Phơng hớng kinh doanh của công ty
Công ty xác định phải đáp ứng ngày càng tốt hơn cho các nhu cầu rất đa dạng trong ngành xăng dầu, khí đốt cả về mặt chất lợng, công nghệ, giá cả, từ đó thu hút đợc nhiều khách hàng không chỉ là khách hàng trong ngành xăng dầu khí đốt mà cả những đơn vị ngoài ngành, tăng thị phần của công ty Công ty có kế hoạch đa dạng hoá sản phẩm của mình cả về sản phẩm hàng hoá và công trình xây lắp Hoạt động quản trị của công ty đợc đặc biệt quan tâm để việc điều khiển hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên Con ngời là nhân tố quyết định sự thành bại của mỗi doanh nghiệp Trong những năm tới, cùng với sự hiện đại hoá công nghệ sản xuất, công ty chú trọng tới vấn đề đào tạo, nâng cao trình độ tay nghề của ngời lao động, để họ thực sự trở thành yếu tố đa công ty trở thành vững mạnh, có chỗ đứng trong thị trờng cũng nh trong nền kinh tế quốc dân.
Trong thời gian tới công ty vẫn quán triệt mục tiêu chung của mình, đó là các mục tiêu:
+ Bảo toàn và phát triển vốn của các cổ đông.
+ Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao, tăng tích luỹ
+ Bảo đảm việc làm và từng bớc cải thiện điều kiện làm việc cho ngời lao động. + ổn định và phát triển doanh nghiệp.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc và các chính sách xã hội Công ty xác định vẫn phải tiến hành đồng thời cả hoạt động kinh doanh và hoạt động sản xuất các mặt hàng chuyên dùng cho ngành xăng dầu Tuy nhiên phải tập trung vào sản xuất nhiều hơn, phấn đấu để tỷ trọng sản xuất và kinh doanh ngang bằng nhau trong vài năm tới, tiến tới sản xuất sẽ là chủ yếu trong kết quả sản xuất kinh doanh, tạo thế chủ động vững chắc cho hoạt động của công ty.
Căn cứ vài tình hình thực tế sản xuất kinh doanh trong những năm qua và nhận định triển vọng, có thể định hớng chiến lợc sản xuất kinh doanh cho công ty trong nh÷ng n¨m tíi nh sau:
Kinh doanh vật t thiết bị xăng dầu
Mặt hàng kinh doanh là các thiết bị tổng hợp nhng trọng tâm là các thiết bị chuyên dùng xăng dầu Nói chung đây vẫn là các mặt hàng mà hiện nay công ty đang tổ chức tiêu thụ Hình thức tổ chức kinh doanh chủ yếu là bán hàng trực tiếp và công ty chủ trơng thành lập chi nhánh chính thức tại các thành phố lớn ở miền Trung và miền Nam.
Công ty dự tính tốc độ tăng doanh thu năm sau cao hơn năm trớc từ 8% đến 10% và việc tiêu thụ cột bơm chủ yếu là các cột bơm do công ty tự lắp ráp
Sản xuất lắp ráp cột bơm xăng dầu
Công ty vẫn lựa chọn các thơng hiệu đã khẳng định đợc danh tiếng trên thị trờng để lắp ráp Hình thức tổ chức sản xuất chủ yếu là sản xuất lắp ráp tại nhà máy thiết bị điện tử xăng dầu Petrolimex với phơng thức:
+ Công ty nhập linh kiện và giao cho nhà máy lắp ráp kèm theo định mức khoán các chi phí (quản lý, vật t phụ, nhân công)
+ Công ty nhận lại thành phẩm và tổ chức tiêu thụ
+ Công ty hạch toán kết quả cuối cùng còn xí nghiệp hạch toán khâu sản xuất tại nhà máy
Ngoài ra, tại nhà máy cũng tổ chức công tác đại tu, sửa chữa cột bơm để nâng cao hiệu quả hoạt động cho nhà máy
Kinh doanh xây lắp công trình chuyên dùng xăng dầu
Công ty có thể đảm nhiệm các công trình chuyên dùng xăng dầu khí đốt nh các kho trạm xăng dầu- gas, các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, khí đốt kể cả hệ thống kho tàng chứa nhựa đờng lỏng Tổ chức hoạt động nh sau:
+ Giao cho từng đội thực hiện từng công trình với cơ chế khoán quản, thanh toán riêng Tuỳ từng công trình mà có chế độ trích nộp lợi nhuận trên cơ sở tổng kinh phí đợc quyết toán.
+ Chỉ cần duy trì lực lợng lao động nòng cốt nh cán bộ đội, cán bộ kĩ thuật, lao động có nhiều kinh nghiệm cho một số lĩnh vực: nề, điện , hàn, lắp, lắp máy còn lao động khác thực hiện cơ chế năng động thuê khoán. Đối với việc đầu t thì khi xuất hiện nhu cầu đầu t thiết bị lớn thì công ty sẽ sắm. Hiện tại và ít năm nữa, công cụ đang dùng là phù hợp, nếu cần thì công ty sẽ thuê.
Sản xuất cơ khí Đối với lĩnh vực kinh doanh này công ty có phơng án trang bị những máy móc cần thiết, hiện đại cho xởng cơ khí đồng thời tổ chức lực lợng lao động có tay nghề cao, năng động để vừa có thể sản xuất tại xởng, vừa có thể đi lu động theo công trình Công ty dự tính đầu t mới thiết bị hàn-cắt, gia công các dụng cụ hàn, nắn, gò, gá chuyên dụng với mức đầu t khoảng 500 triệu đồng Công ty cũng dự kiến kết quả sản xuất cơ khí với tốc độ tăng doanh số từ 8% đến 10%. Sau đây là dự kiến kết quả sản xuất cơ khí năm 2003 và 2004:
Kinh doanh xăng dầu và gas
Phơng hớng kinh doanh của công ty là :
+ Tiếp tục hợp tác kinh doanh xăng dầu và gas tại cửa hàng xăng dầu Yên Viên với công ty hoá chất Liên doanh, liên kết với các tổ chức hoặc cá nhân khác có n¨ng lùc.
+ Giao khoán cho từng cửa hàng để của hàng tự hạch toán thu bù chi và đảm bảo định mức nộp cho công ty.
+ Bán buôn bán lẻ xăng dầu các loại, kết hợp bán gas và vật t thiết bị khác để h- ởng chiết khấu theo sản lợng bán.
Công ty cũng có kế hoạch năm 2003 sẽ hoàn tất thủ tục xây dựng và năm 2004 sẽ triển khai đầu t xây dựng 2 của hàng xăng dầu với mức vốn khoảng 900 triệu đồng.
Công ty chú trọng hơn đến loại hình dịch vụ trong những năm tới chủ yếu là các hình thức t vấn:
+ T vấn lắp đặt, sửa chữa các loại cột bơm xăng dầu và hệ thống công nghệ xăng dÇu
+ T vấn xây dựng các cửa hàng xăng dầu
+ T vấn lựa chọn chủng loại thiết bị và làm dịch vụ bảo hành, bảo trì, bảo dỡng và sửa chữa máy móc thiết bị xăng dầu, đặc biệt là cột bơm nhiên liệu.
Cho thuê tài sản và đầu t tại chính
Công ty có một số diện tích đất đai có thể tận dụng cho thuê, làm tăng doanh thu cho công ty Đó là mặt bằng đất ở Thanh Trì, nhà 2 tầng ở Sài Đồng, dãy cửa hàng 12A Giảng Võ Công ty có kế hoạch cải tạo trụ sở công ty và nhà làm việc ở khu vực nhà máy thiết bị điện tử xăng dầu để cho thuê diện tích d thừa với chi phí tổng cộng khoảng 800 triệu đồng Công ty dự kiến tốc độ tăng doanh thu vào khoảng 100%.
Khái quát mô hình tổ chức kinh doanh và quản trị kinh doanh của công ty
Mô hình tổ chức kinh doanh của công ty
Trong quá trình phát triển của công ty, để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của công ty trong từng thời kì, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty không ngừng đợc cải tiến để thực hiện có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản trị sản xuất kinh doanh Hiện nay khi đã trở thành công ty cổ phần, bộ máy quản lý của công ty khá đầy đủ và gọn nhẹ, sự bố trí nhân sự tơng đối hợp lý và hoạt động có hiệu quả hơn Bảng 1 là mô hình tổ chức quản lý của công ty
- 1: Cửa hàng số 1 Vĩnh Ngọc
- 2 : Cửa hàng số 2 Yên Viên
- 3 : Cửa hàng số 6 Ngọc Khánh
- 4 : Cửa hàng số 12A Giảng Võ
Bảng 1: Mô hình tổ chức bộ máy của công ty Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát
Giám đốc đốcốc Phó giám đốc
P Tài chÝnh kÕ toánHội đồng quản trị
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban nh sau
Hội đồng quản trị ( HĐQT ):
HĐQT là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi nhiệm hoặc miễn nhiệm HĐQT có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Nhiệm vụ của HĐQT là việc ra các quyết định sau:
- Chiến lợc mục tiêu kinh doanh hàng năm cũng nh các phơng án phát triển kinh doanh của công ty.
- Định giá chào bán cổ phần, trái phiếu của công ty.
- Huy động thêm vốn, mua bán tài sản cố định, đầu t tài chính và XDCB trong phạm vi từ 500 triệu đồng đến dới 50% vốn chủ sở hữu
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm, khen thởng, kỉ luật, mức lơng và các lợi ích khác của giám đốc, phó giám đốc, trởng phòng tài chính kế toán.
- Thành lập, hợp nhất, giải thể, sáp nhập các đơn vị trực thuộc công ty, cử ngời đại diện quản lý hoặc điều hành các công ty con hoặc các doanh nghiệp có vốn góp của công ty
- Ban hành các quy chế quản lý nội bộ theo đúng quy định của pháp luật
- Các quyết định khác đợc quy định trong điều lệ của công ty.
Giám đốc và các phó giám đốc:
* Giám đốc: Là ngời đứng đầu công ty do cấp trên bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc tổ chức chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trởng và đại diện cho mọi nghĩa vụ quyền hạn của công ty trớc pháp luật và trớc các cơ quan quản lý nhà nớc Cụ thể:
- Chỉ đạo khâu thu mua tạo nguồn vật t hàng hoá
- Chỉ đạo công tác bán vật t thiết bị
- Chỉ đạo các kế hoạch kinh doanh tổng hợp, tài chính kế toán, tiền lơng xây dựng cơ bản.
- Chỉ đạo việc sắp xếp tổ chức cán bộ đào tạo.
- Giám đốc là ngời đại diện cho công ty trớc pháp luật.
- Xây dựng và trình Hội đồng quản trị chuẩn y về chiến lợc phát triển công ty, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về sản xuất kinh doanh, về các dự án đầu t, phơng án liên doanh, tổ chức thực hiện các phơng án sản xuất kinh doanh và phơng án đầu t.
- Tuyển dụng kí hợp đồng lao động, cho thôi việc, khen thởng, kỷ luật, quyết định lơng và phụ cấp ( nếu có ) đối với ngời lao động trong công ty trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
- Trình Hội đồng quản trị thông qua các hợp đồng mua bán tài sản, đầu t tài chính do Đại hội cổ đông quyết định theo quy đinh tại điều khoản 17.2.5 của điều lệ công ty và các hợp đồng khác theo phân cấp của Hội đồng quản trị
- Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính công ty tại các cuộc họp Hội đồng quản trị, đề nghị Hôi đồng quản trị giải quyết các vấn đề phát sinh không thuộc quyền hạn của mình.
- Thay mặt Hội đồng quản trị quản lí toàn bộ tài sản của công ty và chịu trách nhiệm tại các cuộc họp Hội đồng quản trị về hoạt động của công ty theo quy định của nhà nớc về quản lý tài chính và theo quy chế phân cấp của Hội đồng quản trị
- Chịu trách nhiệm cá nhân về những tổn thất do hành vi vi phạm quy trình quản lý và điều hành công ty do mình gây ra.
* Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc Mỗi phó giám đốc đợc giám đốc phân công chỉ đạo điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác đợc giao Cụ thể:
- Phụ trách công tác sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng hoá kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- Phụ trách công tác thi đua, hành chính, đời sống cán bộ công nhân viên.
- Bảo vệ thanh tra quân sự và các hoạt động nội chính khác của công ty.
* Các phòng chức năng ( gồm 3 phòng )
Phòng hành chính nhân sự.
Phòng tài chính kế toán.
Phòng hành chính nhân sự
Có chức năng tham mu giúp giám đốc nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với sự phát triển của công ty, đề xuất các phơng án lựa chọn và bố trí cán bộ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, tổ chức chỉ đạo, theo dõi kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của nhà nớc về tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng, đào tạo cán bộ công nhân viên chức và công tác bảo vệ chính trị nội bộ, trực tiếp quản lý và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức thuộc công ty , đảm nhiệm các công việc về hành chính, quản trị, tiếp khách.
Phòng kinh doanh: bao gồm 4 bộ phận là bộ phận bán hàng; bộ phận kĩ thuật ngành hàng; bộ phận xuất nhập khẩu ; bộ phận xăng dầu và gas Nhiệm vụ nói chung của phòng kinh doanh là:
- Tham mu giúp giám đốc chỉ đạo quản lý điều hành hoạt động kinh doanh các mặt hàng trên thị trờng toàn quốc.
- Tham mu cho ban giám đốc trong các phơng hớng kinh doanh, đảm bảo an toàn trong kinh doanh và có lãi.
- Tổng hợp các báo cáo thực hiện kế hoạch ( sản xuất kinh doanh hàng hoá, sản xuất cơ khí và xây lắp, nhân công ), trực tiếp thiết lập các kế hoạch lu chuyển vật t hàng hoá, kế hoạch sản xuất dịch vụ, kế hoạch nhập khẩu những mặt hàng trong phạm vi kinh doanh và các hoạt động khác theo tháng, quý, năm để báo cáo giám đốc
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ khách hàng nh vận chuyển hàng hoá đến tận nơi khách yêu cầu, bảo quản hàng hoá, hớng dẫn sử dụng và làm tốt các dịch vụ sau bán hàng.
- Kí kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lắp đặt các trạm cấp phát xăng dầu và sửa chữa các thiết bị, phơng tiện.
- Thực hiện dịch vụ sau bán hàng về khâu kĩ thuật hàng hoá trong kinh doanh
- Thực hiện kiểm nghiệm chất lợng vật t hàng hoá trớc khi nhập kho
- Bộ phận quản lý kĩ thuật còn thực hiện công việc phát triển mạng tin học phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Phòng tài chính kế toán:
Có nhiệm vụ tham mu giúp giám đốc quản lý chỉ đạo điều hành công tác tài chính, kế toán, thực hiện chế độ thanh toán, quyết toán theo đúng quy định của nhà nớc, quản lý chặt chẽ tài sản và tiền vốn, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của toàn ngành.
Các đơn vị trực thuộc
* Xí nghiệp cơ khí và điện tử xăng dầu
Xí nghiệp cơ khí và xây lắp xăng dầu đợc thành lập ngày 8/3/1997 theo quyết định 174/XDQĐ của Tổng giám đốc công ty xăng dầu Việt Nam Mục tiêu nhiệm vụ chủ yếu của Xí nghiệp cơ khí và xây lắp xăng dầu đợc xác định là sản xuất sửa chữa các loại vật t thiết bị, phơng tiện chuyên dùng xăng dầu phục vụ cho nhiệm vụ kinh doanh của toàn công ty xăng dầu Việt Nam và nhu cầu cơ khí của xã hội Định hớng mục tiêu nhiệm vụ cụ thể đợc chia thành 5 nhóm chÝnh:
Đặc điểm của công ty liên quan đến tiêu thụ
Đặc điểm của sản phẩm và công ty CPTBXD Petrolimex
* Đặc điểm về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ của công ty
Các sản phẩm mà công ty kinh doanh là sản phẩm công nghiệp đợc dùng làm t liệu sản xuất Nó có nhiều điểm khác biệt so với sản phẩm hàng tiêu dùng mà trớc hết là ở chức năng, công dụng kinh tế của sản phẩm Các sản phẩm là t liệu sản xuất thuộc nhóm A, sản phẩm là t liệu tiêu dùng thuộc nhóm B Ngời ta sắp xếp 2 loại sản phẩm này vào 2 nhóm ngành tơng ứng là ngành công nghiệp nặng và công nghiệp nhẹ Ngành công nghiệp nặng là ngành tổng hợp các đơn vị sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm là t liệu sản xuất còn ngành công nghiệp nhẹ sản xuất ra các loại sản phẩm là t liệu tiêu dùng trong sinh hoạt Các lĩnh vực kinh doanh của công ty là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại vật t thiết bị dầu khí xăng dầu
- Sản xuất sửa chữa lắp đặt các loại vật t thiết bị phơng tiện bồn chứa, vận chuyển bơm rót của ngành dầu khí.
- Đóng mới, sửa chữa cải tạo các loại xe vận chuyển xăng dầu hoá chất, khí hoá láng.
- Thi công xây lắp các công trình dầu khí.
- T vấn dịch vụ kĩ thuật trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty
- Cho thuê văn phòng, kho bãi , máy móc, thiết bị
- Tổng đại lý kinh doanh xăng dầu
Tuy nhiên việc kinh doanh các thiết bị xăng dầu là hoạt động chủ yếu , chiếm tới 80% tổng doanh thu và trên 90% lợi nhuận
Một số sản phẩm chính của công ty là:
+ Bơm xăng dầu các loại
+ ống cao su chịu xăng
+ èng thÐp dÉn x¨ng dÇu
Công ty kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn (cột bơm) mà trong nớc cha sản xuất đợc hoặc sản xuất có chất lợng thấp Các sản phẩm thiết bị xăng dầu chủ yếu đợc sử dụng với t cách là tài sản cố định của khách hàng, thời gian sử dụng lâu dài Do đó việc kinh doanh của công ty đòi hỏi lợng vốn lớn Thời gian quay vòng vốn chậm Xăng dầu là loại hàng hoá chiến lợc phục vụ cho sản xuất và cho đời sống Không giống nh các mặt hàng tiêu dùng khác,( giá cả hoàn toàn do quy luật cung cầu quyết định), giá cả xăng dầu đợc nhà nớc quy định giá trần và giá sàn Nhng hầu hết các sản phẩm của công ty là nhập ngoại nên hoạt động kinh doanh của công ty chịu sự tác động của quy luật cạnh tranh trên thị tr- ờng quốc tế, đặc biệt là thị trờng xăng dầu đầy biến động Trong thanh toán,công ty phải sử dụng ngoại tệ, do đó hoạt động của công ty, cụ thể là việc định giá bán hàng hoá còn chịu tác động của tỷ giá hối đoái trên thị trờng tiền tệ Sản phẩm dùng để phục vụ cho việc chứa đựng, dẫn, bơm rót xăng dầu cũng nh các sản phẩm thay thế do đó khách hàng thờng là những đơn vị muốn kinh doanh bán lẻ xăng dầu, các cơ quan trong ngành xăng dầu.
* Đặc điểm về thị tr ờng của công ty
Thị trờng sản phẩm công nghiệp có nhiều điểm khác so với thị trờng hàng tiêu dùng Thị trờng hàng tiêu dùng là thị trờng thờng xuyên, việc tiêu thụ trải qua ít công đoạn, đơn giản Nhu cầu của thị trờng hàng tiêu dùng nhiều khi là tiềm ẩn và việc tiêu dùng nó đôi khi không phải xuất phát từ nhu cầu thực sự mà do tâm lý muốn thử hay ngẫu hứng Ngợc lại sản phẩm công nghiệp có một quá trình mua bán phức tạp, nhiều công đoạn hơn Nhu cầu của loại sản phẩm này xuất hiện hoàn toàn không phải là bộc phát Do việc sử dụng loại sản phẩm này cho nhu cầu hoạt động của tổ chức nên nhu cầu về sản phẩm hình thành xuất phát từ đòi hỏi thực tiễn và đợc cân nhắc kĩ lỡng trớc khi đa ra quyết định mua hàng Đối với sản phẩm mà công ty kinh doanh do có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và đặt cố định (cột bơm, xây dựng các bể chứa xăng dầu) nên nhu cầu về sản phẩm phải căn cứ vào rất nhiều yếu tố kinh tế xã hội nh:
+ Giá cả xăng dầu trên thế giới và điều này lại phụ thuộc vào yếu tố kinh tế chính trị quốc tế vì hiện nay nớc ta mới chỉ sản xuất và xuất khẩu đợc dầu thô.
+ Các quy định, chính sách của nhà nớc về hoạt động kinh doanh xăng dầu, thiết bị xăng dầu cũng nh các chính sách về các vấn đề kinh tế xã hội khác.
+ Các chiến lợc phát triển kinh tế xã hội, cở sở hạ tầng của nhà nớc để phát triển kinh tế
Việc tiêu thụ nhiều loại sản phẩm thiết bị xăng dầu (cột bơm, bể chứa ) bị giới hạn bởi không gian vì nó đợc xây lắp và đặt cố định Do sản phẩm có tính đặc chủng đòi hỏi về kĩ thuật cao, việc tiêu thụ sản phẩm phải bao gồm cả vận chuyển, lắp đặt tại chỗ Công ty hoạt động mạnh ở địa bàn các tỉnh miền Bắc, đặc biệt là Hà Nội và các tỉnh lân cận Nếu tiêu thụ hàng ở nơi quá xa sẽ làm tăng chi phí vận chuyển và làm giảm hiệu quả kinh doanh, giảm lợi nhuận Là sản phẩm công nghiệp và là tài sản để khấu hao đối với tổ chức kinh doanh xăng dầu khác, việc tiêu thụ của công ty khi sản phẩm trong thời kì bão hoà trên một địa bàn nhất định sẽ gặp khó khăn vì vậy đòi hỏi công ty phải thờng xuyên tìm kiếm khách hàng mới, thị trờng mới Việc lắp đặt một sản phẩm cột bơm hay xây lắp bể chứa xăng dầu cần phải tính toán cụ thể vị trí để đảm bảo hiệu qủa kinh doanh, tức là nó phải thuận tiện về giao thông, cũng nh đảm bảo số lợng khách hàng Trên một địa bàn, kinh doanh sản phẩm này có hiệu quả chỉ với một mật độ và số lợng điểm kinh doanh nhất định Khi mật độ sử dụng các thiết bị xăng dầu trên một địa bàn đã ở mức bão hoà thì việc kinh doanh của công ty trên thị trờng đó sẽ gặp khó khăn Do đó công ty phải xây dựng chiến lợc kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ dài hạn, và xác định chính xác thị trờng mục tiêu cũng nh xây dựng chiến lợc thị trờng để công ty có thể phát triển bền vững.
Thị trờng của công ty là thị trờng nội địa bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp trong ngành kinh doanh xăng dầu và các tổ chức, cá nhân ngoài ngành. Những sản phẩm mà công ty sản xuất đợc nh các phụ tùng thay thế, sản phẩm cơ khí, phơng tiện vận chuyển, công trình xây lắp để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chính và phục vụ cho nhu cầu bên ngoài Hoạt động này nói chung là nhỏ lẻ, giá trị sản phẩm tạo ra ít Lĩnh vực này muốn phát triển thì cần đầu t rất nhiều đặc biệt là công nghệ Nó là lĩnh vực mà công ty đang phấn đấu tăng sản lợng Đối với sản phẩm là công trình xây dựng có tính chất là đội ngũ công nhân và máy móc thiết bị phải di chuyển đến chân công trình nên chỉ phục vụ đợc ở khu vực miền Bắc ở các vùng núi xa thì việc nhận các công trình cũng rất khăn do chi phí cao Thị trờng của hoạt động này hẹp Chi nhánh ở miền Nam không đảm nhiệm việc này mà chỉ thực hiện việc cung cấp sản phẩm hàng hoá, bảo hành, hớng dẫn sử dụng hàng hoá
* Đặc điểm về tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty hoạt động trên các lĩnh vực kinh doanh thơng mại, sản xuất, xây lắp, t vấn nhng hoạt động thơng mại chiếm phần chủ yếu trong hoạt động của công ty. Sản phẩm thiết bị xăng dầu mà công ty kinh doanh ở Việt Nam cha sản xuất đợc mà phải đi nhập khẩu Việt Nam chỉ sản xuất đợc một số bộ phận chi tiết nhng chất lợng thấp Công ty cũng chỉ sản xuất đợc phụ tùng, lắp ráp các sản phẩm nhập, xây dựng các bể chứa xăng dầu, sửa chữa, cải tạo các loại xe xi-téc chở dầu Công ty cũng hoạt động t vấn về mua bán, sử dụng lắp đặt các sản phẩm x¨ng dÇu
* Đặc điểm về ph ơng h ớng, chiến l ợc kinh doanh
Công ty thực hiện đa dạng hoá hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh sản phẩm chủ yếu là cột bơm và các thiết bị xăng dầu, công ty còn kinh doanh xăng dầu và gas, thi công, xây dựng các bể chứa Đây là chiến lợc kinh doanh chuyên môn hoá để thoả mãn nhu cầu đồng bộ trong ngành xăng dầu kết hợp với đa dạng hoá theo chiều sâu Công ty vẫn phải chú trọng tập trung vào mặt hàng chính và không ngừng cố gắng tăng hiệu quả ở các lĩnh vực khác.
Các đặc điểm của công ty ảnh hởng đến hoạt động tiêu thụ của công ty CPTBXD Petrolimex
* Đặc điểm về kênh tiêu thụ
Về kênh phân phối đối với sản phẩm công nghiệp (TLSX) có nhiều điểm khác so với kênh phân phối sản phẩm hàng tiêu dùng (TLTD) Những kênh phân phối ở thị trờng công nghiệp ngắn hơn các kênh phân phối ở thị trờng tiêu dùng. Dựa vào lợng tiền của việc bán hàng công nghiệp nó đợc xác đinh vào khoảng 3/4 của tổng lợng hàng hoá, dịch vụ công nghiệp đợc bán trực tiếp tới ngời tiêu dùng không thông qua ngời trung gian Kể cả khi sử dụng trung gian thì kênh này vẫn tơng đối ngắn Chính vì vậy tiêu thụ thông qua bán hàng cá nhân trực tiếp là kênh phân phối phổ biến quan trọng nhất trong tiêu thụ hàng công nghiệp.
Khi sử dụng trung gian ( đại diện sản xuất và ngời phân phối công nghiệp) trong thị trờng hàng t liệu sản xuất, họ khác những ngời trung gian trên thị trờng tiêu dùng Vì marketing công nghiệp liên quan đến hoạt động bán các hàng hoá và dịch vụ công nghiệp cần cho hoạt động của một doanh nghiệp hay một tổ chức, trong kênh tiêu thụ không có những ngời bán lẻ Doanh nghiệp cũng có ít sự lựa chọn kênh tiêu thụ hơn so với việc lựa chọn kênh cho hàng hoá tiêu dùng. Với đặc điểm là một công ty cổ phần thuộc tổng công ty xăng dầu Việt Nam, phạm vi hoạt động của công ty chủ yếu trên thị trờng miền Bắc Kênh tiêu thụ hàng hoá của công ty là kênh trực tiếp với hình thức bán hàng cá nhân là cơ bản. Công ty có các đại diện bán hàng ở cả ba miền để sản phẩm của công ty có thể nhanh chóng có mặt trên toàn quốc Sản phẩm của công ty có giá trị lớn, khối l- ợng lớn và cồng kềnh, đợc tiêu thụ đơn lẻ do vậy ngời trung gian ít có khả năng gánh vác đợc việc tiêu thụ này Họ thờng không có lợng vốn đủ lớn Họ cũng sẽ gặp khó khăn trong vận chuyển và lu kho sản phẩm Đây lại là loại sản phẩm mang tính chất kĩ thuật cao, việc bán sản phẩm phải đi đôi với việc am hiểu đặc điểm kĩ thuật của sản phẩm để hớng dẫn lắp đặt và giải quyết các vấn đề sau bán cho khách hàng Điều này đòi hỏi nếu nhà trung gian quyết định kinh doanh, họ cũng phải là đơn vị chuyên sâu về lĩnh vực này Nó buộc doanh nghiệp phải có sự đầu t lớn, tính toán kĩ càng và trong trờng hợp muốn chuyển đổi hoạt động sản xuất kinh doanh, họ phải rất cân nhắc vì nó dễ gây tổn thất lớn Những bất lợi này khiến nhà trung gian e ngại và ít kinh doanh sản phẩm của công ty
* Việc xác định giá cả sản phẩm
Vì công ty hoạt động thơng mại là chủ yếu, giá cả đợc xác định dựa trên giá vốn hàng hoá, chi phí kinh doanh, lợi nhuận mong muốn của công ty Tuy nhiên việc xác định giá cả tuỳ thuộc vào giá cả trên thị trờng Hơn nữa hoạt động thơng mại của công ty là thơng mại quốc tế do đó giá cả sản phẩm nhập còn phụ thuộc vào tỷ giá hối đoái trên thị trờng tiền tệ Những sản phẩm mà công ty sản xuất thì việc xác định giá cả dựa vào xác định sản phẩm còn đối với công trình xây lắp, việc xác định giá cả thông qua hạch toán chi chí nh đối với công trình x©y dùng.
* Đặc điểm về xúc tiến bán hàng
Do tính đặc thù của sản phẩm là sản phẩm công nghiệp, công ty thực hiện chiến lợc xúc tiến phù hợp Hình thức bán hàng chủ yếu là bán hàng cá nhân. Nhân viên bán hàng của phòng kinh doanh và đại diện là lực lợng chủ yếu của công ty, với nhiệm vụ là tìm kiếm khách hàng bằng những kinh nghiệm và khả năng của mình Họ phải phục vụ mọi yêu cầu, đòi hỏi cũng nh giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, cách sử dụng Điều này đòi hỏi nhân viên của công ty không chỉ nắm vững về giá cả, chất lợng sản phẩm của công ty mà còn phải am hiểu về kĩ thuật chuyên môn liên quan đến sản phẩm Đây cũng là nguyên nhân khiến cho kênh tiêu thụ trên thị trờng sản phẩm công nghiệp nói chung và sản phẩm của công ty nói riêng thờng là kênh ngắn, trực tiếp Bản thân các nhà trung gian không chỉ bị hạn chế về mặt vốn do sản phẩm có giá trị lớn mà còn do họ không có điều kiện hoạt động chuyên sâu về kĩ thuật Họ sẽ phải tuyển dụng đào tạo một đội ngũ bán hàng mà nghiệp vụ bán hàng bao hàm sự hiểu biết nhiều về kĩ thuật Điều này dễ đem lại cho ho sự rủi ro cao trong kinh doanh vì kém linh hoạt trong hoạt động, khó chuyển đổi trong kinh doanh hoặc nếu chuyển đổi thì đòi hỏi chi phí lớn.
Quảng cáo trong thị trờng công nghiệp cũng khác so với quảng cáo các sản phẩm hàng tiêu dùng Nếu các nhà sản xuất kinh doanh hàng tiêu dùng có thể sử dụng nhiều biện pháp quảng cáo khuếch trơng sản phẩm nh:
- Quảng cáo mạnh mẽ trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh ti vi, đài, các tạp chí xuất bản hàng ngày.
- Tham gia các hội chợ triển lãm hàng tiêu dùng.
- Tổ chức các đội ngũ nhân viên marketing tiếp xúc với ngời tiêu dùng để giới thiệu về sản phẩm và tặng quà khách hàng.
- Gian hàng giới thiệu sản phẩm Đối với hàng hoá công nghiệp, việc quảng cáo mang tính đặc thù Ngời ta thờng sử dụng các hình thức quảng cáo nh:
- Xuất hiện trên các ấn phẩm chuyên ngành hay các tạp chí công nghiệp.
- Tham gia hội chợ triển lãm hàng công nghiệp hay hội chợ triển lãm ngành.
- In ấn phát hành các catalog về các loại sản phẩm của doanh nghiệp
Thực trạng và hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng và tác động của nó tới hoạt động tiêu thụ
Giới thiệu khái quát các đại diện bán hàng của công ty CPTBDX Petrolimex
1.2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của các đại diện bán hàng Đối với sản phẩm t liệu sản xuất, do những đặc thù của sản phẩm mà việc phân phối loại hàng hóa này chủ yếu dùng kênh phân phối trực tiếp bao gồm các hình thức bán hàng cá nhân, đại diện bán hàng, Đại diện bán hàng của công ty là các nhóm bao gồm các cá nhân thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm của công ty trên một địa bàn nhất định Họ thay mặt công ty giải quyết các vấn đề về hoạt động của công ty trên địa bàn đó, đảm bảo đem lại lợi ích cho công ty, thực hiện các mục tiêu riêng mà công ty giao cho cũng nh góp phần thực hiện mục tiêu tổng thể của toàn công ty.
Thông thờng các đại diện bán hàng của công ty đợc giao nhiệm vụ thực hiện một hay một số chức năng sau: tìm kiếm hoặc thu hút các khách hàng mới, phổ biến thông tin về hàng hoá và dịch vụ của công ty kể cả việc thiết lập các cuộc tiếp xúc, trình bày những luận cứ, khắc phục những ý kiến phản bác và hoàn tất thơng vụ, cung ứng hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu thị trờng, thu thập thông tin, phân phối hàng hoá Những nguyên tắc làm việc cơ bản của hệ thống các đại diện bán hàng của một doanh nghiệp bao gồm những vấn đề về cơ cấu của nó nhằm đảm bảo hiệu quả tối đa cho hoạt động trên thị trờng Khi doanh nghiệp bán một nhóm mặt hàng cho một ngành hoạt động và khách hàng nằm rải rác về mặt địa lý thì họ sẽ tổ chức bộ máy đại diện của mình theo nguyên tắc lãnh thổ Nếu công ty bán nhiều mặt hàng khác nhau cho nhiều khách hàng khác nhau thì sẽ xây dựng bộ máy theo nguyên tắc hàng hoá hay phân chia theo khách hàng Đối với công ty CPTBXD Petrolimex kinh doanh một nhóm chủng loại hàng hoá thì là trờng hợp một Công ty xây dựng hệ thống các đại diện thơng mại theo lãnh thổ phân bố ở ba miền Bắc, Trung, Nam Đây là loại hình cơ cấu tổ chức đơn giản nhất Mỗi đại diện thơng mại sẽ phụ trách một địa bàn tiêu thụ và độc quyền phục vụ tại đó Trên địa bàn của mình, nó có quyền kinh doanh toàn bộ danh mục hàng hoá của công ty Cơ cấu nh vậy có u điểm là: (1) Xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng đại diện thơng mại Là ngời đại diện cho công ty trên địa bàn, nó chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi thành công hay thiếu sót trong tiêu thụ ở nơi này (2) Trách nhiệm nh vậy sẽ kích thích các đại diện phát triển và củng cố các mối liên hệ kinh doanh và cá nhân với các nhà hoạt động thị trờng địa phơng Những mối liên hệ này sẽ làm tăng hiệu quả công tác của các đại diện (3) Chi phí đi lại sẽ giảm đi rất nhiều do các nhân viên của đại diện chỉ phải đi lại trên một địa bàn tơng đối nhỏ.
Nhiệm vụ cụ thể của các đại diện bán hàng của công ty là:
- Tìm kiếm và thu hút khách hàng mới tại địa bàn đại diện hoạt động Các đại diện có nhiệm vụ thông tin cho khách hàng mục tiêu về tên tuổi, lĩnh vực kinh doanh và cung cấp dịch vụ của công ty để làm cho khách hàng khi có nhu cầu sẽ ngay lập tức tìm đến nhà đại diện để đợc cung cấp sản phẩm, dịch vụ Các đại diện không chỉ chờ đợi khách hàng tìm đến mình khi cần mà còn phải chủ động tham gia các hoạt động của địa phơng liên quan đến phát triển kinh tế Đó là dịp để các đại diện tiếp cận với khách hàng.
- Nghiên cứu tìm hiểu thị trờng: Đại diện bán hàng còn có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng Ví dụ thị trờng miền Trung là thị trờng tiềm năng lớn với các thành phố trẻ đang trên tiến trình đô thị hoá mạnh mẽ Các nhà đầu t đang rất quan tâm rót vốn đầu t bởi đó là thị trờng tiêu dùng lớn cha đợc khai thác nhiều Cơ sở hạ tầng của các tỉnh cũng đang ngày càng đợc cải thiện hiện đại, giao thông vận tải đợc mở rộng, thông suốt Đó là những dấu hiệu tốt cho nhu cầu về các sản phẩm thiết bị xăng dầu Đời sống ngời dân đang ngày càng cao, nhu cầu sử dụng các phơng tiện giao thông hiện đại nh xe máy, ô tô cũng tăng cao, hoạt động sản xuất phát triển, nhu cầu nhiên liệu tăng trong đó xăng dầu là nguồn nguyên liệu quan trọng vì vậy có nhiều tổ chức, cá nhân muốn kinh doanh xăng dầu và cần đến các thiết bị xăng dầu cũng nh sử dụng các công trình xăng dầu Mỗi vùng đều có những yêu cầu khác nhau về cùng một chủng loại sản phẩm Các đại diện của công ty phải xác định mẫu mã, chủng loại hàng hoá mà khu vực đó a thích, những yêu cầu về chất lợng sản phẩm, giá cả có thể đợc chấp nhận, cũng nh dự tính đợc quy mô của nhu cầu Từ những nghiên cứu về nhu cầu, các đại diện thông tin cho lãnh đạo công ty để xác định kế hoạch tiêu thụ, dự tính đợc kết quả hoạt động từ đó đa ra các chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho mỗi đại diện cũng nh để ngời có trách nhiệm cao nhất của đại diện phân công nhiệm vụ đến từng cá nhân bán hàng của đại diện.
- Thông tin về sản phẩm cũng nh thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng. Cùng với những thông tin về sản phẩm qua các tạp chí chuyên ngành và các ấn phẩm mà công ty phát hành thì các đại diện cũng phải tổ chức thông báo về sản phẩm một cách chi tiết tới khách hàng ở mỗi vùng có những thói quen kinh doanh khác nhau, có phong tục tập quán khác nhau và do những điều kiện khách quan khác nhau mà các đại diện phải điều chỉnh những chiến lợc xúc tiến cho phù hợp.
- Thực hiện đàm phán với khách hàng và bán đợc hàng: Trớc hết mỗi nhân viên bán hàng phải thuyết phục đợc khách hàng quyết định mua sản phẩm của công ty, đàm phán các vấn đề về giá cả, vận chuyển, thực hiện chuyển giao hàng hoá, chấp nhận thanh toán Các đại diện đợc công ty yêu cầu phải đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách hàng và đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty Các đại diện cũng phải tạo cho khách hàng sự tin tởng, về sản phẩm của công ty, về chất lợng qua thái độ phục vụ, trình độ hiểu biết kĩ thuật sản phẩm, khả năng giao tiếp bán hàng của đội ngũ nhân viên bán hàng
- Các đại diện thơng mại có nhiệm vụ đánh giá và báo cáo tình hình hoạt động của đại diện mình một cách trung thực cho công ty đồng thời đa ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động.
1.2.1.2 Hình thức hoạt động của đại diện bán hàng
Hình thức hoạt động của các đại diện của công ty là bán hàng trực tiếp. Mỗi đại diện bán hàng có nhiều nhân viên bán hàng và công việc của mỗi ngời là tìm kiếm, gặp gỡ khách hàng, giới thiệu sản phẩm thiết bị xăng dầu và các dịch vụ của công ty và thuyết phục khách hàng lựa chọn công ty là nhà cung cấp cho mình Hoạt động bán hàng trực tiếp có những nhiều cơ hội và thách thức đối với mỗi nhân viên bán hàng bởi họ phải bằng chính năng lực, hiểu biết, khả năng của mình thực hiện bán hàng Sự thành công hay thất bại của mỗi nhân viên đợc thể hiện rõ ràng thông qua số lợng hàng hoá tiêu thụ.
Mỗi đại diện bán hàng có sự độc lập cũng nh phụ thuộc nhất định vào công ty Đó là sự độc lập trong cách thức hoạt động, phong cách bán hàng, cách thức phục vụ khách hàng Các đại diện phải thực hiện dới sự chỉ đạo của công ty đối với các quyết định quan trọng trong hoạt động kinh doanh, phải tuân theo những chính sách, chiến lợc kinh doanh , các chiến dịch khuyến mại, mà công ty đa ra Điều đó có nghĩa là các đại diện luôn có sự độc lập tự chủ nhất định trong các quyết định của mình Mức độ độc lập đó cho phép các đại diện phát huy tính sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có trách nhiệm với kết quả hoạt động của mình mà vẫn hớng tới hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
1.2.1.3 Mô hình và công cụ quản lý các đại diện bán hàng
Mô hình quản lý của các đại diện đơn giản, gọn nhẹ hơn nhiều so với mô hình quản lý của công ty Mỗi đại diện có một trởng đại diện, là ngời có trách nhiệm và quyền hành cao nhất của đại diện Đây là ngời có quyền ra các quyết định kinh doanh đối với đại diện Trởng đại diện có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của đại diện mình với lãnh đạo công ty về hoạt động kinh doanh của đại diện đó, là ngời phải chịu trách nhiệm đối với mỗi thành công hay thất bại của đại diện Đó là ngời tổ chức, bố trí nhân viên, phân công công việc và quản lý lao động ở khu vực mà đại diện đó hoạt động Mỗi trởng đại diện có một trợ lý để giúp việc và các nhân viên bán hàng Do quy mô của mỗi đại diện còn nhỏ nên nhân viên bán hàng thờng kiêm những chức năng khác nh kế toán, quản lý kho hàng Để quản lý các đại diện, công ty chú trọng đến quản lý nhân viên của đại diện mà đối tợng quản lý là ngời đứng đầu mỗi đại diện Do các đại diện nằm cách xa trụ sở công ty, việc quản lý không thể thực hiện bằng giám sát trực tiếp, sát sao mọi hoạt động của mỗi đại diện Công ty thông qua các việc tuyển dụng và đào tạo để có đợc các nhân viên của đại diện là những ngời có năng lực, đáng tin cậy Công ty cũng sử dụng các biện pháp khen thởng, khuyến khích, động viên để các nhân viên làm việc có trách nhiệm với công ty một cách tự giác. Công ty cũng xây dựng cơ chế thông tin thông suốt để nhanh chóng liên lạc và nắm đợc tình hình của các đại diện
Mỗi đại diện cũng là một mô hình tổ chức kinh doanh thu nhỏ, nó cũng phải đợc quản lý nhng việc quản lý các đai diện chủ yếu là quản lý con ngời Để có một đại diện bán hàng có hiệu quả, công ty phải xây dựng và quản lý tốt đại diện đó Việc xây dựng đại diện bán hàng bao gồm khâu tuyển dụng và lựa chọn đại diện; huấn luyện đại diện bán hàng Việc quản lý bao gồm các vấn đề về thù lao cho lực lợng bán hàng; khuyến khích; đánh giá hiệu quả của các đại diện.
Phân tích hiệu quả hoạt động của đại diện bán hàng ở công ty
1.2.2.1 Thực trạng hoạt động của các đại diện bán hàng của công ty
Công ty có ba đại diện và trong thời gian ba năm trở lại đây, các đại diện hoạt động tích cực hơn Điều đó thể hiện ở việc các đại diện nói chung luôn đạt doanh thu và lợi nhuận năm sau cao hơn năm trớc Bảng dới đây thống kê về doanh thu và lợi nhuận và doanh thu của các đại diện từ năm 2000 đến năm
2002 Đây chính là cơ sở để phân tích thực trạng của các đại diện của công ty.
Bảng 2: tổng hợp doanh thu và lợi nhuận của từng đại diện từ năm 2000 đến 2002
DT LN DT LN DT LN
MiÒn Nam 10 066 417 29 079,36 15 668 101 41 952,86 22 385 193 61 194,9 a Tình hình tiêu thụ ở thị tr ờng miền Bắc:
Miền Bắc thờng có mức tiêu thụ lớn nhất Hoạt động tiêu thụ của khu vc miền Bắc sở dĩ luôn chiếm mức cao là do công ty nằm tại Hà Nội, mọi hoạt động đều có sự chỉ đạo trực tiếp và sát sao của lãnh đạo công ty Công việc vận chuyển hàng hoá thuận tiện và nhanh chóng Tại công ty, các mặt hàng luôn sẵn có để đáp ứng ngay nhu cầu của khách hàng Khi có những sự cố phát sinh thì công ty có thể có chỉ thị hay biện pháp giải quyết ngay
Dựa vào bảng 2, ta có thể xây dựng đợc biểu đồ 1 và biểu đồ 2, thể hiện doanh thu và lợi nhuận của đại diện miền Bắc, qua đó thấy đợc mức độ tăng tr- ởng của đại diện trong ba năm qua Từ năm 2000 đến năm 2001, doanh th liên tục tăng Năm 2000, đại diện đạt đợc 25 166 044 nghìn đồng, năm 2001, tăng lên 39 631 067 nghìn đồng, năm 2002, đại diện tiêu thụ đợc 50 100 194 nghìn đồng Doanh thu năm 2001 tăng 57% so với năm 2000, năm 2002 doanh thu tăng 26$% so với năm 2001 Đây là mức tăng khá cao Lợi nhuận của đại diện mìên Bắc năm 2000 đạt đợc là 72 698,4 nghìn đồng, năm 2001 đạt đợc
106 i 116,1 nghìn đồng, tăng 46% so với năm 2000 Năm 2002, lợi nhuận đạt đợc là 149 912,4 nghìn đồng, tăng 41% so với năm 2001.
Biểu đồ 1 : Doanh thu của thị trờng miền Bắc từ 2000 đến 2002
Biểu đồ 2: Lợi nhuận khu vực miền Bắc từ năm 2000 đến 2002
Năm 2001, lợi nhuận tăng 46% và năm 2002 tăng 106% so với năm 2000 b Hoạt động của đại diện khu vực miền Trung: Khu vực miền Trung thờng có mức tiêu thụ lớn thứ hai sau khu vực miền Bắc Tình hình tiêu thụ của khu vực này trong ba năm 2000 doanh thu đạt 20 692 080,54 nghìn đồng, 2001 doanh thu là 36 866 111 nghìn đồng và năm 2002 là 31 110 770,3 nghìn đồng Năm 2001, doanh thu tăng nhiều,khoảng 78% so với năm 2000 nhng năm 2002, doanh thu
2000 2001 2002 lại giảm 16% so với năm 2001 Dới đây là biểu đồ về doanh thu ở thị trờng miền Trung:
Biểu đồ 3: Doanh thu của khu vực miền Trung từ năm 2000 đến 2003
Năm 2000, đại diện miền Trung đạt đợc lợi nhuận là 59 774,4 nghìn đồng Năm
2001, lợi nhuận là 98 712,64 nghìn đồng, tăng 65% so với năm 2000 Năm 2002, tuy doanh thu của đại diện này giảm so với năm 2001 nhng lợi nhuận vẫn tăng tuyệt đối mặc dù lợng tăng này không đáng kể đạt 99 344,7 nghìn đồng Biểu đồ dới đây thể hiện lợi nhuận thu đợc của khu vực miền Trung
Biểu đồ 4: Lợi nhuận khu vực miền Trung từ năm 2000 đến 2002 c Tình hình kinh doanh ở khu vực miền Nam: Khu vực miền Nam là một thị tr- ờng rộng lớn và hoạt động mạnh mẽ song công ty cha tập trung khai thác tốt thị trờng này Do công ty cha có đủ điều kiện về cơ sở vật chất và con ngời để tập trung phát triển kinh doanh ở thị trờng này Doanh thu và lợi nhuận ở khu vực này là nhỏ nhất trong ba khu vực Biểu đồ dới đây thể hiện doanh thu mà khu vực miền Nam đã thực hi ện đợc trong ba năm 2000, 2001 và 2002:
Biểu đồ 5: Doanh thu khu vực miền Nam từ 2000 đến 2002
Doanh thu tăng liên tục trong ba năm qua với mức trung bình năm sau tăng hơn năm trớc khoảng 50% Lợi nhuận thực hiện năm 2001 tăng 44% so với năm
2000 Năm 2002, lợi nhuận tăng thêm 55% so với năm 2001 Tuy khu vực này đem lại tổng doanh thu và lợi nhuận nhỏ hơn khá nhiều so với hai khu vực phía Bắc và miền Trung song có thể thấy tiềm năng phát triển của nó là rất lớn. Doanh thu và lợi nhuân trong ba năm qua tăng với tốc độ khá cao hứa hẹn một thị trờng tiềm năng để công ty khai thác Biểu đồ dới đây biểu diễn mức tăng lợi nhuận tại khu vực này:
Biểu đồ 6: lợi nhuận của khu vực miền Nam từ năm 2000 đến năm
1.2.2 2 Sự vận dụng phạm trù hiệu quả vào việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng a Những vấn đề chung về hiệu quả hoạt động kinh doanh
Khi đề cập đến vấn đề hiệu quả có thể đứng trên các góc độ khác nhau để xem xét Nếu hiểu theo mục đích cuối cùng thì hiệu quả kinh tế là hiệu số giữa kết quả thu về và chi phí bỏ ra để đạt đợc kết quả đó Trên góc độ nay thì hiệu quả có thể đồng nhất với lợi nhuận Nếu đứng trên góc độ từng yếu tố riêng lẻ để xem xét thì hiệu quả là thể hiện trình độ và khả năng sử dụng các yếu tố đó trong quá trình sản xuất kinh doanh
Hiệu quả vừa là một phạm trù cụ thể vừa là phạm trù trừu tợng Nếu là phạm trù cụ thể thì trong công tác quản lý phải định lợng thành các chỉ tiêu, con số để tính toán, so sánh; nếu là phạm trù trừu tợng phải đợc định tính thành mức độ quan trọng hoặc vai trò của nó trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Ngời ta chia hiệu quả thành hai loại:
- Nếu đứng trên phạm vi từng yếu tố riêng lẻ thì có phạm trù kinh tế hay hiệu quả kinh doanh.
- Nếu đứng trên phạm vi xã hội và nền kinh tế quốc dân để xem xét thì có hiệu quả chính trị và hiệu quả xã hội
Thông thờng thì mục tiêu tồn tại của doanh nghiệp trong điều kiện tối thiểu nhất là các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tạo ra thu nhập về tiêu thụ hàng hoá đủ bù đắp chi phí chi ra để sản xuất ra hàng hoá đó.
Còn mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đòi hỏi quá trình sản xuất kinh doanh vừa phải đảm bảo bù đắp chi phí đã bỏ ra vừa có tích luỹ để tiếp tục quá trình tái sản xuất mở rộng Sự phát triển tất yếu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phấn đấu nâng cao hiệu quả sản xuất Đây là mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp Từ tr- ớc tới nay các nhà kinh tế đã đa ra nhiều khái niệm khác nhau về hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nh sau:
- Hiệu quả sản xuất kinh doanh là mức độ hữu ích của sản phẩm sản xuất ra tức là giá trị sử dụng của nó hoặc là doanh thu và nhất là lợi nhuận thu đợc sau quá trình kinh doanh Quan điểm này lẫn lộn giữa hiệu quả với mục tiêu kinh doanh.
- Hiệu quả sản xuất kinh doanh là sự tăng trởng kinh tế phản ánh qua nhịp độ tăng của các chỉ tiêu kinh tế Cách hiểu này là phiến diện, chỉ đứng trên mức độ biến động theo thời gian.
- Hiệu quả sản xuất kinh doanh là mức độ tiết kiệm chi phí và mức tăng kết quả Đây là biểu hiện của bản chất chứ không phải là khái niệm về hiệu quả kinh tÕ.
Những tồn tại trong tiêu thụ và hoạt động của các đại diện bán hàng ở công ty CPTBXD Petrolimex
1.2.3.1 Cơ cấu lĩnh vực hoạt động của công ty vẫn còn cha cân đối
Công ty hoạt động trên cả ba lĩnh vực là kinh doanh thơng mại, sản xuất lắp ráp và xây dựng các công trình xăng dầu Tuy nhiên, nh đã phân tích ở trên, hoạt động kinh doanh thơng mại chiếm tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ hoạt động của công ty Nó thờng đem lại doanh thu và lợi nhuận chiếm khoảng từ 75% đến 90% tổng giá trị doanh thu và lợi nhuận của công ty Hoạt động xây lắp chỉ mang tính chất đơn chiếc, làm theo đơn đặt hàng Hơn nữa hoạt động này đòi hỏi ngời lao động phải đi theo đến tận chân công trình và phải trang bị những trang thiết bị xây dựng Sở dĩ công ty cha thể mở rộng đợc hoạt động này là vì công ty mới chỉ có một đội ngũ công nhân xây dựng với số lợng hạn chế Máy móc thiết bị để phục vụ cho công việc chủ yếu là đi thuê mỗi khi có công trình Công ty cũng chỉ có khả năng nhận những công trình ở những khu vực lân cận hay một số tỉnh ở miền Bắc do những công trình vừa và nhỏ, chi phí vận chuyển, đi lại tốn kém, làm mất hiệu quả kinh tế Những công trình lớn thì công ty cha đủ năng lực đảm nhiệm Các đại diện thơng mại của công ty mới chỉ có điều kiện để làm nhiệm vụ bán hàng, cung cấp các dịch vụ sau bán, t vấn khách hàng chứ không đảm nhiệm việc xây lắp Rất nhiều các công trình ở các tỉnh miền Trung và miền Nam do điều kiện về địa lý nh vậy mà công ty không thể tiếp nhận đơn hàng Đó cũng là những thị trờng lớn, làm cho tỷ trọng của kinh doanh thơng mại càng nhiều Một nguyên nhân nữa khiến cho hoạt động của công ty mất cân đối là hoạt động sản xuất còn ít Công ty chỉ sản xuất một số thiết bị, vật t, phụ tùng, những bộ phận sử dụng cho các máy móc thiết bị xăng dầu, một số thiết bị thay thế, có kết cấu đơn giản Giá trị của những sản phẩm này là nhỏ so với các sản phẩm thiết bị xăng dầu nh cột bơm mà công ty kinh doanh Việc sản xuất hay sửa chữa những xe vận chuyển xăng dầu cũng mang tính chất đơn chiếc Chính vì vậy hoạt động sản xuất của công ty còn rất yếu, nhỏ lẻ Việc mất cân đối nh vậy trong sản xuất kinh doanh sẽ làm cho công ty phát triển không bền vững Bởi vì công ty kinh doanh mặt hàng đặc chủng của ngành xăng dầu, danh mục hàng hóa mang tính chất chuyên biệt và hạn hẹp, một số hàng hoá giá trị lớn Khi vấp phải sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng, công ty sẽ rất khó khăn trong việc bảo vệ thị phần của mình Hơn nữa, đối với những hàng hoá nhập khẩu, trên thị trờng chỉ tiêu thụ mạnh một số nhãn hiệu có tiếng trên thế giới Số lợng các nhãn hiệu này cũng không nhiều, chỉ bao gồm một số tên tuổi của các nớc Nhật Bản, Hàn Quốc, Tiệp Khắc, Trung Quốc do đó việc cạnh tranh bằng việc sử dụng các nhà cung cấp là rất khó Ngợc lại, nếu hoạt động sản xuất của công ty giữ vai trò chủ đạo, công ty có thể chủ động trong việc xây dựng và thực hiện các chiến lợc marketing để phát triển sản phẩm trên thị trờng, tác động trực tiếp vào khâu sản xuất để không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm Đây là một mặt hạn chế rất lớn của công ty mà việc giải quyết nó là một vấn đề lâu dài, đòi hỏi đầu t lớn về của cải và con ngời.
1.2.3.2.Năng lực cạnh tranh của công ty còn yếu.
Trong nền kinh tế thị trờng, công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt Đặc biệt khi nớc ta đang trên con đờng công nghiệp hoá, hiện đại hoá, nền sản xuất đang ngày càng phát triển cũng nh cơ sở hạ tầng đang ngày càng đợc nâng cấp, hiện đại, phát triển Nhu cầu đối với sản phẩm xăng dầu cũng đang tăng nhanh kéo theo sự gia tăng không ngừng nhu cầu các sản phẩm thiết bị xăng dầu Ngày càng có nhiều các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị xăng dầu, đặc biệt khi nớc ta đã tham gia đầy đủ vào AFTA, sẽ có thêm những tổ chức nớc ngoài kinh doanh mặt hàng này với chất lợng cao và giá cả cạnh tranh Năng lực cạnh tranh của mỗi công ty đợc thể hiện tổng hợp ở nhiều khía cạnh, ở cả chính trong sản phẩm và ở những yếu tố bên ngoài, bao quanh sản phẩm.
Trên thực tế, năng lực cạnh tranh của công ty vẫn còn cha cao Mặc dù chất lợng cũng nh mẫu mã sản phẩm khá là tốt và hiện đại do công ty nhập từ các hãng có uy tín song giá cả sản phẩm thờng cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh Việc xác định giá của công ty dựa trên giá nhập khẩu và đảm bảo mức lãi cho công ty Đối với các hình thức và số lợng mua khác nhau, công ty có áp dụng chiết khấu nhng mức chiết khấu này cha linh hoạt vì vậy cha tạo cho khách hàng sự thoả mãn cũng nh cha thúc đẩy khách hàng mua nhiều Hình thức bán kèm sản phẩm cha đợc áp dụng trong công ty Trên thị trờng, nhiều công ty khi bán ra một sản phẩm thiết bị xăng dầu có giá trị lớn họ thơng cung cấp miễn phí cho khách hàng một số phụ tùng hay thiết bị phụ trợ, do đó gây sự hứng thú cho khách hàng vì họ có đợc lợi ích Nhiều loại hàng vật t thiết bị phụ và thay thế của công ty có nguồn gốc từ nhập nên giá cao, công ty khó có thể dùng làm sản phẩm kèm đợc Mặt khác, những sản phẩm cùng loại do công ty sản xuất chất l- ợng cha đợc thị trờng tin cậy Hệ thống phân phối của công ty còn hạn hẹp, chỉ dừng lại ở ba đại diện ở ba khu miền Đây là một bất lợi rất lớn cho công ty Do địa lí nớc ta trải theo chiều dài, khi công ty bố trí ba đại diện nh vậy thì việc phục vụ khách hàng sẽ không kịp thời và chi phí vận chuyển cao Hơn nữa mỗi đại diện chỉ có thể phục vụ khách hàng ở việc cung cấp sản phẩm vật t thiết bị và t vấn lựa chọn sản phẩm Các đại diện không đợc trang bị để thực hiện các công trình xây lắp, không có đủ đội ngũ cán bộ kĩ thuật để giải quyết các vấn đề liên quan đến kĩ thuật sản phẩm Đây chính là cơ hội để các công ty khác chiếm lấy thị trờng các tỉnh miền Trung và miền Nam là các thị trờng có tiềm năng với quy mô lớn
1.2.3.3 Hiệu lực hoạt động Marketing của công ty còn yếu
Trong hoạt động kinh doanh ngày nay, hoạt động marketing chiếm một vai trò rất quan trọng, tác động trực tiếp tới sự thành bại của hoạt động kinh doanh Mỗi tổ chức kinh doanh không thể dành thắng lợi trên thị trờng chỉ bằng chất lợng, mẫu mã và giá cả sản phẩm mà còn phải bằng rất nhiều nỗ lực marketing Hoạt động marketing có phạm vi bao quát rộng lớn từ việc xác định nhu cầu sản phẩm, quá trình tiêu thụ sản phẩm và các hoạt động sau bán Các công ty thờng tập trung vào việc sử dụng bốn công cụ marketing trong tiêu thụ là chính sách sản phẩm, chính sách giá cả, chính sách phân phối, chính sách khuyếch trơng Các hoạt động marketing của công ty vẫn còn yếu, mang tính chất thứ yếu trong toàn bộ hoạt động kinh doanh
- Chính sách sản phẩm của công ty còn nghèo nàn Danh mục hàng hoá tuy đợc bổ sung song cha phong phú về chủng loại Nguyên nhân là công ty cha chú trọng đầu t vào sản xuất, cải tiến máy móc, hiện đại hoá thiết bị Ngoài hệ thống máy móc mới,hiện đại của nhà máy lắp ráp cột bơm điện tử, các máy móc khác của xí nghiệp cơ khí đều đã sử dụng đợc hơn 10 năm, công nghệ lạc hậu Chính vì vậy, sản phẩm sản xuất ra không chỉ không có cải tiến về chất lợng, mẫu mã mà còn không phù hợp, đồng bộ với các thiết bị hiện đại khác Nó chỉ có thể làm phụ tùng thay thế cho một số ít các thiết bị cũ đã sắp hết thời hạn sử dụng Kết quả là công ty phải nhập nhiều linh kiện hơn, thậm chí là một số loại sản phẩm cột bơm phải nhập nguyên chiếc, làm cho giá cả sản phẩm càng cao.
- Chính sách giá cả cha đợc xây dựng một cách hệ thống, linh hoạt và hợp lý để thúc đẩy tiêu thụ Tuy phản ứng của khách hàng đối với loại hàng hoá t liệu sản xuất nh các thiết bị xăng dầu là không quá nhạy cảm nhng sự linh hoạt một cách hợp lý luôn là một lợi thế Công ty mới chỉ đa ra một số mức giá chiết khấu đối với những khối lợng mua khác nhau tơng đối lớn Khách hàng cha thấy đợc sự khác biệt hay chỉ thấy sự khác biệt rất nhỏ khi thay đổi khối lợng hàng hoá mà mình mua Trong khi đó, các doanh nghiệp khác, đặc biệt là các công ty t nhân áp dụng rất hiệu quả các chính sách về giá để khuyến khích khách hàng cũng nh khiến cho khách hàng thấy họ đợc hởng lợi từ việc mua hàng của các công ty đó. Trớc việc công ty không áp dụng chính sách giá tốt so với các đối thủ cạnh tranh, khách hàng sẽ luôn có sự so sánh và chọn nhà cung cấp khác trong khi chất lợng hàng hoá không mấy chênh lệch
- Việc xây dựng các kênh phân phối của công ty cha rộng Hiện nay công ty mới chỉ có ba đại diện thơng mại ở ba miền Sản phẩm của công ty do đó bị hạn chế để đến đợc với đông đảo khách hàng Mỗi đại diện phải đảm nhiệm bao quát những khu vực thị trờng rộng lớn mà quy mô mỗi đại diện còn nhỏ với số lợng nhân viên ít, trang bị cơ sở vật chất còn nghèo nàn Các đại diện do đó chỉ có thể phục vụ đợc khách hàng một số loại sản phẩm chính và chỉ hạn chế ở một số đối tợng khách hàng Khó khăn lớn nhất của mỗi đại diện là việc xây dựng những kho chứa hàng đủ để sẵn sàng cung ứng cho khách hàng kịp thời điểm, đáp ứng đợc yêu cầu về số lợng Khó khăn thứ hai là về phơng tiện vận chuyển Các đại diện thơng mại không đợc trang bị phơng tiện vận chuyển riêng mà phải đi thuê.
Nó khiến cho chi phí tăng và các đại diện thiếu chủ động trong phục vụ khách hàng Mạng lới tiêu thụ sản phẩm của công ty nh vậy là tha thớt, không đủ để đa sản phẩm nhanh chóng đến với khách hàng Chính sách xúc tiến bán hàng còn đơn điệu, và dừng lại ở thông tin về công ty và sản phẩm ở một số ấn phẩm trong ngành Công ty có chính sách hỗ trợ sau bán nh bảo dỡng, sửa chữa miễn phí cho khách hàng Tuy nhiên những hoạt động nh vậy cha đủ để khách hàng ấn tợng và nhớ đến công ty Hoạt động quảng cáo, khuyếch trơng sản phẩm hầu nh không có Công ty mới chỉ tham gia một số hội trợ ngành Thực tế thì công ty cha bao giờ có một chiến dịch khuyếch trơng có quy mô, có hệ thống để tạo một hình ảnh rõ nét về công ty và những sản phẩm dịch vụ mà công ty cung cấp Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại này là công ty không có một bộ phận nào chính thức đảm nhiệm hoạt động marketing Chức năng này gộp vào chức năng của phòng kinh doanh và do ban lãnh đạo định hớng Những công tác marketing đợc xây dựng và thực hiện một cách thiếu tính chuyên nghiệp và quá sơ sài Đó chỉ là một số hoạt động cơ bản nhất, và công ty đồng nhất các hoạt động đó với hoạt động bán hàng Điểm yếu này ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả của tiêu thụ, nó khiến cho công ty cha thành công trong việc xây dựng một chỗ đứng vững trãi trên thị trờng.
1.2.3.4 Trình độ, kĩ năng nghề nghiệp của nhân viên bán hàng còn yếu
Với các sản phẩm là t liệu sản xuất thì hình thức bán hàng trực tiếp đóng vai trò quan trọng Hầu hết các thơng vụ đợc thực hiện thông qua bán hàng trực tiếp của các cá nhân bán hàng Vì vậy, khả năng của nhân viên bán hàng là yếu tố quyết định đến việc khách hàng có tin tởng, lựa chọn công ty là nhà cung cấp hay không Việc bán hàng của mỗi cá nhân không chỉ là kĩ năng mà là cả một nghệ thuật và đợc gọi là nghệ thuật bán hàng Công ty đã có một đội ngũ nhân viên bán hàng nhiều kinh nghiệm, am hiểu về công ty cũng nh về sản phẩm. Song trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, có rất nhiều kĩ năng bán hàng mới và việc bán hàng trở thành chuyên nghiệp Công ty hiện nay còn yếu trong công tác xây dựng và quản lý các nhân viên của mình nói chung và của các đại diện nói riêng Trong công tác xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng, tồn tại cơ bản của công ty nằm trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên Trong hoạt động quản lý nhân viên bán hàng, công ty cha áp dụng các công cụ khuyến khích động viên ngời lao động một cách hiệu quả để tạo động lực cho ngời lao động. Tiếp đó là công ty cha có một hệ thống các phơng pháp đánh giá hiệu quả lao động một cách công bằng, khoa học Quá trình tuyển dụng ở công ty cha đợc thực hiện theo các bớc cần thiết để đánh giá chính xác khả năng của ngời lao động, để lựa chọn đợc ngời có năng lực và phù hợp với công việc Công ty đã bỏ qua một số công đoạn cần thiết ngay từ giai đoạn đầu của quá trình tuyển chọn, không thu hút đợc nhiều ngời tham gia tuyển chọn Khi tuyển dụng công ty cha xác định cụ thể yêu cầu của công việc cũng nh những yêu cầu đối với ngời tham gia dự tuyển Trong quá trình tuyển chọn công ty mới chỉ dựa vào kinh nghiệm, bằng cấp và một số chơng trình kiểm tra trình độ chuyên môn của ngời dự tuyển. Đó là những yếu tố quan trọng cần thiết để đánh giá và lựa chọn nhng cha đầy đủ Điều đó có nghĩa là công ty vẫn còn thiếu hệ thống kiểm tra kiến thức kĩ l- ìng Để khuyến khích động viên lực lợng bán hàng, công ty mới chỉ quan tâm đến sử dụng công cụ lơng và thởng Sử dụng hai công cụ này công bằng, hợp lý và tơng xứng với công việc của mỗi ngời nó giúp cho ngời lao động thoả mãn, yên tâm làm việc Song để kích thích họ làm việc hăng say và hứng thú với công việc thì những công cụ phi vật chất cũng rất cần thiết Thực tế thì công ty có sử dụng những công cụ này nh tuyên dơng những cá nhân và tập thể có thành tích nhng những hoạt động động viên cha thờng xuyên và cha tạo cho ngời lao động những động lực thực sự Công ty cha tổ chức những phong trào thi đua trong đội ngũ những nhân viên bán hàng, cha đem lại hay hứa hẹn những cơ hội thăng tiến cho những ngời có năng lực Công ty rất ít khi tổ chức các hội nghị bán hàng để các cá nhân bán hàng ở các đại diện có cơ hội gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm với nhau về công việc của mình.
Công ty đánh giá hoạt động của nhân viên đồng nhất với đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận chung của từng đại diện Công ty cha xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cá nhân Do đó hiệu quả của mỗi cá nhân gộp chung vào hiệu quả chung của toàn tập thể, nó làm giảm tinh thần thi đua, nỗ lực làm việc của nhân viên Đánh giá chung chung nh vậy sẽ khiến cho công ty không xác định đợc những khâu yếu trong hoạt động bán hàng, do đó công ty khó có thể
MộT Số BIệN PHáP NHằM NÂNG CAO HIệU QUả HOạT §éng
Một số phơng hớng cần tập trung giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng ở công ty CPTBXD Petrolimex
nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng ở công ty CPTBXD Petrolimex.
Có nhiều yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả của hoạt động tiêu thụ nói chung và của từng đại diện bán hàng bao gồm cả các yếu tố trong và ngoài doanh nghiệp Các yếu tố nội bộ công ty bao gồm:
- Yếu tố về sản phẩm
- Yếu tố về tổ chức quản lý.
- Các yếu tố về con ngời.
Các yếu khách quan bên ngoài doanh nghiệp bao gồm:
- Các yếu tố liên quan đến thị trờng
- Các quy định, chính sách của nhà nớc
- Các yếu tố về tự nhiên và xã hội nh đặc điểm địa lý, đặc điểm dân c
- Các yếu tố về cơ sở hạ tầng nh giao thông vận tải, thông tin liên lạc. Để hoạt động tiêu thụ hàng hoá của các đại diện thơng mại đợc phát triển thì công ty phải xem xét tổng hợp tất cả các yếu tố ảnh hởng trên đây tuy nhiên công ty phải tập trung vào những yếu tố quan trọng, quyết định và tập trung vào những khâu yếu kém nhất Nh đã phân tích về những tồn tại trong hoạt động tiêu thụ của các đại diện bán hàng, phơng hớng mà công ty cần tập trung giải quyết là các vấn đề về hợp lý hoá có cấu hoạt động của công ty, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty, nâng cao hiệu lực của các hoạt động marketing, nâng cao hiệu quả trong hoạt động xây dựng và quản lý lực lợng bán hàng của các đại diện thơng mại Trên thực tế, việc khắc phục các tồn tại trên đây có quan hệ mật thiết với nhau và công ty phải tiến hành đồng thời Mỗi sự tiến bộ đạt đợc trong xây dựng và quản lý nhân viên bán hàng, sự cân đối về cơ cấu hoạt động, và tăng hiệu quả các hoạt động marketing đều làm tăng năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trờng, do đó làm tăng hiệu quả tiêu thụ của các đại diện Khả năng cạnh tranh của công ty cao sẽ tạo cho công ty có một chỗ đứng vững chắc trên thị tr- ờng, tạo điều kiện cho công ty thực hiện và phát huy tốt các hoạt động marketing, hoạt động quản lý, phát triển các đại diện thơng mại thành các điểm tiêu thụ mạnh của công ty Tuy nhiên trong từng thời kì, công ty cần xác định những công việc phải đợc tập trung trớc, và những công việc nào là hỗ trợ cho các công việc chính để đạt đợc các mục tiêu trớc mắt và lâu dài.
Các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng của công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex
2.2.1 Thực hiện hoạt động điều chỉnh nhằm cân đối hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty hoạt động trên ba lĩnh vực là kinh doanh thơng mại, sản xuất, và kinh doanh xây dựng, trong đó kinh doanh thơng mại chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Do đặc thù của sản phẩm mà công ty kinh doanh là mặt hàng t liệu sản xuất và là sản phẩm chuyên biệt của ngành xăng dầu nên có thể nói hoạt động kinh doanh thơng mại là hoạt động chuyên sâu trong phạm vi tơng đối hạn hẹp Đặc điểm của loại sản phẩm này là có thời gian sử dụng lâu dài, giá trị lớn Dễ nhận thấy rằng dù hiện tại công ty đang kinh doanh có lãi, tốc độ tiêu thụ sản phẩm thiết bị xăng dầu, đặc biệt là các sản phẩm nhập khẩu khá là nhanh, tồn kho trong giới hạn cho phép,nhng về lâu dài khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt với nhiều đối thủ trên thị tr- ờng thì sự tồn tại của công ty sẽ bị đe doạ Trong những năm gần đây và trong vòng vài năm tới, cơ sở hạ tầng nớc ta vẫn đang trên đà nâng cấp, phát triển, nhu cầu về các thiết bị xăng dầu vẫn cao nhng sau đó, khi sự phát triển sản xuất đi vào ổn định hoặc bớc sang tầm phát triển mới thì sẽ dẫn đến sự bão hoà trong nhu cầu đối với các sản phẩm truyền thống mà công ty đang kinh doanh Để có thể chủ động đối phó với những sự biến động bất lợi của thị trờng, công ty phải xây dựng cho mình những sức mạnh nội lực mang tính chất nền tảng, cơ sở.Công ty phải tạo cho mình một thế mạnh trong sản xuất để có thể chủ động trong mọi hoạt động kinh doanh, có thể tác động trực tiếp tới hoạt động của chính mình mà không phải phụ thuộc nhiều vào hoạt động kinh doanh của đối tác
Trong hoạt động sản xuất thiết bị xăng dầu, do điều kiện về vốn và công nghệ có hạn, công ty trớc hết cần tăng cờng hoạt động lắp ráp thiết bị, tránh nhập khẩu nguyên chiếc Công ty nên chú trọng đến các linh kiện nhập Công ty có thể nghiên cứu lựa chọn các loại linh kiện phù hợp và đồng bộ để vừa đảm bảo chất lợng sản phẩm, vừa hạ đợc giá thành sản phẩm Công ty cần tiến hành sản xuất các phụ kiện từ đơn giản, tiến dần đến sản xuất các phụ kiện phức tạp hơn, có giá trị lớn hơn Công ty có thể bớc đầu đầu t vào sản xuất ở mức độ vừa phải về vốn và tìm kiếm nguồn chuyển giao công nghệ để có đợc máy móc thiết bị t- ơng đối hiện đại, thay thế các máy móc quá lạc hậu hiện nay ở nhà máy cơ khí. Trong sản xuất các phụ kiện công ty phải chú trọng đến tính đa dạng hoá các mặt hàng phụ tùng cột bơm bởi đó là cơ sở để công ty có thể tiến đến sản xuất đ- ợc một sản phẩm hoàn chỉnh Các phụ tùng, bộ phận sản xuất không chỉ đa dạng về chủng loại mà còn phải đa dạng về kích cỡ và những chi tiết khác để có thể thay thế vào đợc những loại máy móc thiết bị xăng dầu của các hãng khác nhau. Khi công ty đã có thể sản xuất đợc những phụ kiện có chất lợng tốt, năng suất và hiệu quả cao đồng thời có một lợng vốn tích luỹ vừa đủ, công ty có thể trang bị thêm máy móc thiết bị để đảm nhiệm từng phần quan trọng hơn của các thiết bị hiện đại, phức tạp Công ty cần bổ sung lực lợng lao động kĩ thuật lành nghề, không chỉ thành thạo trong việc sử dụng máy móc thiết bị mà quan trọng hơn là những ngời có đầu óc sáng tạo để tìm hiểu, nghiên cứu việc phát triển ứng dụng dây chuyền công nghệ mới vào sản xuất thiết bị xăng dầu trong tơng lai Đối với hoạt động xây lắp các công trình xăng dầu, để có thể tăng cờng hoạt động này, công ty cần đầu t thêm nhiều về con ngời và máy móc thi công. Hiện nay lực lợng công nhân xây lắp vẫn đang ở con số rất khiêm tốn và mỗi công nhân kiêm cả công việc sản xuất ở nhà máy Do đó khi có công trình thì công ty phải bố trí thay đổi công việc Để có một lực lợng công nhân xây dựng các công trình xăng dầu lành nghề, công ty phải tuyển và huấn luyện, tổ chức học việc Để có thể đảm nhiệm đợc những công trình ở xa, công ty cần bố trí một cách hợp lý các đội xây dựng theo khu vực để tiện cho công tác đi lại nhng phải đảm bảo công việc thờng xuyên cho ngời lao động Để giải quyết vấn đề này, công ty cần tiến hành tốt việc tìm kiếm khách hàng Về máy móc thiết bị, hiện nay công ty còn phải đi thuê Với những công trình lớn, đi thuê sẽ không đảm bảo hiệu quả kinh tế Công ty cần trang bị cho mình những thiết bị thi công để tăng năng lực thi công, có thể đảm nhiệm những công trình lớn, phức tạp Nh vậy sẽ dần đa công ty trở thành đơn vị chuyên nghiệp thi công các công trình xăng dầu, có khả năng thắng thầu thi công các công trình lớn của ngành xăng dầu Và có nh vậy công ty mới có đủ năng lực nhận các công trình ở xa, mở rộng phạm vi hoạt động của công ty. Để thực hiện đợc phát triển sản xuất và hoạt động thi công các công trình xăng dầu, quan trọng hơn cả là công ty phải đầu t vào máy móc thiết bị và đầu t vào đội ngũ công nhân kĩ thuật Công ty cần lập các quỹ đầu t phát triển và huy động thêm nguồn vốn Công ty phải lập kế hoạch mở rộng sản xuất một cách cụ thể, rõ ràng cho từng thời kì phát triển cũng nh chiến lợc lâu dài của công ty Từ đó, công ty có kế hoạch phân bổ nguồn vốn và đầu t hợp lý.
2.2.2 Sử dụng các biện pháp marketing nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty
Hoạt động marketing chiếm vị trí ngày càng quan trọng trong hoạt động của mỗi doang nghiệp và quyết định đến sự thành bại của công ty bởi trong nền kinh tế thị trờng thì doanh nghiệp phải bán những gì mà thị trờng cần chứ không phải là những gì mà mình có Hoạt động marketing ngày nay cũng đã đợc các doanh nghiệp hiểu một cách đầy đủ và đúng nghĩa hơn Nó không chỉ là những công việc trong khuôn khổ hạn hẹp là chào hàng tới khách hàng Nó là một tổng thể các hoạt động đợc tiến hành trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của công ty từ khâu nghiên cứu nhu cầu để biết đợc mình phải sản xuất cái gì tới những hoạt động để đa sản phẩm tới khách hàng một cách hiệu quả.
Hoạt động marketing ở công ty CPTBXD Petrolimex còn là một khâu yếu. Công ty mới chỉ sử dụng một số công cụ marketing để thúc đẩy thiêu thụ nhng hoạt động còn rời rạc Nhiều hoạt động mang tính chất làm theo kinh nghiệm. Công ty cha có một bộ phận nào chính thức đảm nhiệm việc nghiên cứu để xây dựng và triển khai các hoạt động marketing một cách có hiệu quả Các quyết định marketing vẫn do các cấp lãnh đạo đa ra và làm theo cảm tính hoặc theo khuôn mẫu của các doanh nghiệp khác đã làm Thực ra mỗi loại sản phẩm đều có những đặc trng riêng và cần những cách thức khác nhau để thông tin tới khách hàng và đa ra thị trờng vì khách hàng có những mong muốn, yêu cầu khác nhau đối với mỗi loại hàng hoá khác nhau.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của hoạt động marketing và sự yếu kém trong việc phát huy hiệu lực của hoạt động marketing ở công ty, vấn đề cấp thiết mà công ty cần thực hiện là xây dựng các chính sách marketing và tổ chức triển khai thực hiện một cách nghiêm túc, có hiệu quả.
2.2.2.1 Trớc hết là về chính sách sản phẩm, công ty nên thực hiện các chính sách sau:
- Đa dạng hoá sản phẩm vật t, thiết bị, phụ tùng phục vụ cho ngành xăng dầu.Bớc đầu là những sản phẩm có kết cấu đơn giản, chi phí thấp hơn nhiều so với giá trị thiết bị xăng dầu nh cột bơm, máy bơm Các sản phẩm này sản xuất ra để phục vụ cho việc thay thế các phụ tùng ngoại nhập, giảm tỷ trọng của linh kiện nhập khẩu trong sản phẩm cột bơm nguyên chiếc, tăng dần tỷ trọng nội địa hoá cho loại sản phẩm này Công ty có thể sản xuất càng nhiều loại vật t thiết bị thì khả năng thay thế hàng nhập khẩu của công ty càng cao Các sản phẩm này muốn thay thế đợc các phụ tùng ngoại nhập thì phải đồng bộ với các thiết bị nhập khẩu Hiện nay, sản phẩm nhập của công ty có nguồn gốc ở nhiều nớc khác nhau Mỗi sản phẩm của mỗi hàng đều có kích thớc, kết cấu kĩ thuật khác nhau. ý nghĩa của việc đa dạng hoá sản phẩm chính là ở chỗ đa dạng hoá quy cách của cùng một chủng loại sản phẩm để dễ dàng thay thế cho các sản phẩm hoàn chỉnh khác nhau Để có thể làm phu tùng thay thể đợc thì sản phẩm mà công ty sản xuất phải đảm bảo yêu cầu chất lợng, để sản phẩm thay thế có thể giữ nguyên hoặc làm tăng chất lợng của sản phẩm ngoại nhập Chỉ khi việc sản xuất một hay một vài chủng loại vật t thành công thì công ty mới có thể lập kế hoạch mở rộng danh mục sản phẩm Công ty nên tập trung vào những loại vật t sử dụng nguồn nguyên liệu trong nớc có giá thấp nh các loại van, tê, cút sử dụng nguyên liệu sắt, ống cao su
- Sản phẩm phải đợc bao gói và gắn nhãn hiệu của công ty Bao gói phải đợc thiết kế hợp lý, có đầy đủ thông tin kĩ thuật hay hớng dẫn cần thiết về sản phẩm và phải đảm bảo an toàn cho sản phẩm Nhãn hiệu của công ty trên sản phẩm và bao bì sẽ tạo lòng tin cho khách hàng, thể hiện trách nhiệm của công ty đối với sản phẩm.
- Đối với sản phẩm là các công trình xăng dầu, vấn đề quan trọng nhất là chất lợng công trình Trong bất kì trờng hợp nào, công ty cũng phải đặt chất lợng công trình làm đầu vì chất lợng công trình ảnh hởng trực tiếp đến con ngời, vật chất và môi trờng xung quanh Các công trình xăng dầu khi có sự cố sẽ gây ảnh hởng đặc biệt nghiêm trọng đến tính mạng con ngời, ô nhiễm môi trờng, do nguy cơ cháy nổ Việc xây dựng các công trình này phải đi đôi với việc thiết kế các biện pháp phòng tránh cháy nổ bởi trách nhiệm của công ty không chỉ dừng lại ở việc bàn giao công trình khi đã hoàn tất Công ty phải hớng dẫn khách hàng về việc sử dụng đúng kĩ thuật để đảm bảo an toàn cũng nh các biện pháp cần thiết khi sự cố xảy ra Trong thời gian tới, công ty phải chú trọng phát triển loại hình kinh doanh này, đa nó trở thành hoạt động chính trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đem lại doanh từ 15% trong tổng doanh thu của công ty Nh đã phân tích ở giải pháp thứ nhất về cân đối các hoạt động của công ty, công ty cần tổ chức thêm các đội công nhân xây lắp và đầu t thêm máy móc thiết bị hiện đại, chuyên dụng để nâng cao năng lực thi công của công ty Có nh vậy công ty mới có thể đảm nhiệm các công trình xăng dầu lớn và nằm ở mọi miền đất nớc.
2.2.2.2 Thực hiện chính sách giá cả hợp lý, linh hoạt để thúc đẩy tiêu thụ
Trớc hết công ty cần xác định mục tiêu của chính sách giá cả là bù đắp đ- ợc toàn bộ chi phí kinh doanh bao gồm chi phí sản xuất hàng hoá hay giá vốn hàng mua, chi phí kinh doanh nh chi phí quản lý, chi vận chuyển Thứ hai là giá cả phải đem lại cho công ty một khoản lợi nhuận Chính việc xác định mức lợi nhuận sẽ làm nên sự khác biệt giữa giá của công ty và giá của đối thủ cạnh tranh. Nếu để thu một khoản lợi nhuận lớn trên một đơn vị sản phẩm thì có thể công ty không bán đợc nhiều hàng hoá còn nếu công ty chấp nhận một mức lợi nhuận thấp hơn trên một đơn vị sản phẩm thì công ty có thể tăng đợc lợng hàng bán ra. Vấn đề quan trọng là không phải là tổng mức lợi nhuận công ty đạt đợc ở hiện tại mà là áp dụng một chính sách giá cả nh thế nào để công ty có thể có đợc lợi ích lâu dài Trên thực tế thì giá cả của công ty vẫn còn là cao so với nhiều đối thủ cạnh tranh Nguyên nhân cơ bản là công ty phải bù đắp nhiều khoản chi phí do bộ máy quản lý của công ty còn cồng kềnh Chi phí vận chuyển cao do công ty phải vận chuyển tới những khách hàng ở xa và phải đi thuê phơng tiện Để đa ra đợc mức giá hợp lý công ty phải căn cứ vào mức giá trên thị trờng và dựa vào ph- ơng pháp định giá của chính mình Công ty phải nghiên cứu giá cả của từng đối thủ cạnh tranh cụ thể cũng nh các chính sách về giá mà họ áp dụng để thấy đợc lợi ích mà họ dành cho khách hàng so với công ty dành cho khách hàng Những chính sách về giá có thể là chiết khấu, giảm giá theo khối lợng mua, theo hình thức và thời gian thanh toán Nếu ngời mua chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt hoặc chấp nhận thanh toán trong thời hạn sớm hơn so với hợp đồng, công ty có thể giảm khoản phải thanh toán cho khách hàng, nh vậy sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán tiền sớm, làm giảm khoản phải thu của công ty hoặc tăng lợng tiền mặt của công ty, có nghĩa là làm tăng khả năng thanh toán nhanh của công ty và giảm bớt những chi phí có liên quan đến những khoản nợ khó đòi, đó là những biểu hiện cho hoạt động tài chính lành mạnh của công ty, tăng độ tin cậy của công ty đối với các đối tác Công ty dựa vào khối lợng hay giá trị mua hàng của khách hàng để chiết khấu, là hình thức khuyến khích mua nhiều Để chính sách chiết khấu này thực sự có hiệu quả thì mức chiết khấu đề ra là rất quan trọng Đây là sản phẩm hàng t liệu sản xuất, chỉ có một số tổ chức kinh doanh xăng dầu chuyên nghiệp, quy mô lớn mới mua số lợng nhiều Mức chiết khấu phải phù hợp với khả năng tăng số lợng mua thì mới có thể phát huy tác dụng của chiết khấu Nếu mức chiết khấu mà khách hàng muốn có tơng ứng với một khối lợng hàng hóa tăng thêm quá lớn thì khách hàng chắc chắn sẽ không quan tâm đến khoản chiết khấu đó nữa Ngợc lại nếu mức chiết khấu quá nhạy cảm với sự thay đổi về số lợng sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động của công ty Do đó công ty phải dựa vào mức mua trớc đây của khách hàng để đa ra mức chiết khấu cho phù hợp, hiệu quả.
2.2.2.3 Xây dựng thêm các đại diện thơng mại tại các khu vực quan trọng
Hiện nay kênh phân phối sản phẩm của công ty qua các đại diện thơng mại là một loại kênh hợp lý tuy nhiên mật độ các đại diện còn quá tha thớt Công ty mới chỉ có đại diện tại ba miền Bắc, Trung, Nam Các đại diện của công ty đều nằm ở các thành phố trung tâm của khu vực là Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố
Hồ Chí Minh Khoảng cách giữa các đại diện khá xa, và mỗi đại diện đều phải đảm nhiệm một khu vực tơng đối rộng lớn Công ty nên bố trí thêm ở mỗi miền một đến hai đại diện nữa, để mỗi đại diện chỉ phải phụ trách khu vực thị trờng trong phạm vi một số tỉnh Nh vậy, khả năng phục vụ khách hàng tốt hơn Các đại diện có điều kiện để tìm hiểu sâu hơn về khu vực thị trờng mà mình phụ trách Các đại diện có thể đảm bảo tiến độ cung cấp hàng hoá tới khách hàng với chi phí vận chuyển thấp hơn ở khắp cả nớc đang hình thành rất nhiều trung tâm công nghiệp và các khu đô thị mới đông dân c Cơ sở hạ tầng đang đợc nâng cấp, cải thiện, phát triển mạnh mẽ do đó nhu cầu về các thiết bị xăng dầu tăng nhanh. Việc thiết lập các đại diện thơng mại ở các trung tâm tập trung sự phát triển sản xuất hay các khu vực trong chiến lợc phát triển kinh tế xã hội là rất cần thiết Đó là những thị trờng tiềm năng hứa hẹn mức tiêu thụ cao Hơn nữa, các đại diện của công ty tại các thành phố hiện nay đã trong quá trình phát triển khá dài, mật độ dân c, có sở sản xuất đều ở mức cao, điều đó cũng báo hiệu sự ổn định và chuyển sang bão hoà của nhu cầu Vì vậy, để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của mình, công ty cần xây dựng chính sách phân phối mang tầm chiến lợc.
Việc quản lý kênh phân phối, cụ thể là quản lý các đại diện bán hàng cũng cần phải đợc thực hiện sao cho có hiệu quả Mỗi đại diện bán hàng là một bộ phận của công ty song do sự cách biệt về địa lý, sự khác biệt về thị trờng mà mỗi đại diện chịu trách nhiệm, việc quản lý họ không phải đơn giản Hoạt động của các đại diện phải tuân theo định hớng phát triển của công ty Các đại diện phải nắm rõ mục tiêu nhiệm vụ chung của công ty cũng nh các chiến lợc kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn Hoạt động của các đại diện phải góp phần thực hiện các mục tiêu của công ty Muốn vậy, công ty phải đặt cho các đại diện những mục tiêu, nhiệm vụ, nắm rõ đợc hoạt động của từng đại diện, kiểm soát hành vi cũng nh kết quả kinh doanh của họ Tuy nhiên việc quản lý các đại diện không thể theo phơng thức mệnh lệnh, chỉ huy từ trên xuống hoặc can thiệp quá sâu, quá chi tiết vào hoạt động của mỗi đại diện Công ty cần để các đại diện thể hiện tính độc lập nhất định của họ trong hoạt động kinh doanh, phát huy khả năng sáng tạo của mỗi đại diện Hơn nữa, mỗi khu vực thị trờng đều có những đặc điểm riêng do đó mỗi đại diện sẽ có những cách thức khác nhau để hoạt động có hiệu quả Tạo cho các đại diện tính tự chủ nhất định cũng chính là nâng cao trách nhiệm của các đại diện đó Công ty cũng phải có các chế độ khuyến khích, hỗ trợ các đại diện, tạo điều kiện để họ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
2.2.2.4 Sử dụng các chính sách xúc tiến bán hàng để góp phần nâng cao khả năng tiêu thụ.
Hoạt động xúc tiến bán hàng nhằm thúc đẩy tiêu thụ thông qua các hoạt động nh thông tin sản phẩm đến khách hàng, các hoạt động khuyến mãi, hoạt động sau bán Trớc hết để sản phẩm và các dịch vụ mà công ty cung cấp đợc khách hàng biết đến thì công ty phải xây dựng chiến dịch quảng cáo Có nhiều hình thức quảng cáo mà công ty có thể lựa chọn cho mặt hàng thiết bị xăng dầu. Công ty có thể thông tin về bản thân cũng nh các hoạt động của mình trên các báo, tạp chí ngành, tạp chí công nghiệp, tạp chí về kinh tế, sản xuất, các báo về thị trờng, vềdoanh nghiệp là những ấn phẩm mà các tổ chức, các doanh nghiệp thờng sử dụng để tìm hiểu thông tin thị trờng Sự xuất hiện trên các ấn phẩm giúp cho công ty và khách hàng trong phạm vi rộng tìm đợc nhau Do sản phẩm của công ty là t liệu sản xuất nên sự xuất hiện trên các tạp chí nh trên sẽ hiệu quả hơn là trên các báo hàng ngày khác dành cho ngời tiêu dùng Công ty cũng nên đầu t để có thể đa hình ảnh của mình xuất hiện trên các chơng trình truyền hình để giới thiệu về công ty Hình thức này khá tốn kém song sẽ đa tên tuổi của công ty đến đợc rộng rãi và tức thì tới khách hàng và làm cho khách hàng tận mắt thấy đợc hoạt động của công ty Tuy nhiên để có hiệu quả thì việc thiết kế một ch ơng trình giới thiệu về công ty là không đơn giản Nội dung của chơng trình phải súc tích, cung cấp những thông tin quan trọng cần thiết cho khách hàng, thể hiện đợc thế mạnh của công ty, đảm bảo tính trung thực và phải hấp dẫn ngời xem Việc thiết kế này đòi hỏi sự tham gia của các tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực thông tin quảng cáo chuyên nghiệp Công ty cần phát hành nhiều hơn các catolog về sản phẩm và dịch vụ của công ty với hình thức đẹp mắt, thông tin hấp dẫn không chỉ về sản phẩm của công ty mà cả những dịch vụ sau bán, hỗ trợ khách hàng
Công ty cần tăng cờng thực hiện các hoạt động sau bán Hiện nay công ty mới chỉ có chế độ bảo hành với những sản phẩm có kết cấu phức tạp, tính năng kĩ thuật cao và giá trị lớn Công ty có thể cử đội kĩ thuật đến bảo dỡng máy móc thiết bị định kì cho khách hàng ngay cả khi không có sự cố hay yêu cầu của khách hàng Nh vậy công ty có thể phát hiện những vấn đề có thể xảy ra và sớm có biện pháp đối phó, tránh tổn thất cho khách hàng cũng nh cho công ty Qua đó, công ty tạo đợc lòng tin đối với khách hàng, tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng Khuyến mại, tặng quà là cách gây thiện cảm với khách hàng Công ty nên đẩy mạnh hoạt động này trong các lần tham gia hội chơ, triển lãm Cùng với món quà mà khách hàng nhận đợc từ công ty là những thông tin về công ty. Đây là những dịp mà công ty có cơ hội tiếp xúc với nhiều khách hàng và có thể có những đối tợng là khách hàng tiềm năng của công ty Vì vậy những lần gặp gỡ đầu tiên này, công ty cần gây ngay những ấn tợng tốt về mình thông qua thái độ, cung cách của nhân viên giới thiệu sản phẩm của công ty Công ty cũng phải thờng xuyên quan tâm đến những khách hàng cũ của mình nh thông báo cho họ về sản phẩm mới của công ty, những thay đổi trong công ty nh bộ máy quản lý, các chi nhánh, đại diện mới thành lập, những cải tiến trong hoạt động kinh doanh, trong thanh toán, trong phục vụ khách hàng , qua đó tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng và có thể nắm bắt đợc nhu cầu mới của họ Công ty cũng cần tổ chức các hoạt động thu thập ý kiến của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm của công ty, thể hiện sự quan tâm, trách nhiệm của công ty đối với mong muốn của khách hàng và để phục vụ khách hàng đợc tốt hơn. Để có thể nâng cao hiệu lực của các hoạt động marketing, trớc hết công ty phải thành lập một bộ phận chuyên trách về hoạt động này, có trách nhiệm nghiên cứu để đa ra các biện pháp marketing nhằm thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Đây sẽ là bộ phận tham mu cho các lãnh đạo để đa ra các quyết định kinh doanh hợp lý Công ty cũng cần tuyển dụng cho bộ phận này những cán bộ marketing có năng lực, trình độ, nhạy bén với sự biến động của thị trờng và có tinh thần sáng tạo Công ty cũng cần tăng đầu t cho các hoạt động marketing đặc biệt là đầu t cho hoạt động xúc tiến bán hàng và mở rộng kênh phân phối.
2.2.3 Xây dựng và quản lý một cách hiệu quả lực lợng bán hàng của công ty
Con ngời là trung tâm của mọi hoạt động, có vai trò quyết định sự thành công của mọi công việc Lực lợng bán hàng là hình ảnh đầu tiên của công ty, là ngời tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Đối với sản phẩm t liệu sản xuất thì bán hàng cá nhân là hình thức bán chủ yếu vì vậy con ngời có vai trò đặc biệt quan trọng Ngời bán hàng là ngời chủ động tìm kiếm khách hàng, bằng những hiểu biết của mình để thuyết phục khách hàng mua hàng Việc xây dựng lực lợng bán hàng bao gồm tuyển chọn, huấn luyện đội ngũ bán hàng và việc quản lý đội ngũ bán hàng bằng các công cụ nh khuyến khích động viên, đánh giá công bằng chính là để tạo nên một lực lợng bán hàng có kĩ năng bán hàng tốt, có trách nhiệm với công việc, năng động, sáng tạo, là ngời có khả năng thuyết phục khách hàng chọn công ty làm nhà cung cấp Lực lợng bán hàng của công ty tuy có nhiều kinh nghiệm, hiểu biết về công ty, về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ của công ty cũng nh đã nắm đợc những vấn đề trên thị trờng nhng về kĩ năng bán hàng còn cha đợc đào tạo một cách chuyên nghiệp Công ty cũng cha áp dụng một cách hiệu quả những công cụ khuyến khích động viên ngời lao động để họ hăng hái phát huy sáng tạo và nâng cao trách nhiệm trong công việc. Để có một đội ngũ bán hàng có năng lực và tận tâm với công việc, công ty phải làm tốt trớc hết ở khâu tuyển dụng lao động Việc tuyển dụng phải đợc tiến hành một cách kĩ lỡng, có khoa học, khách quan để chọn đợc nhân viên có năng lực thực sự, phù hợp với công việc Công ty có thể sử dụng một số nguồn từ nội bộ công ty, các tổ chức tuyển lao động và giới thiệu việc làm, lực lợng bán hàng của các công ty cạnh tranh và không cạnh tranh hay quảng cáo tìm nhân viên bán hàng qua báo chí hay các phơng tiện thông tin đại chúng Mỗi nguồn tuyển dụng có u nhợc điểm khác nhau, tuỳ theo yêu cầu và điều kiện của công ty mà công ty lựa chọn nguồn nào. Để lựa chọn đợc ngời có năng lực và phù hợp với công việc và yêu cầu của công ty, quá trình lựa chọn mang tính quyết định Tiến trình chọn lựa nên cung cấp cho các nhà quản trị viên càng nhiều thông tin càng tốt, trên cơ sở đó đánh giá các ứng viên, và quá trình này nên sàng lọc ra một số ngời có năng lực nổi bật Tiến trình này có bảy bớc tuy nhiên không phải lúc nào quá trình này cũng trải qua bảy bớc mà có thể tiến hành gộp các bớc với nhau cho thuận tiện, rút ngắn quá trình chọn lựa Mỗi bớc là một giai đoạn sàng lọc cho bớc tiếp theo. Các bớc đó là: sơ tuyển, nạp đơn chính thức, phỏng vấn cá nhân, thẩm tra học vấn và kinh nghiệm, kiểm tra tâm lý, kiểm tra sức khoẻ và quyết định chọn lựa
Một số kiến nghị để thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chi nhánh
2.3.1 Một số kiến nghị đối với công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex
2.3.1.1 Hoàn thiện hệ thống thông tin
Thông tin là một nguồn lực và hệ thống thông tin là mạch máu trong mỗi doanh nghiệp Nhờ có nó mà doanh nghiệp, tổ chức hoạt động bình thờng Mọi quyết định của lãnh đạo nhờ hệ thống thông tin mà có thể truyền tải tới các nhân viên và ngợc lại mọi hoạt động của nhân viên, kết quả công việc, hay việc tiếp nhận thông tin từ cấp trên đều đợc thực hiện thông qua hệ thống này Công ty cần phải xây dựng hệ thống thông tin hiệu quả tức là thực hiện truyền tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đầy đủ thì các quyết định hay chủ trơng của lãnh đạo mới đợc quán triệt cũng nh ngời lãnh đạo mới có thể quản lý tốt hoạt động của ngời lao động Đặc biệt với những chi nhánh của công ty, hệ thống thông tin càng có vai trò quan trọng để quản lý tốt hoạt động của nó, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
2.3.1.2 Đề ra những nội quy, quy định hợp lý, chặt chẽ trong công ty Để mọi hoạt động của toàn công ty đợc diễn ra có trật tự và có căn cứ để kiểm soát mọi hành vi của mỗi nhân viên thì công ty phải xây dựng hệ thống các nội quy, quy chế phù hợp và chặt chẽ Những nội quy, quy chế quy định rõ ràng trách nhiệm và nghĩa vụ của ngời lao động đối với công ty Nó cũng phải phù hợp với tâm t, tình cảm, nguyện vọng của đông đảo đội ngũ nhân viên Những nội quy đó cũng không phải là những nguyên tắc gò ép, cứng nhắc, khiến ngời lao động nh phải làm việc trong một môi trờng mang tính ép buộc Song những quy định đó cũng phải là cơ sở để mọi ngời tuân theo, là cơ sở để đánh giá tinh thần trách nhiệm cũng nh thởng phạt đối với ngời lao động Có nh vậy mọi hoạt động của công ty mới diễn ra có trật tự, kỉ cơng và thực hiện đúng nguyên tắc là thực hiện sự công bằng trong công ty.
2.3.2 Một số kiến nghị đối với các cơ quan chức năng của nhà nớc
2.3.2.1 Hoàn thiện hệ thống nội quy, quy chế về tuyển dụng lao động
Hệ thống pháp luật về lao động là văn bản pháp quy buộc công ty phải tuân theo trong việc tuyển dụng và sử dụng lao động Hệ thống văn bản này càng hoàn chỉnh thì việc tuyển dụng và sử dụng lao động càng đợc thực hiện một cách hiệu quả Luật lao động chặt chẽ, hợp lý giúp cho công ty quản lý lao động đợc dễ dàng, sẽ tránh đợc những mâu thuẫn phát sinh giữa công ty và ngời lao động. Khi phát sinh những mâu thuẫn, dựa vào những quy định việc giải quyết sẽ đợc tiến hành nhanh chóng, hợp lý, tránh gây phiền hà, tốn kém.
2.3.2.2 Hoàn thiện hệ thống trả lơng
Hệ thống trả lơng có vai trò rất quan trọng Nếu nó hợp lý, công bằng tức là nó đảm bảo cho ngời lao động đợc thoả mãn những nhu cầu cho đời sống của họ, và đánh giá đúng những đóng góp của họ cho kết quả của công ty Hoàn thiện hệ thống tiền lơng để nó trở thành công cụ thúc đẩy ngời lao động làm việc tốt hơn với tinh thần trách nhiệm cao Nhà nớc nên ngày càng hoàn chỉnh hệ thống trả lơng cân đối giữa các ngành nghề, khu vực khác nhau, giữa các cấp bậc công việc hay cấp bậc ngời lao động, khiến cho họ hài lòng, tạo động lực cho họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
2.3.2.3 Đa ra các chính sách phát triển ngành xăng dầu
Nhà nớc luôn có những chính sách riêng đối với mỗi ngành kinh tế Ngành xăng dầu là một ngành có tầm quan trọng đặc biệt trong nền kinh tế quốc dân do đó cần những chiến lợc định hớng cụ thể cho sự phát triển của toàn ngành nói chung qua đó cũng xác định những định hớng cho chính công ty Đó là các chính sách về giá cả, thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu sản phẩm xăng dầu. Nhà nớc có thể đa ra những chính sách hỗ trợ, đầu t phát triển ngành, tạo điều kiện cơ sở vật chất cũng nh những thuận lợi khác để các công ty có đà phát triển và đứng vững trong cơ chế thị trờng.
2.3.2.4 Giảm bớt các thủ tục hành chính
Trong nhiều hoạt động của công ty nói riêng hay các tổ chức kinh tế khác nói chung, đôi khi gặp rất nhiều những sự phức tạp, khó khăn về các thủ tục hành chính Điều này gây mất thời gian và làm giảm hiệu quả hoạt động của các tổ chức trong khi cơ chế thị trờng đòi hỏi tính kịp thời, nhanh chóng Nhà nớc nên giảm bớt các khâu, các công việc không cần thiết trong công tác hành chính,giảm bớt các đầu mối giải quyết công việc cũng nh thiết kế bộ máy hành quản lý hành chính , quản lý vĩ mô gọn nhẹ, tránh chồng chéo Có nh vậy mọi công tác ngoài hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp mới đợc tiến hành gọn nhẹ,nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Qua hai đợt thực tập tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex, em đã đợc tìm hiểu thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và có điều kiện nghiên cứu để viết luận văn này với đề tài "Nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng góp phần thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm ở công ty CPTBXD Petrolimex" Mục tiêu của việc nghiên cứu này là đi sâu tìm hiểu hoạt động của các đại diện bán hàng, qua đó thấy đợc vai trò quan trọng của kênh phân phối này trong hệ thống tiêu thụ sản phẩm của công ty Công ty đã đánh giá đúng tầm quan trọng của các đại diện bán hàng và đang nỗ lực hoàn thiện và phát triển nó, để không ngừng nâng cao hiệu quả của toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, hiện nay trong hoạt động xây dựng và quản lý các đại diện bán hàng của công ty vẫn còn những bất cập Trong nội dung luận văn này, em xin đa ra một số giải pháp để khắc phục những tồn tại đó và nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng Để áp dụng các biện pháp này, công ty cũng cần sự hỗ trợ, tạo điều kiện từ các cơ quan chức năng của nhà n ớc.
Em mong rằng trong thời gian tới, công ty sẽ hoạt động hiệu quả hơn nữa và trở thành một doanh nghiệp vững mạnh trong nền kinh tế thị trờng.
Do tầm kiến thức còn hạn hẹp, luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót Em kính mong thầy giáo và các cô chú trong công ty đóng góp ý kiến để em có thể thực hiện tốt việc nghiên cứu đề tài này Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô chú trong công ty Thiết bị cổ phần thiết bị xăng dầu và đặc biệt là sự hớng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy giáo, PGS.TS Vũ Phán để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.
Chơng 1: thực trạng và hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng ở công ty CPTBXD Petrolimex
1.1 Đặc điểm kinh tế kĩ thuật của công ty CPTBXD Petrolimex 3 1.1.1 Quá trình hình thành, phát triển và phơng hớng kinh doanh của công ty §CPTBX Petrolimex 3
1.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CPTBXD Petrolinex
1.1.1.2 Phơng hớng kinh doanh của công ty 5
1.1.2 Khái quát mô hình tổ chức kinh doanh và quản trị kinh doanh của công ty 8
1.1.2.1 Mô hình tổ chức kinh doanh của công ty: 8
1.1.2.2 Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban nh sau: 10
1.1.3 Đặc điểm của công ty liên quan đến tiêu thụ 14
1.1.3.1 Đặc điểm của sản phẩm và công ty CPTBXD Petrolimex 14
1.1.3.2 Các đặc điểm của công ty ảnh hởng đến hoạt động tiêu thụ của công ty CPTBXD Petrolimex 18
1.2 Thực trạng và hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng và tác động của nó tới hoạt động tiêu thụ 22
1.2.1 Giới thiệu khái quát các đại diện bán hàng của công ty CPTBDX Petrolimex 22
1.2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của các đại diện bán hàng 22
1.2.1.2 Hình thức hoạt động của đại diện bán hàng 24
1.2.1.3 Mô hình và công cụ quản lý các đại diện bán hàng 25
1.2.2 Phân tích hiệu quả hoạt động của đại diện bán hàng ở công ty
1.2.2.1 Thực trạng hoạt động của các đại diện bán hàng của công ty 26
1.2.2 2 Sự vận dụng phạm trù hiệu quả vào việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng 31
1.2.2.3 Đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng 34
1.2.2.4 Hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng tác động đến hiệu quả hoạt động tiêu thụ 39
1.2.3 Những tồn tại trong tiêu thụ và hoạt động của các đại diện bán hàng ở công ty CPTBXD Petrolimex 45
1.2.3.1 Cơ cấu lĩnh vực hoạt động của công ty vẫn còn cha cân đối 45
1.2.3.2.Năng lực cạnh tranh của công ty còn yếu 47
1.2.3.3 Hiệu lực hoạt động Marketing của công ty còn yếu 48
1.2.3.4 Trình độ, kĩ năng nghề nghiệp của nhân viên bán hàng còn yếu 50
CHƯƠNG 2: MộT Số BIệN PHáP NHằM NÂNG CAO HIệU QUả HOạT §éng
2.1 Một số phơng hớng cần tập trung giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng ở công ty CPTBXD Petrolimex 52
2.2 Các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của các đại diện bán hàng của công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex 53
2.2.1 Thực hiện hoạt động điều chỉnh nhằm cân đối hoạt động kinh doanh của công ty 53
2.2.2 Sử dụng các biện pháp marketing nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty 55
2.2.2.1.Thực hiện chính sách sản phẩm hợp lý 56
2.2.2.2 Thực hiện chính sách giá cả hợp lý, linh hoạt để thúc đẩy tiêu thụ 57
2.2.2.3 Xây dựng thêm các đại diện thơng mại tại các khu vực quan trọng 59
2.2.2.4 Sử dụng các chính sách xúc tiến bán hàng để góp phần nâng cao khả năng tiêu thụ 60
2.2.3 Xây dựng và quản lý một cách hiệu quả lực lợng bán hàng của công ty 62