Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: QLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN PHỊNG PHẨM I MỤC ĐÍCH - Quản lý việc sử dụng văn phịng phẩm Cơng ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm II PHẠM VI - Quy định áp dụng cho việc quản lý sử dụng văn phịng phẩm Cơng ty III ĐỊNH NGHĨA - VPP: “văn phòng phẩm” IV NỘI DUNG Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm - Bảng tiêu chuẩn loại văn phòng phẩm theo mẫu HC - 10 - BM01 đính kèm quy trình - Tất loại văn phòng phẩm sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt chức danh, trừ loại văn phòng phẩm phân cấp như - Đối với chức danh quản lý chun viên quan trọng, ngồi loại văn phòng phẩm chung đây, loại viết, sổ công tác quy định với giá trị mua/đơn vị sau TT Chức danh Chủ tịch, Phó chủ tịch, Tổng Phó Tổng giám đốc Bút Viết Sổ công tác 100.000-300.000 30.000-50.000 Giám đốc chuyên môn tương đương 25.000-35.000 30.000-50.000 Trưởng phòng tương đương 15.000-25.000 15.000-25.000 Định mức sử dụng - Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng Phịng HC lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính thảo luận thống với Trưởng phận, sau chuyển BGĐ Cơng ty duyệt - Hàng q, Phịng HC có trách nhiệm rà sốt lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp có thay đổi, Trưởng phận đề nghị Phịng HC nghiên cứu để thay đổi định mức - Định mức sử dụng văn phòng phẩm quy định theo mẫu: HC - 10 - TT02 Quy trình cấp phát Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page : QT: QLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of - Vào ngày 28 hàng tháng, phận lập giấy đề nghị VPP tháng sau theo biểu mẫu: HC - 10 - BM03, chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Phịng HC xem xét - Phịng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, khơng chuyển cho phận đề nghị chỉnh sửa lại, tổng hợp tất bảng đề xuất làm bảng tổng hợp chuyển BGĐ duyệt - Căn giấy đề nghị duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu - VPP mua làm 01 lần, mức tồn kho quy định 20 % mức duyệt mua - Việc cấp phát thực từ ngày 01 - ngày 05 tháng Sau nhận VPP kiểm tra xong người nhận VPP ký tên vào biên cấp phát mã số: HC - 10 - TT09 Cấp phát đột xuất - Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: HC 10 - BM05, chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Phịng HC xem xét - Phịng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, khơng chuyển cho phận đề nghị chỉnh sửa lại, chuyển BGĐ duyệt - Đối với loại VPP khơng có danh mục tiêu chuẩn người đề nghị phải đưa tiêu chuẩn, phòng HC chịu trách nhiệm kiểm tra trình GD xem xét (và cập nhật vào danh mục VPP Công ty) - Căn giấy đề nghị duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu - VPP cấp phát sau nhận cho người sử dụng Việc cấp phát phải ký nhận vào thẻ kho Quản lý sử dụng VPP: - CNV cấp phát VPP phục vụ cho công việc giao sở mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí - Trưởng phận người chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP CNV trực thuộc - Phịng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP Công ty Đảm bảo định mức tồn kho 20 % Công ty TNHH HHP TOÀN TÂM Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn Code Version Dated Page V PHỤ LỤC - Bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm mã số: HC - 10 - TT01 - Bảng định mức văn phòng phẩm mã số: HC - 10 - TT02 - Giấy đề nghị tổng hợp văn phòng phẩm hàng tháng mã số: HC - 10 - TT09 - Sổ cấp phát VPP mã số: HC - 10 - TT04 - Giấy đề nghị VPP mã số: HC - 10 - TT05 : QT: QLVPP : 4.0 : 01/08/2023 : Page of