(Luận văn) các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trường hợp ủy ban nhân dân quận bình thạnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ T HỒ CHÍ MINH t to ng hi ep w n lo ad Nguyễn Mỹ Hạnh ju y th yi pl al n ua CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA n va VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ll fu HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN m oi QUẬN BÌNH THẠNH at nh z z ht vb k jm LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ om l.c gm n a Lu n va y te re TP Hồ Chí Minh – Năm 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH t to ng hi ep w n lo Nguyễn Mỹ Hạnh ad ju y th yi pl CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA al n ua VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ n va HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN fu ll QUẬN BÌNH THẠNH oi m nh : Quản lý công Mã số : 8340403 at Chuyên ngành z z ht vb k jm LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ om l.c PGS.TS BÙI THỊ THANH gm NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: n a Lu n va y te re TP Hồ Chí Minh – Năm 2019 LỜI CAM ĐOAN t to ng Tác giả xin cam đoan luận văn “Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công hi ep việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh” cơng trình nghiên cứu tác giả Các số w n liệu, thơng tin, liệu khảo sát, tài liệu tham khảo kết nêu luận văn lo ad trung thực có nguồn gốc rõ ràng ju y th yi pl n ua al TÁC GIẢ LUẬN VĂN n va fu ll Nguyễn Mỹ Hạnh oi m at nh z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re MỤC LỤC t to TRANG PHỤ BÌA ng LỜI CAM ĐOAN hi ep MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU w n DANH MỤC HÌNH lo ad DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT y th TÓM TẮT LUẬN VĂN ju ABSTRACT yi pl al n ua CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU va 1.1 Lý chọn đề tài n 1.2 Mục tiêu nghiên cứu fu ll 1.3 Câu hỏi nghiên cứu m oi 1.4 Đối tượng nghiên cứu nh at 1.5 Phạm vi nghiên cứu z 1.6 Phương pháp nghiên cứu z ht vb 1.7 Ý nghĩa thực tiễn đề tài jm 1.8 Kết cấu báo cáo nghiên cứu k CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU gm 2.1 Các khái niệm om l.c 2.1.1 Văn hồ sơ 2.1.2 Văn điện tử a Lu 2.1.3 Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử n 2.2.3 Một số chức hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử 12 y 2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử 10 te re 2.2.1 Tác động công nghệ thông tin đến tổ chức n va 2.2 Các lý thuyết hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử 2.2.4 Mối quan hệ quản lý quy trình cơng việc quản lý văn bản, hồ sơ t to điện tử 14 ng 2.3 Sự cần thiết việc áp dụng hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử hi ep quan, tổ chức công 15 2.3.1 Chính phủ điện tử địi hỏi chức hệ thống quản lý văn hồ w n sơ điện tử có cải tiến tương ứng 15 lo ad 2.3.2 Lợi ích hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ y th chức công 17 ju 2.4 Một số nghiên cứu trước có liên quan 18 yi pl 2.4.1 Nghiên cứu Nguyên Swatman (2009) 18 ua al 2.4.2 Nghiên cứu McLeod cộng (2010) 20 n 2.4.3 Nghiên cứu Abdulkadhim cộng (2015) 22 va n 2.4.4 Nghiên cứu Haslinda cộng (2014) 24 fu ll 2.4.5 Nghiên cứu Hans (2003) 25 m oi 2.4.6 Tóm tắt số nghiên cứu khác 27 at nh 2.5 Mơ hình nghiên cứu đề xuất 29 2.5.1 Sự ủng hộ cấp lãnh đạo 29 z z 2.5.2 Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 30 vb ht 2.5.3 Sự hợp tác, tham gia phòng ban 31 jm 2.5.4 Nhận thức, thực hành cán công chức 32 k gm 2.5.5 Công nghệ 34 om 35 l.c 2.5.6 Sự thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử a Lu Tóm tắt chương 36 n CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 37 3.2 Thang đo 39 y 3.1.2 Kết nghiên cứu định tính 38 te re 3.1.1 Phương pháp nghiên cứu 37 n va 3.1 Quy trình nghiên cứu 37 3.2.1 Thang đo ủng hộ cấp lãnh đạo 40 t to 3.2.2 Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 41 ng 3.2.3 Thang đo hợp tác, tham gia phòng ban 42 hi ep 3.2.4 Thang đo nhận thức, thực hành cán công chức 43 3.2.5 Thang đo công nghệ 44 w n 3.2.6 Thang đo thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ lo ad điện tử 45 y th 3.3 Thiết kế nghiên cứu định lượng 46 ju 3.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi 47 yi pl 3.3.2 Thu thập số liệu 47 ua al 3.3.3 Phương pháp lấy mẫu xác định cỡ mẫu 47 n 3.3.4 Phương pháp phân tích liệu 48 va n Tóm tắt chương 50 ll fu CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 51 oi m 4.1 Tổng quan UBND quận Bình Thạnh 51 at nh 4.1.1 Đặc điểm địa lý, kinh tế, xã hội 51 4.1.2 Cơ cấu tổ chức 52 z z 4.1.3 Thực trạng đội ngũ cán cơng chức UBND quận Bình Thạnh 52 vb ht 4.1.4 Định hướng phát triển mục tiêu UBND quận Bình Thạnh giai jm đoạn 2016 -2020 52 k gm 4.2 Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử dịch vụ hành cơng l.c TP Hồ Chí Minh 53 om 4.3 Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử UBND quận Bình Thạnh 54 a Lu 4.3.1 Tổng quan kiến trúc hệ thống 54 n 4.3.2 Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin UBND quận Bình 4.4.2 Phân bổ theo độ tuổi thâm niên công tác 58 y 4.4.1 Phân bổ theo giới tính theo phịng 57 te re 4.4 Thống kê mô tả 57 n va Thạnh giai đoạn năm từ 2016 – 2020 55 4.4.3 Phân bổ theo trình độ học vấn chức danh 58 t to 4.5 Kiểm định độ tin cậy liệu nghiên cứu 59 ng 4.5.1 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Sự ủng hộ cấp lãnh hi ep đạo” 59 4.5.2 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Quy trình quản lý văn w n bản, hồ sơ điện tử” 60 lo ad 4.5.3 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Sự hợp tác, tham gia y th phòng ban” 60 ju 4.5.4 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Nhận thức, thực hành yi pl cán công chức” 60 ua al 4.5.5 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Công nghệ” 60 n 4.5.6 Kiểm định độ tin cậy thang đo biến “Sự thành công việc va n áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” 60 ll fu 4.6 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) 62 oi m 4.6.1 Phân tích nhân tố khám phá nhóm biến độc lập 62 at nh 4.6.2 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) biến phụ thuộc 63 4.7 Phân tích hồi quy 64 z z 4.7.1 Kiểm định hệ số tương quan 64 vb ht 4.7.2 Đánh giá phù hợp mơ hình 65 jm 4.7.3 Kiểm định độ phù hợp mơ hình 65 k gm 4.7.4 Phân tích hồi quy bội 66 l.c 4.7.5 Kiểm định tượng đa cộng tuyến 68 om 4.7.6 Kiểm định giá trị phần dư chuẩn hóa 68 a Lu 4.7.7 Kiểm định phân phối chuẩn phần dư 69 n 4.8 Kiểm định khác biệt biến định tính 70 lý văn bản, hồ sơ điện tử nhóm tuổi khác 71 y 4.8.2 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản te re lý văn hồ sơ điện tử theo giới tính 70 n va 4.8.1 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản 4.8.3 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống văn t to hồ sơ điện tử theo trình độ học vấn 72 ng 4.8.4 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản hi ep lý văn bản, hồ sơ điện tử theo chức danh 72 4.8.5 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản w n lý văn bản, hồ sơ điện tử phòng ban 73 lo ad 4.8.6 Kiểm định khác biệt thành công việc áp dụng hệ thống quản y th lý văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác 74 ju 4.9 Thảo luận kết nghiên cứu 74 yi pl 4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 75 ua al 4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành cán công chức 77 n 4.9.3 Về yếu tố hợp tác, tham gia phòng ban 79 va n 4.9.4 Về yếu tố ủng hộ cấp lãnh đạo 82 fu ll 4.9.5 Về yếu tố công nghệ 84 oi m Tóm tắt chương 86 at nh CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ 87 5.1 Kết luận 87 z z 5.2 Một số hàm ý cho nhà quản trị nhằm nâng cao thành công việc áp vb ht dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử UBND quận Bình Thạnh 88 jm 5.2.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 88 k gm 5.2.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành cán công chức 89 l.c 5.2.3 Về yếu tố hợp tác, tham gia phòng ban 90 om 5.2.4 Về yếu tố ủng hộ cấp lãnh đạo 91 a Lu 5.2.5 Về yếu tố công nghệ 92 n 5.3 Hạn chế hướng nghiên cứu 93 n va Tóm tắt chương 93 Tiếng Việt y te re TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Anh t to PHỤ LỤC 1: TỜ TRÌNH KHẢO SÁT ng PHỤ LỤC 2: NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH hi ep PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CHÍNH THỨC PHỤ LỤC 4: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH w n lo ad ju y th yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re DANH MỤC BẢNG BIỂU t to ng Bảng 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc triển khai hệ thống quản hi ep lý văn hồ sơ điện tử .19 Bảng 2.2: Các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ w n thống EDRMS phủ nước 21 lo ad Bảng 2.3: Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ thống ju y th EDRMS phủ 22 yi Bảng 2.4: Các yếu tố ảnh hưởng đến thành công việc áp dụng hệ thống pl EDRMS tổ chức 28 al ua Bảng 3.1: Thang đo ủng hộ cấp lãnh đạo 41 n Bảng 3.2: Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử 42 va n Bảng 3.3: Thang đo hợp tác, tham gia phòng ban 43 fu ll Bảng 3.4: Thang đo nhận thức, thực hành cán công chức 44 m oi Bảng 3.5: Thang đo công nghệ 45 at nh Bảng 3.6: Thang đo thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ z điện tử 46 z vb Bảng 4.1: Đặc điểm đối tượng khảo sát 59 ht Bảng 4.2: Kết kiểm định Cronbach’s Alpha 61 jm k Bảng 4.3: Kết kiểm định KMO Barlett 26 biến yếu tố 62 gm Bảng 4.4: Kết phân tích nhân tố khám phá (EFA) cho biến độc lập 63 om l.c Bảng 4.5: Kết phân tích tương quan Pearson .64 Bảng 4.6: Độ phù hợp mơ hình 65 a Lu Bảng 4.7: Phân tích phương sai ANOVA 65 n Bảng 4.9: Tóm tắt kết nghiên cứu 67 Bảng 4.12: Kiểm định khác biệt theo trình độ học vấn 72 y Bảng 4.11: Kiểm định khác biệt theo nhóm tuổi 71 te re Bảng 4.10: Kiểm định khác biệt theo giới tính 71 n va Bảng 4.8: Kết phân tích hồi quy bội 66 Bảng 44: t to ng hi ep w n lo ad ju y th yi pl n ua al Bảng 45: n va ll fu oi m at nh z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 46: t to ng hi ep w n lo ad ju y th Bảng 47: yi pl n ua al n va ll fu oi m Bảng 48: at nh z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 49: t to ng hi ep w n Bảng 50: lo ad ju y th yi pl n ua al n ll fu oi m at nh z z ht vb k jm Bảng 52: va Bảng 51: om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 53: t to ng hi ep w n lo ad ju y th Bảng 54: yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh Bảng 55: z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 56: t to ng hi ep w n lo ad yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh z z Bảng 58: ju y th Bảng 57: ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 59: t to ng hi ep w n lo ad Bảng 60: ju y th yi pl n ua al n va ll fu oi m Bảng 61: at nh z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 62: t to ng hi ep w n lo ad yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh Bảng 64: ju y th Bảng 63: z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 65: t to ng hi ep w n lo ad Bảng 66: ju y th yi pl n ua al n va ll fu oi m Bảng 67: at nh z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 68: t to ng hi ep w n lo ad ju y th yi n ua al n va ll fu oi m at nh z z ht vb k jm Bảng 70: pl Bảng 69: om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 71: t to ng hi ep w n lo ad Bảng 72: ju y th yi pl n ua al n va ll fu oi m Bảng 73: at nh z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 74: t to ng hi ep w n lo ad yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh z z ht vb Bảng 76: ju y th Bảng 75: k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 77: t to ng hi ep w n lo ad Bảng 78: ju y th yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh Bảng 79: z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 80: t to ng hi ep w n lo ad ju y th pl n ua al n va ll fu oi m at nh z z ht vb k jm Bảng 82: yi Bảng 81: om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 83: t to ng hi ep w n lo ad Bảng 84: ju y th yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh Bảng 85: z z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re Bảng 86: t to ng hi ep w n lo ad yi pl n ua al n va ll fu oi m at nh z Bảng 88: ju y th Bảng 87: z ht vb k jm om l.c gm n a Lu n va y te re