Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lí
Chương 6: HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6.1 KHÁI NIỆM HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hiệu quả của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là mức độ kết quả của HTTTQL này mang lại, được thể hiện bằng tiền và được xác định bằng cách so sánh các kết quả thu được từ HTTTQL với những chi phí đã bỏ ra để thực hiện nó. Khi đánh giá hiệu quả kinh tế của HTTTQL là phải xem xét trên hai góc độ: kết quả trực tiếp và kết quả gián tiếp. 6.2 CÁC NGUYÊN TẮC XÁC ĐỊNH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Để đánh giá giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý cần dựa trên hai nguyên tắc: - Đánh giá hiệu quả gián tiếp và hiệu quả trực tiếp - Đánh giá toàn diện 6.2.1 Đánh giá hiệu quả gián tiếp và trực tiếp Để đánh giá hiệu quả gián tiếp, ta sử dụng phương pháp chuyên gia bằng cách đưa ra hệ thống các câu hỏi liên quan đến hiệu quả gián tiếp của hệ thống ứng dụng trong kinh tế và thương mại. Kết quả phân tích đánh giá ý kiến của các chuyên gia cho ta nhận định về hiệu quả gián tiếp của hệ thống Để xác định hiệu quả trực tiếp người ta thường sử dụng các phương pháp lượng hóa cụ thể trên cơ sở số liệu thống kê kế toán. Các yếu tố mang lại hiệu quả bao gồm: Một là Tin học đẩy nhanh các quá trình thống kê, kế toán đảm bảo số liệu chính xác cung cấp cho các bộ phận quản lý Hai là Tin học hóa làm giảm thiểu thời gian và lao động cho các công đoạn xử lý thông tin. Tin học hóa làm tăng năng suất lao động của đội ngũ thư ký và làm giảm đáng kể các chi phí cho soạn thảo và phân phối tài liệu hoặc thông báo trong công tác văn phòng, rút ngắn thời gian từ lúc chuẩn bị đến lúc phân phối thông báo đến tay người sử dụng Ba là nhờ Tin học hóa các quyết đinh quản lý được thông qua trên cơ sở tính toán cụ thể nhằm đảm bảo hiệu quả cao Bốn là nhờ hệ thống thông tin quản lý các nhà lãnh đạo luôn được cấp thông một cách kịp thời, giải phóng họ khỏi các cộng việc tính toán hàng ngày để tập trung vào các vấn đề mang tính chiến lược và chién thuật của đơn vị Phương pháp tính toán hiệu quả trực tiếp và gián tiếp của hệ thống thông tin quản lý cũng tương tự như đối với các dự án đầu tư công nghệ khác, được xác định trên cơ sở so sánh các chi phí bỏ ra với các kết quả thu được. Để phân tích hiệu quả người ta thường tiến hành so sánh các tình huống có và không có dự án. Có 3 trường hợp xảy ra Trường hợp 1 : Sản xuất trước khi có hệ thống thông tin quản lý không gia tăng, nhờ có hệ thống thông tin quản lý mà sản xuất tăng lên đáng kể Trường hợp 2 : Sản xuất đang phát triển, nhờ có hệ thống thông tin quản lý mà tốc độ phát triển tăng nhanh hơn Trường hợp 3 : Sản xuất đang suy giảm, nhờ có hệ thống thông tin quản lý đã góp phần ngăn chặn sự suy giảm 6.2.2 Đánh giá toàn diện Theo EM Awad có thể sử dụng tiêu chuẩn tổng quát sau đây để đánh giá độ tin cậy và chất lượng của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý - Tiêu chuẩn 1 : Độ chính xác của SP thông tin xuất - Tiêu chuẩn 2 : Thời gian đáp ứng yêu cầu về thông tin - Tiêu chuẩn 3 : Năng lực xử lý 1 khối lượng thông tin - Tiêu chuẩn 4 : Độ an toàn tin cậy của thông tin - Tiêu chuẩn 5 : Có tài liệu hướng dẫn cụ thể và rõ ràng Trong thực tế người ta thường sử dụng một hệ thống các chỉ tiêu để đánh giá phần cứng, phần mềm và chất lượng dịch vụ của hệ thống thông tin quản lý a. Các tiêu chuẩn đánh giá phần cứng - Công suất : Tốc độ xử lý, dung lượng bộ nhớ - Giá cả : Chi phí mua sắm, chi phí vận hành và bảo dưỡng hệ thống - Hiệu năng : Độ tin cậy các biện pháp sửa chữa sai sót - Tương thích : có khả năng tương thích cao với các thế hệ máy tính khác nhau - Môđun hóa : cho phép nâng cấp khi bổ sung một module mới - Công nghệ : sử dụng công nghệ tiên tiến - Khả năng kết nối : dễ dàng kết nối mạng LAN,WAN,INTERNET - Bảo trì : Có điều kiện bảo trì thuận tiện b. Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm - Hiệu năng : Có tính năng cao, ít tốn bộ nhớ - Tính mềm dẻo : Có khả năng xử lý trong mọi trường hợp - Độ tin cậy : Có thủ tục kiểm tra và duy trì độ tin cậy - Ngôn ngữ : sử dụng ngôn ngữ lập trình bậc cao, tiên tiến thế hệ mới nhất - Tài liệu hướng dẫn : Có tài liệu hướng dẫn đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu - Giá cả : hợp lý c. Các tiêu chuẩn đánh giá dịch vụ thông tin - Năng suất: Xử lý được khối lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng - Đầy đủ : Cung cấp đủ các thông tin cho các đối tượng có nhu cầu - Kịp thời: Các thông tin được cung cấp kịp thời - Chính xác: Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối của thông tin - Bảo mật :Bảo đảm tính bí mật an toàn của các dòng thông tin 6.3 CÁC CHỈ TIÊU XÁC ĐỊNH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Trên cơ sử nghiên cứu qui trình thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý chúng ta có thể xác định các chi phí xây dựng, thiết kế, và cài đặt hệ thống thông tin quản lý bao gồm: 6.3.1 Các khoản chi: a.Chi phí cố định C1: chi phí cho nghiên cứu, thiết kế hệ thống ; C2: chi phí phần cứng; C3: chi phí phần mềm; C4: chi phí chuyển đổi, cài đặt hệ thống; C5: chi phí đào tạo cán bộ; C6. chi phí cho dữ liệu; b.Chi phí biến động C7: chi phí bảo trì hệ thống thông tin; C8: chi phí khai thác và quản lý hệ thống; C9: chi phí văn thư, hành chính, điện .; C10: các chi phí khác; TCP: tổng chi phí cho xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý TCP=c1+ … +c10 6.3.2 Các khoản thu: T1: Do giá trị các thông tin đã cung cấp mang lại; T2: Do giảm cán bộ trong lĩnh vực thông tin ; T3: Do cung cấp các dịch vụ thông tin; T4: Do tận dụng được các cơ hội trong kinh doanh; T5: Do tránh được rủi ro; T6. Các khoản thu khác; TT: Tổng các khoản thu do sử dụng hệ thống thông tin quản lý TT= t1+…+ t6 6.3.3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả: Để thẩm định hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý chúng ta thường sử dụng 2 chỉ tiêu chính sau đây : - Chỉ tiêu 1 : Giá trị hiện tại ròng NPV(Net Present value) của hệ thống thông tin quản lý iii1C-PNPV(1 r)ni==+∑ Ci : Chi phí đầu tư năm thứ i Pi : Lợi ích thu được năm thứ i r : Tỷ lệ chiết khấu - Chỉ tiêu 2 : Chỉ số doanh lợi PI (Profitability Index) của hệ thống thông tin quản lý niii=1ii1P(1 r)PIC(1 r)ni=+=+∑∑ Ci : Chi phí đầu tư năm thứ i Pi : Lợi ích thu được năm thứ i r : Tỷ lệ chiết khấu 6.4 LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN ĐẦU TƯ CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Giả sử qua kết quả nghiên cứu người ta đề xuất 4 phương án đầu tư cho hệ thống thông tin. Yêu cầu tính tóan một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của mỗi phương án. Giả sử tỷ lệ chiết khấu của dự án là 20%. Phương án 1: Hệ thống tin học hóa đồng bộ xử lý theo chế độ thời gian thực. ĐVT : Triệu đồng Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4 Khảo sát thiết kế 20 Mua sắm phần cứng 250 Thiết kế phần mềm 100 Chi phí cài đặt 5 Chi phí bảo hành 5 Chi phí đào tạo 5 Tổng chi phí 385 5 5 5 Tổng lợi ích 100 200 250 350 • Giá trị hiện tại ròng NPV =206,08 triệu đồng • Chỉ số doanh lợi PI =1.625% Phương án 2: Hệ thống tin học hóa đồng bộ, xử lý thông tin theo lô ĐVT : Triệu đồng Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4 Khảo sát thiết kế 20 Mua sắm phần cứng 250 Thiết kế phần mềm 120 Chi phí cài đặt 5 Chi phí bảo hành 5 Chi phí đào tạo 5 Tổng chi phí 405 5 5 5 Tổng lợi ích 100 150 250 310 • Giá trị hiện tại ròng NPV =135,4 triệu đồng • Chỉ số doanh lợi PI =1.391% Phương án 3: Hệ thống tin học hóa từng phần, theo chế độ thời gian thực ĐVT : Triệu đồng Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4 Khảo sát thiết kế 10 Mua sắm phần cứng 90 Thiết kế phần mềm 40 Chi phí cài đặt 5 Chi phí bảo hành 5 Chi phí đào tạo 5 Tổng chi phí 155 5 5 5 Tổng lợi ích 30 60 90 120 • Giá trị hiện tại ròng NPV =38,68 triệu đồng • Chỉ số doanh lợi PI =1.28% Phương án 4: Hệ thống tin học hóa từng phần, xử lý thông tin theo lô ĐVT : Triệu đồng Chi phí Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ 3 Năm thứ 4 Khảo sát thiết kế 15 Mua sắm phần cứng 80 Thiết kế phần mềm 50 Chi phí cài đặt 4 Chi phí bảo hành 4 Chi phí đào tạo 5 Tổng chi phí 158 5 5 5 Tổng lợi ích 30 65 95 105 • Giá trị hiện tại ròng NPV =35,31 triệu đồng • Chỉ số doanh lợi PI =1.251% So sánh các phương án Các phương án NPV (triệu đồng) PI (%) Phương án 1 206,08 162,5 Phương án 2 134,40 139,1 Phương án 3 38,68 128,0 Phương án 4 35,31 125,1 Dựa vào kết quả so sánh trên ta thấy Phương án 1 là hiệu quả hơn cả 6.5 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ: - Làm tốt công tác phân tích, thiết kế hệ thống thông tin - Chọn phương án hợp lý - Lựa chọn phần cứng tốt, đúng chủng loại, giá cả hợp lý - Lựa chọn phần mềm tốt, giá cả hợp lý - Sử dụng nhân viên vận hành tốt - Có giải pháp bảo mật thông tin - Chấp hành đầy đủ nội quy an toàn sử dụng hệ thống thông tin quản lý - Quản lý tốt dự án tin học hóa (Con người tham gia dự án phải có chuyên môn, có đạo đức nghề nghiệp, …) CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6 1. Các nguyên tắc xác định hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 2. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý Các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý . 6: HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6.1 KHÁI NIỆM HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hiệu quả của hệ thống thông tin quản. hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 2. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý Các giải pháp nâng cao hiệu quả