UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI QUY TRÌNH QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG TIỆN Mã số QT VP03 Tài liệu này và các thông tin trong tài liệu này là tài sản của Sở Giao thông[.]
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI QUY TRÌNH QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG TIỆN Mã số: QT-VP03 Tài liệu thông tin tài liệu tài sản Sở Giao thơng vận tải tỉnh Ninh Bình - Không chép, copy, in ấn hình thức khơng có cho phép trước lãnh đạo Sở Giao thông vận tải tỉnh Ninh Bình SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Mã hiệu: QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MĨC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN TÌNH TRẠNG BAN HÀNH SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Số ban hành/Sử a đổi Ngày ban hành/ Sửa đổi Biên soạn Họ tên Chức vụ Nguyễn Phương Anh Phó CVP Nội dung sửa đổi Xem xét/ kiểm tra Nguyễn Phương Thanh Chánh Văn phòng Trang, mục sửa Ghi đổi Phê duyệt Phạm Minh Cường Phó GĐ Sở Chữ ký Trang 2/11 SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Mã hiệu: QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MĨC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN 1.MỤC ĐÍCH: Sở Giao thơng vận tải xây dựng ban hành Quy trình Quản lý trang thiết bị, máy móc, phương tiện nhằm: Thống phương pháp theo dõi, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị tồn Sở Giao thơng vận tải để đảm bảo đạt hiệu cao nhất, đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng phòng, ban PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy trình áp dụng cho việc trang bị, quản lý thiết bị phương tiện Sở bao gồm việc mua, giao nhận, quản lý sử dụng thiết bị, phương tiện, thu hồi kiểm kê phịng ban chun mơn TÀI LIỆU VIỆN DẪN : - TCVN ISO 9001: 2008 - Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 việc: Ban hành cơng bố 04 tiêu chuẩn mực kế tốn Việt Nam ĐỊNH NGHĨA: 4.1 Thuật ngữ: 4.1.1 Thiết bị là: Tất loại trang thiết bị, máy móc bao gồm: Máy Photo, máy Vi tính, máy in, máy chiếu; thiết bị dân dụng điều hoà, tủ lạnh, ti vi loại công cụ, dụng cụ… phục vụ cho sinh hoạt, điều kiện làm việc trình hoạt động quan 4.1.2 Phương tiện: tô xe máy công phụ tùng linh kiện kèm theo 4.1.3 Tài sản cố định: - Tài sản cố định hữu hình: Là tài sản có hình thái vật chất quan nắm giữ để sử dụng cho hoạt động quản lý phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình đảm bảo yêu cầu sau: + Chắc chắn thu lợi ích kinh tế tương lai từ việc sử dụng tài sản + Nguyên giá tài sản phải xác định tin cậy + Thời gian sử dụng ước tính 01 năm + Có đủ tiêu chuẩn theo qui định hành Tiêu chuẩn giá trị tài sản cố định 10 triệu đồng (không bao gồm VAT) 4.2 Các từ viết tắt: - GTVT: Giao thơng vận tải Trang 3/11 SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Mã hiệu: QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN - TSCĐ: Tài sản cố định - VAT: Hoá đơn giá trị gia tăng - VP: Văn phòng NỘI DUNG: 5.1 Mua, tiếp nhận máy, thiết bị mới: 51.1 Lưu đồ tiến trình: Trách nhiệm Bước Văn phịng Cơng việc Xây dựng kế hoạch, mua sắm, trang bị Bước Phê duyệt Lãnh đạo Sở Bước Văn phòng, Đơn vị sử dụng Nhà cung cấp Biểu mẫu/Tài liệu Bản kế hoạch mua sắm BM-VP 03.01 Bản kế hoạch mua sắm BM-VP 03.01 Tiếp nhận trang thiết bị, máy Bước BM-VP 03.03 - Văn phòng Kiểm tra - Đơn vị sử dụng Bước Đại diện Văn phòng, Đơn vị lắp đặt, Đơn vị sử dụng thiết bị Bước Đơn vị sử dụng thiết bị, máy Nghiệm thu Lập hồ sơ, đưa thiết bị vào sử dụng BM-VP 03.04 BM-VP 03.05 BM-VP 03.08 BM-VP 03.09 5.1.2 Diễn giải lưu đồ: 5.1.2.1 Xây dựng kế hoạch mua sắm trang bị Trang 4/11 SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Mã hiệu: QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN - Căn vào quy định Nhà nước nhu cầu trang bị tài sản phịng nguồn kinh phí cấp, Văn phịng xây dựng kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị, trình lãnh đạo phê duyệt, trình quan có thẩm quyền thẩm định giá, Văn phịng mua, trang bị Theo mẫu BM-VP 03.01 5.1.2.2 Phê duyệt kế hoạch mua sắm, trang bị Lãnh đạo Sở phê duyệt kế hoạch mua sắm, trang bị 5.1.2.3 Tiếp nhận trang thiết bị, máy - Khi tiếp nhận máy móc thiết bị mới, phận Văn phòng phối hợp với phòng, đơn vị sử dụng lập phương án lắp đặt, chuẩn bị đầy đủ điều kiện tổ chức thi công, lắp đặt trang thiết bị Tiếp nhận đầy đủ tài liệu (hướng dẫn sử dụng, vận hành, an toàn, giấy bảo hành ) phụ kiện kèm theo máy, thiết bị 5.1.2.4 Kiểm tra máy, thiết bị - Máy, thiết bị sau tiếp nhận phải vận hành thử nghiệm, hiệu chỉnh để đạt thông số làm việc theo thiết kế Trong trường hợp việc lắp máy chuyên gia nhà cung cấp tiến hành phải có giám sát chuyên gia kỹ thuật giao nhiệm vụ Kiểm tra thiết bị, máy móc theo mẫu MB-VP 03.03 5.1.2.5 Nghiệm thu - Nghiệm thu thiết bị sau lắp đặt hiệu chỉnh phải có thành phần sau: + Văn phịng – Đại diện đơn vị quản lý thiết bị + Đại diện đơn vị trang bị thiết bị + Đại diện đơn vị cung cấp, lắp đặt máy, thiết bị - Tất thành viên tham gia nghiệm thu tiến hành đánh giá công việc lắp đặt, hiệu chỉnh máy, thiết bị Đại diện Văn phòng có trách nhiệm lập biên nghiệm thu bàn giao thiết bị máy móc theo BM-VP 03.04 5.1.2.6 Lập hồ sơ, đưa thiết bị vào sử dụng + Đại diện Văn phịng có trách nhiệm cập nhật “Lý lịch máy” theo BMVP03.05 bàn giao máy thiết bị cho bên sử dụng, vào sổ quản lý máy móc thiết bị theo BM- VP 03.08 + Bộ phận kế tốn có trách nhiệm cập nhật vào “Danh mục kiểm kê tài sản” Sở theo quy định hành BM-VP 03.09 + Bên sử dụng có trách nhiệm nhận bàn giao thiết bị, lưu giữ tài liệu hướng dẫn sử dụng (bản sao) 5.2 Bảo dưỡng, sửa chữa theo kế hoạch: 5.2.1 Lưu đồ Trang 5/11 SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Cơng việc Lập danh mục trang thiết bị Bước Văn phòng Lập kế hoạch sửa chữa Bước Lãnh đạo Sở Bước Đơn vị quản lý thiết bị Biểu mẫu/Tài liệu BM-VP 03.10 BM-VP 03.07 Duyệt Tiến hành công tác bảo dưỡng/sửa chữa Bước Đại diện: Đơn vị quản lý thiết bị; Đơn vị sử dụng; Đơn vị thực công việc Bước Đại diện: Đơn vị quản lý thiết bị; Đơn vị sử dụng; Đơn vị thực công việc QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN Trách nhiệm Bước Văn phịng Mã hiệu: Các qui trình bảo dưỡng, sửa chữa liên quan Nghiệm thu BM-VP 03.06 Lập biên nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động 5.2.2 Diễn giải lưu đồ: 5.2.2.1 Lập danh mục thiết bị: Văn phịng phải lập sổ quản lý máy móc, thiết bị đơn vị toàn Sở theo mẫu BM-VP 03.08 Sổ quản lý máy móc thiết bị phải cập nhật thường xuyên có thay đổi, luân chuyển bổ sung máy, thiết bị Trang 6/11 SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Mã hiệu: QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN 5.2.2.2 Lập kế hoạch bảo dưỡng máy, thiết bị: Căn vào tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị; vào đề nghị phịng, đơn vị tình hình thực tế máy móc thiết bị, Văn phịng có trách nhiệm tổng hợp lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa sở danh mục máy móc, thiết bị; đồng thời lựa chọn đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa trình lãnh đạo Sở phê duyệt theo BM-VP 03.07 5.2.2.3 Duyệt kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa: Lãnh đạo Sở xem xét phê duyệt kế hoạch bảo dưỡng 5.2.2.4 Tiến hành công tác bảo dưỡng, sửa chữa: Việc tiến hành công tác bảo dưỡng, sửa chữa thực theo hướng dẫn qui trình bảo dưỡng, sửa chữa liên quan 5.2.2.5 Nghiệm thu thiết bị: Nghiệm thu thiết bị sau bảo dưỡng, sửa chữa phải có thành phần sau: - Đại diện đơn vị quản lý thiết bị - Đại diện đơn vị sử dụng thiết bị - Đại diện đơn vị thực công việc Tất thành viên tham gia nghiệm thu tiến hành đánh giá công việc bảo dưỡng, sửa chữa Trong trường hợp đơn vị quản lý tự thực công tác bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị đơn vị quản lý cơng tác nghiệm thu tiến hành theo qui định quy trình cơng nghệ bảo dưỡng, sửa chữa liên quan 5.2.2.6 Lập biên nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động: Các thiết bị sau bảo dưỡng, sửa chữa phải kiểm tra đánh giá lập biên nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động Theo mẫu BM-VP 03.06 Biên nghiệm thu sở đánh giá khối lượng sửa chữa, bảo dưỡng Đơn vị quản lý thiết bị phải cập nhật thông tin bảo dưỡng, sửa chữa vào lý lịch máy theo (BM-VP 03.05) 5.3 Bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất: 5.3.1 Lưu đồ mơ tả q trình bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất: Trang 7/11 SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Mã hiệu: QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN Trách nhiệm Công việc Biểu mẫu/Tài liệu Bước Đơn vị sử dụng trang thiết bị - Văn phòng Phát cố Lập biên kiểm tra BM-VP 03.03 Bước Đơn vị sử dụng trang thiết bị Lập phiếu đề nghị sửa chữa BM-VP 03.02 Bước Văn phịng Trình chủ trương & chọn đơn vị sửa chữa Bước Ban lãnh đạo Sở Bước -Văn phịng - Đơn vị thực cơng việc Bước Đại diện: - Đơn vị sử dụng - Văn phòng - Đơn vị sửa chữa Bước Đại diện: - Đơn vị sử dụng, - Văn phòng - Đơn vị sửa chữa Duyệt Thực sửa chữa BM-VP 03.06 Nghiệm thu Bàn giao, lưu hồ sơ 5.3.2 Diễn giải lưu đồ: Trang 8/11 SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Mã hiệu: QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN 5.3.2.1 Phát cố, lập biên kiểm tra đánh giá mức độ hư hỏng máy móc thiết bị: Khi máy, thiết bị xảy cố cần phải báo cho Văn phòng đến kiểm tra tiến hành lập biên kiểm tra máy, thiết bị; đánh giá mức độ hỏng hóc theo (BM-VP 03.03) 5.3.2.2 Lập đề nghị sửa chữa đột xuất: Trên sở biên kiểm tra, đơn vị sử dụng trang thiết bị lập yêu cầu sửa chữa đột xuất (BM-VP 03.02) chuyển Văn phịng Sở trình lãnh đạo phê duyệt 5.3.2.3 Trình chủ trương chọn đơn vị sửa chữa: Căn vào tình trạng hư hỏng máy móc, thiết bị; Văn phòng đề xuất giải pháp xử lý đồng thời lựa chọn đơn vị sửa chữa trình Lãnh đạo 5.3.2.4 Xem xét lãnh đạo: Lãnh đạo xem xét yêu cầu bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất để có định phù hợp trước cho phép tiến hành bước 5.3.2.5 Thực sửa chữa: Sau phê duyệt chủ trương Văn phòng triển khai thực trường hợp tự thực sửa chữa; tổ chức giám sát trường hợp thuê đơn vị 5.3.2.6 Tiến hành kiểm tra nghiệm thu: Sau thiết bị máy móc sửa chữa, Văn phịng đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập biên kiểm tra, nghiệm thu đưa thiết bị vào sử dụng theo (BMVP 03.06) cập nhật nội dung sửa chữa vào Lý lịch máy (BM-VP 03.05) 5.3.2.7 Bàn giao lưu hồ sơ: Đơn vị quản lý tổ chức bàn giao đưa vào sử dụng lưu vào hồ sơ, sổ quản lý máy móc, thiết bị 5.4 Thu hồi, kiểm kê tài sản 5.4.1 Kiểm kê: - Định kỳ hàng năm phận kế tốn, Văn phịng tiến hành kiểm kê, lần vào cuối năm để xác định rõ số lượng tài sản, trang thiết bị thuộc phạm vi Sở quản lý - Công tác kiểm kê tài sản thực theo qui định theo BM-VP03.09 5.4.2 Thu hồi thiết bị: - Khi thiết bị cũ, hỏng không phù hợp với điều kiện hoạt động đơn vị Căn vào đề nghị đơn vị sử dụng Văn phòng lập kế hoạch lý nhập kho vật tư Sở Trang 9/11 SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH QT- VP.03 Mã hiệu: QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN - Trong trường hợp thiết bị TSCĐ, Văn phòng có nhiệm vụ làm thủ tục tăng, giảm tài sản cho đơn vị sử dụng theo qui định hành BIỂU MẪU : STT 10 Tên biểu mẫu Kế hoạch mua sắm thiết bị Phiếu đề nghị sửa chữa đột xuất Biên kiểm tra máy móc thiết bị Biên nghiệm thu, bàn giao Lý lịch máy Biên nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị Sổ quản lý máy móc, thiết bị Biên kiểm kê tài sản Danh mục trang thiết bị Mã hiệu BM-VP 03.01 BM-VP 03.02 BM-VP 03.03 BM-VP 03.04 BM-VP 03.05 BM-VP 03.06 BM-VP 03.07 BM-VP 03.08 BM-VP 03.09 BM-VP 03.10 HỒ SƠ CẦN LƯU TT Tên hồ sơ Kế hoạch mua sắm thiết bị Ký hiệu Hình thức lưu Nơi lưu Thời gian lưu VP Theo quy định TC hành Bằng giấy ,, ,, ,, BM-VP 03.01 Phiếu đề nghị sửa chữa đột xuất BM-VP 03.02 Biên kiểm tra máy móc thiết bị BM-VP 03.03 ,, ,, ,, Biên nghiệm thu, bàn giao BM-VP 03.04 ,, ,, ,, BM-VP 03.05 BM-VP 03.06 ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, Lý lịch máy Biên nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị Sổ quản lý máy móc, thiết bị BM-VP 03.08 ,, ,, ,, Biên kiểm kê tài sản BM-VP 03.09 ,, ,, ,, 10 Danh mục trang thiết bị BM-VP 03.10 ,, ,, BM-VP 03.07 ,, Trang 10/11 SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH Mã hiệu: QT- VP.03 QUẢN LÝ TRANG THIẾT Lầnbanhành 01 BỊ, MÁY MÓC, PHƯƠNG Ngàybanhành 15/10/2014 TIỆN Trang 11/11