Cách thiết lập một sự kiện gây quỹ

giúp các bạn học chuyên nghành tổ chức sự kiện, bài mình dịch trên các website có uy tín của thế giới

Cách thiết lập một sự kiện gây quỹ.

Để lên kế hoạch sự kiện gây quỹ phần lớn đã được thảo luận trong những vấn đề chung toàn cầu Chuẩn bị một số lượng tài chính cần thiết, xem xét thực hiện các khâu để tổ chức một sự kiện gây quỹ hiệu quả Bạn cần phải biết tổ chức hay cá nhân nào bạn sẽ giúp đỡ, động não tìm ra

những ý tưởng gây quỹ, tìm địa điểm thích hợp và danh sách khách mời

2 Mở một tài khoản ngân hàng nếu bạn chưa có và cần

có kế hoạch để quản lý một số tiền lớn Điều này đặc biệt

hữu ích cho các sự kiện gây quỹ là cá nhân hoặc gia đình đứng ra tổ chức Đặt tên tài khoản một cách công khai rõ ràng để chứng minh các hạng mục liên quan đến thuế Ví

dụ nếu bạn đang có kế hoạch gây quỹ cho trẻ em (giả định tên quỹ là Susan Smith) đang phải điều trị ung thư, hãy đặt tên cho tài khoản một cái tên giống như “ Qũy quyên góp cho Susan Smith”

3 Kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào Với một người

sáng tạo thì không bao giờ thiếu ý tưởng, bạn có thể lựa chọn tổ chức theo cách truyền thống ví dụ như một cuộc đấu giá bí mật, đấu giá bữa tối hoặc thử làm điều gì đó hoàn toàn khác biệt Ví dụ như tổ chức một cuộc đua, cuộc

thi bơi lội hoặc thậm chí mặc đồ anh hề và biểu diễn để nhận quyên góp.

4.Tìm lý do cho công việc mà bạn đang cố gắng (vì một

cá nhân, lợi ích của một nhóm, cộng đồng hay mục đích phi lợi nhuận vv ) Chuẩn bị một danh sách những người

bạn sẽ liên lạc với họ Sử dụng email đặc biệt hữu ích và hiệu quả trong việc liên lạc với nhiều người tại cùng một thời điểm, đặc biệt là việc tìm kiếm tình nguyện viên

5.Tìm trong danh sách liên lạc bất kỳ ai có kinh nghiệm trong chiến dịch gây quỹ mà bạn đang lên kế hoạch Họ

không giữ vai trò phụ trách nhưng bất cứ kinh nghiệm nào

sẽ trở lên hữu ích trong việc hỗ trợ bạn Điều này thực sự cần thiết nếu bạn không có bất cứ kinh nghiệm nào về lĩnh vực này

6.Tìm địa điểm để tổ chức sự kiện Một không gian trong

nhà nơi có sức chứa đủ rộng để tổ chức sự kiện ví dụ như nhà thờ, trường học, nhà hàng hoặc đại sảnh của các hội hay tổ chức Tìm một nơi tương tự mà các sự kiện khác đã từng tổ chức ở đó và hỏi về những trang thiết bị đã sẵn có Tùy thuộc vào mục đích và lợi ích sự kiện của bạn mang lạicho cộng đồng, bạn có thể được miễn phí sử dụng không gian Bạn cũng có thể sử dụng danh sách liên lạc để nhờ mọi người cho ý tưởng về một nơi dành cho sự kiện của bạn

7.Tham quan trực tiếp các cơ sở để quyết định xem có

đủ không gian và tìm kiếm sự hỗ trợ sẵn có Khi đến cơ

sở hình dung trước một bản đồ cho sự kiện sắp tới để giảm thiểu những bất cập khi diễn ra sự kiện chẳng hạn như vấn

đề về lối ra vào hoặc các vấn đề liên quan khác

8 Xác định ngày giờ tổ chức Kiểm tra ngày giờ cụ thể

để chắc chắn không bị trùng với những sự kiện gây quỹ khác cùng thời điểm

9 Quyết định loại hình thanh toán sẽ chấp nhận Tiền

mặt và thẻ tín dụng được sử dụng phổ biến, tuy nhiên thẻ tín dụng là hình thức sử dụng nhiều nhưng phức tạp hơn Hãy tính đến những khả năng thanh toán cần có phí kèm theo sẽ phải trả chi phí Cũng như vậy các công ty thẻ tín dụng sẽ chiết khấu phần trăm với mỗi lần thanh toán

10 Kiểm tra mọi thủ tục giấy tờ với cơ quan chức năng

để xem xét và hoàn thành thủ tục được cấp phép.(Ví dụ

đăng ký với một cơ quan có thẩm quyền về cấp phép game nếu bạn có kế hoạch tổ chức một cuộc mở thưởng xổ số hoặc với cơ quan y tế nếu bán thực phẩm

11 Xác định xem sự kiện của bạn mở cửa tự do hay bán vé Nếu bán vé quyết định mức giá hợp lý (cá nhân,

cặp đôi hay gia đình) và đặt làm vé Giá vé chỉ nên mang tính chất hữu nghị bởi nó đánh giá cao số lượng người thamgia Bạn cũng có thể sử dụng một dịch vụ như EventBrite (cơ bản là miễn phí) để phối hợp việc bán vé và dành cho danh sách khách mời Ngoài ra, hãy chắc chắn lối vào có bảng ghi và những ký hiệu rõ ràng để các nhà quyên góp vàtài trợ biết số tiền hay ngân phiếu phải nộp

12 Tìm kiếm sự giúp đỡ Tìm hiểu xem các doanh

nghiệp quảng cáo ở địa phương có sẵn sàng giúp đỡ hay không Dù bằng cách nào, sự kiện của bạn xuất hiện trên báo địa phương có thể sẽ rất hữu ích Liên hệ với cả bộ phận quảng cáo, bộ phận biên tập hoặc một chuyên mục dành cho tin tức về sự kiện của bạn Liên lạc với các đài phát thanh và truyền hình địa phương xem họ có thể đưa tin

về sự kiện của bạn trên sóng của họ hay không Sử dụng

danh sách liên lạc của bạn để mở rộng phạm vi ảnh hưởng thông qua email, twitter, facebook vv

13 In tờ rơi và phát chúng xung quanh khu vực Bạn

cũng có thể tạo một quảng cáo trên máy tính và chuyển file sang định dạng PDF hoặc JPEG, bạn gửi nó qua email đến bất cứ ai trong danh sách liên lạc

14 Bán vé trước sự kiện Có nhiều trang web miễn phí ví

dụ như SMORE.com sẽ giúp bạn làm việc này Hình thức này tạo điều kiện cho những người không tham gia sự kiện

có cơ hội quyên góp, trang web cũng có thể cung cấp cho bạn ý tưởng về cách phổ biến sự kiện này Các tình nguyện viên có thể xin ý kiến được phép đặt thùng quyên góp ở cácdoanh nghiệp địa phương để bán vé và nhận quyên góp Đây cũng là một cách quảng cáo cho sự kiện có hiệu quả

15 Chuẩn bị sẵn tiền mặt để quy đổi và hòm chứa có khóa để cất giữ tiền và ngân phiếu (nếu mọi người đóng góp bằng hình thức này) Đặt một thùng quyên góp ở

ngay lối vào và có ký hiệu nhận biết rõ ràng để tăng cơ hội được mọi người đóng góp nhiều hơn nữa, bạn sẽ thấy nó hoạt động hiệu quả một cách đáng ngạc nhiên Để ý tất cả các thùng đựng tiền một cách cẩn thận, có thể không có gì đáng lo ngại sảy ra nhưng nó dễ bị mất trộm

16 Bắt đầu sự kiện! cố gắng làm cho sự kiện diễn ra thú

vị và cuốn hút nhất có thể

17 Làm vệ sinh khu vực sau khi kết thúc sự kiện Hãy

chắc chắn đã giữ lại biên lai, hóa đơn và những hồ sơ liên quan

18 Gom tất cả số tiền đã nhận được từ quyên góp của

cá nhân và tổ chức để làm từ thiện.

How to Set up a Fundraising

Event

Edited by Cricket Dan, Maluniu, Luv_sarah, Sondra C and 21 others

Much has been discussed with regards to the world's problems and the amount

of money needed to put a dent in the need Consider doing your bit by setting up

a fun fundraising event! You'll need to know what sort of charity you'll be helping, brainstorm fundraising ideas, and figure out ideas for venues and guest lists.

Steps

1.

If you don’t already know, decide which charity you are going to

help Which one do you think requires the funds most? If you are unsure, discuss

this with friends and family.

1.

2

Consider opening a bank account, if one is not already available and you plan to raise quite a bit of money This is especially helpful for fundraising

events that help a person or family Put a name on the account to be sure it is clear for tax purposes For example, if you are raising funds for a child (let’s say Susan Smith) who is getting treatments for cancer, name the account something like the “Susan Smith Donation Fund.”

2.

Decide what the event is going to be Ideas are limited only by your creativity

You could choose to hold something traditional, such as a silent auction or a dinner, or you could try something really different, such as a race, a water-fight,

or even collecting donations while wearing something silly for the whole day Be creative!

3.

4. Find out if the cause you are championing (person, group, non-profit, etc.) has a list of people who would be open to being contacted Email is

especially useful for contacting many people at the same time, particularly for finding volunteers.

6

Find a place to hold the event Possible places for large indoor events include:

churches, schools, wineries, restaurants or halls of fraternal organizations Find out where other similar events have been held and ask about the availability of those places Depending on what your event is benefiting, you might get the space donated You can also use the contact list to ask people for ideas on a place for your event.

8

Determine a date and time Consider things such as when other fundraisers are

being held Choose an end time that takes into consideration time for clean up.

9

Decide what types of payment you will accept Cash and checks are fairly

easy Credit cards probably get people to spend more but are more complicated Consider The Square which works with your IPhone Be aware that the Square has fees attached Also, credit card companies take a percentage of each sale

as payment.

10

Check with proper authorities to see if you need to complete any

paperwork (For example, a gaming authority - if you plan to hold a raffle or a

health authority - if you are selling food.)

11

Determine if your event will be free admission or require tickets If the event

requires paid admission, determine prices (single, couple, family) and make tickets Tickets are fairly cheap, so overestimate rather than underestimate the number you need You may also use a service like EventBrite (basic service is free) to coordinate the sale of tickets and/or guest list Also, be sure the entrance table has a clear large sign letting donors know to whom the checks is payable

Depending on the type of event, you might get some friends and family to donate money in return for being allowed to take part.

12.

13.Get the word out Find out if a local advertising business would be willing

to help Either way, a local newspaper can be helpful Contact both the advertising department for advertising and the editorial department or a columnist for news coverage of your event Contact local radio and

television stations to see if they will give your event news coverage or offer Public Service Announcements Use your contact list to have people spread the word via email, twitter, facebook etc.

13

Make up flyers and post them around the area If you make a flyer on your

computer and know how to make it into a PDF or a JPEG, you can email that to anyone on your contact list willing to print and post flyers.

14

Pre-sell tickets, if you are charging admission If not, make a flier There are

free websites which can help, for instance SMORE.com This gives people who can’t make it to the event a chance to donate to the cause It also can give you

an idea of how popular the event might be (This is helpful when buying

supplies.) Volunteers can try to get permission to set up tables at local

businesses to sell tickets and accept donations This is good advertising, too.

16

Start the event! Try and make it as fun as possible.

17

Clean up as much as possible after the event Be sure to keep your receipts

and careful records.

18

Take the money you have collected to the charity.