(Luận văn) nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty cổ phần quản lý và kinh doanh bất động sản hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG lu an va n KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP gh tn to p ie NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI d oa nl w u nf va an lu ll Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HÀ Mã SV : 1405QTVC012 Lớp : ĐH_QTVP14C Khóa : 2014 - 2018 oi m z at nh z m co l gm @ an Lu HÀ NỘI - 2018 n va ac th si LỜI CẢM ƠN Lời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội tạo điều kiện tốt cho em trình khảo sát thực tế quan Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn tới anh (chị) – chuyên viên trực tiếp hướng dẫn em suốt thời gian thực tập vừa qua, đặc biệt chị Phan Thị Thu Huyền, Trưởng phịng Hành – Nhân ln quan tâm, bảo, giúp em có tài liệu cần thiết để em hoàn chỉnh bào báo cáo hồn thành tốt khóa luận lu an n va Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy, cô giáo khoa Quản trị Văn tn to phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt cô Lâm Thu Hằng, cô ie gh người tận tình hướng dẫn giúp đỡ em thực khóa luận p người dìu dắt chúng em suốt trình học tập trường nl w Mặc dù cố gắng nỗ lực nhiều song nhiều hạn chế kinh d oa nghiệm, kiến thức, kỹ nhiều mặt khác nên khóa luận an lu khơng tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết Em mong nhận u nf va bảo, đóng góp ý kiến tận tình q thầy bạn đọc để khóa luận em hoàn thiện ll oi m z at nh EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Nghĩa từ Từ viết tắt Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất HPM động sản Hà Nội Phịng Hành – Nhân PHC-NS lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC lu an n va p ie gh tn to PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 1.1.3 Nội dung công tác văn thư 1.2 Những vấn đề chung công tác lưu trữ 23 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 23 1.2.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác lưu trữ 24 1.2.3 Nội dung công tác lưu trữ 25 1.3 Mối quan hệ công tác văn thư lưu trữ 30 Tiểu kết: 32 Chương THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI 33 2.1 Khái quát Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội 33 2.1.1 Lịch sử hình thành 33 2.1.2 Chức 34 2.1.3 Nhiệm vụ 34 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 35 2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng HC-NS 35 2.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Công ty HPM 38 2.2.1 Tổ chức máy làm công tác văn thư, lưu trữ 38 2.2.2 Xây dựng quy chế, nội dung công tác văn thư, lưu trữ; Quy định sử dụng tài liệu 42 2.2.3 Nghiệp vụ công tác văn thư Công ty HPM 42 2.2.4 Nghiệp vụ công tác lưu trữ công ty HPM 59 Tiểu kết: 65 d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NĂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI 66 3.1 Đánh giá chung 66 3.1.1 Ưu điểm 66 3.1.2 Hạn chế 68 3.1.3 Nguyên nhân 70 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư, Lưu trữ Công ty HPM 71 3.2.1 Xây dựng lại quy chế soạn thảo ban hành văn Công ty HPM, ban hành quy chế quản lý văn đến, công tác lưu trữ 71 3.2.2 Xây dựng lại cấu tổ chức phòng HC-NS 71 3.2.3 Tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ riêng 72 3.2.4 Nâng cao vai trò lãnh đạo Trưởng phịng HC-NS tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Công ty 72 3.2.5 Tổ chức xếp nhân tổ Văn thư , Lưu trữ cách khoa học 72 3.2.6 Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên tổ Văn thư, Lưu trữ 73 3.2.7 Bố trí, xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc 73 3.2.8 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 74 3.2.9 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động tổ Văn thư, Lưu trữ 75 3.2.10 Sự quan tâm đạo giúp đỡ Lãnh đạo Công ty 76 3.2.11 Điều kiện sở vật chất, thiết bị phụ trợ 77 Tiểu kết: 78 PHẦN KẾT LUẬN 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo chế thị trường có quản lý Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng, trật tự an tồn xã hội, tạo tiền đồ mới, đưa công đổi bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố lu Từ tiến hành công đổi đến thực tế Việt Nam dành an thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý Nhà nước, va n trình độ cán công chức Nhưng trước xu thách thức gh tn to thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hoá, tạo p ie quan quản lý Nhà nước cần đẩy mạnh nl w chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành d oa nghiệp doanh nghiệp gặp không khó khăn, vướng mắc an lu yêu cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lý mà cơng tác văn u nf va thư , lưu trữ đóng vai trị quan trọng Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng cơng tác ll oi m Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt z at nh định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành z theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp @ l gm luật Nó đảm bảo việc cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác, kịp thời m co phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Để nâng cao suất, chất lượng hiệu quản trị, cần ý thức an Lu đắn tầm quan trọng cơng tác cơng văn, giấy tờ, tránh tình trạng n va ac th si cung cấp thông tin chậm, thiếu xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ Quản trị văn phịng Cơng tác văn thư, lưu trữ nội dung hoạt động chủ yếu văn phòng, nằm hệ thống quản lý Nhà nước Thực tế công tác Văn thư , Lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ lu quan, đơn vị, tổ chức Cán cơng chức văn phịng chưa đào tạo đến an nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu va n cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác Văn thư, Lưu trữ to gh tn Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, ie đường lối, sách Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Công tác p lưu trữ việc lựa chọn văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại tổ chức nl w xếp, bảo quản khoa học có hệ thống nhằm giúp quan, cá nhân d oa tra cứu thơng tin cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu quản lý Nhà an lu nước suất, chất lượng, hiệu u nf va Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư , Lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng Cơng ty ll oi m Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nói riêng, sau thời gian z at nh thực tập phịng Hành – Nhân sự, em hiểu biết nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ hoạt động z quan đơn vị Và thời gian thực tập giúp em @ l gm tìm hiểu, đánh giá, nhận xét rút mặt tốt mặt cần m co điều chỉnh, biện pháp cần áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư, Lưu trữ Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất an Lu động sản Hà Nội Vì em chọn đề tài : “Nâng cao hiệu tổ chức n va ac th si công tác Văn thư, Lưu trữ Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu cơng tác Văn thư, Lưu trữ Công ty Lịch sử nghiên cứu Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đề tài khơng cịn ln nhận quan tâm nhiều người quan tâm, nghiên cứu nhiều khía cạnh khác Trên thực tế, có nhiều đề tài lu nghiên cứu vấn đề an Các giáo trình, tài liệu, khóa luận, báo cáo va n sinh viên công tác văn thư, lưu trữ như: to gh tn Vương Đình Quyền, “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, NXB Giáo trình Cơng tác văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội p ie Quốc gia Hà Nội (2007) nl w Giáo trình Cơng tác lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội d oa Bài viết tác giả Nguyễn Thị Lệ Nhung, “ Những vấn đề chung an lu công tác văn thư” u nf va Bài khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Kim Anh, “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (Tập ll oi m đoàn FLC)”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội z at nh Bài khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Hiền, “Nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Tập đoàn Mai Linh”, Thư viện trường Đại z học Nội vụ Hà Nội @ l gm Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Huyền Trang, “Tìm hiểu m co cơng tác Văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Thương mại Bách khoa, Thực trạng Giải pháp”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội an Lu n va ac th si Các viết nêu cách khách quan thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước doanh nghiệp; đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên đề tài này, nghiên cứu kế thừa giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ công ty, doanh nghiệp, từ đề xuất giải pháp có hiệu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài, nghiên cứu khảo sát nội dung lu sau: an - Nghiên cứu lý luận công tác Văn thư, Lưu trữ va n - Nghiên cứu tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Công ty ie gh tn to Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội Đề tài nghiên cứu, khảo sát công tác tổ chức văn thư, lưu trữ p Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nhằm làm rõ nl w vai trị Trưởng phịng Hành – Nhân việc tổ chức công tác d oa văn thư, lưu trữ, từ đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác tổ an lu chức văn thư, lưu trữ để đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ u nf va chức công tác văn thư, lưu trữ công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu ll oi m + Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ Công ty z at nh Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội + Đối tượng nghiên cứu: Lí luận tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; z thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần Quản lý Kinh @ l gm doanh Bất động sản Hà Nội Sở dĩ nghiên cứu Tổ chức quản lý công m co tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 đến năm 2017 Công ty Cổ phần Quản lý Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thành lập vào năm 2002 Thời gian an Lu từ năm 2002 đến nay, Công ty trải qua nhiều kiện, từ cho thấy n va ac th si công tác văn thư, lưu trữ quan trọng với văn bản, giấy tờ kiệnquan trọng qua Phương pháp nghiên cứu Để thực tốt khóa luận này, tơi sử dụng phương pháp sau: + Phương pháp điều tra khảo sát: Trên sở nghiên cứu thực tế tình hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ công ty HPM, tơi có nhìn cách thực tế tồn diện việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ cơng lu ty Đó sở cho đánh giá đưa giải pháp để nâng cao hiệu tổ an chức công tác văn thư, lưu trữ công ty HPM va n + Phương pháp đối thoại vấn: Thực vấn trực tiếp gh tn to Trưởng phịng Hành – Nhân nhân viên phận văn thư, lưu trữ ie cách thức tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ công ty HPM, p từ đưa đánh giá cách khách quan thực trạng tổ chức nl w công tác văn thư, lưu trữ quan d oa + Phương pháp phân tích: Từ số liệu thông tin thu thập an lu qua trình điều tra, khảo sát vấn, tơi tiến hành phân tích để u nf va thấy rõ thực trạng công tác tổ chức văn thư, lưu trữ công ty HPM + Phương pháp so sánh: Sau có kết từ việc phân tích số liệu ll oi m thông tin, tiến hành so sánh thực trạng công tác tổ chức văn thư, lưu z at nh trữ công ty HPM với quy định công ty nhà nước, để đưa đánh giá ưu điểm hạn chế công tác tổ chức văn thư, z lưu trữ @ l gm + Phương pháp tổng hợp: Sau phân tích so sánh, tổng hợp lại m co thông tin để chọn lọc thơng tin có giá trị, đưa đánh giá cụ thể từ đưa giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ an Lu công ty HPM n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục số 04 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY HPM Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trình - Ký văn lu an n va p ie gh tn to Đăng ký văn d oa nl w Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn (nếu có) va an lu ll u nf Làm thủ tục chuyển giao văn oi m z at nh z Lưu văn m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục số 05 MỘT SỐ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY HPM lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục số 06 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục số 07 SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục số 08 SỔ THEO DÕI CHUYỂN PHÁT VĂN BẢN ĐI lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục số 011 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA CƠNG TY HPM Tiếp nhận văn kiểm tra bì Phân loại, bóc bì đóng dấu đến Ghi số đến, ngày đến lu an n va to p ie gh tn Đăng ký văn đến d oa nl w Trình văn đến an lu ll u nf va Sao văn đến oi m z at nh Chuyển giao văn đến z @ m co l gm Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến an Lu n va ac th si Phụ lục số 10 DẤU ĐẾN CỦA CÔNG TY HPM lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục số 11 MỘT SỐ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CÔNG TY HPM lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si Phụ lục số 12 MỘT SỐ CON DẤU CỦA CÔNG TY HPM DẤU CƠ QUAN lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu DẤU CHỨC DANH oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ CÔNG TY HPM lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si