(Luận văn) phân tích quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh giao nhận vận tải tn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HỒ CHÍ MINH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP lu an n va p ie gh tn to PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI T&N d oa nl w Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH lu ll u nf va an Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG oi m z at nh Giảng viên hướng dẫn : ThS NGÔ NGỌC CƯƠNG @ Lớp: 13DQN09 m co l gm MSSV: 1311142848 : BÙI THỊ HUYỀN HOANH z Sinh viên thực an Lu n va ac th TP Hồ Chí Minh, 2017 si iii LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Bùi Thị Huyền Hoanh xin cam đoan số liệu, thông tin sử dụng Khóa luận tốt nghiệp đƣợc thu thập từ nguồn thực tế Công ty T&N, sách báo khoa học chun ngành (có trích dẫn đầy đủ theo qui định); Nội dung báo cáo kinh nghiệm thân đƣợc rút từ q trình nghiên cứu thực tế Cơng ty TNHH Giao nhận Vận tải T&N không chép từ nguồn tài liệu, báo cáo khác lu Nếu sai sót Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm theo qui định Nhà Trƣờng an n va Pháp luật tn to Sinh viên p ie gh (Ký tên, ghi đầy đủ họ tên) d oa nl w oi lm ul nf va an lu BÙI THỊ HUYỀN HOANH z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si iv LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp việc quan trọng sinh viên trƣớc trƣờng Đây cơng việc ý nghĩa tạo hội cho sinh viên tìm hiểu kiến thức thực tế, giúp cho sinh viên có kinh nghiệm q trình tìm kiếm cơng việc phù hợp sau Đầu tiên, em xin gửi lời cám ơn chân thành đến tồn thể q thầy Khoa Quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Công nghệ TPHCM giảng dạy truyền đạt kiến thức lu cho em suốt thời gian qua Với tận tâm bảo giúp đỡ quý thầy cô em an n va có đƣợc kiến thức kinh nghiệm bổ ích cho thân tn to Đặc biệt, em xin gửi lời cám ơn đến ThS NGÔ NGỌC CƢƠNG giảng viên gh hƣớng dẫn trực tiếp cho em q trình em làm khóa luận tốt nghiệp Cô dành p ie nhiều thời gian để tận tình hƣớng dẫn em hồn thành khóa luận cách tốt w Em xin chân thành cám ơn ban Giám Đốc Công Ty TNHH Giao nhận vận oa nl tải T&N quý cô chú, anh chị cơng ty tận tình giúp đỡ tạo điều kiện d thuận lợi cho em hồn thành tốt khóa luận an lu va Mặc dù có nhiều cố gắng việc nghiên cứu học tập gần năm trƣờng ul nf tháng tìm tịi học hỏi cơng ty, song thời gian có hạn, chƣa hiểu biết hết oi lm lĩnh vực kinh doanh xuất nhập nên khóa luận khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đƣợc góp ý thầy cô giáo quý công ty, để em rút kinh z SINH VIÊN m co l gm @ Một lần em xin chân thành cảm ơn! z at nh nghiệm hiểu biết quy trình an Lu va BÙI THỊ HUYỀN HOANH n ac th si v CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ tên sinh viên: BÙI THỊ HUYỀN HOANH lu an 1311142848 Khoá: 2013-2017 n va MSSV: gh tn to Thời gian thực tập: Từ ngày 10/04/2017 đến 10/06/2017 Bộ phận thực tập: Bộ phận nghiệp vụ p ie w Tinh thần trách nhiệm với công việc ý thức chấp hành kỷ luật d oa nl ……………………………………………………………………………… an lu ……………………………………………………………………………… ul nf va Kết thực tập theo đề tài oi lm ……………………………………………………………………………… Nhận xét chung z at nh ……………………………………………………………………………… z @ l gm ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… m co an Lu Đơn vị thực tập n va ac th si vi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN Họ tên sinh viên: BÙI THỊ HUYỀN HOANH lu an 1311142848 Khoá: 2013-2017 n va MSSV: gh tn to Thời gian thực tập: Từ ngày 10/04/2017 đến 10/06/2017 Bộ phận thực tập: Bộ phận nghiệp vụ p ie w Nhận xét chung d oa nl ……………………………………………………………………………… an lu ……………………………………………………………………………… ul nf va ……………………………………………………………………………… oi lm ……………………………………………………………………………… z at nh ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… z @ m co l gm Giảng viên hƣớng dẫn an Lu ThS Ngô Ngọc Cƣơng n va ac th si vii Mục lục LỜI MỞ ĐẦU Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƢỜNG BIỂN 1.1 Dịch vụ giao nhận 1.1.1 Khái niệm lu 1.1.2 Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng hóa an 1.1.3 Vai trò dịch vụ giao nhận va n 1.2 Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động giao nhận gh tn to 1.2.1 Nguồn luật quốc tế p ie 1.2.2 Luật Việt Nam w 1.2.3 Một số nguyên tắc giao nhận hàng hóa oa nl 1.3 Ngƣời giao nhận (Frieght Forwarder) d 1.3.1 Khái niệm an lu 1.3.2 Phạm vi dịch vụ cung cấp người giao nhận nf va 1.3.3 Quyền nghĩa vụ người giao nhận 11 oi lm ul 1.3.4 Vai trò chức người giao nhận 12 1.4 Các chứng từ 13 z at nh 1.5 Quy trình giao nhận hàng hóa đƣờng biển theo lý thuyết 16 z TÓM TẮT CHƢƠNG 19 @ gm Chƣơng 2: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN l HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI m co CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI T&N 20 an Lu 2.1 Khái quát chung công ty TNHH Giao nhận vận tải T&N 20 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 20 va n 2.1.2 Chức lĩnh vực hoạt động 20 ac th si viii 2.1.2.1 Chức công ty .20 2.1.2.2 Lĩnh vực hoạt động 21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức .21 2.1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức 21 2.1.3.2 Chức phận .22 2.1.4 Tình hình hoạt động công ty từ năm 2016 đến năm 2017 23 2.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container đƣờng biển công ty TNHH Giao nhận vận tải T&N 26 lu 2.2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập FCL đường biển công ty Giao an n va nhận vận tải T&N 26 2.2.2 Phân tích quy trình thực nghiệp vụ giao nhận theo theo hợp đồng số to gh tn 03/ 28 – TW/BD 27 p ie 2.2.2.1 Tìm kiếm khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập .28 nl w 2.2.2.2 Nhận chứng từ từ khách hàng kiểm tra chứng từ 29 d oa 2.2.2.3 Khai hải quan điện tử .35 an lu 2.2.2.4 Lấy lệnh giao hàng D/O 47 2.2.2.5 Nộp thuế nhập Làm thủ tục hải quan cảng 50 va ul nf 2.2.2.6 Nhận vận chuyển hàng kho khách hàng 54 oi lm 2.2.2.7 Quyết toán bàn giao hồ sơ 56 z at nh 2.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng FCL nhập công ty TNHH GNVT T&N .56 z 2.3.1 Ưu điểm 56 @ gm 2.3.2 Nhược điểm 57 l 2.3.3 Nhân tố tác động 60 m co TÓM TẮT CHƢƠNG .62 an Lu Chƣơng 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG FCL NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY TNHH GNVT T&N 63 n va ac th si ix 3.1 Định hƣớng công ty 63 3.2 Giải pháp 64 3.2.1 Giải pháp 1: Xây dựng hợp đồng dịch vụ giao nhận điểu chỉnh giá dịch vụ 64 3.2.2 Giải pháp 2: Hạn chế sai sót q trình nhận kiểm tra chứng từ 65 3.2.3 Giải pháp 3: Hạn chế sai sót khai báo Hải quan điện tử 67 3.2.4 Giải pháp 4: Linh hoạt khâu chuẩn bị tiền toán, giảm khả toán chậm khách hàng 69 lu 3.2.5 Giải pháp 5: Đảm bảo an toàn khâu vận chuyển 71 an n va 3.3 Kiến nghị 73 gh tn to TÓM TẮT CHƢƠNG 76 KẾT LUẬN 77 p ie w TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 d oa nl PHỤ LỤC CHỨNG TỪ 79 oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si x DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Chú thích A A/N Thông báo hàng đến B B/L Vận đơn đƣờng biển C CA Chứng nhận kiểm định CFS Nơi thu gom hàng lẻ C/I Hóa đơn thƣơng mại C/O Giấy chứng nhận xuất xứ Cont Container C/Q Giấy chứng nhận chất lƣợng lu Chữ an n va p ie gh tn to d oa nl w Lệnh giao hàng D/O an lu D F FCL Phiếu xuất cont Hàng nguyên cont FIATA Liên đoàn Quốc tế Hiệp hội Giao nhận GNVT Giao nhận vận tải z at nh z @ GTGT Giá trị gia tăng GVHD Giảng viên hƣớng dẫn HQĐT Hải quan điện tử HQGS Hải quan giám sát m co l gm an Lu H oi lm G ul nf EIR va E n va ac th si xi lu an n va Mã hàng hóa K KGM Kilogam L LCL Hàng lẻ M MTO Ngƣời kinh doanh vận tải đa phƣơng thức P P/L Phiếu đóng gói S Seal Dấu niêm phong T ThS Thạc sĩ THC Chi phí bến bãi TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh TTR Điện chuyển tiền p ie gh tn to HS d oa nl w an lu Các quy tắc thực hành thống tín dụng UCP chứng từ V oi lm ul nf va U VIFFAS z at nh VNACCS Hiệp hội Giao nhận kho vận Việt Nam Hệ thống thơng quan hàng hóa tự động z Xuất nhập XNK W WTO Tổ chức thƣơng mại giới   Chênh lệch giá trị m co l gm @ X an Lu n va ac th si 65 Cơng ty có bảng giá phù hợp với nhu cầu khách hàng Dự trù kết Tránh đƣợc rủi ro có tranh chấp xảy ra, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng Với mức giá phù hợp đƣa cơng ty có nhiều khách hàng lợi nhuận đƣợc tăng cao 3.2.2 Giải pháp 2: Hạn chế sai sót q trình nhận kiểm tra chứng từ lu Cơ sở đề xuất giải pháp an va Nhƣ phân tích ta thấy cách kiểm tra chứng từ nhân viên giao nhận n cịn thủ cơng chƣa chun nghiệp dễ dẫn đến nhầm lẫn sai sót Nhân viên chứng gh tn to từ hạn chế kiến thức tiếng anh nên khó khăn việc đọc hiểu xác ie nội dung chứng từ Việc nhân viên kiểm tra chứng từ không kỹ để xảy sai sót p dẫn đến nhiều thời gian phát sinh thêm số chi phí khơng mong muốn oa nl w cần phải có giải pháp khắc phục kịp thời d Mục đích lu va an Giảm sai sót kiểm tra chứng từ, nâng cao trình độ chun mơn ul nf nhân viên để thực quy trình đƣợc nhanh chóng Tiết kiệm chi phí thời gian oi lm chỉnh sửa chứng từ, tạo dựng hài lòng cho khách hàng z at nh Nội dung giải pháp Đầu tiên, lên kế hoạch thực bảng phân công công việc cụ thể z @ rõ ràng cho nhân viên Cụ thể phòng hành phân cơng cơng việc gm vào cuối ngày thông qua mail cá nhân ngƣời, sau tổng hợp việc m co l cần thực cho ngày Nhƣ tránh tình trạng việc ngƣời chồng chéo lên việc ngƣời khác tránh đùn đẩy trách nhiệm cho Ngoài ta an Lu phân chứng từ thành loại riêng biệt phân công ngƣời phụ trách loại chứng từ Điều giảm bớt chồng chéo công việc phận, giảm thời va n gian chuẩn bị kiểm tra chứng từ ngƣời phụ trách loại chứng từ tạo nên ac th si 66 chun mơn hóa, có đƣợc kinh nghiệm việc kiểm tra phát lỗi sai chứng từ Tiếp theo, công ty nên mở lớp huấn luyện cách kiểm tra chứng từ cho nhân viên cách nhanh chóng xác Các buổi huấn luyện nên đƣợc tổ chức vào chiều thứ hàng tuần thứ cơng ty việc, quan nhà nƣớc hạn chế làm việc kéo dài đợt huấn luyện ba tháng Bên cạnh trang bị thêm số thuật ngữ tiếng anh chuyên ngành thơng dụng cho nhân viên để nhân viên hiểu rõ nội dung chứng từ lu an Sau cùng, công ty nên đƣa quy định kỷ luật nhân viên làm va n việc thiếu tập trung dẫn đến sai sót làm việc khen thƣởng nhân viên tn to hoàn thành khóa huấn luyện tốt nhƣ đạt hiệu làm việc cao Việc giúp ie gh nhân viên tâm làm việc, có trách nhiệm với cơng việc góp p phần nâng cao uy tín chất lƣợng cơng ty oa nl w Điều kiện thực d Các phòng ban phải tổng hợp công việc cần thực ngày cho lu an phịng hành xếp trƣớc 17h ngày để phịng hành phân công công ul nf va việc cho ngƣời vào ngày oi lm Công ty phải thuê đƣợc ngƣời vững chun mơn nghiệp vụ có nhiều kinh nghiệm để tập huấn cho nhân viên công ty Chúng ta huấn luyện kiểm tra trình độ z at nh nhân viên thời gian tháng vào ngày thứ tuần, tổng thời gian dự kiến 12 buổi tập huấn, buổi phải trả chi phí 600.000đ Vậy tổng ngân sách z nhân viên phải biết lắng nghe, chịu khó học hỏi l Bên cạnh để hạn chế sai sót thực giải pháp phải có hợp tác chặt m co gm @ cho việc huấn luyện 12 x 600.000 = 7.200.000đ Để việc huấn luyện đạt hiệu an Lu chẻ công ty khách hàng, việc khách hàng cung cấp đầy đủ chứng từ cho nhân viên giao nhận Các nhân viên phải ký cam kết thực quy định cách n va nghiêm chỉnh ac th si 67 Dự trù kết Thời gian kiêm tra chuẩn bị chứng từ đƣợc rút ngắn lại, đƣợc thực nhanh hơn, xác nhờ nhân viên đƣợc trang bị kỹ kiến thức Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên lô hàng giúp tránh trƣờng hợp nhân viên lấy nhầm chứng từ lô hàng khác Đảm bảo tính thống mặt nội dung chứng từ lô hàng, đồng thời phát kịp thời sai sót để có cách khắc phục Rút ngắn thời gian thực quy trình, tiết kiệm đƣợc thời lu gian di chuyển, tiết kiệm phí làm hàng an n va Sau khóa học nhân viên tự tin chuyên môn nhƣ khả phần nâng cao uy tín danh tiếng cơng ty 3.2.3 Giải pháp 3: Hạn chế sai sót khai báo Hải quan điện tử p ie gh tn to xem xét chứng từ tiếng anh Thể chuyên nghiệp nhân viên góp oa nl w Cơ sở đề xuất giải pháp d Phần mềm khai hải quan điện tử công ty Thái Sơn cung cấp bị lu an lỗi kỹ thuật trình thực lên tờ khai gây số trở ngại cho nhân viên nf va chứng từ Mạng internet hay bị yếu, kết nối làm tốn nhiều thời gian cho việc truyền oi lm ul tờ khai đến quan tiếp nhận tờ khai Nội dung tờ khai doanh nghiệp định nên có điểm thiếu xác trung thực Nhân viên khơng tìm z at nh thấy mã hàng hóa nhân viên chứng từ áp mã HS cho mặt hàng, nhƣng thực tế mặt hàng hóa khơng nằm danh mục thuộc nhóm mã HS áp z thuế Vì tốt nhiều thời gian cần khắc phục l gm @ Mục đích m co Rút ngắn thời gian thực quy trình, giảm thiểu chi phí lại chỉnh sửa chứng từ sai sót hải quan bắt lỗi trả Hạn chế làm phiền đến khách hàng an Lu qua lại chỉnh sửa chứng từ nhiều lần n va ac th si 68 Nội dung giải pháp Đầu tiên, kiểm tra định kỳ kiến thức liên quan đến việc lập tờ khai nhƣ nội dung tờ khai nhân viên chứng từ, tháng kiểm tra lần trƣởng phận nghiệp vụ ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá chất lƣợng nhƣ kiến thức nhân viên Tiếp theo T&N nâng cấp toàn hệ thống máy tính cơng ty lắp thêm modem phát wifi để tăng cƣờng tốc độ mạng internet nhƣ tính ổn định hệ thống đƣờng truyền lu Hơn nữa, phân mềm khai hải quan điện tử công ty phần mềm Thái Sơn cung an cấp đƣợc cập nhật phiên thƣờng xun, phía Thái Sơn có thơng va n báo, hay việc bảo dƣỡng phần mềm đƣợc công ty Thái Sơn hỗ trợ kiểm định to gh tn tháng/1 lần ie Cuối nhân viên phận chứng từ đƣợc đƣa tập huấn để đƣợc đào tạo p kỹ khai báo nhƣ cập nhật thông tin phần mềm khai hải quan nl w quan Hải quan có thay đổi nội dung hay quy trình thực khai điện d oa tử lu va an Điều kiện thực ul nf Công ty phải chuẩn bị ngân sách cho việc đầu tƣ thay đổi trang thiết bị, oi lm kinh phí dự trù cho việc thay đổi khoảng 30.000.000 vnđ z at nh Trƣởng phòng nghiệp vụ phải ngƣời am hiểu có kiến thức vững khai hải quan điện tử để giúp nhân viên hoàn thiện kỹ năng, kiến thức xử z lý tình phát sinh lên tờ khai @ l gm Công ty sử dụng phần mềm khai hải quan nhà cung cấp có uy tín nhƣ Thái Sơn, FPT,… Để gặp vấn đề phần mềm bên phía nhà cung cấp cho nhân m co viên đến công ty để xử lý lỗi Và việc bảo dƣỡng phần mềm hoàn toàn miễn phí 200.000 vnđ an Lu thời hạn bảo hành phần mềm Nếu hết bảo hành tháng bảo dƣỡng n va ac th si 69 Các thông tin nâng cấp phần mềm, hay quy định phủ phải đƣợc cập nhật cách sớm để giúp cơng ty hồn thiện khâu khai hải quan điện tử Dự trù kết Bƣớc khai hải quan đƣợc thực dễ dàng nhanh chóng nhờ đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm kiến thức vững chắc, rút ngắn đƣợc thời gian, tiết kiệm chi phí dịch vụ lại cho công ty, hạn chế trƣờng hợp sai sót thƣờng xảy Tờ lu khai đƣợc kiểm tra cách kỹ hơn, nhân viên không thời gian cho việc an chỉnh sửa tờ khai Tránh đƣợc tình trạng áp mã HS nhầm, áp sai mã kéo va n theo nhiều hệ lụy: Truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung xin hoàn thế, … chạy tn to chạy lại để làm thủ tục sửa, dẫn đến thông quan chậm trễ… Cơng ty có phƣơng án ie gh dự phòng trƣờng hợp xấu xảy ra, giúp cho nhân viên không bị lúng túng giải p tính Hồn thiện tốt khâu lên tờ khai HQĐT, cơng ty tự tin trình độ chun mơn, phát triển dịch vụ khai thuê hải quan nl w d oa 3.2.4 Giải pháp 4: Linh hoạt khâu chuẩn bị tiền toán, giảm an lu khả toán chậm khách hàng ul nf va Cơ sở đề xuất oi lm Đa số khách hàng quen công ty thƣờng chậm việc toán dẫn đến rủi ro thuộc công ty gây ảnh hƣởng đến khả xoay vốn công ty Việc z at nh chuẩn bị tiền làm hàng không tốt gây thời gian làm chậm trình làm hàng, tốn nhiều chi phí lại nhiều lần Vì phải có biện pháp khắc phục để quy trình làm m co l gm @ Mục đích z hàng nhanh gọn chuyên nghiệp Rút ngắn thời gian quy trình, thu hồi tiền dịch vụ nhanh để phục vụ hoạt động an Lu khác công ty mà giữ đƣợc quan hệ tốt với khách hàng Tạo nên tính chun nghiệp cho cơng ty hạn chế tổn thất không mong muốn từ việc nhân viên n va giao nhận phải mang nhiều tiền mặt làm hàng ac th si 70 Nội dung giải pháp T&N nên mở thêm tài khoản toán ngân hàng nƣớc ngân hàng nƣớc có Việt Nam nhƣ: ACB, Vietcombank, Viettinbank, Citibank, HSBC, Công ty nên dự trữ khoản tiền mặt định công ty, để giải nhanh số vấn đề toán cấp bách Các nhân viên thực lô hàng đƣợc cấp tài khoản để thuận tiện cho việc toán giao dịch hãng tàu, ngân hàng hay cảng lu an T&N thỏa thuận với khách hàng khoản toán tiền mặt va khoản đƣợc tốn chuyển khoản Cơng ty nên thơng báo cho n khách hàng việc tốn tiền đƣợc công ty thu khoảng tuần sau to gh tn T&N hoàn tất thủ tục hồn thành việc bàn giao hàng hóa cho khách hàng p ie Công ty TNHH GNVT T&N yêu cầu khách hàng ứng trƣớc 50% số tiền nl w phí dịch vụ trƣớc giao hàng d oa Viết cơng văn địi nợ khách hàng trả chậm, cho khách hàng trả an lu đợt hết số nợ nf va Điều kiện thực giải pháp oi lm ul Các điều kiện tốn cơng ty phải bàn bạc kỹ lƣỡng với khách hàng Nhân viên phận kinh doanh phải khôn khéo thuyết phục đƣợc khách hàng chấp nhận z at nh điều khoản tốn mà cơng ty đặt Phải đƣợc đào tạo kỹ thƣ tín giao dịch để viết cơng văn địi nợ mà khơng gây khó chịu ảnh hƣởng xấu z gm @ đến mối quan hệ với khách hàng l Các ngân hàng mà T&N mở tài khoản phải ngân hàng lớn có uy tín m co Ngân sách tiền mặt công ty chuẩn bị sẵn khoảng 400.000.000 vnđ an Lu Nhân viên giao nhận phải phối hợp chặt chẽ với phịng kế tốn Khi khách hàng tốn tiền mặt, lơ hàng có giá trị lớn phải có n va ac th si 71 nhân viên T&N đến công ty khách hàng để nhận tiền nhằm tạo an toàn tránh rủi ro Dự trù kết thực giải pháp Việc toán đƣợc tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian để thực tiếp khâu khác quy trình giao nhận Tiết kiệm đƣợc chi phí lại, tránh đƣợc nhiều sai sót liên quan đến tiền bạc, nhƣ đảm bảo uy tín cho việc tốn chi phí lại với khách hàng Tăng tính chuyên nghiệp cho dịch vụ công ty lu 3.2.5 Giải pháp 5: Đảm bảo an toàn khâu vận chuyển an va n Cơ sở đề xuất giải pháp to gh tn Công ty chƣa có đội xe vận tải nên thuê dịch vụ vận chuyển cơng ty ie vận tải Chính cơng ty phụ thuộc nhiều vào cơng ty Vì cơng p ty vận tải chịu trách nhiệm vận chuyển nên T&N khó nắm bắt đƣợc tình trạng hàng hóa oa nl w tình phát sinh trình vận chuyển d Mục đích lu va an Tiết kiệm thời gian chi phí giao hàng, tránh phụ thuộc vào công ty vận tải, nf chủ động theo dõi tình trạng hàng hóa q trình vận chuyển đến nơi khách hàng oi lm ul quy định, tạo hình ảnh chuyên nghiệp lòng khách hàng z at nh Nội dung giải pháp Trƣớc hết, công ty T&N cử nhân viên theo giám sát tình hình hàng hóa từ cảng z đến kho riêng khách hàng cho lơ hàng cụ thể Nếu có vấn đề hƣ hỏng hay @ l gm cố phát sinh báo trực tiếp cho công ty để đƣa cách khắc phục m co Công ty TNHH GNVT T&N cần phải hợp tác với công ty cho thuê xe uy tín đồng thời phải ký kết hợp đồng cụ thể để có thiệt hại không ảnh hƣởng an Lu đến bên công ty TNHH GNVT T&N n va ac th si 72 Công ty TNHH GNVT T&N với đơn hàng tƣơng đối nhiều nên việc đầu tƣ đội xe vận tải riêng công ty để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng cần thiết Vì cơng ty thành lập hạn chế vốn, bên cạnh đơn hàng cơng ty đa số hàng lẻ nên T&N mua xe vận tải nhỏ phù hợp Điều kiện thực Công ty T&N cần chọn hãng xe có uy tín nhƣ SNP Tân Cảng, Tuấn Hiệp, Nguyễn Long… lu Công ty cần lên ngân sách cho việc đầu tƣ mua xe tải với chi phí khoảng an n va 1.500.000.000 vnđ tn to Các nhân viên vận tải giao nhận kết hợp chặt chẽ để đảm bảo tình trạng hàng gh hóa tốt phải biết rõ tính chất, đặc điểm hàng hóa để việc xếp hàng xe p ie đƣợc hợp lý an toàn oa nl w Dự trù kết d Khâu vận chuyển đƣợc chuẩn bị cách kỹ lƣỡng có thể, với đội xe an lu riêng cơng ty hàng hóa đƣợc giao cho khách hàng thời gian sớm nhất, nf va điều đem lại lợi ích cho cơng ty mà cịn cho phía khách hàng, đảm oi lm ul bảo cho trình kinh doanh sản xuất họ, tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho cơng ty, có mối quan hệ tốt với khách hàng, từ uy tín cơng ty thị trƣờng giao nhận z at nh đƣợc nâng cao Bên cạnh đó, cơng ty tạo dựng đƣợc mối quan hệ tốt với hãng vận tải, giúp công ty đảm bảo thuê đƣợc xe vận tải thời gian địa điểm z theo khách hàng yêu cầu hồn thành tốt q trình giao nhận @ l gm Có thể chi phí bỏ để thực giải pháp cao, nhƣng đổi lại uy tín, chất lƣợng hiệu cao, lâu dài mang lại kết kinh doanh tốt, nâng tầm thƣơng m co hiệu T&N thị trƣờng, điều mà T&N ln cố gắng phấn đấu để đạt đƣợc an Lu n va ac th si 73 3.3 Kiến nghị Kiến nghi 1: Yếu tố thời gian yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh công ty việc giành khách hàng Muốn rút ngắn đƣợc thời gian điều trƣớc tiên phải có phối hợp chặt chẽ phịng ban cơng ty Để làm đƣợc điều phận kinh doanh, phận kho vận, phận giao nhận phải thƣờng xuyên liên lạc trao đổi thông tin cho qua hệ thống mạng điện thoại, hệ thống mạng vi tính nội bộ,… Các phòng ban lu cần thƣờng xuyên tổ chức họp chung nhằm rút kinh nghiệm an vấn đề phát sinh, thảo luận đƣa hƣớng giải khắc phục hiệu Các phòng va n ban có liên quan phải ln phối hợp với để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ gh tn to mình, nhiệm vụ chung tồn cơng ty cách tốt Cụ thể: p ie Bộ phận giao nhận: phải nhanh chóng tiến hành làm thủ tục nhận hàng nhận đƣợc phiếu yêu cầu từ phận kinh doanh, nhằm tránh tình trạng tồn nl w đọng công việc, nhân viên giao nhận cần thu thập đầy đủ thông tin lô hàng d oa trƣớc làm thủ tục nhận hàng Đồng thời thƣờng xuyên liên lạc với phận an lu kinh doanh công ty để thông báo tiến độ công việc nhƣ vƣớng cho khách hàng ul nf va mắc phát sinh, chủ động liên lạc với phận kho vận để giao hàng vào kho oi lm Bộ phận kinh doanh phận kho vận: cần hỗ trợ tích cực cho phận giao nhận có hàng hóa cần nhận, phận kinh doanh phải thông báo sớm, làm z at nh phiếu yêu cầu kèm theo đầy đủ chứng từ liên quan đến lơ hàng gởi cho phịng giao nhận Bộ phận kho vận phải chuẩn bị, xếp phƣơng tiện vận tải z gm @ nhận hàng kết hợp với nhân viên giao nhận đƣa hàng kho cho khách hàng cách nhanh an toàn Để tránh tình trạng thiếu phƣơng tiện vận tải l chế phải th xe bên ngồi để tiết kiệm chi phí m co chuyên chở hàng cao điểm công ty cần trang bị xe vận tải riêng, hạn an Lu Ngồi cần ý đến khâu thơng quan cho hàng hóa (nhất hàng nhập n va khẩu) khâu nhiều thời gian Do để tiến hành thơng quan cho hàng ac th si 74 hóa đƣợc nhanh chóng địi hỏi nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ hải quan cho đầy đủ, hợp lệ xuất trình theo quy định, đồng thời cần nắm vững qui trình, thủ tục nhận hàng bãi, cảng chứa hàng nhƣ qui định hành có liên quan Kiến nghị 2: Chi phí yếu tố quan trọng tạo nên thành công cho doanh nghiệp Do vậy, bên cạnh việc giao hàng cho khách hàng cách nhanh chóng phải thực điều với chi phí thấp Để giảm chi phí nhƣ đề cập cần chuẩn bị chứng từ cho thật lu xác Điều việc tránh đƣợc tiêu cực hải quan cịn khắc an phục đƣợc tình trạng bị phạt áp mã hàng hóa sai n va to Ngồi cần ý đến chi phí vận tải chiếm phần tƣơng đối lớn gh tn lơ hàng Do đó, để giảm chi phí vận tải trƣớc hết đội ngũ nhân viên giao nhận ie trang bị vững nghiệp vụ mà cịn phải am hiểu cơng việc liên p quan đến giao nhận w oa nl Kiến nghị 3: Nâng cao dịch vụ khách hàng d Tìm kiếm khách hàng công việc quan trọng nhƣng để trì mối quan hệ lu va an hợp tác lâu dài tạo nên phát triển bền vững, bên cạnh cạnh tranh gay gắt ul nf giá cả, chất lƣợng sản phẩm dịch vụ địi hỏi cơng ty cần phải đẩy mạnh dịch vụ oi lm chăm sóc khách hàng nữa, thƣờng xuyên điện thoại, gửi email cho khách hàng để tìm hiểu nhu cầu tới họ, báo bảng giá nhất, vào dịp lễ Tết gọi z at nh điện chúc mừng, tặng quà, đƣa chƣơng trình khuyến kỷ niệm ngày thành lập công ty hay dịp đặc biệt khác nhằm tạo dựng, trì mối quan hệ z gm @ thân thuộc, lâu dài với khách hàng Phải linh động, biết cách ứng xử, giải thích với khách hàng khó khăn khách quan cản trở tiến độ cơng việc, thời gian công tác, lịch l m co cách làm việc Hải quan để khách hàng hiểu, tránh phàn nàn sau an Lu Ngoài ra, thị trƣờng giao nhận vận tải ngày cạnh tranh cao, doanh nghiệp khác đà phát triển, T&N phải ngày hoàn n va thiện để nâng cao chất lƣợng dịch vụ, mở rộng quy mô công ty, mở rộng thị ac th si 75 phần, nâng cao sức cạnh tranh để không bị lấn át doanh nghiệp ngành, để làm đƣợc điều cần phải tăng cƣờng công tác marketing, đƣa dịch vụ công ty quảng bá rộng rãi thị trƣờng, khách hàng tiềm Không ngừng nâng cao chất lƣợng dịch vụ, mở rộng, kết nối thêm mối làm ăn với hãng tàu Chúng ta tin làm tốt cơng việc khơng lâu sau cơng ty vƣơn lên phát triển mạnh mẽ nữa, bỏ xa nhiều đối thủ Kiến nghị 4: Tạo động lực làm việc cho nhân viên lu Công ty nên quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần cán an công nhân viên Vì nhân tố quan trọng tác động đến thái độ va n làm việc tích cực giữ đƣợc mối quan hệ thân thiết Tạo môi trƣờng làm việc thật tn to thoải mái, không áp lực với việc đƣa sách khen thƣởng khuyến ie gh khích để tạo động lực cho nhân viên nổ lực hết mình, phấn đấu hồn thành tốt p cơng việc ý định gắn bó lâu dài với cơng ty nl w Theo tìm hiểu nhân viên công ty tốt nghiệp từ trƣờng đại học, cao d oa đẳng danh tiếng nƣớc, nhiều kinh nghiệm công ty cần tận dụng tốt an lu nguồn nhân lực công ty để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Cụ thể tạo va điều kiện nhiều cho cán công nhân viên đƣợc học tập nghiên cứu thông qua ul nf đợt thực tập ngắn hạn trung hạn nƣớc ngồi nhằm nâng cao trình độ ngoại ngữ, oi lm nghiệp vụ chuyên môn kỹ ngoại thƣơng z at nh Kiến nghị 5: Ưu tiên nguồn vốn để bổ sung, nâng cao sở vật chất công ty Đầu tƣ thêm trang thiệt bị đại cho văn phòng làm việc nhƣ máy z gm @ photocopy, máy fax, máy scan số thiết bị đại khác hỗ trợ cho công việc Ƣu tiên, chuẩn bị nguồn vốn cho việc mua phƣơng tiện vận tải, kho bãi phấn đấu l m co hoàn thành mục tiêu đặt vào năm 2020 có phƣơng tiện vận tải riêng, kho bãi chứa hàng riêng, tiết kiệm chi phí rút ngắn thời gian phải thuê phƣơng tiện ngoài, an Lu giành chủ động công việc, rút ngắn thời gian hoàn thành tiến độ giao nhận, n giao nhận hàng tận nơi, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp va nhờ tăng lợi nhuận cho cơng ty Xây dựng hệ thống đại lý cảng nƣớc ngồi để ac th si 76 TĨM TẮT CHƢƠNG Trên giải pháp mà thân em trình nghiên cứu quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container đƣờng biển công ty TNHH GNVT T&N đề xuất để góp phần hồn thiện quy trình giao nhận Các giải pháp đƣợc đƣa tập trung vào hoàn thiện nâng cao hiểu quy trình giao nhận Nhìn chung, giao nhận lĩnh vực nghiêng mảng dịch vụ Do đó, yêu cầu đặt hoạt động giao nhận cẩn thận, khéo léo, tinh thần trách lu nhiệm cao tính hiệu Quy trình giao nhận đƣợc phía cơng ty xây dựng dựa an va vào thực tế cơng việc, khó thay đổi đƣợc Vậy nên địi hỏi nhân viên n làm việc phải xác, cẩn thận có ý thức trách nhiệm cao Nhƣ hiệu to tn quả, hiệu suất cơng việc cao Bên cạnh hỗ trợ quan chức năng, p hàng hóa ie gh đặt biệt quan hải quan – quan có quan hệ trực tiếp với việc xuất nhập d oa nl w oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si 77 KẾT LUẬN Trƣớc cạnh tranh gay gắt chế thị trƣờng doanh nghiệp kinh doanh nói chung đơn vị hoạt động logistics nói riêng cần phải nỗ lực cố gắng để sớm thích nghi với chế mới, công ty TNHH GNVT T&N doanh nghiệp non trẻ nhƣng cố gắng thích nghi với chế đạt đƣợc hiệu cao hoạt động kinh doanh Cho đến nay, hoạt động kinh doanh công ty ổn định phát triển bƣớc, uy tín quan hệ kinh tế công ty hiệu kinh doanh ngày cao Điều thể lực tinh thần trách nhiệm đội lu an ngũ cán nhân viên gắn bó đồn kết va n Lý thuyết tảng để sâu vào thực tế nhƣng sâu vào thực tế ta lại tn to thấy kiến thức thực tế thật sâu rộng mênh mơng Vì vậy, q trình thực tập ie gh cơng ty em học hỏi đƣợc nhiều kinh nghiệm quý báu, em hiểu rõ p điều đƣợc học, hình dung hoạt động giao nhận vận tải quốc tế nhận thấy rằng: so nl w với lý thuyết, thực tế có nhiều cải cách đổi cho phù hợp tiện lợi cho hải quan d oa ngƣời giao nhận an lu Trong khóa luận tốt nghiệp em cố gắng đề cập tới vấn đề quy nf va trình giao nhận hàng nhập kiến thức đƣợc tích lũy trƣờng kinh ul nghiệm thực tế từ q trình thực tập cơng ty Tuy nhiên kiến thức kinh oi lm nghiệm hạn chế nên viết khơng tránh khỏi sai sót, em mong đƣợc z at nh đóng góp ý kiến bảo thầy cô để khóa luận đƣợc hồn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn hƣớng dẫn tận tình cô Ngô Ngọc z Cƣơng cô chú, anh chị Công ty TNHH Vận tải Giao nhận T&N giúp m co l gm @ em hồn thành khóa luận an Lu n va ac th si 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý Văn Diệu, Nguyễn Việt Tuấn (2013) Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Kinh tế TP Hồ Chí Minh Phạm Mạnh Hiền (2012), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, NXB Lao động – Xã hội Võ Thanh Thu (2011), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh lu an n va p ie gh tn to d oa nl w oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si 79 PHỤ LỤC CHỨNG TỪ DANH MỤC A Hợp đồng (Sales Contract) B Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) C Vận đơn đƣờng biển (Bill of Lading) D Phiếu đóng gói (Packing List) E Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin) F Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) lu STT an n va p ie gh tn to Tờ khai hải quan Lệnh giao hàng (Delivery Order) d oa H nl w G Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan oi lm ul nf va an lu I z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si