Khảo sát thực trạng quản lý nhân sự tại công ty máy tính Hải Vân 1: Khái quát về công ty máy tính Hải Vân
t ính cấp thiết của việc xây dựng bài toán quản lý nhân sự
Trong thực tế công tác quản lý nhân sự của Công ty TNHH Hải Vân còn có một số bất cập.Việc cập nhật và xử lý hồ sơ còn chồng chéo, thủ công
Nếu số lượng hồ sơ lớn sẽ rất dễ bị sai sót, nhầm lẫn thông tin.
Hơn nữa việc xử lý thông tin như vậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và nhân lực, tốc độ lại chậm Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng văn bản như đã trình bày ở trên sẽ gây ra mất mát và hư tổn thông tin, gây nhiều phiền toái cho công tác quản lý nhân sự.
Từ thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý nhân viên viên cần phải có sự đổi mới về kĩ thuật, nghiệp vụ, về quy trình, công nghệ Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản lý nhân sự đang là yêu cầu cấp thiết Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý nhân sự thống nhất, được cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ quản lý, tính nhất quán trong dữ liệu, thực hiện việc quản lý hồ sơ và cập nhật dữ liệu trên máy tính một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo.
Vì những lý do trên, em thấy rằng việc xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự là rất cần thiết.Em quyết định xây dựng xây dựng phần mềm quản lý nhân sự của công ty với mong muốn thúc đẩy quá trình ứng dụng tin học vào hoạt động kinh doanh của công ty.
Nếu xây dưng thành công phần mềm Quản lý nhân sự sẽ có ích lợi sau:
Đảm bảo việc cập nhật chính xác với số lượng không hạn chế
Tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc.
Tránh sự chồng chéo trong quá trình quản lý
Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhân sự của công ty
4 Mục tiêu của việc xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự công ty TNHH Hải Vân
Phần mềm Quản lý nhân sự được xây dựng nhằm mục đích giải phóng một phần sức lao động của con người, giúp cho hệ thống quản lý nhân sự của công ty hoạt động tốt và hiệu quả Với mục đích đó phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hải Vân gồm các chức năng :
Cập nhật danh mục quản lý
Tra cứu tìm kiếm nhân viên
5 Tính khả thi của phần mềm Quản lý nhân sự
Chương trình được thực hiện trong phạm vi công ty TNHH Hải Vân, được xây dựng để quản lý về Hồ sơ các nhân viên theo phòng ban, chức vụ, bảng lương… Toàn bộ các thông tin này ta có thể thu thập được dễ dàng từ các phòng ban trong công ty.
Hơn nữa, chương trình được phát triển trong môi trường Visual Basic kết hợp với CSDL Access, giao diện dễ sử dụng và quen thuộc với người dùng.
Và đặc biệt, dựa trên cơ sở chương trình quản lý nhân sự sẵn có của công ty.
Vì vậy việc xây dựng và phát triển phần mềm Quản lý nhân sự chạy trên máy tính là việc hoàn toàn có thể thực hiện được Hay nói cách khác là đề tài này có tính khả thi cao.
6 Những công việc đã làm được và hạn chế
Qua một thời gian chưa dài thực tập trong công ty, được tìm hiểu về kế hoạch sản xuất, hoạt động của công ty chứng tỏ sự hoàn thiện từng bước của công ty về cơ sở vật chất, cũng như cơ cấu tổ chức và quản lý.
Công ty đã xây dựng đầy đủ các phòng ban chức năng cần thiết như Phòng Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính, phòng kinh doanh…
Hệ thống nhân sự của các phòng ban cũng được sắp đặt đầy đủ.
Công việc quản lý nhân sự, quản lý sản xuất và các hoạt động kinh doanh khác cũng được lên kế hoạch và thực hiện theo đúng nguyên tắc, chức năng Công ty đã xây dựng được phần mềm quản lý, hệ thống kế toán và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Xong bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn những hạn chế Cụ thể là:
Phần mềm quản lý chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện và đồng bộ.
Các tài liệu, văn bản giấy tờ, việc quản lý còn chồng chéo,chưa thống nhất, dễ gây tình trạng thất thoát, nhầm lẫn thông tin.
những công việc đã làm được và chưa làm được
Qua một thời gian chưa dài thực tập trong công ty, được tìm hiểu về kế hoạch sản xuất, hoạt động của công ty chứng tỏ sự hoàn thiện từng bước của công ty về cơ sở vật chất, cũng như cơ cấu tổ chức và quản lý.
Công ty đã xây dựng đầy đủ các phòng ban chức năng cần thiết như Phòng Giám đốc, Phòng kế toán, Phòng hành chính, phòng kinh doanh…
Hệ thống nhân sự của các phòng ban cũng được sắp đặt đầy đủ.
Công việc quản lý nhân sự, quản lý sản xuất và các hoạt động kinh doanh khác cũng được lên kế hoạch và thực hiện theo đúng nguyên tắc, chức năng Công ty đã xây dựng được phần mềm quản lý, hệ thống kế toán và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Xong bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn những hạn chế Cụ thể là:
Phần mềm quản lý chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện và đồng bộ.
Các tài liệu, văn bản giấy tờ, việc quản lý còn chồng chéo,chưa thống nhất, dễ gây tình trạng thất thoát, nhầm lẫn thông tin.
Cơ Sở Phương pháp luận
Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.1 Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình
Dựa trên thực trạng quản lý tại công ty TNHH Hải Vân - nơi đang thực tập và những ngôn ngữ lập trình đã được học, em thấy Visual Basic là ngôn ngữ lập trình rất hữu ích, thân thiện với người dùng và đặc biệt là phù hợp với khả năng của mình Đây là lý do chính để em quyết định chọn Visual Basic làm ngôn ngữ khi thiết kế chương trình của mình
Một trong những ngôn ngữ hữu ích trợ giúp về cơ sở dữ liệu cho Visual Basic là Microsoft Access Em chọn Microsoft Access là ngôn ngữ trợ giúp về khâu thiết kế cơ sở dữ liệu.
Cài đặt cơ sở dữ liệu bằng phần mềm ứng dụng Microsoft Access của bộ Microsoft office, đây l à một hệ thống cở sở dữ liệu quan hệ chạy trong môi trường Windows dùng để tạo xử lý cơ sở dữ liệu Hệ thống định nghĩa khoá một bảng và sau đó tự động kiểm tra sự trùng khoá mà không cần phải lập chương trình kiểm tra Nó cho phép xây dựng biểu thức quy định tính hợp lệ đối với những dữ liệu nhập vào cho một vùng trong bảng và sau đó thông qua biểu thức này kiểm tra sự ràng buộc toàn vẹn về giá trị của dữ liệu.
Access cung cấp hai công cụ Form wizard và Report wizard giúp dễ dàng thiết kế cở sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu của Access là một tập tin duy nhất có phần mở rộng là MDB chứa tất cả các đối tượng của cơ sở dữ liệu.
Lựa chọn Access để cài đặt cơ sở dữ liệu bởi khả năng trao đổi dữ liệu với nhiều ứng dụng khác thông qua khả năng nhập, gắn và xuất dữ liệu đặc biệt là trên môi trường có nhiều người sử dụng, nó cho phép nhiều người cung
1 4 truy xuất đến một cơ sở dữ liệu trong môi trường máy tính được nối mạng và đồng thời có khả năng tổ chức người sử dụng theo từng nhóm.
Các khả năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác Một hệ cơ sở dữ liệu có ba khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu.
Toàn bộ các chức năng trên đều nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access.
+ Xác định cơ sở dữ liệu nào sẽ lưu giữ trong một cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu và mối quan hệ giữa các dữ liệu.
Có sáu đối tượng công cụ mà Access cung cấp để xử lý đối tượng là: Bảng (Table), truy vấn (query), mẫu biểu (form), báo biểu (report), macro và đơn thể (module).
Bảng là đối tượng được dùng để định nghĩa và lưu giữ dữ liệu, mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định.
Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp kết quả thể hiện trên màn hình dưới dạng bảng, gọi là Dynaset Dynaset chỉ là bảng kết quả trung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị xoá khi kết thúc truy vấn Tuy nhiên có thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xây dựng các truy vấn khác Chỉ với một truy vấn đã có thể giải quyết khá nhiều dạng toán trong quản trị cơ sở dữ liệu.
Mẫu biểu thường dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng, nhưng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi như: Nhận dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đến bảng) từ bàn phím Mẫu biểu còn có khả năng quan trọng khác là tổ chức giao diện chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu.
Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó cho các khả năng:
- In dữ liệu dưới dạng bảng
- In dữ liệu dưới dạng biểu
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp Cho phép thực hiện các phép toán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận được trên các nhóm lại có thể đưa vào các công thức để nhận được sự so sánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo.
- In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trình bầy trên báo cáo được tiến hành rất đơn giản.
Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dùng để tự động hoá một loạt các thao tác, macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện chương trình.
Đơn thể Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic.Mặc dù các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhưng lẽ dĩ nhiên không thể
1 6 bao quát được mọi vấn đề đa dạngcủa thực tế Các hàm, thủ tục của Access Basic sẽ trợ giúp giải quyết những phần việc hó mà công cụ không thể làm nổi.
Bởi những tính năng ưu việt của ngôn ngữ Microsoft Access, nên em đã quyết định chọn ngôn ngữ này để cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý nhân sự
phân tích hệ thông quản lý nhân sự tại công ty Hải Vân 1 Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Trong biểu đồ trên ta thấy : Các tác nhân ngoài tác động vào hệ thống gồm có Người xin việc, Nhân viên, Người quản lý
Khi Người xin việc nộp hồ sơ xin việc, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ tiến hành phân loại hồ sơ, những hồ sơ nào được tuyển sẽ được lưu vào tệp Hồ sơ nhân viên để tiến hành thử việc, sau đó bộ phận quản lý hồ sơ sẽ trả lời lại với
Người xin việc về kết quả Sau thời gian thử việc, nếu đạt yêu cầu thì người xin việc đó sẽ được ký hợp đồng dài hạn
Khi nhân viên có đơn xin thôi việc thì bộ phận quản lý hồ sơ sẽ truy nhập vào tệp Hồ sơ nhân viên và trả lại hồ sơ cho nhân viên đó.
Khi nhân viên có nhu cầu được nâng cao trình độ, có nhu cầu bồi dưỡng đào tạo, bộ phân quản lý công tác sẽ xem xét và tến hành tồ chức đào tạo, quá trình đào tạo này được lưu trong kho Quá trình công tác.
Khi cán bộ nhân viên có yêu cầu xem bảng lương thì bộ phận tìm kiếm sẽ truy nhập vào kho Hồ sơ nhân viên, kho Quá trình công tác, kho Lương để đưa ra bảng lương.
Khi Người quản lý tra cứu về hồ sơ nhân viên hoặc họ tên, chức vụ, công tác… thì bộ phận tìm kiếm sẽ truy nhập vào các kho Hồ sơ nhân viên, Quá trình công tác để đưa ra các báo cáo Điều này hoàn toàn tương tự khi nhà quản lý yêu cầu báo cáo lương, báo cáo nhân sự hay báo cáo theo phòng ban.
2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1 (Quản lý Hồ Sơ)
Hàng năm công ty đều có sự biến động về nhân sự do nhiều lý do : nghỉ hưu trí, thôi việc, hết hợp đồng lao động, sa thải …Vì vậy, việc cập nhật hồ sơ nhân viên viên, lưu hồ sơ, sửa, thêm, xoá hoặc điều động sang phòng ban khác cũng diễn ra liên tục, thường xuyên.
Biểu đồ luồng dữ liệu sau thể hiện toàn bộ công việc trên:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1
Khi Người xin việc nộp hồ sơ xin việc, bộ phận nhận hồ sơ sẽ phân loại và lưu vào kho Hồ sơ xin việc, đồng thời trả lại Người xin việc hồ sơ không đúng quy cách.
Sau khi phân loại hồ sơ, bộ phận cập nhật hồ sơ sẽ gửi giấy báo trúng tuyển cho những hồ sơ được nhận.
Sau thời gian thử việc, những người được ký hợp đồng dài hạn sẽ được lưu hồ sơ vào tệp Hồ sơ nhân viên thông qua bộ phân lưu hồ sơ.
Khi nhân viên có đơn xin thôi việc thì bộ phận trả lại hồ sơ sẽ truy nhập vào tệp Hồ sơ nhân viên để trả lại hồ sơ cho nhân viên đó.
Người xin việc Hồ sơ XV Hồ sơ NV Nhân viên
2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh, chức năng 2(Quản lý Lương)
Trong quá trình quản lý, quản lý công tác là một phần rất quan trọng đối với mỗi công nhân viên trong công ty Chức năng quản lý công tác được tách riêng, độc lập với Quản lý hồ sơ để tiện cho việc cập nhật thông tin về từng cá nhân trong quá trình quản lý Khi thêm, sửa, xoá các thông tin về chuyên môn hay về đào tạo thì ngay lập tức trong cơ sở dữ liệu cũng sẽ được cập nhật tương ứng với sự thay đổi đó.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưói đỉnh chức năng 2
Nhân viên Nhân viên kế toán T ín h lư ơ n g
Khi Nhân viên yêu cầu được đào tạo, bộ phận quản lý đào tạo sẽ tổ chức đào tạo những cá nhân đủ tiêu chuẩn, quá trình này sẽ được lưu vào kho Xét đào tạo.
Khi Nhân viên khai báo đầy đủ thông tin cá nhân, bộ phận quản lý chuyên môn sẽ lưu các thông tin về chuyên môn, nghiệp vụ của từng cá nhân vào kho Chuyên môn.
Khi phát sinh khen thưởng hoặc kỷ luật thì bộ phận quản lý thưởng phạt sẽ lưu vào kho KT-KL.
Hàng tháng, Nhân viên kế toán yêu cầu bộ phận quản lý lương tính lương cho từng cá nhân, phòng ban Bộ phận tính lương sẽ truy nhập vào kho Xét đào tạo, Chuyên môn, KT-KL để tập hợp tính lương.
2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 3(Tra cứu-Tìm kiếm)
Hồ sơ NV lương Phòng ban
Yêu cầu báo cáo lương B ả n g l ư ơ n g
Ban Giám đốc y/c tìm kiếm
Trong biểu đồ trên ta thấy : Khi tác nhân ngoài là người quản lý có yêu cầu tra cứu thông tin, bộ phận tra cứu hồ sơ phải truy nhập vào kho Hồ sơ nhân viên để lọc thông tin cần tìm theo yêu cầu, sau đó gửi lại danh sách nhân viên cho người quản lý.
Tương tự như vậy đối với việc tra cứu phòng ban và tra cứu lương Bộ phận tra cứu phỏng ban sẽ truy nhập vào kho phòng ban và đưa ra danh sách theo yêu cầu của người quản lý.