Hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình mua sắm trang thiết bị y tế tại công ty cổ phần bệnh viện đa khoa bình định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN NGUYỄN THỊ CẨM HỒNG HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ Y TẾ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN ĐA KHOA BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 8.34.03.01 Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS Trần Thị Cẩm Thanh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Hồn thiện kiểm sốt nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế Cơng ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định” cơng trình nghiên cứu thực cá nhân tôi, chƣa đƣợc công bố cơng trình nghiên cứu Các số liệu, nội dung đƣợc trình bày luận văn hồn tồn hợp lệ đảm bảo tuân thủ quy định bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ Tơi xin chịu trách nhiệm đề tài nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Trong thời gian tham gia học lớp Cao học Trƣờng Đại học Quy Nhơn, đƣợc học môn học chuyên ngành kế tốn Thầy, Cơ giáo Trƣờng Đại học Quy Nhơn trực tiếp giảng dạy giúp tơi có thêm kiến thức để phục vụ tốt cho công việc nơi cơng tác; giúp tơi có khả nghiên cứu độc lập có lực tham gia vào công việc quản lý tốt Xuất phát từ kinh nghiệm q trình cơng tác với vốn kiến thức đƣợc học tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, văn quy định pháp luật, Nhà nƣớc, quy định nhà tài trợ, báo, viết tạp chí chun ngành cơng tác kiểm sốt nội bộ, tơi lựa chọn đề tài: “Hồn thiện kiểm sốt nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế Cơng ty Cổ Phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định” Với thời gian nghiên cứu có hạn, vấn đề nghiên cứu rộng phức tạp, đƣợc tận tình giúp đỡ đồng nghiệp, đặc biệt cô PGS.TS Trần Thị Cẩm Thanh, nhƣng với hiểu biết thân hạn chế, khơng thể tránh khỏi thiếu sót nên tác giả mong nhận đƣợc góp ý, chia sẻ thầy cô giáo ngƣời quan tâm đề tài nghiên cứu đƣợc hoàn thiện Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn Trƣờng Đại học Quy Nhơn, thầy, cô giáo, đặc biệt cô giáo PGS.TS Trần Thị Cẩm Thanh; lãnh đạo, cán bộ, phịng ban Cơng ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định tận tình giúp đỡ tác giả hoàn thiện nghiên cứu Tác giả chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tổng quan nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu 4 Câu hỏi nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu đề tài nghiên cứu CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ Y TẾ TRONG CÁC ĐƠN VỊ Y TẾ 1.1 Những vấn đề chung kiểm soát nội 1.1.1 Khái quát kiểm soát nội 1.1.2 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội 10 1.2 Kiểm soát nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế đơn vị y tế 20 1.2.1 Khái niệm phân loại trang thiết bị y tế 20 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế 26 KẾT LUẬN CHƢƠNG 40 CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ Y TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 41 BỆNH VIỆN ĐA KHOA BÌNH ĐỊNH 41 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định 41 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định 41 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ đặc điểm hoạt động Công ty 47 2.1.3 Đặc điểm tổ chức máy 52 2.1.4 Tình hình sở vật chất Cơng ty 60 2.2 Thực trạng kiểm sốt nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định 61 2.2.1 Quy trình thực mua sắm trang thiết bị y tế 61 2.2.2 Thực trạng KSNB việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế 63 2.2.3 Thực trạng kiểm soát nội việc thực kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế 69 2.2.4 Thực trạng kiểm soát nội việc kiểm tra, giám sát quy trình mua sắm trang thiết bị y tế 79 2.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế Cơng ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định 81 2.3.1 Ƣu điểm 81 2.3.2 Hạn chế - Nguyên nhân 84 KẾT LUẬN CHƢƠNG 89 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TRANG THIẾT BỊ Y TẾ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN ĐA KHOA BÌNH ĐỊNH 90 3.1 Định hƣớng phát triển phƣơng hƣớng hồn thiện kiểm sốt nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế Công ty CP Bệnh viện Đa khoa Bình Định 90 3.1.1 Định hƣớng phát triển 90 3.1.2 Phƣơng hƣớng hoàn thiện 91 3.2 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế Công ty CP Bệnh viện đa khoa Bình Định 93 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện KSNB việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế 93 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện KSNB việc thực kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế 97 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện KSNB việc kiểm tra, giám sát quy trình mua sắm trang thiết bị y tế 100 3.3 Các điều kiện thực giải pháp 102 3.3.1 Đối với Ban lãnh đạo Công ty 102 3.3.2 Đối với Sở chuyên ngành, quan Nhà nƣớc 103 KẾT LUẬN CHƢƠNG 104 KẾT LUẬN CHUNG 105 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Tiếng việt Từ viết đầy đủ Từ viết tắt BCTC Báo cáo tài BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BTGĐ Ban Tổng Giám đốc BVĐK Bệnh viện đa khoa CBNV Cán nhân viên CNTT Công nghệ thông tin DN Doanh nghiệp HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội KSNB Kiểm sốt nội bơ KTĐT Kinh tế đầu tƣ NCC Nhà cung cấp NLĐ Ngƣời lao động NSNN Ngân sách nhà nƣớc TCKT Tài kế tốn TTBYT Trang thiết bị y tế UBND Ủy ban nhân dân Tiếng Anh Từ viết đầy đủ Từ viết tắt AICPA American Institute of Certified Public Accountants (Hiệp hội Kế tốn viên Cơng chứng Mỹ) Committtee of Sponsoring organizations COSO of the Treadway Commission (Ủy ban Chống gian lận lập Báo cáo tài thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ) DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Bộ 17 nguyên tắc COSO 2013 12 Bảng 1: Mơ hình hợp tác xã hội hóa Bệnh viện .44 Bảng 2: Nguồn vốn đầu tƣ xây dựng dự án năm 2020 45 Bảng 3: Phân bổ nguồn vốn Công ty năm 2020 .46 Bảng 4: Chi tiết vốn góp chủ sở hữu 46 Bảng 5: Bảng tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu 47 Bảng 6: Thống kê lƣợt khám chữa bệnh năm 2019 - 2020 49 Bảng 7: Các số trung bình theo ngày năm 2019 - 2020 50 Bảng 8: Tình hình hoạt động Cơng ty năm 2019 – 2020 .50 Bảng 9: Kế hoạch kinh doanh năm 2021, 2022, 2023 52 Bảng 10: Tình hình sở vật chất Công ty 60 Bảng 11: Quy trình mua sắm vật tƣ y tế .61 Bảng 12: Tổng hợp đề xuất đƣợc duyệt khoa năm 2020 66 Bảng 13: Tổng hợp kinh phí đƣợc duyệt theo 10 nhóm .68 Bảng 14: Danh mục thực máy tán sỏi Laser 70 Bảng 15: Thông tin máy Laser đƣợc chọn 71 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Các phận cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2013 .12 Sơ đồ 2: Quá trình mua hàng doanh nghiệp 28 Sơ đồ 3: Hệ thống thơng tin kế tốn .35 Sơ đồ 1: Quá trình hình thành Cơng ty CP Bệnh viện Đa khoa Bình Định 41 Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức Công ty 53 Sơ đồ 3: Sơ đồ cấu Phịng Tài - Kế tốn 58 Sơ đồ 4: Lập kế hoạch dự trù trang thiết bị y tế 63 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kiểm sốt nội có vai trị quan trọng đảm bảo việc đơn vị kiểm soát cách hữu hiệu trƣớc rủi ro xuất doanh nghiệp Một đơn vị xây dựng đƣợc KSNB vững mạnh giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót để lập báo cáo tài trung thực; bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị; giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính liên hồn, xác số liệu báo cáo; tảng cho việc vận hành; tạo chế minh bạch, hiệu công tác quản lý Hiện nay, đơn vị nhận thức đƣợc vai trò KSNB Tuy nhiên, việc xây dựng KSNB đơn vị thƣờng tập trung vào số kinh tế - tài chính, trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn hoạt động tổ chức Đây điểm yếu mà đơn vị cần khắc phục Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định bệnh viện hạng III theo mơ hình xã hội hóa thực nhiệm vụ chức bảo vệ, chăm sóc sức khỏe, khám, chữa bệnh cho nhân dân Để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, đơn vị phải thật động, sáng tạo chế quản lý tốt, thực tốt công tác KSNB để phòng ngừa rủi ro, đảm bảo hoạt động đơn vị định hƣớng theo mục tiêu, đạt hiệu cao Cơng tác kiểm sốt nội Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định thực nghiêm ngặt với mục đích mang lại cho bệnh nhân hài lịng chất lƣợng phục vụ phải đảm bảo lƣợng doanh thu hiệu Mỗi đơn vị có KSNB với chức nhiệm vụ khác thông qua nội quy, quy chế dựa quy định Nhà nƣớc, văn hƣớng dẫn ngành để phục vụ cho công tác quản lý KSNB cho đơn vị Các quy trình dựa bƣớc thực cơng việc đơn vị, ngày đƣợc hồn thiện; khơng giúp ngƣời thực có định hƣớng cụ thể cho 94 nhà thầu, ấn định giá, phân biệt giá hành vi thƣơng mại không công khác muốn mang lợi ích cá nhân Tại phận xét duyệt mua sắm TTBYT Công ty gặp vấn đề việc thống ý kiến nhà quản lý Quản lý TCKT chƣa nắm đƣợc tầm quan trọng nhƣ giá trị lợi nhuận đầu tƣ TTBYT ln muốn giảm bớt chi phí cho Cơng ty nhằm tăng lợi nhuận nhanh Quản lý chuyên môn y tế lại khơng nắm tình hình thực tế kinh tế công ty, muốn thực hiện, triển khai kỹ thuật cao; kỹ thuật để tiên phong chất lƣợng khám chữa bệnh Bệnh viện khu vực đơi có định đầu tƣ mang tính mạo hiểm khơng phù hợp 3.2.1.2 Nội dung giải pháp Đã kinh nghiệm phải trao dồi cách: Công ty luân phiên cho nhóm nhân viên đƣợc cọ sát bệnh viện lớn đƣa kết thu hoạch đƣợc báo cáo Những Cơng ty cần tiết giảm, hạn chế hay bật cần phát huy Đối với nhân viên giữ chức vụ trƣởng khoa điều dƣỡng trƣởng phận quan trọng nhìn tổng quan việc lập kế hoạch mua sắm TTBYT mang thiên hƣớng kỹ thuật nhiều bên cạnh cịn dựa lực ngƣời sử dụng để lên đƣợc danh mục kế hoạch cụ thể hợp lý Công ty nên hổ trợ tổ chức buổi làm việc trực tiếp với khoa phòng Phòng KT-VTTBYT với chuyên gia bệnh viện tuyến Tỉnh Bên cạnh phịng KT-VTTBYT Phịng TCKT cần kiểm tra sát thủ tục thực Phân quyền trách nhiệm dù cấp thấp để cá nhân nhân viên thực ln có trách nhiệm với việc làm theo Bộ phận TCKT xem xét kế hoạch mua sắm cần so sánh, đối chiếu với nguồn ngân sách cân đối theo thời gian phù hợp với khoản thời gian thực đầu tƣ TTBYT, xếp thời gian thích hợp cho việc đầu tƣ TTBYT tăng dần theo mức độ cấp thiết khoa phịng Ƣu tiên duyệt chi phí cho TTBYT mang 95 lại doanh thu hiệu trƣớc Tránh trƣờng hợp thực mua sắm gói lớn gây áp lực nguồn ngân sách phân bổ không đồng năm Nhằm mục đích giảm bớt chi phí đầu tƣ máy giảm bớt rủi ro TTBYT có giá trị lớn tỷ đồng, Phịng KT-VTTBYT xem xét đến việc xã hội hóa TTBYT Tận dụng đƣợc khoản đầu tƣ từ khu vực tƣ nhân, họ nhà đầu tƣ độc lập, nhà phân phối trang thiết bị y tế nhà cung cấp Hình thức thƣơng lƣợng nhiều phƣơng án: thuê TTBYT, hay chia lợi nhuận ca thực tùy vào thống bên thực Phòng TCKT hỗ trợ cho việc xem xét đánh giá tính hữu hiệu hiệu phƣơng án nhằm hỗ trợ Ban lãnh đạo Công ty chọn đƣợc phƣơng án tối ƣu Phòng KT-TTTBYT hạn chế tối đa việc sử dụng hàng độc quyền tránh việc thụ động lựa chọn NCC ảnh hƣởng trình hoạt động Bệnh viện Thỏa thuận với NCC linh kiện đảm bảo có nhằm thay năm kể từ ngày mua sắm TTBYT có giá trị dƣới 200 triệu từ năm đến 10 năm cho TTBYT có giá từ 200 triệu trở lên chi phí linh kiện thay phải phù hợp so với giá trị TTBYT BTGĐ cần xác định mục tiêu theo bƣớc thực để đánh giá kết quả, để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo kế hoạch thực khả thi Mục tiêu nhằm nâng cao chất lƣợng bệnh viện giúp bệnh viện lên hạng, tăng doanh mục khám điều trị đƣợc phép thực tăng nguồn từ BHYT hay nhằm nâng cao hình ảnh quảng cáo thƣơng hiệu Bệnh viện khu vực Trƣởng phận chịu trách nhiệm thực quy trình mua sắm TTBYT luân phiên, điều động vị trí chịu trách nhiệm quy trình, tránh vị trí kiêm nhiệm nhiều trách nhiệm giải cơng việc, đặc biệt gói thầu lớn Đối với cán làm cơng tác kế tốn chun mơn liên quan đến đầu tƣ mua sắm cần có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng, bố trí sử dụng, luân chuyển hợp lý đồng thời sàng lọc, tinh giản nhân viên có phẩm chất, 96 lực, sức khỏe không đảm bảo công việc nhƣng đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm Nghiêm khắc xử lý nghiêm hành vi vi phạm nhƣ kỷ luật, đình cơng việc, chí trừ dần khoản thiệt hại vào lƣơng đánh giá trách nhiệm đạo đức nghề nghiệp Khen thƣởng cá nhân, tập thể có đóng góp giúp cải thiện quy trình mua sắm TTBYT Cơng ty hay giảm bớt chi phí thực giúp Cơng ty hoạt động hiệu Nhằm đƣa quan điểm thống giúp hoạt động Công ty ngày phát triển, cấp quản lý cần xem xét đến giá trị quan trọng Công ty hƣớng đến gì: lợi nhuận hay khoa học y tế Đầu tƣ TTBYT không cần phải TTBYT tiên tiến đại thật không phù hợp với quy mô mục đích Cơng ty muốn hƣớng đến Thay vào ta đầu tƣ TTBYT có chức tƣơng đƣơng giá thành hợp lý Để thực mua sắm hiệu cần xây dựng chiến lƣợc kinh doanh tối ƣu đánh giá đƣợc giá trị mang lại từ việc đầu tƣ mua sắm TTBYT 3.2.1.3 Lợi ích giải pháp Việc thực học tập, trao dồi kinh nghiệm từ bệnh viện tuyến nhằm đƣa phƣơng hƣớng thích hợp cho việc lập kế hoạch Đây tảng giúp phòng ban thực mua sắm nhƣ Ban lãnh đạo công ty hiểu đƣợc nguồn lực thực bệnh viện Tránh rủi ro việc đầu tƣ TTBYT, tránh việc lãng phí không sử dụng, đƣa vào lƣu kho, tiết giảm chi phí bảo quản, bảo trì máy thời gian dài trở nên lạc hậu sử dụng TTBYT hiệu Giải pháp hồn thiện cơng tác rủi ro góp phần giúp bệnh viện xây dựng đƣợc ban chuyên phân tích rủi ro, từ giúp sớm nhận biết đƣợc rủi ro Điều giúp bệnh viện chủ động cơng tác đối phó với rủi ro gặp phải, từ giúp bệnh viện hoạt động ngày hiệu hơn, vƣợt qua đƣợc 97 khó khăn, thử thách gặp tƣơng lai Bệnh viện kiểm soát đƣợc chặt chẽ khối tài sản lƣu kho, vận hành thực trạng TTBYT Cơng ty thực lập dự tốn chi phí kế hoạch trƣớc thực cụ thể vào cuối năm hoạt động bƣớc giúp Ban lãnh đạo chủ động đƣợc khoản chi phí cho năm vận hành Dƣới hổ trợ phòng ban nhƣ Kinh doanh – marketing, Tài kế tốn giúp Ban lãnh đạo đua phƣơng hƣớng trƣớc mắt kinh doanh Từ khoản chi phí đƣợc cân đối dựa kế hoạch việc mua sắm TTBYT nhƣ đầu tƣ phát triển công nghệ đƣợc đánh giá khách quan, thời gian việc đầu tƣ hiệu hay không hiệu quả, đầu tƣ Phƣơng án đầu tƣ tiến hành nhƣ Vậy nên việc lập dự toán lên chi phí hoạt động kế hoạch cho năm điều cần thiết Duy trì tính trực giá trị đạo đức đƣợc Bệnh viện quy định quy chế nội bộ, yêu cầu toàn thể CBNV phải có cƣ xử mực Trong quy trình mua sắm trang thiết bị cá nhân thực phải mang đạo đức nghề nghiệp hàng đầu; định cá nhân phải mang tinh thần tập thể; tinh thần chung ngƣời bệnh Tránh vi phạm, hay hành vi gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng quy trình mua sắm trang thiết bị Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm CBNV, NLĐ nhƣ nhắc nhở CBNV không ngừng trau dồi kỹ chun mơn Đồng thời giúp cho việc bình bầu, xét thi đua khen thƣởng đƣợc rõ ràng minh bạch 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện KSNB việc thực kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế 3.2.2.1 Cơ sở giải pháp Quy trình mua sắm TTBYT Cơng ty lập hồ sơ, kế hoạch mua sắm qua nhiều bƣớc phê duyệt từ Phòng KT-VTTBYT, TCKT, ban KSNB, Ban TGĐ từ 98 TTBYT có giá trị nhỏ đến giá trị lớn Giảm nhẹ trách nhiệm ngƣời thực công việc, thủ tục hành nhiêu khê, nhiều thời gian xử lý cơng việc Các gói mua sắm TTBYT mua sắm lớn có giá trị cao tỷ đồng chƣa có phận chun mơn phụ trách phân tích tính TTBYT, hay tƣ vấn q trình sau sử dụng TTBYT có vấn đề phát sinh cần lƣu ý Đối chiếu với khoa học y tế tị việc sử dụng TTBYT cịn hiệu Q nhiều phịng ban tham gia mua sắm, áp dụng hiệu cho gói thầu có giá trị lớn tỷ, cịn TTBYT thƣờng quy việc tham gia nhiều phòng ban không cần thiết, tốn thời gian chi phí vận hạnh cho phận mua sắm 3.2.2.2 Nội dung giải pháp Ban kiểm soát nội tập đồn khơng tham gia trực tiếp vào quy trình mua sắm TTBYT nhƣng lại nắm vai trò quan trọng Những vấn đề phát sinh quy trình mua sắm TTBYT Ban KSNB chƣa thật hiểu rõ có quy định bắt buộc quy trình, khơng có tính linh động cơng việc đơi máy móc hóa quy định Thủ tục hành cần đƣợc giảm bớt, quán phân quyền cho phận, theo cấp lãnh đạo cách lên kế hoạch mua sắm vào cuối năm phân quyền thực cho phận mua sắm Nếu giá trị TTBYT phịng VTTTBYT tự chi phí năm khơng vƣợt tỷ đồng Đối với Ban TGĐ đƣợc phép phê duyệt mua sắm TTBYT với giá trị dƣới tỷ đồng tỷ đồng HĐQT định Ngoài hạn mục đầu tƣ lớn cần tổ chức đấu thầu cần xây dựng tổ chức đấu thầu nghiêm ngặt, chặt chẽ với nhiều phòng ban tham gia dƣới giám sát Ban KSNB Đơn giản hóa quy trình mua sắm cơng bố rộng rãi quy trình để CBNV phịng ban khác bệnh viện phối hợp thực Các quy trình nên đƣợc đăng tải Phần mềm quản lý bệnh viện, tạo thuận tiện cho nhân 99 viên, phòng ban thực dễ dàng nắm bắt thực quy trình Bên cạnh Ban lãnh đạo giám sát q trình thực tiến độ thực quy trình Các gói mua sắm TTBYT mua sắm lớn có giá trị cao tỷ đồng chƣa có phận chun mơn phụ trách phân tích tính TTBYT, hay tƣ vấn trình sau sử dụng TTBYT có vấn đề phát sinh cần lƣu ý Đối chiếu với khoa học y tế tị việc sử dụng TTBYT cịn hiệu Q nhiều phòng ban tham gia mua sắm, áp dụng hiệu cho gói thầu có giá trị lớn tỷ, TTBYT thƣờng quy việc tham gia nhiều phịng ban khơng cần thiết, tốn thời gian chi phí vận hạnh cho phận mua sắm Cần thành lập ban hỗ trợ chuyên môn việc đầu tƣ TTBYT lớn có giá trị tỷ đồng, nhờ tƣ vấn hổ trở kỹ sƣ hãng kinh nghiệm sử dụng bệnh viện khác nhằm đƣa ƣu nhƣợc điểm theo loại giúp tƣ vấn việc mua sắm q trình vận hành máy có phát sinh ngồi ý muốn Đây hội giao lƣu kiến thức, kinh nghiệm cho đội ngũ nhân viên Phân công việc cụ thể thành viên, tổ chức bệnh viện Không cá nhân đƣợc giao nhiều trách nhiệm quyền hạn Thực nguyên tắc phân công phân nhiệm Bệnh viện Đối với công tác phân chia trách nhiệm, thủ tục ủy quyền xét duyệt thể quyền hạn rõ ràng mức độ, khoản chi phí đƣợc phê duyệt Việc mua sắm cần lập dự tốn chi phí trƣớc đƣợc phân bổ theo quý, đƣa vào chi phí hoạt động năm có dự tốn khoản chi phí thực cho năm tới ảnh hƣởng lớn dự tốn đến chi phí, hoạt động Bệnh viện 3.2.2.3 Lợi ích giải pháp Cơng ty đầu tƣ hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xem xét hoạt động mua sắm TTBYT có nhƣ quy trình đƣợc xây dựng, từ rút nhận định cần bổ sung hay điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hoạt động bệnh viện (giai đoạn 100 đầu tƣ ban đầu, giai đoạn phát triển, giai đoạn trì) Các điều kiện thực giải pháp Để hoạt động giám sát đạt đƣợc hiệu cao, DN cần phải: Thứ nhất, giám sát bƣớc thực quy trình mua sắm TTBYT để đảm bảo thủ tục kiểm soát đƣợc thực nghiêm túc nhằm hạn chế sai phạm xảy quy trình Thứ hai, Ban Kiểm soát thƣờng xuyên theo dõi, tiến độ thực Các cơng việc cịn tồn đọng với BTGĐ đƣa phƣơng án giải Định kỳ, ngƣời giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc những khiếm khuyết hệ thống Khiếm khuyết đƣợc hiểu thiếu sót có thực tiềm ẩn mà ngƣời giám sát phát đƣợc cần điều chỉnh hệ thống KSNB nhằm đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu đề đồng thời xem xét hậu khiếm khuyết gây ra, sau tìm hiểu ngun nhân đƣa giải pháp khắc phục Giảm bớt đƣợc thời gian chi phí khâu phê duyệt hồ sơ Bộ phận chịu trách nhiệm mua sắm TTBYT đƣợc đơn giản hóa Phân quyền trách nhiệm cá nhân rõ ràng vị trí chịu trách nhiệm thực công việc, nâng cao hiệu làm việc Việc thành lập ban hỗ trợ chuyên môn việc mua sắm TTBYT có giá trị lớn khơng giúp giảm thiểu rủi ro q trình vận hành Cịn nơi trao đổi chuyên môn kinh nghiệm việc quản lý Quy trình mua sắm, vận hành TTBYT 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện KSNB việc kiểm tra, giám sát quy trình mua sắm trang thiết bị y tế 3.2.3.1 Cơ sở giải pháp Một số thiết bị, linh kiện sẵn mua đặt hàng từ nƣớc ngồi thời gian lâu gây bất tiện thiếu chủ động việc sử Nhƣng thủ tục nhiều, chờ đợi lên kế hoạch thực nhƣ ký duyệt hợp đồng lâu tốn thời gian khơng đáng có 101 Những linh kiện TTBYT bị hƣ hỏng đột xuất có giá trị lớn phịng TCKT khơng xếp cân đối cho khoản nợ; dẫn đến nợ hạn nhiều hợp đồng bị phạt bồi thƣờng cho nhà cung cấp Đây khoản chi phí thâm hục khơng đáng có Một số sai phạm không đƣợc phát hiện, Ban TGĐ nhận đƣợc thông báo sai phạm chậm dẫn đến hậu nghiêm trọng Những công nợ hạn không đƣợc tốn làm lịng tin nhà cung cấp nhân viên Kế tốn khơng giải đƣợc cơng nợ; nhƣng phịng KTVTTBYT đặt hàng khiến cơng nợ tăng cao khả toán, điều thƣờng xảy với hợp đồng nguyên tắc 3.2.3.2 Nội dung giải pháp Đối với thiết bị linh kiện cần gấp phịng KT-VTTBYT cần làm phiếu trình xin phê duyệt đƣợc đặt hàng Khi có xét duyệt phòng TCKT để đảm bảo việc đầu tƣ thiết bị, linh kiện cho TTBYT hợp lý ảnh hƣởng đến trình khám điều trị khoa phòng Lúc phòng TCKT cần cân đối nguồn ngân sách cho hợp lý phù hợp thời gian toán hạn Đối với linh kiện TTBYT phục vụ cho việc sửa chữa đột xuất; phòng KT-VTTTBYT với Phòng TCKT thảo luận nguồn ngân sách để quyến định thời gian thực hợp đồng phù hợp Ta làm việc với nhà cung cấp xin chia nhỏ đợt toán kéo dài thời gian làm hợp đồng cách làm phiếu đặt hàng khỏa thời gian linh kiện thay cho hợp đồng, chờ đến linh kiện có sẵn lắp đặt ta tiếng hành ký kết Ban TGĐ thƣờng xuyên trao đổi với kiểm tốn độc lập khiếm khuyết việc hồn thiện KSNB chu trình mua sắm TTBYT cách giúp phát thiếu sót cịn tồn đọng chu trình thực 102 Nhân viên kế toán phải thƣờng xuyên lập báo cáo cơng nợ cịn tồn động báo cáo với Ban TGĐ cung nhƣ cho nhân viên tiếp liệu nắm điều chỉnh thời gian gọi hàng 3.2.3.3 Lợi ích giải pháp Đối với việc kiểm soát tốt nguồn ngân sách giúp cho kế toán nhƣ nhà lãnh đạo chủ động định Ban TGĐ thƣờng xuyên cập nhật báo cáo nhƣ phận thực báo cáo định kỳ bƣớc nhắc nhở nhân viên nhƣ giúp ban lãnh đạo cho phƣơng hƣớng giải phù hợp, vị trí đƣợc chủ động công việc thực 3.3 Các điều kiện thực giải pháp 3.3.1 Đối với Ban lãnh đạo Cơng ty Hồn thiện hệ thống KSNB quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, giảm bƣớc thực hiện, thủ tục giấy tờ quy trình nhằm đạt đƣợc hiệu hoạt động tối ƣu Thƣờng xuyên đào tạo bồi dƣỡng chuyên môn cao trình độ cho nhân viên thực quy trình giúp tách bạch cơng việc riêng lẻ thực độc lập dƣới giám sát trƣởng phận Thực luân chuyển vị trí nhân viên phòng đảm bảo chất lƣợng làm việc có cố xảy đột xuất Tổ chức họp phối hợp cơng việc Phịng/ ban triển khai tối ƣu mục đích hƣớng đến đƣa hƣớng giải nhah Hạn chế việc truyền đạt thơng tin sai với mục đích thực hiện, gây cản trở cơng tác thực quy trình Phân chia nhiệm vụ rõ ràng, phân chuẩn ủy quyền hợp lý cho cấp lãnh đạo phòng ban để có quyền hạn định giúp sử lý cơng việc nhanh gọn giảm bớt lƣợng việc Ban TGĐ Thực ủy quyền việc duyệt định mức mua sắm cho trƣởng phòng/ ban giúp giảm bớt trách nhiệm cơng việc đơn lẻ cho 103 BTGĐ giúp Trƣởng phịng/ ban có trách nhiệm định thân Lên kế hoạch chi phí cho quý hay năm tiếp theo, lên kế hoạch cụ thể cho khoản đầu tƣ mua sắm năm tới Từ xây dựng đƣợc định mực kế hoạch hoạt động cho Công ty, phân chia định mức cho phòng ban Hạn chế tối đa việc phát sinh chi phí khơng cần thiết Ban TGĐ chủ động việc phê quyệt nguồn chi phí phát sinh năm 3.3.2 Đối với Sở chun ngành, quan Nhà nƣớc Hồn thiện, rà sốt, bổ sung quy định quy trình mua sắm trang thiết bị Y tế nƣớc Các quy định mua sắm trang thiết bị y tế đơn vị sử dụng NSNN đơn vị y tế tƣ nhân Giám sát chặt chẽ thị trƣờng mua bán trang thiết bị y tế công ty mua bán trang thiết bị y tế nƣớc nhập Đối với đơn vị mua bán TTBYT nƣớc cần đƣa quy chuẩn, hay kiểm định chất lƣợng chung phục vụ cho ngành y tế Đối với đơn vị mua TTBYT nhập cần giám sát chặt chẽ giá theo chủng loại mặc hành tránh độc quyền thị trƣờng mặt hàng trôi Xem xét thủ tục đăng ký danh mục kỹ thuật y tế nhiều bất cập dẫn đến sở y tế không chủ động đƣợc việc đầu tƣ TTBYT 104 KẾT LUẬN CHƢƠNG Ở chƣơng 3, tác giả trình bày giải pháp để xây dựng hệ thống KSNB đơn vị dựa thực trạng trình bày chƣơng Các giải pháp đƣợc xây dựng xoay quanh yếu tố hệ thống KSNB Các định hƣớng giải pháp đƣợc xây dựng từ quan điểm kế thừa, tuân thủ quy định Nhà nƣớc đảm bảo cân đối lợi ích chi phí nhƣ tính khả thi, phù hợp với quy mơ, đặc điểm hoạt động Công ty CP Bệnh viên Đa khoa Bình Định Những nhận định tác giả khơng khái qt hết thực trạng quy trình mua sắm TTBYT đơn vị, qua mong muốn góp phần xây dựng hệ thống KSNB quy trình mua sắm TTBYT, giúp lãnh đạo bệnh viện quản lý nguồn lực tốt 105 KẾT LUẬN CHUNG Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định Bệnh viện khu vực Nhƣng đáp ứng đầu đủ năng, nhiệm vụ sở vật chất mà Bệnh viện cần có Khơng đời Bệnh viện khơng nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng sống khám chữa bệnh mà cịn góp phầm giảm bớt áp lực việc tải lƣợng bệnh nhân tuyến Là bệnh viện theo mơ hình xã hội hóa, mơ hình thách thức lớn cho lãnh đạo Tỉnh Công ty Phải vận hành Bệnh viện nhƣ vừa mang lại lợi nhuận mà không quên mang sứ mệnh Bệnh viện Đứng trƣớc thời kỳ khó khăn, địi hỏi Bệnh viện phải xây dựng đƣợc tảng vững hoạt động đƣợc lên kế hoạch cụ thể trƣớc thực hóa; giảm bớt rủi ro đƣa phƣơng hƣớng đắn Kết cấu luận văn gồm chƣơng Trong chƣơng đầu tiên, tác giả trình bày sở lý luận kiểm soát nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế đơn vị y tế Nội dung chƣơng chủ yếu nêu rõ sở báo cáo COSO ta đƣa đƣợc yếu tố KSNB Trong quy trình mua sắm trang thiết bị y tế đơn vị y tế đơn vị công hay đơn vị tƣ phải thực nguyên tắc mua sắm Chƣơng tác giả nêu thực trạng hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm trang thiết bị y tế Công ty Cổ phần Bệnh viện Đa khoa Bình Định thơng qua phân tích quy trình, kế hoạch, sách tồn nội Ở chƣơng 3, tác giả trình bày giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống KSNB đơn vị hữu hiệu hiệu Xuất phát từ quan điểm kế thừa, quan điểm phù hợp, quan điểm đảm bảo cân đối lợi ích chi phí, quan điểm hội nhập nhƣ tính khả thi, tác giả đƣa giải pháp định hƣớng cụ thể để ứng dụng sở tuân thủ nghiêm túc quy định quan Nhà nƣớc 106 Mục đích cuối luận văn từ việc khảo sát thực tế đề giải pháp nhằm xây dựng nâng cao hiệu quy trình mua sắm trang thiết bị y tế bệnh viện Đƣa hƣớng hiệu cho việc lập, thực kế hoạch có nhu cầu đầu tƣ mua sắm trang thiết bị y tế Với việc đƣa giải pháp, hy vọng giúp lãnh đạo bệnh viện có biện pháp quản lý tốt hơn, CBNV, NLĐ bệnh viện chung tay bệnh viện phát triển tƣơng lai Tuy nhiên, thời gian trình độ nghiên cứu cịn hạn chế, chắn luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận đƣợc ủng hộ đóng góp ý kiến quý thầy cô ngƣời quan tâm để đề tài đƣợc hồn thiện tốt DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt [1] Đặng Thuý Anh (chủ biên) (2011), Giáo trình hệ thống kiểm soát nội bộ, Trƣờng Đại học Vinh [2] Bộ Tài (2001), Quyết định 143/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001, Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 400 [3] Bộ Tài (2012), Thơng tƣ số 214/2012/TT-BTC ngày 6/12/2012, Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 315 [4] Bộ Y Tế (1997), Quyết định số 1895/1997/QĐ-BYT ngày 19/9/1997, Quy chế bệnh viện [5] Đậu Ngọc Châu, Nguyễn Viết Lợi (chủ biên) (2013), Giáo trình Lý thuyết kiểm tốn chính, Nxb Tài chính, Hà Nội [6] Chính phủ (2008), Nghị định 169/2018/NĐ-CP ký ngày 31/12/2018, Sửa đổi, bổ sung số điều nghị định 36/2016/NĐ-CP ngày 15/5/2016 quản lý trang thiết bị y tế [7] Chính phủ (2016), Nghị định 36/2016/NĐ-CP ký ngày 15/5/2016 , Về quản lý trang thiết bị y tế [8] Phạm Thu Hằng (2018), Hồn thiện kiểm sốt nội Bệnh viện Đại học Y Hà Nội [9] Dƣơng Trọng Hồi (2017), Hồn thiện KSNB chu trình mua hàng toán Bệnh viện Đa Khoa tỉnh Bình Dương [10] Nguyễn Đƣờng Hƣng (2016), Kiểm sốt nội bộ, NXB giáo dục Việt Nam, Đà Nẵng [11] Đỗ Thị Giang (2015), Tăng cường KSNB chu trình mua bán hàng Bệnh viện Đa khoa thành phố Quy Nhơn [12] Nguyễn Thị Hoài Lê, Nguyễn Lê Cƣờng (đồng chủ biên) (2015), Nguyên lý quản trị rủi ro, Học viện Tài Chính, Nxb Tài Chính [13] Trần Thị Mỹ Lệ (2021), Hồn thành kiểm sốt nội nộ chu trình mua hàng toán Trung tâm kiểm soát tỉnh Bình Định [14] Quốc Hội (2005), Luật thƣơng mại 36/2005/QH11 ký ngày 14/6/2005 [15] Trần Thị Cẩm Thanh cộng (2012), Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua sắm trả tiền doanh nghiệp đại bàn tỉnh Bình Định, đăng tạp chí Kế tốn kiểm tốn [16] Nguyễn Thị Lệ Thúy (2019), Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Trung tâm Kiểm sốt bệnh tật tỉnh Bình Định [17] Thịnh Văn Vinh (2016), Hệ thống KSNB kiểm toán nội theo luật kế toán Việt Nam năm 2015, đăng Tạp chí Tài kỳ, tr.54-61 Tiếng Anh [18] The Committee of Sponsoring Origanzation of the Tread way Commission (2013), “Inthernal Control – Intergrated Frameword Excutive Summary”