Sự cần thiết phải quản lí và hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
1.1.1 Khái niệm, vai trò và đặc điểm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thờng cấu thành nên thực thể của sản phẩm Do đó nguyên vật liệu là điều kiện thiết yếu để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh. Đặc điểm của nguyên vật liệu:
+ Khác với t liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất d ới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ, hoặc hình thái vật chất ban đầu thay đổi hoàn toàn để tạo tạo ra hình thái vật chất của sp dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ, hoặc hình thái vật chất ban đầu thay đổi hoàn toàn để tạo tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
+ Giá trị nguyên vật liệu đợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới làm ra.
+ Chi phí về nguyên vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
1.1.2 Đặc điểm của ngành xây lắp ảnh hởng đến công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu
Trong thời kì đổi mới ở nớc ta hiện nay, hoạt động sản xuất xây dựng cơ bản đang phát triển mạnh mẽ, việc đầu t xây dựng các công trình nhà ở, các dự án sản xuất kinh doanh, các khu công nghiệp tập trung, hạ tầng cơ sở đợc thực hiện đều khắp trong phạm vi cả nớc theo đúng chính sách phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nớc Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nó góp phần mở rộng sản xuất và tái sản xuất tài sản cố định, góp phần xây dựng cơ sở hạ tầng nâng cao năng lực sản xuất cho nÒn kinh tÕ.
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí về nguyên vật liệu th ờng chiếm tỉ trọng lớn khoảng từ 70% - 80% tổng giá trị công trình Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh h ởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp Thêm vào đó, cần quan tâm đến chất lợng của nguyên vật liệu, vì chất lợng của các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lợng nguyên vật liệu, mà chất l- ợng công trình là một điều kiên tiên quyết để doanh nghiệp giữ uy tín và tồn tại trên thị trờng.
Mặt khác, để tối đa hoá lợi nhuận, các doanh nghiệp buộc phải kết hợp các yếu tố đầu vào một cách tối u, trong đó bao gồm cả tiết kiệm chi phí Chính vì vậy nên khâu quản lí nguyên vật liệu luôn đợc coi trọng để đảm bảo vừa tiết kiệm, vừa cung cấp đầy đủ kịp thời cho các công trình. Thông qua hạch toán nguyên vật liệu có thể đánh giá đợc những khoản chi cha hợp lí, lãng phí hay tiết kiệm trong quy trình thi công công trình.
1.1.3 Yêu cầu của công tác quản lí vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
Bất cứ một nền kinh tế nào cũng chịu sự tác động của hai quy luật: Quy luật khan hiếm tài nguyên và quy luật nhu cầu không ngừng tăng lên, từ hai quy luật đó dẫn đến sự tồn tại của quy luật sử dụng tiết kiệm, hợp lí nguồn nguyên vật liệu Trong nền kinh tế sản xuất hàng hoá việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguồn nguyên vật liệu là một yêu cầu tối u hoá quá trình sử dụng nguyên vật liệu (NVL) nhằm đạt đợc những hiệu quả kinh tế cao nhất Thực chất của nó là sử dụng đúng công dụng, mục đích, đảm bảo đúng định mức tiêu hao vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt, giảm tới mức thấp nhất phế liệu, phế phẩm đồng thời tổ chức công tác tận thu phế liệu Để làm đợc điều đó đòi hỏi cac doanh nghiệp phải quản lý tốt từ khâu thu mua, bảo quản sử dụng và dự trữ NVL. ở khâu thu mua: NVL thờng đa dạng và chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu mua phải đáp ứng đủ số l ợng, đúng chủng loại , phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt và tìm nguồn thu mua phù hợp Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. ở khâu bảo quản: Doanh nghiệp cần phải xác định mức dự trữ tối đa, dự trữ tối thiểu để cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiÒu. ở khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần phải sử dụng NVL đúng mục đích, thông dụng, tiết kiệm, hạ thấp mức tiêu hao, xoá bỏ tổn thất mất mát h hỏng, không ngừng tìm kiếm vật liệu mới thay thế, áp dụng tiến bộ khoa học kỹthuật, công nghệ mới vào sản xuất vì những tiến bộ khoa học kỹ thuật cho phép ta luôn có những vật liệu mới thay thế, có tính năng u việt hơn so với những vật liệu cũ nhng vẫn đảm bảo chất lợng tốt Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp Vì vậy, tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh cần phải đợc phản chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Tóm lại, công tác quản lý NVL đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ đảm bảo cả vể mặt số lợng, cả về mặt giá trị Để đáp ứng yêu cầu quản lý , việc hạch toán trong doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt những nhiệm vụ đ ợc giao, qua đó góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
1.1.4 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp Đê đáp ứng yêu cầu quản lý NVL từ khâu thu mua bảo quản sử dụng và dự trữ, kế toán vật liệu thờng xuyên ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình thu mua, nhập, xuất, tồn, dự trữ vật liệu cho sản xuất Thông qua đó, kế toán vật liệu cung cấp thông tin giúp nhà quản lý nắm đợc tình hình NVL, chất liệu, chủng loại, giá cả… phục vụ cho việc phục vụ cho việc ra quyết định Nhiệm vụ của kế toán vật liệu gồm có.
_ Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của NVL (tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất tồn kho của NVL) tính giá thực tế vật liệu nhập kho và xuất dùng.
_ Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với ph ơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
_ Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, và sử dụng vật liệu thừa, thiếu hoặc gây ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể gây ra.
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
_ Xác định chính xác số lợng và giá trị thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, phân bổ giá trị vl sử dụng cho từng đối tợng tính giá thành phải chính xác, phù hợp.
_ Phân tích tình hình bảo quản, dự trữ và sử dụng vl tỏng doanh nghiệp nhằm phát huy những mặt làm đợc và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý
Phân loại và đánh giá NVL trong doanh nghiệp xây lắp
1.2.1 Phân loại NVL và ý nghĩa phân loại NVL
Trong quá trình sản xuất kinh doanh hay thi công công trình, NVL sử dụng trong các doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiều thứ các chủng loại quy cách khác nhau, mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý – hoá có vai trò và công dụng riêng Do đó để đảm bảo quản lý chặt chẽ, hạch toán chi tiết, chính xác từng loại, từng thứ vật liệu một cách khoa học, hợp lý, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu Có các cách phân loại vật liệu sau đây.
* Phân loại theo vai trò và công dụng.
+ Nguyên vật liệu (gồm cả thành phẩm mua ngoài) là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm,.
Vật liệu phụ: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với NVL chính làm tăng sắc màu, mùi vị, chất lợng hay hình dáng bề ngoài của sản phẩm, hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc để phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật nhu cầu quản lý.
+ Nhiên liệu: Thực chất là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể là chất rắn, thể lỏng và thÓ khÝ.
+ Phụ tùng thay thế: Là những vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, thay thế máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải công dụng, dụng cụ sản xuÊt.
+ Vật liệu va thiết bị xây dựng cơ ban: Là những loại thiết bị, vật liệu đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản nội bộ bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ, và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác : Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp, hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản cố định,.
* Phân loại NVL theo quyền sở hữu.
+ NVL tự có : Là những NVL do doanh nghiệp mua sắm, do nhận cấp phát, tặng thởng, nhận vốn liên doanh.
+ NVL giữ hộ hay nhân công gia công: Là nhữgn loại NVL do doanh nghiệp nhận giữ hộ, gia công cho bền ngoài
* Phân loại NVL theo nguồn nhập:
+ NVL mua ngoài: là những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, mua chịu.
+ Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ cho doanh nghiệp sản xuất dùng làm NVL.
+ Nguyên vật liệu cấp phát, nhận đóng vốn: Là những NVL nhận đợc do đợc cấp phát (cấp trên ngân sách ) nhận vốn góp
+ Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Là những NVL thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý TSCĐ, nhận tặng thởng, viện trợ của các cá nhân, các tổ chức trong và ngoài nớc.
* Phân loại theo chức năng của NVL.
+ NVL trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm: Là loại vật liệu tiêu hao trong qúa trình sản xuất tạo ra sản phẩm
+ NVL dùng cho các nhu cầu khác.
1.2.2 Nguyên tắc đánh giá NVL và phơng pháp tính giá NVL
Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL Tính giá NVL là việc sử dụng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
Chuyên đề tốt nghiệp thống nhất Nguyên tắc cơ bản đó là phản ánh và báo cáo NVL có của doanh nghiệp theo giá thực tế.
Giá thực tế của NVL là loạii giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL Nội dung giá thực tế của vật liệu đợc xác định theo từng nguồn nhập.
Tính giá NVL theo giá thực tế.
1.2.2.1 Giá thực tế của NVL nhập kho trong kỳ.
Trong việc hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL tính theo giá thực tế Đây là thực tế của NVL nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập, cụ thể là:
*Đối với NVL mua ngoài.
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn +
ThuÕ nhËp khÈu (nÕu cã)
+ Chi phÝ mua thùc tÕ - Sè tiÒn giảm giá (nÕu cã)
_ Giá ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có) đợc xác định nh sau:
+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá vật liệu là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào.
+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá thực tế vật liệu bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
_ Chi phí thu mua thực tế bao gồm:
+ Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản.
+ Tiền thùê kho, thuê lãi
+ Tiền phạt lu kho, lu bãi.
+ Tiền công tác phí của cán bộ thu mua
+ Hao hụt trong định mức cho phép.
* Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
Giá thực tế vật liệu = Giá trị vật liệu xuất + Chi phí tự gia nhập kho kho tự gia công chế biến công chế biến
* Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho.
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá trị vật liệu xuất ra thuê gia công chế biến +
Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, khi ®i, vÒ
+ Số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
Riêng chi phí phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến, tính vào giá thực tế vật liệu gia công chế biến đợc xác định nh sau:
+ Vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo ph ơng pháp khấu trừ thì chi phí gia công phải trả không bao gồm thuế GTGT đầu vào
+ vật liệu gia công chế biến thuộn diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì chi phí gia công phải rả là tổng số tiền thanh toán cho bên nhận gia công chế biến bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế của NVL là gí do Hội đồng quản trị liên doanh chấp thuận. Đối với phế liệu thu hồi từ giá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế có thể sử dụng đợc.
1.2.2.2 Giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ.
NVL đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lần khác nhau và giá thực tế mỗi lần nhập cũng khác nhau, vì vậy rất khó xác định đ ợc ngay giá vật liệu xuất kho trong mỗi lần xuất kho.
Nhiệm vụ của kế toán là phải tính toán chính xác giá thực tế vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau, theo đúng phơng pháp giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng.
* Phơng pháp nhập trớc- xuất trớc.
Khái niệm chung về Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD 1
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD 1 (trớc là Công ty xây lắp và phát triển nhà số 1) trực thuộc Tổng Công ty Đầu t phát triển nhà và đô thị –
Bộ xây dựng, đợc chuyển đổi cổ phần hoá từ doanh nghiệp Nhà nớc hạng I theo quyết định số 1636/QĐ - BXD ngày 3/12/2003 của Bộ xây dựng.
Tiền thân, Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD 1 là xí nghiệp xây dựng số 1, đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty đầu t phát triển nhà và đô thị nay là Tổng Công ty đầu t phát triển nhà số 1 (HUD 1) theo quyết định số 822/2000/ QĐ - BXD ngày 19/6/2000 của Bộ trởng Bộ xây dựng, HUD 1 có t cách pháp nhân đầy đủ và trở thành thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty đầu t phát triển nhà và đô thị.
Tại thời điểm thành lập, Công ty có 12 đơn vị trực thuộc gồm 9 đội xây dựng, 1 đội quản lý thiết bị và thi công cơ giới 1 xởng mộc và trang trí nội thất, 1 chi nhánh tại Bắc Kạn.
Hiện nay, HUD 1 chủ yếu kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực đầu t, thi công xây lắp và phát triển nhà trên phạm vi cả nớc Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là đầu t, thầu thi công xây lắp các loại công trình dân dụng Công nghiệp, giao thông thuỷ lợi, bu chính viễn thông, đờng dây và trạm biến thế điện, công trình kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp Thi công lắp đặt các thiết bị kỹ thuật công trinh và trang trí nội,ngoại thất các công trình xây dựng, kinh doanh nhà, sản xuất và kinh doanh vật t, thiết bị vật liệu xây dựng.
Các công trình do HUD 1 thi công phần lớn thuộc dự án của Tổng Công ty hoặc do Tổng Công ty đấu thầu và giao nhiệm vụ, với sự cố gắng của toànbộ công nhân viên, Công ty luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ do Tổng Công ty giao, từng bớc khẳng định vị trí của mình trên thị trờng xây dựng Hà Nội cũng nh các tỉnh thành phố phía Bắc Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD 1 đợc biết đến với các công trình tại khu khách sạn Tây Hồ, trung tâm du lịch và nhà ở B1 phố Kim Đồng, Khu đô thị mới Định Công, Bắc Linh
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
Chuyên đề tốt nghiệp Đàm, dự án Mỹ Đình … phục vụ cho việcĐịa bàn thi công của Công ty không chỉ bó hẹp ở Hà Nội mà đã vơn ra các tỉnh thành phố phía Bắc nh Bắc Kạn, Hà Nam, Thanh
Hoá… phục vụ cho việccũng nh các tỉnh phía Nam nh dự án Chân Trạch - Đồng Nai HUD 1 luôn phấn đầu mở rộng thị trờng, gia tăng lợng và giá trị công trình do Công ty tự khai bên cạnh việc hoàn thành tốt các công trình đợc Tổng Công ty giao.
Với t cách là một doanh nghiệp hạch toán độc lập với số vốn ban đầu là
11 tỷ,Công ty bớc đầu đã có những thuận lợi nh đợc sự quan tâm chỉ đạo th- ờng xuyên của ban lãnh đạo Tổng Công ty trong mọi lĩnh vực, kịp thời đáp ứng vón cho Công ty, uy tín của thơng hiệu HUD ngày càng phát triển Bên cạnh những thuận lợi, Công ty đã gặp một số khó khăn nh là một đơn vị mới thành lập nên lực lợng quản lý một số cán bộ còn trẻ còn thiếu kinh nghiệm. Các công trình sử dụng vốn ngân sách, các nguồn vốn khác ngoài các dự án của Tổng Công ty, việc cấp thi công cha kịp thời, thanh quýêt toán còn kéo dài.
2.1.2 Đặc điểm công nghệ sản xuất tổ chức hoạt động kinh doanh
Công ty cổ phần đầu và xây dựng HUD 1 ra đời trong điều kiện dự án phát triển đô thị Hà Nội đang đợc triển khai nên cho đến nay phần lớn các công trình do HUD 1 thi công bao gồm các công trình do Công ty tự khai thác và các công trình do Tổng Công ty giao nhiệm vụ Nhìn chung, tổ chức sản xuất kinh doanh của HUD 1 đợc thực hiện theo các công việc sau:
-Tổ chức tham gia đấu thầu hoặc nhận thầu trực tiếp từ Tổng Công ty.
- Ký hợp đồng giao nhận thầu.
- Tổ chức thi công công trình
Hồ sơ đấu thầu, hợp đồng giao nhận thầu chỉ đợc lập cho các công trình do Công ty tự khai thác Với các công trình do Tổng Công ty giao nhiệm vụ, Công ty sẽ tiếp nhận giấy giao nhiện vụ và các hồ sơ liên quan đến việc thi công công trình từ Tổng Công ty.
Ssu khi lập hợp đồng giao nhận thầu hoặc nhận giấy giao nhiệm vụ từTổng Công ty, các đơn vị trực thuộc Công ty tiến hành thi công các công trình theo sự phân công của Công ty Công ty sử dụng kết hợp lao động thủ công và máy móc trong thi công xây lắp Quy trình công nghệ xây lắp một khu nhà ở cao tầng bao gồm các giai đoạn, chuẩnbị mặt bằng, thi công phần móng, thi công phần thô và hoàn thiện theo sơ đồ 1.
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
Hoàn thiện Thi công phần thô
Thi công đãi cọc giằng buộc bể n ớc ngầm
Thi công bê tông cột thép
Chống thấm sàn vệ sinh xe nô và mái
Lắp đặth ệ thống đ ờng ống cấp thoát n ớc
Lát nền Lắp thiết bị điện n ớc
Sơ đồ 1: Quy trình xây lắp nhà cao tầng
Chuẩn bị và gia công chi tiết, thiết bị
Thử và thu nghiệp Lắp đặt
Trong quy trình này, xởng mộc và trang trí nội thất sản xuất và lắp đặt cửa, trong thiết bị vào công trình. Đội quản lý thiết bị và thi công cơ giới thực hiện công việc lắp đặt hệ thống cấp thoát nớc trong quá trình thi công phần thô và lắp đặt thiết bị điện nớc trong phần hoàn thiện theo các bớc nh sơ đồ 2.
Sơ đồ 2: Các bớc lắp đặt hệ thống điện nớc.
Các đội xây dựng chịu trách nhiệm thi công các phần còn lại của công trình từ chuẩn bị mặt bằng thi công cho đến hoàn thiện công trình Sau khi chuẩn bị mặt bằng, đội tiến hành thi công phần móng bao gồm hai giai đoạn thi công ọc ép và thi công đài cọc, giằng móng, bể nớc ngầm Trong thi công cọc ép, đội phải thực hiện các công việc kiểm tra cọc, chuẩn bị giá đỡ cọc và định hớng, neo và đối trọng, ép cọc, cuối cùng là sửa chữa và kéo dài đầu cọc. Thi công đài cọc, giằng móng, bể nớc ngầm gồm các giai đoạn, đổ bể tông lót, làm ván khuôn, thực hiện công tác cốt thép, công tác bê tông, công tác dỡng hộ bê tông và công tác tháo dỡ ván khuôn Tiếp theo là thi công phần thô bao gồm thi công bê tông cốt thép (thi công bê tông cốt thép và thi công dầm sàn) xây gạch, chống thấm sàn vệ sinh, sẽ nô và mái Cuối cùng là công tác hoàn thiện công trình theo các công việc trát, lăn sơn, ốp tờng, lát nền, vệ sinh kết cấu công trình.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng (sơ đồ 03) Đứng đầu Công ty là ban Giám đốc gồm: Giám đốc Công ty và các phó Giám đốc.
Giám đốc là ngời có quyên điều hành cáo nhất trong công ty đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty.
Tình hình thực tế về kế toán NVL tại Công ty
2.2.1 Đặc điểm NVL và tổ chức quản lý NVL
Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD1 là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và phát triển nhà, nên NVL đợc sử dụng trong sản xuất của Công ty có những đặc điểm riêng, chiếm một tỷ lệ rất lớn (khoảng từ 70 – 80%) trong tổng chi phí xây dựng công trình Do đó, để xdf các công trình lớn Công ty phải sử dụng một khối lợng lớn về vật liệu, phong phú và đa dạng về chủng loại, quy cách có những NVL là sản phẩm của ngành công nghiệp nh xi măng, sắt thép… phục vụ cho việc.có những loại NVL là của ngành khai thác đợc đa vào sử dụng ngay mà không cần phải qua chế biến nh cát đá, sỏi… phục vụ cho việc có những loại NVL là sản phẩm của ngành nông lâm ng nghiệp nh gỗ, tre, nứa, để làm giàn giáo, cốt pha.
Không giống nh các doanh nghiệp sản xuất, NVL dùng trong Công ty có loại đợc nhập kho, có loại xuất thẳng đến chân công trình nh: Vôi, cát, đá sỏi… phục vụ cho việcvới khối lợng lớn, chịu nhiều ảnh hởng của môi trờng,khí hậu, ma nắng làm hao mòn, h hại đáng kể nên khâu bảo quản NVL giữ vị trí quan trọng nhằm đảm bảo chất lợng công trình, tạo tuy tín đối với chủ đầu t
2.2.1.2 Yêu cầu quản lý vật liệu ở Công ty. Đặc thủ của công trình xây dựng cơ bản là luôn gắn với đất đai, mang tính đơn chiếc và là kết cấu tổng hợp của nhiều loại NVL Đặc điểm của NVL thi công là dễ huy động, đa dạng có khối lợng lớn, không tiện lu kho, lu bãi, và do cơ khí khoán gọn của Công ty, nên công tác thu mua NVL của Công ty cho thi công công trình thờng do các đội trực tiếp thực hiện. Để thuận tiện cho việc quản lý , Công ty giao cho các đội chủ động bố trí các kho NVL ngay tại từng công trình, hạng mục công trình Mỗi kho đều có thủ kho có trách nhiệm theo dõi vật liệu số lợng ,chất lợng, tổ chức kho bãi hợp lý an toàn, khoa học, đảm bảo số lợng hàng hoá không suy giảm chất lợng trong quá trình lu kho Các loại NVL phải đợc kiểm tra chất lợng trớc khi đa vào thi công.
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
Chuyên đề tốt nghiệp Đối với các loại NVL dễ h hỏng do ẩm ớt nh xi măng, khi cất trữ phải để nơi khô ráo, có mái che Với sắt thép phải để riêng từng chủng loại, kê cao cách mặt sàn 15cm và phải có phủ bạt che nắng, che ma chống han gỉ Các loại cát, đá, sỏi phải đợc sắp xếp tập kết khoa học, thuận tiện cho quá trình thi công.
Trong việc hạch toán tại kho và tại phòng kế toán đều đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục nhập ,xuất và luân chuyển chứng từ Mỗi loại vật liệu đợc phản ánh trên các tài khoản riêng nhằm giúp cho việc theo dõi nhập - xuất – tồn Định kỳ tiến hành kiểm kê nếu phát hiện NVL tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất biện pháp giải pháp hợp lý, tránh tình trạng cung ứng vật liệu không kịp thời ảnh hởng tới tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật liệu tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết Thủ kho là nhân viên trực thuộc sự quản lý của phòng vật t, có trách nhiệm kết hơpj với thủ kho và kế toán các đội tiến hành nhập, xuất NVL theo đúng yêu cầu thi công, đảm bảo đầy đủ thủ tục mà Công ty đã quy định.
2.2.2 Phân loại và tính giá NVL tại Công ty
2.2.2.1 Phân loại NVL tại Công ty Để tiến hành xây dựng các công trình, Công ty phải sử dụng một khối l- ợng rất lớn các loại NVL khác nhau Do đó muốn quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chính xác về NVL thì phải tiến hành phân loại NVL tại Công ty đợc phân loại theo yêu cầu quản lý gồm:
- Nguyên vật liệu chính: Là NVL tham gia cấu thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản gồm hầu hết các loại nh: Xi măng, sắt thép, cát, đá, gạch ngói.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trợ trong sản xuất nh Sơn, Ve, đinh, dây buộc, que hàn, cáp… phục vụ cho việc.
- Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất, xăng, dầu… phục vụ cho việc.
- Phụ tùng thay thế các loại: động cơ phanh, vật t sửa máy móc thiết bị, mòi khoan.
Các thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị, phơng tiện dùng cho công tác xây dựng cơ bản Để thuận tiện cho việc quản lý NVL, Công ty đã tạo lập và sử dụng bảng danh mục vật t: Biểu số 1
Trích bảng danh mục vật t
Mã Tên ĐVT TK kho
NVL C Nguyên vật liệu chính 1521
ST 25 Sắt thép φ 25 VPS A3 kg 1521
NVL P Nguyên vật liệu phụ 1522
XOP1 Xốp tấm dày 5cm m 2 1522
PY Phụ tùng sửa chữa thay thế 1524
DAY DAM Dây đầu dùi Trung Quốc Cái 1524
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
Bảng danh mục này đợc lập theo quy định của Công ty cổ phần đầu t và xây dựng, trong đó mục mỗi loại, nhóm vật t đợc đặt mỗi mã số riêng theo một trật tự nhất định phù hợp với đặc điểm mỗi loại vật liệu va chúng có quy định nh sau:
NVLC : Nguyên vật liệu chính
NVLP : Nguyễn vật liệu phụ
Từng loại NVL thờng lấy các chữ cái để thể hiện mã số
Chữ số đầu tiên thể hiện nhóm vật liệu : Ví dụ
Hai chữ số tiếp theo thể hiện loại vật liệu và chúng đợc lập trên cơ sở ký hiệu viết tắt của tên vật liệu Vi dụ
Sắt thép có nhiều loại : S8: Sắt $ 8 Đá có nhiều loại : D1 x 2 Đá 2 x3
2.2.2.2 Tính giá nhập, xuất NVL tại Công ty
*Tính giá NVL nhập kho.,
Tại Công ty, NVL mua ngoài nhập kho có thể do bên bán vận chuyển đến hoặc Công ty vận chuyển Dù dới hình thức nào thì giá NVL nhập kho cũng đợc tính theo giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT đầu vào, cộng với chi phí mua thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản) trừ khi giảm giá hàng mua trả lại (nếu có) Công ty áp dụng hình thức thuế GTGT theo p khấu trừ.
Tính giá vật liệu xuất kho.
Vì một khối lợng NVL thờng xuyên đợc xuất cho nhiều mục đích. Đơn vị: Địa chỉ Số 41
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Hải Yến
Theo số 0048634 ngày 22 tháng 12 năm 2003 của GTTNHHSX – và
DV Hoàng Hiệp nhập tại kho Công trình Biệt thự BT3 Mỹ Đình.
Stt Tê, nhãn hiệu, quy cách phÈm chÊt, vËt t (SPHH)
M ã sè ĐVT Số lợng Đơn giá T tiền
Theo chứng từ Thực nhËp
Cộng thành tiền (viết bằng chữ ) năm mơi ba triệu, tám trăm mơi tám nghìn, bốn trăm đồng. nhập, ngày 22 tháng 12 năm 2003
(Ký, họ tên) Kế toán trởng
(Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên) Ngời giao hàng
(Ký, họ tên) Thủ kho
Hạng mục thi công khác nhau nên để việc quản lý khoa học đồng thời giảm bớt khối lợng tính toán cho kế toán, Công ty sử dụng phơng pháp giá thực tế đích danh (hay con gọi là tính trực tiếp) theo phơng pháp này khi xuất kho loại NVL nào thì giá xuất đợc tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của NVL đó.
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
Trính bảng kê xuất vật liệu
Tháng 12 năm 2003 Đơn vị: Đồng VN
NT Tên vật liệu ĐVT Đã nhập Đã xuất SL xuất Giá trị NVL xuất
15/12 Xi măng Bỉm Sơn tấn 672.730 672.730 50 33.636.500
2.2.3 Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty
2.2.3.1 Chứng từ thủ tục nhập, xuất kho NVL.
Công tác kế toán vật liệu do cán bộ vật t, kế toán tại các đội, kế toán vật t và thủ kho đảm nhận.
Một trong những yếu tố quan trọng của quản lý vật t là theo dõi, phản ánh một cách chặt chẽ, trung thực tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu cả về số l- ợng, chất lợng, chủng loại, và giá trị. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ nên trên Công ty đã sử dụng các loại chứng từ ké oán trong phần hạch toán chi tiết.
- Giấy yêu cầu mua NVL
- Bảng tổng hợp, nhập, xuất tồn
- Bảng kê chi tiết chi phí NVL
- Phiếu kế toán khác. ở mỗi đội sản xuất có thể tham gia thi công một lúc nhiều công trình,hạng mục n công trình, hoặc một công trình lớn có thể do nhiều đội xây dựng tham gia thi công và mỗi đội phụ trách một hạng mục công trình Đối với hạng mục công trình ở từng giai đoạn, phòng kế toán xem xét nghiên cứu,tính toán xem công trình đó cần những loại vật liệu gì với khối lợng, số lợng bao nhiêu thì đủ sau đó lập hạn mức vật t.
Nguyên vật liệu do Công ty mua từ nhiều nguồn khác nhau, căn ứ vào kế toán từ phòng kinh tế – kế hoạch và sản lợng năm vừa qua mà kế toán mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua vật liệu theo hạn mức Khi có giấy yêu cầu mua NVL của chủ nhiệm công trình, đội trởng đợc Giám đốc hoặc trởng phòng kinh tế kế hoạch duyệt, kế toán NVL phối hợp cùng cán bộ vật t tại các đội mua NVL.
NVL đợc nhà cung ứng chuyển thẳng tới chân công trình, do vậy công tác nhập và xuất kho đợc tiến hành đồng thời khi NVL đợc nàh cung ứng mang đến nhập kho phải gồm các bên:
- Bên cung ứng Ngời cung ứng NVL phải cung cấp theo đúng yêu cầu chủng loại, chất lợng, số lợng, tiến độ giao hàng.
Nhận xét công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD1 là đơn vị trực thuộc tổng Công ty đầu t phát triển nhà và đô thị Trong nên kinh tế thị trờng ở nớc ta hiện nay, vấn đề đặt ra đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng là phải lấy thu bù chi, đảm bảo tự chủ và kinh doanh có lãi Để đạt đợc mục đích đó các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình thi công xây dựng từ khi bỏ vốn ra tới khi thu hồi vốn về, đảm bảo thu nhập của doanh nghiệp, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc, tái sản xuất mở rộng và cơ giới hoá quá trình thi công xây lắp Với thực tế đó thì biện pháp cơ bản đợc các doanh nghiệp quan tâm đặt lên hàng đầu đó là biện pháp không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, sản xuất đi đôi với việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm
Tại Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD1, chi phí nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Chính vì vậy, việc tăng cờng công tác quản lý và nâng cao hiệu quả công tác kế toán vật liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc phấn đấu giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm của Công ty Nhận thức rõ vấn đề này, trong những năm qua Công ty đã tổ chức quản lý tốt vật t trong đó đặc biệt là yếu tố nguyên vật liệu.
Nhiệm vụ quản lý và hạch toán vật liệu tại Công ty đợc thực hiện và phối hợp chặt chẽ giữa phòng kinh tế - kế hoạch, phòng Tài chính - kế toán và các đội liên quan.
Phòng kinh tế - kế hoạch có nhiệm vụ lập dự toán cho từng công trình hạng mục công trình, đồng thời căn cứ vào số liệu do phòng tài chính - kế toán cung cấp, phòng kinh tế - kế hoạch sẽ đề ra những kế hoạch cụ thể về cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để luôn luôn đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng, cung cấp thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo công ty.
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung dựa trên mối quan hệ trực tuyến, phù hợp với mô hình quản lý của doanh nghiệp theo kiểu trực tuyến chức năng Toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng tài chính - kế toán Tại các đội xây dựng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kế toán đội làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, phân loại, kiểm tra, phân loại chứng từ, định kỳ chuyển các chứng từ đó về phòng Tài chính - kế toán của Công ty để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong toàn Công ty.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán tổng hợp theo hình thức nhật ký chung, hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song, phù hợp với quy mô sản xuất của công ty và đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi thờng xuyên, liên tục tình hình biến động nguyên vật liệu tại các kho.
Sau thời gian thực tập tại Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD1, đ- ợc tìm hiểu công tác hạch toán và đi sâu vào nghiên cứu hạch toán kế toán nguyên vật liệu, em thấy Công ty đã phát huy đợc nhiều mặt mạnh mẽ và thể hiện đựơc những u điểm sau:
3.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Hiện nay, Công ty cổ phần đầu t và xây dựng HUD1 áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung Sự thống nhất trong tổ chức bộ máy kế toán giúp cho kế toán trởng Công ty nắm bắt đợc công việc của các kế toán viên và các kế toán đơn vị trực thuộc một cách kịp thời Với 6 nhân viên kế toán, hệ thống kế toán của Công ty đợc tổ chức gọn nhẹ và tơng đối hoàn chỉnh, công tác kế toán gần nh đợc chuyên môn hoá cao Các phần hành kế toán đựơc phân công rõ ràng cho từng kế toán viên có sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành kế toán với nhau đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phơng pháp ghi chép Dễ kiểm tra, đối chiếu, kịp thời phát hiện sai sót và sửa chữa Đội ngũ kế toán viên bao gồm những ngời dày dặn kinh nghiệm cùng với đội ngũ trẻ năng động, sáng tạo, mọi ngời đều có lòng say mê công việc, có ý thức trách nhiệm cao.Đây là một lợi thế của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán và công tác quản lý kinh tế của toàn Công ty.
3.1.2 Về tổ chức chứng từ, tài khoản sử dụng, sổ sách kế toán áp dụng
Chứng từ đợc tổ chức hợp lệ, đầy đủ theo chế độ của Bộ Tài chính ban hành Việc tập hợp chứng từ ở các đội, sau đó chuyển về phòng kế toán Công ty theo đinh kỳ hàng tháng phù hợp với đặc điểm xây lắp Công tác tập hợp, kiểm tra, lu trữ chứng từ đợc dễ dàng, nhanh chóng việc quản lý chứng từ rất
SV: Lê Thị Thu Hà Lớp: K39 – 21.13
Chuyên đề tốt nghiệp chặt chẽ giúp cho lãnh đạo Công ty quản lý tình hình tài chính, trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu luân chuyển chứng từ đợc rõ ràng, cụ thể:
Hệ thống tài khoản của Công ty phù hợp với quy định của Bộ Tài chính ban hành Đồng thời Công ty cũng cập nhật và vận dụng kịp thời những cơ sở đổi trong hệ thống tài khoản theo các thông t hớng dẫn của Bộ Tài chính.Việc mở chi tiết các tài khoản phục vụ có hiệu quả trong việc hạch toán từng công trình, hạng mục công trình Hệ thống tài khoản cung cấp thông tin đầy đủ với các đối tợng liên quan, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý và việc sử dụng kế toán may.
Công ty vân dụng tài khoản TK1413 chi tíêt cho các đội thi công để theo dõi tình hình tạm ứng và hoàn ứng, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất theo hình thức khoán và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán cuả công ty.
Công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức sổ nhật ký chung , hình thức này phù hợp với việc áp dụng kế toán máy Với hình thức này hệ thống sổ của Công ty đợc tổ chức tơng đối gọn nhẹ và khoa học Các loại sổ đ- ợc áp dụng theo mẫu chung tạo thành sự thống nhất trong sổ sách kế toán Số liệu phản ánh trong các sổ sách kế toán đựơc minh chứng bằng hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo nguyên tắc khách quan.
Ngoài hệ thống sổ theo quy định nh nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái Công ty còn có một số sổ phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp cũng nh quản lý những đối tợng kế toán phứ tạp.
3.1.3 Về phơng pháp tính giá nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp giá thực tế đích danh Đây là phơng pháp tỏ ra hiệu quả nhất so với các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong điều kiện sản xuất của Công ty Bởi vì, nguyên vật liệu phục vụ cho thi công rất đa dạng về chủng loại nhng không phải do Công ty quản lý hết, mà chủ yếu Công ty quản lý những loại nguyên vật liệu có giá trị lớn nh sắt, thép… phục vụ cho việc còn những nguyên vật liệu có giá trị nhỏ, hay dùng nh cát, đá, xi măng,… phục vụ cho việcthì các đội xây dựng chịu trách nhiệm quản lý, cho nên khi Công ty hay đội xây dựng xuất nguyên vật liệu theo gí thực tế đích danh sẽ đơn giản hơn Đồng thời nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán là chi phí cho sản xuất phù hợp với giá trị của sản phẩm mà nó tạo ra.
3.1.4 Về công tác kế toán nguyên vật liệu