kraus, u.a., projektmanagement mit system (2010)

Georg Kraus / Reinhold Westermann Projektmanagement mit System Georg Kraus Reinhold Westermann Projektmanagement mit System Organisation, Methoden, Steuerung 4., überarbeitete und erweiterte Auflage Bibliograsche Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliograe; detaillierte bibliograsche Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar. 1. Auage 1995 2. Auage 1996 3. Auage 1998 1999 – 2006: 5 Nachdrucke 4. Auage 2010 Alle Rechte vorbehalten © Gabler Verlag | Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2010 Lektorat: Ulrike M. Vetter Gabler Verlag ist eine Marke von Springer Fachmedien. Springer Fachmedien ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. www.gabler.de Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverlmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: KünkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Satz: Fromm Mediadesign, Selters/Ts. Druck und buchbinderische Verarbeitung: Ten Brink, Meppel Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in the Netherlands ISBN 978-3-8349-1905-2 Vorwort In fast allen Unternehmen werden Projekte durchgeführt. Projekt- leiter sind dabei Manager auf Zeit, an die sehr hohe Anforderun- gen gestellt werden, denn ihre Aufgaben sind immer neu und komplex. Eine besondere Schwierigkeit liegt zudem darin, dass die Projektleiter in der Regel nur einen ,,zusammengewürfelten Haufen“ von Mitarbeitern zur Verfügung haben, die aus verschie- denen Bereichen kommen, unterschiedliche Interessen verfolgen (,,Politik“ betreiben), meistens wenig Zeit für die Projektaufgaben erübrigen können und noch nicht als Team ,,funktionieren“. Außerdem sind Projekte oft ,,ungeliebte Kinder“ der Linienorga- nisation und werden auch so behandelt. Schwierigkeiten im zwischenmenschlichen Bereich mit allen bekannten Politik- und Machtfragen sind somit vorgezeichnet. Unsere umfangreichen Erfahrungen und Erkenntnisse aus vielen Trainings- und Projektberatungssituationen in Groß- und Mittel- betrieben sind in dieses Buch eingeflossen, und es ist so angelegt, dass alle Projektbeteiligten, – Auftraggeber, – Projektleiter, – Teammitglieder, – Führungskräfte aus der Linie und – Mitarbeiter aus der Linie, ihr Wissen vertiefen und Handlungsstrategien daraus ableiten können. Projektleiter und Teammitglieder suchen vielfach Orientierungs- hilfen, um komplexe und wenig bekannte Aufgabenstellungen transparenter zu machen und besser zu beherrschen. Gefragt sind Vorwort 5 außerdem Techniken, die es ermöglichen, Projekte sicher und erfolgreich zu managen. Doch was bleibt zu tun, wenn bei noch so perfekter Planung und Steuerung Projekte nicht zum gewünsch- ten Erfolg führen? In diesem Buch: ̈ geben wir methodische Hilfen für die Projektdefinition, be- schreiben also Wege, wie man von globalen und unkonkreten Vorgaben zu konkreten Projektaufträgen kommt, ̈ stellen Methoden zur Projektplanung und -steuerung vor, ̈ gehen der Frage nach, was im Vorfeld organisatorisch getan werden kann, um den Projekterfolg weitestgehend zu sichern, und ̈ zeigen, wie sich Politik- und Machtfragen und zwischen- menschliche Beziehungen auf den Projekterfolg auswirken. Projektmanagement wird zwar von fast allen Unternehmen als wichtige Organisations- und Managementform genannt, ist aber meistens nicht mit dem notwendigen Stellenwert verankert. Die vielen Unbekannten, mit denen man beim Projektmanagement konfrontiert wird, sind sicher ein Grund dafür, dass viele Manager diesem Thema oft unsicher begegnen. Wir hoffen, dem Leser mit diesem Buch Berührungsängste gegenüber dem Projektmanage- ment nehmen zu können und die Projektbeteiligten in ihrer Professionalität zu unterstützen. Wir freuen uns sehr, das sich unser Buch mittlerweile zum Stan- dardwerk entwickelt hat. Das Feedback zu den bisherigen Auflagen hat uns dazu angeregt, die 4. Auflage um die beiden wichtigen Themen Projektcontrolling (Kapitel 4) und Multiprojektmanagement (Kapitel 8) zu ergänzen. Darüber hinaus wurden einige Korrekturen und Aktualisierungen vorgenommen. Leserzuschriften erreichen uns unter georg.kraus@kraus-und-partner.de. Georg Kraus Reinhold Westermann 6 Vorwort Inhaltsverzeichnis Vorwort _________________________________________ 5 1. Projektmanagement _____________________________ 11 Was ist ein ,,Projekt“? ___________________________ 11 Welche Projekttypen gibt es? ______________________ 14 Was ist Projektmanagement? ______________________ 15 Woher kommen die einzelnen Projektbeteiligten? ______ 17 Was ist kennzeichnend für ,,PM“? __________________ 18 Ganzheitliche Projektbetrachtung __________________ 20 Wieso braucht man Projektmanagement? ____________ 22 2. Projektorganisation _____________________________ 25 Permanente und temporäre Projektorganisation _______ 27 Aufbauorganisation _____________________________ 28 PM-Modelle in der Aufbauorganisation ______________ 30 Der Handlungsrahmen _______________________ 32 Möglichkeiten zur Gestaltung des Handlungsrahmens _______________________ 33 Reines Projektmanagement ____________________ 39 Matrix-Projektmanagement ____________________ 40 Einfluss-Projektmanagement ___________________ 43 Projektauftrag _________________________________ 44 Der Weg zum Projektauftrag ___________________ 44 Der Projektleiter als Auftragnehmer ______________ 45 Bestandteile des Projektauftrags _________________ 47 Projektauftrag und Projektrisiken ________________ 51 Ablauforganisation ______________________________ 53 Das Phasenmodell ___________________________ 53 Der Meilenstein als Motivationsinstrument ________ 54 Inhaltsverzeichnis 7 Der Meilenstein als Orientierungshilfe ____________ 57 Der Meilenstein als Führungsinstrument _________ 57 Standardphasen und projektindividuelle Phasen ____ 60 Projektstart und Projektende __________________ 61 3. Methoden des Projektmanagements _________________ 63 Wie komme ich aus der Wolke? __________________ 63 Planungsmethode ,,Systemische Projektplanung“ ______ 65 Situationserfassung _________________________ 67 Problemanalyse ____________________________ 70 Projektauftragsmatrix ________________________ 77 Realisierungsplanung ___________________________ 85 Projektstrukturplan _________________________ 87 Terminplanung _____________________________ 93 Kostenplanung _____________________________ 116 4. Projektcontrolling ______________________________ 121 Prozess-/Konzeptcontrolling _____________________ 122 Durchsetzungscontrolling _______________________ 124 Prämissencontrolling ___________________________ 125 Ergebniscontrolling ____________________________ 126 5. Abwicklung und Steuerung _______________________ 127 Aufgabenverteilung ____________________________ 127 Allgemeines _______________________________ 127 IMV-Matrix _______________________________ 128 Aktionsplan _______________________________ 129 Projektsteuerung ______________________________ 130 Allgemeines _______________________________ 130 Arten der Projektkontrollen ___________________ 133 Projekttrendanalysen ________________________ 135 Berichtswesen _____________________________ 137 Dokumentation _______________________________ 142 8 Inhaltsverzeichnis 6. Der Mensch im Projekt __________________________ 145 Unternehmenskultur und Projektarbeit _____________ 146 Auswirkungen von Projektarbeit auf die Unternehmenskultur __________________ 147 Projektarbeit versus Linienarbeit _______________ 148 Der Beteiligungsaspekt ______________________ 150 Das Projektteam ______________________________ 152 Das Projektteam und die Organisation __________ 154 Das Team als Motivationsansatz _______________ 156 Interaktionen in Projektteams _________________ 159 Der Projektleiter ______________________________ 162 Rollen und Anforderungsprofil eines Projektleiters __________________________ 163 Der Projektleiter als Bestandteil des Teams _______ 173 Personalpolitische Aspekte _______________________ 174 Personalauswahl und -entwicklung _____________ 175 Qualifikation ______________________________ 176 Vergütung/Anreize __________________________ 178 7. Praxisprobleme bei der Projektarbeit ________________ 179 Vorphase ____________________________________ 179 Kontraktgestaltung ____________________________ 181 Anlagen, Bau- und Produktprojekte ____________ 181 Organisationsentwicklungsprojekte _____________ 183 Zusammensetzung des Projektteams _______________ 183 Planung von Projekten __________________________ 185 Projektsteuerung/Koordination ___________________ 187 Information __________________________________ 188 Veränderung der Projektziele/des Projektauftrags ______ 189 Budget/Ressourcen ____________________________ 189 Projektabschluss/Entlastung von Projektleiter und Team ______________________ 190 Inhaltsverzeichnis 9 8. Multiprojektmanagement ________________________ 191 Spielregeln im Multiprojektmanagement ____________ 193 Handlungsrahmen im Multiprojektmanagement ______ 194 Handlungsrahmen für den Multiprojektmanager ______ 195 Tools und Methoden ___________________________ 196 9. Projekte ohne Projektmanagement __________________ 201 Projektmanagement versus Prozessmanagement ______ 204 Methoden und Instrumente ______________________ 206 10. Was kann Projektarbeit hemmen? __________________ 209 11. Checklisten für den Projektleiter und ein Beispielprojekt _ 213 Checkliste zum Projektstart ______________________ 213 Checkliste für den Projektleiter ___________________ 214 Beispielprojekt ,,Tag der offenen Tür“ ______________ 215 1. Projektauftrag ,,Tag der offenen Tür“ _________ 216 2. Projektorganisation _______________________ 219 3. Projektstrukturplan _______________________ 219 4. Meilensteinplan __________________________ 221 Fazit __________________________________________ 223 Nachwort ______________________________________ 225 Literatur ________________________________________ 227 Stichwortverzeichnis ______________________________ 229 Die Autoren _____________________________________ 233 10 Inhaltsverzeichnis 1 Projektmanagement Was ist ein ,,Projekt“? Der Zweck von Wirtschaftsunternehmen ist die Leistungserstel- lung und -vermarktung. In der Regel erfolgt dies in sich wieder- holenden, standardisierten Routineprozessen, der so genannten Linienarbeit. Die Linienorganisation von Unternehmen ist auf diese Arbeiten zugeschnitten. Ihre Ausgestaltung zielt auf Opti- mierung (Arbeitsteilung und Spezialisierung) bekannter Aufgaben und eingespielter Arbeitsweisen, um ein marktgerechtes Kosten- niveau zu erhalten. Neben den Routinearbeiten sind jedoch Inno- vationsprozesse für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens unabdingbar. Für immer mehr Firmen werden innovative Vorha- ben sogar zur Alltagsaufgabe. Innovationsaufgaben können eine einzelne Abteilung betreffen und von dieser selbst als Sonderaufgabe abgewickelt werden. Sie wird in den Unterstellungs- und Berichtsverhältnissen und mit den Verfahrensweisen der Linienorganisation gesteuert. Routine- arbeiten Sonder- aufgaben Projekte Aufgaben Was ist ein ,,Projekt“? 11 [...]... Projektmanagement Projektmanagement erfordert einen anfänglichen Mehraufwand von etwa 5 Prozent, und daraus resultiert eine Kosten- und Zeitersparnis von 20 Prozent Kosten mit Projektmanagement 20% Kostenersparnis 20% Zeitersparnis 5% ohne Projektmanagement Zeit 5 Prozent anfänglicher Mehraufwand beim Projektmanagement bringen 20 Prozent Kosten- und Zeitersparnis Typische Ziele, die mit der Arbeitsweise , ,Projektmanagement ... eines Projekts mehr gehört als operative Werkzeuge Projektmanagement wurde, wie der Name es schon sagt, zu einem ,,Managementsystem“ Wie jedes Managementsystem beinhaltet auch Projektmanagement: – Planungsinstrumente, – Steuerungsinstrumente, Was ist ein Projektmanagement? 15 – Führungsmethoden und – Organisationsmodelle Die verschiedenen Instrumente des Projektmanagements sind so ausgelegt, dass Projekte... neuen Erfordernisse des Unternehmens/Marktes IT Einführung eines IT-Systems Aufgaben mit Projektcharakter Was ist Projektmanagement? Als sich der Begriff Projektmanagement in den sechziger Jahren in Deutschland verbreitete, verstand man darunter reine Werkzeuge zur Projektplanung- und steuerung Projektmanagement wurde gleich gesetzt mit ,,Netzplantechnik“ In den siebziger und insbesondere in den achtziger... Teammitglieder informiert die Linienorganisation plant die Projektaufgaben erarbeitet einen Meilensteinplan plant Kosten, Ressourcen und Zwischenziele ermittelt den Bedarf an Ressourcen und Kapazitäten und klärt diesen mit der Linienorganisation ab schlägt dem Entscheider Teammitglieder vor benennt Stellvertreter legt Arbeitszeit für die Teammitglieder einschließlich Urlaub, Kurse etc in Abstimmung mit. .. von Mitarbeitern arbeitet gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hin Abstimmung und Informationsaustausch erfolgen nicht linienförmig vom Projektleiter zu den Teammitgliedern, sondern sternförmig von jedem zu jedem TM GL PL TM TM MA MA MA MA TM Linienmanagement GL = Gruppenleiter MA = Mitarbeiter Projektteam PL = Projektleiter TM= Teammitglied Linienmanagement und Projektteam Die Motivation der Teammitglieder... man Projektmanagement? Was bringt Projektmanagement? Was für einen Nutzen hat Projektmanagement? Diese Fragen tauchen immer wieder auf Die Schwierigkeit liegt in fehlenden Vergleichsmöglichkeiten Wenn eine Aufgabe als Projekt abgewickelt worden ist, wie will man dann Aufwand und Zeitverlauf ohne Projektmanagement abschätzen? Untersuchungen ähnlicher Projekte haben jedoch Folgendes gezeigt: 22 Projektmanagement. .. nach Zielvereinbarungen Dem Projektmitarbeiter kommt eine andere Rolle zu als dem Linienmitarbeiter Er ist Auftragnehmer und nicht Arbeitnehmer Er ist selbst verantwortlich für die Erfüllung seiner Aufgaben im Sinne des Projektziels und definiert selbst mit, was er verantwortet Durch das Mitwirken bei der Definition des Auftrags wird eine viel stärkere Identifikation mit dem Projekt erreicht Ganzheitlichkeit... ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projektmanagements liegt darin, die Arbeit zu ,,personifizieren“ Die Identifikation von Projektverantwortlichen und Teammitgliedern mit der Aufgabe ist die Basis für eine enge Zusammenarbeit, direkte Abstimmung und damit für eine zeitlich und sachlich optimale Koordination Was ist kennzeichnend für ,,PM“? 19 Die Schlagkraft des Projektmanagements basiert ganz wesentlich... Ein Projektleiter kann sowohl aus der Mitarbeiterebene als auch aus einer Führungsebene stammen Projektentscheider oder Auftraggeber werden meistens nach dem Kriterium Macht und Teammitglieder nach ihrer fachlichen Kompetenz ausgewählt Woher kommen die Projektbeteiligten? 17 Linienorganisation 1 Geschäftsleitung obere Führungskräfte 2 5 4 3 6 mittlere Führungskräfte Mitarbeiter 7 9 10 8 11 Projektorganisation... Projektaufgabe Unterschiede zwischen Linienmanagement und Projektmanagement 16 Projektmanagement Projektmanagement kann auch als Steuerung eines – zielgerichteten und – mehrpersonalen Arbeitsprozesses innerhalb einer vorhandenen Linienorganisation bezeichnet werden Unter zielgerichtet ist zu verstehen, dass Projektaufgaben auf jeden Fall immer mit einem Auftrag beziehungsweise einem Pflichtenheft gekoppelt . Kraus / Reinhold Westermann Projektmanagement mit System Georg Kraus Reinhold Westermann Projektmanagement mit System Organisation, Methoden, Steuerung 4 ., überarbeitete und erweiterte Auflage Bibliograsche. einem ,, Managementsystem“. Wie jedes Managementsystem beinhaltet auch Projektmanagement: – Planungsinstrumente, – Steuerungsinstrumente, Was ist ein Projektmanagement? 15 – Führungsmethoden und –. (Projekt- ziele) Unterschiede zwischen Linienmanagement und Projektmanagement Fac haufgaben Projektaufgabe 16 Projektmanagement Projektmanagement kann auch als Steuerung eines – zielgerichteten und – mehrpersonalen