hàng Công ty ký giao cho Cửa hàng thực (nếu có) Đối với số tiền mặt tồn Cửa hàng chứng từ có giá trị khác chưa nộp ngân hàng/ Cơng ty Biên kiểm kê thực theo quy định, Cơng ty hạch tốn coi khoản tiền chuyển Cửa hàng ghi giảm công nợ phải thu Cửa hàng Cửa hàng trưởng phải nộp toàn số tiền mặt tồn quỹ kèm theo Biên kiểm kê Công ty vào ngày làm việc 17.8 Các nội dung khác liên quan đến quản lý công nợ Cửa hàng thực theo Quy chế quản lý công nợ Công ty quy định khác Công ty 18 Quản lý hóa đơn: 18.1 Trách nhiệm Cửa hàng trưởng người lao động: - Cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm toàn diện, trực tiếp việc phát hành quản lý, sử dụng hóa đơn theo quy định Nhà nước, quy định cụ thể Công ty Cửa hàng trưởng phải giám sát việc phát hành hủy hóa đơn Cửa hàng theo nghiệp vụ phát sinh; hướng dẫn khách hàng tra cứu hóa đơn hỗ trợ giải đáp thắc mắc khác khách hàng (nếu có); thực giao nhiệm vụ cụ thể có trách nhiệm hướng dẫn cho nhân viên giao nhiệm vụ phát hành, quản lý hóa đơn Cửa hàng Hàng tháng, Cửa hàng thực đối chiếu gửi “Báo cáo đối sốt tồn Cơng ty” “Bảng kê hóa đơn hủy” (nếu có) “Biên hủy hóa đơn” có đầy đủ chữ ký dấu khách hàng nộp cho Công ty - Các cá nhân giao nhiệm vụ phát hành, quản lý hóa đơn Cửa hàng có trách nhiệm thực quy định Nhà nước, Công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật Công ty hành vi cố ý thực sai quy định 18.2 Phát hành quản lý hóa đơn: - Phát hành hóa đơn: Phải tuân thủ bước quy trình phát hành hóa đơn, số yêu cầu cụ thể sau: - Hóa đơn phát hành theo nghiệp vụ phát sinh ca bán hàng; in chuyển đổi thành chứng từ giấy phiếu tra cứu hóa đơn điện tử, gửi khách hàng; - Trường hợp phải hủy hóa đơn cần có đồng ý khách hàng, phải lập “Biên hủy hóa đơn” ghi rõ nguyên nhân hủy có đầy đủ chữ ký xác nhận người mua, người bán Trường hợp phát hành lại hóa đơn thay phải ghi rõ số, ký hiệu, ngày hóa đơn thay 18.3 Quản lý hóa đơn: a) Tại ca bán hàng: - Cuối ca bán hàng, in “Báo cáo đối sốt E-invoice” “Bảng kê hóa đơn theo ca” ký xác nhận nhân viên phát hành hóa đơn, Cửa hàng trưởng lưu Cửa hàng b) Sau ca bán hàng kết thúc: - Trường hợp bất khả kháng cần hủy hóa đơn phát hành ca bán hàng, cửa hàng trưởng có trách nhiệm làm rõ nguyên nhân; báo cáo công ty 19 Quản lý sở vật chất: - Cửa hàng phải quản lý, sử dụng, vận hành thành thạo trang thiết bị kỹ thuật đảm bảo an toàn, sẵn sàng phục vụ tốt hoạt động bán hàng cửa hàng - Tổ chức thực bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa thường xuyên trang thiết bị (TTB) cửa hàng theo phân cấp đơn vị; đồng thời thường xuyên theo dõi tình trạng kỹ thuật, chu kỳ bảo dưỡng sửa chữa (BDSC), kịp thời thông báo với đơn vị phối hợp để thực công tác BDSC quy định, quy trình, đảm bảo an tồn - Lập sổ theo dõi, ghi chép lý lịch, báo cáo tình trạng hoạt động trang thiết bị theo quy định 20 Cơng tác an tồn Phịng cháy chữa cháy: Thực theo Quy chế PCCC hành Công ty ban hành văn liên quan công tác PCCC: - CBCNV cửa hàng huấn luyện nghiệp vụ PCCC & CNCH, cấp Chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC & CNCH Chứng đào tạo nghiệp vụ Bảo vệ môi trường - CBCNV CH có trách nhiệm thực nghiêm túc nội quy, quy trình, quy định nhắc nhở khách hàng chấp hành nội quy an toàn PCCC&CNCH khu vực Cửa hàng - Cửa hàng trưởng thường xuyên kiểm tra hệ thống công nghệ, bể chứa, cột bơm để kịp thời phát xử lý nguy an toàn; Hạn chế thấp nồng độ xăng dầu tích tụ hố gas cổ bể, hố họng nhập, cột bơm, khu vực bán hàng, khu bể - Nghiêm cấm sử dụng nguồn nhiệt, nguồn lửa, nguồn phát sinh tia lửa, điện thoại di động khu vực Cửa hàng; Không tự ý lắp đặt bổ sung thay thiết bị không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật an toàn - Thực nghiêm Quy trình nhập xăng dầu qua hệ thống nhập kín có thu hồi Cửa hàng; Khơng nhập xăng dầu lúc trời có mưa giơng, sấm sét; Trước nhập xăng dầu phải nối đất chống tĩnh điện cho phương tiện vận tải - Chủ động phối hợp tốt với địa phương để thực tốt cơng tác an tồn 21 Cơng tác Quản lý đo lường: - Cửa hàng trưởng phải thường xuyên theo dõi, giám sát thực kiểm tra sai số đo lường cột bơm theo quy định; Phát xử lý kịp thời phát sinh lĩnh vực đo lường họat động kinh doanh; Chịu trách nhiệm sai số đo lường cột bơm lần kiểm định - Tổ chức quản lý phương tiện đo; Đảm bảo thời hạn hiệu lực giấy chứng nhận kiểm định, hiệu chuẩn, niêm phong, tem nhãn kèm theo Các loại bình đong, ca đong phải đầy đủ nguyên vẹn, sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra cửa hàng khách hàng cần thiết 22 Hạch toán, thống kê, báo cáo lưu trữ chứng từ 22.1 Cửa hàng thực hạch toán báo sổ 22.2 Cửa hàng thực cập nhật phát sinh Cửa hàng theo quy trình nghiệp vụ báo cáo gửi Công ty theo quy định Nghiêm cấm tất hành vi cố tình cập nhật sai số liệu 22.3 Cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc tính xác, trung thực số liệu báo cáo chứng từ kèm theo 23 Lưu trữ chứng từ: Việc lưu trữ chứng từ công việc quan trọng Do vậy, hàng ngày cửa hàng trưởng có trách nhiệm kiểm tra việc lập, sử dụng, phát hành chứng từ đơn vị theo ca bán hàng đảm bảo quy định Công ty - Cửa hàng nộp tất chứng từ liên quan đến giao nhận hàng hoá, bán hàng công nợ khách hàng phát sinh Cửa hàng Công ty để lưu trữ theo quy định - Những chứng từ, sổ sách lưu trữ Cửa hàng thông tin lưu trữ máy vi tính (nếu có) phải bảo quản an tồn, ngăn nắp Cửa hàng để thuận tiện cập nhật, tra cứu sử dụng 24 kiểm kê, kiểm tra a) Công tác kiểm kê thực tế Cửa hàng thực trường hợp: b) Kiểm kê định kỳ theo quy định Nhà nước (0h ngày 01/7 01/01 hàng năm) c) Kiểm kê hàng tháng /đột xuất theo yêu cầu quản lý Công ty d) Kiểm kê thời điểm có thay đổi giá bán lẻ niêm yết e) Kiểm kê bàn giao có điều động, thay đổi Cửa hàng trưởng 25: Kết kiểm kê, kiểm tra a) Kết kiểm kê, kiểm tra phải lập thành biên có chữ ký thành viên giao nhiệm vụ kiểm kê/kiểm tra Công ty Cửa hàng trưởng b) Những người ký tên chịu trách nhiệm trước Giám đốc số liệu nội dung ghi biên kiểm kê/kiểm tra Nếu số liệu kiểm kê/kiểm tra không phản ánh thực tế nguyên nhân dẫn đến thất thoát tài sản, tiền - hàng Cửa hàng cá nhân tham gia kiểm kê/kiểm tra chịu trách nhiệm thất tương ứng với mức độ ảnh hưởng thiếu xác số liệu kiểm kê/kiểm tra gây nên Điều 26: Những hành vi vi phạm - Tất hành vi vi phạm quy định Nhà nước, Cơng ty có liên quan đến tổ chức hoạt động kinh doanh Cửa hàng dẫn đến tổn thất vật chất, thương hiệu quyền lợi hợp pháp người tiêu dùng… - Một số hành vi vi phạm cụ thể: - Nhập hàng nguồn Công ty cung cấp, nhập lẫn mặt hàng, nhập phương tiện chứa đựng khác không chấp thuận văn Công ty - Bán hàng sai phương thức quy định, không đối tượng áp dụng để trục lợi; Bán hàng chưa đầy đủ thủ tục pháp lý, bán vượt định mức nợ hợp đồng chưa đồng ý Giám đốc - Bán thiếu, bán nhầm, bán nối số, bán hàng không tiêu chuẩn chất lượng - Tự ý bỏ vị trí phân cơng, thiếu văn minh thương mại giao tiếp với khách hàng - Phát hành hoá đơn sai với quy định, cho hoá đơn, bán hoá đơn - Tự ý cho khách hàng nợ và/hoặc dùng tiền bán hàng để sử dụng vào mục đích khác cá nhân Cửa hàng - Không nộp tiền bán hàng nộp tiền không đủ, không kịp thời Đơn vị - Không cập nhật sổ sách; tẩy xoá, sửa chữa chứng từ lưu trữ; cố tình phản ánh sai số liệu liên quan đến diễn biến q trình nhập xuất hàng hóa, giao nhận ca, thu nộp tiền; đem sổ sách chứng từ ngồi phạm vi Cửa hàng khơng thuộc chức trách giao - Tự ý phá niêm phong, kẹp chì và/hoặc sửa chữa điều chỉnh phương tiện đo đếm Lắp đặt thêm thiết bị để thực mục đích chiếm đoạt quyền lợi vật chất hợp pháp người tiêu dùng - Không thực quy định nhập hàng, quản lý hàng hóa, tiền thu bán hàng - Không chấp hành qui định thời gian bán hàng, an tồn vệ sinh mơi trường - Tác động, can thiệp vào hệ thống sở liệu làm thay đổi, sai lệch, phản ánh thiếu trung thực số liệu hệ thống - Không thực Quy trình bán hàng cơng ty - Từ chối u cầu khách hàng khơng có lý đáng; - Tự ý điều khiển phương tiện khách hàng 27: Xử lý vi phạm Cửa hàng trưởng, người lao động Cửa hàng cá nhân có liên quan tùy thuộc mức độ vi phạm, chịu trách nhiệm vật chất pháp lý trước Giám đốc Công ty trước pháp luật tổn thất tài sản, hàng hoá tiền Cửa hàng vi phạm Quy chế quy định khác có liên quan, đó: 27.1 Xử lý trách nhiệm vật chất: a) Mọi sai phạm gây tổn thất vật chất nguyên nhân điểm (b) phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định Nội quy lao động hành Công ty … b) Các trường hợp tổn thất bất khả kháng thiên tai, hỏa hoạn,… tuỳ trường hợp xem xét cụ thể 27.2 Xử lý trách nhiệm kỷ luật lao động: