Quản lý Bán hàng

Quản lý Bán hàng

Mở đầu Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21- thời kỳ mà điện tử và số hoá phát triển mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Tin học hoá đợc ứng dụng nhiều mặt ngày càng không thể thiếu đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Việc lu trữ các văn bản, hoá đơn, chứng từ, thông tin, trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở lên tốn kém và giảm tính cạnh tranh nếu lữu trữ trên giấy hay các vật mang thủ công. Quá trình tìm kiếm thông tin cần thiết rất khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm thiểu đợc các chi phí liên quan. Trên thực tế đối với việc quản lý bán hàng thì việc quản lý lợng hàng bán ra nhập vào, tính toán doanh thu, lợi nhuận, thống kê và kiểm kê tồn kho vô cùng phức tạp do có rất nhiều mặt hàng khác nhau. Vì vậy việc áp dụng tin học vào quản lý bán hàng sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích nh: - Giảm chi phí phát sinh - Giảm chi phí lu kho do tính toán nhanh lợng tồn. - Giảm chi phí thuê nhân công - Tăng lợi nhuận do tính toán và phân tích nhanh nhu cầu thông tin và các mặt hàng Trong một hệ thống thông tin quản lý chung của doanh nghiệp, thông tin cập nhật và chính xác mới có thể đánh giá đợc mức thởng phạt theo thành quả lao động, chất lợng và sự hoàn thành công việc. Việc quản lí bán hàng bằng tin học nhằm hoàn thiện quá trình quản lý là rất cần thiết. Công việc chính của quá trình của quản lý bán hàng là thiết kế nên một chơng trình nhập liệu vào máy tính và quản lý và xử lý các chỉ tiêu từ các số liệu đợc nhập. Xét thấy khả năng và kiến thức học đợc cùng tính ứng dụng cao của chơng trình em đã chọn vấn đề Quản lý bán hàng trong đề án chuyên ngành của mình để làm. * Tên đề án chuyên ngành 1 Tự chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để thiết kế và tạo lập CSDL nhằm quản lý việc bán hàng cho một cửa hàng bán lẻ có khoảng 15 nhân viên bán khoảng 30 mặt hàng thuộc 5 chủng loại khác nhau. * Bố cục đề án gồm 4 phần: - Phần mở đầu. - Nội dung: + Chơng I: Cơ sở phơng pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài. + Chơng II: Tổng quan về chơng trình và giải pháp tin học hoá. + Chơng III: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. - Kết luận - Phụ lục. 2 Chơng 1: Cơ sở phơng pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài 1. Khái niệm quản lý dữ liệu Đối với một ngời, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trớc. Đó có thể là một thông điệp, một văn bản, một lời nói, một hình ảnh đợc thể hiện, truyền đạt bằng nhiều hình thức và phơng tiện khác nhau. Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định. Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Việc quản lý bộ nhớ của cơ quan thờng đợc gọi là quản lý dữ liệu. Việc này đòi hỏi phải có kĩ năng thiết kế, sử dụng và quản lý các hệ thống nhớ của những cơ quan hiện đại. Các nhà quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan nh một hệ xã hội đồng thời phải nắm bắt đợc những thành tựu mới nhất của công nghệ thông tin. 2. Hệ thống quản lý dữ liệu 2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau: con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một cơ quan. Trong HTTT ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này đợc đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản bởi chơng trình máy tính thì nó còn đợc gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL). Kho dữ liệu cùng với con ngời và các phơng tiện để duy trì hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu (HTQLDL). Vì tầm quan trọng của HTQLDL mà ngời ta thờng ví nó nh một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan. 2.2 Các nét đặc trng của hệ thống quản lý dữ liệu - Có những phơng tiện để ghi nhớ: MTĐT, sách vở, tài liệu, 3 - Có những cấu trúc để lu trữ dữ liệu. Loại cấu trúc phổ biến nhất là bảng biểu. Ví dụ: nếu muốn ghi nhớ thông tin về các khách hàng ta lập một bảng: mỗi dòng dành cho một khách hàng, mỗi cột chứa một thuộc tính riêng biệt của khách hàng nh: họ tên, địa chỉ, số tài khoản, - Dữ liệu đợc tổ chức, sắp xếp sao cho có thể bổ sung, loại bỏ hay tìm kiếm nhanh chóng. Khách hàng mong chờ sự trả lời nhanh các câu hỏi và xử lý nhanh chóng các giao dịch nghiệp vụ của họ. Do đó tiếp cận nhanh với dữ liệu là một mục tiêu chủ yếu của hầu hết các hệ thống nhớ của cơ quan. - Việc lựa chọn phơng tiện và địa điểm cất giữ lu trữ dữ liệu đòi hỏi sự cân nhắc kĩ để có đợc một giải pháp phù hợp và hiệu quả bởi các hệ thống quản lý dữ liệu hoạt động nhanh thờng chi phí cao hơn. 2.3 Các thuộc tính cần có của một hệ thống quản lý dữ liệu Thuộc tính Giải thích Chia sẻ đợc Sẵn sàng để nhiều ngời có thể tiếp cận cùng một lúc Vận chuyển đợc Dễ dàng chuyển đến cho ngời ra quyết định Bảo mật Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và không cho kẻ không có thẩm quyền sử dụng. Chính xác Có nội dung đúng sự thực, đáng tin cậy Kịp thời Phản ánh thực tế hiện thời, đợc cập nhật thờng xuyên Phù hợp Thích hợp, cần thiết cho các quyết định. 3. Mô hình dữ liệu theo quan hệ 3.1 Một số khái niệm Mô hình dữ liệu của một CSDL là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. Mô hình dữ 4 liệu giúp ta hiểu đợc cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu, đó là điều rất cần thiết trớc khi bắt tay tạo lập một CSDL. Mỗi bảng (table) nh một bảng thống kê, kế toán, danh sách ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể (entity). Thực thể là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta sẽ gọi là những thuộc tính (attribute). Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thờng không chia nhỏ đợc nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lu trữ. Mỗi bảng có những dòng (row) và những cột (column). Mỗi dòng còn đợc gọi là một bản ghi (record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (instance) tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể. Mỗi cột còn đợc gọi là một trờng (field). Giao giữa một dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó. CSDL (database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau đợc gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (database system) hay ngân hàng dữ liệu (data bank). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management Systems) (DBMS) là một hệ thống chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Một vài HQTCSDL thông dụng nhất theo mô hình quan hệ là DB2, SQL/DS, Oracle, R:BASE, Microsoft Access và Microsoft Foxpro hay Visual Foxpro. 3.2 Nội dung của việc thiết kế và tạo lập CSDL 3.2.1 Xác định mục đích của CSDL Xác định mục đích một cách rõ ràng, chính xác và đầy đủ đó là CSDL này sẽ đợc dùng làm gì. 3.2.2 Phác hoạ mô hình dữ liệu 5 * Xác định các thực thể và thuộc tính của mỗi thực thể thực chất là xác định CSDL cần chứa những bảng nào và mỗi bảng cần chứa những cột nào để : - Giảm thiểu sự trùng lặp: mỗi bảng không nên chứa những dữ liệu trùng lặp và các bảng khác nhau không nên chứa dữ liệu nh nhau để tránh đợc tình trạng dữ liệu không nhất quán khi cập nhật không đồng bộ và kịp thời. - Tránh d thừa: mỗi bảng phải chứa vừa đủ những dữ liệu cần thiết về thực thể. Không nên đa vào bảng những cột có thể tính toán hay suy ra từ những cột khác. - Tăng cờng tính độc lập giữa các bảng để sao cho có thể biên tập dữ liệu trong bảng này một cách độc lập với các bảng khác. - Dữ liệu nguyên tố: mỗi cột chỉ nên chứa những yếu tố dữ liệu có tính chất nguyên tố tức không phải chia nhỏ hơn nữa. * Xác định những mối quan hệ giữa các thực thể Sau khi đã chọn lựa các thực thể và các thuộc tính của mỗi thực thể ngời cán bộ thiết kế phải tìm ra những mối quan hệ giữa các thực thể để sau này có thể trích rút và kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau nhằm đáp ứng một cách nhanh nhóng và đầy đủ nhu cầu của ngời dùng. 3.2.3 Duyệt lại mô hình dữ liệu Duyệt lại và phát hiện những khiếm khuyết của mô hình dữ liệu để sửa chữa. 3.2.4 Tạo lập CSDL Sau khi đã duyệt và sửa chữa những mô hình dữ liệu một cách chu đáo thì có thể tiến hành phiên dịch mô hình thành CSDL, tạo các bảng, ghi nhận những mối quan hệ, điền dữ liệu vào các bảng và tạo ra các đối tợng khác của CSDL nh: lệnh truy vấn (query), mẫu (form), báo cáo (report), lệnh gộp (macro), đơn vị chơng trình để quản lý và sử dụng dữ liệu (module) 6 Chơng 2: Tổng quan về chơng trình và giải pháp tin học hoá 1. Mục đích nghiên cứu và khả năng áp dụng vào thực tế của đề tài 1.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài Đề tài này đợc khảo sát và nghiên cứu trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động của các cửa hàng bán lẻ của quốc doanh và t nhân gồm các công việc chính: Nhập số liệu Xử lý số liệu Kết xuất báo cáo 1.2 Khả năng áp dụng của đề tài Chơng trình có thể áp dụng cho các cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ. Chơng trình có khả năng nhập vào các hoá đơn, tìm kiếm thông tin liên quan, in ra các hoá đơn, kết xuất báo cáo: Báo cáo tồn kho. Báo cáo lợi nhuận. Báo cáo doanh thu từng nhân viên bán hàng. 2. Lựa chọn ngôn ngữ viết chơng trình Chơng trình đợc viết trên ngôn ngữ Visual Basic với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Đây là ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng (Object Oriented Programing Language), là một ngôn ngữ mới có nhiều tính năng u việt dễ sử dụng với nhiều hỗ trợ sử dụng khác với ngôn ngữ lập trình thủ tục (Procedure Programing Language) truyền thống. Ngôn ngữ Visual Basic đã đợc cải tiến và phát triển đến phiên bản thứ 6 và trở thành một hệ thống mở. Nó có khả năng sử dụng cơ sở dữ liệu của các phần mềm Quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau nh: Microsoft Access, Visual Foxpro, Database, 7 Oracle . Và đặc biệt là sử dụng các cơ sở dữ liệu của SQL Server dành cho các ứng dụng trên mạng. Ngoài ra, ngôn ngữ Visual Basic còn có các u điểm vợt trội so với các ngôn ngữ lập trình khác nh sau: * Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nên khi thiết kế ta có thể nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chơng trình thực hiện. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để sử dụng thiết kế những ứng dụng có giao diện rất đẹp tạo cảm giác gần gũi , dễ hiểu, dễ sử dụng cho ngời dùng. * Việc xây dựng, thiết kế chơng trình có thể xác định đợc thời gian cần thiết để thực hiện vì đợc thiết kế theo từng module, đảm bảo cho yêu cầu xây dựng chơng trình trong thời gian ngắn đáp ứng kịp thời nhu cầu về tiến độ. * Dễ thực hiện , dễ bảo trì và phát triển trong tơng lai. Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu Microsoft Access là hệ quản trị dữ liệu đợc dùng phổ biến và thông dụng nhất hiện nay, nó cho phép tạo lập và lu trữ dữ liệu ở qui mô lớn, dễ tra cứu bảo trì. Đặc biệt với các th viện liên kết động với đặc tính mở của nó thông qua ADO và ADOBC, Access cho phép làm việc với nhiều ngôn ngữ lập trình thông dụng và mạnh nhất hiện nay. 3. Giải pháp về phần cứng để thực hiện chơng trình. CPU Pentium II trở lên. Màn hình VGA. Chuột. 64 Mb RAM. 300 Mb đĩa cứng còn trống 8 Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng 1. Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng. 1.1 Sơ đồ tổ chức 1.2 Sơ đồ ngữ cảnh 1.3 Sơ đồ chức năng 9 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Nhà cung cấp Khách hàng Lãnh đạo Kho bạc Quản lý bán hàng Hệ thống Tìm kiếm Xử lý hoá đơn Xử lý báo cáo Lãnh đạo Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán Bộ phận an ninh 1.4 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 10 Khách hàng 1.0 Cập nhật phiếu nhập xuất 3.0 Cập nhật danh mục KH 4.0 Báo cáo hang hoá Phiếu NX Phiếu thu chi Ban quản lý Ban giám đốc 3.0 Cập nhật danh mục KH Danh mục hang hóa Danh muc KH 3.0 Cập nhật danh mục KH 3.0 Cập nhật danh mục KH c2 a1 a4 a5 a3 a2 c1 c5 c4 d1 e2 e2 f2 f2 f3 f1e3 e1 f3 c3 d2 [...]... Hoá đơn bán hàng ta lập danh sách các thuộc tính và chuẩn hoá dữ liệu xác định thực thể: Hoá đơn bán hàng Chuẩn dạng 1 Hoá đơn bán Hoá đơn Chuẩn dạng 2 bán Hoá đơn Chuẩn dạng 3 bán Hoá đơn hàng hàng hàng hàng - Số hoá đơn - Số hoá đơn Số hoá đơn Số hoá đơn - Ngày lập - Ngày lập Ngày lập Ngày lập 12 bán - Ngời lập - Ngời lập Ngời lập Ngời lập - Mã khách hàng - Mã khách hàng Mã khách hàng Mã khách hàng. .. giải - Mã hàng Khách hàng Mã khách hàng - Số lợng Chi tiết HĐBH Chi tiết HĐBH Tên khách hàng - Đơn giá - Số hoá đơn Số hóa đơn Địa chỉ - Mã hàng Mã hàng Số điên thoại - Tên hàng Số lợng Số tài khoản - Đơn vị Đơn giá - Số lợng - Đơn giá Nhân viên Hàng hoá Mã nhân viên Mã hàng Tên nhân viên Loại hàng Địa chỉ Tên hàng Quê quán Đơn vị Số điên thoại Chi tiết HĐBH Số hóa đơn Mã hàng Số lợng Đơn giá Hàng hoá... lợng Đơn giá Hàng hoá Mã hàng Mã loại Tên hàng Đơn vị Loại hàng Mã loại Tên loại 15 Từ đây ta có các bảng chính: Hoá đơn bán hàng Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Giải thích SoHDB Text 6 Số hoá đơn bán hàng NgayLap Datetime NguoiBan Text 20 Ngời bán MaKH Text 5 Mã khách hàng DienGiai Text 30 Diễn giải Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Giải thích SoHDB Text 6 Số hoá đơn bán hàng MaHang Text 6 Mã hàng hoá TenHang... Hoá đơn bán hàng o Hoá đơn nhập hàng Báo cáo o Doanh số bán hàng o Hàng nhập o Doanh số của mỗi nhân viên o Theo khách hàng Hệ thống o Đổi mật khẩu o Thêm ngời dùng o Thoát Tìm kiếm Theo khách hàng Theo hàng hoá Theo nhà cung cấp 20 2.2.1.2 Form Hoá đơn bán hàng 21 2.2.1.2 Hoá đơn nhập hàng 2.2.1.3 Các form cập nhật 22 2.2.2 Các báo cáo 2.2.2.1 Báo cáo doanh thu theo ngày 23 2.2.2.2 Báo cáo hàng nhập... giao hàng hoặc khách hàng mua hàng o a2 lu phiếu nhập xuất o a3 yêu cầu nhập danh mục hàng hoá (nếu là hàng hoá mới) o a4 cập nhật danh mục khách hàng( nếu là khách hàng mới) o a5 lu thông tin hàng hoá mới Báo cáo tồn kho o e1 ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho o e2 lấy số tồn từ danh mục HH và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất để xác định số tồn kho cuối kỳ o e3 gửi ban quản lý báo... giá bán Ngời bán Quê quán Diễn giải Mã hàng Mã khách hàng Mã khách hàng Tên hàng Ngày bán Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại Thành tiền nhập Thành tiền Số tài khoản 2.2 Thiết kế vật lý Giao diện chơng trình gồm: 1 form chính, các form, các báo cáo và các thành phần khác của chơng trình có thể truy nhập vào từ menu của form chính 2.2.1 Các form của chơng trình 2.2.1.1 Form chính 19 Chứa các menu: Xử lý. .. Loại hàng Nhân viên Số điện thoại 20 Chức vụ Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp ta có sơ đồ cấu trúc dữ liệu(DSD) Mã NCC Tên NCC Địa chỉ 18 Điện thoại Số tài khoản Số HDN Mã NCC Mã nhân viên Số HDN Ngày nhập Ngời nhập Tên nhân Chức vụ viên Diễn giải Địa chỉ Số điện thoại Số lợng nhập Đơn giá nhập Tên hàng Loại hàng Đơn vị tính Mã loại hàng Số HDB Tên hàng Mã hàng Số HDB Mã hàng Tên loại hàng Số lợng bán. .. hàng - Số lợng Mã nhà cung cấp Diễn giải Nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Chi tiết HĐMH Chi tiết HĐMH Tên nhà cung cấp - Số hoá đơn Số hóa đơn Địa chỉ 14 - Đơn giá - Mã hàng Mã hàng Số điên thoại - Tên hàng Số lợng Số tài khoản - Đơn vị Đơn giá - Số lợng - Đơn giá Nhân viên Hàng hoá Mã nhân viên Mã hàng Tên nhân viên Loại hàng Địa chỉ Tên hàng Quê quán Đơn vị Số điên thoại Chi tiết HĐMH Số hóa đơn Mã hàng. .. thoại Chi tiết HĐBH Số hóa đơn Mã hàng Số lợng Đơn giá Hàng hoá 13 Mã hàng Mã loại Tên hàng Đơn vị Loại hàng Mã loại Tên loại Từ đầu ra Hoá đơn mua hàng ta lập danh sách các thuộc tính và chuẩn hoá dữ liệu xác định thực thể: Hoá đơn hàng mua Chuẩn dạng 1 Hoá mua Hoá đơn đơn Chuẩn dạng 2 mua Hoá đơn Chuẩn dạng 3 mua Hoá đơn hàng hàng hàng hàng - Số hoá đơn - Số hoá đơn Số hoá đơn Số hoá đơn - Ngày lập -... viên khỏi những quy trình chậm chạp, cứng nhắc của việc xử lý giấy tờ hành chính Việc thay thế những quy trình xử lý giấy tờ bằng quy trình xử lý kỹ thuật số sẽ giải phóng ngời nhân viên tri thức để họ có thể phát triển khả năng sáng tạo trong các khâu khác Chơng trình quản lý Bán hàng đợc xây dựng dựa trên cơ sở nhu cầu thực tế của công tác quản lý trong các cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay Chơng . tin quản lý bán hàng Nhà cung cấp Khách hàng Lãnh đạo Kho bạc Quản lý bán hàng Hệ thống Tìm kiếm Xử lý hoá đơn Xử lý báo cáo Lãnh đạo Bộ phận bán hàng. việc. Việc quản lí bán hàng bằng tin học nhằm hoàn thiện quá trình quản lý là rất cần thiết. Công việc chính của quá trình của quản lý bán hàng là thiết