(Luận văn) nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại ủy ban giám sát tài chính quốc gia

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI lu an NHỮ THỊ VÂN n va ie gh tn to NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ p TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA d oa nl w u nf va an lu ll LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG m oi NGÀNH LƯU TRỮ HỌC z at nh z m co l gm @ an Lu n va Hà Nội - 2019 ac th si BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NHỮ THỊ VÂN lu an n va NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ p ie gh tn to TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA d oa nl w LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Mã số: 8320303 ll u nf va an lu Chuyên ngành: Lưu trữ học oi m z at nh Người hướng dẫn khoa học: TS Cam Anh Tuấn z m co l gm @ an Lu n va Hà Nội - 2019 ac th si LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứukhoa học tơi thực Các số liệu thông tin thu thập hồn tồn trung thực xác Những kếtquả nghiên cứu từ luận văn chưa công bố cơng trình nghiên cứu nào.Các thơng tin, số liệu trình bày luận văn trích dẫn từ nguồn tư liệu thống Học viên lu an n va p ie gh tn to Nhữ Thị Vân d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực tiễn đề tài, gặp nhiều khó khăn, song nhận giúp đỡ các thầy cô giáo, các đồng nghiệp, các bạn học viên người thân Đặc biệt giúp đỡ TS Cam Anh Tuấnngười trực tiếp hướng dẫn cho nghiên cứu thực đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ, các giáo sư, tiến sĩ giảng viên giảng dạy, truyền đạt cho kiến thức chuyên môn suốt thời gian học cao học Cảm ơn các thầy cô Phòng Đào tạo sau đại học giúp đỡ thời gian học tại trường Đại học Nội vụ Cảm ơn ban lãnh đạo Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia anh, chị, em đồng nghiệp giúp lu an đỡ, góp ý cho tơi q trình thực đề tài n va Với tình cảm chân thành nhất, tơi xin trân trọng cảm ơn TS.Cam Anh Tuấn luận văn Với cố gắng mình, tơi nỡ lực hồn thành luận văn đúng quy p ie gh tn to hết lòng quan tâm, tận tình hướng dẫn đồng hành tơi để tơi hồn thành định Tuy nhiên, hạn chế khách quan chủ quan, luận văn không nl w thể tránh khỏi thiếu sót Tôi mong nhận ý kiến góp ý q báu d oa thầy, bạn để giúp chúng tơi hồn thiện luận văn một cách tốt an lu Xin trân trọng cảm ơn! u nf va Hà Nội, ngày tháng11 năm 2019 Học viên ll oi m z at nh Nhữ Thị Vân z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu đề tài .1 Mục tiêu nghiên cứu .3 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .3 Phạm vi nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài lu Bố cục .5 an va CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CƠ QUAN .6 n 1.1 Tài liệu lưu trữ: khái niệm, loại hình và đặc điểm .6 gh tn to 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ ie 1.1.2 Các loại hình tài liệu lưu trữ p 1.1.3 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ nl w 1.2 Hoạt động lưu trữ quan d oa 1.2.1 Khái niệm và nội dung của hoạt động lưu trữ quan .9 an lu 1.2.2 Mục đích của hoạt động lưu trữ quan 10 1.2.3 Nguyên tắc của việc thực hoạt động lưu trữ quan 10 va u nf 1.3 Hiệu quả hoạt động lưu trữ quan 11 ll 1.3.1 Khái niệm hiệu quả hoạt động lưu trữ 11 m oi 1.3.2 Mục đích của nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ quan 12 z at nh 1.3.3 Yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ qu an 14 1.3.4 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ quan 15 z gm @ Tiểu kết chương 20 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮTẠI ỦY BAN GIÁM l m co SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA 21 2.1 Vài nét Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia và Văn phòng Ủy ban Giám an Lu sát tài chính Quốc gia 21 n va 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của Ủy ban 21 ac th si 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban 23 2.2 Thành phần, nội dung,đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Uỷ ban 24 2.2.1.Thành phần tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 24 2.2.2 Nội dung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 25 2.2.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 26 2.2.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 27 2.3.Thực trạng hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia 28 2.3.1.Hoạt độngthu thập,bổ sung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban 28 2.3.2.Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ Uỷ ban 31 lu 2.3.3 Hoạt động xác định giá trị tài liệu 32 an 2.3.4 Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu 33 va n 2.3.5.Hoạt động bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban 34 tn to 2.3.6 Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 34 ie gh 2.4 Đánh giá hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia 35 p 2.4.1 Ưu điểm 35 nl w 2.4.2 Hạn chế 36 oa 2.4.3 Nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài d Quốc gia 40 lu va an Tiểu kết chương 44 u nf CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ ll TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA 45 m oi 3.1 Giải pháp hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 45 z at nh 3.2 Giải pháp hoạt động quản lý 54 Tiểu kết chương 58 z @ KẾT LUẬN 59 PHỤ LỤC m co l gm TÀI LIỆU KHAM KHẢO 60 an Lu n va ac th si PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia (Uỷ ban) thành lập từ năm 2008 Uỷ ban quan hành nhà nước tḥc Thủ tướng Chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ đánh giá nghiên cứu, tư vấn cho Thủ tướng Chính phủ việc điều phối hoạt động giám sát thị trường tài Việt Nam Hơn 10 năm qua, quá trình hoạt đợng, Ủy ban làm tốt cơng tác tham mưu, tư vấn cho Thủ tướng thông qua việc phân tích, đánh giá rủi do, dự báo tình hình kinh tế vĩ mơ thị trường tài Việt Nam Trong quá trình hoạt đợng, Uỷ ban sản sinh một khối lượng lớn tài liệu Tuy nhiên, hoạt động lưu trữ tài liệu Uỷ ban chưa quan tâm đúng mức Tài liệu chưa sắp lu xếp, còn tình trạng bó gói thành tập lưu giá, tủ tạm thời Một số tài liệu có tượng bị xâm hại mối, mọt ẩm mốc Tình trạng không an va xử lý kịp thời triệt để dẫn đến hệ lụy đáng tiếc hoạt đ ộng n Ủy ban to tn Trong tình hình nay, để bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng gh hiệu khối tài liệu hình thành quá trình hoạt động Uỷ ban, một p ie nhiệm vụ cấp thiết phải tiến hành nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ Uỷ ban oa nl w Là chuyên viên trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ quan, tác giả định lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát d tài chính Quốc gia” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học với lu u nf va an mong muốn kết nghiên cứu đề tài góp phần vào việc giải vấn đề cấp bách hoạt động lưu trữ Ủy ban thời gian tới Lịch sử nghiên cứu đề tài ll oi m Nghiên cứu các hoạt động lưu trữ tại các quan nói chung nhà nước z at nh quan tâm khía cạnh khác nhiều từ vấn đề lý luận Song việc nghiên cứu hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia kể từ thành lập tới mợt nợi dung hồn tồn Để thực luận văn z gm tiếp đến luận văn tác giả cụ thể sau: @ này, tác giả tìm hiểu, nghiên cứu mợt số tài liệu có liên quan trực tiếp gián l Thứ nhất về giáo trình, sách chuyên khảo: Có một số giáo trình cơng trình m co nghiên cứu đề cập đến hoạt động lưu trữ vấn đề có liên quan đến công tác an Lu giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các quan, tổ chức” PGS.TS Nguyễn n va Minh Phương, PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB trị Quốc gia – Sự thật, Hà Nội – 2016; “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” GVC.TS ac th si Chu Thị Hậu, NXB Lao động, 2016; “Lý luận và thực tiễn côngtác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương ĐìnhQuyền Nguyễn Văn Thâm thể khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung tổ chức công cụ tra cứu; giáo trình “Lưu trữ học đại cương” CVCC.TS Phan Đình Nham, PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, 2015 Đây thực nguồn tài liệu bổ ích cho các học viên, sinh viên muốn nghiên cứu tìm hiểu nợi dung liên quan đến hoạt động lưu trữ Thứ hai các luận văn thạc sĩ: Một số luận văn học viên cao học khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội như: lu Luận văn thạc sĩ học viên Nguyễn Duy Dịu (2015) về“Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công an va thương”.Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu n quản lý nhà nước công tác lưu trữ Bộ Công thương năm 2015 to tn Luận văn thạc sĩ học viên Kim Thị Huyền Trang (2014) với đề tài“Nghiên gh cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La” Trong p ie luận văn này, tác giả nghiên cứu công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La năm 2014 nl w Luận văn thạc sĩ Nguyễn Văn Chung (2014) “Nghiên cứu đề xuất d oa giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty lu đường sắt Việt Nam”.Trong luận văn nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng u nf va an cao hiệu quảtổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam năm 2014 Học viên Phạm Thị Diệu Linh với luận văn “ Các giải pháp nâng cao hiệu ll oi m quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” năm 2009 Luận văn z at nh nghiên cứu công tác lưu trữ cấp huyện thành phố Hà Nợi, phân tích thực trạng cũng đề xuất các giải pháp quản lý công tác lưu trữnói chung đó có đề cập đến nội dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ cấp huyện thuộc z @ thành phố Hà Nội gm Học viên Lê Thị Hoa với luận văn “Cơng tác lưu trữ ở Học viện Chính trị l Quốc gia Hờ Chí Minh thực trạng và giải pháp”;Học viên Quàng Văn Bằng với an Lu chuyên nghiệp tỉnh Sơn La” năm 2016 m co luận văn “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức hoạt động lưu trữ các trường n va Luận văn thạc sĩ học viên Nguyễn Thị Thư nghiên cứu đề tài “Quản lý công tác lưu trữ của quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương ” luận văn tác giả ac th si đề cập đến thực trạng quản lý công tác lưu trữ quan Uỷ ban kiểm tra Trung ương hoạt động quản lý (xây dựng ban hành văn bản, tổ chức bộ máy công chức ) hoạt động nghiệp vụ (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu ) Thứ ba, các bài viết đăng tạp chí chuyên ngành viết “Thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn” tác giả Trần Quốc Thắng tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 9/2007 một số viết liên quan đến tổ chức, quản lý hoạt đợng lưu trữ cũng đăng tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam Cho đến có nhiều cơng trình nghiên cứu chung hoạt đợng lưu trữ, chưa có đề tài nghiên cứu nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ tại Uỷ lu ban Giám sát tài Quốc gia Vì vậy, đề tài củatác giả có tính chất kế thừa khơng trùng lặp với các cơng trình nghiên cứu đề tài tác giả đề tài an va hoàn toàn Mặc dù khó khăn việc thu thập thông tin, tác giả n cố gắng để hồn thiện đề tài mợt cách tốt Bên cạnh đó, tác giả cũng xin khẳng tn to định đề tài nghiên cứu tác giả cam đoan chưa xuất tạp chí hay Mục tiêu nghiên cứu p ie gh cơng trình nghiên cứu Từ ý nghĩa trên, đề tài tác giả hướng tới các mục tiêu sau: nl w - Đánh giá thực trạng hoạt đợng lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia; d oa - Nghiên cứu,đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ lu tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia u nf va an Nhiệm vụ nghiên cứu Với mục tiêu đặt ra, đề tài giải các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu sở lý luận hoạt động lưu trữ hiệu hoạt đợng ll oi m lưu trữ; tài Quốc gia; z at nh - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Uỷ ban Giám sát - Tìm hiểu thành phần, nợi dung đặc điểm tài liệu Uỷ ban Giám sát z @ tài Quốc gia; l Giám sát tài Quốc gia; gm - Khảo sát thực trạng đánh giá hiệu hoạt động lưu trữ Uỷ ban an Lu Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia m co -Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ tại n va Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài ac th si Quốc gia 6.Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động lưu trữ tài liệu hành phạm vi tại Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia - Về thời gian: Đề tài tiến hành khảo sát, nghiên cứu hoạt động lưu trữ Ủy ban Giám sát tài Quốc gia từ năm 2008 đến năm 2018 Đây chặng đường 10 năm đầu hoạt động Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia cũng thời điểm Uỷ ban tiến hành thu thập tài liệu từ các đơn vị kho lưu trữ quan Phương pháp nghiên cứu Để thực mục tiêu nêu, sử dụng phương pháp luận lu chủ nghĩa Mác - Lê nin, đề tài sử dụng các phương pháp như: Phương pháp phân tích, tởng hợp: sử dụng phân tích, xử lý số liệu, an va tổng hợp thơng tin qua quá trình khảo sát thực tế thu n Phương pháp vấn: thực quá trình thu thập thơng tin, ý tn to kiến công chức, viên chức quan gh Phương pháp khảo sát thực tế: phương pháp quan trọng để có p ie số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng các vấn đề phải giải thực tế tổ chức tài liệu lưu trữ quan – nơi khảo sát Đề tài có tính ứng dụng nl w cao hay không, trước hết phụ thuộc lớn từ kết khảo sát d oa Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh dùng xuyên suốt quá lu trình thực luận văn Phương pháp không chỉ dùng để đối chiếu, so sánh u nf va an phù hợp, xác nguồn tài liệu, thông tin khác phục vụ cho trình thực luận văn mà còn sử dụng để chỉ điểm tương đồng khác biệt thực trạng hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia so ll oi m với mục tiêu, yêu cầu các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định Nhà nước z at nh Phương pháp phân tích chức năng: Phương pháp chúng sử dụng để chi tiết hóa đối tượng nghiên cứu nhằm nhìn nhận khách quan, đánh giá z gm phù hợp hiệu @ chân xác sâu sắc đối tượng, vấn đề nghiên cứu từ đó đưa giải pháp l Các kết nghiên cứu phân tích, đánh giá theo phương pháp luận của m co lưu trữ học nguyên tắc tính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện an Lu tổng hợp Nhờ các nguyên tắc phương pháp luận trên, nhận xét thực n va trạng hoạt động lưu trữ cũng các giải pháp đề xuất có tính khách quan khoa học ac th si Thông tin danh mục hồ Sơ a) Số thứ tự; b) Ký hiệu số hồ sơ; c) Tên đề mục, nhóm hồ sơ tiêu đề hồ sơ; d) Thời hạn bảo quản; d) Chuyên viên lập hồ sơ; e) Ghi lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MẪU DANH MỤC HỒ SƠ UỶ BAN GIÁM SÁTTÀI CHÍNH CỢNG HỊA XÃ HỢI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Q́C GIA Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đơn vị Hà Nội, ngày tháng năm DANH MỤC HỒ SƠ Năm STT Ký hiệu số hồ Tên đề mục, nhóm hồ sơ sơ tiêu đề hồ sơ (1) (3) (2) /I TÊN ĐÈ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ ./I.01.01 Tên nhóm hồ sơ ./I.01.01-01 Tiêu đề hồ sơ ./I.01.01-02 Tiêu đề hồ sơ * lu ./I.01 an n va tn to •.• /I.02 gh Thời hạn bảo quản (4) Chuyên viên lập hồ sơ _ (5) Ghi (6) p ie Tên đề mục nhỏ Tên nhóm hồ sơ ./I.02.01 Tiêu đề hồ sơ oa nl w * , /I.02.01-01 « ♦ d Bảng danh mục hồ sơ có:…(1) hồ sơ, bao gồm: lu va an - (2)… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; u nf - .(3) hồ sơ bảo quản có thời hạn ll TRƯỞNG ĐƠN VỊ m oi (Ký, ghi rõ họ tên) z at nh l gm @ (1) Số thứ tự: z Hướng dẫn Ghi số thứ tự hồ sơ tồn bợ danh mục hồ sơ.Số thứ tự đánh an Lu (2) Ký hiệu số hồ sơ: m co bằng chữ số Ả-rập n cách ghi ký hiệu văn va - Ký hiệu hồ sơ chữ viết tắt tên đơn vị Ký hiệu hồ sơ ghi theo hướng dẫn ac th si - Sổ hồ sơ: Gồm bốn nhóm số: + Nhóm số thứ ghi thứ tự các đề mục lớn, đánh số thứ tự liên tục theo chữ số La Mã; + Nhóm số thứ hai ghi thứ tự các đề mục nhỏ, đánh số thứ tự liên tục theo chữ số Ả-rập; + Nhóm số thứ ba ghi số thứ tự nhóm hồ sơ, đánh số thứ tự liên tục theo chữ số Ả-rập; + Nhóm số thứ tư ghi số hồ sơ có nhóm hồ sơ, đánh sổ thứ tự liên tục theo chữ số Ả-rập Giữa ký hiệu hồ sơ nhóm số thứ có dấu gạch chéo (/); nhóm số thứ nhóm số thứ hai có dấu chấm (.); nhóm số thứ hai nhóm số thứ ba có lu an dấu chấm (.); nhóm số thứ ba nhóm số thứ tư có dấu gạch ngang (-) n va Ví dụ: Ký hiệu số hồ sơ “NCĐP/I.02,03-01” hiểu là: Hồ sơ số 01 tḥc to nhóm hồ sơ số 03 tḥc đề mục nhỏ số 02 thuộc đề mục lớn số 01 Ban Nghiên gh tn Cứu Điều phối sách giám sát p ie (3) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ: - Tên đề mục lớn tên nhóm cơng việc đơn vị Tên các đề mục nl w nhỏ tên vấn đề đề mục lớn.Tên đề mục lớn, tên đề mục nhỏ tên nhóm d oa hồ sơ cần viết ngắn gọn mang tính khái quát an lu - Tiêu đề hồ sơ tóm tắt nội dung hồ sơ dự kiến lập; ghi tóm tắt, va xác nợi dung hồ sơ bảo đảm yêu cầu thống thông tin tiêu đề nội u nf dung thực tế hồ sơ hình thành trình theo dõi, giải công việc ll (4) Thời hạn bảo quản: Phần Văn phòng xác định oi m (5) Chuyên viên lập hồ sơ: z at nh Ghi rõ họ tên chuyên viên chịu trách nhiệm lập hồ sơ z (6) Ghi chú: m co l mật hồ sơ, bổ sung hồ sơ, chuyển hồ sơ năm sau, gm @ Ghi thơng tin diễn q trình lập kết thúc hồ sơ, như: độ an Lu n va ac th si HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH (Kèm theo định số …./ QĐ – UBGSTCQG ngày tháng năm 2019 của Chủ tịch Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia) A CÁC LOẠI HỒ SƠ I HỒ SƠ NGUYÊN TẮC: Là tập hợp các văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải cơng việc II HỒ SƠ CƠNG VIỆC: Là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với một vấn đề, một việc, một đối tượng cụ thể hình thành từ bắt đầu đến kết thúc công việc lu Các loại hồ sơ công việc: an Hồ sơ cuộc họp; va n Hồ sơ Báo cáo Hồ sơ Ban Chỉ đạo, Hội đồng; ie gh tn to Hồ sơ ban hành văn Uỷ ban Giám sát tài Quốc p Tài liệu cá nhân các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban; nl w Hồ sơ nội bộ Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia bao gồm hồ sơ sau: d cấu tổ chức; oa a) Hồ sơ ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lu va an b) Hồ sơ ban hành Quyết định ban hành các quy định, quy chế ; z at nh - Khen thưởng; oi - Nâng lương; m - Bổ nhiệm; ll - Tuyển dụng; u nf c) Hồ sơ ban hành Quyết định……… - Hưu trí; - Báo cáo toán thu chi hàng năm; n va d) Cơng tác Đảng, Cơng đồn, Đồn niên an Lu - Mua sắm sử dụng trang thiết bị; m co - Xây dựng, sửa chữa cơng trình quan; l gm @ - Thuyên chuyển; z - Kỷ luật; ac th si đ) Các loại hồ sơ khác B THÀNH PHẦN VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ: Bảng kèm theo C PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ I MỞ HỒ SƠ Là xác định hồ sơ cần lập ghi thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ Thời điểm mở hồ sơ đồng thời với thời điểm bắt đầu xử lý công việc Việc mở hồ sơ vào danh mục hồ sơ đơn vị thực tế công việc giao xử lý Các thông tin cần ghi ngồi bìa hồ sơ gồm: Tóm tắt nợi dung hồ sơ, tên chuyên viên đơn vị xử lý, thời gian bắt đầu hồ sơ lu an II THU THẬP VĂN BẢN, TÀI LIỆU VÀO HỒ SƠ n va Chuyên viên có trách nhiệm thu thập vào hồ sơ tất các văn bản, tài liệu hình to thành q trình theo dõi, giải cơng việc Việc thu thập văn bản, tài liệu liên việc p ie gh tn quan vào hồ sơ thực từ bắt đầu xử lý đến hoàn thành công Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý (là nl w từ chính), có liên quan trực tiếp đến q trình xử lý công việc Tài d oa liệu thu thập vào hồ sơ bao gồm tài liệu bằng giấy tải liệu khoa hoc kỹ thuật (tài an lu liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự va toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ, đồ, mơ hình , có) tài liệu nghe nhìn ll u nf (file điện tử ghi ârn/ghi hình, ảnh, phim , có) oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si III CHỈNH LÝ SƠ BỢ VĂN BẢN, TÀI LIỆU CĨ TRONG HỒ SƠ Sau giải xong công việc, chuyên viên thực chỉnh lý hồ sơ công việc theo các bước sau: Thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ; Xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu trùng thừa, nháp, tài liệu tham khảo không cần thiết văn bản, tài liệu hết giá trị; Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải sắp xếp khoa học, đảm bảo tính liên tục vấn đề Nếu hồ sơ có kèm theo các tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu nghe nhìn cần cho vào phong bì/hợp riêng, ghi thích rõ ràng xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ có kèm theo các vẽ cần gấp gọn theo khổ giấy A4 xếp lu an với thuyết minh va IV BIÊN MỤC HỒ SƠ: Biên mục bên biên mục bên n Biên mục bên hồ sơ: gh tn to Thống kê tất tài liệu có hồ sơ vào mục lục hồ sơ Các nội dung thống p ie kê gồm: số, ký hiệu, ngày tháng văn bản, tài liệu; trích yếu nợi dung văn bản, tài liệu; tổng số trang văn bản, tài liệu; tình trạng (văn bản, tài liệu cịn ngun vẹn hay bị rách sao) d oa nl w nát; chữ có bị mờ hay khơng ) tính chất văn bản, tài liệu (bản gốc, hay an lu Biên mục bên hồ sơ: ll u nf va Viết tóm tắt nợi dung hồ sơ, ghi rõ số ký hiệu văn ban hành oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si THÀNH PHẦN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ STT Tên loại hờ sơ HỒ SƠ CƠNG VIỆC Hờ sơ cuộc họp Thành phần tài liệutrong hồ sơ - Thông báo kết luận (hoặc biên bản) kết cuộc họp (bản chính); - Giấy mời họp; - Chương trình họp (nếu có) - Danh sách thành viên dự họp (đại biểu có mặt, vắng mặt, người dự thay, công văn xin phép vẳng mặt….) - Biên cuộc họp; lu - Tài liệu cuộc họp (các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu, tham luận các quan, cá nhân dự họp có liên quan đến cuộc họp ); - Các ảnh, file điện tử ghi âm, ghi hình c̣c họp Các văn bản, tài liệu liên quan khác an n va Hồ sơ báo cáo - Báo cáo Uỷ ban Giám sát tài quốc gia (bản chính); - Phiếu trình (trong trường hợp trình nhiều lần, phải có đầy đủphiếu trình mỡi lần trình); - Phiếu phối hợp xử lý báo cáo chuyên viên, thủ trưởng các đơn vị thực báo cáo;(dự thảo có bút tích sửa chữa, ý kiến lãnh đạo Uỷ ban ); Các văn bản, tài liệu liên quan khác p ie gh tn to d oa nl w an lu Hồ sơ Văn bản Uỷ ban Các Ban Chỉ đạo, Hội đồng ll u nf va oi m - Văn Uỷ ban Giám sát tài Quốc gia (bản chính); - Phiếu trình (trong trường hợp trình nhiều lần, phải có đầy đủphiếu trình mỡi lần trình); - Phiếu phối hợp xử lý văn chuyên viên, thủ trưởng các đơn vị tḥc Uỷ ban;(dự thảo có bút tích sửa chữa, ý kiến lãnh đạo Uỷ ban ); Các văn bản, tài liệu liên quan khác z at nh z @ m co l gm - Văn phát hành Ban Chỉ đạo, Hội đồng (bản chính); - Phiếu trình (trong trường hợp trình nhiều lần, phải có đầy đủphiếu trình mồi lần trình); - Tờ trình cơng văn đề nghị tổ chức, cá nhân; - Văn tham gia ý kiến tổ chức, cá nhân có liên quan; an Lu n va ac th si - Phiếu phối hợp xử lý văn cùa chuyên viên, đơn vị thuộc Uỷ ban; dự thảo có bút tích sửa chữa, ý kiến lãnh đạo Uỷ ban ); Các văn bản, tài liệu liên quan khác - Các phát biểu, diễn văn (gồm băng ghi âm, ghi hình, ảnh , có) lãnh đạo Uỷ ban tại chuyến thăm, làm việc nước (xác định rõ thức lãnh dạo sử dụng); - Các văn bản, tài liệu (gồm file điện tử ghi âm, ghi hình, ảnh , có) khác có liên quan chuyến thăm, làm việc nước lãnh đạo Uỷ ban; - Đơn, thư khiếu nại, tố cáo; đơn đề nghị cá nhân tổ chức có bút tích ý kiến lãnh đạo Uỷ ban; - Sổ công tác lãnh đạo Uỷ ban; - Các văn bản, tài liệu liên quan khác Tài liệu cá nhân đồng chí lãnh đạo Uỷ ban lu an n va Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức p ie gh tn to HỐ SƠ NỘI BỘ d oa nl w ll u nf va an lu oi m - Quyết định thành lập (sáp nhập, giải thể, ) các phịng, ban (bản chính); - Phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt đề án thành lập (sáp nhập, giải thể, ) phòng, ban (trong trường hợp trình nhiều lần phải có đầy đủphiếu trình mỡi lần trình); - Văn (kèm dự thảo đề án) phịng Tổ chức cán bợ trình lãnh đạo Uỷ ban việc đề nghị thành lập (sáp nhập, giải thể, ) phòng, ban; - Bản tổng hợp giải trình tiếp thu ý kiến lãnh đạo Uỷ ban, các đơn vị quan đề án thành lập (sáp nhập, giải thể, ) phòng, ban; - Văn góp ý các đơn vị tḥc Uỷ ban,các đơn vị liên quan (gồm dự thảo có góp ý trực tiếp; - Văn xin ý kiến các đơn vị thuộc Uỷ ban, các đơn vị liên quan (nếu có); - Các văn bản, tài liệu liên quan khác - Quyết định Uỷ ban giám sát tài Quốc gia (bản chính); - Phiếu trình (trong trường hợp trình nhiều lần phải có đầy đủphiếu trình mỡi lần trình); - Cơng văn xin ý kiến lãnh đạo Uỷ ban z at nh z m co l gm @ Quyết đinh ban hành Quy định, Quy chế an Lu n va ac th si đơn vị tḥc Uỷ ban có liên quan; - Văn tổng hợp ý kiến tham gia góp ý; - Văn xin ý kiến các đơn vị thuộc Uỷ ban; - Các văn bản, tài liệu liên quan khác Hồ sơ tuyển dụng lu - Quyết định lãnh đạo Ủy ban giám sát tài Quốc gia việc tủn dụng (bản chính); - Phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt kết thi tuyển xét tuyển; - Thông báo tuyển dụng tài liệu liên quan đến công tác tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng; - Danh sách người đủ điều kiện tuyển dụng; - Sơ yếu lý lịch cá nhân đủ điều kiện tuyển dụng; - Các văn liên quan đến việc thẩm tra, xác minh … ; - Văn thành lập kèm danh sách thức của: Hội đồng tuyển dụng, Ban đề thi, Ban coi thi Ban phách Ban chấm thi - Các văn liên quan đến việc thi tuyển: Tổchức chấm thi, công bố kết thi tuyển; - Các văn bản, tài liệu liên quan khác - Quyết định bổ nhiệm (bản chính); - Phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt bổ nhiệm; an n va p ie gh tn to d oa nl w Hồ sơ Bổ nhiệm ll u nf va an lu oi m - Cơng văn đơn vị trình lãnh đạo Uỷ ban, gửi phịng Tổ chức cán bợ việc đề nghị bổ nhiệm cán bộ; - Các văn liên quan đến việc xin ý kiến chỉ đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách đơn vị có chuyên viên đề nghị bổ nhiệm; - Các văn bản, tài liệu liên quan đến thủ tục bổ nhiệm (Bản nhận xét đánh giá cán bộ đơn vị đề nghị bổ nhiệm, nhận xét đánh giá cán bộ nơi cư trú, biên cuộc họp lấy ý kiến bổ nhiệm, biên kiểm phiếu Phiếu xin ý kiến Đảng ủy, Phiếu xin ý kiến lãnh đạo Uỷ ban …) - Các văn bản, tài liệu liên quan đến cá nhân đề nghị bổ nhiệm (Sơ yếu lý lịch cá nhân, tự kiểm điểm, kê khai tài sản, các văn bằng chứng chỉ, ); - Các văn bản, tài liệu liên quan khác z at nh z m co l gm @ an Lu - Quyết định nâng lương cho cán bộ, công chức (bản chính); - Phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt kết n va Hồ sơ Nâng lương ac th si xét duyệt; - Cơng văn Phịng Tổ chức cán bợ gửi đơn vị u cầu rà sốt cán bộ, công chức đủ điều kiện nâng lương đúng hạn trước hạn; - Văn đề nghị nâng lương các đơn vị (có danh sách kèm theo) gửi Phịng Tổ chức cán bợ; - Các văn bản, tài liệu liên quan đến việc họp Hội đồng lương (Giấy mời họp, Biên họp, văn thông báo kết xét nâng lương, ); - Công văn xin ý kiến Bộ Nội vụ việc nâng lương đúng hạn, nâng lương trước thời hạn (đối với chuyên viên cao cấp); - Các văn bản, tài liệu liên quan khác - Quyết định khen thưởng (bản chính); - Phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt kết xét duyệt; - Văn hướng dẫn công tác thi đua - khen thưởng quan Phòng Tổ chức cán bộ; - Các tài liệu liên quan đến việc việc đề nghị khen thưởng đơn vị (Công văn đề nghị, biên họp bình xét danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng, danh sách đề nghị khen thưởng ); - Văn Phòng Tổ chức cán bợ (kèm theo danh sách) tổng hợp, rà sốt trường hợp đề nghị khen thưởng cụ thể; - Văn bản, tài liệu liên quan đến họp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng (Giấy mời họp, biên họp, thông báo kết họp ); - Các văn bản, tài liệu liên quan khác Hồ sơ khen thưởng lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu Hồ sơ kỷ luật oi m - Văn thông báo hình thức kỷ luật (bản chính); - Phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt kết xét kỷ luật; - Văn bản, tài liệu liên quan đến Hội đồng kỷ luật (phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban thành lập Hội đồng kỷ luật, Quyết định thành lập Hội đồng kỷ luật, ); - Văn bản, tài liệu liên quan đến cá nhân bị kỷ luật (Bản kiểm điểm tường trình cá nhân, ); - Văn bản, tài liệu họp Hội đồng kỷ luật (Giấy mời họp, báo cáo kết xác minh, biên họp, báo cáo kết họp, ); - Các văn bản, tài liệu liên quan khác z at nh z m co l gm @ an Lu va n - Quyết định thuyên chuyển công tác (bản ac th si Hờ sơ thun chuyển chính); - Phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt; - Đơn xin chuyển công tác cá nhân; - Văn đề nghị đơn vị quản lý cá nhân; - Văn phịng Tổ chức cán bợ xin ý kiến quan, đơn vị tiếp nhận nhân sự; - Văn tiếp nhận nhân quan, đơn vị mới; - Các văn bản, tài liệu liên quan khác - Danh sách cán bộ, công chức nghỉ hưu năm; - Công văn thông báo nghỉ hưu; - Các văn bản, tài liệu liên quan khác Hồ sơ Hưu trí lu an n va p ie gh tn to - Các văn bản, tài liệu pháp lý liên quan đến Hờ sơ xây đựng, sửa chữa cơng trình; các cơng trình quan - Báo cáo khảo sát địa chất cơng trình; - Báo cáo nghiên cứu khả thi thiết kế kỹ thuật cơng trình; - Các văn bản, tài liệu liên quan đến dự tốn cơng trình; - Các văn bản, tài liệu liên quan đến việc đấu thầu xây dựng cơng trình; - Bản vẽ thiết kế, hồn cơng cơng trình (bản chính); - Báo cáo diễn biến q trình thi cơng; - Báo cáo nghiệm thu các văn bản, tài liệu liên quan đến việc tốn, kiểm tốn cơng trình; - Các văn bản, tài liệu liên quan khác d oa nl w ll u nf va an lu oi m Mua sắm và sử dụng - Văn đề nghị các đơn vị trình lãnh đạo Uỷ ban gửi Văn phòng Uỷ ban; trang thiết bị - Phiếu trình lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt chủ trương; - Các báo giá; - Phiếu phối hợp các đơn vị liên quan; - Các văn bản, tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự toán chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa đấu thầu… - Các loại hợp đồng; - Các loại biên (biên thương thảo hợp đồng, biên nghiệm thu, biên lý ,); - Các văn bản, tài liệu liên quan đến việc quvềt z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si tốn (Phiếu trình, Quyết định phê duyệt toán ); Các văn bản, tài liệu liên quan khác - Văn phê duyệt toán (bản chính); Hờ sơ báo cáo toán - Các tài liệu liên quan đến hồ sơ trình phê thu chi hàng năm duvệt; - Các báo cáo thu - chi cụ thể; - Các kê chi tiết việc thu chi; - Chứng từ kế toán liên quan; - Các văn bản, tài liệu khác liên quan lu Hồ sơ công tác Đảng, Công - Văn Đảng, Cơng đồn, Đồn niên cấp cơng tác Đảng, Cơng đoàn, Đoàn Thanh niên Đồn Thanh niên; - Văn phát hành Đảng ủy Uỷ ban, đoàn, Đoàn Thanh niên; - Hồ sơ Đại hợi Đảng, Cơng đồn, Đoàn niên cấp; -Các văn bản, tài liệu liên quan khác Thanh đồn, Cơng an Thanh n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si UỶ BAN GIÁM SÁTTÀI CHÍNHQUỐC GIA Đơn vị: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2019 PHIẾU YÊU CẦU Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ □ Hồ sơ, tài liệu mật □ Hồ sơ, tài liệu không có độ mật Họ tên: Đề nghị được: □ Đọc hồ sơ, tài liệu lưu trữ□ Sao chụp văn bản, tài liệu □ Sao y lu an Cơ quan ban hành Ghi chú/ Đợ mật Trích yếu nợi dung n va STT Số ký hiệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ/Năm ban hành □ Sao chụp hồ sơ ie gh tn to p Mục đích sử dụng: w NGƯỜI YÊU CẦU d oa nl Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ (1) Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG va an lu Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ KHÁC (2) ll u nf Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO ỦY BAN (3 ) oi m Ghi chú: z at nh z Lãnh đạo đơn vị (1): Xác nhận việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên viên đơn vị quản lý (trừ trường hợp chuyên viên có yêu cầu: Đọc hồ sơ xử lý nợp vào lưu trữ; chụp văn khơng có đợ mật đơn vị phát hành có “Nơi nhận”) gm @ m co l Thư ký (chuyên viên giúp việc) lãnh đạo Uỷ ban: - Đọc hồ sơ, tài liệu lưu trữ không có độ mật: Xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng.(2) - Đọc hồ sơ, tài liệu có chế đợ Tuyệt mật, Tối mật, Mật chụp tài liệu lưu trữ xin ý kiến Chủ tịch Uỷ ban - Chụp hồ sơ lưu trữ xin ý kiến Chủ tịch Uỷ ban.(3) an Lu n va ac th si UỶ BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /PTr - …… Hà Nợi, ngày tháng năm 2019 PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG VIỆC Kính gửi: Vấn đề trình: Cơ quan trình: Tài liệu kèm theo: Quyết định Lãnh đạo lu Tóm tắt nợi dung cơng việc an n va p ie gh tn to oa nl w 2.Ý kiến THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ d CHUYÊN VIÊN ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH Q́C GIA p ie gh tn to CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH d oa nl w nv a lu BAN NGHIÊN CỨU VÀ ĐIỀU PHỚI CHÍNH SÁCH GIÁM SÁT ll fu an VĂN PHÒNG BAN GIÁM SÁT TỔNG HỢP PHÒNG GIÁM SÁT CÁC TẬP ĐOÀN TÀI CHÍNH PHỊNG GIÁM SÁT LĨNH VỰC NGÂN HÀNG PHỊNG TỔNG HỢP THƠNG TIN GIÁM SÁT PHỊNG GIÁM SÁT CÁC TẬP ĐOÀN TÀI CHÍNH PHỊNG GIÁM SÁT LĨNH VỰC CHỨNG KHỐN VÀ BẢO HIỂM PHỊNG HỆ THỐNG oi m TRUNG TÂM THÔNG TIN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH Q́C GIA BAN GIÁM SÁT CÁC TẬP ĐOÀN TÀI CHÍNH PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỢ & ĐÀO TẠO z at nh PHỊNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ z PHỊNG PHÂN TÍCH VÀ DỰ BÁO KINH TẾ VĨ MƠ o l.c PHỊNG PHÂN TÍCH CHÍNH SÁCH TÀI CHÍNH CƠNG m an n va ac th PHỊNG PHÂN TÍCH CHÍNH SÁCH TIỀN TỆ Lu PHỊNG KẾ TỐN – TÀI VỤ ĐỢI XE gm PHỊNG THƠNG TIN – TRUYỀN THƠNG PHỊNG HỢP TÁC Q́C TẾ @ PHỊNG THƯ KÝ – TỔNG HỢP PHỊNG TÍCH HỢP VÀ PHÁT TRIỂN si