Kĩ năng truyền tải thông tin

KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN (KỸ NĂNG TRÌNH BÀY ) Bạn có bao giờ nghe một người nói chuyện giờ này sang giờ nọ, nhưng cuối cùng bạn chỉ hiểu lõm bõm vài câu chuyện đứt đầu, cụt tai, chẳng cái gì ăn nhập với cái gì, bao nhiêu thời gian công sức của người nói, người nghe, nhẹ nhàng bay theo mây gió ? Bạn có bao giờ lúng túng khi muốn kể một câu chuyện cho thật gọn gàng mà vẫn đầy đủ mạch lạc, dễ hiểu, không cần dài dòng tràng giang, đại hải ? Cái bạn cần : Đó chính là KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN. Khi người nói và cả người nghe không nắm vững kỹ năng này thì thường xảy ra chuyện nghe mà hiểu không đúng, không đủ (hoặc cả hai ). Khi phải thông tin cho nhân vật thứ ba, thứ tư… thì rất nhiều khả năng câu chuyện sẽ bị hiểu sai đi khá nhiều so với thông tin ban đầu. Người ta thường nói : “Tam sao thất bổn” Câu nói này có thể hiểu theo hai nghĩa. Nếu hiểu “thất” là “mất” thì nó có nghĩa là sau ba lần sao chép sẽ không còn giữ được nguyên nghĩa của bản chính. Nếu hiểu “thất” là “bẩy” thì có nghĩa, sau ba lần sao chép bản chính sẽ trở thành bảy bản có nội dung khác nhau. Bạn có thể mỉm cười cho rằng đây là một lối nói ngoa ngữ, thậm xưng, nói cho vui hoặc nói để “răn đe” những người hay cẩu thả khi “sao chép” lại thông tin. Bạn rất có lý nếu trường hợp người ta sao chép bằng cách Photocopy nguyên bản mẫu thì dù có sao ra hàng tỷ lần , một máy photo tốt cũng cho ra hàng tỷ bản như nhau; nhưng nếu người ta sao chép bằng …miệng, thì chuyện “tam sao thất bổn” không xảy ra mới là lạ, nhất là khi thông tin mang từ hai chi tiết trở lên. Người ta làm một thí nghiệm vui để chứng tỏ sự “sao” là sự “thất” như sau : Hai đội tranh tài đứng theo hàng dọc cách nhau hai mét, mỗi đội 10 người, người cùng đội đứng sau lưng cách nhau khoảng nửa mét. Người đứng đầu hàng rỉ tai cho người sau lưng mình cùng một nội dung câu chuyện, đến lượt người này lại rỉ tai cho người kế tiếp, cứ rỉ tai truyền tiếp nhau như vậy. Người cuối cùng của mỗi đội viết ra điều mình nghe được. Người nào viết đúng và đủ thông tin ban đầu nhất thì đội của người đó chiến thắng. Kết quả cho thấy thông tin đầu tiên và “báo cáo nghe được” của người cuối cùng không khớp nhau bao nhiêu, có khi còn méo mó lệch lạc một cách buồn cười. Hậu quả của thông tin không chính xác Thông tin không chính xác : Chuyện tưởng chừng đơn giản nhưng hậu quả thì vô giới hạn. Một tàn thuốc vô tình quăng vào đám cỏ khô, có thể gây ra đám cháy rừng, một mẫu, hai mẫu hay vài chục mẫu…không ai có thể lường trước được thiệt hại to lớn dường nào, có thể gây ra từ một chuyện bất cẩn cỏn con. Một thông tin không chính xác, tuỳ theo tầm quan trọng, liên quan đến cá nhân, tập thể hay cộng đồng xã hội mà nó phát huy sức phá hoại ở những mức độ khác nhau. Phạm vi cá nhân của một con người, trong lãnh vực công việc, nếu bạn ra lệnh cho nhân viên mà họ thực hiện sai, có thể vì họ quên nhưng cũng có thể vì họ hiểu không đúng ý bạn. Bạn cần kiểm tra lại. Trong trường hợp thứ hai, bạn nên ghi nhớ tài liệu này để cải thiện khả năng truyền đạt thông tin của bạn. Trong lãnh vực tình cảm, nếu bạn hay xung đột với vợ, chồng, con cái, người yêu, bạn bè mình. Bạn nên tìm hiểu xem những mâu thuẫn ấy có phát sinh từ việc họ hiểu sai những điều bạn nói hay không ? Nếu có, thì đúng là bạn cần bổ sung cho mình khả năng truyền đạt thông tin cho có hiệu quả nhiều hơn. Trên phương diện quan hệ xã hội, khi giao tiếp với bạn, nếu mọi người luôn hiểu đúng những gì bạn nói, nghĩa là bạn không làm cho người khác hiểu lầm thì mối tương quan của bạn với mọi người có vẻ trơn tru hơn đấy. Với xã hội, những câu chuyện kiểu nói truyền tai nhau, kháo nhau, đồn thổi, là một cách “sao chép” . Nên, cho dù không cố ý, trong số những lời đồn đại, dư luận cũng thường thả rong những con “vịt cồ” để mặc cho thiên hạ tin hay không cũng được. Những “tin vịt” ấy chẳng những gây “nhiễu” thông tin mà còn gây hoang mang hoặc đánh lừa được niềm tin quần chúng, ảnh hưởng của nó đến cuộc sống quả thật không đơn giản chút nào. TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ VẤN ĐỀ THỨ NHẤT Yếu Tố 6 W Trước khi muốn nói điều gì với một ai hay những ai đó. Chúng ta phải xác định hai mục tiêu : §Bạn có muốn người nghe hiểu rõ toàn bộ nội dung mà bạn muốn truyền đạt cho họ không ? Nếu bạn chỉ nói cho có chuyện và không muốn họ hiểu thì bạn không cần phải đọc trang mục này. Nếu bạn khẳng định là muốn truyền đạt thông tin hiệu quả thì bạn nên biết như sau : Một thông tin chỉ được hiểu trọn vẹn khi nó hội đủ các yếu tố : WHO : Ai WHAT : Cái gì WHEN : khi nào WHERE : ở đâu WHY : Tại sao HOW : Thế nào . Đây gọi là “ Yếu Tố 6W” . § Nội dung chính cần cho người nghe được biết (trong 6 yếu tố trên) bạn phải đề cập đến trước tiên, kế đến là những yếu tố kém quan trọng dần . Ví dụ 1. Bạn muốn tường thuật lại câu chuyện bạn đi tham dự một đám cưới . Bạn có 2 ý chính : Nhân vật và Sự kiện. Như vậy bố cục câu chuyện bạn kể sẽ là : WHO : Bạn WHAT : Đám cưới (của ai đó) WHEN : Thời điểm tham dự WHERE: Địa điểm tham dự HOW : Đám cưới diễn ra thế nào WHY : Lý do tham dự đám cưới Ví dụ 2. Bạn muốn kể một số câu chuyện xảy ra ngày nào đó. Bạn có 2 ý chính : Thời gian và sư kiện. Bố cục nội dung như sau : WHEN : Thời điểm WHERE : Địa điểm WHAT : Những sự việc diễn ra HOW : Sự việc xảy ra thế nào WHY : Lý do xảy ra sự việc WHO : Những nhân vật liên quan VẤN ĐỀ THỨ HAI Giọng Nói Tiếp theo, bạn phải lưu ý đến giọng nói. Giọng nói là một trong những yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt tin tức. Cho dù bạn đã sử dụng đúng và đủ 6W, nhưng giọng nói của bạn khiến người nghe không nhận ra được từ gì, thì …cũng giống như bạn không nói một W nào cả. VẤN ĐỀ THỨ BA Từ Ngữ Vấn đề kế tiếp là từ ngữ bạn sử dụng. Nếu bạn dùng những từ cá biệt của địa phương nào đó, mà người địa phương khác không hiểu được, thì việc thông tin của bạn cũng gặp khá nhiều trở ngại, vì người nghe phải đoán nghĩa từ ! VẤN ĐỀ THỨ TƯ Ngữ Pháp Cuối cùng, bạn phải cẩn thận trong cách đặt câu. Câu văn càng đơn giản, rõ ràng, trong sáng và đúng ngữ pháp thì việc truyền đạt của bạn càng thành công như ý. VẤN ĐỀ THỨ NĂM Thái Độ Người Nghe Truyền đạt thông tin là một hoạt động giao tiếp giữa người nghe và người nói. Cho dù bạn nói hay nói giỏi đến đâu mà đối tượng của bạn đang…ngủ hoặc đang mải mê lắng nghe một thứ khác, thì ‘tài năng’ của bạn cũng đành…bỏ đi. Nếu là những câu chuyện linh tinh, nghe qua rồi bỏ, bạn có thể không cần quan tâm đến đối tượng của của mình. Họ có thể nghe một tai, nhìn một mắt cho vui cũng chẳng sao, những câu chuyện để ‘tám’ có hiểu lệch lạc đi chút đỉnh cũng là chuyện thường tình trong thiên hạ. Nhưng, nếu bạn đang đưa ra mệnh lệnh của công việc hay những câu chuyện có nội dung bắt buộc phải hiểu rõ, nhớ đúng; bạn cần cẩn thận theo dõi thái độ người nghe. Nếu nghi ngờ sự tập trung hoặc năng lực ghi nhớ của họ, bạn có thể kiểm tra lại bằng cách yêu cầu họ lập lại những gì đã nghe. Nếu bạn thực hiện hoàn chỉnh những nội dung chúng ta vừa trao đổi, bạn có thể yên tâm về Kỹ Năng Truyền Đạt Thông Tin của mình rồi. Chúc các bạn vui vẻ và thành công như ý. . chính là KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN. Khi người nói và cả người nghe không nắm vững kỹ năng này thì thường xảy ra chuyện nghe mà hiểu không đúng, không đủ (hoặc cả hai ). Khi phải thông tin cho. con “vịt cồ” để mặc cho thiên hạ tin hay không cũng được. Những tin vịt” ấy chẳng những gây “nhiễu” thông tin mà còn gây hoang mang hoặc đánh lừa được niềm tin quần chúng, ảnh hưởng của nó đến cuộc. viết ra điều mình nghe được. Người nào viết đúng và đủ thông tin ban đầu nhất thì đội của người đó chiến thắng. Kết quả cho thấy thông tin đầu tiên và “báo cáo nghe được” của người cuối cùng