Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh và ứng dụng hệ thống thông tin tại công ty tnhh sản xuất thương mại bánh bao gia phú

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG KHOA QUẢN TRỊ - KINH TẾ QUỐC TẾ CHỦ ĐỀ: HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI BÁNH BAO GIA PHÚ MÔN HỌC: TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN GVHD: Phan Thị Hời inh viên thực hiện: Nhóm Tp Biên Hòa - 2022 Mục lục NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ HTTT SẢN XUẤT KINH DOANH 1.1 Khái niệm: .4 1.1.1 Khái niệm sản xuất: .4 1.1.2 Khái niệm HTTT sản xuất kinh doanh 1.2 Phân loại HTTT sản xuất theo mức quản lí: 1.2.1 Phân hệ thông tin sản xuất tác nghiệp 1.2.2 Phân hệ thông tin sản xuất chiến thuật 12 1.2.3 Phân hệ thông tin kinh doanh chiến lược .18 CHƯƠNG II: TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI BÁNH BAO GIA PHÚ 21 2.1 Giới thiệu TNHH sản xuất thương mại bánh bao Gia Phú: 21 2.1.1 Thông tin chung: .21 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh: 21 2.1.3 Sơ đồ tổ chức: 22 2.2 Ứng dụng HTTT Công ty TNHH sản xuất thương mại Bánh bao Gia Phú 23 2.2.1 Các thành phần HTTT Công ty TNHH sản xuất thương mại Bánh bao Gia Phú .23 2.2.2 Ứng dụng HTTT quản lý mua hàng dự trữ Công ty TNHH sản xuất thương mại Bánh bao Gia Phú 25 2.2.3 Một số lưu ý quan trọng quy trình mua hàng: 29 2.2.4 Quản lý quy trình dự trữ: 30 2.2.5 Ứng dụng HTTT quản lý sản xuất phân phối Công ty TNHH sản xuất thương mại Bánh bao Gia Phú 31 2.2.5.1 Hoạch định sản xuất .31 2.2.5.2 Yêu cầu sản xuất 32 2.2.5.3 Lệnh sản xuất 32 2.2.5.4 Lịch sản xuất 33 2.2.5.5 Thống kê sản xuất 33 2.2.5.6 Hoàn thành đóng lệnh sản xuất 33 2.2.6 Quản lý quy trình phân phối .34 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HTTT SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI BÁNH BAO GIA PHÚ .37 3.1 Ưu điểm 37 3.2 Nhược điểm .37 3.3 Đề xuất giải pháp cho HTTT Công ty… 37 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ HTTT SẢN XUẤT KINH DOANH 1.1 Khái niệm: 1.1.1 Khái niệm sản xuất: Sản xuất hoạt động tổ chức nhằm biến nguyên vật liệu, trí tuệ lượng thành sản phẩm cung cấp cho thị trường nhằm mục đích thu lợi nhuận Các hoạt động sản xuất bao gồm hai nhóm chính: - Các hoạt động cần thiết để chuẩn bị cho trình sản xuất như: • Thiết kế xây dựng nhà máy sản xuất; • Đánh giá lựa chọn địa điểm sản xuất; • Đánh giá lập kế hoạch phát triển cơng nghệ; • Xác định tiến trình sản xuất, quy trình thiết kế sản phẩm; • Đặt mục tiêu sản xuất để đáp ứng yêu cầu dự báo bán hàng phận Marketing đặt - Các hoạt động sản xuất sản phẩm mà hệ thống Marketing dự định đưa vào kinh doanh, cụ thể là: • Mua sắm, lưu trữ đảm bảo sẵn sàng nguyên vật liệu yếu tố sản xuất cần thiết khác cho trình sản xuất • Lên kế hoạch cho thiết bị, điều kiện sản xuất lược lượng sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh phận Marketing • Thiết kế kiểm nghiệm sản phẩm • Sản xuất yêu cầu số lượng, chất lượng khuôn khổ chi phí ngân sách theo dự tốn vào thời điểm mục tiêu sản xuất đặt Sản xuất dây chuyền gồm nhiều công đoạn, mà sau công đoạn giá trị sử dụng cộng thêm cho sản phẩm Một cách tổng quát, dây chuyền sản xuất bao gồm nhóm hoạt động sau: - Mua nguyên vật liệu: Hoạt động nhằm tìm kiếm mua nguyên vật liệu thiết bị cần thiết để làm sản phẩm Số lượng chủng loại nguyên vật liệu cần mua phụ thuộc vào yêu cầu để làm sản phẩm mức tồn Việc mua hàng thường kèm theo hoạt động đặt hàng, toán tiền, kiểm kê kiểm tra chất lượng loại nguyên vật liệu thiết bị trước nhập kho - Dự trữ: Mục đích dự trữ đảm bảo nguồn nguyên liệu nhằm đáp ứng cho dây chuyền sản xuất điều kiện không chắn mức độ sử dụng chúng Tuy mức độ dự trữ nhiều dây chuyền ổn định, chi phí dự trữ Do đó, hoạt động chủ yếu hoạch định trì mức độ dự trữ nguyên liệu hợp lý cho công đoạn sản xuất - Sản xuất: Sản xuất hoạt động để biến đổi nguyên liệu thành sản phẩm cung cấp cho thị trường, bao gồm thiết kế sản phẩm lập kế hoạch sản xuất sản phẩm dựa việc xem xét suất, nguồn lực, chất lượng sản phẩm trang thiết bị dùng để sản xuất Vấn đề HTTT quản lý sản xuất sản xuất sản phẩm có chất lượng số lượng thỏa mãn thị trường với thời gian chi phí chấp nhận - Phân phối: bao gồm hoạt động nhập xuất hàng từ nơi mua nguyên liệu đến nơi lưu trữ, từ kho lưu trữ đến nơi sản xuất từ nơi sản xuất đến nơi bán hàng Do vấn đề cần quan tâm phải tối ưu thời gian chi phí vận chuyển 1.1.2 Khái niệm HTTT sản xuất kinh doanh Các HTTT quản lý sản xuất cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, điều hành quản lý sản xuất Hệ thống kiểm sốt gần tồn giai đoạn trình chuẩn bị điều kiện để tổ chức sản xuất trình biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm Với HTTT quản lý sản xuất tốt, người quản lý định cách thức tổ chức sản xuất phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất,… Từ đó, tổ chức có sản phẩm với chất lượng chi phí hợp lý a) Các chức HTTT sản xuất: Các HTTT sản xuất kinh doanh cung cấp công cụ cho tất nhà quản lý để cải tiến suất đem lại lợi cạnh tranh cho tổ chức doanh nghiệp gồm chức sau: - Trợ giúp cho trình quản lý hàng dự trữ - Kiểm tra chất lượng yếu tố đầu vào/đầu trình sản xuất - Dự trữ giao/nhận hàng dự trữ - Hoạch định theo dõi lực sản xuất - Thiết kế sản phẩm dịch vụ - Hoạch định điều kiện sản xuất - Phân chia nguồn nhân lực - Kiểm tra kế hoạch sản xuất - Tìm kiếm cơng nghệ sử dụng sản xuất - Thiết kế sản phẩm công nghệ b) Sơ đồ luồng liệu vào/ra HTTT sản xuất: Mục tiêu lớn HTTT sản xuất cung cấp sản phẩm dịch vụ với chất lượng cao với chi phí thấp HTTT sản xuất kiểm sốt gần tồn giai đoạn trình biển đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm Ngồi số nguồn thơng tin từ bên ngoài, đầu vào HTTT sản xuất chủ yếu thơng tin nội bộ, thơng tin từ kế hoạch chiến lược sách kinh doanh, thông tin từ hệ thống xử lý giao dịch thông tin tồn kho, thông tin nhân sự, thơng tin đơn hàng Hình 1.1.2 mơ tả sơ đồ tổng quan HTTT sản xuất kinh doanh Hình 1.1.2: Mơ hình HTTT sản xuất kinh doanh HTTT sản xuất kinh doanh nhận thơng tin có tính định hướng từ kế hoạch chiến lược tổ chức Trong kế hoạch này, mục tiêu chất lượng, sản phẩm dịch vụ ràng buộc khác xác định rõ ràng Thông tin khả mở rộng hay thu hẹp sở sản xuất, kế hoạch nâng cao lực sản xuất, giới hạn nguồn nhân lực thay đổi chiến lược trữ hàng thông tin đầu vào quan trọng mà HTTT sản xuất có từ kế hoạch chiến lược tổ chức HTTT sản xuất kinh doanh sử dụng thông tin đa dạng khác từ hệ thống xử lý giao dịch nghiệp vụ để thực chức cung cấp thơng tin hỗ trợ q trình định sản xuất Cụ thể, liệu từ hệ thống nhận kiểm tra hàng hố, ngun vật liệu HTTT sản xuất dùng để lên báo cáo theo dõi số lượng, chất lượng hạn hàng giao nhà quản lý sản xuất có sở để kiêm sốt nhà cung cấp nguyên vật liệu tổ chức Các thông tin đầu HTTT quản lý sản xuất bao gồm báo cáo báo cáo kế hoạch nguyên vật liệu, báo cáo kiểm tra chất lượng sản phẩm, lịch sản xuất, mẫu sản phẩm,…các định chiến lược sản xuất (phương án xây dựng nhà máy sản xuất, lựa chọn địa điểm sản xuất, công nghệ sản xuất…) 1.2 Phân loại HTTT sản xuất theo mức quản lí: Dưới góc độ quản lý, HTTT quản lý sản xuất tổ chức, doanh nghiệp chia thành mức: mức chiến lược, mức chiến thuật mức tác nghiệp Mức quản lý Chiếến lược Các phân hệ thông tn sản xuâất HTTT l p ậ kếế hoạch định vị DN HTTT đánh giá l pậ kếế hoạch công nghệ Chiếến thuật HTTT quản trị kiểm soát hàng trữ HTTT ho ch đ nh ị nhu cầầu NVL (MRP) HTTT dự trữ nơi, lúc (JIT) HTTT ho ch đ nh ị l ực s nả xuầết HTTT điếầu đ ộs nả xuầết HT thiếết kếế phát triển sản phẩm Tác nghiệp HTTT mua hàng, nhận hàng, giao hàng HTTT ki m ể tra chầết lượng HTTT kếế tốn chi phí giá thành Bảng 1.2: Các HTTT sản xuất kinh doanh theo mức quản lý Hệ thống thông tin sản xuất tổ chức doanh nghiệp thường hỗ trợ nhà quản lý việc định tác nghiệp chiến thuật: Thu thập báo cáo thơng tin tình hình hoạt động sản xuất đơn vị 1.2.1 Phân hệ thông tin sản xuất tác nghiệp Các hệ thống thông tin tác nghiệp hỗ trợ chức sản xuất phân hệ mua hàng, giao hàng, quản lý chất lượng…, trợ giúp công việc dây chuyền sản xuất - Hệ thống thông tin mua hàng Hệ thống có chức trì liệu giai đoạn trình cung cấp nguyên vật liệu hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất, ví dụ tệp liệu đơn hàng tệp bảng giá nguyên vật liệu hàng hóa phục vụ sản xuất làm sở lựa chọn nhà cung cấp hay mở Để có hàng hóa đầy đủ đặn phục vụ trình sản xuất, HTTT quản lý mua hàng cần thực chức cụ thể sau: – Quản lý mua hàng, bao gồm mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất loại phụ kiện, trang thiết bị phục vụ sản xuất, bảo trì, sửa chữa vận hành Quá trình mua sắm bao gồm định mua sắm, phát hành đơn đặt hàng, liên hệ với nhà cung cấp… Nội dung mua sắm bao gồm chủng loại hàng, số lượng, giá, ngày chuyển giao, địa giao hàng, phương thức toán khoản tiền trả Đây loại liệu quan trọng mơ tả chi tiết cho q trình mua sắm mà HTTT cần phản ánh đầy đủ, xác kịp thời + Phân hệ mua hàng: trì liệu cung cấp báo cáo giai đoạn trình mua hàng với tệp liệu tệp đơn hàng, hàng mua, tệp nguyên vật liệu, tệp nhà cung cấp… + Phân hệ nhận hàng: trì liệu cung cấp báo cáo nhận hàng với đầy đủ thông tin ngày nhận hàng, mã tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng hàng đặt hàng thực nhận… – Quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu HTTT cần trợ giúp giám sát phát mức tiêu thụ bất thường công đoạn sản xuất phận để tìm nguyên nhân giải trước đưa định – Chọn nhà cung cấp Các hoạt động mua sắm thường phục vụ cho kế hoạch sản xuất dài hạn tổ chức nên tổ chức cần quan tâm đến sách giá, chất lượng hàng hóa, dịch vụ, mức độ hỗ trợ kỹ thuật lực cung cấp hàng nhà cung cấp Vì vậy, HTTT cần có khả tìm kiếm so sánh nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp phù hợp – Đàm phán giám sát việc thực thi hợp đồng Khi thực mua hàng, hợp đồng mua bán với nhà cung cấp cần phải qua đàm phán giá cả, chất lượng hàng hóa, đợt chuyển hàng, phương thức toán… HTTT cần phải lưu vết đầy đủ, chi tiết điều khoản thỏa thuận bên để làm sở cho trình thực hợp đồng HTTT cần theo dõi suốt q trình thực hợp đồng để phịng ngừa rủi ro điều chỉnh điều khoản kịp thời - Hệ thống thông tin nhận hàng Mỗi nhận hàng, cần có kiểm nhận cẩn thận xác số lượng chất lượng hàng giao nhận nhằm cung cấp thông tin cho phận liên quan phận công nợ phải trả, phận kho phận sản xuất Một báo cáo nhận hàng thường gồm thơng tin về: • Ngày nhận hàng • Số hiệu tên nhà cung cấp • Số hiệu đơn đặt hàng đơn vị • Mã hiệu mơ tả mặt hàng giao nhận, • Số lượng đặt mua số lượng thực giao nhận • Thơng tin tình trạng hư hỏng hàng hóa lúc giao nhận (nếu có) Những dạng thơng tin cung cấp hệ thống thông tin nhận hàng - Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng Hệ thống thông tin cung cấp thông tin tình trạng sản phẩm trình vận động chúng từ dạng nguyên vật liệu đến sản phẩm dở dang dạng thành phẩm nhập kho Hệ thống kiểm tra chất lượng đảm bảo rằng, nguyên vật liệu hàng hóa mua sắm phục vụ q trình sản xuất đạt chuẩn mực yêu cầu đặt chúng Các hệ thống kiểm soát chất lượng chu trình sản xuất Các thơng tin kiểm tra chất lượng sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: 10 2.2.2.1 Lập đề nghị mua hàng: Nghiệp vụ mua hàng có đơi nét khác biệt khơng lớn mua hàng nước nhập Ở viết này, GESO chủ yếu đề cập đến việc mua hàng nước Nhu cầu mua hàng thường bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất nhu cầu riêng lẻ phòng ban dụng cụ, tài sản phục vụ công việc Bộ phận phát sinh nhu cầu lập đề nghị gửi đến phòng mua hàng để chờ duyệt Nếu đề nghị mua hàng thông qua nhân viên mua hàng tiến hành tìm kiếm NCC 2.2.2.2 Lập đề nghị báo giá: Đồng thời đề nghị báo giá gửi đến nhà cung cấp đơn vị để thẩm định/đánh giá lại Điều giúp tìm NCC phù hợp với điều kiện phận lập đề nghị mua hàng 2.2.2.3 Theo dõi báo giá NCC: Đây bước quan trọng quy trình mua hàng Các báo giá từ nhà cung cấp gửi ghi nhận Hệ thống tự động hóa nhân viên phịng mua hàng lựa chọn NCC có khả đáp ứng tốt tiêu chí điều kiện xây dựng trước Theo dõi báo giá nhà cung cấp tiềm 26 Trong quy trình mua hàng, phê duyệt báo giá thường ban lãnh đạo doanh nghiệp thực dựa thông tin sau:   Cùng mặt hàng, tiến hành so sánh báo giá nhà cung cấp khác với điều kiện mua hàng Cùng mặt hàng, so sánh báo giá cũ NCC khác 2.2.2.5 Lập hợp đồng/ đơn mua hàng: Chỉ chuyển đến bước quy trình mua hàng chọn đơn vị cung cấp phù hợp Nhân viên phòng mua hàng tiến hành lập hợp đồng mua hàng (ghi nhận thông tin báo giá, điều khoản toán, thời điểm giao hàng) Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp để hợp đồng bên Nếu hợp đồng cần nhiều lần ký kết lập đơn hàng cho thời điểm thực Thông tin in hàng phụ thuộc vào điều khoản cam kết hợp đồng Đơn hàng lưu chuyển đến phận, phòng ban liên quan như: kế toán, phận kho, để theo dõi thực Hợp đồng mua hàng ký kết bên 2.2.2.6 Lập đề nghị nhập hàng đề nghị kiểm hàng: Trong quy trình mua hàng, bước quan trọng trước nhập kho Để đảm bảo khơng phát sinh vấn đề vào thời điểm nhập hàng, phòng mua hàng lập đề nghị nhập hàng đề nghị kiểm hàng gửi đến phòng ban liên quan theo dõi thực Với quy trình mua hàng thủ cơng, q trình tốn nhiều thời gian thay tích hợp hệ thống quản trị doanh nghiệp Các phịng ban liên quan tự thơng báo vào quy trình đến cơng việc 27 2.2.2.7 Nhập kho hàng hóa Bộ phận kho kiểm định/kiểm tính hàng hóa vận chuyển đến trước nhập kho Tiêu chuẩn kiểm tra thông tin hợp đồng, bao gồm: số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách hàng hóa, Các sản phẩm khơng đạt tiêu chuẩn thơng tin đến phịng mua hàng thực quy trình đổi/trả hàng hóa Ngược lại, mặt hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho Trong hàng hóa nhập kho, phận kho ghi nhận số lượng, cịn thơng tin giá bổ sung phịng mua hàng 2.2.2.8 Thanh tốn kết thúc quy trình mua hàng: Phịng mua hàng hóa đơn nhà cung cấp điều khoản hợp đồng để lập hồ sơ toán Nếu hồ sơ duyệt phịng kế tốn tiến hành toán cho NCC Ngược lại, kế toán thực phản hồi lại phòng mua hàng để bổ sung chỉnh sửa thông tin 28 2.2.3 Một số lưu ý quan trọng quy trình mua hàng: 2.2.3.1 Thời điểm cần có hàng: Để đạt hiệu kinh doanh tốt nhất, doanh nghiệp cần tăng doanh số bán hàng cải thiện chi phí vận hành sản xuất Do đó, thời điểm có hàng đóng vai trị quan trọng - giúp đơn vị thực theo dõi, kiểm sốt dịng lưu chuyển ngun vật liệu đầu vào Doanh nghiệp biết nên tiến hành đặt hàng để nguyên vật liệu vận chuyển thời gian hẹn trước đảm bảo cam kết chất lượng Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho hàng hóa tối đa nguồn vốn cho hội tiềm khác Xác định thời điểm nhập hàng để tối ưu vốn sử dụng 2.2.3.2 Số lượng sản xuất mức tồn kho an toàn: Khi tiến hành mua hàng, nhân viên cần kế hoạch sản xuất khả sử dụng nguyên vật liệu để tính số lượng hàng cần đặt Có thể hiểu đơn giản số lượng đặt hàng kinh tế quy trình mua hàng Một số trường hợp, định mua hàng chịu điều chỉnh từ mức tồn kho an tồn Do đó, quy trình mua hàng phải đảm bảo điều kiện sản xuất tổng lượng hàng tồn kho khơng nhiều hạn mức kho 29 2.2.3.3 Tình hình đợi hàng từ nhà cung cấp: Với loại nguyên vật liệu, nhà cung cấp có mức giá khác Ví dụ, hàng nhập từ nước ngồi có thời gian giao nhận lâu phát sinh số chi phí định Đối với doanh nghiệp thời gian chờ vận chuyển hàng ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất 2.2.4 Quản lý quy trình dự trữ kho Sơ đồ quy trình dự trữ kho Quản lý dự trữ việc tổ chức quản lý tất công việc, liệu liên quan đến công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ cách hiệu giảm chi phí Một cách cụ thể hoá, quản lý dự trữ tổ chức thực việc sau: - Nhận hàng: Đo lường kiểm tra tình trạng hàng hố ngun liệu trước nhập kho theo hoá đơn hay phiếu giao hàng - Dự trữ hàng: Thực việc lưu giữ hàng hoá hay nguyên vật liệu an toàn, phương pháp đảm bảo số lượng chất lượng - Kiểm tra hàng: Xác định kiểm tra hàng hoá hay nguyên liệu theo định kỳ hay đột xuất cần thiết nhằm đảm bảo hàng hố ln tình trạng tốt khơng bị thất đồng thời đảm bảo nguyên tắc phương pháp kiểm tra theo qui định công ty - Ghi sổ: Tiến hành ghi chép quản lý liệu liên quan đến tồn hàng hố nhập xuất kho nhằm cập nhật thông tin để định dự trữ hiệu - Sắp xếp: Sắp xếp hàng hoá kho theo nguyên tắc trật tự nhằm làm hấp dẫn khách hàng đồng thời tạo thuận tiện cho việc quan sát, kiểm kê, lấy hàng cần thiết - Đặt mua hàng: Xác định số lượng dự trữ cần thiết cho không thừa, không thiếu lập dự trù đặt mua hàng theo thời điểm số lượng chủng loại 30 2.2.5 Ứng dụng HTTT quản lý sản xuất phân phối Công ty TNHH sản xuất thương mại Bánh bao Gia Phú 2.2.5.1 Quản lý quy trình sản xuất Sơ đồ quy trình sản xuất 2.2.5.2 Hoạch định sản xuất 2.2.5.3 Xác định nhu cầu sản xuất Nhu cầu sản xuất xác định dựa vào kế hoạch sản xuất phận sản xuất lập theo kỳ (có thể năm/quý/tháng/tuần) theo kế hoạch kinh doanh công ty hay đơn hàng khách đặt Đối với đơn hàng khách, mặt hàng thay đổi thường xuyên dựa vào nhu cầu khách hàng Chính thường chúng không lên kế hoạch sản xuất trước, có kế hoạch sau có đơn hàng Mục tiêu: kiểm tra lượng sản phẩm tồn kho cơng đoạn, tích lượng sản phẩm cần sản xuất công đoạn 2.2.5.4 Xây dựng định mức sản xuất Bộ phận nghiên cứu phát triển sản phẩm đưa sản phẩm cần phải thiết lập định mức sản xuất Gồm có:  Định mức nguyên liệu  Định mức phế liệu 31  Định mức chi phí sản xuất 2.2.5.5 Hoạch định nhu cầu nguyên liệu Dựa vào kết công việc đây, bạn tính nhu cầu bán thành phẩm cho công đoạn cần sử dụng, tồn kho để từ tính lượng bán thành phẩm cho công đoạn cần sản xuất doanh nghiệp  Tính  So lượng nguyên liệu cần dùng sánh tồn kho sẵn sàng  Tính lượng ngun liệu cịn thiếu cần bổ sung 2.2.5.6 Yêu cầu sản xuất Sau bước hoạch định nhiều cơng việc tính tốn ta chia nhỏ số để lập yêu cầu sản xuất cho nhà máy, phân xưởng Yêu cầu sản xuất tự sản xuất hay u cầu gia cơng bên ngồi 2.2.5.7 Lệnh sản xuất Ở bước này, yêu cầu sản xuất chia cho công đoạn/tổ/dây chuyền để thực 32 2.2.5.8 Lịch sản xuất Phân công máy nào, ca nào, ngày thực lệnh sản xuất  Lập danh sách công việc cần làm ngày, tuần, tháng  Đưa mục tiêu tương ứng  Ưu tiên xếp theo thứ tự công việc  Linh hoạt việc thực kế hoạch  Kiểm tra thực kế hoạch 2.2.5.9 Thống kê sản xuất Công đoạn cần phải thống kê chi tiết nội dung sau:  Xuất  Báo nguyên liệu phân xưởng cáo sản xuất: sản phẩm, phế phẩm, phế liệu, nguyên liệu sử dụng  Nhập lại nguyên liệu thừa, chuyển cho lệnh sản xuất khác 2.2.5.10 Hồn thành đóng lệnh sản xuất Mỗi lệnh sản xuất sau hồn thành (có thể sản xuất xong ngừng chừng) phải tiến hành tổng kết, kiểm tra đóng để xác nhận hồn thành 33 2.2.6 Quản lý quy trình phân phối Nhà Sản Xuất Nhà Sản Xuất Nhà Sản Xuất Nhà Sản Xuất Đại Lý Nhà Bán Sỉ Nhà Bán Lẻ Khách Hàng Tiêu Dùng Sơ đồ quy trình phân phối 2.2.6.1 Xử lý đơn đặt hàng Việc phân phối sản phẩm vật chất đơn đặt hàng khách hàng Ngày doanh nghiệp cố gắng rút ngắn chu kỳ đặt hàng - chuyển tiền, tức khoảng thời gian từ đưa đơn đặt hàng đến toán Chu kỳ bao gồm nhiều bước, nhân viên bán hàng chuyển đơn hàng, đăng ký đơn đặt hàng đối chiếu công nợ khách hàng, lên kế hoạch dự trữ tiến độ sản xuất, gửi hàng hóa đơn tính tiền, nhận tiền tốn Chu kỳ kéo dài mức độ hài lòng khách hàng lợi nhuận doanh nghiệp thấp Lượng hàng đặt thêm tối ưu xác định cách xem xét tổng chi phí xử lý đơn đặt hàng thực lưu kho mức đặt hàng khác 34 2.2.6.2 Lưu kho Mọi doanh nghiệp phải tồn trữ bảo quản hàng chờ bán Việc lưu kho sản phẩm cần thiết chu kỳ sản xuất tiêu thụ trùng khớp với Nhiều loại nông sản sản xuất theo mùa, nhu cầu liên tục Việc lưu kho khắc phục sai lệch số lượng thời gian mong muốn Doanh nghiệp phải định số lượng qui mô địa điểm cần thiết để bảo quản sản phẩm Có nhiều địa điểm bảo quản nghĩa đưa hàng tới cho khách hàng nhanh Tuy nhiên, lại làm tăng chi phí lưu kho Số lượng địa điểm bảo quản phải đảm bảo cân đối mức độ phục vụ khách hàng chi phí phân phối 2.2.6.3 Hàng tồn kho Mức dự trữ hàng mộ định quan trọng phân phối vật chất có ảnh hưởng tới việc thỏa mãn khách hàng Các nhân viên bán hàng muốn doanh nghiệp họ tồn trữ đủ hàng để đáp ứng đơn đặt hàng khách hàng Tuy nhiên chi phí hiệu doanh nghiệp dự trữ hàng nhiều Chi phí dự trữ hàng tăng lên với tốc độ nhanh dần mức độ phục vụ khách hàng tiến gần đến 100% Việc thơng qua định dự trữ hàng địi hỏi phải biết cần đặt thêm hàng đặt thêm Khi mức dự trữ cạn dần, ban lãnh đạo cần phải biết giảm tới mức phải đặt thêm hàng Mức tồn kho gọi điểm đặt hàng hay (tái đặt hàng) Điểm đặt hàng 50 có nghĩa phải tái đặt hàng lượng tồn kho 50 đơn vị sản phẩm Điểm đặt hàng phải cao thời gian chờ thực đơn hàng dài, tốc độ sử dụng lớn tiêu chuẩn dịch vụ cao Nếu thời gian chờ đợi thực đơn hàng tốc độ tiêu hao khách hàng thay đổi, phải xác định điểm đặt hàng cao để đảm bảo lượng tồn kho an toàn Điểm đặt hàng cuối phải đảm bảo cân đối rủi ro cạn nguồn hàng dự trữ với chi phí dự trữ mức Một định tồn kho khác đặt thêm hàng Mỗi lần đặt hàng khối lượng lớn số lần đặt hàng Doanh nghiệp cần cân đối chi phí xử lý đơn đặt hàng chi phí dự trữ hàng Chi phí xử lý đơn đặt hàng gồm chi phí chuẩn bị chi quản lý mặt hàng Nếu chi phí chuẩn bị thấp, nhà sản xuất sản xuất mặt hàng thường xun chi phí cho mặt hàng hồn tồn ổn định chi phí quản lý Nếu chi phí chuẩn bị cao, người sản xuất giảm bớt chi phí trung bình tính đơn vị sản phẩm cách sản xuất trì lượng hàng dự trữ dài ngày Chi phí xử lý đơn đặt hàng cần so sánh với chi phí dự trữ Mức dự trữ bình qn lớn chi phí dự trữ cao Những chi phí dự trữ hàng gồm phí lưu kho, phí vốn, thuế bảo hiểm, khấu hao hao mịn vơ hình Chi phí dự trữ chiếm đến 30% giá trị hàng dự trữ 35 Điều có nghĩa người quản trị marketing muốn doanh nghiệp dự trữ nhiều hàng phải chứng minh lượng hàng dự trữ lớn đem lại phần lợi nhuận gộp tăng thêm lớn phần chi phí dự trữ tăng thêm 2.2.6.4 Xác định lượng đặt hàng tối ưu Lượng đặt hàng tối ưu xác định cách theo dõi tỏng chi phí xử lý đơn hàng chi phí dự trữ hàng tương ứng với mức đặt hàng khác Hình cho thấy chi phí xử lý đơn hàng đơn vị sản phẩm giảm xuống số đơn vị sản phẩm đặt mua tăng lên chi phí đặt hàng chia cho nhiều đơn vị sản phẩm Chi phí dự trữ đơn vị tăng lên số đơn vị đặt mua tăng lên đơn vị tồn số dự trữ lâu Hai đường cong chi phí cộng lại theo phương thẳng đứng cho đường cong tổng chi phí đơn vị sản phẩm Điểm thấp đường cong tổng chi phí đơn vị sản phẩm chiếu thẳng xuống trục hoành cho số lượng đặt hàng tối ưu Ngày có nhiều doanh nghiệp chuyển từ mạng lưới cung ứng đón đầu sang mạng lưới cung ứng theo yêu cầu Mạng lưới đầu liên quan đến doanh nghiệp sản xuất với khối lượng sản phẩm theo dự báo mức tiêu thụ Doanh nghiệp tạo dự trữ điểm cung ứng khác nhau, nhà máy, thị trường phân phối cửa hàng bán lẻ Mỗi điểm cung ứng tự động tái đặt hàngkhi đạt tới điểm đặt hàng Nếu tình hình tiêu thụ chậm dự kiến, doanh nghiệp tìm cách giảm bớt lượng dự trữ hàng cách bảo trợ cho hợp đồng biện pháp khuyến Mạng lưới cung ứng theo yêu cầu khách hàng chủ động có phần sản xuất liên tục phần dự trữ có đơn hàng Ví dụ nhà sản xuất ơtơ Nhật Bản tiếp nhận đơn đặt hàng mua ôtô, sản xuất gửi vòng bốn ngày Benetton, nhà thời trang Italia, kinh doanh theo hệ thống đáp ứng nhanh, nhuộm áo len theo màu bấn chạy thay cố gắng dự đốn trước màu sắc mà cơng chúng ưa thích Việc sản xuất theo đơn hàng khơng phải theo dự báo giảm nhiều chi phí dự trữ rủi ro 2.2.6.5 Vận chuyển Những người làm marketing cần quan tâm đến định doanh nghiệp vận chuyển sản phẩm Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển ảnh hưởng đến việc định giá sản phẩm, việc bảo đảm giao hàng hẹn hay khơng tình trạng sản phẩm tới nơi, tất yếu tố ảnh hưởng đến mức độ thỏa mãn khách hàng Trong việc vận chuyển hàng đến kho mình, cho đại lý khách hàng, doanh nghiệp chọn năm phương tiện vận chuyển: đường sắt, đường thủy, đường bộ, đường ống đường hàng không Người gửi hàng phải xem xét tiêu chuẩn tốc độ, tần suất, độ tin cậy, lực vận chuyển, khả sẳn có, đặc điểm sản phẩm chi phí để chọn phương tiện vận chuyển thích hợp, kể phương tiện riêng hay hợp đồng thuê vận chuyển 36 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HTTT SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI BÁNH BAO GIA PHÚ 3.1 Ưu điểm - Rẻ để sản xuất toàn lô sản phẩm so với mặt hàng thời điểm - Máy móc sử dụng hiệu hơn, tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp - Giảm nguy tập trung vào sản phẩm cho phép linh hoạt - Sự lãng phí tổng thể giảm thiểu cách tạo số lượng sản phẩm xác theo yêu cầu - Giúp lập kế hoạch dự phòng (nếu lơ bị hỏng, chi phí thấp để loại bỏ lơ thay hàng nghìn sản phẩm chu kỳ liên tục) - Hữu ích cho mặt hàng theo mùa khả đặt hàng nhiều mặt hàng cụ thể - Máy móc khơng hoạt động liên tục, cho phép giảm chi phí vận hành 3.2 Nhược điểm Sản xuất hàng loạt không phù hợp với tất loại hình sản xuất, điều có nghĩa nhược điểm cần xem xét Những bất lợi bao gồm: - Mỗi lơ kiểm sốt chất lượng tỉ mỉ đảm bảo, có khả làm tăng thời gian ngừng hoạt động nhân viên - Tăng chi phí lưu kho số lượng lớn sản phẩm sản xuất - Lỗi với lỗ sản xuất gây lãng phí thời gian chi phí - Khoảng thời gian ngừng hoạt động mà máy móc chuyên dụng phải thay đổi Tức công nhân ngồi nhàn rỗi coi khơng hiệu bạn dựa vào máy móc cho q trình - Sản phẩm khơng thể cá nhân hóa cho khách hàng cá nhân quy trình sản xuất hàng loạt Nhìn chung, cơng ty tìm kiếm giải pháp cách sản xuất sản phẩm đồng phục theo yêu cầu, sản xuất hàng loạt giải pháp tuyệt vời Q trình sản xuất giúp giữ cho chi phí vốn bạn thấp đảm bảo chất lượng trì suốt trình sản xuất 3.3 Đề xuất giải pháp cho HTTT Công ty… - Tăng cường kiểm tra nghiêm ngặt vệ sinh an toàn thực phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm xuất - Không ngừng cải tiến thay đổi cách thức, phương pháp để dây chuyền sản xuất tối ưu hóa - Tăng cường trình bảo trì máy móc, thiết bị, hạn chế rủi ro không đáng kể 37 - Đảm bảo độ thường xuyên theo dõi, túc trực công đoạn để sản phẩm đảm bảo an toàn chất lượng - Đo lường xác hệ thống, máy móc khâu sản xuất nhằm hỗ trợ hệ thống quản lý xưởng sản xuất hỗ trợ đong đếm, kiểm tra, kiểm soát sản phẩm, dây chuyền sản xuất tiết kiệm thời gian 38 LỜI KẾT Qua phân tích tìm hiểu trình tổ chức hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh thực trạng công ty sản xuất thương mại bánh bao Gia Phú, thấy nhìn tổng thể khách quan doanh nghiệp để thấy tính logic, khoa học để giải vấn đề, định hướng chiến lược cho hoạt động tổ chức thông qua hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh Công ty gia phú dần khẳng định vị thị trường nước với sản phẩm chất lượng nhờ vào đóng góp khơng nhỏ hệ thống thơng tin kinh doanh sản xuất Dù xuất thị trường thời gian chưa lâu, công ty sản xuất thương mại bánh bao gia phú ngày chứng tỏ vượt trội phân khúc sản xuất bánh bao Bên cạnh để đạt thành tựu ngày hôm công ty gia phú nhờ vào tầm nhìn chiến lược vươn xa nhà quản trị việc xây dựng máy hoạt động lựa chọn đội ngũ nhân ưu tú cho cơng ty Có thể thấy, hệ thống thơng tin sản xuất công ty gia phú đại góp phần tạo thàng cơng cho sản phẩm gây lòng tin, uy tín cho khách hàng tiêu dùng , công cụ giúp công ty sản xuất thương mại bánh bao gia phú chiếm lĩnh thị phần năm tới 39 Tài liệu tham khảo 40