Thông tin tài liệu
Luận văn tốt nghiệp Lời mở đầu Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu kỳ diệu tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, kinh tế, xà hội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng với phát triển nhanh chóng tin học vai trò ngày trội thông tin sau cách mạng quản lý, từ hai thập kỷ giới đà bớc vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đà bớc vào tất lĩnh vực, chiếm vị trí quan träng x· héi Cïng ph¸t triĨn víi khoa häc công nghệ, hoạt động quản lý có nhiều đổi theo xu đại hoá đáp ứng yêu cầu ngày cao xu hội nhập phát triển kinh tế Công nghệ thông tin ngày phát triển, có nhiều phát minh sáng chế đợc ứng dụng vào đời sống xà hội nhằm giải phóng sức lao động, làm phong phú thêm đời sèng vËt chÊt, tinh thÇn cđa ngêi ViƯn quy hoạch thiết kế nông nghiệp đơn vị thuộc Bộ nông nghiệp phát triển nông thôn có địa bàn hoạt động rộng khắp nớc, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý thực cần thiết Xuất phát từ thực tiễn tình hình thực công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp, em đà mạnh dạn chọn đề tài ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trọng tâm chuyên đề nhằm đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động tổ chức quản lý Ngoài lời mở đầu phần kết luận, nội dung chuyên đề gồm phần chính: Phần I: Nhận thức chung văn phòng công nghệ thông tin công tác văn phòng Phần II: Khái quát tổ chức hoạt động Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Phần III: Thực trạng giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Để có đợc chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, nỗ lực cố gắng thân, em nhận đợc giúp đỡ nhiệt tình quan thực tập nh nhà trờng thầy cô giáo Em xin bày tỏ cảm ơn chân thành tới cô cán công tác Viện quy hoạch thiết kế nông nghiệp thầy cô giáo Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn GS.TS Trần Minh Tuấn bảo tận tình đà giúp em hoàn thành chuyên đề Mặc dù đà có nhiều cố gắng song hạn chế kiến thức thời gian, nên không khỏi có thiếu sót Em mong nhận đợc ý kiến đóng góp quý báu thầy cô để giúp em hoàn thiện đợc chuyên đề bổ sung kiến thức cho thân Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Chơng i Nhận thức chung văn phòng công nghệ thông tin công tác văn phòng I - nhận thức chung văn phòng Khái niệm văn phòng Văn phòng phận nằm tổ chức máy quan, đơn vị, tổ chức có chức trợ giúp cho nhà quản lý việc xử lý thông tin định Hiện có nhiều cách nhìn nhận văn phòng Theo tác giả sách Nghiệp vụ văn phòng- PGS.TS Nguyễn Hữu Tri văn phòng đợc tiếp cận cách toàn diện hai trạng thái động tĩnh Nếu quan sát văn phòng trạng thái động bao gồm toàn trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu đơn vị Nếu quan sát văn phòng trạng thái tĩnh bao gồm yếu tố vật chất hữu nh nhà cửa, xe cộ, thiết bị, ngời v.v có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mục có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mục tiêu tổ chức Ngoài ra, tác giả sách Quản trị hành Văn phòng- Nguyễn Hữu Thân cho : Văn phòng nơi diễn hoạt động kiểm soát, nghĩa nơi soạn thảo, sử dụng tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin cho có hiệu Nhắc đến văn phòng, không nói đến công tác văn phòng Công tác văn phòng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động tổ chức Nếu xem xét công tác theo quan điểm hệ thống đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lÃnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn hoạt động thông tin kinh tế, trị, xà hội, hành chính, môi trờng có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mụctheo phơng án sử dụng khác nhằm thu đợc kết tối u hoạt động đơn vị Còn đầu ra, hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lí thông tin phản hồi nội bên đơn vị theo yêu cầu lÃnh đạo Toàn hoạt động góp phần hoàn thiện bớc công tác tổ chức điều hành thông tin đơn vị, hay nói cách khác không ngừng củng cố hoạt động văn phòng quan, đơn vị Để công tác văn phòng đạt kết tốt cần phải có điều kiện sau: Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp - Phải có máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp quan, đơn vị có quy mô lớn máy văn phòng gồm đầy đủ phòng, phận với số lợng nhân cần thiết để thực thi hoạt động văn phòng cách độc lập, có liên quan đến nhiều đầu mối với tính chất khác Đối với đơn vị có quy mô nhỏ hoạt động mang tính nhất, đơn lẻ máy văn phòng gọn nhẹ mức tối thiểu, đồng thời kiêm nhiệm chức quản trị nhân sự, vật t, tài có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mục - Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với sở hạ tầng định nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mụcVị trí, quy mô yếu tố vật chất nêu phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lí, vào quy mô hoạt động công tác văn phòng Từ quan niệm liên hệ hoạt động văn phòng với điều kiện kinh tế thị trờng công tác văn phòng toàn yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, định chuyển tải thông tin cấp quản lý đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêu định Trong khái niệm khái niệm phù hợp vừa phản ánh đợc chất, trình hoạt động văn phòng, vừa đề cập đến điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng Tất khái niệm cho thấy vai trò quan trọng văn phòng Không quan, đơn vị, tổ chức văn phòng Văn phòng tồn dới nhiều tên gọi khác nhau, tuỳ thuộc vào quy mô tính chất hoạt động quan mà có nơi gọi Văn phòng, có nơi gọi phòng Hành chính, phòng Tổng hợp có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mục Tuy nhiên dù có tên gọi khác nhng tính chất công việc nh chức năng, nhiệm vụ giống nhau, máy giúp việc cho lÃnh đạo Chức năng, nhiệm vụ công tác văn phòng 2.1 Chức Văn phòng thực thể tồn khách quan có điều kiện tồn nh thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà tồn Hay nói cách khác, văn phòng có lý tồn độc lập tơng đối nh tổ chức, đơn vị khác phơng diện tự nhiên (gồm chức theo quy luật chức liên hệ, tác động lẫn hệ thống) phơng diện xà hội (gồm chức hoạt động có ý thức, có mục tiêu chức tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trờng) Theo khái niệm công tác văn phòng thấy văn phòng có chức sau: Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp 2.1.1 Chức tham mu Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều u tè, ®ã cã u tè chđ quan, bëi muốn định mang tính khoa học, ngời quản lý cần vào yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý, ngời trợ giúp Những ý kiến đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để ®a nh÷ng kÕt luËn chung nhÊt nh»m cung cÊp cho lÃnh đạo thông tin, phơng án phán kịp thời đắn Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) tính chuyên sâu trờng hợp trợ giúp lÃnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) Chức đợc gọi chức tham mu cho nhà lÃnh đạo, quản lý đơn vị công tác văn phòng 2.1.2 Chức tổng hợp Kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngợc lĩnh vực, đối tợng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu ngời lÃnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực Hoạt động nh thuộc chức tổng hợp công tác văn phòng Chức tác dụng thiết thực đến chức tham mu văn phòng mà có vai trò quan trọng thành công hay thất bại quan, đơn vị (lợi thông tin) Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại 2.1.3 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị, công cụ, tài v.v có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mục Những thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan văn phòng đơn vị, tổ chức Trong chức tổng hợp quan trọng, định đến thành bại công tác văn phòng 2.2 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức chung, thực thể ngời ta phân thành chức cụ thể, chi tiết Các chức lý sinh tồn văn phòng Mỗi chức Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp có nhiều nhiệm vụ cụ thể Những nhiệm vụ công việc, hoạt động nhằm cụ thể hoá chức văn phòng Trong điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức nội dung cụ thể lại có nhiệm vụ cụ thể khác để thực chức Nhiệm vụ văn phòng bao gồm: Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn đợc sinh vận hành vào sống cần phải tuân theo quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện để trì hoạt động Mỗi tổ chức, quan có nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với tính chất hoạt động, chức vai trò Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan đợc tổ chức vào hoạt động Xây dựng quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị trình hoạt động có định hớng mục tiêu hoạt động Để đạt đợc mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động Kế hoạch có nhiều loại nh kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mụcMỗi phận xây dựng kế hoạch triển khai thực Tất kế hoạch đợc tổng hợp thành kế hoạch tổng thể quan Kế hoạch tổng thể văn phòng, phận tham mu dự thảo đôn đốc phận khác đơn vị triển khai thực hiện, giúp cho liên hệ, phối hợp phận mật thiết hơn, đồng Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Bất kỳ hoạt động đơn vị, quan cần phải có thông tin Thông tin giúp cho lÃnh đạo định Thông tin đa dạng phong phú, có thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo có văn phòng quan, đơn vị đủ để thực mục ng ời lÃnh đạo tự thu thập, xử lý thông tin đợc mà cần phải có ngời trợ giúp, văn phòng Mọi thông tin đợc qua văn phòng xử lý, phân loại theo kênh thích hợp để chuyển tải hay lu trữ Một định hay sai phụ thuộc vào tiếp nhận xử lý thông tin có xác, đầy đủ, kịp thời hay không Đây hoạt động quan trọng liên quan đến thành bại hoạt động tổ chức, văn phòng phải tuân theo quy định nghiêm ngặt văn th lu trữ thu thập xử lý thông tin Trợ giúp văn Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp Văn phơng tiện lu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu, nhiều quan, đơn vị sử dụng quản lý, điều hành hoạt động Hiện nớc ta đà có luật ban hành văn quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh phát sinh liên quan đến văn quan Nhà nớc có thẩm quyền Văn luật pháp quy để quan, đơn vị ban hành văn nội nh điều lệ, nội quy, quy chế, định hành quản lý thờng nhật Để ban hành văn hợp pháp hợp lý cần phải có phận chuyên trách trợ giúp cho lÃnh đạo Văn phòng sinh để đảm nhận nhiệm vụ Bảo đảm yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan Muốn tồn phát triển, quan, đơn vị cần phải có yếu tố kỹ thuật vật chất cần thiết Các yếu tố vừa nguyên liệu trì tổ chức tồn tại, vừa vật trung gian kết gắn tổ chức với môi trờng, đồng thời phơng tiện truyền dẫn trình hoạt động tổ chức đến mục tiêu kinh tế- xà hội Các yếu tố bao gồm nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, chi phí cần thiết mang tính thờng xuyên liên tục, vậy, văn phòng phải vào tiến độ thực công việc mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Công việc có ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động đơn vị Củng cố tổ chức máy văn phòng Đây việc làm thiết thực, mang tính ổn định máy văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ nêu Việc tổ chức máy văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung đơn vị để đảm bảo tính thống hệ thống Tuy nhiên phải thấy đợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú công tác văn phòng để tổ chức máy cho đáp ứng đợc cao yêu cầu nhiệm vụ đặt với công tác văn phòng Không thời đại bùng nổ thông tin này, đòi hỏi quan, đơn vị phải cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, nỗ lực lớn nằm khối văn phòng Yêu cầu đặt với văn phòng cao mặt tổ chức quản lý điều hành công việc Duy trì hoạt động thờng nhật văn phòng Khác với hoạt động quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thờng xuyên, liên tục lĩnh vực đối nội, ®èi ngo¹i, võa lËp quy võa thùc thi, võa kiĨm tra vừa giám sát Đặc tính hoạt động xuất phát từ chức văn phòng để đảm bảo tiếp nhận đợc nguồn tin đối tợng hoạt động quan, đơn vị Văn phòng có phận làm việc hành chính, bên cạnh có Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp phận làm việc liên tục ngày đêm, lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự an ninh thông tin đợc thông suốt Hoạt động văn phòng gắn liền với hoạt động lÃnh đạo đơn vị thông qua nhiệm vụ trợ giúp tham mu, vừa gắn với phận khác nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức , quản lý lấy hoạt động cho phù hợp với hoạt động Vì để trì đợc hoạt động văn phòng cần có phối hợp chặt chẽ, đồng phận cấp quản lý quan, đơn vị Trên số nhiệm vụ công tác văn phòng mà quan, đơn vị phải thực Bên cạnh văn phòng có nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất, đặc trng quan, đơn vị Vai trò công tác văn phòng Trong thời kỳ bùng nổ thông tin quan kinh tế, xà hội hay hành quan tâm đến việc thu thập, phân tích xử lý thông tin để đợc định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu cao cho đơn vị cho xà hội Hiện nay, ngời ta cho yếu tố định đến việc thành bại tổ chức họ có lợi thông tin họ coi thông tin có quan hệ sống với tổ chức, đơn vị Chúng ta biết hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng tổ chức Tuy nhiên, để tăng cờng phát huy đợc vai trò công tác văn phòng đòi hỏi lÃnh đạo quan, đơn vị tổ chức đạo công tác cách khoa học II - công nghệ thông tin công tác văn phòng Khái niệm đặc điểm công nghệ thông tin 1.1 Khái niệm Cuộc cách mạng Công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến hoạt động kinh tế, xà hội quốc gia thÕ giíi, më mét thêi kú ph¸t triĨn míi nhân loại bớc vào kỷ XXI Nội dung chủ đạo bớc chuyển lần phát triển từ văn minh công nghiệp tiến lên văn minh thông tin trí tuệ, mà sở phát triển từ kinh tế c«ng nghiƯp trun thèng sang nỊn kinh tÕ tri thøc Về bản, bớc chuyển biến đợc nảy sinh đợc thực chủ yếu nớc có kinh tế công nghiệp phát triển Tuy nhiên, với xu toàn cầu hoá nhanh chóng nay, tác động bớc chuyển biến vĩ đại đà lan toả Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp nhanh chóng đến khắp nớc giới Xu tạo hội to lớn đồng thời tạo thách thức gay gắt cho nớc phát triển tìm đờng công nghiệp hóa đại hoá kinh tế xà hội Công nghệ thông tin tập hợp phơng pháp khoa học, phơng tiện, công cụ kỹ thuật đại - chủ yếu máy tính điện tử mạng viễn thông - nhằm cung cấp giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm tàng lĩnh vực hoạt động ngời xà hội Trong giai đoạn phát triển kinh tế, xà hội dới tác động công nghệ thông tin tri thức ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa định Vì vậy, hầu hết quốc gia, tổ chức công ty hiểu vị trí tơng lai họ giới thị trờng quốc tế phụ thuộc cách định vào việc liệu họ có tận dụng đợc công nghệ thông tin để phát triển cách nhanh chóng lực đổi sản xuất kinh tế họ đợc không? Không nớc phát triển, mà nhiều nớc phát triển khu vực có sách mạnh mẽ phát triển công nghệ thông tin thập niên gần đà đạt đợc nhiều thành tựu to lớn Không nằm lng xo¸y cđa sù ph¸t triĨn nh vị b·o cđa công nghệ thông tin, Việt Nam đà thực nhiều chơng trình, dự án nhằm phát triển công nghệ thông tin nớc Chính phủ đà Nghị 49/CP ngày 6/8/1993 xác định Chính sách quốc gia phát triển công nghệ thông tin đến năm 2000 Chơng trình quốc gia công nghệ thông tin đợc bắt đầu triển khai 1.2 Tác dụng cđa c«ng nghƯ th«ng tin C«ng nghƯ th«ng tin đời phát triển đà đem lại cho xà hội loài ngời bớc ngoặt lớn, đánh dấu bớc chuyển sang mét nỊn kinh tÕ míi - nỊn kinh tÕ tri thøc Víi nh÷ng tiÕn bé nhanh chãng kú diƯu kỹ thuật máy tính kỹ thuật viễn thông vài thập niên gần đây, công nghệ thông tin đà thực thâm nhập rộng khắp vào mặt hoạt động ngời Công nghệ thông tin có số đặc điểm sau đây: - Công nghệ thông tin đời đà đa loài ngời thoát khỏi kinh tế công nghiệp tiến tới kinh tế tri thức - kinh tế mà vai trò ngời đợc đề cao hết - Công nghệ thông tin với thành tựu đà làm cho cách mạng khoa học công nghệ phát triển nh vũ bÃo, đà tạo nên hệ rút ngắn chu kỳ đổi công nghệ Đây nhân tố quan trọng hàng đầu cạnh tranh kinh tế phát triển xà hội Nguyễn Thanh Hà - 846018 Luận văn tốt nghiệp - Công nghệ thông tin đà làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin, khiến ngời phải công nhận yếu tố vô hình nh thông tin khả sáng tạo nhân tố định sức mạnh cạnh tranh quốc gia kinh tế công nghiệp yếu tố nh nguồn vốn, lao động, tài nguyên nhân tố định cạnh tranh - Công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng hình thành mối quan hệ kinh tế thơng mại toàn cầu, đòi hỏi nớc phải mở cưa, gÊp rót héi nhËp thÞ trêng thÕ giíi nÕu không muốn tụt hậu so với quốc gia khác - ViƯc øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin cho phÐp ngời làm đợc việc mà mong muốn, từ phát triển kinh tế, nâng cao đời sống Thành phần công nghƯ th«ng tin C«ng nghƯ th«ng tin bao gåm thành phần sau: 2.1 Thành phần máy tính Máy tính điện tử thành phần công nghệ thông tin Theo cách hiểu đơn giản, máy tính thiết bị điện tử dùng để thu nhận, xử lý, lu cất hiển thị thông tin Máy tính có nhiều loại khác nhau, thông dụng máy vi tính để gọn bàn làm việc, có loại lớn kích thớc tính năng, ví dụ: máy mini dùng để xử lý công việc đồng thời, máy Super mạnh dùng để giải toán lớn phức tạp Máy tính với thiết bị kèm nh hình, máy in, thiết bị ngoại vi đợc gọi phần cứng (Hardware) Nếu nh phần cứng đứng riêng rẽ không làm đợc mà cần phải có chơng trình hay gọi phần mềm kèm để điều khiển hoạt động phần cứng (còn gọi phần mềm hệ thống) Ngoài mét sè u tè quan träng cđa c«ng nghƯ th«ng tin lµ hƯ thèng (tỉ chøc, x· héi) mµ qua dòng thông tin chuyển vận từ cá nhân quan sang quan khác Nh hiểu theo nghĩa rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm thông tin 2.2 Thành phần mạng truyền thông Một tính công nghệ thông tin việc cho phép liên kết, gửi nhận thông tin qua mạng Qua mạng truyền thông, máy tính (còn gọi trạm làm việc) vị trí khác đợc nối lại với đờng truyền thông dụng Việc đa mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chất cách mạng không cho cá nhân ngời dùng mà cho quản lý, sản xuất, dịch vụ doanh nghiệp quan Ngun Thanh Hµ - 846018
Ngày đăng: 07/07/2023, 05:40
Xem thêm:
