(Luận văn) ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh đắk lắk

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… Ch HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ HỮU TƢỜNG lu an n va ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG gh tn to QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN p ie CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN d oa nl w TỈNH ĐẮK LẮK nf va an lu lm ul LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG z at nh oi z m co l gm @ an Lu ĐẮK LẮK - NĂM 2019 n va ac th si BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ HỮU TƢỜNG lu an va n ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG to ie gh tn QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN p CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN d oa nl w TỈNH ĐẮK LẮK nf va an lu LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG lm ul Chuyên ngành: Quản lý công z at nh oi Mã số: 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN z m co l gm @ an Lu ĐẮK LẮK - NĂM 2019 n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Những kết luận luận văn chƣa sử dụng cơng trình nghiên cứu khác Tôi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Đắk Lắk, ngày … tháng … năm 2019 lu an n va p ie gh tn to Lê Hữu Tƣờng d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập chƣơng trình Thạc sỹ Quản lý cơng Phân viện Hành Quốc gia khu vực Tây Nguyên thời gian nghiên cứu để thực luận văn này, em nhận đƣợc giúp đỡ nhiệt tình quan, tổ chức, cá nhân gia đình Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới tất tập thể, cá nhân tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình học tập thực đề tài nghiên cứu Em xin đƣợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến q thầy, cơ, Lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia, Phân viện khu vực Tây nguyên, Khoa Sau đại học lu Q thầy, tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em trình học an Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, n va tập, nghiên cứu Học viện Với tình cảm chân thành, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Thông ie gh tn to ngƣời tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn em hồn thành luận văn p tin Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk Sở, ban nl w , ngành đồng nghiệp quan tận tình giúp đỡ em để hoàn thành việc d oa thu thập xử lý thơng tin, số liệu phục vụ q trình hồn thành luận văn nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT lu CB,CC,VC : Cán bộ, công chức, viên chức CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở liệu HCNN : Hành nhà nƣớc HĐND : Hội đồng nhân dân QLNN : Quản lý nhà nƣớc UBND : Ủy ban nhân dân an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỤC LỤC HÌNH MỤC LỤC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU lu CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH an n va p ie gh tn to 1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1.1 Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước văn điện tử 1.1.2 Khái niệm quản lý văn 10 1.1.3 Các yêu cầu quản lý văn 10 1.1.4 Các nội dung quản lý văn 12 1.2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƢỚC 19 1.2.1 Khái niệm 19 1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 20 1.2.3 Quy định pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 21 1.2.4 Quy trình quản lý văn môi trường mạng 23 1.2.5 Quy trình lập hồ sơ mơi trường mạng 25 1.3 NỘI DUNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MƠN THUỘC UBND TỈNH 25 1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh 25 1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 26 1.4 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 30 1.4.1 Yếu tố chủ quan 30 1.4.2 Yếu tố khách quan 31 d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si 1.5 KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TỈNH 32 1.5.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tỉnh Cao Bằng 32 1.5.2 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn tỉnh Thành phố Hồ Chí Minh 33 1.5.3 Bài học kinh nghiệm cho tỉnh Đắk Lắk 34 CHƢƠNG THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK lu an n va p ie gh tn to 2.1 KHÁI QUÁT ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ, VĂN HÓA - XÃ HỘI TỈNH ĐẮK LẮK 37 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.2 Đặc điểm kinh tế, văn hóa - xã hội tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.3 Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk 40 2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 40 2.2.1 Công tác đạo, ban hành văn triển khai lãnh đạo UBND tỉnh lãnh đạo Sở 40 2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến 41 2.2.3 Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin 42 2.2.4 Về nhân lực công tác quản lý văn 44 2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn mơi trường mạng 46 2.3 CHƢƠNG TRÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 52 2.3.1 Giới thiệu Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản– Điều hành 52 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho lãnh đạo 54 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho chuyên viên 54 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho văn thư 54 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 54 2.4.1 Ưu điểm 56 2.4.2 Hạn chế 58 d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z l gm @ m co CHƢƠNG GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to 3.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƢỚNG THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 64 3.2 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 67 3.2.1 Đảm bảo sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 67 3.2.2 Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 68 3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức 69 3.2.4 Ban hành hệ thống văn quy định ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 70 3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 71 3.2.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số quản lý văn 71 3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 72 3.2.8 Tuyên truyền ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước 75 3.2.9 Triển khai áp dụng khung quyền điện tử tỉnh 75 oa nl w KẾT LUẬN 78 d TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 nf va z at nh oi lm ul 83 an lu PHỤ LỤC z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC HÌNH Hình 2.1 Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn điều hành 52 Hình 2.2 Chức cho lãnh đạo 83 Hình 2.3 Màn hình trang chủ cho lãnh đạo 83 Hình 2.4 Màn hình tổng quát xử lý văn 84 Hình 2.5 Màn hình chức xử lý văn cho lãnh đạo 85 Hình 2.6 Màn hình chuyển xử lý văn cho lãnh đạo 85 Hình 2.7 Màn hình tạo văn dự thảo cho lãnh đạo 86 Hình 2.8 Màn hình đính kèm văn cho lãnh đạo 86 lu an Hình 2.9 Màn hình chuyển văn dự thảo cho lãnh đạo 87 n va Hình 2.10 Màn hình văn trình thơng qua cho lãnh đạo 87 tn to Hình 2.11 Màn hình văn trình duyệt cho lãnh đạo 88 gh Hình 2.13 Chức chuyên viên 90 p ie Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn cho chuyên viên 91 w Hình 2.16 Màn hình chức xử lý văn cho chuyên viên 92 oa nl Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn cho chuyên viên 92 d Hình 2.18 Màn hình tạo văn dự thảo cho chuyên viên 93 lu an Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn cho chuyên viên 93 nf va Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn cho chuyên viên 94 lm ul Hình 2.21 Màn hình văn trình thơng qua cho chuyên viên 95 z at nh oi Hình 2.22 Màn hình văn trình duyệt cho chuyên viên 95 Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thƣ 97 Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn cho văn thƣ 98 z @ Hình 2.26 Màn hình nhập thông tin văn cho văn thƣ 99 l gm Hình 2.27 Màn hình chọn 01 lúc nhiều văn cho văn thƣ 99 Hình 2.28 Màn hình chọn ngƣời chuyển xử lý cho văn thƣ 100 co m Hình 2.29 Màn hình kết báo cáo sổ văn đến cho văn thƣ 101 an Lu Hình 2.30 Màn hình nhận văn từ phòng, ban cho văn thƣ 102 n va ac th si Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thƣ 103 Hình 2.32 Màn hình kết báo cáo sổ văn cho văn thƣ 104 Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý 105 lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn cho chuyên viên tn to a) Thao tác xử lý nhận văn đến Bước 1: Từ hình Trang chủ, chọn mục “Văn đến” chọn p ie gh Các bước thực hiện: w “Xử lý chính” giao diện xử lý văn cho phép bạn làm việc với văn oa nl vừa chọn d Bước 2: Nhấp chuột vào phần trích yếu văn cần xử lý an lu vùng liệu với nội dung văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) ý kiến - Để biết - Hoàn thành - Tạo văn dự thảo z - Tạo hồ sơ công việc z at nh oi lm ul - Chuyển xử lý nf va xử lý liên quan Tại có chức cho bạn xử lý nhƣ sau: @ gm - Trả lại, thu hồi l - Xem thông tin xử lý m co - Xem theo dõi v.v… an Lu n va 91 ac th si lu an Hình 2.16 Màn hình chức xử lý văn cho chuyên viên va n b) Chuyển xử lý văn tn to Các bước thực hiện: p ie gh Bƣớc 1: Từ hình xem chi tiết văn Bấm vào biểu tƣợng nút w Bƣớc 2: Chọn tên cán cần chuyển văn Một cửa sổ nhỏ oa nl với danh sách ngƣời thuộc đối tƣợng bạn vừa chọn d Bước 3: Bấm nút “Đồng ý” để hoàn thành bƣớc chuyển xử lý văn Khi lu nf va an văn đƣợc chuyển vào mục “Đã xử lý” z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn cho chuyên viên n va 92 ac th si 2.3.4.2 Văn a) Văn dự thảo Các bước thực sau: Bƣớc 1: Từ menu bên trái Văn đi, chọn “Văn dự thảo” Bƣớc 2: Chọn biểu tƣợng để tạo 01 văn dự thảo Nhập trích yếu , tải tài liệu đánh kèm (nếu có) Bƣớc 3: Cuối bấm vào biểu tƣợng để Lƣu văn dự thảo lu an n va p ie gh tn to oa nl w Hình 2.18 Màn hình tạo văn dự thảo cho chuyên viên b) Đính kèm văn d an lu Trong trình tạo văn dự thảo ngƣời dùng cần đính kèm văn nf va đến văn có sẵn hệ thống cần click biểu tƣợng z at nh oi lm ul , chọn văn cần đính kèm, cuối bấm “Đồng ý” z m co l gm @ an Lu Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn cho chuyên viên n va 93 ac th si c) Xin cấp số văn Xin cấp số văn đăng ký số văn trƣớc, để văn đƣợc ban hành đƣợc lấy số đƣợc xin cấp số trƣớc Chọn văn dự thảo cần xin số đi, bấm vào biểu tƣợng tác vụ khác chọn “Xin cấp số văn bản” Số văn xin cấp số phải đƣợc văn thƣ duyệt có hiệu lực, hình xin cấp số văn nhƣ sau: lu an n va p ie gh tn to nl w d oa Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn cho chuyên viên an lu Chọn quan/ phòng ban ban hành văn bản, chọn loại văn bản, số đƣợc xin nf va tự động nhảy theo số sổ văn thƣ Sau nhập nội dung xin cấp số, chọn “Đồng ý” để hoàn thành xin cấp số văn lm ul d) Trình thơng qua z at nh oi Văn sau đƣợc chuyên viên tạo trình cấp lãnh đạo thơng qua đƣợc trình duyệt Thực bƣớc nhƣ sau: Bƣớc 1: Từ hình tạo văn dự thảo, bấm nút “Trình thông qua” z m co l gm @ xuất hình nhƣ sau: an Lu n va 94 ac th si Hình 2.21 Màn hình văn trình thông qua cho chuyên viên lu Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần “Trình thơng qua”, nhập lý trình (nếu có) an để hoàn thành thao tác va bấm nút n e) Trình duyệt to gh tn Bƣớc 1: Từ hình tạo văn dự thảo, bấm nút “Trình duyệt “ xuất hình nhƣ sau: p ie d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul Hình 2.22 Màn hình văn trình duyệt cho chuyên viên z Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần trình duyệt, nhập nội dung lý bấm nút @ l gm để hoàn thành thao tác 2.3.4.3 Hồ sơ công việc co m Khi bạn muốn lập hồ sơ công việc giải vấn đề cần an Lu trình lên cấp chuyển đến phận khác xử lý, để lƣu n va 95 ac th si Các bước thực hiện: Bƣớc 1: Từ Màn hình “Hồ sơ cơng việc” Bấm nút “Tạo hồ sơ” chƣơng trình mở hình tạo hồ sơ Bƣớc 2: Thực nhập liệu vào trƣờng: - Tiêu đề (*): Nhập vào tên công việc cần tạo - Loại hồ sơ: Thực chọn loại hồ sơ (Hồ sơ công việc, hồ sơ quy tắc) - Tên đề mục: Chọn loại danh mục - Người lập hồ sơ: Sẽ mặc định sẵn theo theo tài khoản người tạo hồ sơ - Độ khẩn Tiến độ: Chọn độ quan trọng nhập vào tiến độ xử lý lu hồ sơ an n va - Ngày bắt đầu Ngày kết thúc: Chọn ngày bắt đầu ngày kết thúc cho Bƣớc 3: gh tn to hồ sơ Bƣớc 4: Tại đây, chƣơng trình cho phép đính kèm văn bên ngồi p ie “Lƣu” để hoàn thành nl w cách bấm vào nút “Tài liệu đính kèm” Chọn văn máy tính cá nhân d oa thực tải lên Hoặc “Thêm văn bên ngoài”: thêm văn mà an lu chƣa có hệ thống (văn có, văn đến, văn liên quan…), tải nf va tập tin văn bên lên xuất hộp thông tin cho bạn nhập nhanh nội dung trích yếu số ký hiệu văn z at nh oi lm ul z co l gm @ m Hình 2.23 Màn hình tạo hồ sơ công việc cho chuyên viên an Lu n va 96 ac th si PHỤ LỤC Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn cho văn thƣ Trong quan, tổ chức, văn thƣ nhóm chun trách cơng việc nhƣ tiếp nhận công văn, tài liệu Công việc hệ thống đƣợc thực theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn đến, chuyển lên cho lãnh đao quan để có ý kiến đạo, xử lý Sau ngƣời dùng đăng nhập thành cơng, hình trang chủ xuất lu an n va p ie gh tn to w Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thư oa nl 2.3.5.1 Văn đến d a) Tiếp nhận văn an lu Nếu văn đến từ đơn vị sử dụng Hệ thống Quản lý văn Điều nf va hành văn thƣ cần thêm thông tin làm thao tác vào sổ văn đến Các bước thực hiện: z at nh oi lm ul chuyển lãnh đạo xử lý xong Bƣớc 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên chọn z cạnh nút => đồng ý ) l Bƣớc 3: Để nhận văn bấm vào nút gm @ Bƣớc 2: Chọn văn đƣợc gửi đến qua hệ thống iDesk Bƣớc 5: Chuyển xử lý văn bấm vào n va 97 => chọn ngƣời xử lý an Lu phối hợp xử lý, theo dõi Bấm Đồng ý m co Bƣớc 4: Chọn loại văn vào sổ văn bản, bấm Lƣu ac th si lu an n va tn to Nếu văn đến từ đơn vị không sử dụng iDesk mà văn giấy p ie gh Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn cho văn thư w làm nhƣ sau: oa nl Các bước thực hiện: d Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên an lu thống , nhập thông tin nội dung văn vào hệ z at nh oi lm ul Bước 2: Chọn chọn nf va cạnh nút z m co l gm @ an Lu n va 98 ac th si lu an va n Hình 2.26 Màn hình nhập thơng tin văn cho văn thư to tn Bước 3: Scan văn chọn ie gh Bước 4: Sau nhập thông tin văn đính kèm tập tin p chọn “Lƣu” “Lƣu tạo mới” “ Lƣu chuyển tạo mới” ọn ngƣời xử lý w Bước 5: Chuyển xử lý văn bấm vào oa nl phối hợp xử lý, theo dõi Bấm Đồng ý d b) Chuyển xử lý 01 lúc nhiều văn lu nf va an Để chuyển 01 lúc nhiều văn thực thao tác nhƣ hình sau: z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu Hình 2.27 Màn hình chọn 01 lúc nhiều văn cho văn thư n va 99 ac th si lu an n va to tn Hình 2.28 Màn hình chọn người chuyển xử lý cho văn thư Là nơi thống kê tất văn nhận đƣợc xuất thành báo cáo, tác vụ p ie gh c) Sổ văn đến oa đến nl w cho phép theo dõi văn đƣợc chuyển xử lý Để xuất báo cáo sổ văn d Các bước thực hiện: lu chọn bấm vào nút z at nh oi lm ul cạnh nút nf va an Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên Bước 2: Sau chọn ngày cần xuất báo cáo sổ Bước 3: Bấm vào nút z kết xuất file excel @ Bấm vào nút để xem kết nhanh hình/ m co l gm Bước 4: Bấm Đồng ý an Lu n va 100 ac th si lu an va n Hình 2.29 Màn hình kết báo cáo sổ văn đến cho văn thư a) Ban hành văn Nếu văn đƣợc gửi xuống từ phịng, ban thơng qua hệ thống idesk p ie gh tn to 2.3.5.2 Văn oa xong nl w văn thƣ cần thêm thông tin làm thao tác vào sổ văn chuyển xử lý d Các bước thực hiện: lu lm ul cạnh nút nf va an Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên chọn Bước 2: Chọn văn đƣợc gửi xuống qua hệ thống iDesk z at nh oi Bước 3: Bấm vào nút để nhận văn Bước 4: Chọn loại văn vào sổ văn bản, bấm Lƣu , chọn ngƣời xử lý z Bước 5: Chuyển xử lý văn bấm vào m co l gm @ đơn vị nhận văn bản, bấm Đồng ý an Lu n va 101 ac th si lu an n va to Hình 2.30 Màn hình nhận văn từ phòng, ban cho văn thư gh tn Nếu văn đƣợc gửi xuống từ phòng, ban văn giấy văn thƣ p ie nhập thông tin làm thao tác vào sổ văn chuyển xử lý Các bước thực hiện: chọn lu cạnh nút d oa nl w Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên , nhập thông tin văn nf va an Bước 2: Chọn Bước 3: Lƣu văn bản/ Lƣu tạo mới/ Lƣu chuyển, tạo lm ul Bước 4: Phát hành văn chọn: z at nh oi Chuyển văn cho phòng, ban, đơn vị nội Chuyển văn cho đơn vị tỉnh đơn vị z tỉnh @ gm Chuyển cho phòng, ban, đơn vị nội bộ, đơn vị tỉnh Bước 5: Chọn quan cần gửi, bấm nút m co l đơn vị tỉnh an Lu n va 102 ac th si lu an va n Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thư to b) Sổ văn Là nơi thống kê tất văn ban hành đựơc xuất thành báo cáo p ie gh tn Các tính Xóa/ Sửa/ Thu hồi/ chuyển xử lý: Tƣơng tự Văn đến nl w thể rõ số ký hiệu, trích yếu, ngày văn bản, nơi nhận văn Để xuất báo cáo d oa sổ văn an lu Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên nf va chọn bấm vào nút z at nh oi lm ul cạnh nút Bước 2: Sau chọn ngày cần xuất báo cáo sổ văn Bước 3: Bấm vào nút để xem kết nhanh hình/ z kết xuất file excel m co l gm @ Bấm vào nút an Lu n va 103 ac th si lu an n va Hình 2.32 Màn hình kết báo cáo sổ văn cho văn thư tn to 2.3.5.3 Hồ sơ cơng việc Ngồi chức quản lý Hồ sơ công việc tƣơng tự nhƣ chuyên viên: Tạo gh p ie hồ sơ công việc, đạo, xử lý, xem hồ sơ xử lý tra cứu loại hồ sơ cơng việc Văn thƣ cịn nhắc nhở, theo dõi hồ sơ công việc nl w a) Nhắc nhở d oa Cho phép ngƣời dùng chia sẻ tài liệu đến với yêu cầu kèm an lu theo Trao đổi công việc với vấn đề khó khăn nhiều thời gian với dễ dàng nf va ngƣời dùng Chính iDesk hỗ trợ ngƣời dùng “Nhắc nhở/ Thông báo” qua lại z at nh oi lm ul Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình menu bên trái mục “Cần xử lý” , chọn "Nhắc nhở" Bước 2: Màn hình “Nhắc nhở/ Thơng báo” xuất hiện, với 02 biểu tƣợng z nhắc nhở thơng báo Nếu bạn cần “Nhắc nhở” click vào biểu tƣợng gm @ cần “Thơng báo” chọn biểu tƣợng l Bước 3: Sau bạn nhấp chọn vào biểu tƣợng “Nhắc nhở/ Thông báo” m co xuất hình kế bên để bạn nhập tiêu đề, nội dung cho nhắc nhở/ thông báo an Lu n va 104 ac th si Buớc 4: Nếu có tài liệu cần đính kèm, bạn click chuột chọn vào biểu tƣợng để tải “tài liệu cần đính kèm” Buớc 5: Tiếp theo chọn “Ngƣời nhận” để gửi nhắc nhở/ thông báo Từ trƣờng giá trị “Ngƣời nhận” bạn click chuột vào xuất thƣ mục ngƣời dùng để bạn chọn ngƣời chọn phòng ban để chuyển Hoặc chọn “Tất cả” để gửi cho tất ngƣời quan Bước 6: Cuối nhấn nút để hoàn thành b) Theo dõi Hàng ngày văn thƣ phải tiếp nhận nhiều công văn chuyển xử lý cho lu an nhiều phòng ban, đơn vị Để biết đƣợc công văn đƣợc chuyển cho xử lý n va văn thƣ vào trang “Theo dõi” tìm kiếm cơng văn cần theo dõi Hệ thống hiển Chức không giúp cho văn thƣ mà đặc biệt lãnh đạo theo gh tn to thị tất thơng tin cơng văn nhƣ xử lý p ie dõi trình xử lý tất văn đến/ văn Các bước thực hiện: nl w Bước 1: Nhấp chuột vào mở công văn cần theo dõi d oa Bước 2: Màn hình hiển thị thơng tin công văn xuất nhƣ sau: nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý n va 105 ac th si