Thông cáo báo chí (TCBC) là gì? Vai trò của TCBC • Là công cụ giao tiếp chính thức, cầu nối của PR với giới báo chí, truyền thông và công chúng • Là tiếng nói chính thức của doanh nghiệp để truyền tải thông tin, thông điệp, hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân – các chủ thể của một chương trình PR • Cung cấp thông tin cho báo chí. Mỗi mẫu tin đưa ra từ bản thông cáo sẽ được các báo khai thác ở những khía cạnh khác nhau. • Giải đáp câu hỏi của dư luận • Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu về sản phẩm của công ty • Có giá trị tức thời và lâu dài. Ai thường xuyên tiếp xúc với TCBC • PR agency • PR trong các doanh nghiệp • Những phát ngôn viên của các cơ quan chính phủ/ phi chính phủ • Cơ quan thông tấn báo chí: phóng viên, trưởng trang, BTV, thư ký tòa soạn, Phó TBT, TBT. Tác hại của TCBC Khi không tin không chính xác, trung thực, sai sót: Sai về ngày khuyến mãi Sai về giá sản phẩm Sai về chỉ số: Chứng khoán, Khoa học: Giáo dục, y tế, tài trợ Có thể dẫn đến: Khách hàng khiếu kiện về sản phẩm Thiệt hại cho công ty Phá vỡ mối quan hệ
Version Vietnamese Kỹ viết Thơng cáo báo chí © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Mục tiêu mơn học • Mơn học thiết kế nhằm giúp bạn: Hiểu rõ vai trò thơng cáo báo chí Có kỹ viết thơng cáo báo chí hiệu © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Nội dung môn học Mơn học gồm cung cấp: • Những thơng tin kiến thức • Case Studies • Thc hnh ã Xem li kt qu thc hnh â BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Thời gian giảng BMG buổi = © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Bài Khái niệm © BMG International Education Học thực tiễn, làm chun nghiệp TM Thơng cáo báo chí (TCBC) gì? • Thường gọi Press Release • Là cách cửa hẹp bạn cần qua để thơng tin bạn đến với cơng chúng © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Tại cần phải có TCBC? • Mơ hình truyền thông hai bước E Katx Lazarsfed đề xuất Người gởi © BMG International Education Thơng điệp Thủ lĩnh tư tưởng Công chúng Thủ lĩnh tư tưởng Công chúng Thủ lĩnh tư tưởng Công chúng Học thực tiễn, làm chun nghiệp TM Vai trị TCBC • Là cơng cụ giao tiếp thức, cầu nối PR với giới báo chí, truyền thơng cơng chúng • Là tiếng nói thức doanh nghiệp để truyền tải thơng tin, thơng điệp, hình ảnh doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân – chủ thể chương trình PR • Cung cấp thơng tin cho báo chí Mỗi mẫu tin đưa từ thông cáo báo khai thác khía cạnh khác • Giải đáp câu hỏi dư luận • Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu sản phẩm cơng ty • Có giá trị tức thời lâu dài © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Ai thường xuyên tiếp xúc với TCBC • PR agency • PR doanh nghiệp • Những phát ngơn viên quan phủ/ phi phủ • Cơ quan thơng báo chí: phóng viên, trưởng trang, BTV, thư ký tịa soạn, Phó TBT, TBT © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Yêu cầu đặc trưng thông cáo báo chí Nóng hổi, gây tranh luận Mới gây ngạc nhiên Gắn liền với mâu thuẫn nhập nhằng TCBC Thích hợp quan trọng với độc giả Viện dẫn người tiếng, địa điểm tiếng Bí mật © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Tác hại TCBC Khi không tin khơng xác, trung thực, sai sót: Sai ngày khuyến Sai giá sản phẩm Sai số: Chứng khoán, Khoa học: Giáo dục, y tế, tài trợ Có thể dẫn đến: Khách hàng khiếu kiện sản phẩm Thiệt hại cho công ty Phá vỡ mối quan hệ © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM 10 đề tài TCBC • Sản phẩm hay dịch vụ • Thay đổi ban lãnh đạo • Kết kinh doanh quý • Thành tích cơng ty hay cá nhân cơng ty • Giải pháp khủng hoảng cơng ty • Tổ chức từ thiện • Giải thưởng hay huy chương • Khuyến • Học tập nghiên cứu • 10 Cá nhân điển hình © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyờn nghip TM ã Bi â BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Bài Phương pháp viết thơng cáo báo chí © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Người viết TCBC phải • Hiểu tổng quan Báo chí • Hiểu rõ ngành cơng tác • Hiểu đặc thù báo, đài nhận TCBC • Hiểu rõ mục đích thơng tin TCBC • Sẵn sàng hỗ trợ phóng viên để họ khai thác, xử lý thơng tin theo cách tốt • Khơng thơng tin tùy tiện, sơ sài hay nửa vời • Nguyên tắc quan trọng nhất: Nhanh, xác, trung thực © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Trước viết Đặt câu hỏi: • Chủ đề TCBC gì? Điểm đặc biệt thơng cáo báo chí gì? • Thơng điệp viết dành cho ai? Tổng hợp: • Thơng tin • Số liệu • Hình ảnh • Contact người chịu trách nhiệm nội dung thơng tin • Tư liệu diễn giải, tham khảo đính kèm © BMG International Education Học thực tiễn, làm chun nghiệp TM Viết TCBC • Cơng thức 5W + H • Tổ chức thơng tin theo mơ hình “hình tháp ngược” • Làm bật thơng tin quan trọng • Có trích dẫn người có trách nhiệm cao phạm vi thơng tin © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM “C” in writing Complete (trọn vẹn): đầy đủ yếu tố 5W + H Concise (súc tích): short term, no repeatation Careful (thận trọng): easy understanding Concrete (cụ thể): numbers, statistics Clear (rõ ràng): unity, coherence Courteous (lịch sự): culture, honesty Correct (chính xác): statistics © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Bố cục thơng cáo báo chí Nguồn tin: tên, địa chỉ, thông tin lin lạc tổ chức, cá nhân TCBC Ghi thể loại văn THÔNG CÁO BÁO CHÍ, khơng đề chung chung “Thơng tin chương trình” hay “Thơng tin kiện, doanh nghiệp”… Tiêu đề khái quát nội dung thông cáo Ngày tháng năm, thời điểm thông cáo Nội dung ( Lời dẫn (Lead)– đoạn 1;Thân (body) – đoạn 2,3,4) Thông tin công ty Những văn đính kèm hay nguồn thơng tin, hình ảnh minh họa, bổ sung Contact người phụ trách PR chịu trách nhiệm thông tin © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Nguồn tin • Quan trọng địi hỏi phải xác • Nên người có nhiều thơng tin có quyền trả lời báo chí • Cần đủ thông tin: Họ tên, chức vụ, Tel/Mobile phone, Fax, Email ã C ngi ca Agency (nu cú) â BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Tít - Cỡ chữ to, đậm - Giật tít phải thật ấn tượng – mạnh - Gây ý có tính khái qt cao, ngắn gọn - Thể thông điệp công ty - Nằm phần liên hệ dịng © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Tít phụ - Cỡ chữ nhỏ tít chính, đậm, nghiên - Nằm phần tít - Thể thơng điệp phụ (Nếu có) - Sử dụng có nhiều thơng tin, phức tạp, cần làm rõ © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Địa điểm, Thời gian • Thể phạm vi thời gian thơng tin • Thường nằm đoạn đầu: - Việt Nam, ngày 17 tháng năm 2008 - Công ty… - Hà Nội, ngày 17 tháng năm 2009 - Công ty… - Châu Á Thái Bình Dương, ngày….-Cơng ty… © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Phần đầu, Lời dẫn (Lead) • Đoạn • Phần quan trọng nhất, tóm ý tất thơng tin • Ví dụ: • Nên viết tin hồn chỉnh cho phóng viên sử dụng • Ngắn gọn, thẳng vào vấn đề • Thu hút ý giới truyền thơng • Thể mục qua 5W1H • Đây đoạn chốt yếu đứng độc lập © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Phần thân • • Bắt đầu câu chuyển đoạn Cung cấp thêm chi tiết hay thông tin phụ, thông tin phong phú ngồi thơng tin cốt yếu đưa lời dẫn/ đoạn • Trích dẫn: Người có quyền thông tin cao nhất/ người phát ngôn phạm vi giao • Trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội dung đoạn Ví dụ: • Hướng phát triển hay tổng quan thơng cáo báo chí Ví dụ: © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Thơng tin cơng ty • Thể thơng tin cơng ty, ngành, nghề, doanh số, nhân viên • Thống cho tất TCBC cơng ty • Được cập nhật số liệu năm có thay đổi © BMG International Education Học thực tiễn, làm chun nghiệp TM Cách trình bày TCBC • • • • • • • • • • • • Giấy A4 Nên dùng giấy Letter head Cách dòng 1.5 Lề trái lề phải inch Tít phải viết đậm Tít viết hoa viết hoa tồn chữ Tít phụ viết đậm nghiêng Độ dài; Một mặt giấy A4 lý tưởng, tối đa mặt trừ trường hợp đặc biệt Cuối trang cịn tiếp nên dùng chữ more (còn tiếp) Các trang nên đánh số Cuối bảng TCBC nên dùng ký hiệu ###, the end Ngịai thể chất thông tin, vấn đề quyền, trách nhiệm thông tin, điều luật điều chỉnh… © BMG International Education Học thực tiễn, làm chun nghiệp TM Ngơn ngữ TCBC • Rõ ràng, súc tích • Chính xác tên tuổi, địa danh, số liệu đề cập • Khơng dài dịng, cường điệu, hoa mỹ, sáo rỗng • Tránh lối viết mập mờ, đa nghĩa, gây hiểu lầm ngộ nhận • Tuyệt đối khơng thơng tin điều khơng có thật • Tuyệt đối tránh mệnh lệnh “TCBC để đăng ngay” © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Bộ presskit • Thơng thường, TCBC gởi tới phóng viên kèm với hình ảnh, tư liệu, thông tin bổ sung quà tặng, sản phẩm mẫu Tất gọi chung “bộ tài liệu dành cho báo chí” (press kit) • “Bộ tài liệu dành cho báo chí ” nên xếp gọn gàng, dễ cầm nắm, mang, xách folder, bìa đựng hồ sơ, túi xách có mang hình ảnh đơn vị tổ chức, khơng gây bất tiện cho phóng viên hoạt động tác nghiệp khác (chụp ảnh, vấn, quay phim…) © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Soft hay hard copy? • Trong trường hợp khẩn cấp, gởi TCBC qua fax email, phải thơng báo trước với phóng viên qua điện thọai để đảm bảo tính tin cậy thơng tin • Tuyệt đối, khơng gởi TCBC quan trọng qua email fax mà không liên lạc trước với phóng viên phụ trách • Khơng gởi TCBC hình ảnh qua email q nhiều file đính kèm, khó download © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Sau viết TCBC • Bản TCBC trả lời vấn đề chưa? • TCBC ngắn gọn chưa? • Được đọc kỹ duyệt chưa? • Gởi tới đâu? • Kiểm tra coi có đăng khơng? • Lưu đăng gọi điện cảm ơn • Khơng nên ngồi chờ đăng tin mà phải theo dõi • Nắm bắt đề tài báo cần © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Thao khảo vài TCBC mẫu • Các bạn tham khảo vài thông cáo báo chí để chuẩn bị viết thơng cáo báo chí mẫu © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM Cám ơn bạn lắng nghe © BMG International Education Học thực tiễn, làm chuyên nghiệp TM