(Luận văn) tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại văn phòng ủy ban nhân dân thành phố hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… BỘ NỘI VỤ … /… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỮU THỊ MINH NGỌC lu an n va TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI p ie gh tn to TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ nl w d oa LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG an lu nf va Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG oi lm ul Mã số: 34 04 03 z at nh z NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ LAN ANH m co l gm @ HÀ NỘI – NĂM 2021 an Lu n va i ac th si LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan Luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập tác giả Các thông tin, tư liệu sử dụng Luận văn có nguồn dẫn rõ ràng, kết nghiên cứu trình lao động trung thực tác giả Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2021 lu an TÁC GIẢ LUẬN VĂN n va p ie gh tn to d oa nl w Hữu Thị Minh Ngọc oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va ii ac th si LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, tác giả nhận giúp đỡ tận tình, q báu thầy giáo, lãnh đạo quan, bạn bè, đồng nghiệp Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Quý thầy cô Ban Quản lý đào tạo sau đại học, Khoa Văn Cơng nghệ hành Lãnh đạo khoa, phịng Học viện Hành Quốc gia, chủ nhiệm lớp tận tình giảng dạy tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tác giả lu an suốt thời gian học tập, nghiên cứu Học viện va Đặc biệt, tác giả gửi lời biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Thị Lan Anh – n Phó Trưởng khoa Văn Cơng nghệ hành – Học viện Hành gh tn to Quốc gia tận tình hướng dẫn suốt q trình thực hồn thiện luận văn p ie Tác giả xin chân thành cảm ơn đồng nghiệp công tác nl w Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, người chia sẻ kinh nghiệm oa việc ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức sử dụng văn bản, đồng d thời tạo điều kiện tốt cho hoàn thành luận văn lu an Sau cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến gia đình tạo điều kiện tốt nf va cho tác giả sống q trình cơng tác, học tập oi lm ul Do điều kiện kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp z at nh thầy cô, bạn bè đồng nghiệp Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2021 z TÁC GIẢ l gm @ m co Hữu Thị Minh Ngọc an Lu n va iii ac th si MỤC LỤC Trang lu an i Lời cam đoan ii Lời cảm ơn iii Mục lục iv Danh mục chữ viết tắt v Danh mục bảng vi Danh mục hình vẽ vii n va Trang phụ bìa Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH p ie gh tn to MỞ ĐẦU 1.1 Một số vấn đề chung tổ chức sử dụng văn điện tử 25 nl w 1.2 Tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND cấp tỉnh 39 d oa Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI an lu 2.1 Khái quát Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 39 va 55 oi lm ul nf 2.2 Nội dung tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội 82 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 91 z at nh 2.3 Nhận xét thực trạng tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội z @ 3.1 Các giải pháp 91 gm 107 l 3.2 Điều kiện thực giải pháp 111 m co KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 114 an Lu n va iv ac th si DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung viết tắt lu an CCHC Cải cách hành CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu UBND Ủy ban nhân dân n va p ie gh tn to d oa nl w oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va v ac th si DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang Thống kê số lượng văn đến qua Bảng 2.1 69 năm Thống kê số lượng văn qua Bảng 2.2 72 năm lu an n va p ie gh tn to d oa nl w oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va vi ac th si DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Số hiệu hình ảnh Tên hình ảnh Trang Quy trình quản lý, theo dõi việc thực Hình 2.1 62 nhiệm vụ Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ Hình 2.2 65 cơng việc lu an Các chức Hệ thống quản lý 68 văn Hồ sơ cơng việc n va Hình 2.3 Màn hình chức văn đến 69 Hình 2.5 Màn hình chức văn 71 Sơ đồ quy trình xử lý văn 73 p ie gh tn to Hình 2.4 oa nl w Hình 2.6 Sơ đồ trình ký số hệ thống d Quản lý văn (Thí điểm 77 cơng văn) oi lm ul nf va an lu Hình 2.7 z at nh z m co l gm @ an Lu n va vii ac th si MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Nước ta xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dân, dân, dân bối cảnh cách mạng cơng nghiệp 4.0, hội nhập kinh tế quốc tế, trình tồn cầu hóa Bối cảnh vừa thuận lợi, vừa thách thức yêu cầu đại hóa, chun nghiệp hóa cơng vụ nhà nước lu an Để tham gia vào trình này, chương trình trọng điểm n va Việt Nam cải cách tồn diện hành quốc gia hướng tới làm động lực cho phát triển kinh tế, trì ổn định trị phát gh tn to mục tiêu: Xây dựng hành đại, sạch, vững mạnh, từ p ie triển lĩnh vực khác đời sống xã hội Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) trở thành yếu tố quan trọng oa nl w trình hội nhập phát triển đất nước, động lực cho phát triển người, đồng thời làm thay đổi đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội d an lu giới Ở nước ta, CNTT có bước phát triển đạt nhiều thành va tựu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoạt động quản lý CNTT có tác ul nf dụng làm thay đổi cách thức làm việc nâng cao hiệu hoạt động oi lm quan nhà nước, chuyển dần từ hoạt động, trao đổi thông tin thông qua giấy z at nh tờ truyền thống sang hoạt động, trao đổi thông tin môi trường điện tử Mục tiêu chung chương trình tổng thể cải cách hành (CCHC) z Nhà nước ta hướng tới xây dựng hành dân chủ, sạch, @ gm vững mạnh, chuyên nghiệp, đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu để l phục vụ người dân, doanh nghiệp xã hội Để xây dựng hành m co chuyên nghiệp, đại cần phải cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời an Lu gian trao đổi xử lý thông tin văn quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp để nâng cao hiệu công n va ac th si việc, đảm bảo tính cơng khai, minh bạch hoạt động quan nhà nước đảm bảo khả tiếp cận nguồn tài nguyên thông tin Văn phòng UBND cấp tỉnh quan hành nhà nước, máy giúp việc, nơi thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý; đảm bảo sở vật chất cho cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) thực thi công vụ Có thể nói, Văn phịng có vị trí, vai trị vơ quan trọng cơng tác tham mưu, giúp việc UBND tỉnh đạo, điều hành thực nhiệm vụ lu an phát triển kinh tế - xã hội địa phương n va Là quan thuộc UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng UBND thành nước nên Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có vị trí, vai trị khối gh tn to phố Hà Nội có chức Văn phịng UBND cấp tỉnh Thủ đô p ie lượng cơng việc lớn, tính chất cơng việc quan trọng, thơng tin đa dạng, phong phú… Trong thời gian qua, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đạt oa nl w nhiều thành tích góp phần vào đổi mới, CCHC thành phố Hà Nội Tuy nhiên, q trình hoạt động, Văn phịng cịn bộc lộ số hạn chế, tồn tại, d an lu số phương diện hoạt động chưa thực hiệu việc tham mưu, đề va xuất giải pháp phục vụ đạo, điều hành UBND thành phố Hà Nội, ul nf Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội chưa sâu sắc, tồn diện oi lm Vì vậy, nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng nói chung, cơng tác thơng tin, tổng z at nh hợp, tham mưu, phục vụ nói riêng Văn phòng UBND thành phố Hà Nội cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác bối cảnh z Cùng với đó, việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND @ gm thành phố Hà Nội nội dung mấu chốt, quan trọng, khơng thể l thiếu q trình xây dựng Chính quyền điện tử, đảm bảo đồng bộ, m co thống nhất, nâng cao lực cạnh tranh địa phương Hằng năm, Văn an Lu phòng UBND thành phố Hà Nội xử lý nhiều văn đảm bảo an toàn, quy định pháp luật, đáp ứng yêu cầu công tác đạo, điều hành n va ac th si UBND thành phố Hà Nội Tuy nhiên thực tiễn cho thấy, thời gian qua, có nhiều văn quy định, hướng dẫn hoạt động này, song việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội lúng túng, bất cập như: Hạ tầng kỹ thuật, việc nâng cấp phần mềm, tổ chức phân cấp chưa phù hợp, thiếu nguồn nhân lực, Xuất phát từ lý trên, tác giả chọn đề tài “Tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội” để nghiên cứu lu an Luận văn Thạc sỹ n va Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn văn điện tử nghiên cứu, như: gh tn to Cho đến nay, nội dung tổ chức sử dụng văn hay tổ chức sử dụng p ie - Tài liệu đánh giá tổ chức sử dụng văn quản lý Học viện Hành Quốc gia (2020) cung cấp kiến thức văn oa nl w bản, tổ chức, đánh giá văn - Bài giảng Đánh giá tổ chức sử dụng văn TS Lưu Kiếm d an lu Thanh gồm 06 trình bày hình thành loại văn hoạt động va quan đặc điểm chúng, trình bày loại văn hình thành ul nf hoạt động quan, vai trò hệ thống văn quản lý nhà z at nh giá trị văn bản;… oi lm nước hoạt động quan đời sống xã hội, khái niệm - Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ quan, z tổ chức TS Nguyễn Thị Hà TS Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Nxb @ gm Chính trị Quốc gia (2014) cung cấp nguyên tắc công tác văn thư, lưu l trữ, kỹ cần thiết cho CBCCVC người thực thi công m co việc có liên quan đến cơng tác văn bản, công văn giấy tờ, lập quản lý hồ sơ an Lu - Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử", Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013) giới thiệu kết nghiên cứu n va ac th si - Xây dựng kế hoạch thay thiết bị máy tính, máy scan cũ với máy có cấu hình cao 3.1.5.3 Tiếp tục mở rộng việc áp dụng chữ ký số văn điện tử - Chữ ký số, chứng thư số phần mềm mã hóa tất liệu, thơng tin cá nhân dùng thay cho chữ ký loại văn tài liệu số thực giao dịch điện tử qua mạng internet Trong đó, người ký dùng phần mềm để gắn vào văn điện tử xác nhận thay cho lu an chữ ký tay giấy, người nhận văn điện tử dùng chứng thư số để xác n va nhận chữ ký người ký Đây giải pháp hữu hiệu để đảm giao dịch điện tử mơi trường mạng Cùng với q trình đẩy mạnh gh tn to bảo tính xác thực, an toàn, bảo mật, toàn vẹn liệu văn điện tử p ie ứng dụng CNTT công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu quan quản lý Nhà nước, việc triển khai ứng dụng chữ ký số, chứng oa nl w thư số chuyên dùng Văn phòng UBND thành phố Hà Nội góp phần xây dựng mơi trường làm việc đại, minh bạch CCHC, phát triển Chính d an lu quyền điện tử va Theo lộ trình thực ứng dụng chữ ký số, chứng thư số UBND ul nf thành phố Hà Nội đến hết năm 2019 phổ cập đến xã, phường, thị trấn, oi lm đáp ứng toàn giao dịch điện tử mạng internet; đến năm 2020 z at nh hoàn tất 100% văn ứng dụng chữ kỹ số mở rộng đối tượng đến doanh nghiệp người dân Do đó, thời gian tới, Văn phòng UBND thành z phố Hà Nội cần tiếp tục đạo phòng, ban, trung tâm quán triệt tới @ phát hành văn điện tử với mục tiêu sau: l gm CBCCVC đơn vị tăng cường sử dụng chữ ký số điện tử việc xử lý, m co + 90% phiếu trình xử lý văn chuyên viên tới Lãnh đạo an Lu phòng áp dụng chữ ký số; 80% phiếu trình có áp dụng chữ ký số Lãnh đạo phịng, ban, chun mơn lên Lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố n va 104 ac th si + 100% văn phát hành Văn phòng UBND thành phố Hà Nội ký số đồng thời thơng qua 02 hình thức (ký số cá nhân ký số tổ chức) Hiện tại, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực 100% ký số tổ chức văn điện tử, thực ký số cá nhân thí điểm văn Văn phòng + 80% văn UBND thành phố Hà Nội Văn phòng phát hành thơng qua hình thức ký số điện tử lu an - Để triển khai thành công tiêu cụ thể nêu việc đảm bảo n va hạ tầng kỹ thuật cho việc áp dụng chữ ký số quan trọng Do việc xây phục vụ cơng việc cần phải nhanh, kịp thời xác gh tn to dựng hệ thống hạ tầng CNTT đồng đại, đáp ứng nhu cầu khai thác p ie 3.1.6 Kinh phí cho CNTT - Bảo đảm kinh phí nâng cấp, hồn thiện hạ tầng kỹ thuật, hệ thống oa nl w thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn điện tử hướng tới, coi nhiệm vụ cấp bách, điều kiện tối thiểu để làm việc, ưu tiên kinh d an lu phí kế hoạch ngân sách hàng năm va - Ưu tiên phân bổ kinh phí phát triển hệ thống CNTT kế oi lm ul nf hoạch ngân sách hàng năm đơn vị 3.1.7 Đẩy nhanh sử dụng hoàn toàn văn điện tử, không dùng z at nh văn giấy Hiện nay, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội áp dụng song z song hai hình thức luân chuyển văn văn giấy văn điện tử @ gm Việc gây tốn chi phí thời gian xử lý cơng việc Vì vậy, mục đích l giải pháp tiến tới điện tử hồn tồn, khơng dùng văn giấy nhằm tiết m co kiệm chi phí, thời gian an Lu Giải pháp thực là: n va 105 ac th si - Nâng cao trách nhiệm người đứng đầu Đó phải trực tiếp đạo, đạo liệt yếu tố định thành cơng - Thay đổi thói quen làm việc từ giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử Cần đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức, tạo lập thói quen tác nghiệp môi trường mạng cho công chức, viên chức người lao động cần thiết, hiệu việc sử dụng văn điện tử đem lại lu an - Đưa điều kiện ràng buộc bắt buộc công chức, viên chức n va việc tạo lập hồ sơ điện tử Hệ thống quản lý văn Hồ sơ công việc tn to theo quy định - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến ứng dụng CNTT gh p ie quan đặc biệt công tác tác tổ chức sử dụng văn Tổ chức số thi tìm hiểu CNTT oa nl w 3.1.8 Hồn thiện quy trình thực hiện, tăng cường kiểm tra việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn phòng UBND thành phố Hà Nội d an lu Các hoạt động kiểm tra khơng thể thiếu q trình xây dựng va phát triển Chính phủ điện tử nói chung hoạt động tổ chức sử dụng văn ul nf điện tử nói riêng Các hoạt động cần tiến hành thường xuyên, oi lm định kỳ để phát thiếu sót quy trình điện tử hoạt z at nh động nội quan Kiểm tra định kỳ cịn dự đốn rủi ro xảy ra, từ tìm giải pháp hữu hiệu phòng ngừa z Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn điện tử @ gm CBCCVC công việc, coi trách nhiệm CBCCVC việc l nâng cao hiệu hoạt động, thực hành tiết kiệm, CCHC Trong đó, quy định m co rõ tiêu chí đánh giá, đơn vị chủ trì theo dõi, hình thức khen thưởng, kỷ an Lu luật đơn vị, cá nhân việc thực thi quy định sử dụng văn điện tử công việc n va 106 ac th si 3.2 Điều kiện thực giải pháp Để thực giải pháp nêu trên, cần có quản lý, đạo tổ chức thực quan có thẩm quyền UBND thành phố Hà Nội tầm vĩ mô, cụ thể: 3.2.1 Ban Cơ yếu Chính phủ - Theo quy định Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số lu an dịch vụ chứng thực chữ ký số, quy trình thủ tục cấp chứng thư số chuyên n va dùng Chính phủ quan, tổ chức trực tiếp tổ chức cung cấp dịch vụ Thành phố theo quy định trước đây) Như vậy, khó khăn cơng tác gh tn to chứng thực số chun dùng Chính phủ (khơng qua người quản lý thuê bao p ie quản lý thuê bao cấp chứng thư số chuyên dùng Chính phủ địa bàn thành phố Hà Nội Bên cạnh đó, quy trình, cơng tác hỗ trợ cấp phát, gia oa nl w hạn, thay đổi thông tin chứng thư số theo quy định chưa đáp ứng yêu cầu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao dịch hành điện tử thành phố d an lu Hà Nội gửi, nhận văn điện tử, xử lý hồ sơ cơng việc điện tử Do va Ban Cơ yếu Chính phủ cần tổ chức phân cấp quản lý, cấp phát chứng thư số ul nf chuyên dùng Chính phủ cho địa phương để thuận lợi công tác quản lý, oi lm tổ chức cấp phát, gia hạn, thay đổi thông tin chứng thư số chuyên dùng z at nh Chính phủ sử dụng địa phương - Hiện nay, Ban Cơ yếu Chính phủ đưa 02 giải pháp để thực z ký số gồm: usb token (dành cho máy PC) sim PKI (dành cho thiết @ gm bị di động) Tuy nhiên trình thực ký số thông qua 02 giải pháp l nêu thực tế bộc lộ số khó khăn, bất cập, cụ thể sau: m co + Đối với usb token: Khơng linh động, phải gắn với máy tính để thực chứng thư số; khả bị mất, thất lạc thiết bị cao n va 107 an Lu ký số, phải sử dụng phần mềm cho phép ký điện tử USB token chứa ac th si + Đối với sim PKI: Giải toán linh động, ký lúc nơi thao tác, xác thực nhiều lần Do cần nghiên cứu xây dựng mơ hình ký số tập trung để áp dụng ứng dụng, hệ thống thông tin dùng chung theo yêu cầu địa phương; xem xét cho phép thực giải pháp triển khai ký số tập trung theo đề xuất thành phố Hà Nội phục vụ triển khai Hệ thống thông tin cốt lõi chuyên ngành theo mơ hình tập trung lu an 3.2.1 Bộ Nội vụ n va Bộ Nội vụ quan quản lý nhà nước nhiều lĩnh vực, có Nội vụ cần: gh tn to nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác tác văn thư lưu trữ, đó, Bộ p ie - Tiếp tục hồn thiện quy định pháp lý lĩnh vực văn thư lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực tiễn q trình xây dựng Chính phủ điện tử oa nl w hướng tới Chính phủ số - Đầu tư cho nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ điện tử, hướng dẫn d an lu đạo thống khâu nghiệp vụ va - Hướng dẫn đơn vị ban hành quy chế, quy trình xử lý văn điện ul nf tử, có khung chuẩn với quy định cụ thể oi lm - Phối hợp với đơn vị sản xuất phần mềm xây dựng ứng dụng quản z at nh lý văn đầy đủ tính năng, nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ - Tuyên truyền, tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho quan, tổ chức z quản lý hồ sơ, lưu trữ tài liệu điện tử gm @ 3.2.3 UBND thành phố Hà Nội l Để việc tổ chức sử dụng văn điện tử thành phố Hà Nội m co đồng bộ, thống nhất, đề nghị UBND thành phố Hà Nội đạo: an Lu - Sở Nội vụ: Kiểm tra, đôn đốc đơn vị việc triển khai tổ chức sử dụng văn điện tử n va 108 ac th si Tham mưu UBND Thành phố ban hành Kế hoạch triển khai thực Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 20202025" thuộc UBND thành phố Hà Nội - Giao Văn phịng UBND thành phố Hà Nội chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin Truyền thơng hồn thiện Hệ thống quản lý văn Điều hành Thành phố đảm bảo việc quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp, lập hồ sơ dạng điện tử gửi nhận văn môi trường mạng lu an - Giao Sở Tài phối hợp với Sở Kế hoạch Đầu tư tham mưu bố n va trí kinh phí triển khai, đảm bảo kết nối Trục liên thông văn Quốc gia điện tử quy mơ tồn thành phố Hà Nội p ie gh tn to mua sắm tập trung trang thiết bị CNTT phục vụ triển khai gửi, nhận văn d oa nl w oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va 109 ac th si TIỂU KẾT CHƯƠNG Có thể thấy cơng tác văn thư nói chung, cơng tác tổ chức sử dụng văn nói riêng hoạt động phục vụ trực tiếp cho công tác đạo, điều hành Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội trì hoạt động nghiệp vụ thường xuyên Văn phòng UBND thành phố Hà Nội Việc đại hóa cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác lu an quản lý chất lượng, hiệu quả, giảm thiểu thủ tục hành chính, n va thời kỳ 4.0 cho việc triển khai thực văn dễ dàng tìm kiếm, tra cứu gh tn to Việc ứng dụng CNTT tổ chức sử dụng văn điện tử giúp p ie quản lý, sử dụng văn Qua đó, giúp lãnh đạo quan, đơn vị tgiám sát, đạo, điều hành quan hiệu Đồng thời, giúp CBCCVC oa nl w người lao động quan Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực tốt vai trị tham mưu, giúp việc d oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va 110 ac th si KẾT LUẬN Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ tác động lớn đến quy trình quản lý, từ địi hỏi phải cải cách hành cũ, phải xếp lại máy, bố trí lại nhân để theo kịp với tiến chung giới Theo đó, việc đổi tổ chức sử dụng văn nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức điều kiện tiên lu an trình hội nhập nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động n va quản lý hệ thống hành nhà nước Đây nội dung quan trọng nhằm tn to đại hóa hành tiến trình cải cách hành Việt Nam Văn bản, tài liệu điện tử đại diện cho hành điện tử, kết gh p ie hoạt động Chính phủ điện tử Do loại hình tài liệu mới, với tính năng, đặc điểm khác biệt so với loại văn truyền thống, sở khoa oa nl w học pháp luật để quản lý tài liệu điện tử vượt giới hạn hệ thống lý luận quản lý loại hình văn truyền thống Nói cách khác, phát d an lu triển khoa học cơng nghệ địi hỏi thay đổi lý luận để giải va phát sinh thực tiễn quản lý văn bản, tài liệu điện tử Chẳng hạn, ul nf quan niệm văn bản, tài liệu vật mang tin, quản lý tài liệu quản lý oi lm vật mang tin khơng cịn phù hợp tài liệu điện tử Sự thay đổi quan z at nh điểm văn bản, tài liệu vật mang tin sang quan điểm văn bản, tài liệu thông tin quản lý văn bản, tài liệu điện tử quản lý vòng đời thông tin z xu chung giới nghiên cứu quản lý lĩnh vực thông tin lưu @ gm trữ toàn giới, tảng để hình thành nên lý luận mới, bổ l sung cho hệ thống lý luận lưu trữ truyền thống, hoàn thiện sở lý luận cho m co việc quản lý tài liệu lưu trữ loại hình, định dạng khác nhau, có an Lu tài liệu lưu trữ điện tử n va 111 ac th si Thêm ví dụ điển hình cho cần thiết phải bổ sung lý luận cho lĩnh vực văn thư, lưu trữ vấn đề liên quan đến chữ ký cách thức ký văn Trong môi trường truyền thống, chữ ký hiểu chữ viết tay, mô tả tên ký hiệu riêng người chứng nhận dạng Chữ ký văn việc xác nhận người ký đọc, xem, đồng ý với nội dung thể thức văn Trong môi trường điện tử, chữ ký điện tử, chữ ký số “chữ viết tay”, lu an âm thanh, hình ảnh, dấu hiệu, ký hiệu, mật mã Khi cá nhân n va “ký số” lên văn điện tử, tương tự việc ký văn giấy, người ký Trong thực tế, thật dễ dàng xác nhận chữ ký văn giấy mắt gh tn to xác nhận việc đọc, xem, đồng ý với nội dung thể thức văn p ie thường Tuy nhiên, chữ ký diện tử, chữ ký số nhiều trường hợp không lưu lại dấu vết hình ảnh hiển thị văn bản, ẩn bên oa nl w hệ thống kỹ thuật xác nhận người ký văn thao tác kỹ thuật hỗ trợ phần mềm, hệ thống, máy móc Sự d an lu khác biệt lý dẫn đến sửa đổi, bổ sung va lý luận văn thư, lưu trữ chuyển dịch từ truyền thống sang điện tử ul nf Bên cạnh đó, tác động khoa học công nghệ thúc đẩy oi lm thay đổi tích cực lý luận quản lý thông tin lưu trữ Ðặc biệt, đời z at nh Chính phủ điện tử, Chính phủ di động, Chính phủ số cách mạng cơng nghiệp 4.0 với cơng nghệ số hóa vượt trội Hầu hết thông tin giao dịch z quan, tổ chức, cá nhân ngày ghi lại dạng điện tử, dạng @ gm số Ðiều khẳng định, tài liệu lưu trữ năm chủ yếu tài l liệu điện tử, tài liệu số Ðể quản lý loại hình tài liệu này, việc nghiên cứu để m co điều chỉnh, bổ sung lý luận văn thư, lưu trữ quản lý thông tin tài liệu an Lu cần thiết cấp bách n va 112 ac th si Chính vậy, xét khía cạnh lý luận, việc tổ chức sử dụng văn điện tử nhiệm vụ đặt cho quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ bối cảnh xây dựng vận hành Chính phủ điện tử, Chính phủ số Tổ chức sử dụng văn điện tử nhằm cung cấp thông tin hoạt động Chính phủ, hoạt động quan, tổ chức nhà nước đến công dân cách nhanh chóng, kịp thời thơng qua phương tiện điện tử yêu cầu tất yếu Chính phủ điện tử, Chính phủ số, Chính phủ hoạt động lợi ích lu an cơng dân mục tiêu Chính phủ Việt Nam đặt cho n va năm phòng UBND thành phố Hà Nội để thấy tồn tại, cần thiết phải gh tn to Qua nghiên cứu thực tế việc tổ chức sử dụng văn điện tử Văn p ie đổi đưa giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn điện tử oa nl w Luận văn tầm quan trọng công tác tổ chức sử dụng văn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý, bảo đảm d an lu thông tin cho hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ khác Văn va phòng UBND thành phố Hà Nội ul nf Từ kết đạt nêu trên, tác giả luận văn mong oi lm muốn góp phần giúp Văn phòng UBND thành phố Hà Nội thực tốt z at nh vai trò tham mưu, giúp việc UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội lãnh đạo, đạo, điều hành lĩnh vực công tác z địa bàn thành phố Hà Nội Những kết nghiên cứu bước đầu @ m co l yêu cầu thực tiễn thời gian tới./ gm cần tiếp tục bổ sung nghiên cứu, hoàn thiện phát triển, đáp ứng an Lu n va 113 ac th si DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2019), Thơng tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Bộ Thông tin Truyền thông (2017), Thông tư số 39/2017/TT- lu an BTTT ngày 15/12/2017 việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật n va ứng dụng CNTT quan nhà nước BTTTT ngày 19/12/2017 quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử gh tn to Bộ Thông tin Truyền thông (2017), Thông tư số 41/2017/TT- p ie quan nhà nước Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 oa nl w Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Chính phủ (2016), Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 d an lu Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành va văn quy phạm pháp luật ul nf Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 oi lm Chính phủ quản lý sử dụng dấu z at nh Chính phủ (2018), Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng z thực chữ ký số @ gm Chính phủ (2019), Nghị số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 l Chính phủ số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện m co tử quan hệ thống hành nhà nước an Lu Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư n va 114 ac th si 10 Nguyễn Thị Lan Anh (2016), Giới thiệu công cụ quản lý hồ sơ cho quản trị tốt, Tạp chí Quản lý nhà nước, tháng 5/2016 11 Nguyễn Thị Lan Anh (2018), Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam, Luận án Tiến sĩ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia 12 NGƯT.TS Triệu Văn Cường (2013), Tài liệu điện tử - Nhưng ưu vượt trội thách thức hành cơng tác lưu trữ thời lu an đại, Tạp chí Tổ chức nhà nước, số 2/2013 n va 13 Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu (2014), Hỏi đáp công tác văn tn to thư, lập hồ sơ lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia 14 Học viện Hành Quốc gia (2009), PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, gh p ie Hành văn phòng quan nhà nước, Nxb Khoa học kỹ thuật 15 Học viện Hành Quốc gia (2009), PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, oa nl w Nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb Thống kê 16 Học viện Hành Quốc gia (2020), PGS.TS Nguyễn Thị Thu d va Hà Nội an lu Vân, Tài liệu giảng môn Đánh giá tổ chức sử dụng văn quản lý, ul nf 17 Đỗ Thị Tuyết Lan (2007), “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng oi lm quan chuyên môn UBND thành phố Hà Nội điều kiện cải viện Hành Quốc gia z at nh cách hành hội nhập quốc tế”, Luận văn Thạc sỹ quản lý công, Học z 18 Phạm Phương Linh (2015), Quản lý văn môi trường mạng @ sỹ Quản lý công, Học viện Hành Quốc gia l gm Văn phịng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020, Luận văn Thạc m co 19 Từ Thị Kim Ngân (2018), “Ứng dụng CNTT quản lý văn an Lu đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành Quốc gia n va 115 ac th si 20 Tạ Tuyết Nhung (2015), “Ứng dụng CNTT quản lý văn đến Văn phịng Chính phủ”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia 21 Quốc hội khóa 11 (2005), Luật số 51/2005/QH11 Luật Giao dịch điện tử, Hà Nội 22 Quốc hội khóa 11 (2011), Luật số 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ, Hà Nội lu an 23 PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Bài giảng Đánh giá tổ chức sử dụng n va văn 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử gh tn to 24 Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày p ie quan hệ thống hành nhà nước 25 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013), Kỷ yếu Hội thảo khoa học oa nl w "Quản lý tài liệu điện tử lưu trữ điện tử" 26 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015), Kỷ yếu Hội thảo khoa học d an lu "Lập hồ sơ điện tử lưu trữ tài liệu điện tử" va 27 UBND thành phố Hà Nội (2016), Quyết định số 09/2016/QĐ- ul nf UBND ngày 31/3/2016 UBND thành phố Hà Nội việc quy định chức z at nh phố Hà Nội oi lm năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND thành 28 UBND thành phố Hà Nội (2016), Quyết định số 21/2020/QĐ- z UBND ngày 28/6/2021 việc ban hành Quy chế làm việc Ủy ban nhân gm @ dân thành phố Hà Nội nhiệm kỳ 2016-2021 l 29 UBND thành phố Hà Nội (2018), Công văn số 3645/UBND-THCB n va 116 an Lu ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ m co ngày 09/8/2018 việc tổ chức thực Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ac th si 30 UBND thành phố Hà Nội (2019), Công văn số 1550/UBND-KGVX ngày 22/4/2019 việc triển khai Chỉ thị số 02/CT/TTg ngày 23/01/2019 Thủ tướng Chính phủ 31 UBND thành phố Hà Nội (2019), Cơng văn số 1613/UBND-THCB ngày 24/4/2019 việc tổ chức thực gửi, nhận văn điện tử có ký số tục liên thông văn quốc gia Thành phố 32 UBND thành phố Hà Nội (2019), Công văn số 2261/UBND-HCTC lu an ngày 03/6/2019 gửi Văn phòng Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ, n va quan thuộc Chính phủ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thông văn quốc gia UBND thành phố Hà Nội (Áp dụng kể từ ngày gh tn to việc phát hành văn điện tử (không gửi văn giấy) Trục liên p ie 03/6/2019) 33 UBND thành phố Hà Nội (2020), Quyết định số 12/2020/QĐ- oa nl w UBND ngày 12/6/2020 việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội d an lu 34 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2015), Thông báo số 387/TB- va VP ngày 31/12/2015 việc quy trình xử lý văn hồ sơ cơng việc ul nf Văn phịng UBND thành phố Hà Nội oi lm 35 Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội (2016), Cơng văn số 259/VP- phịng z at nh THCB ngày 13/01/2016 việc triển khai xử lý văn điện tử Văn z 36 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2016), Quyết định số @ gm 316/QĐ-VP ngày 18/8/2016 việc ban hành quy chế làm việc Văn l phòng UBND thành phố Hà Nội m co 37 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2018), Công văn số an Lu 4265/VP-HCTC ngày 07/6/2018 việc gửi nhận văn điện tử n va 117 ac th si 38 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2019), Công văn số 4565/VP-HCTC ngày 22/5/2019 việc đẩy mạnh ứng dụng văn điện tử có chữ ký số chun dùng Chính phủ 39 Văn phịng UBND thành phố (2019), Cơng văn số 5762/VP-THCB ngày 25/6/2019 việc triển khai thí điểm gửi, nhận văn điện tử 40 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội (2020), Công văn số 1347/VP-HCTC ngày 14/02/2020 việc hướng dẫn danh mục thực gửi, lu an nhận văn điện tử không gửi văn giấy thành phố Hà Nội n va p ie gh tn to d oa nl w oi lm ul nf va an lu z at nh z m co l gm @ an Lu n va 118 ac th si