1 quy trình thanh quyết toán alphanamec 2020

c6xc rY co pnAx ALPHANAM E&C cQI{c noA xA ngr cHU xcnia vr-ET NAM EQc l$p - Tg - H4nh phric Hd NAi, ng$t3,{ thdngl ndm 2020 solt a+ /2020I QD/E&C-CLDT Qur6r DSrII Ve viqc ban hirnh Quy trinh quy6t to6n r6Nc GIAMDOC c6Nc TY CO PHAN ALPHANAM E&C Cdn Eiiu fi chtbc, hoqt dQng caa C6ng ry Cd phAn Alphanam E&C; Cdn ah Td trinh si5*to3 /2020/TTr/E&C-CLDT ngdy )\thdng T ndm 2020; crh t€ XAt dA ngh! cfia Trudng ban Nhdn sq, QurEr Dg{E: Eidiu L Ban hinh kBm theo Quy5t dinh Quy tinh quytit toan Di6u Quy tinh niy thay th6 cho c6c quy tinh Di0u S fhi5iBanrnnOng Quyi5t ctlnh Noi nhQn: - Nhu didu 3; - Luu: VT niy vi de ban c6 nhAn c6 1i6n quan chi.u hinh trudc d0y tdch nhigm thi henh a"y6t dinh ndy c6 hiQu luc k6 tu ngiy lci./ c6rue ry co'prtAlv NtPl{AruAI'l Mã tài liệu: BKTKH - 02 Lần ban hành: 02 QUY TRÌNH THANH QUYẾT TỐN XÂY DỰNG (XÂY LẮP, VẬT TƯ, NHÂN CƠNG) Bước Lập hồ sơ NHÀ THẦU TƯ VẤN GIÁM SÁT BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN BAN KINH TẾ KẾ HOẠCH BAN KẾ TOÁN BAN GIÁM ĐỐC BIỂU MẪU/THỜI HẠN Hồ sơ Thanh toán gồm: Checklist hồ sơ Phiếu kiểm tra hồ sơ Hồ sơ toán 1.1 Lập hồ sơ Thanh toán Bước Tư vấn giám sát kiểm tra NO YES 2.1 Kiểm tra Khối lượng, Hồ sơ QLCL - Thời gian làm việc Tư vấn giám sát (không bao gồm thời gian nhà thầu bổ sung hồ sơ): + Xây lắp Hồ sơ toán: 04 ngày Hồ sơ tốn: 07 ngày + Thiết bị, vật tư, nhân cơng Hồ sơ toán: 1.5 ngày Hồ sơ toán: 4.5 ngày YES 2.2 TĐ xác nhận NO 3.1 Kiểm tra hồ sơ sơ NO Bước Ban QLDA kiểm tra YES 3.2 Kiểm tra hồ sơ chi tiết - Thời gian làm việc Ban QLDA (không bao gồm thời gian nhà thầu bổ sung hồ sơ): + Xây lắp Hồ sơ toán: 04 ngày Hồ sơ toán: 07 ngày + Thiết bị, vật tư, nhân cơng Hồ sơ tốn: 1.5 ngày Hồ sơ tốn: 4.5 ngày NO YES 3.3 Lập tờ trình toán 3.4 TB duyệt NO NO YES Kiểm tra hồ sơ sơ - Thời gian làm việc Ban KTKH (không bao gồm thời gian nhà thầu bổ sung hồ sơ thời gian làm việc Ban Kế toán): + Xây lắp Hồ sơ toán: 04 ngày Hồ sơ toán: 07 ngày + Thiết bị, vật tư, nhân cơng Hồ sơ tốn: 1.5 ngày Hồ sơ toán: 4.5 ngày YES Kiểm tra hồ sơ chi tiết Bước Ban KTK, Ban kế toán kiểm tra YES Lập Đề nghị toán 4.4 TB Duyệt NO - Thời gian làm việc Ban Kế tốn (khơng bao gồm thời gian nhà thầu bổ sung hồ sơ): + Xây lắp: Hồ sơ toán: 02 ngày Hồ sơ toán: 03 ngày + Thiết bị, vật tư, nhân công Hồ sơ toán: 01 ngày Hồ sơ toán: 02 ngày NO YES 4.5 Kiểm tra hồ sơ YES 4.6 TB Duyệt 4.7 Trình ký NO NO 4.8 Duyệt 4.9 Đóng dấu hồ sơ YES 5.1 Chuyển hồ sơ - Cho Nhà thầu: Ngay sau đóng dấu - Cho Kế toán: 03 ngày sau TGĐ phê duyệt 5.1 Chuyển hồ sơ cho Nhà thầu Ban Kế toán Bước Thanh toán 5.2 Chuyển tiền 5.3 Chuyển tiền tốn cho nhà thầu thơng báo cho Ban KTKH 5.4 Lưu hồ sơ Báo cáo Thời gian chuyển tiền không chậm quy định hợp đồng ký kết Thời gian Kế tốn thơng báo cho Ban Kinh tế kế hoạch: 09h Thứ hàng tuần DIỄN GIẢI QUY TRÌNH THANH QUYẾT TỐN STT Tên bước Chi tiết công việc Lập gửi Hồ sơ thanh, toán đến Tư vấn giám sát gồm: Danh mục hồ sơ Phiếu kiểm tra hồ sơ (Mẫu đính kèm) Hồ sơ tốn theo Hợp đồng Lập hồ sơ toán Tư vấn giám sát kiểm tra hồ sơ Kiểm tra hồ sơ 2.1 Trưởng đoàn TVGS 2.2 Nhà thầu Cán TVGS kiểm tra khối lượng, hồ sơ Quản lý chất lượng, hồ sơ pháp lý - Nếu hồ sơ không đạt phản hồi cho nhà thầu TVGS để chỉnh sửa, bổ sung - Nếu hồ sơ đạt chuyển sang 2.2 Trưởng đoàn TVGS kiểm tra hồ sơ: - Nếu hồ sơ không đạt trả lại cán TVGS, - Nếu hồ sơ đạt xác nhận Phiếu kiểm tra hồ Trưởng sơ, ký hồ sơ, chuyển hồ sơ cho Ban QLDA đoàn gồm: TVGS Danh mục hồ sơ Phiếu kiểm tra hồ sơ Hồ sơ toán Thời gian làm việc TVGS (không bao gồm thời gian nhà thầu bổ sung hồ sơ): + Xây lắp Thanh toán: 04 ngày Quyết toán: 07 ngày + Thiết bị, vật tư, nhân cơng Thanh tốn: 1.5 ngày Quyết tốn: 4.5 ngày Ban QLDA kiểm tra hồ sơ Kiểm tra hồ sơ sơ 3.1 Thời gian hoàn thành Nhà thầu lập hồ sơ 1.1 Đối tượng thực Cán Ban QLDA tiếp nhận Hồ sơ kiểm tra sơ theo Phiếu kiểm tra hồ sơ sau: Kiểm tra danh mục hồ sơ số lượng hồ sơ theo quy định Hợp đồng Công ty Kiểm tra hồ sơ pháp lý: Ở lần tốn (đối với gói thầu thi công xây lắp cung cấp, lắp đặt thiết bị) Ban Quyết tốn tất gói thầu QLDA theo danh mục hồ sơ pháp lý (PL01 đính kèm) Kiểm tra chữ ký, xác nhận TVGS HS toán/Quyết toán - Nếu hồ sơ không đạt phản hồi cho nhà thầu để chỉnh sửa, bổ sung - Nếu hồ sơ đạt chuyển sang bước 3.2 Thời gian làm việc Ban QLDA (không bao gồm thời gian nhà thầu bổ sung hồ sơ): + Xây lắp Thanh toán: 04 ngày Quyết toán: 07 ngày + Thiết bị, vật tư, nhân cơng Thanh tốn: 1.5 ngày Quyết toán: 4.5 ngày STT Tên bước Kiểm tra hồ sơ chi tiết 3.2 3.3 Lập tờ trình toán Trưởng ban QLDA/CHT duyệt 3.4 Đối tượng thực Cán Ban QLDA kiểm tra chi tiết sau: Kiểm tra khối lượng, giá trị Kiểm tra hồ sơ QLCL Kiểm tra hồ sơ pháp lý (Kiểm tra chi tiết theo PL02 đính kèm) - Nếu hồ sơ không đạt phản hồi cho nhà thầu QLDA để chỉnh sửa, bổ sung: phản hồi 01 lần (trừ trường hợp hồ sơ bổ sung không yêu cầu) - Nếu hồ sơ đạt chuyển sang bước 3.3 - Lập Tờ trình tốn theo mẫu Công ty Ban QLDA Trưởng ban QLDA/CHT kiểm tra hồ sơ: - Nếu hồ sơ không đạt trả lại cán Ban QLDA, - Nếu hồ sơ đạt xác nhận Phiếu kiểm tra hồ sơ, ký hồ sơ, chuyển hồ sơ cho Ban KTKH gồm: Danh mục hồ sơ Phiếu kiểm tra hồ sơ Tờ trình tốn Hồ sơ tốn Trưởng Ban QLDA/ CHT Ban KTKH, Ban Kế toán kiểm tra hồ sơ Kiểm tra 4.1 Chi tiết công việc Cán Ban KTKH tiếp nhận Hồ sơ kiểm tra sơ theo Phiếu kiểm tra hồ sơ sau: Kiểm tra danh mục hồ sơ số lượng hồ sơ theo quy định Hợp đồng Công ty Kiểm tra hồ sơ pháp lý: Ở lần tốn (đối với gói thầu thi cơng xây lắp cung cấp, lắp đặt thiết bị) Ban Quyết tốn tất gói thầu KTKH theo danh mục hồ sơ pháp lý (PL01 đính kèm) Kiểm tra chữ ký, xác nhận TVGS, Ban QLDA HS tốn/Quyết tốn Tờ trình tốn - Nếu hồ sơ khơng đạt phản hồi cho nhà thầu để chỉnh sửa, bổ sung - Nếu hồ sơ đạt chuyển sang bước 4.2 Thời gian hoàn thành STT Tên bước Kiểm tra hồ sơ chi tiết 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Chi tiết công việc Đối tượng thực Cán Ban KTKH kiểm tra chi tiết sau: Kiểm tra khối lượng, giá trị Kiểm tra hồ sơ QLCL Kiểm tra hồ sơ pháp lý (Kiểm tra chi tiết theo PL02 đính kèm) Ban - Nếu hồ sơ không đạt phản hồi cho Ban KTKH QLDA để làm việc với Nhà thầu chỉnh sửa, bổ sung: phản hồi 01 lần (trừ trường hợp hồ sơ bổ sung không yêu cầu) - Nếu hồ sơ đạt chuyển sang bước 4.3 Lập Đề nghị tốn, phiếu trình ký - Cán Ban KTKH Lập Đề nghị toán Phiếu trình ký hồ sơ Trưởng ban phê duyệt Trưởng ban KTKH kiểm tra hồ sơ: - Nếu hồ sơ không đạt trả lại cán Ban KTKH, - Nếu hồ sơ đạt xác nhận Phiếu kiểm tra hồ sơ, ký hồ sơ, chuyển hồ sơ cho Ban Kế toán Trưởng gồm: Ban Phiếu trình ký KTKH Danh mục hồ sơ Phiếu kiểm tra hồ sơ Đề nghị toán Hồ sơ toán Biên phạt Ban KTKH Kiểm tra - Cán Ban Kế toán kiểm tra hồ sơ sau: Kiểm tra số lũy kế hoàn thành kỳ trước; lũy kế khấu trừ, Kiểm tra khoản phạt Kiểm tra điều khoản toán, Ban Kế Danh mục hồ sơ theo Hợp đồng toán - Nếu hồ sơ không đạt phản hồi cho Ban KTKH để làm việc với Nhà thầu chỉnh sửa, bổ sung: phản hồi 01 lần (trừ trường hợp hồ sơ bổ sung không yêu cầu) - Nếu hồ sơ đạt chuyển sang bước 4.3 Trưởng ban kế toán duyệt Kế toán trưởng/Phụ trách kế toán/Trưởng ban kế toán kiểm tra hồ sơ: - Nếu hồ sơ khơng đạt trả lại cán Ban Kế tốn Ban Kế - Nếu hồ sơ đạt Trưởng ban Kế toán xác tốn nhận Phiếu kiểm tra hồ sơ, Phiếu trình ký, Đề nghị tốn (nếu chưa có hóa đơn ghi Nợ hóa đơn), chuyển lại hồ sơ cho Ban KTKH gồm: Thời gian hoàn thành Thời gian làm việc Ban KTKH (không bao gồm thời gian nhà thầu bổ sung hồ sơ thời gian làm việc Ban Kế toán): + Xây lắp Thanh toán: 04 ngày Quyết toán: 07 ngày + Thiết bị, vật tư, nhân cơng Thanh tốn: 1.5 ngày Quyết tốn: 4.5 ngày - Thời gian làm việc Ban Kế tốn (khơng bao gồm thời gian nhà thầu bổ sung hồ sơ): + Xây lắp: Thanh toán: 02 ngày Quyết toán: 03 ngày + Thiết bị, vật tư, nhân cơng Thanh tốn: 01 ngày Quyết toán: 02 ngày STT Tên bước Chi tiết cơng việc Đối tượng thực Thời gian hồn thành Phiếu trình ký Danh mục hồ sơ Phiếu kiểm tra hồ sơ Đề nghị toán Hồ sơ toán Biên phạt 4.7 Trình ký - Cán Ban KTKH trình ký Tổng giám đốc hồ sơ gồm: Phiếu trình ký Đề nghị toán Danh mục hồ sơ Hồ sơ toán 4.8 Phê duyệt TGD phê duyệt Hồ sơ tốn TGD 4.9 Đóng dấu hồ sơ Cán Ban KTKH đóng dấu hồ sơ Văn thư Ban KTKH Ban KTKH Thanh toán - Chuyển nhà thầu: Ngay sau đóng dấu hồ sơ - Chuyển Ban Kế toán: 03 ngày kể từ ngày TGĐ phê duyệt hồ sơ 5.1 Chuyển hồ sơ cho Nhà thầu Ban Kế toán Cán Ban KTKH chuyển hồ sơ cho: - Nhà thầu: 01 hồ sơ toán gốc - Ban Kế toán: + Đề nghị tốn phê duyệt + Hóa đơn GTGT + Hồ sơ tốn (đã đóng dấu) Ban KTKH 5.2 Thực thủ tục chuyển tiền Thực thủ tục chuyển tiền Ban Kế toán 5.3 Chuyển tiền tốn cho Nhà thầu thơng báo cho Ban KTKH Ban Kế toán thực chuyển tiền tốn cho Nhà thầu thơng báo cho Ban KTKH Ban Kế toán 09h Thứ Bảy Hàng tuần Báo cáo lưu hồ sơ - Cán Ban KTKH cập nhật thông tin chuyển tiền thông tin toán, báo cáo định kỳ yêu cầu - Phịng TQT lưu hồ sơ tốn gồm: + Phiếu kiểm tra hồ sơ + Hồ sơ theo PL2 Ban KTKH Báo cáo định kỳ: Thứ Bảy hàng tuần 5.4 PHỤ LỤC 01: HỒ SƠ PHÁP LÝ CỦA NHÀ THẦU (Kèm theo Quy trình tốn) THUYẾT MINH I Phạm vi áp dụng - Danh mục hồ sơ pháp lý áp dụng cho gói thầu thi cơng lắp đặt - Khơng áp dụng cho gói thầu cung cấp (mua sắm) có tính chất cung cấp, nghĩa gói lắp đặt đơn giản, khơng u cầu kỹ thuật Ví dụ: Lắp bảng tên phịng, đặt đồ rời vào vị trí (tủ lạnh, máy giặt, gối nệm, chăn ga, minabar, két sắt, đèn pin,…) II Phân cấp gói thầu Tùy theo tính chất, cơng việc, phạm vi công việc, giá trị (giá trị hợp đồng ban đầu) mà chia gói thầu thành cấp: 1.1 Cấp I: Các gói thầu thi cơng xây dựng chính: - Các gói thi cơng kết cấu (Bê tơng, cốt thép,…) - Gói điện chính, gói điên liên quan đến PCCC, Môi trường, chịu lực; 1.2 Cấp II: Các gói thầu thi cơng khơng ảnh hưởng đến kết cấu cơng trình, có giá trị lớn >= tỷ đồng Ví dụ: Nội thất, hồn thiện 1.3 Cấp III: 200 triệu