Nang cao hieu qua hoat dong kinh doanh xuat nhap k 483642

Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu CHƯƠNG TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH EIMSKIP VIỆT NAM Khái quát chung hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập giới Việt Nam 1.1 Lịch sử hình thành phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa giới thời gian qua Thuật ngữ logistics xa lạ, mẻ phần lớn người dân Việt Nam Và gần đây, từ logistics bắt đầu dư nhập vào nước ta trở nên quen hoạt động lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập Nhưng thực ra, thuật ngữ xuất lâu sử dụng phổ biến giới Nó có nguồn gốc từ “ Logistique ” tiếng Pháp “ Logistique ” lại có gốc từ “ Loger ” nghĩa đóng quân, từ chuyên môn lĩnh vực hoạt động quân đội, logistics hiểu việc quản lí chi tiết q trình hoạt động Đến nay, thuật ngữ chưa thống nhất, phù hợp để dịch sang tiếng việt Vì cách tốt giữ nguyên thuật ngữ logistics Ban đầu logistics sử dụng từ chuyên mô quân đội, hiểu với công tác hậu cần Thời gian sau, thậut ngữ dần áp dụng lĩnh vực kinh tế, lan truyền từ châu lục sang châu lục kia, từ nước sang nước khác, hình thành nên logistics tồn cầu, sử dụng rộng rãi khắp nơi giới Logistics phát triển nhanh từ năm 80 kỉ trước ngày trở nên cơng cụ đại mang lại lợi ích thành công cho doanh nghiệp khu vực sản xuất lẫn khu vực dịch vụ Trong vài thập niên gần đây, logistics phát triển mạnh mẽ khơng Bắc Mỹ EU mà cịn dần phát triển đến nước Châu Á: trung Quốc, Nhật Bản, Singapore,…, Xu ngày toàn cầu hóa kinh tế giới Bất kì quốc giá dù lớn hay nhỏ, hay cũ muốn tồn phát triển cần phải chấp nhận tích cực tham gia vào thay đổi toàn cầu Xu thời đại dẫn đến phát triển logistics, hệ thống logistics quốc gia khác khác khơng hồn tồn giống Trong tồn cầu háo kinh tế sâu rộng tính cạnh tranh ngày gay gắt lĩnh vực sống Logistics vậy, để đáp ứng nhu cầu khách hàng, ngày có nhiều nhà cung cấp dịch vụ logistics đời cạnh tranh liệt với Sự dụng Logistics xu hướng thịnh hàng ngày khơng người cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức, mà người tổ chức dịch vụ khác như: quản lí kho SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 25 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu hàng, bảo quản hàng kho, thực đơn đặt hàng, kiểm tra chất lượng trước gửi hàng đi, đóng gói bao bì, ghi kí hiệu, dán nhãn, phân phối cho điểm tiêu thụ, làm thủ tục xuất nhập khẩu,… Thậm chí họ cịn tư vấn đáng tin cậy Ngay từ năm1522, hãng giao nhận giới xuất Badiley, Thụy Sĩ, với tên gọi E.Vansai Hãng kinh doanh: vận tải, giao nhận,… Nhưng với phát triển nhanh vận tải buôn bán quốc tế, giao nhận tách khỏi thành ngành kinh doanh độc lập với đặc điểm sau: - Hầu hết tổ chức (hãng, công ty) tư nhân, - Đa số hãng kinh doanh giao nhận tổng hợp, - Các hãng thường có kết hợp giao nhận nội địa quốc tế nhằm tạo gắn kết với nhau, - Có chun mơn cao lĩnh vực giao nhận theo khu vực hay đại lí đó, - Cạnh tranh gay gắt lẫn Một phần nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, liên kết nghề nghiệp, tuyên truyền dịch vụ giao nhận, vận tải; xúc tiến trình đơn giản hóa thống chứng từ điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm cải tiến chất lượng dịch vụ; đào tạo nghiệp vụ trình độ quốc tế; tăng cường phối hợp tổ chức giao nhận với chủ hàng người chuyên chở Và nay, công ty Việt Nam thành viên Liên đoàn quốc tế Hiệp hội giao nhận ( gọi tắt FIATA ) 1.2 Lịch sử hình thành phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa thời gian qua Những năm 1960, tổ chức giao nhận quốc tế Việt Nam mang tính chất phân tán Các đơn vị xuất nhập tự đảm nhận việc chun chở hàng hóa Vì cơng ty xuất nhập thành lập riêng phòng kho vận, chi nhánh xuất nhập khẩu, trạm giao nhận cảng, ga liên vật đường sắt Năm 1976, Bộ Thương mại sáp nhập hai tổ chức giao nhận ( Cục Kho vận kiêm Tổng công ty giao nhận ngoại thương Công ty giao nhận đường ) lại với thành lập Công ty giao nhận thống Tổng công ty giao nhận Kho vận ngoại thương ( Vietrans ) Trong thời kì bao cấp Vietrans quan phép giao nhận hàng hóa xuất nhập sở ủy thác đơn vị xuất nhập Những năm gần kinh tế nước ta chuyển dần sang kinh tế thị trường có điều tiết Nhà nước, dịch vụ giao nhận hàng hố xuất nhâp khơng cịn Vietrans độc quyền mà nhiều quan, công ty khác tham gia; nhiều chủ hàng ngoại thương cịn đảm nhận vai trị tự đảm nhận cơng tác giao nhận SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 26 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu Mặc dù logistics phát triển mạnh mẽ giới Việt Nam, cịn mẻ, phần lớn thực công ty giao nhận Do phát triển mạnh mẽ thị trường giao nhận Việt Nam để bảo vệ quyền lợi hữu ích người giao nhận, nước khác giới Ở Việt Nam thế, thành lập Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam ( VIFAS ) thành lập năm 1994 trở thành thành viên thức FIATA năm Ngồi ra, đến đầu năm 1998, ngành giao nhận Việt Nam ngày phát triển mạnh mẽ hơn, việc thành lập thêm 13 công ty giao nhận dự cơng nhận thức thành viên FIATA Tính đến tháng 7/2000, có 80 cơng ty thành viên thức hiệp hội giao nhận Việt Nam, có phân nửa cơng nhận thành viên FIATA Đa số cơng ty có qui mơ vừa nhỏ Và cơng ty nhà nước tương đối lớn như: Vietrans, Viconship, Vinatrans,… Ngồi ra, Việt Nam cịn có khoảng 160 doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khắp lãnh thổ nước thuộc đủ thành phần kinh tế khác nhau: khoảng 18% công ty nhà nước, 70% công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, 10%các đơn vị giao nhận chưa có giấy phépvà % nước đầu tư vốn Theo thống kê gần nhất, Việt Nam có khoảng 800 cơng ty giao nhận thức họat động ( thực tế có 1000 cơng ty tham gia vào hoạt động ) Trong thời gian qua ngành vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập ta ngày phát triển nhanh mạnh mẽ Bên cạnh hoạt động truyền thống giao nhận, xuất nhập hàng hóa, doanh nghiệp tích cực hồn thành hệ thống logistics đơn vị thực dịch vụ logistics Các công ty logistics ngày xuất nhiều Thành phố Hồ Chí Minh, nơi tập trung hàng trăm cơng ty logistcis hoạt động lĩnh vực Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập Eimskip Việt Nam 2.1 Các phương thức vận chuyển hàng hóa 2.1.1 Phương thức vận chuyển đường biển Vận chuyển hàng hóa đường biển dịch vụ chủ lực công ty Công ty mẹ Eimskip Việt Nam đời phát triển lớn mạnh đến ngày phát triển dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển mạnh Công ty khảo sát qua nhu cầu đường biển khách hàng 90% vì: - Điểm bật phương thức là; cước phí vận chuyển đường thấp nhiều so với phương thức khác ( 1/6 giá cước vận chuyển đường hàng không, 1/3 so với đường sắt,…) Đây đểm mà khiến cho phương thức trọng ưa chuộng việc buôn bán quốc gia SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 27 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu trở thành chủ đạo bn bán quốc tế nói chung; Eimskip nói riêng phần quan trọng chủ lực công ty - Lượng hàng hóa vận chuyển lớn, khổng lồ mà phương tiện khác vận chuyển Vả lại, việc tổ chức chuyên chở không bị hạn chế, vận chuyển nhiều lần, nhiều chuyến lúc, cho lược lẫn lược Vì mang lại tiết kiệm, tiện ích cho khách hàng - Thích hợp cho tất loại hàng hóa thương mại khơng phân biệt, loại trừ hàng hóa Đặc biết thích hợp có hiệu loại hàng hóa rời có giá trị thấp - Ngày nay, phương thức vận tải container trở nên thuận lợi, an tồn nhanh gọn, hình thức áp dụng nhiều trở thành ưa chuộng khách hàng có hàng hóa xuất hay nhập Vì nhiều lí mà người ta chọn phương thức hay khác, để củng cố khẳng định tên tuổi ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, Eimskip chọn phương thức vận chuyển đường biển làm chủ lực cho cơng ty Tuy nhiên mổi phương thức điều có mặt thuận lợi khó khăn riêng nó, phương thức - Tốc độ tàu chậm, chậm nhiều so với phương thức khác; số trường hợp đáp ứng hàng hóa có nhu cầu vận chuyển nhanh, gây nhiều thiệt hại vế hàng hóa việc chậm ngày đến - Thương gặp nhiều rủi ro như: mắc cạn, đắm, cháy, tích, bão lớn,…; phụ thuộc nhiều vào điều kiện khí hậu, thời tiết Vì thế, thương mại quốc tế việc vận chuyển hàng hóa từ nước đến nước khác gặp nhiều rủi ro; nên công ty muốn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa để đảm tính an tồn cho hàng hóa 2.1.2 Phương thức vận chuyển đường hàng khơng Đây loại hình dịch vụ thứ hai cơng ty, cơng ty khơng có bật phương thức khơng mà cơng ty lại khơng trọng đến Ngày nay, ngồi yếu cầu vvề chí phí rẻ việc địi hỏi vận chuyển nhanh chóng cấp thiết, loại hình dịch vụ mang lại tiện ích cho ta mặt thời gian nhiều; dường che khuyết điểm loại hình vận chuyển đường biển Phục vụ cho hàng hóa mang tính nhanh chóng đắt giá - Tốc độ nhanh, độ khai thác lớn so với phương thức khác Nó phục vụ tốt cho việc chuyên chở hành khách hàng hóa, đặc biệt hàng hóa có giá trị cao, yêu cầu vận chuyển nhanh khơng phương thức qua SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 28 Chương – Tình hình hoạt động XNK công ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu - Khả thông quan không bị hạn chế, nhiên chi phí cao so với phương thức khác, khơng thề mà lại giảm lựa chọn loại hình dịch vụ Hiện tại, Eimskip mở rộng hoạt động qua nhiều hình thức, nâng cao phận logistics phương thức cận chuyển đường hàng không mục tiêu phấn đấu để đưa đến hồn thiện hóa loại hình giao nhận công ty 2.1.3 Một số phương thức khác Phương thức vận chuyển đường sắt định hướng phát triển thêm cho công ty, thời gian hồn thiện phương thức cơng ty ngày muốn mở rộng qui mô sang phương thức đường bộ, nhằm phục vụ toàn diện, tốt đến với khách hàng; tạo cho khách hàng lựa chọn hoàn hảo Ngoài ra, đường phương thức thông dụng ngày nhiều người áp dụng vận chuyển số đại hình, số nơi áp dụng phương thức Và cịn có nhiều lí do: tính linh hoạt, đáp ứng nhu cầu lúc nào,… để chọn Sự lưa chọn hay nhu cầu khách hàng đến, điều mang đến cho công ty hội Để ngày hồn thiện hơn, cơng ty ngày cố gắng đáp ứng tối ưu hóa nhu cầu khách hàng ngày tốt hơn; tạo lòng tin lựa chọn tốt nơi họ Và phần muốn tạo chỗ đứng lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất - nhập 2.1 Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất Eimskip Việt Nam Mỗi cơng ty có chiến lược, cách thức hay qui trình làm việc điều khác Eimskip Việt Nam vậy; thành lập khơng lâu, khơng có lợi cơng ty thành lập lâu khơng mà cơng ty e dè hay lo sợ khả Đối với Eimskip, cơng ty việc trọng vào hai loại hàng hóa phân thành hai loại hàng chính: - Free hand shipment: hàng cơng ty tự tìm kiếm, chủ yếu từ phận kinh doanh cung cấp cho phận chứng từ - Nominated shipment: hàng định từ đại lí Eimskip nước ngồi, Eimskip Việt Nam nhận làm booking nhập hàng hưởng hoa hồng từ lơ hàng Chúng ta tham khảo qui trình xuất nhập cơng ty để biết thêm chi tiết công ty rõ hơn; hiểu thuận lợi khó khăn việc tiến hành giao nhận lô hàng, công ty đưa qui trình chung cho họat động xuất - nhập có qui trình riêng cho phận làm việc mang lại hiệu công việc SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 29 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu 2.1.1 Qui trình xuất hàng hóa chung Eimskip Việt Nam 2.1.1.1 Sản phẩm Đầu tiên để tìm hiểu qui trình xuất hàng hóa Eimskip; trước hết ta tìm hiểu sơ qua sản phẩm cơng ty Sản phẩm có Eimskip Việt Nam đơn giao nhận hàng hóa đường biển, cung cấp dịch vụ làm chứng từ, làm đại lí, thuê tàu, mua bảo hiểm Vì để phát triền cần phải làm cách tăng thêm dịch vụ, thực hiểm thêm chuỗi cung ứng (ví dụ như: công ty tăng cường cho việc phát triển hoạt động bên phận logistic) khách hàng có nhiều hội để lựa chọn cho hơn, đồng thời làm cho khách hàng hài lịng cách triệt để chất lượng dịch vụ màng lại Gom hàng Xe tải SẢN PHẨM DỊCH VỤ CỦA EIMSKIP VIỆT NAM Tờ khai hải quan Kho bãi Container, kho hàng Đóng gói, kí mã hiệu Sơ đồ: Sản phẩm dịch vụ Eimskip VN - “ Khai báo hải quan ”: khâu quan trọng nhất, hàng hóa có cho phép xuất hay nhập hay khơng, tiến trình xuất thuận lợi, nhanh chóng hay khơng tùy thuộc vào khâu Vì khơng thể lơ việc khai báo hải quan hàng hóa SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 30 Chương – Tình hình hoạt động XNK công ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu - Mặc dù thế, việc khai báo cịn tùy thuộc vào chứng từ xem có hợp lệ hay khơng, việc “ kiểm tra hàng ” trước khai báo hkông thể xem thường; tiếp đến việc “ gom hàng ”, làm tốt hai việc tạo thuận lợi cho người giao nhận kiểm sốt hàng hóa giảm thiểu nhiều chí phí phát sinh thêm trình kiểm tra - “ Dịch vụ xe tải ”: chi phí cho việc trang bị xe tốn kém, cần bỏ nhiều; vấn đề xin đầu tư từ cơng ty liên doanh với Eimskip Việt Nam; hay kí hợp đồng với số hãng vận tải cho vấn đề - “ Dịch vụ kho bãi ”: cơng ty th bãi riêng cho hàng khách hàng để dễ dàng quản lí - “ Dịch vụ đóng gói, kí mã hiệu ”: dây chuyền cung ứng gắn liền chặt chẽ với dich vụ gom hàng, bỏ qua dịch vụ - “ Container, kho bãi ”: hai vấn đề Eimskip Việt Nam nhờ hỗ trợ công ty liên doanh ( EIMSKIP GROUP) Bên cạnh đó, để đáp ứng tồn nhu cầu logistics, Eimskip Việt Nam nên phát triển thêm dịch vụ hàng không Một hai phận dịch vụ công ty đưa vào định hướng phát triển tới công ty Để biết lô hàng xuất, nhập công ty phải làm ta xem qua qui trình xuất hàng Vì đa phần cơng ty giao nhận hàng hóa xuất đóng container, chia làm hai loại: - Nếu hàng nguyên (FCL/FCL): + Nhân viên thay mặt khách hàng điền đầy đủ thông tin vào booking note gửi cho đại diện hãng tàu để xin kí với danh mục hàng xuất ( cargo list ) + Hãng tàu kí booking note cấp lệnh giao vỏ container cho chủ hàng mượn để đóng hàng hóa chủ hàng vào + Người gửi hàng đưa container rỗng kho đóng hàng, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa niêm phong chì + Giao hàng cho tàu CY, trước hết thời gian chuyến tàu lấyClean master’s receipt để lập B/L + Hàng xếp lên tàu người gửi hàng mang master’s receipt đổi lấy B/L -Nếu hàng lẻ (CCL/CLC): + Người gửi hàng mang hàng đến cho người vận tải CFS qui định lấy B/L SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 31 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu + Người chuyên chở người gom hàng đóng lơ hàng lẻ vào container sau kiễm hóa niêm phong chì + Người chuyên chở xếp hàng lên tàu vận chuyển đến nơi đến 2.1.1.2 Qui trình xuất hàng Thỏa Thỏathuận thuậnvới với khách hàng khách hàng Liên Liênhệhệvới vớiđại đại lí(nếu hàng lí(nếu hàng qua quađại đạilí)lí) EIMSKIP VIỆT EIMSKIP VIỆT NAM NAM Quyếttoán toánvới với Quyết kháchhàng hàng khách Chuẩnbịbịcác Chuẩn chứngtừtừhàng hàng chứng hóa hóa Gửi Gửibộbộchứng chứngtừtừ cho chohãng hãngtàu tàu Sơ đồ: Quy trình xuất hàng Eimskip Việt Nam Việc xuất lô hàng dù lớn hay nhỏ điều trải qua trình định Riêng Eimskip Việt Nam, dù thành lập khơng mà không trọng vào việc nâng cao chất lượng, hiệu công việc Eimskip đưa qui trình xuất hàng đơn giản khơng phải mà hiệu cơng việc lại khơng ý muốn 2.1.2 Bộ phận kinh doanh (sales) 2.1.2.1 Nhiệm vụ Đây bước qui trình xuất hàng Eimskip Việt Nam: Thỏa thuận với khách hàng Để dạt hiệu tốt việc thỏa thuận với khách hàng phận phải thực nhiệm vụ sau đây: Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng ngồi nước, cung cấp thơng tin, báo giá, cước vận chuyển, dịch vụ thủ tục hải quan cho khách hàng Nói tóm lại tất cần thiết cho lô hàng xuất theo yêu cầu khách hàng thông tin chi tiết Đồng thời, tư vấn cho khách hàng dịch vụ hải quan khách hàng mới, riêng khách hàng cũ phận có trách nhiệm tư vấn thêm thủ tục hải quan có thay đổi khác Nếu Eimskip ủy thác khách hàng quyền thuê tàu thì: SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 32 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu - Đối với tuyến đường cũ thường xun có tàu đi, cơngt y phải liên hệ với hãng tàu mà công ty làm giá trước để đặt chỗ (cơng việc đặt chỗ hãng tàu giao cho phận chứng từ đảm nhiệm), lưu cước xin container - Đối với tuyến đường chưa có giá giá cũ hết hạn cơng ty phải xin giá nhiều hãng tàu khác nhau, lựa chọn xem giá tốt để chào khách hàng Eimskip Việt Nnam thường khách hàng tin tưởng ủy thác việc th tàu Vì cơng ty ln có lượng hàng xuất lớn ổn định nên thường hưởng chế độ ưu đãi giá, dịch vụ hãng tàu quen mà khách hàng nhỏ lẻ khơng thể có Sau xem xét nguồn lực khả đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhân viên kinh doanh kí booking note với khách hàng, dựa vào lập bảng báo giá (quotation) gửi cho khách hàng Sau khách hàng xem xét chấp nhận, nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ lập handling instruction để thông báo chi tiết lô hàng xuất cho phận liên quan (bộ phận chứng từ, phận kế toán,…) Sau cùng, nhân viên kinh doanh gửi booking nhận confirm từ hãng tàu Trách nhiệm phịng kinh doanh (sales) phải tìm kiếm khách hàng, liên lạc với họ lịch trình, thời gian, giá cả,… hãng tàu để thông báo cho khách hàng thông tin tốt họ Và khơng để sót chi tiết 2.1.2.1 Qui trình làm việc phận kinh doanh Kháchhàng hàng Khách Bộ phận kinh Bộ phận kinh doanh doanh Gửi Gửibảng bảngbáo báo giá cho kh giá cho kh Liên Liênlạc lạcvới với hãng tàu hãng tàu Bộphận phậnchứng chứng Bộ từtừ Sơ đồ: Quy trình làm việc phận kinh doanh  Theo sơ đồ thì, phận kinh doanh liên lạc tìm kiếm khách hàng trao đổi thông tin chi tiết lô hàng, điều cần thiệt đề cập nhiệm vụ cho khách hàng cách đầy đủ Và đồng thời liên lạc với hãng tàu hỏi xem chi tiết giá, thời gian, đại điểm tàu để thơng báo lại cho khách hàng Cuối SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 33 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu phận kinh doanh giao đầy đủ thông tin khách hàng, số lượng, đặc điểm lô hàng thỏa thuận với khách hàng lại cho phận chứng từ làm việc Đó hết qui trình phận kinh doanh sau trách nhiệm phận khác lô hàng khách hàng 2.1.3 Bộ phận chứng từ (ops) Sau nhận hướng dẫn thông tin đầy đủ từ nhân viên kinh doanh nhân viên chứng từ lại thực nhiệm vụ Và qui trình chung phận chứng từ lơ hàng cần xuất khẩu; cho thấy việc xuất lô hàng dù lớn hay nhỏ chuyện đơn giản Muốn xuất cont dù 20’RF hay 40’RF cần có qui trình làm việc nghiêm túc từ nhân viên, nhân viên chịu trách nhiệm khác điều có chung mục đích là: cho lô hàng sớm nhất, thuận lợi cho khách hàng cách tối ưu đạt chất lượng, an tồn q trình vận chuyển Sau qui trình chung việc xuất lơ hàng: Bước Nhận Nhận đặt đặt hàng hàng của khách khách hàng hàng Bước Có Có phải phải là kh kh chỉ định định hay hay không? không? không đồng ý Kh Kh do bộ phận phận sales sales cung cung cấp cấp đồng ý Chú Chú ýý các tiêu tiêu chuẩn chuẩn hoạt hoạt động động ởở tất tất cà cà các thủ tục thủ tục Có Có những yêu u cầu cầu đặc đặc biệt biệt gì khơng? không? Những Những chi chi tiết tiết về vận vận chuyển hàng hóa cho chuyển hàng hóa cho hãng hãng tàu tàu đặt đặt chỗ chỗ Hủy Hủy đặt đặt chỗ chỗ cho cho mặt mặt hàng hàng Bước Bước Nhận Nhận được sự đồng đồng ýý vận vận chuyển chuyển từ từ văn văn phòng phòng nước nước ngòai? ngòai? Bên Bên cạnh, cạnh, cần cần kiểm kiểm tra tra địa địa điểm điểm văn văn phịng phịng Có Có cần cần thiết thiết tìm tìm thêm thêm kh từ hãng kh từ hãng tàu tàu ởở các đại đại lílí nước nước ngồi ngồi khơng? khơng? đồng ý đồng ý A SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 34 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu qui trình làm việc phận chứng từ mà riêng nhân viên bên hoạt động booking 2.1.3.2 Qui trình Nhận Nhận đặt đặt chỗ chỗ từ từ khách khách hàng hàng Đưa handling instruction Đưa handling instruction kh free hand kh free hand Đưa instruction cho đại Đưa instruction cho đại lí hàng định lí hàng định Đặt Đặt chỗ chỗ với với hãng hãng tàu tàu Trả Trả lời lời booking booking lại lại cho cho hãng tàu hãng tàu Nhận Nhận booking booking confirmation confirmation từ từ hãng hãng tàu tàu Xin Xin số số cont cont từ từ kh kh (2 (2 trước trước khi tàu tàu chạy) chạy) Lấy Lấy xác xác nhận nhận từ từ kh kh (1 (1 sau sau khi tàu tàu chạy) chạy) Lấy Lấy xác xác nhận nhận từ từ MV MV Sơ đồ: Qui trình làm việc nhân viên booking Từ qui trình chung phận chứng từ, nhân viên booking đưa qui trình xác, cụ thể đúc kết từ trình làm việc Và trình tự cụ thể qui trình riêng bên booking: -Bước 1: Nhận thơng tin đầy đủ từ nhân viên kinh doanh yêu cầu đặt hàng khách hàng; thông tin cụ thể chi tiết về: số lượng, nhiệt độ, hãng tàu, địa điểm đến,… đơn hàng cần đặt Ví dụ: đơn đặt hàng lạnh Valencia, khách hàng từ TP.Hồ Chí Minh + Quantity: 01x40’RF + POD: Valencia, TCV, Valencia SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 40 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu + ETD: 17/3 + Temperature: -20o C + Stuff at: WH, CY - Bước 2: Nhân viên booking xác định xem hàng gì, hàng freehand hay hàng nominated Theo ví dụ hàng freehand cung cấp từ phận kinh doanh Việc xác định lạoi hàng giúp cho bên booking xác định hàng theo CIF hay FOB Hàng freehand CIF ngược lại, nominated di theo FOB đa phần hàng đại lí Eimskip nước định Eimskip Việt Nam nhập theo yêu cầu họ - Bước 3: Nhân viên booking tiến hành đặt chỗ hãng tàu mà khách hàng yêu cầu Giử mail cho hãng tàu thơng tin ví dụ trên, đồng thời yêu cầu hãng tàu gửi booking confirmation thông tin lịch trình tàu chạy lại cho nhân viên booking - Bước 4: Nhận boking confirmation từ hãng tàu về: số booking, ngày booking, số bill, tên tàu, số cont, nhiệt độ,… cho biết từ cảng đến cảng đến qua cảng lót dở Những chi tiết cụ thể điều thể đầy đủ tờ booking confirmation - Bước 5: Nhân viên booking phản hồi thơng tin nhận từ hãng tàu lại cho khách hàng mình, cung cấp tất thơng tin nhận từ hãng tàu cần lưu ý cung cấp thơng tin lại cho khách hàng là: ý phần Remarks ghi tờ thông tin này, ý xem tất thơng tin đó, xem miễn phí cắm điện giờ, cáp cont nào,…sẽ nêu đầy đủ hết Mọi thông tin nhân viên booking phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ cho khách hàng - Bước 6: Trước tàu chạy ngày, nhân viên liên lạc với khách hàng để xin số cont họ để thông báo cho hãng tàu Khi đặt chỗ tên hàng có list hãng tàu, hãng tàu thông báo lại cho nhân viên booking Đồng thời trước tàu chạy ngày nhân viên gửi mail vơ trang web hãng tàu tìm kiếm xem lịch tàu, xem có thay đổi khơng để kịp thời báo cho khách hàng mình: - Trong thời gian trước ngày tàu chạy đến khảong tuần dự kiến mà thấy trang web hãng tàu trùng khơng thay đổi - Nếu có chênh lệch khoảng 1-2 ngày khơng sao, trễ 1-2 tuần nên thơng báo đến hãng tàu xem rủi ro gửi mail hỏi ý kiến khách hàng trả lời cho họ thắc mắc họ - Bước 7: Trước tàu chạy tàu chạy khách hàng gửi thơng tin cụ thể xác cho nhân viên booking thông tin như: người nhận cần SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 41 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu thông báo cho ai; số lượng, trọng lượng,…như Thông tin lưu hồ sơ hai bên - Bước 8: Hãng tàu gửi bill of lading Riêng tờ bill phải ghi ngày nhận có chữ kí Và cuối cùng, nhân viên gửi mail kiểm tra xem hàng lên tàu hay chưa thời gian tàu đến xem tàu có đến địa điểm an tồn hay khơng Đó qui trình làm việc nhân viên booking, nhân viên chuyển thông tin lô hàng cho nhân viên bên chứng từ để họ làm tiếp 2.2.4 Hoạt động chứng từ ( Documentation ) 2.2.4.1 Nhiệm vụ Nhận thông tin từ nhân viên booking, nhân viên chứng từ có trách nhiệm làm bill gửi khách hàng hãng tàu, làm thủ tục hải quan hay chứng từ có liên quan khách hàng yêu cầu Yêu cầu khách hàng đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm HB/L cho gấp Sau nhận chi tiết lô hàng từ khách hàng, đánh HB/L nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra confirm Làm bill mẫu gửi cho khách hàng hãng tàu: - Nếu khách hàng đồng ý làm bill đỏ đưa cho nhân viên lấy bill xuống hãng tàu lấy bill gốc có đóng dấu hãng tàu, in xong giao toàn bill gốc cho khách hàng; - Ngược lại, khách hàng khơng đồng ý nhân viên chứng từ có trách nhiệm soạn thảo lại bill theo yêu cầu khách hàng đồng ý khách hàng tiến hàng lấy bill gốc giao cho khách hàng Sau nhân viên bên phận chứng từ có trách nhiệm gửi fax, mail cho khách hàng, để thông báo với họ để họ xếp lấy bill gốc Đồng thời gửi chi tiết lô hàng tên đại lý Destination cho hãng tàu đánh MB/L Khi nhận MB/L nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ tên tàu, số chuyến, số cont/seal,tên đại lý, … Đến hãng tàu nhận MB/L MB/L gốc, thông thường cần MB/L Surrender cần nhận MB/L Fax mà Giao HB/L gốc cho khách hàng thu tiền Bill Free Lập vận đơn nhà (HBL), manifest chứng từ liên quan dựa thông tin dandling instruction thơng tin xác ( số liệu, số ký , kích thước, số cont, số seal,…), chứng từ bên nhân viên booking chuyển qua Chuyển chứng từ có liên quan cho phận kế toán bao gồm: copy tờ bill chứng từ có liên quan việc tốn lơ hàng Bộ phận kế toán tiến hành làm bill thủ tục có liên quan khác để gửi cho khách hàng SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 42 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu Công việc toán chuyển giao cho phận kế toán làm việc với khách hàng Đến phận chứng từ hồn tất xong nhiệm vụ 2.2.4.2 Qui trình Dưới qui trình làm việc riêng nhân viên chứng từ nhân viên booking, phận có qui trình làm việc riêng Để hiểu thêm nhiệm vụ cách thức làm việc phận xem qua qui trình để hiểu rõ Nhận Nhận SI SI từ từ kh kh Chuẩn Chuẩn bị bị HBL có đóng đóng dấu dấu Chuẩn Chuẩn bị bị job job sheet sheet (4 (4 sau sau ngày tàu chạy) ngày tàu chạy) Gửi Gửi debit debit note note đền kh đền kh (1 (1 sau sau tàu tàu chạy) chạy) Chuẩn Chuẩn bị bị APV APV (4 (4 ngày sau ngày tàu ngày sau ngày tàu chạy) chạy) Gửi Gửi Pre-alert Pre-alert (7 (7 ngày sau ngày sau tàu tàu chạy) chạy) Gửi Gửi SI SI đến đến Dùng Dùng bill bill gốc gốc (HBL (HBL hoặc MBL) MBL) đến đến kh kh Nhận Nhận MBL MBL có có dấu dấu từ hãng tàu từ hãng tàu Nhận Nhận xác xác nhận nhận về HBL HBL MBL MBL từ từ kh kh Những Những giấy giấy tờ tờ khác khác Sơ đồ: qui trinh xuất hàng nhân viên chứng từ Nhìn qui trình ta thấy q trình làm việc bên phận chứng từ miêu tả cụ thể đây: - Bước 1: Nhân viên chứng từ nhận thông tin lại từ nhân viên booking để tiến hành làm bill Sau họ làm bill phác thảo gửi cho khách hàng chờ đồng ý họ, vịng 24h mà khơng thấy phản hồi từ khách hàng nhân viên làm bill gốc gửi hãng tàu Và sau khách hàng có thắc mắc hay không đồng ý nội dung tờ bill khơng sử lí thơng qua - Bước 2: Chuẩn bị HBL đưa cho nhân viên logistics; nhân viên bên phận logistics có trách nhiệm cầm HBL xuống hãng tàu lấy MBL có dấu hãng tàu Sau giao cho nhân viên chứng từ để họ bổ sung hồ sơ gửi thêm giấy tờ cần thiết khác cho khách hàng Và đợi phản hồi chấp nhận hay khơng từ phía khách hàng, họ khơng đồng ý ta phải làm xem xét, kiểm tra lại xin xác nhận lại MBL hãng tàu - Bước 3: Cuối khách hàng đồng ý tất ta gửi bảng gốc gồm có chứng từ, HBL, MBL, giấy tờ liên quan đến lô hàng mà công ty giữ fax qua cho bên khách hàng SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 43 Chương – Tình hình hoạt động XNK cơng ty TNHH Eimskip VN GVHD: ThS Lý Văn Diệu - Bước 4: Nhân viên làm debit note trước ngày sau ngày tàu chạy gửi gửi đến cho khách hàng -Bước 5: Cùng đồng thời chuẩn bị Job sheet APV đến tàu chạy ngày gửi cho khách hàng - Bước 6: Làm pre-alert (thơng báo chi tiết hàng hóa từ đại lí bên nước ) gửi đến khách hàng tàu chạy ngày Và cuối gửi cho họ tất giấy tờ cần thiết, liên quan đến lô hàng; làm bill gửi cho nhân viên bên phận kế tốn để họ làm invoice địi tiến khách hàng 2.2.4.3 Bộ chứng từ Và giấy tờ có liên quan cho lơ hàng xuất khẩu, giấy tờ booking với hãng tàu, thỏa thuận đồng ý với khách hàng, HBL, MBL giấy tờ có liên quan khác giới thiệu đưa vào phần tài liệu tham khảo 2.2.5 Các phận có liên quan khác Để q trình giao nhận hàng hóa thuận lợi nhanh chóng bên tham gia vào điều phải có trách nhiệm với cơng việc 2.2.5.1 Bộ phận dịch vụ khách hàng ( custumer service ) Báo cho chủ hãng tàu lịch tàu tàu khởi hành, đồng thời yêu cầu chủ hãng tàu cung cấp đầy đủ chứng từ có liên quan bao gồm: hợp đồng mua bán (nếu có), hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói (packing list), giấy chứng nhận xuất xứ,… Nhận số Master bill of lading (MBL), House bill of lading (HBL) thơng tin hàng hóa từ nhân viên kinh doanh Cung cấp tất thơng tin cần thiết hàng hóa cho phận chứng từ theo dạng handling instruction cho phận chứng từ để họ làm nhiệm vụ chứng từ booking; hay gửi thông tin khách hàng cho phận kinh doanh để họ tiếp tục liên lạc với khách hàng lô hàng phận không đáp ứng câu hỏi mà khách hàng đưa vượt q tầm kiểm sốt 2.2.5.2 Hãng tàu, cảng Gửi chứng từ theo chuyến tàu hàng hóa Bộ chứng từ gồm: phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, vận đơn, manifest,…Cùng với cơng ty kiểm tra đóng gói hàng, thời gian hàng hạ bãi, hàng lên tàu có trùng với thời gian ghi MBL hay không Những thông tin thay đổi hãng tàu thông báo trực tiếp cho công ty Nếu có gặp trục trặc q trình vận chuyển hay qua đến cảng dở bên hãng tàu thông báo SVTH: Võ Thị Mộng Trinh Trang 44