(Luận văn) công tác tổ chức hội họp của văn phòng công ty điện lực hai bà trưng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG lu an KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP n va tn to p ie gh CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG d oa nl w an lu : THS NGUYỄN NGỌC LINH oi : 1305QTVD008, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D z at nh Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : VŨ THỊ GIANG m Sinh viên thực ll u nf Người hướng dẫn va Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG z m co l gm @ an Lu n va HÀ NỘI - 2017 ac th si LỜI CAM ĐOAN Tôi thực khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Cơng tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2017 Người thực lu an va n Vũ Thị Giang p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT VP Văn phòng CB Cán CBCNV Cán công nhân viên CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân KH-TC Kế hoạch - tài lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu lu an Phương pháp nghiên cứu n va Giả thuyết nghiên cứu tn to Cấu trúc đề tài gh CHƯƠNG LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP p ie 1.1 Một số khái niệm w 1.1.1 Khái niệm hội họp oa nl 1.1.2 Tổ chức d 1.1.3 Tổ chức hội họp lu va an 1.1.4 Một số khái niệm khác 10 u nf 1.2 Phân loại hội họp 10 ll 1.2.1 Căn theo cách thức triệu tập họp 10 m oi 1.2.2 Căn theo hình thức tổ chức họp 10 z at nh 1.2.3 Căn vào tính chất mục đích họp 11 z 1.2.4 Căn theo nội dung công việc 11 gm @ 1.3 Vai trò hội họp 12 l 1.4 Nguyên tắc tổ chức hội họp 14 m co 1.5 Quy trình tổ chức họp 16 an Lu 1.5.1 Trước họp 17 1.5.2 Trong họp 20 n va ac th si 1.5.3 Sau họp 22 KẾT LUẬN CHƯƠNG 23 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG 24 2.1 Khái quát chung Công ty Điện lực Hai Bà Trưng Văn phịng cơng ty 24 2.1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty 25 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ VP Công ty Điện lực Hai Bà Trưng 27 lu 2.2 Vai trị Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng việc tổ an va chức họp Công ty 29 n 2.3 Các loại hình hội họp Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng 31 gh tn to 2.3.1 Phiên họp thường kỳ Công ty 31 ie 2.3.2 Họp xử lý công việc thường xuyên 37 p 2.3.3 Họp tham mưu, tư vấn 38 nl w 2.3.4 Họp chuyên môn 38 d oa 2.3.5 Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) 39 an lu 2.4 Thực trạng công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực va Hai Bà Trưng 41 ll u nf 2.4.1 Tổ chức công tác chuẩn bị 41 oi m 2.4.2 Tổ chức công tác điều hành hội họp 47 z at nh 2.4.3 Tổ chức công việc kết thúc hội họp 50 2.5 Đánh giá cơng tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai z Bà Trưng 52 @ gm 2.5.1 Ưu điểm 52 l 2.5.2 Nhược điểm 54 m co 2.5.3 Nguyên nhân 55 an Lu KẾT LUẬN CHƯƠNG 56 n va ac th si CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG 58 3.1 Ban hành văn quy định liên quan đến công tác tổ chức hội họp 58 3.2 Nâng cao vai trò lãnh đạo văn phòng nghiệp vụ văn phòng cho cán công chức 59 3.2.1 Nâng cao vai trò lãnh đạo văn phòng 59 3.2.2 Nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho cán công nhân viên 60 3.3 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội lu họp khoa học, hợp lý 61 an va 3.4 Nâng cao chất lượng sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp 62 n 3.5 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 63 gh tn to 3.6 Ứng dụng ISO vào công tác tổ chức hội họp 65 ie 3.7 Một số giải pháp khác 66 p KẾT LUẬN CHƯƠNG 67 nl w KẾT LUẬN 68 d oa DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 ll u nf va an lu PHỤ LỤC 72 oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp cơng tác tổ chức hội họp đóng vai trò quan trọng hội họp hình thức hoạt động quản lý, giúp giải công việc, thông tin quan giúp thủ tưởng quan, đơn vị trực tiếp thực vai trị lãnh đạo, điều hành, nắm bắt thơng tin, tình hình ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân cấp Hiện có văn đạo, hướng dẫn chế độ họp thủ lu tướng phủ: Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm an n va 2006 Thủ tướng phủ ban hành quy định chế độ họp quan cần thực quy định pháp luật, mà quan trọng tổ gh tn to hành nhà nước Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội họp p ie chức hiệu Giảm số lượng tăng chất lượng hội họp yêu cầu thiết thực quan oa nl w Đối với cơng tác văn phịng, văn phòng máy điều hành tổng hợp d quan, tổ chức; nơi thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt động an lu quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực, phục vụ hậu cần đám bảo điều kiện u nf va cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức Văn phịng thực hai chức ll tham mưu – tổng hợp hậu cần Để thực hai chức m oi này, văn phòng cần phải thực nhiều nhiệm vụ, z at nh tổ chức họp nhiệm vụ quan trọng văn phịng Đó tiêu chí đánh giá hiệu hoạt động văn z gm @ phịng Hiện nay, cơng tác hội họp quan vấn đề đáng ý, bên cạnh điểm tiến tồn điểm bất cập định: số l m co lượng hội họp nhiều, chất lượng hội họp lại vấn đề đáng bàn Thực tế, nhiều hội họp không thành công trọn vẹn an Lu công tác tổ chức hội họp tồn cần khắc phục n va ac th si Sau trình thực tập Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, nhận thấy công tác tổ chức hội họp Cơng ty bên cạnh ưu điểm cịn vấp phải hạn chế định Do tơi chọn đề tài “Công tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao cơng tác tổ chức hội họp nói riêng, cơng tác văn phịng Cơng ty nói chung Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng; cô, chú, anh chị cơng tác Văn phịng Cơng ty giúp đỡ tạo điều kiện tốt để quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu thập thông tin lu an để hoàn thành đề tài n va Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới thầy cô khoa tn to Quản trị văn phòng, đặc biệt Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh tận tình gh hướng dẫn gíup đỡ tơi suốt q trình thực khóa luận tốt nghiệp p ie w Mặc dù có nhiều cố gắng cịn hạn chế kiến thức oa nl nguyên nhân khác nên đề tài tơi cịn nhiều thiếu sót hạn d chế Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến góp ý Hội đồng Q lu va an thầy, để khóa luận tơi hồn thiện u nf Những ý kiến đóng góp Hội đồng Q thầy giúp tơi nhận ll thiếu sót cịn tồn Khóa luận tốt nghiệp để từ m oi tơi có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt đề tài z at nh đường hoc vấn đường nghiên cứu sau z Tôi xin chân thành cảm ơn! @ l gm Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp nhiều tác giả quan tâm, khai thác m co Nhiều sách, giáo trình nghiên cứu vấn đề này, điển hình an Lu số cơng trình sau: n va ac th si - Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh - Nguyễn Thành Độ Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân - Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội - Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội - Những cơng trình sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn lu an Bên cạnh đó, cịn có luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập n va nghiên cứu công tác tổ chức hội họp: tn to - Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác tổ chức Hội họp Văn phịng UBND gh huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học p ie Nội vụ Hà Nội, năm 2015 w - Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác tổ chức điều hành hội họp oa nl UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” tác giả Lê Thị Dung, d Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015 lu va an - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp ll năm 2011 u nf UBND xã Lệ Xá” tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, m oi - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo z at nh Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3 z Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gm @ - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tơ chức loại l hình hội họp quan, tổ chức” tác giả Nguyễn Phú Thành lớp m co TKVPK3, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2010 an Lu Ngoài sách, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập đề cập đây, có nhiều viết, báo đề cập tới công tác này: n va ac th si - Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm việc họp nay, http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay1281334035.htm [Truy cập ngày 08/8/2010] - Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách chế quản lý, http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop -bai3-phai-cai-cach-co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/8/2008] - TS Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc nâng cao hiệu hội họp, http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/4940/Nhung_nguyen_tac_ lu an nang_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013] n va - Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp, tn to http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hopMặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác tổ chức p ie gh 340647.bld [Truy cập ngày 12/6/2015] w hội họp, nhiên chưa có cơng trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề oa nl Công ty Điện lực Hai Bà Trưng d Mục tiêu nghiên cứu an lu va  Mục tiêu chung: ll u nf Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp oi m Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, qua đưa giải pháp để  Mục tiêu cụ thể: z at nh nâng cao hiệu công tác tổ chức hội họp quan z Thứ làm sáng tỏ sở lý luận công tác tổ chức hội họp @ l gm Thứ hai phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty Điện lực Hai Bà Trưng m co Thứ ba, đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ an Lu chức hội họp Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng n va ac th si TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG CÔNG TY (Ban hành kèm theo Quyết định số: .ngày tháng năm Công ty Điện lực Hai Bà Trưng việc ban hành Quy định chế độ họp Công ty) lu an Chương I n va NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG tn to Quy định điều chỉnh việc tổ chức hội nghị, họp (dưới p ie gh Điều 1: Phạm vi điều chỉnh w gọi chung họp) hoạt động quản lý, điều hành Công ty Điện lực oa nl Hai Bà Trưng d Các họp giao ban điều hành sản xuất hàng ngày; buổi hội lu va an thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều hành Quy định u nf Điều 2: Đối tượng áp dụng: ll Văn phịng Cơng ty z at nh Điều 3: Giải thích từ ngữ: oi m Các đơn vị trực thuộc z Trong quy định này, từ ngữ hiểu sau: gm @ Họp hình thức hoạt động quản lý, cách thức giải l cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan, đơn vị trực tiếp thực m co lãnh đạo đạo, điều hành hoạt động SXKD thuộc chức thẩm quyền an Lu theo Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty quy định Pháp luật n va ac th si Họp tham mưu, tư vấn họp để thủ trưởng quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất kiến nghị đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền Họp giải công việc họp cấp với lãnh đạo đơn vị cấp để giải công việc có tính chất quan trọng vượt q thẩm quyền cấp để kiểm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ cơng tác cấp Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề lu an thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện n va dự án, đề án tn to Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị để nắm tình gh hình triển khai thực nhiệm vụ cơng tác; trao đổi ý kiến thực p ie đạo giải công việc thường xuyên w Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp oa nl để quản triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần d chủ trương sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều lu va an hành hoạt động kinh tế - xã hội u nf Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiểm ll điểm, đánh gía tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm m oi bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị z at nh Họp sơ kết tổng kết chuyên đề họp để đánh giá tình z hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng gm @ Hội nghị Tri ân khách hàng Hội nghị nhằm hướng tới khách hàng, l tri ân khách hàng, để đáp ứng nhu cầu khách hàng dịch vụ điện, m co lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp khách hàng sử dụng điện đưa ý kiến kết luận họp an Lu 10 Người chủ trì họp người có thẩm quyền điều hành họp, n va ac th si 11 Người tham gia dự họp người triệu tập, người mời họp người đại diện cho quan, đơn vị mời họp người uỷ quyền dự họp 12 Cuộc họp Giám đốc họp Giám đốc Phó Giám đốc chủ trì để đạo, điều hành giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Giám đốc 13 Cuộc họp đơn vị trực thuộc họp lãnh đạo đơn vị chủ trì để đạo, phối hợp giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền lãnh đạo đơn vị lu an Điều 4: Mục đích: n va Mục đích quy định nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao tn to chất lượng họp hoạt động quan, đơn vị, thực hành gh tiết kiệm, chống lãng phí việc tổ chức họp, góp phần tích cực p ie tiếp tục đổi nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng w quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu cải cách hành oa nl Điều 5: Nguyên tắc tổ chức họp: d Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách lu va an nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc u nf thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm ll quyền lên cho cấp giải m oi Chỉ tiến hành họp thực cần thiết để phục vụ cho công tác z at nh đạo, điều hành thủ trưởng quan, đơn vị việc thực z định quản lý, điều hành gm @ Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề l cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công m co xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều an Lu hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan, đơn vị n va ac th si Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hố quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý Điều 6: Trách nhiệm việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào việc đổi họp: Giám đốc Công ty lãnh đạo đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức, đạo nghiêm cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước lu an hết công nghệ thông tin, việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều n va hành để giảm bớt họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tn to tiến hành, nâng cao chất lượng hiệu họp Phổ biến, quán triệt triển khai thực văn quy phạm p ie gh Điều 7: Các trường hợp không tổ chức họp: w Pháp luật, văn đạo cấp oa nl Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình kết tháng thực d chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cơng tác hàng năm Công ty, va an lu đơn vị trực thuộc u nf Giải cơng việc thường xun tình hình có thiên ll tai, địch hoạ tình trạng khẩn cấp m oi Những việc cụ thể uỷ quyền phân công, phân cấp rõ z at nh thẩm quyền trách nhiệm cho tổ chức cá nhân cấp giải z Tổ chức lấy ý kiến lãnh đạo quan, đơn vị tham gia xây gm @ dựng, hoàn thiện đề án, dự án, trừ trường hợp đề án, dự án lớn, m co quản lý nhiều quan, đơn vị l quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quan, đơn vị an Lu Trao đổi thông tin giao lưu học tập kinh nghiệm n va ac th si Giải nội dung công việc mang tính chất chun mơn, kỹ thuật để giải công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức họp, trừ trường hợp họp lớn, quan trọng Những việc Pháp luật quy định giải cách thức khác không cần thiết phải thông qua họp Điều 8: Họp tổ chức Đảng, đoàn thể tổ chức khác: Đảng, đồn thể tổ chức khác Cơng ty tổ chức theo Điều lệ tổ chức bố trí hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động Công ty lu an n va Chương II Điều 9: Xây dựng kế hoạch tổ chức họp: p ie gh tn to QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP w Căn vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng quý quan, oa nl đơn vị yêu cầu giải công việc, Giám đốc Công ty đạo xây dựng d định kế hoạch tổ chức họp lớn, quan trọng năm lu va an hàng quý; phân công trách nhiệm Phòng chức năng, đơn vị trực thuộc ll chức họp u nf chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến công việc tổ m oi Kế hoạch tổ chức họp năm hàng quý phải thông z at nh báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự z Các họp bất thường tổ chức để giải công m co Điều 10 Chuẩn bị nội dung họp: l dành thời gian giải công việc gm @ việc đột xuất, khẩn cấp Khống chế số lượng họp tuần, tháng để an Lu Nội dung họp phải Phịng chức Cơng ty, đơn vị phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, yêu cầu thời gian Đơn vị, n va ac th si Phịng chức được phân cơng chuẩn bị nội dung phải chuẩn bị dự thảo biên thông báo kết luận họp Những vấn đề liên quan đến nội dung họp yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến, kiến nghị họp phải chuẩn bị đầy đủ trước văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi văn cịn phải chuẩn bị thêm nhiều tóm tắt Điều 11: Giấy mời họp: Giầy mời họp phải cần ghi rõ nội dung sau đây: lu an a) Người triệu tập chủ trì n va b) Thành phần tham dự tn to c) Người triệu tập, người mời tham dự e) Những yêu cầu người triệu tập, mời tham p ie gh d) Nội dung họp, thời gian, địa điểm họp w dự oa nl Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp 02 ngày làm d việc, kèm theo tầi liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan lu va an đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất u nf Điều 12 Thành phần số lượng người tham dự họp: ll Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người m oi triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người z at nh tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu Chỉ z người liên quan trực tiếp mời đến dự họp, đối tượng liên quan gián gm @ tiếp nhận thông báo (hoặc nghị quyết) để nắm bắt thông tin l Trưởng Phòng ban, lãnh đạo đơn vị mời họp phải cử m co người tham dự họp thành phần, cử người có đủ thẩm an Lu quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp n va ac th si Trường hợp người triệu tập mời lãnh đạo đơn vị tham dự họp (có lý đáng) uỷ quyền cho cấp có đủ khả năng, đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay Khách mời người chủ trì định; đại diện quan, đơn vị có liên quan nhiều đến cơng việc thơng tin cần giải Điều 13 Thời gian tiến hành họp: Thời gian tiến hành họp thuộc họp quy định sau: lu an a) Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không buổi làm việc; n va b) Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ buổi đến tn to ngày tuỳ theo tính chất nội dung họp d) Họp tập huấn tuỳ theo tính chất nội dung vấn đề, bố trí chủ p ie gh c) Họp tổng kết công tác năm không ngày w yếu vào ngày nghỉ oa nl Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời d gian tiến hành hợp lý, không ngày lu va an Điều 14 Những yêu cầu tiến hành họp: u nf Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng ll nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu m oi vấn đề điều kiện hoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm z at nh chất lượng hiệu giải cơng việc z Người chủ trì người phân cơng trình bầy tóm tắt ngắn gm @ gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp l nêu vấn đề ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn tài an Lu cần xử lý họp m co liệu, văn họp, khơng trình bầy tồn nội dung chi tiết vấn đề n va ac th si Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp Điều 15 Trách nhiệm người chủ trì họp: Qn triệt mục đích, u cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp lu an trình bầy ý kiến cách hợp lý n va Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt tn to Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp gh Giao trách nhiệm cho Phịng ban, đơn vị có thẩm quyền văn p ie thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan w Điều 16 Trách nhiệm người tham dự họp: dự họp d oa nl Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến lu va an Chuẩn bị trứơc ý kiến phát biểu họp u nf Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết ll thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất m oi đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước z at nh họp kết thúc z Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý công việc l động phịng họp gm @ khơng liên quan đến nội dung họp Không gọi nghe điện thoại di m co Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn trì họp cho phép an Lu gọn, thẳng vào nội dung vấn đề không vượt thời gian mà người chủ n va ac th si Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp Điều 17 Biên họp thông báo kết họp: 1.Nội dung diễn biến họp phải ghi thành Biên a) Ngưịi chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; b) Những vấn đề trình bày thảo luận họp; c) ý kiến phát biểu người tham dự họp; d) Kết luận chủ toạ họp định đưa lu an họp n va Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, phòng tn to chức đơn vị giao trách nhiệm chuẩn bị họp phải gh hoàn thành dự thảo thơng báo kết luận, chuyển cho Văn phịng Cơng ty để p ie kiểm tra thể thức, ký gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan w biết, thực d sau: oa nl Văn thông báo kết luận họp bao gồm nội dung lu u nf họp; va an a) Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa ll b) Quyết định người có thẩm quyền đưa họp m oi việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực z at nh hiện, z Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc văn gm @ quy phạm Pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan, đơn vị m co liên quan định họp l có thẩm quyền theo quy định quy định Pháp luật để giải vấn đề kết luận, đạo đưa họp an Lu Điều 18: Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực ý kiến n va ac th si Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp phải giao cho cá nhân có thẩm quyền phịng ban liên quan chịu trách nhiệm Chương III CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 19: Xây dựng chương trình cơng tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức họp: Trên sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, Giám đốc Công ty, lu an thủ trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đạo xây dựng chương trình n va cơng tác hàng năm, hàng quý hàng tháng quan, đơn vị tn to bảo đảm khoa học, hợp lý gh Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành việc quản lý, thực p ie chương trình cơng tác Chỉ trường hợp thật cần thiết điều w chỉnh chương trình cơng tác oa nl Điều 20: Mối quan hệ tổ chức họp giải công việc d cá nhân, tổ chức lu va an Văn phịng Cơng ty, đơn vị có quan hệ trực tiếp giải cơng việc u nf hàng ngày cá nhân, tổ chức không họp mà làm chậm trễ, gây ll khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận xử lý công việc cá nhân, tổ oi m chức z at nh Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị trực thuộc không sử dụng z thời gian thực chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện công gm @ dân theo quy định Pháp luật để tham dự chủ trì họp l Điều 21: Cấm kết hợp tổ chức họp vối việc tham quan, nghỉ mát: an Lu dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí m co Khơng kết hợp tổ chức họp với tham quan, nghỉ mát n va ac th si Người đứng đầu quan, đơn vị đứng tổ chức triệu tập họp phải chịu trách nhiệm cá nhân việc để xẩy tình trạng nói Điều 22: Thực chế độ giải công việc để giảm bớt họp: - Các cơng việc giải hàng ngày phải giải ngay, khơng chờ đến họp để giải - Lãnh đạo cấp đơn vị phải có chương trình kế hoạch để thực chế độ kiểm tra hoạt động đơn vị cấp việc thực quy định Pháp luật văn cấp trên; trực tiếp đạo xử lý chỗ lu an cơng việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền n va Điều 23 Kinh phí phục vụ họp (hội nghị): tn to Kinh phí phục vụ họp theo quy định Quy chế Tài gh Tổng Cơng ty phù hợp với dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp p ie phê duyệt w oa nl Chương IV d ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH va an lu u nf Điều 24 Trách nhiệm quản lý chế độ họp đơn vị trực thuộc ll Trách nhiệm Giám đốc: m oi a) Xây dựng kế hoạch tổ chức họp theo Điều quy định z at nh này; z b) Thi hành biện pháp cải cách, đổi đạo điều hành để l Trách nhiệm Văn phịng Cơng ty: gm @ giảm bớt, cải tiến nâng cao chất lượng, hiệu họp an Lu thuộc phạn vi thẩm quyền giao; m co a) Tổ chức thực quy định tổ chức họp Công ty n va ac th si b) Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra quan, đơn vị trực thuộc việc thực Quy định Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị trực thuộc: a) Xây dựng ban hành quy định cụ thể tổ chức họp đơn vị mình; b) Chỉ đạo việc thực quy định tổ chức họp hoạt động đơn vị; c) Thi hành biện pháp cải cách, đổi đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu qủa họp lu an Văn phịng Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn niên Cơng ty: n va Nghiên cứu, tổ chức vận dụng quy định để cải tiến giảm bớt tn to họp Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành p ie gh Điều 25: Hiệu lực thi hành: w Các quy định trước họp hoạt động Công ty d oa nl đơn vị trực thuộc trái với Quy định bỏ./ ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CƠNG TÁC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w ll u nf va an lu oi m z at nh z m co l gm @ an Lu n va ac th si